سیستم سازی

مشاوره و آموزش سیستم سازی کسب و کار و سازمان در مدیران نواندیش

سیستم سازی سازمان

یکی از نکاتی که امروزه باید در هر کسب و کار به آن توجه شود، سیستم سازی ست. اگر سیستم کسب و کار شما با مشکل مواجه شود و از روی قاعده و اصولی مشخص پیش نرود، به‌زودی با شکست مواجه خواهید شد.

سیستم سازی یا « سیستم سازی کسب و کار » شامل تمام کارهایی ست که برای خودکارسازی کسب و کار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، امور کاری به خوبی پیش برود. این علم به مدیران کمک می‌کند وابستگی کسب و کار به خودشان را کاهش داده و وقتی در محل کار نیستند تمامی کارها به خوبی پیش برود. سیستم سازی در کسب و کارهای کوچک و متوسط واقعاً گره‌گشا و تأثیرگذار میباشد.

اگر صاحب کسب و کار هستید حتماً ادامه این مطلب مدیران نواندیش را دنبال کنید.

در حالت ایده آل تصور کنید شما صاحب یک کسب و کار سود آور و در حال رشد هستید، یک تیم قابل‌اعتماد هم دارید که تمام اعضا مثل خود شما به محل کار و کاری که انجام می‌دهند متعهد و علاقه‌مند هستند، در کنار این موارد یک فرهنگ سازمانی مثبت اندیش هم ایجاد کردید. وقتی شما در مجموعه حضور دارید، سازمان مثل یک ماشین روغن‌کاری شده به بهترین حالت ممکن در حال کار بوده و کارمندان شما دقیقاً می‌دانند شما چه انتظاری از آنها دارید و باید تحت چه استانداردی و با چه کیفیتی کار خودشان رو انجام بدهند.

قطعاً اوضاع و شرایط فرق خواهد کرد(حداقل در بیشتر سازمانها اینگونه است)، فاکتورها درست ثبت نمی‌شود، به خواسته‌های مشتری آنچنان اهمیت داده نمی‌شود، سفارش‌ها به‌موقع به مشتری نمی‌رسد و …
در وهله اول اجازه بدید یک موضوع را روشن کنیم. مشکل از کارمندانتان نیست. همانطور که در بالا گفتیم فرض بر اینست که، اونها به‌اندازه شما به اهداف شرکت متعهد هستند.

مشکل اینجاست که شما سیستم‌های کاری مشخص ندارید یا اگر دارید، درست چیدمان نشده اند. یعنی چی؟ یعنی روش‌های عملیاتی مدون که دقیقاً توضیح بدن چه کاری، چه موقع، چگونه و توسط چه کسی باید انجام شود. حالا تصور کنین کارها در سازمانتان بدون حضور شما به بهترین شکل انجام شود. تصور چنین شرایطی واقعاً زیبا و دلچسبه. نه؟ خیلی از مدیران فکر میکنن که رسیدن به چنین شرایطی محاله! در صورتیکه هستند مدیرانی که باشهامت و تعهد به اجرای تغییرات لازم، به سیستم سازی کسب و کار خود رسیدند و زندگی خودشان رو تغییر دادند.

پس مهم‌ترین ترین قدم اینست که تصمیم بگیرید و بخواهید این کار را انجام دهید.

سیستم سازی چیست؟

سیستم سازی به این معنی نیست که یک ماشین داشته باشید که شما رو تحت تسلط خودش داشته باشد. بلکه به معنی ایجاد یک ماشین خودکاره که بر اون مسلط باشید، تا بتونید ازش برای ارتقا کسب و کار خودتان استفاده کنید.
سیستم سازی واقعی، یعنی ایجاد روش و عملکردی پایدار، انعطاف پذیر و مستند برای که اینکه چه‌کاری با چه منابعی و به چه روش و کیفیتی توسط چه کسی باید انجام شود تا در زمان مشخص‌شده تحویل داده شود.

مهم‌ترین ترین قدم اینست که بخواهید و اقدام کنید.

چرا باید سیستم سازی کنید؟

با سیستم سازی همه افراد در سازمان می‌دانند که دقیقاً چه‌کاری را چگونه و در چه زمانی باید انجام دهند. هیچ جلسه‌ای بدون نتیجه‌گیری برگزار نمی‌شود. هیچ سیاست پیچیده‌ای برای انجام کارها وجود ندارد. هیچ زمانی تلف نمی‌شود. تمام این کارها در این راستا انجام می‌شود که چرخ سازمان به بهترین شکل ممکن بچرخد.
اجرای واقعی سیستم سازی، شمارا آزاد می‌کند. درحالی‌که نبود سیستم می‌تواند یک سری کارهای بی‌پایان ایجاد کند که جلوی موفقیت شما و کسب و کارتان را بگیرد.

با اجرای سیستم سازی، هر زمان که یک مشکل یا چالش ایجاد شود، جواب مشخص خواهد بود، “سیستمی برای رفع آن چالش وجود دارد”.

تنها راه گارانتی کیفیت خدمات و محصولات، ایجاد سیستم تضمین کیفیتی است. که عملکرد هر بخش را به‌درستی بررسی کند. وقتی یک کسب کار به معنای واقعی سیستم سازی شود، باعث آزاد شدن وقت مدیران ارشد و مالکین برای کار کردن روی جنبه‌های مهم‌تری در کسب و کار خواهد شد. تمرکز روی حوزه هایی مثل استراتژی‌های بنیادی سازمان و یا حتی خلق محصول جدید و اجرای تغییرات لازم در زمان مناسب باعث میشود تا در راستای اهداف استراتژیک سازمان گام بردارید.

برخی از مزایای سیستم سازی

کاهش هزینه‌ها

بهبود و افزایش کارایی

عدم وابستگی مجموعه به فرد

بهبود ارتباطات داخلی

مشخص شدن ضرب العجل ها

آزاد شدن وقت مدیران

پس چرا مدیران سیستم سازی نمی‌کنند؟

خیلی از مدیران وقتی این کلمه را می‌شنوند، این تصور برایشان ایجاد می‌شود که قرار است با تعداد زیادی جلسه پشت‌هم، کاغذبازی و کلی موارد برای انجام (که عموماً هم تا جلسه بعد انجام نمی‌شود و فقط موارد بیشتری اضافه می‌شود) روبرو شوند. درمجموع عموم مدیران فکر می‌کنند که سیستم سازی فقط یک روند درهم‌وبرهم و پیچیده ست که قرار است اداره امور را سخت‌تر کند. اما به این معنی نیست که شما باید خیلی درگیر سازمان بشید و توی همه کارها و رویه‌ها حضورداشته باشید و زمانتان انقدر پر شود که نتوانید هیچ کار مفید دیگه ای را انجام دهید!

اصلی ترین مزیت سیستم سازی، " آزادی زمان مدیران " است.

از طرفی، باید در نظر داشته باشید که این سیستم‌ها باید به‌طور مداوم بررسی‌شده و در شرایط خاص دوباره تدوین و بهینه سازی شوند. موفقیت در اجرای مداوم و منظم است. سیستم سازی را در مجموعه خودتان به بهترین شکل ممکن انجام دهید تا موفقیتتان تضمین شود. بعدازاینکه تصمیم به این کار گرفتید، تمام پل‌های پشت سرتان را خراب کنید که هیچ‌وقت هیچ‌کس نتواند به روند قبلی برگردد.
مطمئن باشید این راهی که قرار است بروید ارزشمند بوده. و قطعاً در این راه مخالفت‌هایی در پیش خواهید داشت اما امید خودتان را از دست ندهید. خیلی از کسب و کارهای کوچک با تعهد به این روش توانستند به اهداف تجاری خودشان دست پیدا کنند و رشد فوق‌العاده‌ای را برای خود رقم بزنند.

برای سیستم سازی باید روی هدفتان که همان "سیستم سازی" است، تحت هر شرایطی متمرکز باشید. مهم نیست چه اتفاقی میافتد شما باید به رویای خودتان دست پیدا کنید. رؤیای آزادی زمان برای انجام تمام کارهایی که تا الآن وقت انجام دادنش را نداشتید.

برای آشنایی بیشتر با ما به صفحه مشاوره کسب و کار مراجعه فرمایید. همچنین برای دریافت راهنمایی‌ و هماهنگی بیشتر می‌توانید از طریق راه‌های زیر با کارشناسان ما در ارتباط باشید.