در این مقاله سعی داریم برای حل مشکلات ساختاری سازمانها، انواع ساختار سازمانی را از منظر سیستمی با تکیه‌بر دستگاه طراحی سازمانی، از یک سو و نظریه مدرن توسعه نوآورانه، از سوی دیگر، موردبررسی قرار دهیم. تا بدین‌وسیله، یک مدل جهانی از ساختار سازمانی یک نهاد اقتصادی که سازگار با پویایی بالای توسعه اقتصادی است را نشان دهد. و همچنین طراحی انواع ساختار سازمانی منعطف و غیرمنعطف هم توضیح خواهیم داد.
تعریف ساختار سازمانی چیست ؟
ساختارسازمانی، سیستمی است که به سازمان کمک میکند تا برای رسیدن به اهداف، فعالیت‌های خاص خود را چگونه هدایت کند. این فعالیت‌ها متنوع اند و می‌توانند شامل قوانین، نقش‌ها و مسئولیت‌ها باشند.
تعریف ساختار سازمانی درون یک سازمان را ترسیم کرده و نقش ها، مسئولیت ها و خطوط فرمانی را که برای دستیابی به اهداف تجاری سازمان وجود دارد، توصیف میکند.
تعریف و انتخاب درست مولفه های ساختار سازمانی بر موفقیت سازمان در انجام راهبُرد و اهداف شرکت تأثیر میگذارد و همچنین چگونگی جریان اطلاعات بین سطوح درون شرکت را تعیین میکند. با داشتن آن نیز شرکتها می توانند کارآمد و متمرکز باقی بمانند.
به بررسی دو بخش “ساختار” و “سازمان” به‌طور جداگانه میپردازیم:
“سازمان” از عناصر، روابط بین عناصر و کلیت تشکیل‌دهنده یک واحد تشکیل‌شده است. “ساختار” ترکیبی عالی از روابط بین عناصر سازمانی است که فلسفه وجودی فعالیت سازمان را تشکیل می‌دهد؛ بنابراین مفهوم ساختار می‌تواند برای بسیاری از موارد مانند سازمان استفاده شود.
ساختارهای سازمانی با برقراری روابط شفاف بین بخشها، وضوح، تمرکز و کارایی را برای کارکنان فراهم میکنند تا بدانند به چه کسی و اهداف خود گزارش میدهند.
با تعریف ساختار سازمانی بالا به دید بهتری راجع به متن پیش رو رسیده‌اید پس باید بدانید که ساختارسازمانی، چارچوب روابط شغل‌ها، سیستم‌ها، روند عملیاتی، افراد و گروه‌هایی است که برای رسیدن به اهداف خود تلاش میکنند. همچنین مجموعه روش‌هایی که وظیفه را به وظایف تعیین شده تقسیم کرده و آنها را هماهنگ میکند. این امر بر تمامی فعالیت‌های سازمانی تأثیر میگذارد.
برنامه ریزی ساختار سازمانی چیست ؟
وجود ساختار به ایجاد یک زنجیره اقتدار شناخته شده کمک میکند و برنامه‌ریزی آن در رابطه با یک کسب‌وکار، نقشه‌ای را برای استخدام کارمندان و توسعه در آینده فراهم خواهد کرد. ایجاد عناوین شغلی و تعیین وظایف و مسئولیت‌های شغلی نشان‌دهنده جریانات طبیعی از وقایع پس از انتخاب ساختارسازمانی توسط کسب‌وکارها می باشد.
در برنامه‌ریزی مولفه های ساختار سازمانی ، سه اصل وجود دارد:
- روابط رسمی و گزارشگری را در سازمان تعیین میکند و تعداد سطوح و سلسله مراتب را نشان می‌دهد و دامنه کنترل مدیران را مشخص میکند.
- موقعیت افراد را تحت عنوان کار گروهی در یک واحد تعیین میکند و در کل سازمان واحدها را تقسیم میکند.
- مولفه های ساختار سازمانی شامل طراحی سیستم‌هایی است که به وسیله آن همه واحدها هماهنگ شده و رابطه مؤثر در سازمان تضمین می شود.
مدل های ساختار سازمانی:
ساختار سازی مجدد معمولاً به دلیل تصمیمات ذهنی مدیران عالی و یا اغلب به دلیل افزایش کنترل نشده واحدهای سازمانی، اتفاق می‌افتد. بااین‌حال، رقابت شدیدتر و نیاز به یافتن راهی برای توسعه، تحلیلگران را وادار میکند تا در نگرش خود نسبت به ساختار سازمانی نهادهای اقتصادی تجدیدنظر کنند. در شرایط واقعی که همه نهادهای اقتصادی دسترسی برابر به عوامل (مواد اولیه، منابع کار، فن‌آوری های تولید و سرمایه مالی) داشته باشند، مزیت رقابتی برای آن دسته از نهادهای اقتصادی است که بهترین ساختار را ایجاد کنند. و یا اینکه با استفاده از همان عوامل تولید و سازمان‌دهی کار بهتر، سرعت و کارایی آنها بیشتر باشد.
ساختار سازمانی چارچوبی برای پشتیبانی از هر سیستم اقتصادی است. و مجموعه‌ای از تقسیمات و مواضع ساختاری است که با روابط تابع، مسئولیت، فناوری، پاسخگویی، وابستگی، هماهنگی، سازگاری و غیره به یک کل واحد پیوند می‌یابد. هرچه روابط بین عناصر سازمانی متنوع‌تر باشد، سیستم اقتصادی پایدارتر است زیرا ساختار سازمانی مسئول یکپارچگی است.
در شرایطی که فضای اقتصادی نوسان زیادی دارد، سختی بیش‌ازحد ساختار سازمانی می‌تواند به سیستم اقتصادی آسیب برساند. انطباق با تغییر شرایط خارجی می‌تواند منجر به از بین رفتن مزایای رقابتی شود. همچنین وخیم‌تر شدن موقعیت بازار و خاتمه سیستم نیز از موارد دیگر اند. درنتیجه ساختار یک شرکت مدرن یا یک نهاد هلدینگ باید دارای انعطاف‌پذیری باشد تا بتواند به‌سرعت حرکت کند.
تعریف انواع ساختار سازمانی اجتماعی چیست ؟
1) ساختار سازمانی سلسله مراتبی
در یک ساختار سازمانی سلسله مراتبی، کارکنان گروه بندی می‌شوند و یک سرپرست تعیین میکنند. رایج ترین نوع ساختار سازمانی است. کارمندان ممکن است بر اساس نقش یا عملکرد، جغرافیا یا نوع محصولات یا خدماتی که ارائه میدهند گروه‌بندی شوند. این ساختار اغلب به صورت یک هرم به تصویر کشیده میشود، زیرا چندین سطوح یا اقتدار با بالاترین سطح رهبری در بالا، کارکنان مستقیم آنها در زیر آنها و غیره وجود دارد.
مزایای انواع ساختار سازمانی سلسله مراتبی عبارتند از:
- ایجاد سطوح روشن و مشخص از اختیارات
- ترویج کار تیمی و وفاداری بخش
- ایجاد فرصت های توسعه و ارتقای کارکنان
معایب احتمالی عبارتند از:
- محدود کردن همکاری
- محدود کردن نوآوری
- ایجاد بوروکراسی که باید مدیریت شود
2) ساختار سازمانی عملکردی
در یک ساختار عملکردی، سازمان بر اساس نقش ها، مسئولیت ها یا تخصص ها به گروه‌هایی تقسیم میشود. به عنوان مثال، یک سازمان ممکن است دارای بخش های بازاریابی، مالی و فروش باشد که هر یک توسط مدیری که سرپرستی نیز دارد که بر چندین بخش نظارت دارد، نظارت میشود. یک ساختار عملکردی می‌تواند مفید باشد زیرا بخش ها می توانند اعتماد کنند که کارکنان آنها مهارت‌ها و تخصص لازم برای حمایت از اهداف خود را دارند.
مزایای انواع ساختار سازمانی عملکردی عبارتند از:
- تعیین نقش ها و انتظارات به وضوح تعریف شده
- تسهیل عملکرد و بهره وری بهبود یافته
- امکان توسعه مهارت و تخصص
معایب احتمالی عبارتند از:
- ایجاد موانع یا سیلوها بین عملکردها
- محدود کردن ارتباط و دانش کارکنان با سایر بخش ها
- جلوگیری از همکاری و نوآوری
3) ساختار سازمانی خطی
در ساختار خطی، اختیارات درون سازمان از بالا به پایین جریان دارد و خدمات تخصصی یا حمایتی وجود ندارد. و یکی از ساده ترین انواع ساختار سازمانی است. سازمان معمولاً به بخش هایی تقسیم می شود که توسط یک مدیر کل نظارت و کنترل میشود و هر بخش مدیر خود را دارد که بر کارکنان خود اختیار دارد. بخش ها به طور مستقل برای حمایت از هدف اولیه سازمان کار می کنند.
مزایای ساختار سازمانی خطی عبارتند از:
- ایجاد ارتباط موثر و محیطی پایدار
- ارائه مسئولیت ها و خطوط اختیارات به وضوح تعریف شده
- انطباق سریع با شرایط یا موقعیت های در حال تغییر
معایب احتمالی عبارتند از:
- محدود کردن تخصص
- سفت و سخت شدن و انعطاف ناپذیر شدن
- قدرت بیش از حد به یک مدیر
4) ساختار سازمانی ماتریسی
ساختار سازمانی ماتریسی شبیه شبکه ای است که در آن کارکنان با مهارت های مشابه گروه بندی می‌شوند و به بیش از یک مدیر گزارش میدهند. این اغلب شامل یک مدیر عملکردی است که بر پروژه ها و پیشرفت آنها نظارت میکند و یک مدیر محصول که مسئول استراتژی و موفقیت شرکت در مورد ارائه محصول است. ساختار ماتریسی معمولاً توسط سازمان‌های بزرگ و چند ملیتی استفاده میشود و به اشتراک گذاشتن مهارت‌ها و دانش در بخشها برای تکمیل اهداف را ترویج میکند.
مزایای انواع ساختار سازمانی ماترسی عبارتند از:
- ایجاد یک محیط کاری انعطاف پذیر
- تقویت فرآیند تصمیم گیری متعادل
- ترویج ارتباطات باز و منابع مشترک در سراسر کسب و کار
معایب احتمالی عبارتند از:
- ایجاد سردرگمی در مورد اقتدار
- ردیابی بودجه و منابع ممکن است دشوار باشد
- محدود کردن کارایی شاخص های کلیدی عملکرد (KPI)
5) ساختار سازمانی تیم محور
در یک ساختار سازمانی مبتنی بر تیم، کارکنان به تیم‌های مهارت‌محور گروه‌بندی می‌شوند تا در عین تلاش برای رسیدن به یک هدف مشترک، روی وظایف خاص کار کنند. اغلب، این یک ساختار انعطاف‌پذیر است که به کارمندان اجازه می‌دهد در حین تکمیل پروژه‌ها از تیمی به تیم دیگر حرکت کنند. این ساختار بر حل مسئله و همکاری کارکنان متمرکز است.
مزایای این نوع سازه عبارتند از:
- کمک به ساده سازی فرآیندهای سازمان با شکستن سیلوها
- ایجاد قدرت تصمیم گیری بیشتر با حداقل مدیریت
- افزایش انعطاف پذیری با تمرکز بر تجربه به جای ارشدیت
معایب احتمالی عبارتند از:
- کاهش ثبات سازمانی
- محدود کردن تماس با سایر عملکردها
- افزایش پتانسیل برای درگیری
6) ساختار سازمانی شبکه ای
در ساختار شبکه، مدیران یک سازمان روابط خود را با نهادهای داخلی و خارجی برای ارائه محصولات یا خدمات خود هماهنگ میکنند. به عنوان مثال، یک شرکت خرده‌فروشی بر فروش اقلام پوشاک تمرکز میکند اما طراحی و تولید این اقلام را با مشارکت با شرکت‌های دیگر برون‌سپاری میکند. این ساختار بیشتر بر ارتباطات و روابط باز متمرکز است تا سلسله مراتب.
مزایای این نوع سازه عبارتند از:
- به سازمان چابکی و انعطاف بیشتری می دهد
- اجازه به شرکت اصلی برای تمرکز بر آنچه که در آن بهترین است
- کمک به کاهش هزینه ها از طریق برون سپاری
معایب احتمالی عبارتند از:
- کپی کردن خدمات و منابع
- ایجاد سردرگمی در مورد نقش های خاص و کارکردهای شغلی
- رشد بیش از حد پیچیده و چالش برانگیز برای مدیریت
7) ساختار دایره ای
ساختار سازمانی دایره ای بر یک سلسله مراتب متکی است تا کارکنان سطح بالاتر را در حلقه های داخلی یک دایره و کارکنان سطح پایین را در حلقه های بیرونی به تصویر بکشد. رهبران با نشستن در مرکز سازمان، دستورات را به زنجیره فرماندهی نمی فرستند، بلکه به بیرون دستور میدهند. در حالی که بسیاری از انواع ساختارهای دیگر شامل بخش های مختلفی هستند که به طور مستقل با اهداف فردی کار می کنند، این ساختار این جدایی سخت را حذف می کند. این به تصویر بزرگتر نگاه می کند که همه بخش ها بخشی از یک کل هستند.
مزایای این نوع سازه عبارتند از:
- تشویق ارتباط بین تمام سطوح کارکنان
- ترویج جریان آزاد اطلاعات در سراسر کسب و کار
- همکاری بین بخش ها، به جای جدایی
معایب احتمالی عبارتند از:
- ایجاد سردرگمی در مورد اینکه به چه کسی باید گزارش داد
- نیاز به منابع و آموزش بیشتر
- باعث کندی در تصمیم گیری می شود
8) ساختار سازمانی تخت یا افقی
در یک ساختار سازمانی مسطح، اکثر سطوح میانی مدیریت حذف می‌شوند، بنابراین کارمندان در سطح کارکنان از مدیریت بالاتر جدا نمی‌شوند. بدون فشارها یا نظارت سلسله مراتبی معمول به کارکنان مسئولیت و قدرت تصمیم گیری بیشتری داده میشود و اغلب می‌توانند بهره وری بیشتری داشته باشند. شرکت‌های کوچک و استارت‌آپ‌های اولیه عمدتاً از این نوع ساختار استفاده میکنند، زیرا اغلب کارکنان و پروژه‌های کمتری برای مدیریت دارند.
مزایای طراحی ساختار سازمانی تخت عبارتند از:
- کاهش هزینه های بودجه به دلیل نبود مدیریت میانی
- ایجاد روابط بین کارکنان و مافوق
- تسهیل فرآیند تصمیم گیری سریعتر و ساده تر
معایب احتمالی عبارتند از:
- نیاز به برنامه ریزی گسترده برای موثر بودن
- ایجاد سردرگمی در مورد اینکه چه کسی تصمیم می گیرد
- نیاز به برنامه های اضطراری برای حل تعارضات
9) ساختار سازمانی تقسیمی
در یک ساختار تقسیمی، سازمان ها بر اساس محصولات، خدمات یا جغرافیای خاص به بخش هایی تقسیم می شوند. به همین دلیل، این ساختار معمولاً توسط شرکت‌های بزرگی که در مناطق جغرافیایی وسیع فعالیت میکنند یا شرکت‌های مجزا و کوچک‌تری دارند، استفاده میشود. هر بخش دارای رهبری اجرایی، بخش ها و منابع است. به عنوان مثال، یک شرکت نرم افزاری بزرگ ممکن است سازمان خود را بر اساس نوع محصول جدا کند، بنابراین یک بخش نرم افزار ابری، یک بخش نرم افزار شرکتی و یک بخش نرم افزار محاسبات شخصی وجود دارد.
مزایای طراحی ساختار سازمانی تقسیمی عبارتند از:
- اجازه به بخش ها برای کار مستقل
- برآوردن سریعتر و خاص نیازهای بخشهای فردی
- ترویج تمرکز بر محصولات یا خدمات خاص
معایب احتمالی عبارتند از:
- محدودیت های مقیاس بندی
- منابع یا فعالیت های تکراری
- تمرکززدایی در تصمیم گیری
10) ساختار مبتنی بر فرآیند
در یک ساختار مبتنی بر فرآیند، سازمان حول جریان فرآیندهای خود و نحوه تعامل وظایف انجام شده توسط کارکنانش با یکدیگر طراحی می شود. این ساختار به جای جریان از بالا به پایین، خدمات را از چپ به راست ترسیم می کند.
یک مدیر اجرایی در بالای ساختار بر بخشهای زیر نظارت میکند و فرآیندهای مختلف را نمایندگی میکند، اما هر فرآیند نمی‌تواند تا زمانی که قبل از پایان آن به پایان برسد آغاز شود. و هر بخش مدیریت و تیم خود را خواهد داشت که برای انجام وظایف خود تلاش می کند تا کسب و کار بتواند به سمت کار بعدی حرکت کند و در نهایت به هدف نهایی خود مانند فروش محصول به مصرف کنندگان برسد.
مزایای طراحی ساختار سازمانی مبتنی بر فرآیند عبارتند از:
- بهبود کارایی و سرعت شرکت
- تشویق کار گروهی بین بخش ها
- سازگاری سریع با تغییرات صنعت
معایب احتمالی عبارتند از:
- ایجاد موانع یا سیلوها بین گروه ها
- محدود کردن ارتباطات
- نیاز به منابع بیشتر برای دستیابی به بهینه سازی فرآیند
حال با دانستن تعریف انواع مختلف ساختار سازمانی آیا می‌توانید بگویید بهترین نوع ساختار سازمانی چیست؟
خیر این مسئله امکان‌پذیر نیست. ما هیچ ساختاری را نمی‌توانیم بهعنوان بهترین نوع آن در نظر بگیریم زیرا ساختار هر شرکت به ماهیت و صنعتی که در آن فعالیت میکند، بستگی دارد.
ایجاد ساختار سازمانی نه تنها سلسله مراتب شرکت را تعریف میکند، بلکه به شرکت اجازه می‌دهد ساختار دستمزد کارمندان خود را تنظیم کند. و شرکت می‌تواند درجه‌ها و دامنه حقوق و دستمزد را برای هر موقعیت تعیین کرده و همچنین باعث کارایی عملیات میشود، تفکیک کارمندان و عملکردها در بخشهای مختلف و در نهایت شرکت می‌تواند همزمان عملیات مختلفی را به‌صورت یکپارچه انجام دهد.
فرآیند طراحی ساختارسازمانی چیست؟
زمانی که شما به‌طور کامل بدانید کسب‌وکارتان چیست و در چه زمینه‌ای فعالیت می‌کنید، نیازمندید که به طراحی ساختارسازمانی آن بپردازید. برای این کار باید فرآیندی را طی کنید، که در اینجا به‌صورت مرحله‌به‌مرحله برای شما شرح داده شد:
آینده را برنامه‌ریزی کنید.
برای چند سال آینده شرکتتان برنامه‌ریزی کنید، از خودتان بپرسید که هدف شما چیست و دوست دارید در کسب‌وکار تا به کجا پیش بروید.
گذشته را در نظر بگیرید.
مشکلتان درگذشته را حل کنید، به دنبال اختلافات بگردید و سعی کنید این اختلافات را از بین ببرید و اجازه ندهید به آینده منتقل شوند.
حالا ساختار خود را بسازید.
آگاهانه تصمیم بگیرد که می‌خواهید چه سازمانی داشته باشد، انواع ساختار سازمانی را در نظر داشته باشید و بر اساس عملکرد، خدمات، مشتریان، کارآمدی و … یک نوع ساختار را انتخاب کنید.
نیروی انسانی موردنیاز خود را انتخاب کنید.
هر کارمند را متناسب با موقعیت موجود انتخاب کنید و از اینکه تناسب شغلی برقرار باشد حتماً اطمینان حاصل کنید. دقت کنید که سطح عملکرد مناسب، علاقه‌مندی به انجام کار و مهارت کافی حتماً در کارمندان وجود داشته باشد.
بین اختیارات و مسئولیت‌ها تعادل برقرار کنید.
اگر این تعادل برقرار نشود کارمندان به‌مرور زمان دچار ناامیدی می‌شوند و کم‌کم از کار می‌افتند.
اطلاعات و داده‌های کارمندان را به‌طور کامل داشته باشید.
معیارهای اصلی را در ساختار خود بگنجانید و اطلاعات کاملی از هر شخصی که می‌خواهید در هر پست قرار گیرد داشته باشید سپس این اطلاعات را با داده‌های جمع‌آوری‌شده از سمت کارمندان تطبیق دهید.
ارزیابی عملکرد کارکنان
عملکرد کارمندان خود را به‌طور مداوم بررسی و مدیریت کنید.
در طول سال به‌طور منظم کارمندان را خود را مدیریت کنید تا تعداد دفعات به‌روز رسانی کارمندان و استخدام کارمندان جدید کاهش یابد. برای اطلاع از نحوه ارزیابی عملکرد کارکنان به صفحه ارزیابی کارکنان مدیرنو مراجعه فرمایید.
به صورت سالانه ساختارسازمانی خود را مرور کنید.
این عمل به برنامه‌ریزی برای دوازده ماه آینده شرکت کمک میکند. ساختارسازمانی شما هیچ‌وقت نباید ثابت باشد و باید جنبه تکاملی داشته باشد. با نتیجه‌گیری از موارد بالا متوجه می‌شویم که داشتن ساختار برای هر شرکت و مجموعه‌ای ضروری است. حتی می‌تواند به بهتر شدن و عملکرد بهتر کارمندان و بخشهای مختلف نیز کمک کند. امیدواریم که این مقاله تعریف و توضیح کاملی از مزایا و معایب و ویژگی های انواع ساختار سازمانی و برنامه‌ریزی و اصول طراحی آن را به شما ارائه داده باشد.
آیا علاقمند شده اید که برای سازمان خود ساختاری در نظر بگیرید؟ بخش مشاوره کسب و کار و مشاوره سیستم سازی می تواند پاسخگوی سوالات شما باشد.
برگرفته از: indeed , هیئت تحریریه مدیرنو
برچسب ها: مشکلات ساختاری سازمانها
