در این مقاله از مدیرنو به تشریح 17 نکته مهم اتیکت(etiquette) و آداب معاشرت در محیط کار، جلسات و ارتباطات کاری، همکاران و مدیران و همچنین بایدها و نبایدهای محیط کار خواهیم پرداخت. خیلی مهم نیست که، به تازگی اولین دوره کارآموزی خود را شروع کردید یا سال‌ها تجربه حرفه‌ای در کار خود دارید، باید نحوه تعامل حرفه‌ای با دیگران در محل کار را بیاموزید. تنظیم لحن حرفه‌ای برای ایجاد روابط جدید و اطمینان از داشتن یک تجربه مثبت و موفق در محل کار بسیار مهم است.
آداب معاشرت یا اتیکت در محیط کار
تاثیر اولیه خوبی داشته باشید
مردم اغلب در عرض چند ثانیه پس از ملاقات با دیگران تصوراتی را نسبت به دیگران خواهند داشت، بنابراین مهم است که خود را به عنوان یک حرفه‌ای معرفی کنید. از زبان بدن و نحوه برداشت دیگران از آن آگاه باشید. یک قانون خوب این است که صاف بایستید، تماس چشمی را حفظ کنید و لبخند بزنید! مطمئن شوید که ویژگی‌های لباس مناسب با محل کار و سیاست‌های اداری را از قبل می‌دانید. به موقع در جلسات حاضر شوید.
از شایعات پرهیز کنید
نحوه رفتار شما با دیگران چیزهای زیادی در موردتان می‌گوید. درباره اهمیت افراد در محل کار قضاوت نکنید و در مورد همکارانتان منفی صحبت نکنید. در مورد نحوه تعامل خود با مدیران، سرپرستان، همسالان و زیردستان نیز متفکر باشید.
ارتباط کلیدی است
ارتباطات بخش مهمی از اتیکت و آداب معاشرت در محیط کار است. گاهی خیلی مهم نیست که چه می‌گویید، بلکه نحوه بیان آن مهم است، بنابراین مراقب نحوه برقراری ارتباط با همکاران و مدیران خود در جلسات و گفتگوهای فردی باشید. در رابطه با ایمیل، مطمئن شوید که مکاتبات شما در داخل و خارج از محل کارتان واضح و بدون غلط املایی نوشته شده باشد.
- تماس‌های تلفنی و ایمیل‌ها را ظرف 24 ساعت پاسخ دهید، حتی اگر فقط بگویید که اطلاعات درخواستی را در تاریخ بعدی ارائه خواهید کرد.
- قبل از قرار دادن مکالمه کسی روی بلندگو، حتما از وی سوال کنید.
- هرگز با ایمیل یا پیام متنی چیزی را که رودررو به کسی نمی‌گویید، ارسال نکنید.
- خط کشی، ایتالیک کردن، پررنگ کردن، رنگ آمیزی و تغییر اندازه فونت می‌تواند باعث شود یک پیام متنی ملایم بیش از حد تهاجمی به نظر برسد.
محیط کار خود را درک کنید
تشخیص ارزش‌ها، سیاست‌ها و رویه‌های محل کار در ابتدا دشوار است. اگر در یک سازمان بزرگتر با یک بخش منابع انسانی ساختاریافته هستید، ممکن است به مدیر منابع انسانی یا آموزش‌های داخلی دسترسی داشته باشید تا شما را از انتظارات سازمان مطلع کند. در محیط کاری کوچکتر، بخشی از این دانش ممکن است از مشاهده دیگران و پرسیدن سؤال از همکارانتان به دست آید. در نهایت، مشاهده اتمسفر و اقدامات دیگران می‌تواند به شما کمک کند تا بفهمید چه چیزی مناسب است و چه چیزی مناسب نیست، و چگونه در محل کار به بهترین شکل حرکت کنید و در عین حال ارتباط حرفه‌ای خود را حفظ کنید.
پیشنهاد مطالعه :
با شخصیت و در عین حال حرفه‌ای باشید
اینکه اطلاعات زندگی شخصی خود را به اشتراک بگذارید انتخاب شماست، اما در مورد آنچه به اشتراک می‌گذارید محتاط باشید. برخی از همکاران ممکن است بازتر از دیگران باشند و اطلاعات زندگی شخصی خود را بازگو کنند و برخی هم ممکن است زندگی شخصی خود را خصوصی نگه دارند.
به یاد داشته باشید که همکاران، شما و نحوه تعامل شما با آنها و دیگر همکاران را بازتابی از خود حرفه‌ای شما می‌دانند. در نهایت، همیشه به حریم خصوصی دیگران احترام بگذارید. در صورت نیاز به مکالمه حضوری با همکاران و مدیران تان، در بزنید یا حضور خود را اعلام کنید و همیشه برای مشغول یا آزاد بودنشان در آن لحظه سوال کنید و در صورت مشغول بودن، جلسه را برای بعد برنامه ریزی کنید.
ایجاد تاثیرات مثبت
در ادامه چند نکته مهم برای ایجاد یک تأثیر خوب را نام بردیم.
- صاف بایستید، تماس چشمی برقرار کنید، هنگام صحبت کردن به سمت آنها بچرخید و صادقانه به مردم لبخند بزنید.
- از لباس سازمانی و بایدها و نبایدهای آن پیروی کنید.
- کیف یا ملزومات شخصی شما و چیزهایی که در آنها حمل می‌کنید، بازگو کننده شما هستند. بی نظمی ممکن است از تصویری که می‌خواهید ارائه کنید کم کند.
- هنگامی که برای اولین بار با کسی ملاقات می‌کنید، حتماً با ملایمت و محکم دست بدهید.
- خواب آلودگی در محل کار جلوه بدی دارد.
- مهربانی، ادب به حساب می آید.
- هر روز زودتر در محل کار خود حاضر شوید.
پیشنهاد مطالعه :
آداب معاشرت با مردم در محیط کار
نحوه رفتار شما با مردم چیزهای زیادی در مورد شما می‌گوید.
اسامی را به سرعت یاد بگیرید. یک نکته خوب برای به خاطر سپردن اسامی این است که در اولین مکالمه با آنها سه بار از نام یک شخص استفاده کنید. همچنین اسامی را یادداشت کنید و کارت ویزیت افراد را نگه دارید. وقتی اسم افراد را فراموش می‌کنید، ممکن است نشانه‌ای از اینکه برایشان ارزشی قائل نیستید تعبیر شود.
درباره افراد در محل کار قضاوت نکنید. ارتباط مناسبی با کارکنان تعمیر و نگهداری و افرادی که بسیاری از وظایف پشتیبانی اداری را انجام می‌دهند برقرار کنید. این افراد شایسته احترام هستند.
خودارزیابی:
به نحوه رفتار خود با سرپرست(ها)، همسالان و زیردستان خود فکر کنید. در روابط خود با سطوح مختلف چقدر متفاوت عمل می‌کنید؟ اگر در ارتباطی چنین عدم تعادلی وجود دارد، روند رابطه را مجدد بازیابی کنید.
آداب معاشرت در جلسات کاری
- برای جلسهای در دفتر شخصی، بیش از پنج دقیقه زودتر از موعد حاضر نشوید، زیرا ممکن است در حال آماده شدن برای جلسه شما، یا پایان جلسه دیگری یا تلاش برای انجام کارهای دیگر باشد. چنین کاری ممکن است آنها را ناراحت کرده و این راه خوبی برای شروع جلسه شما نباشد.
- هرگز تاخیر نداشته باشید. اگر قرار است دیر بیایید، سعی کنید به کسی اطلاع دهید تا دیگران منتظر شما نباشند. فراموش نکنید که به موقع بودن برای جلسه به معنای 5 دقیقه زودتر آمدن است.
- وقتی جلسهای دیر شروع می‌شود و شما باید در جای دیگری حضور پیدا کنید، همیشه برای ترک محل توضیحات مناسبی ارائه کنید.
- قبل از جلسه درباره موضوع جلسه مطالعه کرده و با آمادگی در جلسه حاضر شوید.
- زمان پذیرایی در جلسه از خوردن و نوشیدن بیش از اندازه خودداری کنید.
- به تلفن همراهتان نگاه نکنید و در حالت بی صدا قرار دهید. در صورتی که تماس اضطراری دارید حتما عذرخواهی کرده و از جلسه برای پاسخگوی به آن خارج شوید.
- ابتدای جلسه خودتان را معرفی کرده و یا کارت ویزیت‌تان را به حاضرین ارائه کنید.
- دستور جلسه را مشخص و برای هر کدام زمان تعیین کنید.
- به ساعتتان مدام نگاه نکنید.
حرف مردم را قطع نکنید. این یک عادت بد است.
آداب معاشرت در محیط کار
شما احتمالا ساعات بیداری بیشتری را در محل کار خود میگذرانید تا در فضای خانه، بنابراین:
- فضای کاری خود را حرفه‌ای و مرتب نگه دارید! مردم فضای کاری شما را می‌بینند و آن را بازتابی از شما می‌دانند.
- به فضای کاری دیگران احترام بگذارید. در هنگام وارد شدن به اتاق یا محل کار کسی در بزنید و حضور خود را به آرامی اعلام کنید. تصدیق حضور خودتان را دعوت به نشستن فرض نکنید. صبر کنید تا از شما دعوت به انجام این کار شود.
- صحبت تلفنی افراد را قطع نکنید و سعی نکنید با آنها به صورت کلامی یا با زبان اشاره ارتباط برقرار کنید. ممکن است به یک تماس تلفنی مهم آسیب وارد کنید.
- تماس‌های شخصی را محدود کنید، به خصوص اگر در فضای کاری باز کار می کنید که فاقد در است.
- زمان و مکان مناسب استفاده از تلفن همراه خود را در دفتر خود بیاموزید.
- بو و سر و صدای غذا خوردن شما می‌تواند حواس دیگران را که سعی در کار کردن دارند پرت کند.
فرهنگ شرکتی را که در آن کار می‌کنید با هوشیاری رعایت کرده و آگاه باشید که تغییر و رشدتان اتفاق خواهد افتاد. چشم‌ها و گوش‌های شما بهترین منبع شما در فرآیند یادگیری هستند!
اگر مایل هستید فرهنگ سازمانی خوبی در محیط کار شما ایجاد شود، میتوانید با ما تماس بگیرید و یا
به صفحه مشاوره کسب و کار مراجعه نمایید.
منابع: careereducation ، هیئت تحریریه مدیرنو