حتماً برای شما هم پیش آمده که با تمام مشغلهای که دارید و کارهای زیادی که انجام دادهاید، در پایان شب احساس میکنید که انگار هنوز هیچ کاری نکردید! دلیل این اتفاق این است که کنترل درستی بر روی وقت و زمان خود ندارید.
در این صفحه از مدیرنو به چگونگی بهبود مهارت مدیریت زمان پرداخته و بهترین تکنیکهای مدیریت زمان را نیز به شما آموزش میدهیم پس با ما همراه باشید.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان، توانایی استفاده موثر و کارآمد از وقت است. به هنر داشتن وقت برای انجام هر کاری که نیاز دارید آن هم بدون احساس استرس، مدیریت زمان گفته میشود. تعریف آن ساده به نظر میرسد اما در عمل بسیار سخت است!
هنگامی که شما به جای سخت کار کردن، هوشمندانه تر کار می کنید، در مدت زمان کوتاهتری با تلاش کمتر به نتیجه مطلوبتری میرسید. هوشمندانه کار کردن به افراد قدرت انجام کارهای بیشتری را داده و این امکان را فراهم میکند که در مدت زمان کمتری به هدفهای خود برسند.
تکنیکهای مدیریت زمان
مدیریت زمان تنها به معنای انجام کارهای بیشتر در مدت کوتاهتر نیست؛ بلکه به برنامهریزی هوشمندانه برای انجام مهمترین فعالیتها در زمان مناسب اشاره دارد. در ادامه با چند روش کاربردی برای مدیریت مؤثر زمان آشنا میشویم:
مدیریت زمان با استفاده از ماتریس اولویت آیزنهاور
استفاده از ماتریس اولویت آیزنهاور میتواند در مدیریت زمان به شما کمک کند تا وظایف خود را در دسته های مناسب سازماندهی کنید. برای استفاده از ماتریس آیزنهاور، لازم است وظایف خود را به صورت روزانه مرور کنید. هر روز از خود بپرسید:
- کدام یک از وظایف من باید ظرف 48 ساعت آینده انجام شود؟ این وظایف را در دستهی “فوری” قرار دهید.
- از میان کارهای فوری، کدام یک مهمتر هستند؟ این سوال کمک میکند که وظایف خود را به ترتیب اهمیت فهرست کنید.
- از بین کارهای غیر فوری، کدام یک مهمتر هستند؟ این وظایف نیز در دستهی جداگانه قرار میگیرند.
اکنون با پیروی از ماتریس آیزنهاور، از پاسخ به این سؤالات استفاده کنید تا وظایف خود را به کادرهای مناسبی اختصاص دهید:
نکات مهم در استفاده از تکنیک آیزنهاور برای مدیریت زمان:
- هر دسته نباید بیش از هفت یا هشت وظیفه داشته باشد.
- حتماً با کادر «اکنون انجام دهید» شروع کنید.
- مهمتر از همه، چیزهای فوری یا مهم را فقط به این دلیل که ناخوشایند هستند به تعویق نیندازید!
- در مرحله بعد، به وظایف کمتر فوری اما همچنان مهم نگاه کنید. تصمیم بگیرید که قرار است با آنها چه کنید، سپس زمانی را برای انجام آنها در نظر بگیرید یا به شخص دیگری واگذار کنید.
- در صورت امکان وظایف فوری اما آسانتر یا کمتر مهم را به دیگران محول کنید.
- حالا کارهای غیر فوری و غیر مهم را حذف کنید.
- حالا شروع کنید به انجام دادن کارها!
مارک تواین: اگر وظیفه شما خوردن قورباغه(انجام سختترین وظایف) است، بهتر است این کار را اول صبح انجام دهید. و اگر وظیفه شما خوردن دو قورباغه است، بهتر است اول بزرگترین قورباغه را بخورید.
تکنیک مدیریت زمان به روش برایان تریسی
برایان تریسی، روش ABCDE را برای مدیریت زمان پیشنهاد میکند. تکنیک مدیریت زمان به روش برایان تریسی به این صورت است که در دفتر برنامهریزی روزانه باید به کارها اولویت دهید که ابتدا به کارهای مهمتر برسید که در اینجا کارهای مهمتر با A علامتگذاری شده است:
- A برای کارهایی که خیلی مهم و اورژانسی هستند و انجام ندادنش پیامد منفی دارد. مثل قرار ملاقات، دستوراتی که مدیر میدهد و… .
- B برای کارهای مهمی که فوریتی ندارند و میتوانید عقب بندازید. مانند سمینارها، ارائه گزارش، ورزش کردن و… .
- C کارهایی که انجام دادن و ندادنش پیامد خاصی ندارد و انجامش معمولاً مفرح است مثل صحبت با همکاران، چک کردن پیامهای شخصی و… .
- D کارهایی که میتوانید به دیگران بسپارید که برایتان انجام دهند.
- E برنامهای که باید آن را از بین ببرید! اینها را در دفترتان مینویسید و علامت میزنید که دیگر انجامش ندهید. خوبی نوشتنش این است که دیگر مغز شما درگیر انجام دادنش نیست و از شما انرژی نمیگیرد.
تکنیکهای بیشتر مدیریت زمان
اصول و تکنیک های مدیریت زمان چیزی فراتر از اولویت بندی است و به معنی توانایی انجام مولدتر کارهاست. راههای دیگری نیز وجود دارد که میتوانید کارایی و بهرهوری خود را افزایش دهید:
1) منظم و آراسته باشید
برای برخی از ما، بهم ریختگی میتواند هم موجب حواس پرتی شود و هم افسرده کننده باشد. مرتب کردن وسایلتان میتواند عزت نفس و انگیزه شما را بهبود بخشد. همچنین اگر فضای کاری شما مرتب باشد راحت تر همه چیز را پیدا خواهید کرد. پس این تکنیک ساده را در مهارت مدیریت زمان دست کم نگیرید.
2) از فهرست کارها استفاده کنید
چه الکترونیکی و چه کاغذی، فهرستها راه خوبی برای به خاطر سپردن کارهایی هستند که باید انجام دهید و در یک نگاه آنچه را که فراموش کردهاید مشاهده کنید. مهمترین موارد را بولد کنید و به یاد داشته باشید که وقتی همه چیز کامل شد و یا دیگر نیازی به انجام آنها نیست، از فهرست خود حذف کنید.
3) لحظه طلایی خود را انتخاب کنید
همه ما اوقاتی از روز را بهتر کار می کنیم. بهتر است کارهای دشوار را برای آن مواقع برنامه ریزی کنید. البته لازم است کارهایی که باید در تایم خاصی انجام شوند مثل جلسات یا رفتن به اداره پست یا بانک و… را مشخص کنید. توصیه میکنیم که فهرستی از کارهای کوچک مهم اما غیر فوری داشته باشید که میتوان در ده دقیقه بین جلسات انجام داد.
4) از خودتان بپرسید چرا انجامش نمیدهید!
اگر متوجه شدید که برای انجام دادن کاری بهانه میآورید، از خود بپرسید چرا؟ آیا اصلاً باید کار مورد نظر را انجام دهید یا هنوز شک دارید؟ در صورتیکه چنین است، اگر در محل کار هستید در مورد آن با همکاران یا مدیرتان، و اگر مربوط به فضای شخصی شماست، با خانواده یا دوستانتان صحبت کنید و ببینید آیا جایگزینی برای آن وجود دارد؟
5) سعی نکنید چند کار را همزمان انجام دهید
به طور کلی، مردم در انجام چند کار خیلی خوب نیستند، زیرا تمرکز مجدد مغز ما وقت میبرد. خیلی بهتر است یک کار را قبل از شروع به کار دیگر تمام کنید. اگر مجبورید کارهای مختلف زیادی انجام دهید، سعی کنید آنها را با هم گروهبندی کرده و کارهای مشابه را پشت سر هم انجام دهید.
6) آرام باشید
احساس غرق شدن در وظایف میتواند بسیار استرس زا باشد. به یاد داشته باشید که اگر نتوانید به آخرین وظیفه امروز خود برسید، احتمالاً دنیا به پایان نخواهد رسید، به خصوص اگر به طور معقولی اولویت بندی کرده باشید. رفتن به خانه و موکول کردن کارتان به فردا گزینه بسیار بهتری نسبت به انجام یک ضرب الاجل خودخواسته یا خارجی که حتی ممکن است آنقدرها هم مهم نباشد خواهد بود. لحظهای مکث کنید و زندگی و اولویتهای خود را در چشم انداز بلندمدت بررسی کنید. ممکن است متوجه شوید که دیدگاهتان کاملاً تغییر کرده!
7) صبح زود بیدار شدن
راه حل صبح زود بیدار شدن هم کار پیچیدهای نیست، شبها زودتر بخوابید. بدن ما بین 6 تا 8 ساعت خواب نیاز دارد. وقتی که این میزان خوابیده باشید انرژی بهتری برای انجام دادن کارهای روزانه دارید. پس بهترین راه برای زود بیدار شدن، زود خوابیدن است.
برای خیلیها خواب سرصبح یکی از بهترین لذتهاست و حاضر نیستند با چیزی عوضش کنند. به این افراد پیشنهاد میکنیم درد را تبدیل به لذت کنند. فرض کنید به شما گفتند فردا ساعت چهار صبح برویم شمال و خرجتان هم با آنهاست! بیشتر افراد رأس ساعت ۴ با ساکشان آماده رفتن هستند و هیچ بهانهای هم ندارند!
8) همیشه برای انجام هر کاری باید چرایی داشته باشید
نیچه فیلسوف، شاعر، منتقد فرهنگی و آهنگساز آلمانی میگوید: آن کسیکه «چرایی» برای زیستن دارد، با هر «چگونهای» خواهد ساخت.
با داشتن چرایی برای هرکاری، به راحتی کارهای بیاهمیت را کنار میگذارید.
9) داشتن هدف
برای کارهایی که انجام میدهید هدف داشته باشید. وقتی هدفمند به سرکار بروید نتیجه بهتری هم از کارتان میگیرید. چرایی میتواند همان هدف ما باشد.
سرصبح اگر به خیابان نگاه کنید مردمی را میبینید که با عجله به سمت محل کارشان میروند. اگر از آنها بپرسید هدف شما از اینکه سرکار میروید چیست، بیشترشان جواب میدهند برای کسب درآمد، برای اینکه اموراتم بچرخد یا خرج زندگیم را بدست بیاورم؛ دروغ هم نمیگویند.
ولی چرا بعضیها پول بیشتری بهدست میآورند؟ چرا تعداد معدودی، از کاری که انجام میدهند خوشحالتر هستند و زندگی شادتری دارند؟ دلیلش این است که برای کاری که انجام میدهند، چرایی دارند و هدفمند کار میکنند.
به یاد داشته باشید که هدف باید “کمبود” داشته باشد! «ک» کوتاهمدت، «م» میانمدت، «ب» بلندمدت، «و» واضح و «د» دور از دسترس فعلیتان.
پیشنهاد مطالعه: چگونه به طور هوشمندانه هدف گذاری کنیم
چرا به مدیریت زمان نیاز داریم؟
- استرس کمتر
- تعادل کار و زندگی بهتر
- آزادی زمان بیشتر
- تمرکز و دقت بالاتر
- سطوح بالاتر بهره وری
- تعلل کمتر
- ساده تر و راحت تر شدن همه چیز
- حواس پرتی کمتر
- افزایش انرژی
- زمان بیشتر برای فکر کردن
چرا گاهی مدیریت زمان جواب نمیدهد؟
مدیریت زمان میتواند چالشبرانگیز باشد و دلایل زیادی وجود دارد که گاهی اوقات به نظر برسد که نتیجه نمیدهد. در ادامه چند دلیل متداول آورده شده است:
- عدم تعیین هدفهای واضح: اگر هدفها مشخص نباشند، ممکن است نتوانید به درستی زمان خود را برنامهریزی کنید. هدفهای مبهم یا غیر واقعی میتوانند منجر به برنامهریزی نامناسب و در نتیجه عدم موفقیت در مدیریت زمان شوند.
- عدم اولویتبندی: اگر نتوانید وظایف خود را بر اساس اهمیت و فوریت اولویتبندی کنید، ممکن است وقت زیادی را صرف کارهای کماهمیت کنید و کارهای اصلی ناتمام بمانند.
- برنامهریزی بیش از حد: بعضی اوقات برنامهریزی بیشازحد برای کارها و وظایف میتواند منجر به احساس فشار و استرس شود و شما را از رسیدن به اهداف اصلی بازدارد.
- عدم انضباط فردی: حتی بهترین برنامهها نیاز به انضباط فردی دارند. اگر نتوانید به برنامهریزیهای خود پایبند باشید، نمیتوانید به نتایج مطلوب دست یابید.
- پرهیز از وظایف سخت: ممکن است به وظایف دشوار و مهم تمایل نداشته باشید و وقت خود را به کارهای راحتتر و کماهمیتتر اختصاص دهید.
- عدم پیشبینی وقفهها: در طول روز، وقفهها و وقایع غیرمنتظره ممکن است رخ دهند. اگر برای این وقفهها برنامه نداشته باشید، ممکن است نتوانید به درستی زمان خود را مدیریت کنید.
- عدم استفاده از ابزارهای مناسب: ابزارهای مدیریت زمان مانند تقویمها، فهرست کارها و برنامههای زمانبندی میتوانند به شما کمک کنند.
برای حل این مشکلات، بهتر است به تحلیل دقیق روشهای مدیریت زمان خود بپردازید و تلاش کنید تا تغییرات لازم را انجام دهید.
سخن پایانی
با استفاده از اصول و تکنیک های مدیریت زمان گفته شده در این مقاله، مخصوصا تکنیک ماتریس آیزنهاور، میتوانید به یک مهارت مدیریت زمان و برنامهریزی درست در زندگی شخصی و کاریتان برسید و نه تنها دیگه با کمبود وقت مواجه نمیشوید بلکه میتوانید وقت بخرید و از زمان جلو بزنید.
به یاد داشته باشید که شما و سلامتیتان همواره اولویت دارد. تنها به این دلیل که کارهای زیادی برای انجام دادن دارید، نباید از انجام برخی ورزشها مانند پیادهروی 10 دقیقهای یا وقت گذاشتن برای تهیه غذای سالم بگذرید. شما نباید سلامت جسمی یا روانی خود را به نفع فعالیتهای فوریتر نادیده بگیرید.
