در این مقاله از مدیرنو؛ به اصول، مزایا و معایب و موانع تفویض اختیار در مدیریت می‌پردازیم و دلایل ضرورت واگذاری کارها در مدیریت را شرح خواهیم داد. گاهی اوقات ما به‌عنوان رهبر در شرایطی قرار می‌گیریم که مجبور به تکرار حرف‌ها و گفته‌هایمان می‌شویم. آیا بهتر نیست تیمی داشته باشیم که بتواند کارها و پروژه‌ها را دریافت کرده و آنها را کامل کند؟
اگر اصول تفویض اختیار به افراد به‌طور صحیح رعایت شود و شرح شغل‌های مشخصی به افراد اختصاص داده شود، زمان زیادی در سازمان صرفه‌جویی شده و نیازی نیست هر روز وظایف و مسئولیت‌ها گوشزد شوند.
واگذاری کارها در مدیریت می‌تواند مؤثر و یا در بعضی مواقع مشکل‌ساز باشد. نتایجی که پس از ارجاع امور صحیح حاصل می‌شود، انرژی بیشتر در بین کارمندان، بهره وری بالاتر سازمان و دردسر کمتر برای شما خواهد بود.
تفویض اختیار در مدیریت چیست؟
تفویض اختیار در مدیریت را می‌توان به عنوان فرآیند انتقال یا ارائه اختیارات تصمیم‌گیری توسط یک مدیر به شخص دیگری برای تکمیل یک کار یا عملکرد خاص تعریف کرد. برای یک رهبر، واگذاری کارها صرفاً به معنای واگذاری مسئولیت‌های مدیریت خود به دیگران نیست. در عوض، این فرآیندی است برای شناخت پتانسیل کارکنان و سپس ارجاع مسئولیت‌ها به آنهاست.
مدیران گاهی اوقات از واگذاری وظایف خودداری می‌کنند تا خود را برای تیم ضروری جلوه دهند. یا از ترس زیردستانی که ممکن است از آنها پیشی گرفته و در آینده جایگزین آنها شوند، از واگذاری وظایف اجتناب می‌کنند.
چرا مسئولیت را تفویض میکنیم؟
ارجاع مسئولیت و اختیار به همکاران یکی از مهم‌ترین و مؤثرترین مهارت‌های مدیریتی است که می‌توانید داشته باشید. علاوه بر اعتماد به فرد، باید به آنها اختیار دهید تا در حد توان خود این کار را انجام دهند، و اغلب آنها را از منطقه امن بیرون بکشید تا توانایی و ارزش خود را بهبود ببخشند.
از این گذشته، واگذاری کارها در مدیریت یک ابزار مدیریتی عالی برای گرفتن بهترین نتیجه از خودتان و تیم‌تان است. پس آن را دنبال کنید تا از تاثیر مثبت آن در کسب و کار خود بهره‌مند شوید.
چرا تفویض اختیار در مدیریت ضرورت دارد؟
تفویض اختیار در مدیریت به دلایل مختلفی ضروری است که می‌تواند به بهبود عملکرد سازمانی کمک کند. در اینجا به 10 دلیل کلیدی برای ضرورت تفویض اختیار در مدیریت اشاره می‌کنم:
- افزایش انگیزه و رضایت شغلی: هنگامی که کارکنان احساس می‌کنند که مسئولیت بیشتری دارند و می‌توانند در تصمیم‌گیری‌ها نقش داشته باشند، انگیزه و رضایت شغلی آنها افزایش می‌یابد.
- پاسخگویی سریع‌تر به تغییرات: واگذاری مسئولیت‌ها به اعضای تیم این امکان را می‌دهد که سریع‌تر به تغییرات محیطی و نیازهای مشتریان پاسخ دهند.
- تقویت همکاری و ارتباطات: واگذاری مسئولیت‌ها می‌تواند به بهبود همکاری و ارتباطات درون تیم کمک کند، زیرا اعضای تیم باید با هم هماهنگ شوند و اطلاعات را به اشتراک بگذارند.
- توسعه رهبری: با واگذاری مسئولیت‌ها به کارکنان، آنها فرصت پیدا می‌کنند که ویژگی‌های رهبری را توسعه داده و آماده بر عهده گرفتن نقش‌های مدیریتی در آینده شوند.
- افزایش انعطاف‌پذیری: سازمان‌هایی که به کارکنان خود اختیار می‌دهند، می‌توانند انعطاف‌پذیری بیشتری در مواجهه با مشکلات و فرصت‌های جدید داشته باشند.
- تشویق نوآوری: کارکنان با داشتن اختیار و آزادی عمل بیشتر، ممکن است ایده‌های نوآورانه‌تری را پیشنهاد کنند و راه‌حل‌های خلاقانه‌تری برای مسائل ارائه دهند.
- بهبود تصمیم‌گیری: با تفویض اختیار، تصمیمات از سطح نزدیک‌تری به مسائل گرفته می‌شود، که می‌تواند منجر به تصمیم‌گیری‌های دقیق‌تر و متناسب‌تری با شرایط خاص شود.
مزایا و معایب تفویض اختیار در مدیریت چیست؟
مزایا و معایب تفویض اختیار در مدیریت به صورت جدول آورده شده است. امیدواریم این جدول به شما کمک کند تا به درک بهتری از واگذاری کارها در مدیریت برسید.
| مزایا | معایب |
|---|---|
| افزایش کارایی و بهره‌وری: واگذاری مسئولیت‌ها به افراد می‌تواند به افزایش سرعت تصمیم‌گیری و کاهش حجم کار مدیر منجر شود. | احتمال عدم هماهنگی: واگذاری مسئولیت‌ها ممکن است منجر به عدم هماهنگی در عملکرد و تصمیمات کارکنان شود. |
| توسعه مهارت‌های کارکنان: کارکنان با پذیرش مسئولیت‌های بیشتر می‌توانند مهارت‌های جدیدی کسب کنند و به رشد حرفه‌ای خود ادامه دهند. | ریسک ناتوانی در انجام وظایف: کارکنان ممکن است قادر به انجام وظایف تفویض‌شده نباشند که می‌تواند به مشکلاتی در کیفیت کار منجر شود. |
| افزایش انگیزه و رضایت شغلی: کارکنان با احساس مسئولیت بیشتر و اعتماد مدیر، ممکن است انگیزه و رضایت شغلی بیشتری پیدا کنند. | نیاز به نظارت بیشتر: واگذاری کارها نیاز به نظارت و پیگیری دقیق‌تری از سوی مدیریت دارد تا از تحقق اهداف اطمینان حاصل شود. |
| کاهش بار کاری مدیر: با واگذاری کارها در مدیریت، مدیران می‌توانند زمان بیشتری برای تمرکز بر استراتژی‌ها و مسائل کلان داشته باشند. | ریسک اشتباهات مدیریتی: اگر ارجاع امور به درستی انجام نشود، ممکن است کارکنان اشتباهاتی مرتکب شوند که تاثیرات منفی به دنبال داشته باشد. |
| تقویت روحیه تیمی: واگذاری مسئولیت‌ها می‌تواند به تقویت همکاری و روحیه تیمی در میان کارکنان کمک کند. | مشکلات ارتباطی: واگذاری مسئولیت‌ها ممکن است به مشکلات ارتباطی بین مدیر و کارکنان منجر شود اگر اهداف و انتظارات به درستی منتقل نشود. |
انواع تفویض اختیار در مدیریت چیست؟
- تفویض عمومی یا اختصاصی
- از بالا به پایین یا از پایین به بالا
- نمایندگی رسمی یا غیر رسمی
- تفویض جانبی
1- تفویض عمومی یا اختصاصی
- تفویض اختیار عمومی: کارکنان معمولاً وظایف مدیریتی عمومی مانند برنامه ریزی، هماهنگی، هدایت و غیره را انجام می‌دهند. دستیاران این وظایف را با اختیار لازم برای رسیدن به اهداف انجام می‌دهند. مدیر اجرایی کنترل کلی دارد و هر از چند گاهی کارمندان را هدایت می‌کند. به عنوان مثال، مدیر میانی اغلب وظایف مختلفی مانند برنامه‌ریزی، واگذاری کارها و اجرا را انجام می دهد.
- تفویض اختصاصی یا خاص: در تفویض‌اختیار خاص، کارکنان خود وظایفشان را مشخص کرده و مسئولیت‌ها، نقش‌ها و اختیارات لازم را که به آنها واگذار شده است، درک می‌کنند.
2- تفویض اختیار از بالا به پایین یا از پایین به بالا
- از بالا به پایین: از بالا به پایین فرآیندی است که در آن مدیر وظایفی را به کارمند خود محول می‌کند تا بار کاری خود را کاهش داده و کارایی را افزایش دهد.
- از پایین به بالا: در تفویض‌اختیار از پایین به بالا، سازمانها به ارزش گروه‌های غیررسمی اذعان دارند. اتحاد بین اعضا به قدری قوی است که در انتخاب بین اطاعت از همکاران یا مدیر خود، احتمال زیادی وجود دارد که همکاران را انتخاب کنند.
در این سناریوها، مدیران هنگام واگذاری وظایف به کارکنان محتاط هستند.
3- تفویض اختیار رسمی یا غیر رسمی
- رسمی: تفویض‌های رسمی بخشی از ساختار یک سازمان هستند. وظایف محول شده به شخص ثابت است و مدیر اختیارات لازم را به زیردستان می‌دهد. هر کارمندی به طور خودکار اختیارات را برای نقش‌های خود واگذار کرده است.
- غیررسمی: تفویض‌های غیررسمی به شرایط بستگی دارد و هیچ ارتباطی با تفویض رسمی تعیین شده ندارند. یک فرد ممکن است یک کار را انجام دهد نه به این دلیل که کسی آن را به او محول می‌کند، بلکه به این دلیل که باید کار خود را انجام دهد. به عنوان مثال، ممکن است شخصی در تعطیلات آخر هفته به دلیل مهلتی که در پیش است یا هر شرایط احتمالی دیگری کار کند.
4- تفویض اختیار جانبی
هنگامی که یک وظیفه توسط مدیر به کارمند محول می‌شود، ممکن است کارمند برای تکمیل کار به کمک دیگران نیاز داشته باشد. از طرفی ممکن است واگذاری رسمی وقت‌گیر یا ناکارآمد باشد. کارمند به صورت غیررسمی به دیگران نزدیک می‌شود تا از آنها کمک گرفته تا در زمان، صرفه‌جویی کند.
برای مثال، فرض کنید مدیر اجرایی بخش عملیات از یک مدیر فروش زیرمجموعه می‌خواهد که تمام ارقام مربوط به عملیات انجام شده در یک ماه خاص را جمع‌آوری کند. در این صورت، مدیر زیر مجموعه باید از مدیر مالی و مدیر منابع‌انسانی کمک بگیرد. بنابراین مدیر فروش قدرت و مسئولیت را با سایر بخش‌هایی که در همان سطح کار می‌کنند به اشتراک می‌گذارد.
اصول تفویض اختیار در مدیریت چیست؟
چهارچوب تصمیم گیری
یکی از مهم‌ترین اصول تفویض اختیار در مدیریت، تعیین چهارچوب تصمیم‌گیری است.
شما به‌عنوان مدیر باید مشخص کنید که اعضای تیم چقدر قدرت تصمیم‌گیری دارند. چه جاهایی و در خصوص چه موضوعاتی نیاز است که با مدیریت مشورت کنند. مثلاً ممکن است شما تا 80 درصد تصمیم‌گیری‌ها در حوزه کاری هر شخص را به او واگذار کنید و تنها در 20 درصد از موارد نیاز به مشورت با شما داشته باشند.
این کار باعث پرورش حس مالکیت پروژه در کارکنان می‌شود و احتمال ایجاد اختلاف بین دستوردهنده و دستور گیرنده را کاهش می‌دهد. این اختلافات می‌تواند باعث از بین رفتن روحیه مالکیت پروژه، نوآوری، و توانمندسازی سازمان شود.
پیشنهاد پادکست :پادکست تفکر خرچنگی را به شما پیشنهاد میکنیم .
چه مواردی باید در نظر گرفته شود؟
شما می‌توانید موارد زیر را برحسب نیازهای خود اصلاح کنید و یا بخش‌هایی را به آن اضافه نمایید.
- تعریف و شرح شرایط موردنظر و اینکه تصمیم گیرنده کیست. آیا من توانایی تصمیم گیری را دارم یا اینکه فقط یک استراتژیست برای کمک به تصمیم گیرنده هستم؟ اگر شما تصمیم گیرنده نیستید، از فرد تصمیم گیرنده بخواهید که مراحل زیر را در نظر بگیرد.
- نتایج و پیامدهای مطلوب و موردنظر را تعیین کنید.
- تصمیم گیری پس از تلاش و کوشش فراوان: باید در مورد جدول زمانی انجام پروژه، تحقیقات موردنیاز، بودجه، محصولات و یا افرادی که تحت تأثیر قرار خواهند گرفت اطلاعات کافی داشته باشید. برای هرگونه تصمیم گری ساده، شما باید مروری سریع به تمام این مراحل داشته باشید.
- تعیین کنید در صورت دستیابی به نتایج خوب، موفقیت این پروژه ازآن چه کسی ست یا اینکه چه کسی آن را پیاده‌سازی کرده؟ این افراد درواقع مسئول اجرای تصمیمات هستند. نام آنها را در فهرستی قرار داده و سعی کنید ارتباط خوبی با آنها داشته باشید.
- باید افرادی را برای نظارت بر موفقیت تصمیمات قبلی انتخاب کنید. آنها را انتخاب کرده و به آنها توضیح دهید که کار آنها با کار کسی که در گزینه 4 به آن اشاره شد فرق دارد. آنها احتمالاً یکی از تصمیم گیرها هستند که در گزینه 1 به آن اشاره شد.
پیشنهاد مطالعه: 18ساده ترین روش های مدیریت تضاد و اختلاف نظر بین فردی و سازمانی
اصول اساسی تفویض اختیار در مدیریت
1 – قبل از انجام این کار، آماده شوید
آماده‌سازی مهم است. شما باید وقت بگذارید و دقیقاً بدانید که چه عواملی را واگذار می‌کنید و چه طور از انجام آن وظیفه در حد مطلوب، مطلع شوید. علاوه بر این، صبور باشید، اولین باری که کاری را به فرد واگذار می‌کنید، زمان بر است. آنها زمان نیاز دارند تا بفهمند شما دقیقاً چه می‌خواهید و چگونه باید به آن برسند.
2 – اختصاص کار
رعایت اصول و ارائه تفویض اختبار صحیح و مناسب به کارکنان بسیار مهم است.
مسئولیت‌ها را به چه کسی واگذار می‌کنید؟ آیا آنها مهارت دارند و آیا کار را کاملاً مطابق با استانداردهای شما انجام می‌دهند؟ با توجه به نقاط قوت پرسنل واگذار کنید، چه طور؟
کافی است تا حد امکان نیازهای شغل را با توانایی‌های کارمندان خود تطبیق دهید. هرچه این دو به هم نزدیک تر باشد، احتمال موفقیت‌آمیز بودن نتیجه نهایی بیشتر خواهد بود. نوع وظیفه رو سازگار با فرد در نظر بگیرین. به‌عنوان‌مثال، کار را به فردی اختصاص دهید، که باعث افزایش استعداد و توانایی‌های او می‌شود، با اینکار یک متخصص در این زمینه در تیم خود ایجاد می‌کنید.
3 – مشخص کردن جزئیات
وظیفه‌ای را که می‌خواهید واگذار کنید را مشخص کنید و مشخص کنید چرا این کار باید انجام شود. چه زمانی باید کامل شود و نتایج مشخصی که از آن انتظار دارید، چیست؟ کار کارمند را به‌طور کامل و با جزئیات شرح دهید و مطمئن شوید که او همه‌چیز را به خوبی متوجه شده است.
4 -اهمیت درک و تعهد
این مرحله بسیار حیاتی‌ست که معمولاً نادیده گرفته می‌شود. شما باید از فرد بخواهید که دقیقاً توضیح دهد که چه کاری و چه زمانی انجام می‌دهد. به او بگویید: «می‌خواهم مطمئن شوم تمام حرف‌هایم را کاملاً متوجه شده‌ای پس یک بار چیزهایی را که گفتم تکرار کن».
بگذارید کارمند یک بار هرچه را شنیده، تکرار کند تا مطمئن شوید که همه‌چیز را درک کرده است. چیزهایی که جاافتاده و یا فراموش کرده را مشخص کنید و هر نکته موردنیاز دیگری را به او انتقال دهید.
5 – آموزش دهید
واگذاری کارها در مدیریت سلب مسئولیت نیست. همچنین انداختن همه وظایف به عهده یک کارمند دیگر هم نیست. اطمینان حاصل کنید که فرد در مرحله اول توانایی انجام‌وظیفه به‌موقع و در مرحله دوم منابع لازم برای انجام موفقیت‌آمیز آن را دارد.
6 – پیگیری در موعدهای مقرر
هنگامی‌که در نظر داریم کار را به‌طور مؤثر واگذار کنیم، این بخش بسیار مهمی از اصول تفویض اختیار است. وقت بگذارید و موارد را با فرد بررسی کنید که روند کار چگونه است.
این مدیریت میکروسکوپی نیست، این فقط اطمینان خاطریست از اینکه افراد در مسیر درستی پیش می‌روند تا در صورت نیاز بتوانید پشتیبانی مناسبی داشته باشید.
پیشنهاد مطالعه :مشخصات یک کارمند نمونه، خوب و حرفه ای
7 – افراد را جزئی‌نگرانه مدیریت نکنید.
هنگامی‌که کارها را واگذار کردید، فرد را آموزش دادید و برنامه‌ای برای پیگیری تنظیم کردید، وقت آنست که عقب‌نشینی کنید و به افراد اجازه دهید تا فضای کافی برای پر کشیدن داشته باشند. مدیریت دیکتاتوری فرد به هیچ رفتار خلاقانه‌ای منجر نشده و باعث ایجاد فاجعه نیز می‌شود.
افراد وقتی احساس کنند که شنیده می‌شوند و در ایده‌هایی موردبررسی و بحث قرار می‌گیرند، عملکرد بهتری ارائه میدن.
8 – ارائه بازخورد مؤثر
ارزیابی‌های ماهانه را به صورت فرد به فرد انجام دهید. وقت خود را صرف ارائه بازخورد مربوط به کارهای خاصی که به آنها واگذار کرده‌اید، کنید.
به‌عنوان‌مثال، می‌توانید بپرسید:
- چطور انجامش دادی؟
- آیا شما نیاز به بهبود چیزی دارید؟
- آیا پیشنهادی برای پیشرفت دارید؟
با درگیر کردن فرد در کار، آنها انگیزه و مشارکت بیشتری برای انجام کار بهتر احساس می‌کنند. از این گذشته، مدیران و رهبران انحصاراً همه ایده‌های خوب را ندارند!
9 – تشکر کنید و جشن بگیرید
همیشه به یاد داشته باشید که تشکر کرده و به مناسب‌ترین شکل ممکن جشن بگیرید. به‌طورکلی، رعایت اصول تفویض اختیار در مدیریت ساده نیست و ممکن است متناسب با هر شخص نیاز به اصلاح داشته باشد. بدانید تاثیر تفویض اختیار به افراد در محیط کار هرگز صد در صد کامل نخواهد بود.
موانع تفویض اختیار در مدیریت چیست؟
چرا واگذاری مسئولیت‌ها به افراد شکست می‌خورد؟
در اغلب مواقع واگذاری مسئولیت‌ها به کارمندان به دلیل رعایت نکردن موارد ذکر شده بالا، با شکست مواجه می‌شود. برای دانستن اینکه چرا نتیجه نمی‌دهند. دو سؤال زیر را در نظر بگیرید و در مورد پاسخ آنها به خوبی فکر کنید.
- آیا ما می‌خواهیم قابلیت‌های افرادمان را افزایش دهیم تا آنها بتوانند پروژه‌های بیشتری را انجام دهند؟
- آیا ما باید امنیت و تعلق بیشتری در سازمان خود ایجاد کنیم، تا افراد حس مالکیت بیشتری به پروژه‌هایشان داشته باشند؟
توجه کنید که طبق آمار، تاثیر تفویض اختیار صحیح منجر به 5 تا 10 ساعت زمان مازاد در هفته خواهد شد. پس هر مدیری باید ساختار مناسبی برای شرح شغل‌ها در کسب و کارش در نظر بگیرد.
علاوه براین، واگذاری کارها در مدیریت می‌تواند به بهبود عملکرد سازمان کمک کند، اما ممکن است با موانع و چالش‌هایی مواجه شوید. توجه به این موانع و تلاش برای حل آنها می‌تواند به بهبود فرآیند تفویض اختیار و افزایش کارایی سازمان کمک کند.
در زیر برخی از موانع اصلی تفویض اختیار آورده شده است:
- عدم اعتماد به کارکنان: مدیرانی که به کارکنان خود اعتماد ندارند یا به توانایی‌های آنها مطمئن نیستند، ممکن است از واگذاری مسئولیت‌ها خودداری کنند.
- ترس از از دست دادن کنترل: مدیران ممکن است نگران از دست دادن کنترل بر روی کارها و تصمیمات باشند و به همین دلیل تمایل به واگذاری مسئولیت‌ها ندارند.
- عدم آموزش و مهارت کافی کارکنان: اگر کارکنان به اندازه کافی آموزش ندیده باشند یا مهارت‌های لازم برای انجام وظایف جدید را نداشته باشند، واگذاری کارها در مدیریت ممکن است مؤثر نباشد.
- مشکلات در تعیین حدود اختیارات: تعیین دقیق محدوده و حدود اختیارات تفویض‌شده می‌تواند دشوار باشد و در نتیجه منجر به سردرگمی و مشکلات اجرایی شود.
- عدم وضوح در اهداف و انتظارات: اگر اهداف و انتظارات به‌درستی و به‌طور واضح به کارکنان منتقل نشود، ممکن است آنها نتوانند به درستی عمل کنند.
- کمبود زمان برای نظارت: مدیران ممکن است با کمبود زمان برای نظارت بر وظایف تفویض‌شده مواجه شوند، که می‌تواند کیفیت کار را تحت تأثیر قرار دهد.
- مقاومت در برابر تغییر: برخی از کارکنان ممکن است نسبت به تغییر در فرآیندها یا مسئولیت‌های جدید مقاومت کنند و این می‌تواند فرآیند تفویض اختیار در مدیریت را پیچیده کند.
- فرهنگ سازمانی: در سازمان‌هایی که فرهنگ مرکزی‌گرایانه یا غیرمشارکتی دارند، واگذاری کارها در مدیریت می‌تواند با مقاومت و مشکلاتی روبه‌رو شود.
نتیجه گیری
در مجموع، تفویض اختیار در مدیریت می‌تواند به بهبود عملکرد و کارایی سازمانی کمک کند و محیطی پویا و توانمند برای کارکنان ایجاد کند. واگذاری کارها در مدیریت به همکاران کلیدی برای افزایش کیفیت و تنظیم حجم کاری کسب و کار شماست. از تاثیر آن غافل نشوید چون، به مدیران و رهبران کمک می‌کند تا از انجام دادن کارها به‌تنهایی، به سمت مدیریت کلی امور پیش بروند.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در این مورد به صفحه آموزش مدیران و ارزیابی عملکرد کارمندان و آموزش درون سازمانی مدیرنو مراجعه فرمایید.
با ما در ارتباط باشید.
منابع: forbes ، liveandlearnconsultancy ، unacademy ، هیئت تحریریه مدیرنو
