سیستم سازی چیست ؟
در پاسخ به این سوال که سیستم سازی چیست باید بگوییم که سیستم سازی یا [ سیستم سازی کسب و کار ] شامل تمام کارهایی ست که برای خودکارسازی کسب و کار انجام میشود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، امور کاری به خوبی پیش برود.
یکی از نکاتی که امروزه باید در هر کسب و کار به آن توجه شود، سیستم سازی سازمانی ست. اگر سیستم کسب و کار شما با مشکل مواجه شود و از روی قاعده و اصولی مشخص پیش نرود، به‌زودی با شکست مواجه خواهید شد. علم سیستم سازی سازمانی به مدیران کسب و کارها کمک می‌کند وابستگی کار به خودشان را کاهش داده و وقتی در محل کار نیستند تمامی کارها به خوبی پیش برود. سیستم سازی در کسب و کارهای کوچک و متوسط واقعاً گره‌گشا و تأثیرگذار میباشد.
سیستم سازی کسب و کار
اگر صاحب کسب و کار هستید حتماً ادامه این مطلب مدیران نواندیش را دنبال کنید.
در حالت ایده آل تصور کنید شما صاحب یک کسب و کار سود آور و در حال رشد هستید، یک تیم قابل‌اعتماد هم دارید که تمام اعضا مثل خود شما به محل کار و کاری که انجام می‌دهند متعهد و علاقه‌مند هستند، در کنار این موارد یک فرهنگ سازمانی مثبت اندیش هم ایجاد کردید. وقتی شما در مجموعه حضور دارید، سازمان مثل یک ماشین روغن‌کاری شده به بهترین حالت ممکن در حال کار بوده و کارمندان شما دقیقاً می‌دانند شما چه انتظاری از آنها دارید و باید تحت چه استانداردی و با چه کیفیتی کار خودشان رو انجام بدهند.
اما چالش اصلی اینجاست که؛ وقتی شما از مجموعه دور هستید روندهای سازمان چطور پیش میروند؟!
قطعاً اوضاع و شرایط فرق خواهد کرد(حداقل در بیشتر سازمانها اینگونه است)، فاکتورها درست ثبت نمی‌شود، به خواسته‌های مشتری آنچنان اهمیت داده نمی‌شود، سفارش‌ها به‌موقع به مشتری نمی‌رسد و … . در وهله اول اجازه بدید یک موضوع را روشن کنیم. مشکل از کارمندانتان نیست. همانطور که در بالا گفتیم فرض بر اینست که، آنها به‌اندازه شما به اهداف شرکت متعهد هستند.
پس مشکل کجاست؟
مشکل اینجاست که شما سیستم‌های کاری مشخص ندارید یا اگر دارید، درست چیدمان نشده اند. یعنی چی؟ یعنی روش‌های عملیاتی مدون که دقیقاً توضیح بدن چه کاری، چه موقع، چگونه و توسط چه کسی باید انجام شود. حالا تصور کنین کارها در سازمانتان بدون حضور شما به بهترین شکل انجام شود. تصور چنین شرایطی واقعاً زیبا و دلچسبه. نه؟ خیلی از مدیران فکر میکنن که رسیدن به چنین شرایطی محاله! در صورتیکه هستند مدیرانی که باشهامت و تعهد به اجرای تغییرات لازم، به سیستم سازی کسب و کار خود رسیدند و زندگی خودشان رو تغییر دادند.
پس مهم‌ترین ترین قدم اینست که تصمیم بگیرید و بخواهید این کار را انجام دهید.
معنی سیستم سازی چیست ؟
سیستم سازی به این معنی نیست که یک ماشین داشته باشید که شما رو تحت تسلط خودش داشته باشد. بلکه به معنی ایجاد یک ماشین خودکار است که بر آن مسلط باشید، تا بتوانید برای ارتقا کسب و کار خودتان استفاده کنید.
سیستم سازی واقعی، یعنی ایجاد روش و عملکردی پایدار، انعطاف پذیر و مستند برای که اینکه چه‌کاری با چه منابعی و به چه روش و کیفیتی توسط چه کسی باید انجام شود تا در زمان مشخص‌شده تحویل داده شود.
مهم‌ترین ترین قدم در سیستم سازی کسب و کار اینست که بخواهید و اقدام کنید.
چرا باید سیستم سازی کنید؟
با سیستم سازی سازماین همه افراد در سازمان می‌دانند که دقیقاً چه‌کاری را چگونه و در چه زمانی باید انجام دهند. هیچ جلسه‌ای بدون نتیجه‌گیری برگزار نمی‌شود. هیچ سیاست پیچیده‌ای برای انجام کارها وجود ندارد. هیچ زمانی تلف نمی‌شود. تمام این کارها در این راستا انجام میشود که چرخ سازمان به بهترین شکل ممکن بچرخد.
اجرای واقعی سیستم سازی در کسب و کار ، شمارا آزاد می‌کند. درحالی‌که نبود سیستم می‌تواند یک سری کارهای بی‌پایان ایجاد کند که جلوی موفقیت شما و کسب و کارتان را بگیرد.
با اجرای سیستم سازی در کسب و کار ، هر زمان که یک مشکل یا چالش ایجاد شود، جواب مشخص خواهد بود، “سیستمی برای رفع آن چالش وجود دارد”.
مزایای سیستم سازی چست ؟
تنها راه گارانتی کیفیت خدمات و محصولات، ایجاد سیستم تضمین کیفیتی است که عملکرد هر بخش را به‌درستی بررسی کند. وقتی سیستم سازی کسب و کار به معنای واقعی انجام شود، باعث آزاد شدن وقت مدیران ارشد و مالکین برای کار کردن روی جنبه‌های مهم‌تری در کسب و کار خواهد شد. تمرکز روی حوزه هایی مثل استراتژی‌های بنیادی سازمان و یا حتی خلق محصول جدید و اجرای تغییرات لازم در زمان مناسب باعث میشود تا در راستای اهداف استراتژیک سازمان گام بردارید.
برخی از مزایای دیگر سیستم سازی چیست ؟
کاهش هزینه‌ها
بهبود و افزایش کارایی
عدم وابستگی مجموعه به فرد
بهبود ارتباطات داخلی
مشخص شدن ضرب العجل ها
آزاد شدن وقت مدیران
چرا مدیران سیستم سازی نمی‌کنند؟
خیلی از مدیران وقتی کلمه سیستم سازی کسب و کار را می‌شنوند، این تصور برایشان ایجاد میشود که قرار است با تعداد زیادی جلسه پشت‌هم، کاغذبازی و کلی موارد برای انجام (که عموماً هم تا جلسه بعد انجام نمی‌شود و فقط موارد بیشتری اضافه میشود) روبرو شوند. درمجموع عموم مدیران فکر میکنند که سیستم سازی سازمانی فقط یک روند درهم‌وبرهم و پیچیده ست که قرار است اداره امور را سخت‌تر کند. اما برعکس؛ سیستم سازی سازمانی به این معنی نیست که شما باید خیلی درگیر سازمان شوید و در همه کارها و رویه‌ها حضورداشته باشید و زمانتان انقدر پر شود که نتوانید هیچ کار مفید دیگه ای را انجام دهید!
اصلی ترین مزیت سیستم سازی در کسب و کار ، " آزادی زمان مدیران " است.
از طرفی، باید در نظر داشته باشید که این سیستم‌ها باید به‌طور مداوم بررسی‌شده و در شرایط خاص دوباره تدوین و بهینه سازی شوند. موفقیت در اجرای مداوم و منظم است. سیستم سازی را در کسب و کار و سازمان خودتان به بهترین شکل ممکن انجام دهید تا موفقیتتان تضمین شود. بعدازاینکه تصمیم به این کار گرفتید، تمام پل‌های پشت سرتان را خراب کنید که هیچ‌وقت هیچ‌کس نتواند به روند قبلی برگردد.
مطمئن باشید این راهی که قرار است بروید ارزشمند بوده و قطعاً در این راه مخالفت‌هایی در پیش خواهید داشت. اما امید خودتان را از دست ندهید. خیلی از کسب و کارهای کوچک با تعهد به این روش توانستند به اهداف تجاری خودشان دست پیدا کنند و رشد فوق‌العاده‌ای را برای خود رقم بزنند.
برای سیستم سازی باید روی هدفتان که همان "سیستم سازی" است، تحت هر شرایطی متمرکز باشید. مهم نیست چه اتفاقی میافتد شما باید به رویای خودتان دست پیدا کنید. رؤیای آزادی زمان برای انجام تمام کارهایی که تا الآن وقت انجام دادنش را نداشتید.
اگر تمایل به سیستم سازی در کسب و کار خودتان دارید، می‌توانید از طریق فرم زیر درخواست خود را برای ما ارسال کنید. یا با مجموعه مدیران نواندیش تماس بگیرید. سؤالات خود را مطرح و راهنمایی‌های لازم را دریافت کنید. تیم پشتیبانی سامانه و سیستم ارزیابی مدیران نواندیش پاسخگوی سؤالات شما خواهند بود.
مجموعه تحت مشاوره
مشاوره حضوری و ساعتی
سال مشاوره کسب و کار
