سیستم سازی شامل تمام کارهاییست که برای خودکارسازی کسب و کار انجام میشه. تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، امور کاری به خوبی پیش بره.
در پاسخ به این سؤال که سیستم سازی کسب و کار چیست باید بگیم که علم سیستم سازی به مدیران کسب و کارها و سازمان ها کمک می‌کنه وابستگی کار به خودشون رو کاهش بدن. تا وقتی در محل کار نیستن، تمامی کارها به خوبی پیش بره.
وجود سیستم سازی در کسب و کار و سازمان های کوچک و متوسط واقعاً گره‌گشا و تأثیرگذاره. سیستم سازی سازمانی ، یکی از نکاتی هست که امروزه باید در هر کسب و کار به آن توجه بشه. اگر سیستم کسب و کار شما با مشکل مواجه بشه و از روی قاعده و اصولی مشخص پیش نره، به‌زودی با شکست مواجه خواهید شد.
در حالت ایده آل تصور کنین شما صاحب یک کسب و کار سود آور و در حال رشد هستین. علاوه براین یه تیم قابل‌اعتماد هم دارین که تمام اعضا مثل خود شما به محل کار و کاری که انجام می‌دن متعهد و علاقه‌مندن. در کنار این موارد یک فرهنگ سازمانی مثبت هم ایجاد کردین.
وقتی شما در مجموعه حضور دارین، سازمان مثل یک ماشین روغن‌کاری شده به بهترین حالت ممکن در حال کاره. کارمندان شما دقیقاً می‌دونن که شما چه انتظاری ازشون دارین و باید تحت چه استانداردی و با چه کیفیتی کار خودشان رو انجام بدن. اما!
چالش اصلی همینجاست. قطعاً اوضاع و شرایط و عملکرد پرسنل فرق خواهد کرد (حداقل در بیشتر سازمانها). فاکتورها درست ثبت نمی‌شه. به خواسته‌های مشتری آنچنان اهمیت داده نمی‌شه. سفارش‌ها به‌موقع به مشتری نمی‌رسه و … . در وهله اول اجازه بدید یک موضوع را روشن کنیم. مشکل از کارمندان شما نیست. همانطور که در بالا گفتیم فرض بر اینه که اونا به‌اندازه شما به اهداف شرکت متعهدند. پس؟
مشکل اینجاست که شما سیستم‌های کاری مشخص ندارین. یا اگه دارین، درست چیدمان نشدن. یعنی چی؟ یعنی روش‌های عملیاتی مدون که دقیقاً توضیح بدن چه کاری، چه موقع، چگونه و توسط چه کسی باید انجام بشه ندارین.
حالا تصور کنین کارها در سازمانتون بدون حضور شما به بهترین شکل انجام بشه. تصور چنین شرایطی واقعاً زیبا و دلچسبه. مگه نه؟ خیلی از مدیرا فکر میکنن که رسیدن به چنین شرایطی محاله! درصورتیکه هستن مدیرانی که باشهامت و تعهد به اجرای تغییرات لازم، به سیستم سازی کسب و کار رسیدن و زندگی خودشان رو تغییر دادن.
پس مهم‌ترین ترین قدم اینست که تصمیم بگیرید و بخواهید این کار را انجام دهید.
سیستم سازی به این معنی نیست که یه ماشین داشته باشید که شما رو تحت تسلط خودش قرار بده. بلکه به معنی ایجاد یک ماشین خودکاره که شما بر آن مسلط باشید. تا بتوانید برای ارتقا کسب و کار خودتون ازش استفاده کنین.
سیستم سازی واقعی، یعنی ایجاد روش و عملکردی پایدار، انعطاف پذیر و مستند. برای اینکه چه‌کاری با چه منابعی و به چه روش و کیفیتی توسط چه کسی باید انجام بشه. تا در زمان مشخص‌شده تحویل داده بشه.
مهم‌ترین ترین قدم در سیستم سازی کسب و کار و سازمان اینه که بخواهید و اقدام کنید.
با سیستم سازی سازمانی همه افراد در سازمان می‌دونن که دقیقاً چه‌کاری رو چگونه و در چه زمانی باید انجام بدن. هیچ جلسه‌ای بدون نتیجه‌گیری برگزار نمی‌شه و سیاست پیچیده‌ای برای انجام کارها وجود نداره. هیچ زمانی تلف نمی‌شه. تمام این کارها در این راستا انجام میشه که چرخ سازمان به بهترین شکل ممکن بچرخه.
اجرای واقعی سیستم سازی در کسب و کار ، شما رو آزاد می‌کنه. درحالی‌که نبود اون می‌تونه یک سری کارهای بی‌پایان ایجاد کنه که جلوی موفقیت شما و کسب و کارتون رو بگیره.
تنها راه گارانتی کیفیت خدمات و محصولات، ایجاد سیستم تضمین کیفیته که عملکرد هر بخش رو به‌درستی بررسی کنه. وقتی سیستم سازی کسب و کار به معنای واقعی انجام بشه، باعث آزاد شدن وقت مدیران ارشد و مالکین برای کار کردن روی جنبه‌های مهم‌تری در کسب و کار خواهد شد.
تمرکز روی حوزه هایی مثل استراتژی‌های بنیادی سازمان و یا حتی خلق محصول جدید و اجرای تغییرات لازم در زمان مناسب باعث میشه تا بتونین در راستای اهداف استراتژیک سازمان گام بردارین.
خیلی از مدیران وقتی کلمه سیستم سازی کسب و کار یا سیستم سازی سازمان به گوششون میرسه، این تصور براشون بوجود میاد که قراره با تعداد زیادی جلسه پشت‌هم، کاغذبازی و کلی موارد برای انجام روبرو بشن. که عموماً هم تا جلسه بعد انجام نمی‌شه و فقط موارد بیشتری اضافه میشه.
درمجموع عموم مدیران فکر میکنن که سیستم سازی سازمانی فقط یک روند درهم‌وبرهم و پیچیده ست که قراره اداره امور رو سخت‌تر کنه. اما برعکس؛ سیستم سازی سازمانی به این معنی نیست که شما باید خیلی درگیر سازمان بشین. یا در همه کارها و رویه‌ها حضورداشته باشین. یا زمانتون انقدر پر بشه که نتوانید هیچ کار مفید دیگه ای رو انجام بدین!.
از طرفی، باید در نظر داشته باشین که این سیستم‌ها باید به‌طور مداوم بررسی بشن. حتی در شرایط خاص، دوباره تدوین و بهینه سازی بشن. موفقیت در اجرای مداوم و منظم است. سیستم سازی رو در کسب و کار و سازمان خودتون به بهترین شکل ممکن انجام بدین تا موفقیتتون تضمین بشه. بعدازاینکه تصمیم به این کار گرفتین، تمام پل‌های پشت سرتون رو خراب کنین. که هیچ‌وقت هیچ‌کس نتونه به روند قبلی برگرده.
مطمئن باشین این راهی که قراره برین ارزشمند بوده و قطعاً در این راه مخالفت‌هایی در پیش خواهید داشت. اما امیدتونو از دست ندین. خیلی از کسب و کارهای کوچک با تعهد به این روش تونستن به اهداف تجاری خودشون دست پیدا کنن و رشد فوق‌العاده‌ای رو برای خودشون رقم بزنن.
برای سیستم سازی باید تحت هر شرایطی روی هدفتون که همون "سیستم سازی" هست، متمرکز باشین. مهم نیست چه اتفاقی میفته، شما باید به رویای خودتون دست پیدا کنین. رؤیای آزادی زمان برای انجام تمام کارهایی که تا الآن وقت انجام دادنش رو نداشتید.
اگر تمایل به سیستم سازی در کسب و کار خودتون رو دارید، می‌توانید از طریق فرم زیر درخواستتون رو برای ما ارسال کنین. یا با مجموعه مدیران نواندیش تماس بگیرین. سؤالات خودتون رو مطرح و راهنمایی‌های لازم رو دریافت کنین. تیم پشتیبانی سامانه و سیستم ارزیابی مدیران نواندیش پاسخگوی سؤالات شما خواهند بود.
برای آشنایی بیشتر با ما به صفحه مشاوره کسب و کار مراجعه فرمایید. همچنین برای دریافت راهنمایی و هماهنگی بیشتر می‌تونین از طریق راه‌های زیر با کارشناسان ما در ارتباط باشین.
