چرا به مدیریت زمان نیاز داریم ؟

در این مقاله به اینکه اصول و مهارت و تکنیک های مدیریت زمان چیست میپردازیم. چرا به مدیریت زمان نیاز داریم ؟ چطور با مدیریت‌زمان صحیح از روش ماتریس آیزنهاور ، از آن جلو بزنیم. برای خیلی‌ها پیش‌ امده با تمام مشغله‌ای که دارند و کارهایی که انجام دادند، در پایان شب می‌بینند که هنوز کاری انجام ندادند! دلیل این اتفاق این است که مدیریت‌زمان درستی ندارند. در اینجا اصول و تکنیک های مدیریت زمان به روش ABCDE رو برایتان شرح میدهیم .

مدیریت زمان چیست ؟

فوریت و/یا اهمیت یک کار مطلق نیست. فقط شما می توانید تصمیم بگیرید که واقعا چه چیزی مهم یا فوری است.

مثلا:

• جواب دادن به تلفن ضروری است. اگر این کار را انجام ندهید، تماس‌گیرنده زنگ می‌زند و نمی‌دانید چرا آنها تماس گرفته‌اند و ممکن است مهم باشد. اما از طرفی ممکن است پیام خودکار تبلیغاتی باشد که میخواد تبلیغ نمایشگاه یا بیمه یا هر مورد دیگری را به شما بکند.
• رفتن منظم به دندانپزشک مهم است. اگر این کار را نکنید، ممکن است به بیماری لثه یا سایر مشکلات مبتلا شوید. اما با این حال فوری نیست و اگر آن را برای مدت طولانی رها کنید، ممکن است فوری شود زیرا ممکن است دندان درد بگیرید.
• بیرون آوردن فرزندانتان از مدرسه هم ضروری و هم مهم است. اگر در وقت مناسب آنجا نباشید، آنها در زمین بازی یا کلاس درس منتظر خواهند بود. همچنین ممکن است معلمانی که با فرزندانتان منتظر رسیدن شما هستند را ناراحت کنید.
• خواندن ایمیل های غیرکاری یا بررسی فیس بوک و اینستاگرام و توئیتر نه فوری است و نه مهم. پس چرا این اولین کاری است که هر روز انجام می دهید؟

این تمایز بین فوری و مهم، کلید اولویت بندی وقت و حجم کاری شما، چه در محل کار، چه در خانه و چه هنگام مطالعه است. این شما را قادر می‌سازد تا دریابید که ابتدا چه کاری انجام دهید، و چه کارهایی را می‌توان تا بعد باقی گذاشت یا اصلاً انجام نداد. به عنوان مثال، اگر یک کار فوری اما غیر مهم را ترک کنید، ممکن است متوجه شوید که آن کار غیر ضروری می شود. استفاده از ماتریس اولویت آیزنهاور می تواند در اصول مدیریت زمان به شما کمک کند تا وظایف خود را در دسته های مناسب سازماندهی کنید:

با استفاده از ماتریس اولویت آیزنهاور

به یاد داشته باشید که شما و سلامتی شما مهم هست. فقط به این دلیل که کارهای زیادی برای انجام دادن دارید، به این معنی نیست که انجام برخی ورزش‌ها، پیاده‌روی 10 دقیقه‌ای یا وقت گذاشتن برای خوردن درست مهم نباشد. شما نباید سلامت جسمی یا روانی خود را به نفع فعالیت های “فوری” تر نادیده بگیرید.

فوریت و/یا اهمیت یک وضعیت ثابت نیست. شما باید لیست وظایف خود را به طور منظم مرور کنید تا مطمئن شوید که هیچ چیز نباید به سمت بالا منتقل شود زیرا فوری و/یا مهم تر شده است.

اگر یک کار مهم به طور مداوم توسط کارهای فوری تر، اما همچنان مهم تر در لیست ماتریس آیزنهاور قرار می گیرد، چه کاری می توانید انجام دهید؟ اول، در نظر بگیرید که آیا واقعاً مهم است یا خیر. آیا واقعاً نیاز به انجام دادن دارد، یا فقط به خود می گویید که باید این کار را انجام دهید؟ اگر واقعاً مهم است، به تفویض آن فکر کنید. اگر مدیر هستید مقاله 6مرحله تفویض اختیار بخوانید.

اصول و تکنیک های بیشتر در مدیریت زمان چیست؟

ماتریس اولویت آیزنهاور برای اولویت بندی حجم کاری شما کلیدی است. با این حال، اصول و تکنیک های مدیریت زمان چیزی فراتر از اولویت بندی است و آن توانایی کار مولدتر است. راه‌های دیگری نیز وجود دارد که می‌توانید کارایی و بهره‌وری خود را افزایش دهید:

1) آراسته باشید

برای برخی از ما، بهم ریختگی می تواند هم موجب حواس پرتی شود و هم افسرده کننده باشد. مرتب کردن می تواند عزت نفس و انگیزه را بهبود بخشد. همچنین اگر فضای کاری شما مرتب باشد راحت تر همه چیز را پیدا خواهید کرد. پس این مورد را در مهارت های مدیریت زمان دست کم نگیرید.

2) از فهرست «کارها» استفاده کنید

چه الکترونیکی و چه کاغذی، فهرست ها راه خوبی برای به خاطر سپردن کارهایی هستند که باید انجام دهید و در یک نگاه آنچه را که فراموش کرده اید مشاهده کنید. مهم‌ترین موارد را به نوعی برجسته کنید و به یاد داشته باشید که وقتی همه چیز کامل شد و/یا دیگر نیازی به انجام آنها نیست، آن‌ها را از فهرست خود حذف کنید.

3) لحظه خود را انتخاب کنید

همه ما اوقاتی از روز داریم که بهتر کار می کنیم. بهتر است کارهای دشوار را برای آن مواقع برنامه ریزی کنید. با این حال، شما همچنین باید برای کارهایی که باید در اوقات خاصی انجام دهید، برنامه‌ریزی کنید، مانند جلسات یا رفتن به اداره پست. گزینه مفید دیگر این است که فهرستی از کارهای کوچک مهم اما غیر فوری داشته باشید که می‌توان در ده دقیقه بین جلسات انجام داد.

4) معطل نکنید، اما باز خودتان بپرسید چرا انجامش نمی‌دهید

اگر کاری واقعاً فوری و مهم است، آن را ادامه دهید. با این حال، اگر متوجه شدید که برای انجام ندادن کاری بهانه می آورید، از خود بپرسید که چرا. آیا اصلاً باید کار را انجام دهید یا شک دارید. شاید شما نگران اخلاقیات هستید. اگر چنین است، در مورد آن با همکاران یا مدیرتان، اگر در محل کار هستید، و خانواده یا دوستانتان در خانه صحبت کنید و ببینید آیا جایگزینی برای آن وجود دارد؟

5) سعی نکنید چند کار را انجام دهید

به طور کلی، مردم در انجام چند کار خیلی خوب نیستند، زیرا تمرکز مجدد مغز ما وقت می برد. خیلی بهتر است یک کار را قبل از رفتن به کار دیگر تمام کنید. اگر مجبورید کارهای مختلف زیادی انجام دهید، سعی کنید آنها را با هم گروه بندی کنید و کارهای مشابه را پشت سر هم انجام دهید.

آرام باشید. احساس غرق شدن در بسیاری از وظایف می تواند بسیار استرس زا باشد. به یاد داشته باشید که اگر نتوانید به آخرین وظیفه روز خود دست یابید، یا آن را به فردا رها کنید، احتمالاً دنیا به پایان نخواهد رسید، به خصوص اگر به طور معقولی اولویت بندی کرده باشید. رفتن به خانه و موکول کردن کارتان به فردا ممکن است گزینه بسیار بهتری نسبت به انجام یک ضرب الاجل خودخواسته یا خارجی باشد که حتی ممکن است آنقدرها هم مهم نباشد. لحظه ای مکث کنید و زندگی و اولویت های خود را در چشم انداز قرار دهید، و ممکن است متوجه شوید که دیدگاه کاملاً تغییر می کند!

6) صبح زود بیدار شدن

اولین پیشنهاد اینست که صبح زود از خواب بیدار شوید. راه حل صبح زود بیدار شدن هم کار پیچیده‌ای نیست، شب‌ها زودتر بخوابید. بدن ما بین ۶ تا ۸ ساعت خواب نیاز دارد. وقتیکه این میزان را خوابیده باشید انرژی بهتری برای انجام دادن کارهای روزانه دارید. پس بهترین راه زود بیدار شدن، زود خوابیدن است.

برای خیلی‌ها خواب سرصبح یکی از بهترین لذت‌هاست و حاضر نیستند با چیزی عوضش کنند. به این افراد پیشنهاد می‌کنیم درد را تبدیل به لذت کنند. فرض کنید به شما گفتند فردا ساعت چهار صبح برویم شمال ، خرجتان هم با آنها. بیشتر افراد رأس ساعت ۴ با ساکشان آماده رفتن هستند و هیچ بهانه‌ای هم ندارند.

7) همیشه برای انجام هر کاری باید چرایی داشته باشید

نیچه فیلسوف، شاعر، منتقد فرهنگی و آهنگساز آلمانی میگه: آن کسیکه «چرایی» برای زیستن دارد، با هر «چگونه‌ای» خواهد ساخت. با داشتن چرایی برای هرکاری، به راحتی کارهای بی اهمیت را کنار میگذارید.

8) داشتن هدف

پیشنهاد سوم اینست که برای کارهایی که انجام میدهید هدف داشته باشید. وقتیکه هدفمند به سرکار بروید نتیجه بهتری هم از کارتان می‌گیرید. چرایی می‌تواند همان هدف ما باشد.

سرصبح اگر به خیابان نگاه کنید مردمی را می‌بینید که باعجله به سمت محل کارشان میروند. اگر از آنها بپرسید هدف شما از اینکه سرکار میرید چیست، بیشترشان جواب میدهند برای کسب درآمد، برای اینکه اموراتم بچرخد یا خرج زندگیم را بدست بیاورم. دروغ هم نمیگویند. ولی چرا بعضی‌ها پول بیشتری به‌دست میاورند؟ چرا یه تعداد معدود، از کاری که انجام میدهند خوشحال‌تر هستند و زندگی شادتری دارند؟ دلیلش این است که برای کاری که انجام میدهند، چرایی دارند و هدفمند کار می‌کنند.

هدف باید “کمبود” داشته باشد. «ک» کوتاه‌مدت، «م» میان‌مدت، «ب» بلندمدت، «و» واضح و «د» دور از دسترستان باشد.

وقتیکه از این افراد می‌پرسید چرا سرکار میروی، جواب‌های متفاوتی دریافت می‌کنید. میگویند امروز دارم میرم سرکار که فلان کار را انجام بدم و چه اشتیاقی هم برای انجام دادن ان کار دارند. افراد موفق معمولاً اصول روزانه و هفتگی برای مدیریت زمان دارند که در ادامه بیشتر توضیح میدیم.

9) بهره برداری از مغز

بهترین کارایی مغز و بدن ما سرصبح است. «سحرخیز باش تا کام روا شوی».

نکته اینجاست که مغز احساسی ما همین‌جوری بیکار ننشسته که ما با یک هدف، از خواب سر صبحمون بزنیم و بیدار شویم.

مغز انسان از سه قسمت تشکیل‌شده

1. مغز منطقی: که حساب‌ و کتاب‌ها و تصمیمات هوشمندانه را می‌گیرد.
2. مغز احساسی: همان‌طور که از اسمش پیداست کارهای احساسی و لذت بردن به عهده‌اش هست و تصمیماتی که همراه با احساس است را می‌گیرد.
3. مغز ابتدایی: که کارش زنده نگه‌داشتن ماست.

مغز منطقی ما در اینجا تصمیم گرفته که زود از خواب بیدار شود تا ما به کارها و اهدافمان برسیم. اما مغز احساسی ما میگوید بخواب و لذت ببر و این دو با همدیگه سر جنگ دارند. اگر مغز منطقی برنده شود، طولی نمی‌کشد که شما مجدد برمی‌گردید به حالت قبل و نمی‌توانید به‌راحتی از خواب بیدار شوید.

حالا باید کاری کرد که مغز احساسی هم لذت ببرد. بهتره ببینیم از چه چیزی لذت می‌برید. اگر یک فنجان قهوه دوست دارید به مغز احساسی‌تان قول بدهید اگر ۶ صبح بیدار شود، بهش یه فنجان قهوه جایزه میدید و بعد از گرفتن جایزه میبینید که هر روز ساعت ۶ بیدار هستید.

پس نتیجه می‌گیریم که:

مغز منطقی با مغز احساسی‌ رو با همدیگر آشتی بدید، اما فراموش نکنید که برای مدیریت‌زمان ابتدا نیاز به یک هدف جامع دارید که عاشقش باشید و جلوتر که میروید مغز احساسی‌تان هم از انجام هدفتان لذت میبرد و حالا اگر صبح زود بیدار نشید اذیت خواهید شد. با خرید این وقت‌ها برای خودتان میتوانید از زمان جلوتر باشید. و زمانیکه وقت اضافه میاورید، میتوانید به گذراندن در کنار خانواده و مواردی که برایتان لذت‌بخش است بگذرانید.

اگر زندگی‌نامه آدم‌های موفق را مطالعه کنید، می‌بینید که همه‌ شان صبح زود از خواب بیدار میشوند و برنامه‌ریزی روزانه دارند.

10) روزی چند دقیقه زودتر بیدار شدن

برای زود بیدار شدن بهتره روزی چند دقیقه زودتر بیدار شوید تا بدنتان با این تغییر هماهنگ شود. هر کاری را اگر کوچک کنید به ‌راحتی میتوانیم انجامش دهید.

مهارت و اصول مدیریت زمان به روش برایان تریسی

برایان تریسی، برای مهارت مدیریت زمان ، روش ABCDE را پیشنهاد می‌کند.

تکنیک های مدیریت زمان به روش برایان تریسی به این صورت است که در دفتر برنامه‌ریزی روزانه باید به کارها اولویت دهید که ابتدا به کارهای مهم‌تر برسید که اینجا کارهای مهم‌ترو با A علامت‌گذاری می‌کنیم.

• A برای کارهایی که خیلی مهم و اورژانسی هستند و انجام ندادنش پیامد منفی دارد. مثل قرار ملاقات، دستوراتی که مدیر میدهد.
• B برای کارهای مهمی که فوریتی ندارند و می‌توانید عقب بندازید. مانند سمینارها، ارائه گزارش و ورزش کردن.
• C کارهایی که انجام دادن و ندادنش پیامدی ندارد و انجامش معمولاً مفرحه، مثل صحبت با همکاران، چک کردن پیام‌های شخصی.
• D کارهایی که می‌توانید به دیگران بسپارید که برایتان انجام دهید.
• E برنامه‌ای که باید از بین ببریدش. این را در دفترتان می‌نویسید و علامت می‌زنید که دیگه انجامش ندهید و خوبی نوشتنش این است که دیگر مغز شما درگیر انجام دادنش نیست و از شما انرژی نمی‌گیرد.

کلام اخر در رابطه با مهارت و اصول مدیریت زمان

بنابراین میتوانید با استفاده از اصول و تکنیک های گفته شده مخصوصا ماتریس آیزنهاور به یک مهارت مدیریت زمان و برنامه ریزی درست در زندگی شخصی و کاریتان برسید و نه تنها دیگه با کمبود وقت مواجه نمی شوید بلکه میتوانید وقت بخرید و ازش جلو برنبد.

برای دریافت اطلاعات بیشتر خصوص دریافت مشاوره به صفحه مشاوره کسب و کار مدیرنو مراجعه فرمایید. 

با ما در ارتباط باشید.

منابع: skillsyouneed و هیئت تحریریه مدیرنو