در این پادکست و مقاله از مدیرنو به 6 مرحله تفویض اختیار به کارکنان در مدیریت سازمان برای توانمندسازی و انجام کارهای بیشتر می‌پردازیم. برای اینکه یک رهبر مؤثر باشید، مهم است که هنر تفویض اختیار به کارکنان در سازمان خود را یاد بگیرید. “اگر می‌خواهید چند کار کوچک را به‌درستی انجام دهید، خودتان آنها را انجام دهید. اگر می‌خواهید کارهای بزرگ انجام دهید و تأثیر زیادی بگذارید، تفویض‌اختیار را یاد بگیرید.” جان سی ماکسول
منظور از تفویض اختیار چیست؟
تفویض اختیار به کارکنان در مدیریت سازمان به تقسیم کار و مسئولیت تصمیم گیری به فردی اشاره دارد که به یک رهبر یا مدیر گزارش می‌دهد.
این کار یک فرآیند سازمانی برای مدیر است که کار خود را بین همه افرادش تقسیم می‌کند. تفویض اختیار شامل مسئولیت دادن به کارکنان برای انجام وظایفی است که به آنها در سازمان داده شده به روشی که صلاح می‌دانند، است.
در کنار مسئولیت، میزان اختیارات مربوطه را نیز به اشتراک می‌گذارند. این تضمین می‌کند که وظایف می‌توانند به‌طور مؤثر انجام شوند و فرد احساس می‌کند واقعاً برای تکمیل آنها مسئول است.
در بهترین حالت، تفویض اختیار به کارکنان قدرت می‌دهد تا کاری را که برای آن مناسب هستند انجام دهند. این به آنها اجازه می‌دهد تا بیشتر روی کار سرمایه گذاری کنند و مهارت‌ها و توانایی‌های خود را توسعه دهند. تفویض اختیار به مدیریت سازمان اجازه می‌دهد تا کارهای مهم دیگری را انجام دهد که ممکن است استراتژیک تر یا سطح بالاتر باشد.
به‌عبارت‌دیگر، اختیارات تفویض‌شده چیزی بیش از تجزیه و تحلیل کار است. این واقعاً مسئولیت، مالکیت و تصمیم گیری را به اشتراک می‌گذارد.
تفویض‌اختیار همچنین با ایجاد مسئولیت پذیری بیشتر کارکنان در قبال کار و فعالیت‌های خود، می‌تواند کارایی را بهبود بخشد. تفویض اختیار در سازمان باعث می شود زمان و انرژی کمتری صرف نظارت و مدیریت خرد کارمندانی که توانمند و شایسته هستند، شود. در نتیجه تیم شما توانایی بیشتری برای دستیابی به عملکرد بالاتر می‌یابد.
تفویض اختیار در مدیریت سازمان به این معناست که به فرد دیگری اعتماد کنید تا بخش‌هایی از کار شما را انجام دهد و آنها را با موفقیت به انجام برساند.
پیشنهاد مطالعه :
سه عنصر اصلی در تفویض اختیار
سه عنصر اصلی در تفویض اختیار مدیریت وجود دارد:
1. اختیار (قدرت)
در چارچوب یک شرکت، اختیار، قدرت و حق یک فرد برای استفاده و تخصیص کارآمد از منابع خود است. این شامل توانایی تصمیم گیری و پیگیری برای دستیابی به اهداف سازمانی است. این جزء باید همیشه به خوبی تعریف شود. هر صاحب اختیار باید دامنه اختیارات خود را بداند. اساساً اختیار، حق فرمان دادن است. به این معنی که مدیریت سطح بالا همیشه بیشترین اختیار را دارد.
بین اختیار و مسئولیت رابطه همزیستی وجود دارد. بنابراین اقتدار، به ویژه اختیار در مدیریت، برای انجام موفقیت آمیز کار و تفویض اختیار در سازمان، باید همواره با همان میزان مسئولیت همراه باشد.
2. مسئولیت پذیری
این به ویژگی‌ها و محدوده فرد برای تکمیل وظیفه محول شده اشاره دارد.
مسئولیت بدون اختیار کافی می‌تواند منجر به موارد زیر شود:
- نارضایتی
- درگیری‌های بین فردی
- ناامیدی برای فرد
درحالی‌که اقتدار از بالا به پایین جریان دارد، مسئولیت از پایین به بالا جریان دارد. مدیریت میانی و مدیریت سطح پایین مسئولیت بیشتری بر عهده دارند.
3. پاسخگویی
برخلاف اختیار و مسئولیت، پاسخگویی قابل تفویض نیست. بلکه در خود اعطای مسئولیت ذاتی است. هرکسی که برای انجام وظیفه‌ای تصمیم می‌گیرد و در یک شرکت کار می‌کند، در قبال نتیجه تلاش‌های خود مسئول می‌شود. پاسخگویی به‌طور خلاصه به معنای پاسخگو بودن برای نتیجه نهایی است. پاسخگویی ناشی از مسئولیت است.
اقتدار رو به پایین جریان دارد، درحالی‌که پاسخگویی به سمت بالا جریان دارد. جریان نزولی اختیار و جریان رو به بالا پاسخگویی باید در هر موقعیت از سلسله مراتب مدیریت یکسان باشد.
برای مثال اگر شخص “الف” وظیفه‌ای را به شخص “ب” محول کند؛ و به او قدرت و اختیارات لازم برای محقق کردن این هدف را بدهد. در خصوص اینکه شخص “ب” به هدف می‌رسد یا خیر مسئول است، اما این شخص “ب” است که تمام مسئولیت رسیدن به هدف را به دوش می‌کشد.
اهمیت تفویض اختیار به کارکنان
نشان داده‌شده که تفویض اختیار به کارکنان کارایی کار را بهبود می‌بخشد و به نحوی مفید است که در ابتدا مشخص نیست. مطالعه‌ای توسط “هاروارد بیزینس ری ویو” نشان داد که تفویض اختیار در سازمان می‌تواند درآمد و کارایی کلی آن را افزایش دهد. نه تنها تفویض‌اختیار آنها را توانمند می‌کند، بلکه به بهینه سازی عملکرد گروه نیز کمک می‌کند.
تفویض‌اختیار تیم شما را توانمند می‌کند، اعتماد ایجاد می‌کند و انگیزه می‌دهد.
البته، واگذاری وظایف نیز می‌تواند حجم کار شما را کم کند. اما به گفته دکتر اسکات ویلیامز، تفویض‌اختیار بسیار بیشتر از اینست که چیزها را از بشقاب خود حذف نمایید.
به‌عنوان‌مثال، افرادی که برای شما کار می‌کنند، می‌توانند مهارت‌های جدیدی را توسعه دهند و دانش کسب کنند. آنها را برای مسئولیت بیشتر در آینده آماده می‌کند.
نحوه تفویض مسئولیت
راه‌های مختلفی وجود دارد که می‌توانید بسته به نیاز محل کار خود مسئولیت‌ها را به کارمندان منتقل کنید. می‌توانید از انواع تفویض اختیار زیر برای واگذاری وظایف به اعضای مختلف تیم در محل کار استفاده نمایید:
انواع تفویض اختیار در سازمان
بخش‌ها
شما می‌توانید نظارت یک بخش خاص را به کارمند دیگری محول کنید. به‌عنوان‌مثال، اگر شما یک مدیر عامل هستید، می‌توانید اختیارات کل بخش بازاریابی را به مدیر بازاریابی واگذارکنید.
پروژه‌ها
شما می‌توانید یک کارمند یا گروهی از کارمندان را برای تکمیل یک پروژه خاص از ابتدا تا انتها تعیین کنید.
به‌عنوان‌مثال، مدیر بازاریابی می‌تواند یک کمپین تبلیغاتی را به مدیر پروژه یا سرپرست پروژه اختصاص دهد. سپس مدیر پروژه تیمی از نویسندگان و طراحان را برای همکاری در پروژه گرد هم می‌آورد. هر یک از این همکاران وظایف محول شده خاصی را انجام می‌دهند.
مدیر بازاریابی اختیارات را به سرپرست پروژه تفویض کرده. اگر همه آنها ماهر باشند و با هدف و نتایج مورد نظر آشنا باشند، سرپرست پروژه ممکن است بیشتر به تیم واگذار شود. اگر همکاران غالباً کارمندان آزاد یا کارمندان جوان‌تر باشند، رهبر پروژه ممکن است وظایف را محول کند اما اختیارات خود را حفظ کند و در نظارت بر وظایف مختلف بیشتر درگیر باشد.
تصمیم گیری
می‌توانید به یکی از کارمندان خود قدرت تصمیم گیری‌های خاصی بدهید تا بتوانید روی کارهای دیگر تمرکزکنید. به‌عنوان‌مثال، به‌عنوان یک مدیر بازاریابی، می‌توانید اختیاراتی را به دستیار مدیر بازاریابی تفویض کنید تا در صورت نیاز، کارمندانی را برای بخش استخدام کند.
تحلیل و بررسی
هنگامی‌که به اطلاعات بیشتری نیاز دارید، می‌توانید از کارمندان بخواهید تا تحقیقات دقیقی را در مورد موضوع انجام دهند. اگر مدیر پروژه بازاریابی هستید، می‌توانید از یکی از اعضای تیم تقاضا بخواهید که در مورد آمار جمعیتی برای مخاطبان کمپین تبلیغاتی خود تحقیق کند.
فرآیندهای اداری
همچنین می‌توانید وظایف اداری مانند ورود داده‌ها را به سایر کارمندان محول کنید. به‌عنوان‌مثال، به‌عنوان مدیر بازاریابی، می‌توانید نظارت بر رسانه‌های اجتماعی را به یک دستیار بازاریابی اختصاص دهید.
6 گام برای تفویض اختیار در سازمان
بیایید نگاهی به شش مرحله‌ای بیندازیم که می‌توانید از آنها برای تفویض اختیار مؤثر در سازمان استفاده نمایید.
1. برنامه ریزی و آماده کنید
قبل از شروع فرآیند رسمی تفویض اختیار توسط مدیریت به کارکنان ، زمانی را به فکر کردن در مورد کار اختصاص دهید و تصمیم بگیرید که چه چیزی را به چه کسی تفویض می‌کنید. نتیجه‌ای که می‌خواهید چیست. علاوه بر این، هدف و هدفی را برای عملکردهای تفویض‌شده مشخص کنید. هدف شما تعیین کننده رویکرد شما خواهد بود.
2. در مورد وظیفه‌ای که باید تفویض شود بحث کنید
کارمند را در یک گفتگوی خاص در مورد وظیفه‌ای که می‌خواهید محول کنید، درگیرکنید. سپس مطمئن شوید که هر دوی شما در مورد کار و نتیجه‌ای که می‌خواهید موافق هستید. این مرحله برای تعیین انتظارات و بیان کیفیت کاری که باید تکمیل شود مفید است. همچنین بیان اینکه چرا وظیفه را به آن شخص محول می‌کنید مفید است.
3. مهلت تکمیل را مشخص کنید
مطمئن شوید ضرب‌الاجل شما واقع‌بینانه و قابل دستیابی است.
این امر به‌ویژه هنگام تفویض یک هدف کششی یا کاری که فرد قبلاً انجام نداده، مهم است. اگر فکر می‌کنید کارمند ممکن است به زمان بازبینی نیاز داشته باشد، آن را از قبل بسازید. این تضمین می‌کند که در مهلت مقرر به نتیجه‌ای متفاوت از آنچه می‌خواستید نخواهید رسید. هنگام تعیین ضرب‌الاجل، در نظر بگیرید که وظیفه واگذار شده با مسئولیت‌های شغلی موجود در آن فرد مطابقت دارد.
4. سطح اختیارات را مشخص کنید
برای تفویض اختیار در سازمان، سطح اختیاری را که می‌خواهید فرد داشته باشد به‌وضوح مشخص کنید. سطوح مختلف اختیار شامل موارد زیر است:
توصیه:
- اگر خطر مرتبط با کار زیاد است یا فرد تجربه کمی دارد، ممکن است از فرد توصیه‌ای در مورد یک اقدام بخواهید. اما شما تصمیم نهایی را می‌گیرید.
- اطلاع رسانی و شروع کنید. اگر خطر مرتبط با کار متوسط باشد و فرد تجربه‌ای داشته باشد، قبل از اقدام به شما اطلاع خواهد داد.
- عمل کنید. اگر خطر مرتبط با کار کم باشد یا تجربه کافی داشته باشد، شخص اختیار کامل دارد که به‌تنهایی اقدام کند.
5. ایجاد پست‌های بازرسی یا گزارش‌های پیشرفت
برای ارائه پشتیبانی و پیگیری، در همان ابتدا، نقاط بازرسی منظمی را تعیین کنید. می‌توانید از چک پوینت‌ها برای بررسی کار و ارائه بازخورد یا حتی تشویق و مربیگری استفاده کنید.
6. یک بررسی نهایی انجام دهید
گزارش نهایی شامل یک بحث دو طرفه در مورد چگونگی انجام وظیفه است.
تفویض مسئولیت موفقیت بیشتری به همراه دارد
امیدواریم این مقاله به شما درک بهتری از نقشی که تفویض اختیار به کارکنان می‌تواند در موفقیت مدیریت کسب و کار شما ایفا کند، داده باشد. گاهی اوقات رها کردن بهترین کاریست که می‌توانید انجام دهید. تفویض اختیار می‌تواند برای تیم و سازمان شما به‌عنوان یک کل مفید باشد.
اگر فکر می‌کنید کارمندان شما دانش لازم برای در اختیار گرفتن مسئولیت های بیشتر و تعیین شده را ندارند به صفحه آموزش درون سازمانی مدیرنو مراجعه نمایید.
منابع: betterup ، هیئت تحریریه مدیرنو