در این مقاله از مدیرنو به اینکه اصول و اهداف مدیریت عملکرد کارکنان در سازمان چیست می‌پردازیم و به این سوال که چرا اجرای نرم افزار و سیستم های مدیریت عملکرد کارکنان و منابع انسانی در سازمان اهمیت دارد پاسخ خواهیم داد. آیا میدانید تفاوت مدیریت و ارزیابی عملکرد چیست؟
مدیریتعملکرد چیست؟
بد نیست توضیح دقیقی از مدیریتعملکرد داشته باشیم تا بیشتر با ماهیت آن آشنا شویم:
“مدیریتعملکرد، فرآیند مستمر شناسایی، اندازه‌گیری و توسعه عملکرد افراد، تیم‌ها و همسو کردن آنان با اهداف استراتژیک سازمان میباشد: بنابراین مستلزم هدف‌گذاری، مشاهده عملکرد، مربیگری و ارائه بازخورد به‌طور مستمر بوده تا عملکرد منابع انسانی در راستای اهداف سازمان قرار گیرد و بهره وری منابع انسانی افزایش یابد.”
با توجه به توضیح فوق، متوجه تفاوت آن با سیستم‌های ارزیابی عملکرد رایج در سازمان ها می‌شویم. سیستمی که تنها سالی یک بار انجام‌شده و در آن خبری از استمرار، بازخورد و افزایش بهره وری نیروی انسانی از طریق مربیگری نیست و تنها یک سیستم ارزیابی عملکرد میباشد که ارزش‌افزوده برای کسب‌وکارمان ندارد.
قبل از مدیریتعملکرد، اهداف و نتایج موردنظر سازمان باید مشخص باشد تا بتوانیم به‌تناسب میزان دست‌یابی منابع انسانی در بازه‌های زمانی مشخص، بررسی و اقدامات لازم را انجام دهیم.
تفاوت مدیریت و ارزیابی عملکرد چیست؟
مدیریتعملکرد بهصورت مشارکتی بین کارکنان و سرپرستان تعریف میشود، که برای بهینه سازی و ایجاد بازخورد و ارتباطات مؤثر، افزایش رشد و توسعه کارکنان و توسعه اهدافی است که با برنامههای استراتژیک بخشهای سازمان سازگار هستند. ارزیابیها بخشی از فرآیند مدیریتعملکرد هستند.
* ارزیابی‌عملکرد
- بر ارزیابی تمرکز دارد.
- به‌عنوان یک رویداد یک بار در سال اتفاق می‌افتد.
- بررسی و گفتگو زمانی اتفاق می‌افتد که افزایش حقوق اعطا شده یا مشکلات عملکردی ظاهر شود.
- فرم‌ها برای ارزیابی‌عملکرد و رتبه بندی کارکنان طراحی شده‌اند.
- در بحث ارزیابی‌عملکرد در درجه اول گرفتن بازخورد اهمیت دارد.
* مدیریتعملکرد
- بر توسعه کارکنان تمرکز دارد.
- به‌عنوان یک فرآیند مداوم و روزانه در سازمان اتفاق می‌افتد.
- بررسی و گفتگو به‌طور رسمی حداقل دو بار در سال اتفاق می‌افتد.
- فرم‌های موجود در انواع سیستم های مدیریت عملکرد کارکنان طراحی و برای توسعه سازمان برنامه ریزی شده‌اند.
- در مدیریتعملکرد، اغلب بازخوردهای مثبت و منفی گرفته میشود.
سرپرستان تشویق می‌شوند تا عملکردکارکنان را در چارچوب مدیریتعملکرد بررسی کنند.
ارتباط اهداف مدیریت عملکرد کارکنان با اهداف سازمان
- اگرچه مدیریتعملکرد بخشی از مدیریت‌منابع‌انسانی در نظر گرفته میشود، اما پارامتر مهمی است که صاحبان کسب‌وکار باید به آن توجه ویژه‌ای داشته باشند.
- ایجاد مجموعه‌ای از اهداف قابل اندازه گیری برای هر پرسنل در سازمان میباشد.
- میتواند میزان حفظ کارکنان در سازمان را تقویت کند، زیرا تدوین انتظارات معقول و اهداف قابل درک میتواند انگیزه‌ای برای بهبودعملکرد ایجاد کند.
وقتی نوبت به راه‌اندازی یک کسب و کار در هر اندازهای می‌رسد، داشتن مجموعه‌ای از اطلاعات بسیار اهمیت دارد. از اعداد فروش و مشارکت رسانه‌های اجتماعی گرفته تا نرخ تبدیل مشتریان بالقوه به بالفعل در بازاریابی و هزینه‌های عملیاتی، دانستن اینکه سازمان شما در مقایسه با اهداف کلی‌اش چگونه پیش می‌رود، بسیار مهم است.
درحالی‌که همیشه زیر نظر گرفتن سازمان در سطح کلان ایده خوبیست، باید همین توجه را به جزئیات عملکردی کارمندان بهصورت فردی هم اعمال کرد. با بکارگیری نرم افزار و انواع سیستم های مدیریت عملکرد کارکنان که به‌دقت در نظر گرفته‌شده، مدیران و سرپرستان و پرسنل می‌توانند تلاش‌های خود را مجدداً متمرکز کرده و انتظاراتی را که با اهداف شرکت مطابقت دارد بازبینی کنند.
چرا مدیریت عملکرد کارکنان باید اولویت سازمان قرار گیرد؟
صرف‌نظر از اینکه مجموعه شما چقدر بزرگ یا کوچک است، مدیریتعملکرد پارامتر مهمی است که باید مورد تحلیل و بررسی دائمی قرار دهید.
به گفته کریستین تائو، یکی از بنیان‌گذاران Sounding Board، درواقع، صاحبان مشاغل باید از روز اول به مدیریتعملکرد فکر کنند.
او همچنین اضافه کرد که: مدیریتعملکرد واقعاً برای درک و ایجاد انگیزه در کارکنان برای داشتن عملکردی مؤثر برای حمایت از اهداف گسترده‌تر سازمان ضروری است. همچنین برای همسو کردن اهداف فردی کارکنان با اهداف گسترده‌تر سازمان مؤثر است زیرا اگر بتوانید این کار را انجام دهید، می‌توانید به مجموعه خود کمک کنید تا به اوج عملکردش دست یابد.
تائو میگوید این امر میتواند به سازمانها با هر اندازهای کمک کند تا در مسیر پیشرفت قرار گرفته و به موفقیتی دست پیدا کنند که از طرف کل اعضا تیمشان هدایت میشود.
این امر اگر به‌درستی انجام شود، با مجموعه‌ای هماهنگ از اهداف قابل اندازه گیری برای هر کارمند شروع میشود و فرهنگ یادگیری و توسعه را برای عملکردی بالاتر در محل کار ایجاد می‌کند. هر یک از کارکنان باید با آگاهی دقیقی از انتظارات، انگیزه رشد و توسعه مهارت‌ها، شایستگی‌ها و ارائه نتایج خود را بهبود بخشد.
پیشنهاد مطالعه :
تعامل مداوم در مقایسه با ارزیابی‌های سالانه
اکثر سازمانها، ارزیابیها را صرفاً معطوف به سرپرستان یا بخش منابع انسانی و بررسی‌های سالانه می‌کنند. در این بررسی‌ها پیش از دریافت بازخورد، عموماً از کارمندان پرسیده میشود که سال گذشته چه احساسی داشتند و چه‌کاری می‌توانند برای بهبود سال بعد انجام دهند. چنین روندی گرچه مفید است اما قابل پیش‌بینی نیز هست.
بر اساس مقاله‌ای در ژانویه 2019 در هاروارد بیزینس ریویو، معمولاً در ارزیابیها از یک قالب کلی و عمومی استفاده میشود زیرا باید برای همه افراد یک سازمان اعمال شود. در این مقاله آمده:
زمانی که “انتظار اینکه مدیران به‌خودی‌خود انتظاراتشان از یک کارمند را شفاف‌سازی و پیگیری کنند، انتظار سخت و دور از دسترسیه.”
مشکل اصلی اینجاست که وقتی زمینه و معیارهای ارزیابیها مبهم باشد، امکان دارد سوگیری و جانب‌داری بیشتری رقم بخورد. همان‌طور که بسیاری از مطالعات نشان می‌دهند، بدون داشتن ساختاری درست، افراد در هنگام تصمیم‌گیری به‌جای ارزیابی‌های متفکرانه با استفاده از فرآیندها و معیارهای توافق شده که به‌طور مداوم برای همه کارکنان اعمال میشود، به‌احتمال‌زیاد به جنسیت، نژاد و دیگر کلیشه‌ها تکیه می‌کنند. درحالی‌که این قبیل ارزیابیها به روشن شدن نقاط قوت و ضعف کارمند کمک می‌کند، نرم افزار ها و انواع سیستم های مدیریت عملکرد بر ارتباطات مداوم و مسئولیت‌پذیری کارکنان و منابع انسانی سازمان متمرکز است.
کارشناسان بر این باورند که سازمان‌هایی که فرآیند مدیریتعملکرد مداوم دارند، نتایج بهتری نسبت به سازمان‌هایی که به‌طور سالانه چنین بررسی‌هایی را انجام می‌دهند، به‌دست می‌آورند.
زیرا آنها راحت‌تر می‌توانند آنچه را که کار نمی‌کند (ضعف) ریشه‌یابی کرده و آنچه را که خوب کار می‌کند (قوت) دو برابر کنند. با وجود جلسات دوره‌ای که با مدیر سازمان برگزار میشود، کارکنان به‌جای عجله برای رسیدن به اهداف، از فشار مداوم و متناسب با هر فرد برای پیشرفت خود سود می‌برند. حذف تلاش‌های ناپیوسته میتواند نتایج مثبت‌تری را برای کارکنان، مدیران و سازمانها به همراه داشته باشد.
چرا نرم افزار و سیستم های مدیریت عملکرد برتری دارند؟
پس از اجرای مؤثر نرم افزار و انواع سیستم های مدیریت عملکرد مزایای زیر برای کارکنان و مدیران سازمان ها حاصل خواهد شد:
- بهبود ارتباطات: با بررسی‌های منظمی که توسط مدیران انجام میشود، کارمندان تشویق می‌شوند تا آزادانه‌تر با اهداف سازمان و عملکردشان ارتباط برقرار کنند.
- تعریف کامل قوانین: با درک بهتر از نحوه ارزیابی سازمان در مسیر پیشروی به سمت اهداف، کارمندان و مدیران مجموعه می‌توانند بدون منتظر ماندن برای بررسی‌های بعدی چگونگی کار خود را بررسی کنند.
- کاهش استرس: همه می‌خواهند کارمند خوبی در سازمان باشند. کارکنان بدون اینکه احساس کنند باید بهصورت مداوم تلاش کنند مدیر خود را تحت تأثیر قرار دهند، می‌توانند روی کاری که در دست دارند تمرکز کنند.
هماهنگ کردن اهداف با کارکنان
یکی از مهم‌ترین اهداف و اصول انواع سیستم های مدیریت عملکرد تمرکز مداوم بر پیشرفت اهداف استراتژیک کارکنان سازمان است.
اطمینان حاصل کنید که اهداف سازمان شما با وظایف کارکنان هماهنگ است.بدون داشتن یک برنامه مدیریتعملکرد خوب، کارمندان به‌طورکلی در تاریکی به سر می‌برند و نمی‌دانند که آیا پیشرفت‌هایی در مسیر کاریشان انجام داده‌اند که به شرکت کمک کند یا خیر.
پیشنهاد مطالعه :
ازآنجایی‌که کارکنان نیاز دارند به درک روشنی ازآنچه که از آنها انتظار می‌رود و اینکه چگونه اهداف آنها با موفقیت کلی شرکت مطابقت دارد، ضروریست که اهداف شرکت را به‌درستی برای آنها تعیین کنیم. برای این منظور، متخصصی با دهه‌ها تجربه در زمینه مدیریتعملکرد گفته است که؛
تعیین آنچه سازمان می‌خواهد به‌دست آورد بر عهده مدیران ارشد است. (گری کوکینز)
اگر مدیران میانی و کارمندان، استراتژی مدیران ارشد را درک نکنند، چگونه انتظار داریم که بفهمند هر روز، هر هفته و در هر تصمیمی باید چه اقداماتی انجام دهند؟ کوکینز اضافه می‌کند: بدون داشتن چنین درکی، سخت است که مطمئن شویم همه‌چیز با برنامه مدیریتعملکرد هماهنگ است.
این وظیفه مدیران ارشد است که تعیین کنند «کجا می‌خواهیم برویم؟»، اما وظیفه مدیران میانی و کارمندان اینست که بفهمند «برای رسیدن به آنچه خواهیم کرد». انتظارات عملکردی باید فراتر از شرح شغل باشد تا طیف وسیعی از نتایج مورد انتظار را پوشش دهد.
در زیر چند نمونه از این انتظارات آورده شده:
- شغل باید چه محصولات و خدماتی تولید کند؟
- انجام کار باید چه تأثیری روی شرکت داشته باشد؟
- کارکنان چگونه باید با مشتریان، همکاران و سرپرستان رفتار کنند؟
- نیروی انسانی چه ارزش‌های سازمانی را باید نشان دهد؟
- پرسنل باید از چه فرآیندها یا روش‌هایی استفاده کند؟
برخی از مراحل و اصول مدیریت عملکرد کارکنان سازمان
ایجاد یک برنامه مدیریتعملکرد قوی، به تلاش و بینش زیادی نیاز دارد. فکر کردن در مورد نیازهای شرکت و اطمینان از اینکه مدیران میانی و سایر کارکنان شما از طریق ارتباط مداوم با مدیران ارشد آن اهداف را درک می‌کنند، برای شروع، کار زیادی است، اما واقعاً میتواند برای بهره‌وری کلی و اشتیاق مفید باشد.
برای شروع فرآیند، در زیر چند نمونه از انواع مراحل نرم افزار و سیستم های مدیریت عملکرد کارکنان و منابع انسانی آورده شده که می‌توانید مطمئن شوید که شما و کارکنانتان بیشترین بهره را از آن ببرید.
1. ایجاد اهداف و انتظارات مبتنی بر عملکرد قابل اندازه گیری
کارکنان باید درک مناسبی در مورد چگونگی اندازه گیری موفقیت هر هدف داشته باشند. انتظارات به‌طورکلی به دو دسته تقسیم می‌شوند:
- نتایج: محصولات و خدماتی که توسط هر کارمند محقق شده و اغلب با اهداف و یا استانداردها اندازه گیری میشود.
- کنش‌ها و رفتارها: اینها روش‌هایی هستند که برای ساخت محصول یا ارائه خدمت استفاده می‌شوند و رفتارها و ارزش‌هایی هستند که در طول فرآیند نشان داده می‌شوند.
2. تعریف برنامههای توسعه حرفه‌ای
سرپرستان و کارکنان باید برای ایجاد برنامههای توسعه با یکدیگر همکاری کنند.
این طرح میتواند بر مهارت‌هایی با هدف تسلط بر شغل یا مهارت‌های توسعه حرفه‌ای، فراتر از محدوده شرح شغل پرسنل تمرکز کند. کارکنان باید در مورد چیزهای جدیدی که یاد می‌گیرند و چگونگی استفاده از آن مهارت‌ها به نفع شرکت نظر بدهند.
برای توسعه مهارت‌های تخصصی و حرفه‌ای کارکنان می توانید از آموزش های درون سازمانی مدیرنو استفاده کنید.
3. ملاقات با کارکنان
برای بحث در مورد پیشرفت کلی و شناسایی موانع احتمالی، به‌طور منظم با کارکنان خود ملاقات کنید.
مدیران و کارکنان به‌جای منتظر ماندن تا بررسی‌های سالانه باید در طول سال به‌طور مداوم درگیر تعیین چگونگی پیشرفت کلی هدف باشند. در مورد ارزیابی‌عملکرد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
اهداف مدیریت عملکرد کارکنان سازمان
- به اشتراک گذاشتن مقصود و اهداف سازمانی.
- ایجاد انگیزه در کارکنان برای بهبودعملکرد.
- افزایش بهره‌وری.
- رشد و توسعه کارکنان.
- توزیع عادلانه پاداش‌های سازمانی.
- بررسی مطابقت بین دانش، مهارت و توانایی با کارایی و نیاز شغلی.
زمان انجام ارزیابی
ارزیابی‌های کتبی باید به‌طور منظم و برای همه کارکنان در زمان‌های زیر انجام میشود:
- در پایان دوره آزمایشی.
- بهصورت سالانه و در سالروز استخدام نیروی انسانی یا در زمان دیگری که توسط بخش تعیین‌شده، مورد نیاز است.
- در پایان شش ماه پس از انتقال یا ارتقاء به یک موقعیت جدید توصیه میشود.
- در هر زمانی که سرپرست بخواهد عملکرد قابل‌توجهی را، چه مطلوب یا نامطلوب، ثبت و بررسی کند.
چالش‌های ارزیابی‌عملکرد
- تغییر ماهیت کار، به‌عنوان‌مثال، تغییرات تکنولوژیکی، وظایف شغلی، یا تغییر در محدوده کار.
- ارزیابی‌عملکرد بهصورت بی‌طرفانه.
- تأکید بر جهت گیری‌های تیمی (نیاز به ارزیابی‌های چندگانه).
- محدود بودن پاداش‌ها و پیامدهای سازمانی.
- کمیاب بودن منابع.
- کاهش حالت تدافعی یا اضطراب کارکنان و افزایش گفتگو و شناخت.
اصول توسعه نرم افزار در انواع سیستم های مدیریت عملکرد کارکنان
- سیستمی را توسعه دهید که مشارکت کارکنان را در ایجاد استانداردهای عملکردشان در سازمان تشویق کند. (سیستم سازی)
- تدوین استانداردهای ارزیابی بر اساس عناصر حیاتی شغل.
- چرسنل را به‌جای ارزیابی‌های مقایسه‌ای با هم، بر اساس استانداردهای عملکردی بررسی نمایید.
- انتظارات خود از عملکردکارکنان را شفاف نمایید.
- از مربیگری (کوچینگ)، ارتباطات و بازخورد مداوم استفاده کنید.
- ارائه به‌موقع و دقیق اسناد.
- مبتنی بر عملکرد واقعی، نه بازخورد ذهنی.
- در صورت لزوم خودارزیابی، ارزیابی همکاران و مشتری (بازخورد 360 درجه) را در نظر بگیرید.
- ترویج ثبات درون بخشی.
- اهداف هوشمندانه‌تری (ویژه، قابل‌اندازه‌گیری، توافق شده، واقع‌بینانه، زمان‌بندی‌شده، مورد بررسی و شناسایی) ایجاد کنید.
مراحل انجام بررسی سالانه
- بررسی شرح شغل، اهداف کاری و توسعه حرفه‌ای تعیین‌شده برای کل سال.
- مشاهده و بررسی ارزیابی‌عملکرد سال گذشته.
- بررسی مستندات موجود در فایل.
- مشاهده و بررسی نظرات همکاران و مشتریان.
- در نظر گرفتن عوامل محیطی (مانند تغییرات سازمانی، غیبت‌های محافظت‌شده و …).
نکاتی برای کمک به بهبود مصاحبه‌های ارزیابی‌عملکرد
- ارزیابی‌های نوشته‌شده توسط سایر سرپرستان باتجربه را بررسی کرده تا ببینید چه چیزی مناسب و چه چیزی نامناسب است.
- در طول دوره ارزیابی‌عملکرد یادداشت بردارید و به یادآوردن نکات در پایان ارزیابی اعتماد نکنید.
- درصورت لزوم از ناظران دیگر کمک بخواهید و نظر بگیرید.
- آموزش کارمندان در مورد فلسفه ارزیابی و استانداردهای پیشروی عملکردی. مثال‌هایی از «انتظارات بیش‌ازحد»، «مطابق انتظارات» و «نیاز به بهبود داشتن» برای کارکنان خود ارائه کنید.
- موارد درست را ارزیابی و به‌طور انحصاری روی عواملی که مستقیماً با عملکردشغلی مرتبط هستند تمرکز کنید.
- شایعات، ادعاها یا حدس و گمان‌ها را به ارزیابی‌های خود وارد نکنید.
- هم موارد مثبت و هم موارد منفی را در نظر بگیرید.
- از انتقاد نترسید و ستایش و تقدیر را فراموش نکنید.
- بر روی اصول بهبودعملکرد تمرکز کرده و از نرم افزارها و انواع سیستم های ارزیابی برای تعیین اهداف مدیریت عملکرد کارکنان سازمان استفاده کنید.
- ارزیابی‌های کتبی دوره‌ای را با بازخورد شفاهی مکرر کامل کنید و ارزیابی‌های کتبی با نتایج منفی نباید باعث تعجب شما شود.
- چیزی را که شخصاً به کارکنان خود نمی‌گویید بهصورت مکتوب هم برای آنها ننویسید.
- گفته‌هایتان را واضح و دقیق بگویید.
- آن را با بررسی‌های قبلی مقایسه کرده و ببینید آیا اوضاع بهتر شده یا بدتر؟
- زمان کافی برای آماده‌سازی ارزیابی‌عملکرد در نظر بگیرید و تحت‌فشار کار نکنید.
- وقتی که عصبانی، ناامید یا خسته هستید از تکمیل فرم ها خودداری نمایید.
- روی توسعه کارکنان و استفاده از نقاط قوت آنها تمرکز کنید.
- اگر اطلاعات جدیدی در دسترس قرار گرفت، آن را تغییر دهید.
- ارزیابی‌عملکرد را با بیان یک نکته مثبت پایان دهید و اجازه دهید کارمند بداند که برای مشارکت و تلاش او ارزش قائل شده‌اید.
ارزیابی موثر چگونه است؟
- از اهداف خاصی که قبلاً با کارکنان به‌عنوان استاندارد تعیین شده، برای اندازه گیری پیشرفت آنها استفاده می‌کند.
- به کارکنان احساس آرامش داده و هدف از مصاحبه و بازخورد گرفتن را توضیح می‌دهد.
- کارکنان را تشویق و حمایت می‌کند.
- اگر عملکرد بهبود نیابد، عواقب آن روشن و واضح است.
- هنگام ارائه بازخورد منفی، از عملکردها انتقاد میشود، نه از شخص.
- باعث مشارکت کارکنان میشود و آنها را به بررسی خودشان تشویق می‌کند.
- مثال‌های خاصی را برای پشتیبانی از رتبه بندی کارکنان استفاده می‌کند.
- از کارکنان می‌خواهد بازخوردهای خود را خلاصه کنند تا اطمینان حاصل شود که فرایند ارزیابی را به‌درستی درک کرده‌اند.
- باعث ایجاد یک برنامه توسعه آینده برای سازمان به‌طور مشترک با کارکنان میشود.
کلام آخر
در این مقاله از مدیرنو به اصول و اهداف و تفاوت مدیریت و ارزیابی عملکرد کارکنان سازمان پرداختیم. درواقع ارزیابی‌عملکرد بخشی از مدیریتعملکرد میباشد. بنابراین شناخت اهداف هرکدام از آنها و استفاده آگاهانه از ارزیابیها میتواند باعث پیشبرد و همسو شدن اهداف کارکنان با سازمان شود.
منابع: unl و businessnewsdaily