یکی از نکاتی که باید تا حد زیادی در هر کسب و کار به آن توجه شود، سیستم سازی است. اگر سیستم کسب و کار شما با مشکل مواجه شود و از روی قاعده و اصولی مشخص پیش نرود، به‌زودی با شکست مواجه خواهید شد.
سیستم سازی چیست؟
سیستم سازی یا «سیستم سازی کسب و کار» شامل تمام کارهاییست که برای خودکارسازی کسب و کار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به خوبی پیش برود. این علم به مدیران کمک می‌کند وابستگی کسب و کار به خودشان را کاهش دهند و وقتی در محل کار نیستند تمامی کارها به خوبی پیش برود. در کسب و کارهای کوچک و متوسط واقعاً گره‌گشا و تأثیرگذار میباشد. اگر صاحب کسب و کار هستید حتماً ادامه این مطلب مدیران نواندیش را دنبال کنید.
آنچه خواهید خواند:
- چرا سیستم سازی
- سیستم سازی چیست
- چرا باید سیستم سازی کنید
- برخی از مزایای سیستم سازی
- چرا اغلب مدیران سیستم سازی نمی‌کنند
چرا سیستم سازی
در حالت ایده آل تصور کنید شما صاحب یک کسب و کار سود آور و در حال رشد هستید، یک تیم قابل‌اعتماد هم دارید که تمام پرسنل مثل خود شما به محل کار و کاری که انجام می‌دهند متعهد و علاقه من هستند، در کنار این موارد یک فرهنگ سازمانی مثبت اندیش هم ایجاد کردید. وقتی شما در مجموعه حضور دارید، سازمان مثل یک ماشین روغن‌کاری شده به بهترین حالت ممکن در حال کار بوده و کارمنداتون دقیقاً می‌دانند شما چه انتظاری از آنها دارید و باید تحت چه استانداردی و با چه کیفیتی کار خودشان رو انجام بدهند.
اما وقتی شما از مجموعه دور هستید چطور؟! اگر زمان دور بودنتان از مجموعه طولانی بشه چی؟
قطعاً اوضاع و شرایط فرق خواهد کرد، فاکتورها درست ثبت نمی‌شود، به خواسته‌های مشتری اهمیت داده نشده، سفارش‌ها به‌موقع به مشتری نمی‌رسد و ……
در وهله اول بزارید یک موضوع را روشن کنیم. مشکل از کارمندانتان نیست. همانطور که بالا گفتیم اونا به‌اندازه شما به اهداف شرکت متعهد هستند.
پس مشکل کجاست؟
مشکل اینجاست که شما سیستم‌های کاری مشخص ندارید. یعنی چی؟ یعنی روش‌های عملیاتی مدون که دقیقاً توضیح بده چه کاری، چه موقع، چگونه و توسط چه کسی باید انجام شود.
حالا تصور کنین کارها در سازمانتان بدون حضور شما به بهترین شکل انجام شود. تصور این قضیه واقعاً قشنگ هست. نه؟
اصلاً فکر نکنید که این ماجرا دور از تصور میباشد. هرروزه مدیرانی هستند که باشهامت و تعهد به سیستم سازی توانستند به این نقطه برسند و زندگی خودشان رو تغییر بدند.
پس مهم‌ترین ترین قدم اینست که تصمیم بگیرید و بخواهید این کارو انجام بدید.
سیستم سازی چیست؟
سیستم سازی به این معنی نمی‌باشد که یک ماشین داشته باشید که شما رو تحت تسلط خودش داشته باشد. بلکه به این معنیست ایجاد یک ماشین خودکار که شما بر آن تسلط داشته باشید و از آن برای ارتقا کسب و کار خودتان استفاده کنید.
سیستم سازی واقعی، یعنی ایجاد به روش و عملکرد پایدار، انعطاف پذیر و مستند برای که اینکه چه‌کاری با چه منابعی و به چه روش و کیفیتی توسط چه کسی باید انجام شود تا در زمان مشخص‌شده تحویل داده شود.
سیستم سازی در سازمان به معنی بهینه سازی و خودکار سازی عملیات‌ها برای دستیابی به چشم انداز و مأموریت سازمان است.
چرا باید سیستم سازی کنید؟
با سیستم سازی همه افراد در سازمان می‌دانند که دقیقاً چه‌کاری را چه گونه و در چه زمانی باید انجام بدهند. هیچ جلسه‌ای بدون نتیجه‌گیری برگزار نمی‌شود. هیچ سیاست پیچیده‌ای برای انجام کارها وجود ندارد. هیچ زمانی تلف نمی‌شود. تمام این کارها در این راستا انجام می‌شود که چرخ سازمان به بهترین شکل ممکن بچرخد.
انجام واقعی آن، شمارا آزاد می‌کند. درحالی‌که نبود سیستم می‌تواند یک سری کارهای بی‌پایان ایجاد کند که جلوی موفقیت شمارا بگیرد.
با انجام این کار، هر زمان که یک مشکل یا چالش ایجاد شود، جواب مشخص خواهد بود، “سیستمی برای رفع آن چالش وجود دارد”.
تنها راه گارنتی کیفیت خدمات و محصولات، ایجاد سیستم تضمین کیفیتی است. که عملکرد هر بخش را به‌درستی بررسی کند.
وقتی یک کسب کار که به معنای واقعی سیستم سازی شده باشه، داشته باشید، وقت آزادتری برای کار کردن روی جنبه‌های مهم‌تری در کسب و کار خودتان دارید. مثل کار کردن روی استراتژی‌های سازمان و یا حتی خلق محصول جدید. وقتی مجموعه شما به‌درستی سیستم سازی شده باشد، رویه‌های انجام کار منطقی و مشخص بوده و همیشه در راستای هدف سیستم و سازمان پیش می‌روند.
برخی از مزایای سیستم سازی:
- کاهش هزینه‌ها
- افزایش کارایی
- بهبود کارایی
- بهبود ارتباطات داخلی
- مشخص شدن ضرب العجل ها
- آزادتر شدن وقت
چرا اغلب مدیران سیستم سازی نمی‌کنند؟
خیلی از مدیران وقتی این کلمه را می‌شنوند، این تصور برایشان ایجاد می‌شود که الآن قرار است با تعداد زیادی جلسه پشت‌هم، کاغذبازی و کلی موارد برای انجام (که عموماً هم تا جلسه بعد انجام نمی‌شود و فقط موارد بیشتری اضافه می‌شود) روبرو شوند. درمجموع عموم مردم فکر می‌کنند که سیستم سازی فقط یک روند درهم‌وبرهم و پیچیده هست که قرار است اداره امور را سخت‌تر کند. اما به این معنی نیست که شما باید خیلی درگیر سازمان بشید و توی همه کارها و رویه‌ها حضورداشته باشید و زمانتان انقدر پر شود که نتوانید هیچ کار مفید دیگه ای را انجام بدید!
دلیل اصلی اینکه تصمیم گرفتید شما به کارتون مسلط باشید و نه کار به شما ” آزادی زمان ” است.
همچنین باید در نظر داشته باشین که این سیستم‌های باید به‌طور مداوم بررسی‌شده و در شرایط خاص دوباره تدوین و بهینه سازی شوند. موفقیت در نظم است. سیستم سازی را در مجموعه خودتان به بهترین شکل ممکن انجام بدید تا موفقیتتان تضمین شود. بعدازاینکه تصمیم به این کار گرفتید، تمام پل‌های پشت سرتان را خراب کنید که هیچ‌وقت هیچ‌کس نتواند به روند قبلی برگردد.
مطمئن باشید این راهی که قرار است بروید ارزشمند است. در این راه قطعاً مخالفت‌هایی در پیش خواهید داشت اما امید خودتان را از دست ندهید. خیلی از کسب و کارهای کوچک با تعهد به این روش توانستند به اهداف تجاری خودشان دست پیدا کنند و رشد فوق‌العاده‌ای را برای خود رقم بزنند.
برای سیستم سازی باید روی هدفتان که همان “سیستم سازی” است، تحت هر شرایطی متمرکز باشید. مهم نیست چه اتفاقی میافتد شما باید به رویای خودتان دست پیدا کنین. رؤیایی داشتن آزادی و زمان برای انجام تمام کارهایی که تا الآن وقت انجام دادنش را نداشتید.
بیشتر بدانید؛ مشاوره کسب و کار
