مراحل و اصول تفویض اختیار در مدیریت چیست؟

در این مقاله از مدیرنو؛ به مراحل و اصول تفویض اختیار در مدیریت می‌پردازیم. در ادامه به پنج گام تاثیر گذار در مراحل تفویض اختیار در مدیریت خواهیم پرداخت. گاهی اوقات ما به‌عنوان رهبر در شرایطی قرار می‌گیریم که مجبور به تکرار حرف‌ها و گفته‌هایمان می‌شویم. آیا بهتر نیست تیمی داشته باشیم که بتواند کارها و پروژه‌ها را دریافت کرده و آنها را کامل کند؟ اگر اصول تفویض اختیار برای کارمندان به‌طور صحیح رعایت شود و شرح شغل‌های مشخصی به افراد اختصاص داده شود، زمان زیادی در سازمان صرفه‌جویی شده و نیازی نیست هر روز وظایف و مسئولیت‌ها گوشزد شوند.

تفویض‌اختیار می‌تواند مؤثر و یا در بعضی مواقع مشکل‌ساز باشد. نتایجی که پس از تفویض‌اختیار صحیح حاصل می‌شود، انرژی بیشتر در بین کارمندان، بهره وری بالاتر سازمان و دردسر کمتر برای شما خواهد بود.

تفویض اختیار چیست؟

تفویض اختیار را می‌توان به عنوان فرآیند انتقال یا ارائه اختیارات تصمیم‌گیری توسط یک مدیر به شخص دیگری برای تکمیل یک کار یا عملکرد خاص تعریف کرد. برای یک رهبر، واگذاری یک شغل صرفاً به معنای واگذاری مسئولیت‌های خود به دیگران نیست. در عوض، این فرآیندی است برای شناخت پتانسیل کارکنان و سپس تفویض مسئولیت‌ها به آنها.

مدیران گاهی اوقات از واگذاری وظایف خودداری می‌کنند تا خود را برای تیم ضروری جلوه دهند یا از ترس زیردستانی که ممکن است از آنها پیشی گرفته و در آینده جایگزین آنها شوند، از تفویض اختیار اجتناب می‌کنند.

چرا مسئولیت را تفویض می‌کنیم؟

تفویض مسئولیت و اختیار به همکاران یکی از مهم‌ترین و مؤثرترین مهارت‌های مدیریتی است که می‌توانید داشته باشید. علاوه بر اعتماد به فرد، باید به آنها اختیار دهید تا در حد توان خود این کار را انجام دهند، و اغلب آنها را از منطقه امن بیرون بکشید تا توانایی و ارزش خود را بهبود ببخشند. از این گذشته، تفویض‌اختیار یک ابزار مدیریتی عالی برای گرفتن بهترین نتیجه از خودتان و تیم‌تان است. پس برای تفویض اختیار این مراحل ساده را دنبال کنید تا از تاثیر مثبت تفویض اختیار در کسب و کار خود بهره‌مند شوید.

انواع تفویض اختیار

چهار نوع تفویض اختیار وجود دارد:

• تفویض عمومی یا اختصاصی
• از بالا به پایین یا از پایین به بالا
• نمایندگی رسمی یا غیر رسمی
• تفویض جانبی

تفویض عمومی یا اختصاصی

تفویض اختیار عمومی: زیردستان معمولاً وظایف مدیریتی عمومی مانند برنامه ریزی، هماهنگی، هدایت و غیره را انجام می‌دهند. دستیاران این وظایف را با اختیار لازم برای رسیدن به اهداف انجام می‌دهند.

رئیس اجرایی کنترل کلی دارد و هر از چند گاهی کارمندان را هدایت می‌کند. به عنوان مثال، مدیر میانی اغلب وظایف مختلفی مانند برنامه‌ریزی، واگذاری کار و اجرا را انجام می دهد.

تفویض اختیار اختصاصی یا خاص: در تفویض اختیاری خاص، زیردستان خود وظایفشان را مشخص کرده و مسئولیت‌ها، نقش‌ها و اختیارات لازم را که به آنها تفویض شده است، درک می‌کنند.

تفویض اختیار از بالا به پایین یا از پایین به بالا

از بالا به پایین: از بالا به پایین فرآیندی است که در آن مدیر وظایفی را به کارمند خود محول می‌کند تا بار کاری خود را کاهش داده و کارایی را افزایش دهد.

از پایین به بالا: در تفویض اختیار از پایین به بالا، سازمانها به ارزش گروه‌های غیررسمی اذعان دارند. اتحاد بین اعضا به قدری قوی است که در انتخاب بین اطاعت از همکاران یا مدیر خود، احتمال زیادی وجود دارد که همکاران را انتخاب کنند.

در این سناریوها، مدیران هنگام واگذاری وظایف به زیردستان محتاط هستند.

تفویض اختیار رسمی یا غیر رسمی

رسمی: تفویض‌های رسمی بخشی از ساختار یک سازمان هستند. وظایف محول شده به شخص ثابت است و مدیر اختیارات لازم را به زیردستان می‌دهد. هر کارمندی به طور خودکار اختیارات را برای نقش‌های خود تفویض کرده است.

غیررسمی: تفویض‌های غیررسمی به شرایط بستگی دارد و هیچ ارتباطی با تفویض رسمی تعیین شده ندارند. یک فرد ممکن است یک کار را انجام دهد نه به این دلیل که کسی آن را به او محول می‌کند، بلکه به این دلیل که باید کار خود را انجام دهد. به عنوان مثال، ممکن است شخصی در تعطیلات آخر هفته به دلیل مهلتی که در پیش است یا هر شرایط احتمالی دیگری کار کند.

تفویض اختیار جانبی

هنگامی که یک وظیفه توسط مدیر به کارمند محول می‌شود، ممکن است کارمند برای تکمیل کار به کمک دیگران نیاز داشته باشد. از طرفی ممکن است واگذاری رسمی  وقت‌گیر یا ناکارآمد باشد. کارمند به صورت غیررسمی به دیگران نزدیک می‌شود تا از آنها کمک گرفته تا در زمانی که تفویض رسمی می‌برد، صرفه‌جویی کند.

برای مثال، فرض کنید مدیر اجرایی بخش عملیات از یک مدیر فروش زیرمجموعه می‌خواهد که تمام ارقام مربوط به تمام عملیات انجام شده در یک ماه خاص را جمع‌آوری کند. در این صورت، مدیر زیر مجموعه باید از مدیر مالی و مدیر منابع‌انسانی کمک بگیرد. بنابراین مدیر فروش قدرت و مسئولیت را با سایر بخش‌هایی که در همان سطح کار می‌کنند به اشتراک می‌گذارد.

چهارچوب تصمیم گیری

یکی از اصول تفویض اختیار به کارمندان و پرسنل ، تعیین چهارچوب تصمیم‌گیری است. به‌عنوان مدیر باید مشخص کنیم که اعضای تیم چقدر قدرت تصمیم‌گیری دارند. چه جاهایی و در خصوص چه موضوعاتی نیاز است که با مدیریت مشورت کنند. مثلاً ممکن است شما تا 80 درصد تصمیم‌گیری‌ها در حوزه کاری هر شخص را به او واگذار کنید و تنها در 20 درصد از موارد نیاز به مشورت با شما داشته باشند.

این کار باعث پرورش حس مالکیت پروژه در کارکنان می‌شود و احتمال ایجاد اختلاف بین دستوردهنده و دستور گیرنده را کاهش می‌دهد. این اختلافات می‌تواند باعث از بین رفتن روحیه مالکیت پروژه، نوآوری، و توانمندسازی سازمان شود.

اصول تفویض اختیار

شما می‌توانید مراحل و اصول تفویض اختیار را برحسب نیازهای خود ویرایش کنید و یا بخش‌هایی را به آن اضافه نمایید.

1. تعریف و شرح شرایط موردنظر و اینکه تصمیم گیرنده کیست. آیا من توانایی تصمیم گیری را دارم یا اینکه فقط یک استراتژیست برای کمک به تصمیم گیرنده هستم؟ اگر شما تصمیم گیرنده نیستید، از فرد تصمیم گیرنده بخواهید که مراحل زیر را در نظر بگیرد.
2. نتایج و پیامدهای مطلوب و موردنظر را تعیین کنید.
3. تصمیم گیری پس از تلاش و کوشش فراوان: باید در مورد جدول زمانی انجام پروژه، تحقیقات موردنیاز، بودجه، محصولات و یا افرادی که تحت تأثیر قرار خواهند گرفت اطلاعات کافی داشته باشید. برای هرگونه تصمیم گری ساده، شما باید مروری سریع به تمام این مراحل داشته باشید.
4. تعیین کنید در صورت دستیابی به نتایج خوب، موفقیت این پروژه ازآن چه کسی ست یا اینکه چه کسی آن را پیاده‌سازی کرده؟ این افراد درواقع مسئول اجرای تصمیمات هستند. نام آنها را در فهرستی قرار داده و سعی کنید ارتباط خوبی با آن‌ها داشته باشید.
5. باید افرادی را برای نظارت بر موفقیت تصمیمات قبلی انتخاب کنید. آن‌ها را انتخاب کرده و به آن‌ها توضیح دهید که کار آن‌ها با کار کسی که در گزینه 4 به آن اشاره شد فرق دارد. آن‌ها احتمالاً یکی از تصمیم گیرها هستند که در گزینه 1 به آن اشاره شد.

مراحل تفویض اختیار چیست؟

1 – قبل از تفویض اختیار، آماده شوید

آماده‌سازی مهم است. شما باید وقت بگذارید و دقیقاً بدانید که چه عواملی را واگذار می‌کنید و چه طور از انجام آن وظیفه در حد مطلوب، مطلع شوید. علاوه بر این، صبور باشید، اولین باری که کاری را به فرد واگذار می‌کنید، زمان بر است. آنها زمان نیاز دارند تا بفهمند شما دقیقاً چه می‌خواهید و چگونه می‌خواهند به آن برسند.

 2 – اختصاص کار

رعایت اصول و ارائه تفویض اختبار صحیح و مناسب به کارکنان بسیار مهم است.

به چه کسی تفویض می‌کنید؟ آیا آنها مهارت دارند و آیا کار را کاملاً مطابق با استانداردهای شما انجام می‌دهند؟ با توجه به نقاط قوت پرسنل تفویض کنین، چه طور؟

کافی است تا حد امکان نیازهای شغل را با توانایی‌های کارمندان خود تطبیق دهید. هرچه این دو به هم نزدیک تر باشد، احتمال موفقیت‌آمیز بودن نتیجه نهایی بیشتر خواهد بود. نوع وظیفه رو سازگار با فرد در نظر بگیرین. به‌عنوان‌مثال، نوع کاری را به همان فرد اختصاص دهید، که باعث افزایش استعداد و توانایی‌های او می‌شود همچنین با این کار یک متخصص در این زمینه در تیم خود ایجاد می‌کنید.

3 – جزئیات را مشخص کنید

وظیفه‌ای را که می‌خواهید تفویض کنید را مشخص کنید و مشخص کنید چرا این کار باید انجام شود، چه زمانی باید کامل شود و نتایج مشخصی که از آن انتظار دارید، چیست. کار کارمند را به‌طور کامل و با جزئیات شرح دهید و مطمئن شوید که او همه‌چیز را به خوبی متوجه شده است.

4 -اهمیت درک و تعهد

این مرحله بسیار حیاتی‌ست که معمولاً نادیده گرفته می‌شود. شما باید از فرد بخواهید که دقیقاً توضیح دهد که چه کاری و چه زمانی انجام می‌دهد. به او بگویید: «می‌خواهم مطمئن شوم تمام حرف‌هایم را کاملاً متوجه شده‌ای پس یک بار چیزهایی را که گفتم تکرار کن».

بگذارید کارمند یک بار هرچه را شنیده، تکرار کند تا مطمئن شوید که همه‌چیز را درک کرده است. چیزهایی که جاافتاده و یا فراموش کرده را مشخص کنید و هر نکته موردنیاز دیگری را به او انتقال دهید.

5 – آموزش دهید

تفویض اختیار به کارمندان و پرسنل سلب مسئولیت نیست. همچنین انداختن همه وظایف به عهده یک کارمند دیگر هم نیست. اطمینان حاصل کنید که فرد در مرحله اول توانایی انجام‌وظیفه به‌موقع و در مرحله دوم منابع برای انجام موفقیت‌آمیز آن را دارد.

6 – پیگیری در موعدهای مقرر

هنگامی‌که در نظر داریم کار را به‌طور مؤثر تفویض کنیم، این بخش بسیار مهمی از مراحل و اصول تفویض اختیار است. وقت بزارید و موارد را با فرد بررسی کنید که روند کار چگونه است: به‌عنوان‌مثال:

• افراد رو ستایش کنین
• انتقاد سازنده کنین
• برای ایجاد انگیزه، پشتیبانی واقعی انجام بدید

این مدیریت میکروسکپی نیست، این فقط اطمینان خاطریست از اینکه افراد در مسیر درستی پیش می‌روند تا در صورت نیاز بتوانید پشتیبانی مناسبی داشته باشید.

7 – افراد را ریزگیرانه مدیریت نکنید.

هنگامی‌که کارها را تفویض کردید، فرد را آموزش دادید و برنامه‌ای برای پیگیری تنظیم کردید، وقت آنست که عقب‌نشینی کنید و به افراد اجازه دهید تا فضای کافی برای پر کشیدن داشته باشند. مدیریت دیکتاتوری فرد به هیچ رفتار خلاقانه‌ای منجر نمی‌شود و از باعث ایجاد فاجعه می‌شود.

افراد وقتی احساس کنند که شنیده می‌شوند و در ایده‌هایی موردبررسی و بحث قرار می‌گیرند، عملکرد بهتری ارائه میدن.

8 – بازخورد مؤثر را ارائه دهید

ارزیابی‌های ماهانه را به صورت فرد به فرد انجام دهید. وقت خود را صرف ارائه بازخورد مربوط به کارهای خاصی که به آنها واگذار کرده‌اید، کنید.

به‌عنوان‌مثال، می‌توانید بپرسید:

• چطور انجامش دادی؟
• آیا شما نیاز به بهبود چیزی دارید؟
• آیا پیشنهادی برای پیشرفت دارید؟

با درگیر کردن فرد در کار، آنها انگیزه و مشارکت بیشتری برای انجام کار بهتر احساس می‌کنند. از این گذشته، مدیران و رهبران انحصاراً همه ایده‌های خوب را ندارند!

9 – تشکر کنید و جشن بگیرید

همیشه به یاد داشته باشید که تشکر کرده و به مناسب‌ترین شکل جشن بگیرید. به‌طورکلی، رعایت اصول تفویض اختیار ساده نیست و ممکن است متناسب با هر شخص نیاز به اصلاح روند داشته باشد. بدانید  تاثیر مراحل تفویض اختیار به کارمندان و پرسنل هرگز صد در صد کامل نخواهد بود.

چرا تفویض اختیار کارمندان شکست می‌خورد؟

در اغلب مواقع تفویض‌اختیار کارمندان به دلیل رعایت نکردن موارد بالا، با شکست مواجه می‌شود. برای دانستن اینکه چرا تفویض‌اختیار کارمندان شما نتیجه نمی‌دهند. دو سؤال زیر را در نظر بگیرید. در مورد پاسخ آنها به خوبی فکر کنید.

• آیا ما می‌خواهیم قابلیت‌های افرادمان را افزایش دهیم تا آنها بتوانند پروژه‌های بیشتری را انجام دهند؟
• آیا ما باید امنیت و تعلق بیشتری در سازمان خود ایجاد کنیم، تا افراد حس مالکیت بیشتری به پروژه‌هایشان داشته باشند؟

توجه کنید که طبق آمار، تاثیر تفویض اختیار صحیح منجر به 5 تا 10 ساعت زمان مازاد در هفته خواهد شد. پس هر مدیری باید ساختار مناسبی برای شرح شغل‌ها و تفویض‌اختیار کارمندان در کسب و کارش در نظر بگیرد.

آموزش نحوه تفویض‌اختیار به همکاران کلیدی برای افزایش کیفیت و حجم کاری کسب و کار شماست. از تاثیر تفویض اختیار غافل نشوید چون، به مدیران و رهبران اجازه می‌دهد تا از انجام کار به‌تنهایی، به سمت مدیریت کلی یک کار پیش بروند.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در این مورد به صفحه آموزش مدیران و ارزیابی عملکرد کارمندان و آموزش درون سازمانی مدیرنو مراجعه فرمایید. 

با ما در ارتباط باشید.

منابع: forbes ، liveandlearnconsultancy ، unacademy ، هیئت تحریریه مدیرنو