در این مقاله از مدیرنو به راههای افزایش کارایی و عملکرد در سازمان، 6 گام بهبود سازمان و تفاوت کارایی و اثربخشی چیست خواهیم پرداخت. شرکت خود را از درون رشد دهید. وقتی‌که به دنبال راه‌هایی برای بهبود سازمان هستید عموماً، بهترین مکان برای شروع چنین بهبودی درون سازمان است. در صورتی که بهبود سازمان به‌درستی اجرا شود می‌توانند، برای هدایت عملکرد و تشویق پیشرفت کارمندان مفید باشند.
متعهد باشید، معیارهای سنجش را یاد بگیرید، از روش‌های آموزشی مناسب استفاده کنید و تمام تمرکز خود را بر کسب‌وکارتان معطوف کنید. همه اینها راههای ساده‌ای برای افزایش کارایی و عملکرد در سازمان شما هستند.
قبل از همه این موارد شما نیاز به بررسی وضعیت کارکنان و سازمان خود دارید. برای اینکار میتوانید از سیستم ارزیابی علمکرد کارکنان و سیستم ارزیابی سازمانی استفاده کنید.
تفاوت کارایی و اثربخشی سازمانی
شاید با مفاهیم کارایی و اثربخشی سازمانی آشنا باشید. بااین‌حال تشریح مختصری از تفاوت کارایی و اثربخشی سازمانی خالی از لطف نیست:
- اثربخشی سازمانی، توانایی سازمان را برای دستیابی به نتایج موردنظر با حفظ سطح بهره‌وری و مشارکت بالا تعریف می‌کند.
- کارایی سازمانی، توانایی سازمان را برای انجام وظایف با کمترین زمان، پول، تلاش و درعین‌حال حفظ کیفیت تعریف می‌کند.
مزایای افزایش کارایی در سازمان
- نیروی کار بر اساس اهداف خود هدایت می‌شود.
- کاهش هزینه‌ها و استفاده حداقلی منابع.
- تخصیص بهتر منابع
- پرورش نوآوری و ایده‌های منحصربه‌فرد
- برقراری نظم و انضباط و رویکرد جدید در محل کار
فرایند افزایش کارایی در سازمان
بهبود سازمان یک فرآیند مداوم بوده و هر سازمان نیازهای خاص خود را دارد. بااین‌حال، ساختارها و توصیه‌های مشترکی وجود دارد که برای بهبود بسیاری از سازمانها به‌طور مداوم ضروری است، از جمله:
- استراتژی و مأموریت: ترسیم تغییرات در استراتژی و مأموریت سازمان اغلب دشوار است اما، به‌عنوان صاحب کسب‌وکار، باید به‌طور مداوم نظارت کنید که سازمان چقدر به مأموریت خود پایبند است؟ در صورت نیاز باید برای تغییر استراتژی‌های سازمان آماده باشید.
- ساختار سازمانی: ساختار سازمان به نقش‌ها، اهداف و مسئولیت‌های افراد، بخش‌ها و تیم‌ها مربوط می‌شود. ساختارها گاهی با تغییرات نسبتاً جزئی و گاهی هم با تغییرات و ادغام‌های کلی تغییر می‌کنند.
- افراد: بهبودهای سازمانی در مورد پرسنل شامل جابجایی، استخدام، آموزش و سایر تغییراتی است که برای سازمان مفید خواهد بود.
- دانش: تغییرات و بهبود دانش برای فرآیندها، پیشرفت‌ها و ابتکارات حیاتی است.
این یک واقعیت است که سرعت تغییرات آن‌قدر بالاست که ادغام‌ها و اکتساب‌ها به‌عنوان یکی از بهترین راههای دستیابی به رشد استراتژیک در حال افزایش هستند.
ظرفیت رشد و توسعه کسب‌وکار در دستان کارکنان و اعضا آن است.
مدیران عامل در سرتاسر جهان به دنبال بهبود عملکرد سازمانی صرف‌نظر از اندازه یا صنعت هستند. مطالب زیادی در مورد این موضوع نوشته و مطالعه شده است، و ما در تعداد بی‌شماری از نظرسنجی‌ها و کتاب‌ها متوجه می‌شویم که شش مرحله وجود دارد که به‌طور مؤثر باعث بهبود سازمان و ظرفیت رشد می‌شوند.
راههای افزایش کارایی و عملکرد در سازمان
1- اعضا تیم خود را درگیر کنید.
تعامل با کارمندان یکی از موضوعاتی است که امروزه در کسب‌وکار بیش از هر چیز دیگری در مورد آن نوشته و صحبت می‌شود.
در ادامه اقدامات کلیدی که شما به‌عنوان مالک یا مدیر کسب‌وکار میتوانید انجام دهید تا کارکنان خود را قادر به مشارکت کنید:
- درک قوی از استراتژی کسب‌وکار خود در تمام نیروی کار خود ایجاد کنید. اطمینان حاصل کنید که همه بتوانند به سؤالات زیر پاسخ دهند: چرا مشتریان از ما خرید می‌کنند؟ رقبای اصلی ما چه کسانی هستند و چرا مشتریان از آنها خرید می‌کنند؟ چگونه به تمایز منحصربه‌فرد خود کمک کنیم؟
- ایجاد اعتماد. کارمندان باید بدانند که مدیران ارشد و اجرایی به آنها به‌عنوان افراد متعهد به موفقیت اهمیت می‌دهند.
- اطمینان حاصل کنید که هر کارمندی از مهارت‌های موردعلاقه خود استفاده کرده و از میزان موثری از خودمختاری برخوردار است.
- هر بخش را روی بهبود رویه‌هایش متمرکز کنید و فعالیت‌هایش را برای دستیابی بهتر به تمایز رقابتی شرکت از طریق کارهایی که افراد انجام می‌دهند و چگونه انجام می‌دهند، متمرکز کنید، تا به افزایش کارایی در سازمان برسید.
2- استفاده از شیوه‌های رهبری مؤثر
ارتباطات مناسب در سازمان‌های امروزی پادشاه است.
این یکی از بزرگ‌ترین چالش‌هایی است که رهبران دارند و احتمالاً یکی از نقاط ضعف اصلی در بسیاری از شرکت‌ها است. با زبانی ساده، خلاقانه، تعاملی و روزانه در مورد موضوعات اصلی کسب‌وکار، مانند:
- اهداف عملکردی بخش و سازمان، شاخص‌ها و اهداف پیشرفت، موانع و راه‌حل‌ها
- داستان‌هایی در مورد رقبا و موفقیت‌های مشتری
- شرایط فعلی سازمانی
- راههای افزایش کارایی در سازمان
صحبت کنید.
3- شناسایی و حذف موانع داخلی
آیا سیاست‌ها، رویه‌ها و ساختار شرکت با استراتژی رقابتی شما هماهنگ است؟
به دنبال شاخص‌های عدم همسویی مانند:
- آیا کارکنان برای انجام کارها باید روی خط‌مشی‌ها و رویه‌های کاری کار کنند؟
- آیا خط‌مشی‌ها و رویه‌های کاری شما به کارکنانتان امکان می‌دهد کارهای درست را سریع انجام دهند؟
- روابط بین کارکردها، یعنی تولید و فروش چگونه است؟ آیا درگیری‌ها و ناامیدی‌ها امری عادی است؟
4- معیارهای خود را تراز کنید
برای داشتن معنا، معیارهایی که افراد روی آنها تمرکز می‌کنند باید توسط آنها درک شود تا اثرگذار باشد.
در ادامه چگونگی تعیین معیارها برای کمک به افزایش کارایی در سازمان و بخش‌های مختلف جهت رسیدن به اهداف ارائه‌شده، معیارهای شما به‌عنوان راهنمای تصمیم‌گیری و اولویت‌بندی کار عمل کرده و می‌توانند ارزش زیادی ارائه کنند. معیارهای غیرمالی که مستقیماً به تمایز رقابتی شما مربوط می‌شود می‌تواند به همسو نگه‌داشتن همه در مسیر استراتژیک و یکسان کمک کند. تشریح نحوه انتخاب و اندازه‌گیری معیارها برای هر بخش می‌تواند به افراد کمک کنند که بفهمند هرکدام چگونه در عملکرد شرکت تفاوت ایجاد می‌کنند.
5- آموزش و توسعه
یکی از راههای افزایش کارایی در سازمان ، استفاده از آموزش و توسعه به‌صورت استراتژیک است.
بسیاری از سازمانها دارای نیروی کاری هستند که به سن بازنشستگی نزدیک شده یا از آن گذشته است. علاوه بر این، سطوح پایین مشارکت کارکنان ممکن است منجر به افزایش هزینه‌های مالی شود. آیا تلاش‌های آموزشی شما سازمان را با مهارت‌هایی برای آینده آماده می‌کند؟ در اینجا روش‌هایی وجود دارد که میتوانید اطمینان حاصل کنید که کارکنان شما برای کارهایی که برای شرکت شما انجام می‌دهند به‌طور مطلوب آموزش دیده‌اند:
- برای رشد نیروی کار طرح مدونی تدارک ببینید تا از لحظه ورود نیروی جدید برنامه‌های آموزشی و توسعه‌ای شروع به‌کار کنند.
- همه کارمندان باید آموزش‌هایی را ببینند که هم برای وظایف فعلی آنها قابل‌اجرا باشد و هم آینده محور باشد.
- مسیرهای شغلی را برای پیشرفت افراد به سمت نقش‌هایی که در آینده موردنیاز خواهند بود، هموار کنید. افراد خود را بشناسید و بدانید که اهداف آنها برای آینده چیست. از آنها در هدایت مسیرهای آینده خود در شرکت حمایت کنید.
- نقش آموزش در ارتقای بهره وری نیروی انسانی در سازمانها
- برای آموزش و توسعه کارکنان خود میتوانید از آموزش های دورن سازمانی مدیرنو استفاده کنید.
6- تمرکز روی استراتژی کسب‌وکار
روی استراتژی کسب‌وکار خود تمرکز کنید؛ شما نمی‌توانید در تمام بازارها حضور موفقی داشته باشید.
نویسندگان و کارشناسان سه نوع پیشنهاد ارزش یا استراتژی تمایز رقابتی برای افزایش کارایی در سازمان پیشنهاد می‌کنند. سه نوع استراتژی عبارت‌اند از:
- صمیمیت با مشتری: سفارشی‌سازی محصولات و خدمات برای پاسخگویی به درک نیازهای فردی هر مشتری، ارائه تجربیات منحصربه‌فرد مشتری و ایجاد روابط قوی و بلندمدت با مشتری
- کارایی عملیاتی: ارائه مجموعه‌ای از محصولات و خدمات طراحی‌شده برای مقرون‌به‌صرفه بودن برای مشتریان. این امر به همان اندازه که قیمت محور نیست، به همان اندازه ارزشی برای مشتریان ایجاد می‌کند که باعث صرفه‌جویی در هزینه آنها می‌شود. آیا محصولات شما فرآیندهای مشتری را کارآمدتر می‌کند؟ به‌عنوان‌مثال، زمان خرابی را کاهش می‌دهد، کیفیت را بهبود می‌بخشد؟
- پیشرو بودن: ارائه محصولات و خدمات جدید و نوآورانه بر اساس آخرین فناوری‌ها و شیوه‌ها. این استراتژی بستگی به داشتن یک عملکرد تحقیقاتی قوی، با معرفی مکرر محصولات و خدمات جدید و بهبودیافته دارد که هم متفاوت هستند و هم به‌طور مؤثر نیازهای مشتری را برآورده می‌کنند.
کلام آخر
ساختن یک سازمان کارآمد ممکن است کاری دلهره‌آور به نظر برسد. اما با برنامه‌ریزی مناسب، اجرای متعهدانه و استقامت به‌دست می‌آید. اجرای راههای افزایش کارایی و عملکرد در سازمان به زمان نیاز دارد، اما در دراز مدت، مزایای مثبتی به همراه خواهد داشت که به کسب‌وکار مزیت رقابتی در بازار خواهد داد.
منبع: business و vantagecircle ، هیئت تحریریه مدیرنو
کلیدواژه ها: تفاوت کارایی و اثربخشی سازمانی , راههای افزایش کارایی در سازمان , افزایش کارایی و عملکرد