وجود یک ساختار سازمانی مشخص به شرکتها کمک میکند فعالیتهای خود را با کارایی بیشتر و تمرکز بالاتر پیش ببرند. در این مقاله از مدیرنو به شرح کامل ساختار سازمانی به زبان ساده و با ذکر مثال میپردازیم پس با ما همراه باشید.
ساختار سازمانی چیست؟
ساختار سازمانی چارچوبی است که مشخص میکند فعالیتهای مختلف یک سازمان چگونه باید هدایت شوند تا سازمان به اهداف خود دست پیدا کند. این ساختار همچنین نحوه جریان یافتن اطلاعات میان سطوح مختلف سازمان را مشخص میکند. از رایجترین انواع ساختار سازمانی میتوان به ساختار وظیفهای، تقسیمی، ماتریسی، تخت، تیممحور و شبکهای اشاره کرد.
به صورت کلی ساختار سازمانی، نقشها، مسئولیتها و روابط گزارشدهی میان افراد و واحدهای مختلف شرکت را مشخص میکند. این ساختار تعیین میکند وظایف چگونه با یکدیگر هماهنگ شوند و اطلاعات و تصمیمها چگونه در سازمان جریان پیدا کنند.
ساختار سازمانی، موارد زیر را در سازمان مشخص میکند:
- چه کسی به چه کسی گزارش میدهد؟
- تصمیمها چگونه گرفته میشوند؟
- مسئولیت هر فرد یا واحد چیست؟
- واحدها و تیمهای مختلف چگونه با یکدیگر همکاری میکنند؟
- اطلاعات چگونه در سازمان جریان پیدا میکند؟
- هر فرد چه نقشی در دستیابی به اهداف سازمان دارد؟
بنابراین، ساختار سازمانی را میتوان نوعی نقشه برای مشخص کردن نقشها، مسئولیتها، اختیارات و روابط میان افراد و واحدهای سازمان دانست. این ساختار در واقع تصویری روشن از نحوه شکلگیری سازمان و مسیر حرکت آن به سمت اهداف ارائه میدهد. ساختارهای سازمانی معمولاً در قالب نمودار یا چارت سازمانی نمایش داده میشوند.
با پر کردن فرم زیر، ما را در ارائه خدمات بهتر یاری کنید:
انواع ساختار سازمانی
ساختارهای سازمانی میتوانند شکلهای مختلفی داشته باشند و هر سازمان با توجه به اندازه، اهداف، نوع فعالیت و شیوه مدیریت خود، یکی از این ساختارها یا ترکیبی از آنها را به کار میگیرد. در ادامه، رایجترین انواع ساختارهای سازمانی را بررسی میکنیم.
1. ساختار وظیفهای (سلسله مراتبی)
ساختار وظیفهای یکی از رایجترین انواع ساختار سازمانی است که گاهی از آن با عنوان ساختار بوروکراتیک نیز یاد میشود. در این مدل، سازمان بر اساس تخصص و نوع فعالیت کارکنان به واحدها و بخشهای مختلف تقسیم میشود.
بسیاری از کسبوکارهای کوچک و متوسط از ساختار وظیفهای استفاده میکنند. برای مثال، یک شرکت ممکن است کارکنان خود را در واحدهای جداگانهای مانند بازاریابی، فروش، منابع انسانی و عملیات سازماندهی کند.
در این ساختار، هر واحد وظایف تخصصی مشخصی دارد و کارکنان معمولاً زیر نظر مدیر همان واحد فعالیت میکنند. این مدل باعث میشود افراد در حوزه تخصصی خود متمرکز باشند و مسئولیتها نیز با وضوح بیشتری میان بخشهای مختلف تقسیم شوند.
2. ساختار تقسیمی یا چندبخشی
ساختار تقسیمی یا چندبخشی بیشتر در شرکتهای بزرگ و سازمانهایی کاربرد دارد که چندین خط تولید، محصول، پروژه یا واحد کسبوکار دارند. در این مدل، تیم مدیریتی سازمان بر اساس محصولات، پروژهها یا شرکتهای زیرمجموعه سازماندهی میشود.
شرکت Johnson & Johnson نمونهای از این نوع ساختار است. این شرکت هزاران محصول و حوزه کسبوکار مختلف دارد و ساختار خود را به شکلی طراحی کرده است که هر واحد کسبوکار تا حد زیادی مانند یک شرکت مستقل فعالیت میکند و مدیریت اختصاصی خود را دارد.
تقسیمبندی سازمان در این مدل میتواند بر اساس موقعیت جغرافیایی نیز انجام شود. برای مثال، یک شرکت بینالمللی ممکن است یک واحد برای آمریکای شمالی و واحدی دیگر برای اروپا داشته باشد.
3. ساختار تیممحور
در ساختار سازمانی تیم محور، کارکنان در قالب تیمهای نزدیک و هماهنگ سازماندهی میشوند و هر تیم مسئول دستیابی به اهداف یا انجام وظایف مشخصی است.
این ساختار از برخی جهات به ساختارهای وظیفهای و تقسیمی شباهت دارد؛ با این تفاوت که در ساختار تیممحور، هر تیم معمولاً ترکیبی از مدیران و کارکنان است و اعضای تیم برای دستیابی به یک هدف مشترک با یکدیگر همکاری میکنند.
در چنین ساختاری، همکاری میان افراد و تیمها اهمیت زیادی دارد و تصمیمگیری میتواند به جای تمرکز کامل در سطوح بالای مدیریت، در سطح تیمها نیز انجام شود.
4. ساختار تخت یا افقی
ساختار سازمانی تخت که با عنوان ساختار افقی نیز شناخته میشود، در بسیاری از استارتاپها مورد استفاده قرار میگیرد. در این مدل، تعداد لایههای مدیریتی و سلسله مراتب سازمانی کاهش پیدا میکند. به عبارت دیگر، فاصله میان مدیران و کارکنان کمتر میشود و کارکنان از اختیار و استقلال بیشتری برخوردار میشوند.
یکی از ویژگیهای مهم ساختار تخت، سرعت بالای اجرای تصمیمها است. از آنجا که مسیر تصمیمگیری کوتاهتر است، سازمان میتواند سریعتر نسبت به تغییرات بازار، نیازهای مشتریان و مسائل داخلی واکنش نشان دهد.
البته تخت بودن ساختار به معنای نبود مدیریت نیست؛ بلکه هدف آن کاهش لایههای غیرضروری مدیریتی و ایجاد ارتباط مستقیمتر میان افراد و مدیران است.
5. ساختار سازمانی ماتریسی
ساختار ماتریسی یکی از پیچیدهترین انواع ساختار سازمانی است و نسبت به سایر مدلها کاربرد محدودتری دارد. در این ساختار، کارکنان ممکن است بهصورت همزمان در ارتباط با چند مدیر، واحد یا بخش مختلف فعالیت کنند. به همین دلیل، خطوط گزارشدهی در ساختار ماتریسی میتواند پیچیدهتر از ساختارهای معمول باشد.
برای مثال، ممکن است یک کارمند هم در واحد فروش فعالیت کند و هم مسئولیتهایی مرتبط با خدمات مشتریان داشته باشد. در نتیجه، ممکن است برای وظایف مختلف خود با مدیران متفاوتی در ارتباط باشد.
ساختار ماتریسی معمولاً در سازمانهایی کاربرد دارد که افراد باید بهطور همزمان روی پروژهها یا فعالیتهای مختلف کار کنند و همکاری میان چند واحد تخصصی اهمیت زیادی دارد.
6. ساختار سازمانی دایرهای
ساختار دایرهای همچنان یک ساختار سلسلهمراتبی محسوب میشود، اما نحوه نمایش و سازماندهی آن با ساختارهای سنتی تفاوت دارد. در این مدل، مدیران و کارکنان سطوح بالاتر در مرکز سازمان قرار میگیرند و لایههای مختلف کارکنان و مدیران در حلقههای متحدالمرکز اطراف آنها قرار میگیرند.
هدف از این نوع سازماندهی، ایجاد و تقویت ارتباطات باز، همکاری و تعامل میان سطوح مختلف سازمان است.
در ساختارهای سنتی، اطلاعات و ارتباطات ممکن است بیشتر در مسیرهای عمودی و از بالا به پایین جریان داشته باشند؛ اما ساختار دایرهای تلاش میکند ارتباط و همکاری میان بخشها و سطوح مختلف را تقویت کند.
7. ساختار سازمانی شبکهای
در ساختار شبکهای، سازمان برای انجام برخی از وظایف و فعالیتهای کلیدی خود از پیمانکاران، تأمینکنندگان و شرکتها یا متخصصان خارج از سازمان استفاده میکند. در این مدل، سازمان مرکزی معمولاً ساختار نسبتاً کوچکی دارد و ممکن است در کنار دفتر مرکزی، دفاتر یا واحدهای پراکنده جغرافیایی نیز داشته باشد.
بخشی از فعالیتهای اصلی سازمان نیز به شرکتهای دیگر یا مشاوران و متخصصان بیرونی برونسپاری میشود. این ساختار به سازمان اجازه میدهد بدون ایجاد یک بدنه بزرگ و پرهزینه، از تخصص و منابع مجموعههای بیرونی استفاده کند.
برای مثال، یک شرکت ممکن است فعالیتهایی مانند فناوری اطلاعات، بازاریابی، حسابداری یا برخی خدمات تخصصی را به شرکتهای بیرونی واگذار کند و خود بر فعالیتهای اصلی کسبوکار تمرکز داشته باشد.
توجه داشته باشید که ساختار سازمانی قرار نیست فقط مشخص کند چه کسی زیرمجموعه چه کسی است؛ بلکه نحوه جریان کار در سازمان را نیز مشخص میکند.
بنابراین اگر احساس میکنید تصمیمها بیش از حد به مدیران وابسته شده، وظایف بین افراد همپوشانی دارد یا بعضی کارها بین واحدها گم میشوند، احتمالاً مسئله فقط چارت سازمانی نیست و ممکن است به بازطراحی بخشی از فرآیندهای کسبوکارتان نیاز داشته باشید.
در چنین شرایطی، کمک گرفتن از خدمات مشاوره سیستم سازی میتواند به شما کمک کند. مشاور سیستم سازی فرآیندها، مسئولیتها و جریان انجام کارها را بازطراحی میکند تا ساختار جدید سازمان کارآمدتر باشد.
ساختار سازمانی متمرکز در برابر ساختار غیرمتمرکز
ساختارهای سازمانی را میتوان بهطور کلی به دو دسته متمرکز و غیرمتمرکز تقسیم کرد:
ساختار سازمانی متمرکز
در یک ساختار متمرکز، تصمیمها عمدتاً از سطوح بالای سازمان به سمت سطوح پایینتر منتقل میشوند. به بیان دیگر، در ساختارهای متمرکز معمولاً رهبری سازمان در اختیار سطوح بالای مدیریتی است و یک زنجیره فرماندهی مشخص وجود دارد. بسیاری از سازمانها در گذشته بر اساس همین مدل اداره میشدند.
ارتش نمونهای شناختهشده از یک سازمان با ساختار بسیار متمرکز است که سلسلهمراتب دقیق و مشخصی از مدیران و زیردستان دارد. در چنین ساختاری، مسئولیتهای هر نقش بهوضوح تعیین شده و افراد در سطوح پایینتر معمولاً بر اساس دستورالعمل و تصمیمهای مدیران بالادست خود عمل میکنند.
توجه داشته باشید که در یک سازمان کاملاً سلسلهمراتبی، ممکن است کارکنان برای پیشبرد امور بیش از حد به جلب نظر مدیران یا افراد صاحب قدرت وابسته شوند. در چنین شرایطی، روابط غیررسمی و تلاش برای جلب حمایت افراد بانفوذ میتواند جای بخشی از شایستگی و عملکرد واقعی را بگیرد.
ساختار سازمانی غیرمتمرکز
در یک ساختار غیرمتمرکز، اختیار تصمیمگیری میان سطوح مختلف سازمان توزیع میشود و افراد بیشتری در فرآیند تصمیمگیری مشارکت دارند. مدیران میانی و سطوح پایینتر، در کنار سایر کارکنان، نقش بیشتری در تصمیمهای سازمان ایفا میکنند و میتوانند در تعیین مسیر فعالیتها و حل مسائل مشارکت داشته باشند.
در سالهای اخیر، استفاده از ساختارهای غیرمتمرکز افزایش یافته است. این مدل بهویژه در میان بسیاری از استارتاپهای حوزه فناوری محبوب است؛ زیرا به سازمانها کمک میکند سریعتر، چابکتر و انعطافپذیرتر عمل کنند و کارکنان نیز بتوانند ایدهها و پیشنهادهای خود را آزادانه مطرح کنند.
البته وجود ساختار غیرمتمرکز به این معنا نیست که سلسله مراتب سازمانی کاملاً از بین میرود. در شرکتهایی که ساختار غیرمتمرکز دارند نیز معمولاً سطوح مدیریتی مشخصی وجود دارد؛ برای مثال، مدیر ارشد عملیات همچنان در سطح بالاتری نسبت به یک نیروی تازهوارد قرار دارد.
تفاوت اصلی این است که تیمها و کارکنان اختیار بیشتری برای تصمیمگیری دارند و برای هر تصمیمی الزاماً نیازمند دریافت تأیید از مدیران ارشد نیستند. به این ترتیب، تیمها میتوانند با توجه به شرایط، تصمیمی را که از نظر خودشان بهترین است اتخاذ کنند.
در یک ساختار غیرمتمرکز، کارکنان باید ابتکار عمل بیشتری داشته باشند و برای حل مسائل، راهکارهای خلاقانهتری ارائه دهند. این موضوع میتواند به کارکنان کمک کند مسیر رشد خود را بهتر بشناسند و بدانند برای پیشرفت در سازمان باید چه مهارتهایی را توسعه دهند.
مثال واقعی از انواع ساختار سازمانی
شرکت اسپاتیفای (Spotify) نمونهای شناختهشده از سازماندهی تیممحور و نسبتاً غیرمتمرکز است. همچنین گوگل (Google) نیز با مجموعهای از شرکتها و واحدهای مستقل، نمونهای از سازمانی با ساختار نسبتاً غیرمتمرکز محسوب میشود.
بهترین ساختار سازمانی کدام است؟
در واقع یک ساختار سازمانی واحد که برای همه شرکتها بهترین باشد وجود ندارد. انتخاب ساختار مناسب به ماهیت شرکت، اندازه سازمان، صنعت، اهداف، استراتژی و فرهنگ سازمانی بستگی دارد.
برای مثال، ساختاری که برای یک استارتاپ کوچک و چابک مناسب است، لزوماً برای یک شرکت بزرگ چندملیتی با هزاران کارمند کارایی ندارد. بنابراین، به جای اینکه به دنبال بهترین ساختار سازمانی باشیم، باید به دنبال مناسبترین ساختار برای شرایط و نیازهای سازمان خودمان باشیم.
اما پیدا کردن این تناسب همیشه به سادگی انتخاب یکی از مدلهای سلسلهمراتبی، ماتریسی، وظیفهای یا شبکهای نیست. گاهی ساختاری که روی کاغذ منطقی به نظر میرسد، در عمل باعث تداخل وظایف، کند شدن تصمیمگیری، ابهام در مسئولیتها و وابستگی بیش از حد کارها به مدیران میشود.
به همین دلیل، طراحی ساختار سازمانی بهتر است از دل بررسی واقعی کسبوکار انجام شود؛ یعنی مشخص شود سازمان اکنون چگونه کار میکند، چه گلوگاههایی دارد، تصمیمها کجا متوقف میشوند، مسئولیتها چگونه توزیع شدهاند و برای رسیدن به اهداف آینده به چه نوع چیدمانی نیاز دارد.
اگر برای طراحی یا بازطراحی ساختار سازمانی شرکت خود مطمئن نیستید یا نمیدانید چه مدل ساختاری با شرایط کسبوکارتان سازگارتر است، یک مشاور کسب و کار مجرب میتواند ساختار سازمانی شما را به صورت حرفهای و متناسب با استراتژی، فرآیندها و مسیر رشدتان طراحی کند. برای مثال مرکز تخصصی مشاوره کسب و کار مدیرنو با بیش از 10 سال سابقه یکی از ارائه دهندگان این خدمات است که در صورت تمایل میتوانید برای مشاهده رزومه مدیرنو کلیک کنید.
نبود ساختار سازمانی چه مشکلاتی ایجاد میکند؟
نبود یک ساختار رسمی میتواند برای بسیاری از سازمانها مشکلساز باشد. در چنین شرایطی، کارکنان ممکن است ندانند باید به چه کسی گزارش دهند یا برای حل یک مسئله به چه فردی مراجعه کنند. در نتیجه، مسئولیتها و حدود اختیارات نیز مبهم میشود و مشخص نیست چه کسی مسئول انجام یا تصمیمگیری درباره یک موضوع خاص است.
در مقابل، وجود یک ساختار مشخص میتواند کارایی و شفافیت سازمانی را افزایش دهد و برای کارکنان در تمام سطوح روشن کند که چه وظایفی بر عهده دارند و چگونه باید با سایر بخشها ارتباط برقرار کنند.
یک ساختار سازمانی اثربخش باید به گونهای طراحی شود که هر واحد سازمانی بتواند با تمرکز، هماهنگی و بهرهوری بیشتری فعالیت کند.
پیشنهاد مطالعه :
مزایای ساختار سازمانی
1- ساختار سازمانی علاوه بر اینکه سلسلهمراتب و جایگاه افراد در سازمان را مشخص میکند، به شرکت کمک میکند چارچوب پرداخت و حقوق کارکنان را نیز به شکل منظمتری تعیین کند.
برای مثال، سازمان میتواند بر اساس جایگاههای مختلف شغلی، سطوح و بازههای حقوقی مشخصی تعریف کند. در نتیجه، میزان پرداختی هر موقعیت شغلی میتواند بر اساس جایگاه آن در ساختار سازمانی تعیین شود.
2- ساختار سازمانی همچنین میتواند باعث شود فرآیندهای عملیاتی کارآمدتر و اثربخشتر انجام شوند. زمانی که کارکنان و وظایف مختلف در واحدهای مشخص سازماندهی میشوند، شرکت میتواند چندین فعالیت را بهصورت همزمان و بدون ایجاد اختلال در عملکرد بخشهای مختلف پیش ببرد.
3- یک ساختار سازمانی شفاف به کارکنان نشان میدهد که برای انجام بهتر وظایف خود باید با چه افرادی در ارتباط باشند، از چه مسیری تصمیمها را پیگیری کنند و مسئولیت هر بخش بر عهده چه کسی است.
4- ساختار سازمانی همچنین میتواند انتظارات سازمان از کارکنان را شفافتر کند و مسیر پیشرفت شغلی آنها را قابلدرکتر سازد.
5- افراد جویای کار نیز میتوانند با بررسی ساختار یک شرکت، بهتر ارزیابی کنند که آیا فرهنگ، شیوه مدیریت و سبک کاری آن سازمان با علایق و سبک کاری آنها سازگار است یا خیر.
جمع بندی
طراحی و بهینهسازی ساختار سازمانی یکی از موضوعات مهم در مدیریت سازمان است. ساختار مناسب میتواند به شرکت کمک کند منابع خود را بهتر سازماندهی کند، مسئولیتها را شفافتر کند، فرآیند تصمیمگیری را بهبود دهد و بهرهوری کارکنان و واحدهای مختلف را افزایش دهد.
مدیران ارشد پیش از انتخاب یا طراحی ساختار سازمانی باید عوامل مختلفی را در نظر بگیرند؛ از جمله اهداف سازمان، صنعت و بازار فعالیت، اندازه شرکت، استراتژی، فرهنگ سازمانی و شیوه مدیریت.
در نهایت، ساختار سازمانی زمانی اثربخش خواهد بود که با واقعیتهای کسبوکار هماهنگ باشد و به جای ایجاد پیچیدگی بیشتر، به افراد کمک کند بدانند چه کاری باید انجام دهند، چه اختیاری دارند و چگونه برای رسیدن به اهداف مشترک با یکدیگر همکاری کنند.
