در این مقاله از مدیرنو؛ در مورد انواع مهارت ارتباط موثر و اصول برقراری ارتباط موثر در محیط کار صحبت خواهیم کرد. ارتباط موثر یعنی چه و چگونه در برقراری ارتباط با دیگران آنها را تحت تاثیر قرار دهیم؟ داشتن انواع مهارت ارتباط موثر از جمله مهم‌ترین مهارت‌هایی است که هر انسانی به آن نیاز دارد. بدون دانستن انواع مهارت های ارتباطی، خیلی از زندگی‌ها با مشکل روبه‌رو می‌شوند.
فقدان انواع مهارت ارتباط موثر و ناتوانی در برقراری ارتباط با دیگران باعث استرس، اضطراب، کاهش اعتمادبه‌نفس، ناامیدی، از دست دادن احترام و اعتبار و در نهایت شکست می‌گردد. زیرا افرادی که امکان برقراری انواع مهارت ارتباط مؤثر را نداشته باشند، نمی‌توانند با طرف مقابل صحبت کرده و منظورشان را بیان کنند و این عوامل تأثیر نامطلوبی روی فرد مقابل گذاشته و درنهایت این رابطه منجر به شکست می‌گردد.
ارتباط موثر به چه معناست ؟
به‌طور ساده؛ ارتباط مؤثر ارتباطی است که در آن دو طرف لذت ببرند و حالشان خوب شود.
قبل از اینکه بگوییم ارتباط موثر یعنی چه و آنرا تعریف کنیم، ابتدا ارتباط را تعریف می‌کنیم. ارتباط فرآیندی است که در آن فرستنده پیام خود را از طریق یک کانال ارتباطی به گیرنده (طرف مقابل) انتقال می‌دهد. این کانال ارتباطی می‌تواند از طریق صحبت، پیامک، نامه، ایمیل، تلفن و…. باشد.
اما مهارت ارتباط مؤثر یعنی ارتباطی که در آن گیرنده (طرف مقابل) با حداکثر دقت و توجه پیام شما را درک کرده باشد و این پیام در او اثر گذاشته و بازخوردی از او به همراه داشته باشد. درنهایت باعث می شود که طرفین به یک درک مشترک، تغییر رفتار و کسب اطلاعات رسیده باشند.
پیشنهاد مطالعه :
مهارت ارتباط موثر چیست ؟
خوشبختانه برخورداری از مهارت ارتباط موثر اکتسابی بوده و ذاتی نیست یعنی می‌توان با آموزش و تمرین این مهارت‌ها را کسب کرد. در این زمینه مقاله‌ی دیگری با عنوان ” ارتباطات چه نقشی در زندگی ما دارند؟ ” از مدیرنو، با محوریت ۵ عامل مهم در برقراری ارتباط با دیگران را هم مطالعه کنید. ما هر روز تقریباً در هر محیطی از جمله در محل کار از انواع مهارت های ارتباطی استفاده می کنیم. فرقی نمی‌کند سرتان را به نشانه موافقت تکان دهید یا اطلاعاتی را به یک گروه بزرگ ارائه دهید، برقرای ارتباط در هنگام ایجاد روابط، به اشتراک گذاشتن ایده‌ها، واگذاری مسئولیت‌ها، مدیریت یک تیم و بسیاری از موارد دیگر کاملاً ضروری است.
چندین روش مختلف وجود دارد که ما اطلاعات را با یکدیگر به اشتراک می گذاریم و از آن طریق با دیگران ارتباط برقرارمی کنیم. برای مثال، ممکن است هنگام به اشتراک گذاشتن یک ارائه با یک گروه، از ارتباط کلامی استفاده کرده و یا هنگام درخواست شغل یا ارسال ایمیل، ممکن است از ارتباطات کتبی استفاده کنید.
اصول برقراری ارتباط موثر در محیط کار
عوامل بسیار مهمی در برقراری و ایجاد یک ارتباط موثر در محیط کار و زندگی دخیل هستند. از جمله مهم‌ترین انواع مهارت ارتباط موثر می توان به موارد زیر اشاره کرد:
1- لبخند زدن
انسان‌ها به‌صورت ذاتی و غریزی آدم‌های خوش‌رو را دوست دارند و از آدم‌های اخمو و ترش‌رو بیزارند. یک لبخند در آغاز یک ارتباط می‌تواند شما را آدمی خوش‌رو و خوشایندی نزد طرف مقابل نشان دهد و واکنش مثبت از طرف مقابل را به همراه داشته باشد. وقتی ما در ابتدای ارتباطات لبخند می‌زنیم ناخودآگاه طرف مقابل هم لبخند می‌زند و آن سنگینی و سردی ابتدای ارتباط از بین می‌رود.
بیشتر بدانید: تاثیر لبخند زدن در زبان بدن
2- شروع کننده ارتباط باشید.
تعداد زیادی از افراد یا درون‌گرا هستند و یا به اندازه کافی دارای مهارت ارتباط مؤثر نیستند. بنابراین هیچ موقع منتظر نمانید که دیگران برای برقراری ارتباط مؤثر پیش‌قدم شوند. بلکه شما پیش‌قدم شوید و در آنها تأثیر بگذارید. برای شروع می توانید یک مکالمه امن بدون هیچگونه تهدیدی را آغاز کنید. آیا می دانستید که مغز ما به تهدیدهای اجتماعی/عاطفی به همان شیوه ای پاسخ می دهد که به تهدید فیزیکی پاسخ می دهد؟ بنابراین سعی کنید امنیت را در آغاز برقراری ارتباط تأمین کنید.
شاید دغدغه ذهن شما این باشد که چگونه شروع کننده باشید و سر صحبت را باز کنید؟
برای شروع یک ارتباط و مکالمه می‌توانید با پرسیدن یک سؤال، نظر و یا واقعیت، در مورد شخص مقابل، خودتان و یا موقعیت مشترک، شروع‌کننده مکالمه باشید و سر صحبت را بازکنید.
به‌طور مثال: فرض کنید در یک همایش حضور دارید و می‌خواهید با کنار دستی خود ارتباط برقرار کنید. الان هر دو در یک موقعیت مشترک قرار دارید. می‌توانید از او سؤال کنید “چی شد که شما در این همایش شرکت کردید؟”
حال فرد مقابل شروع به جواب دادن به این پرسش و بیان نظراتش می‌کند و ارتباط کم‌کم شکل می‌گیرد.
3- از طرف مقابل تعریف و تمجید کنید
انسان‌ها عاشق خود برتری و تعریف و تمجید هستند. وقتی‌که از دیگران تعریف و تمجید می‌کنیم، ناخودآگاه ازنظر فرد مقابل ما انسانی خون گرم، دوست‌داشتنی و مهربان هستیم و به‌راحتی می‌توانیم در قلب آنها نفوذ کنیم. تعریف و تمجید باید صادقانه باشد. نکته بسیار مهم در تعریف و تمجید اینست که، باید طوری تعریف و تمجید کنیم که تبدیل به چاپلوسی و تملق نگردد.
اگر هنگام تعریف و تمجید یک دلیل دقیق و واضح برای آن بیان کنیم، تعریف و تمجید تبدیل به چاپلوسی و تملق نمی‌گردد.
به طور کلی برای تعریف و تمجید می‌توانیم از قالب زیر استفاده کنیم:
- استفاده از نام شخص
- بیان تعریف
- بیان دلیل تعریف (هرچه دقیق‌تر باشد بهتر)
مثال:
- خانم دهقان شما منشی فوق‌العاده‌ای هستید چون همه کارها را بانظم و به‌موقع انجام می‌دهید.
- سعید امروز خیلی خوش‌تیپ تر شدی چون تی‌شرت قرمزی که پوشیدی خیلی بهت میاد.
4- برقراری ارتباط چشمی
یکی از انواع مهارت ارتباط موثر توانایی برقراری ارتباط چشمی است. ارتباط چشمی یعنی نگاه کردن به چشم و صورت طرف مقابل. هنگامی‌که ارتباط چشمی برقرار می‌کنیم به‌طرف مقابل با زبان بی‌زبانی القا می‌کنیم که توجه ما به سمت اوست و می‌خواهیم با او ارتباط برقرار کنیم. مدت زمان برقراری ارتباط چشمی بستگی به طرف مقابل دارد. هنگامی‌که یک آقا باخانم ارتباط چشمی برقرار می‌کند نباید مدت زمان آن زیاد باشد زیرا منجر به زل زدن و برداشت نادرست طرف مقابل می‌گردد.
برای اینکه ارتباط چشمی بسیار خوبی داشته باشیم بهتر است لحظاتی به چشم راست، لحظاتی به چشم چپ و لحظاتی به‌صورت وی نگاه کنیم و از خیره نگاه کردن بپرهیزیم.
5- گوش دادن فعال
انسان‌ها دوست دارند بیشتر با افرادی ارتباط برقرار کنند که، شنوای صحبت و درد دل‌هایشان باشند و با دقت و توجه به حرف آنها گوش دهند. بنابراین ما با خوب گوش دادن می‌توانیم آنها را تحت تأثیر خود قرار دهیم. گوش دادن فعال با شنیدن فرق دارد. در گوش دادن فعال با دقت و توجه کامل به حرف طرف مقابل گوش می‌دهیم و نسبت به آن عکس‌العملی نشان می‌دهیم. ولی در شنیدن، ما فقط حرف طرف مقابل را می‌شنویم در حالی‌که شاید حواس و فکر ما جای دیگری باشد. یعنی فقط جسم ما آنجاست ولی ذهن ما جای دیگریست.
برای بهبود انواع مهارت ارتباط موثر، اهداف شخصی خود را تعیین کنید تا کارهایی را که می‌خواهید گام به گام انجام دهید را بخاطر بسپارید. ممکن است مفید باشد تا با همکاران، مدیران یا مربیان مورد اعتماد خود مشورت کرده تا مشخص کنید که ابتدا روی کدام حوزه ها باید تمرکز داشته باشید.
هنگام گوش دادن فعال، باید 4 نکته زیر را در نظر بگیریم:
5-1. با فرد مقابل ارتباط چشمی برقرار کنیم:
با ارتباط چشمی و نگاه کردن به‌صورت طرف مقابل می‌توانیم به او بفهمانیم که حواس ما کاملاً به او هست.
5-2. به سمت طرف مقابل متمایل شوید:
با خم و متمایل شدن به سمت طرف مقابل چه در حالت نشسته و چه در حالت ایستاده نشان دهید به او علاقه‌مند هستید و از صحبت و ارتباط برقرار کردن با او خوشحال و خرسندید.
5-3. سرخود را تکان دهید:
در هنگام گوش دادن فعال باید به‌طرف مقابل حرکت و بازخوردی نشان دهیم که متوجه حرف او شده‌ایم و حتی حرف‌های او را تأیید می‌کنیم که این کار را می‌توان با تکان دادن سر انجام داد. بنابراین هنگام صحبت افراد هرازگاهی سرخود را به‌منظور تأیید و توجه حرف طرف مقابل تکان دهید.
5-4. سؤال پرسیدن:
یکی دیگر از ابزارهای گوش دادن فعال و بکارگیری مهارت ارتباط موثر و تشویق فرد مقابل به بیشتر صحبت کردن، پرسیدن سؤال های به‌جا و مناسب می‌باشد. با این کار هم می‌توانید بیشتر نسبت به فرد مقابل و طرز فکرش شناخت پیدا کنید و هم رابطه‌ای قوی و مؤثرتری برقرار کنید. سوالات مناسب چه سوالاتی هستند؟ در واقع هیچ نوع سوالی ذاتا خوب یا بد نیست، همه سوالات می توانند در زمان مناسب خود، سوال خوبی محسوب شوند و در شرایط دیگر چندان مناسب نباشند. بنابراین سعی کنید سوالات خود را با توجه به نیاز و شرایط منطبق کنید.
به‌طور مثال می‌توانید بپرسید:
- منظورتان اینست که …………………
- آیا درست متوجه شدم ……………….
یا می توانید بگویید که: میشه بیشتر در این مورد توضیح بدهید.
6- مشتاق و پرانرژی باشید.
انسان‌ها عاشق افراد شاد، پرانرژی و مثبت هستند و از افراد ناامید و منفی خوششان نمی‌آید. بنابراین اگر می‌خواهید افراد شیفته شما باشند و در آنها تأثیر بگذارید همواره شاد و پرانرژی باشید و از به‌کار بردن کلمات و عبارات منفی بپرهیزید.
هرقدر در بکارگیری مهارت ارتباط مؤثر توانمندتر باشید به همان اندازه موفق‌تر می‌شوید. ما می‌توانیم دانش بسیاری به‌دست آوریم اما تا زمانی که نتوانیم با دیگران ارتباط برقرار کنیم چنین دانشی بی‌فایده است بنابراین با رعایت و اجرای نکات بیان‌شده در این مقاله مهارت های ارتباطی و برقراری ارتباط مؤثر را در خودتان تقویت کنید و از آن لذت ببرید.
7- بین بخش های کلامی و غیرکلامی پیام خود هماهنگی ایجاد کنید.
یکی از راه های بکارگیری مهارت ارتباط موثر هماهنگی بین بخش های کلامی و غیرکلامی است. در واقع باید سعی کنید آنچه را که احساسات می کنید در کلام و زبان بدن خود نشان دهید. وقتی با ناهماهنگی بین بخش کلامی و غیرکلامی پیام مواجه می شویم، معمولا تمایل داریم که بخش غیرکلامی را به عنوان پیام واقعی باور کنیم. بنابراین، برای بکارگیری مهارت ارتباط مؤثر باید منظور خود و آنچه را که می خواهید بگویید، بیان کنید و سعی نکنید احساسات شدید را پنهان کنید زیرا به هر طریقی این احساسات خود را نشان می دهد.
کلام آخر
یادگیری، توسعه و بکارگیری مهارت ارتباط موثر می تواند به شما در موفقیت در حرفه خود کمک کند، شما را به یک نامزد شغلی رقابتی تبدیل کند و باعث شود تا شبکه خود را بسازید. بکارگیری مهارت ارتباط موثر و مواردی که در بالا گفته شد نیاز به زمان و تمرین دارد و می تواند مهارت های ارتباطی و بین فردی را هم افزایش دهد و هم اصلاح کند.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در این مورد به صفحه آموزش درون سازمانی مدیرنو مراجعه فرمایید.
با ما در ارتباط باشید.
برگرفته از: indeed , talentgrow , هیئت تحرریه مجموعه مدیرنو
برچسب ها: مهارت ارتباط موثر , اصول برقراری ارتباط موثر در محیط کار , ارتباط موثر یعنی چه