چگونه انتقاد سازنده کنیم؟

در این مقاله از مدیرنو، به تشریح مهارت انتقاد سازنده خواهیم پرداخت. مهارت انتقاد سازنده موثر و محترمانه چیست؟ ارائه بازخورد برای بهبود مهارت‌ها و عملکرد کارکنان ضروری است. وقتی بازخورد مثبت باشد انجام این کار خیلی سخت نیست، اما اگر نیاز به نقد یا تغییر رفتار کارمند داشته باشید، چه می‌کنید؟

ارائه نقد و بحث (سازنده) در مورد زمینه‌هایی که نیاز به بهبود دارند می‌تواند منجر به کاهش انگیزه، احساسات منفی و عدم مشارکت شود.

در این مقاله یاد خواهید گرفت:

• انتقاد سازنده چیست؟
• چه زمانی استفاده از آن مناسب است و چرا؟
• چرا انتقاد باید محترمانه باشد؟
• نمونه و مثال برای انتقاد سازنده
• نکاتی در مورد چگونگی انتقاد موثر

انتقاد سازنده چیست؟

به نوعی بازخورد که بر ارائه نقد و بازخورد منفی به صورت موثر و مثبت جهت بهبود عملکرد یا رفتار متمرکز است گفته می‌شود.

همچنین این نوع نقد، عملی روشن و برای گیرنده سودمند است و فقط بر جنبه های منفی تمرکز نمی کند و بر بهبود مخاطب تمرکز دارد.

نقد مخرب ممکن است با نیت مثبتی ارائه شود اما، در عین حال منفی و عمداً آسیب زاست.

مدیران با افزایش مهارت انتقاد سازنده از توهین یا دلسردی کارکنان جلوگیری کرده و در عین حال نظرات مفصلی در مورد آنچه که باید بهبود یابد ارائه دهند. انتقاد موثر می‌تواند با ارائه راه حل‌های عملی و جهت‌گیری مناسب، باعث تشویق کارکنان شود. علاوه بر این، در شکل گیری محیط کاری شفاف و قابل اعتماد برای ارائه بدون ترس نظرات کمک می‌کند.

اگرچه، حتی نقدکردن هم همیشه آسان نیست، اما برای افزایش سطح رضایت کارکنان و ارائه فرصت‌هایی برای یادگیری و رشد ضروری است. در واقع، 83 درصد از کارکنان برای دریافت بازخورد(مثبت یا منفی) ارزش قائل هستند.

طبق گزارش هاروارد بیزینس ریویو، زمانی که از کارکنان پرسیده شد چه چیزی در حرفه آنها مفیدتر بوده است، 72 درصد از کارمندان بازخوردی که از سرپرستان خود دریافت می‌کردند را ویژگی مفید کار خود معرفی کردند. ارائه انتقاد محترمانه امکان تعیین سمت و سوی رشد و چگونگی بهبود عملکرد را فراهم می‌کند.

ویژگی های انتقاد سازنده چیست؟

چرا و چه زمانی از آن استفاده کنیم؟ نقد سازنده در شرایطی ارزشمند است که:

• زمانیکه قوانین نقض شده باشد.
• وقتی‌که بازخورد بی‌اثر است.
• زمانی‌که درگیری یا حادثه‌ای رخ می‌دهد و باید از طریق گفتگو حل شود.
• وقتیکه انتقاد موثر برای کمک به رشد مهارت های فرد مورد نیاز است.
• وقتی رفتاری بر بهره‌وری یا روحیه دیگران تأثیر منفی می‌گذارد.
• زمانی‌که شخص، آنطور که باید عمل نمی‌کند و نیاز به راهنمایی دارد.
• زمانی که فرد کاری را متفاوت با توافق‌های صورت گرفته انجام داد و منجر به عواقب منفی شد.

چرا انتقاد باید محترمانه باشد؟

کیفیت نقد و چگونگی ارائه آن مهم است. انتقاد موثر رفتار خاصی که باید به شیوه‌ای محترمانه بهبود یابد را هدف قرار می‌دهد. شخصی که نقد می‌کند باید از احساسات منفی دوری کرده و باعث تقویت اعتماد شود.

تحقیقات نشان داده که، وقتی انتقاد سازنده باشد انگیزه و درگیری گیرنده را افزایش می‌دهد. از طرف دیگر، بازخوردهای ضعیف و غیر سازنده منجر به کاهش مشارکت و انگیزه گیرنده می‌شود.

بازخورد ضعیف معمولاً منجر به نگرش تدافعی، کاهش انگیزه و تعامل با سازمان می‌شود.

این نوع نقد به دلیل تمرکز بر پیشرفت فرد در آینده، الهام بخش است. نتیجه مطالعه‌ای در سال 2020 نشان داد که بازخورد منفی که بر اشتباهات گذشته متمرکز است چندان کارآمد نیست.

بنابراین، بازخورد نباید بر عملکرد قبلی و مجازات شکست‌های گذشته متمرکز شود. درعوض، مدیران باید با ارائه انتقاد موثر برای توسعه گام‌های بعدی، فرصت‌هایی برای تلاش‌های با کیفیت‌تر و حرکت در مسیر چشم‌انداز شخصی و سازمانی، همکاری کنند.

چگونه انتقاد سازنده کنیم؟

1. نقد کار بی کیفیت

کارمندان ممکن است ضرب الاجل‌ها را رعایت کنند، اما کاری که ارائه می‌کنند اغلب دارای اشتباهاتی است. چه بخواهیم چه نه اشتباهات اتفاق می‌افتد، اما می‌تواند نشان دهنده ضعف در توجه به جزئیات باشد. انتقاد محترمانه می‌تواند به یافتن راه حل کمک کند. قبل از بیان نگرانی‌ها، مثال‌های خاصی از روند کاری ارائه کرده و نقاط قوت را برجسته کنید.

مثال برای کارمندی که کار با کیفیت پایین ارائه می‌کند:

• “ممنونم از اینکه همیشه متعهد به ضرب الاجل‌ها هستید و در رسیدن به اهداف و چشم‌انداز کلی سازمان مشتاقید.
• با این حال، متوجه شدم که برخی از جزئیات دو پروژه اخیر را از دست دادید. این جزئیات قبل از رفتن به مرحله بعدی باید اصلاح شوند.
• پیشنهاد می‌کنم چک لیستی کامل از همه موارد قابل تحویل برای گام بعدی ایجاد کنیم.”

2. انتقاد موثر در مورد بهره‌وری پایین

کاهش بهره‌وری می‌تواند ناشی از تغییرات زندگی شخصی یا عدم مشارکت فرد با سازمان باشد. برای کشف دلایل ریشه‌ای، باید نوع گفتمان را تغییر دهید.

مثال برای کارمندی با بهره‌وری پایین:

• «چند وقتیه که متوجه شدم بهره‌وری شما کمتر از حد معموله. اتفاقی افتاده؟
• کاری هست که بتونم برای بهتر شدنت انجام بدم تا بتونی به مسیر همیشگی برگردی؟
• می‌خوای زمانی رو برای صحبت کردن در مورد چالشهات و برنامه‌ریزی برای اهداف و وظایفت اختصاص بدیم؟”

3. انتقاد محترمانه در مورد مهارت‌های ارتباطی

وقتی کارمندان از پرسیدن سوال یا بحث در مورد نگرانی‌ها، ضعف‌ها یا چالشها می‌ترسند، ممکن است مشکل برقراری ارتباط در سازمان باشد. برای بهبود چنین چالشی، انتظارات از کارکنان را شفاف کنید و در به روز رسانی‌ها و اطلاع‌رسانی ضعف‌ها و چالشها واکنش مثبت نشان دهید.

مثال برای کارمندی که با صحبت کردن در مورد چالشها مشکل دارد:

• «پروژه فعلی چطور پیش می‌ره؟
• اگه مشکلی پیش اومد، لطفا در کوتاه‌ترین زمان ممکن به من اطلاع بدید تا بتونیم با سرعت مناسبی به مسیر ادامه بدیم.
• گزارش کار روزانه رو برای بررسی بهتر و برطرف کردن سریع مشکلات برام بفرستید.»

4. انتقاد سازنده برای مهلت‌های از دست رفته

مهلت‌های از دست رفته می‌تواند نشان دهنده بی‌نظمی یا ضعف در مدیریت زمان باشد.

بحث در مورد مهلت‌های از دست رفته فرصتی برای یادگیری و رشد حرفه‌ای فراهم می‌کند. مهم اینست که در طی مذاکره، از درک و شناخت خوبی در مورد طرف مقابل و امور کاری او داشته باشید.

مثال برای کارمندی که ضرب الاجل را از دست داده:

• “شما همیشه یکی از افراد با کیفیت ما بودید و هستید. با این حال، متوجه شدم که اخیراً چند ضرب الاجل رو از دست دادی.
• اگه دوست داشته باشی چند تاکتیک مدیریت زمان که بتونه بهت کمک کنه رو باهات به اشتراک بذارم.
• اما قبل از اینکه شروع کنیم، آیا چیزی هست که باعث این تأخیرها شده باشه؟»

5. انتقاد موثر در مورد تأخیر و غیبت

کارمندانی که به طور مزمن با تاخیر ورود یا غیبت مواجه می‌شوند ممکن است در سازماندهی خودشان مشکل داشته باشند. هنگام بحث در مورد این موضوع، از تمرکز روی کارمند خودداری کنید. در عوض، روی تأثیر غیبت یا تاخیر کارمندان بر عملکرد آنها تمرکز کنید و به آنها کمک کنید تا بتوانند مشکلشان را برطرف کنند.

مثال برای کارمندی که اغلب با تاخیر یا غیبت مواجه است:

• “اخیراً متوجه شدم تاخیرهای ورود و غیبتت سرکار زیاد شده.
• همه ما خارج از محیط کاری تعهداتی داریم که برامون مهمه، اما اگر مکرراً با تاخیر بیای یا غیبتهای زیادی داشته باشی ممکنه از کارهات عقب بمونی یا از اطلاعات لازم برای اجرای تغییرات جا بمونی.
• لطفاً اگه مشکلی پیش اومده و کاری از دست من بر میاد بهم بگو.”

6. انتقاد سازنده در مورد توانایی‌های حل مسئله

کارمندان فاقد مهارت‌های حل مسئله می‌توانند حواس پرتی ایجاد کرده و پروژه را از مسیر اصلی خارج کند. در حین برطرف کردن چنین چالشی، روی اعتماد به نفس کارمند هم کار کنید. کارمند با اعتماد به نفس، ابتکار عمل را به دست گرفته و مسائل را به طور مستقل حل می‌کند.

مثال برای کارمندی که چالش حل مشکلات دارد:

• “تو جلسه طوفان فکری هفته گذشته کمک بزرگی کردی.
• برای اینکه به نتیجه بهتری توی خلق ایده‌ها برسیم، بهتره قبل از جلسات و طرح چالش به چندتا راهکار عملیاتی فکر کنی تا توی جلسه دست پر حضور پیدا کنی.
• پیشنهاد می‌کنم قبل از اینکه از دیگران کمک بخواید، 30 دقیقه برای خلق راهکار وقت بذارید. اگه به نتیجه نرسیدی با من تماس بگیر تا بتونیم روی خلق ایده کار کنیم.”

7. انتقاد محترمانه در مورد نگرش منفی

نگرش‌های منفی می‌تواند محیطی خصمانه ایجاد کند. با این حال، برای کمک به حفظ جو مثبت محیط کاری و روحیه کارکنان باید روی برطرف کردن نگرش منفی کار کرد. پیشنهاد می‌کنیم روی پیدا کردن علت اصلی این رفتار تمرکز کنید و برای غلبه بر آن به فرد مورد نظر کمک کنید.

نمونه‌ای از انتقاد محترمانه برای نگرش منفی:

• تعاملت چه با من و چه با همکارها نشون می‌ده که انگار توی محل کار حس خوبی نداری. اتفاقی افتاده؟ می‌تونم کمکی کنم؟
• هرجایی مورد یا چیزی باعث شد در مورد کار یا زندگی شخصیت احساس خوبی نداشته باشی یا احیانا باعث آسیب دیدنت شد بهم بگو. شاید بتونم توی پیدا کردن راه‌حل بهت کمک کنم.”

پیشنهاد مطالعه: 9 روش برای نه گفتن به منفی گرایی

8. در مورد مسائل مربوط به همکاری

کارمندانی که از همکاری اجتناب می‌کنند به طور بالقوه فرصت‌های رشد را از دست می‌دهند. اعتماد پایین می‌تواند یکی از اصلی‌ترین دلایل اجتناب از همکاری کارمندان باشد. هنگام پرداختن به این نگرانی، تأکید کنید که مهارت‌های تخصصی آنها قابل ستایش است و آنها می‌توانند با به اشتراک گذاشتن مهارت‌های خود با سایر اعضای تیم ارزش افزوده بیشتری خلق کنند.

مثال و نمونه ای از انتقاد سازنده و محترمانه برای همکاری:

• “شما در تدبیر و مهارت‌های حل مسئله عالی هستید.
• با این حال، در صورتی که تیم به کمک‌های شما نیاز داشت با به اشتراک گذاشتن تخصصتون، به توسعه همکاران و بهبود سرعت سازمان کمک کنید لطفا.
• تو چنین فضایی ممکنه شما هم رشد کنید. بیایید جلسات هفتگی تیمی رو هماهنگ کنیم که توی اون جلسات در مورد پروژه‌های فعلی و روندها بحث کنیم.”

9. نقد مسائل مربوط به رفتار غیرحرفه‌ای

رفتار غیرحرفه‌ای گاهی به صورت غیر ارادی صورت می‌گیرد. با این حال، رفتارهایی مثل شایعه پراکنی، می تواند به سرعت روحیه کارکنان را تضعیف کند. اگر متوجه شدید کارمندی در حال شایعه‌سازی یا رفتارهای غیرحرفه‌ای دیگری است، موارد را در یک جلسه خصوصی با آنها در میان بگذارید.

نمونه ای از انتقاد موثر برای رفتارهای غیرحرفه‌ای:

• “من احساسات شما رو درک می‌کنم و می‌دونم که نیتتون کمک به سازمان و برطرف کردن مشکلاتشه.
• با این حال، اقداماتی مثل شایعه‌پراکنی می‌تونه حس بی اعتمادی رو در محل کار تشدید کنه.
• لطفاً در مورد نگرانی‌هاتون مستقیماً با خود من صحبت کنید. وقتی نگرانی‌هاتون رو با همکاران به اشتراک می‌ذارید، ممکنه باعث ایجاد ترس و منفی‌گرایی بشه.”

10. انتقاد سازنده در حین بررسی عملکرد

ارزیابی عملکرد فرصتی عالی برای ارزیابی خروجی تیم است. همچنین فرصتی برای رفع هرگونه نگرانی در مورد روندهای کاری یک کارمند است. یک راه عالی اینست که از کارمندان بپرسید، در مورد عملکردشان در زمینه‌هایی که فکر می‌کنید نیاز به بهبود دارند، چه احساسی دارند.

نکته: نظر کارمندان را در مورد عملکردشان بخواهید و راه‌هایی برای بهبود آن پیشنهاد دهید. با بسط دادن آنچه که فرد می‌گوید، می‌توانید به او کمک کنید تا ضعف‌های خود را شناخته و آنها را اصلاح کند.

مثال و نمونه ای از انتقاد سازنده برای یک کارمند در طول بررسی عملکرد:

• “شما در مورد مدت زمانی که برای تکمیل یک پروژه نیاز دارید اشاره کردید.
• متوجه شدم که شما زمان زیادی رو صرف عیب‌یابی و حل مشکل کردید. شاید همین عامل باعث کندی شما شده.
• در پروژه بعدی، طول مدت حل کردن مشکلاتتون رو زمان‌بندی کنید. پیشنهاد می‌کنم چند ساعتی رو برای تحقیق در مورد این موضوع صرف کنید.”

نکاتی در مورد چگونگی ارائه انتقاد موثر

نقد در صورتی پذیرفته می‌شود که به موقع، واضح، مشخص، مفصل و قابل اجرا باشد.

بیایید به چند نکته خاص‌تر برای ارائه انتقاد موثر نگاه کنیم:

1. مثبت باشید

بازخورد مثبت به کارکنان کمک می‌کند تا در برابر نقد پذیرتر شوند، اما نباید تمام تمرکزتان روی ارائه بازخورد مثبت باشد.

به عنوان مثال، اگر بازخورد مثبت را فقط برای کم اثر کردن بازخورد منفی ارائه می‌کنید، ممکن است بازخورد مثبت دیگر به عنوان قدردانی واقعی تلقی نشود، بلکه به عنوان مقدمه‌ای برای بازخورد بد تلقی شود.

اگرچه خود نقد همیشه مثبت نیست، اما باید با نگرش مثبت آن را مطرح کنید.

2. مشاوره عملی ارائه دهید.

هنگام ارائه نقد، از مثال‌هایی که چگونه یک کارمند می‌تواند به جای تمرکز بر موارد منفی رشد کند، استفاده کنید. ارائه مشاوره عملی عامل اصلی جداسازی نقد سازنده و نقد ساختارشکنانه است و تمرکز بیشتری بر آینده دارد.

یکی از راه‌های پیشنهادی، هدف گذاری SMART است. راهی عالی برای ایجاد اهداف با احتمال دستیابی بالا.

3. آن را به یک تجربه مشترک تبدیل کنید

انتقاد سازنده و محترمانه زمانی موثر و ارزشمند است که گفتگویی دو طرفه و “بده و بستانی” باشد.

بازخورد گیرنده ممکن است با شما مخالف باشد. پس اجازه دهید که بپرسد چرا چنین احساسی دارید و چگونه می‌تواند بر اساس نظرات شما بهبود یابد.

ایجاد یک تجربه مشارکتی می‌تواند احساسات منفی را از دریافت بازخورد منفی تسکین دهد، زیرا به هر دو طرف اجازه می‌دهد دیدگاه‌های خود را به اشتراک بگذارند.

4. به جای شخص، بر موقعیت تمرکز کنید.

تمرکز بر موقعیت یا رفتار به جای شخص، می‌تواند از احساس حمله شخصی به گیرنده جلوگیری کند. استفاده از عبارت “من” یک راه عالی برای انجام این کار است.

با تمرکز بر تجربه خود، عبارت «من» ممکن است نظرات را کمتر شخصی کند. با شروع هر عبارتی با “من”، شما به وضوح نشان می‌دهید که دیدگاه‌ها و نظرات خود را بیان می‌کنید، نه الزاما حقایق را. این می‌تواند حالت تدافعی کارمند را کاهش داده و جلسه بازخورد را پربارتر کند.

5. مشخص باشید

هر چه خاص تر، بهتر. نظرات کلی ارائه ندهید در عوض، نگرانی‌ها را با جزئیات شرح داده و در صورت امکان مثال‌هایی ارائه کنید. به این ترتیب می‌توانید ارتباط موثری برقرار کرده و در پایان جلسه هیچ سوال بی پاسخی وجود نداشته باشد.

نظرات مبهم می‌تواند گیرنده را از کل مشکل ناآگاه و در نتیجه از اقدامات مناسب برای بهبود آن بی خبر بگذارد.

6. گفتگو را خصوصی نگه دارید

در صورتی که گیرنده احساس خجالت کند، بازخورد و پیشنهادات ممکن است تاثیر کمی داشته باشد. در واقع، احساس خجالت می‌تواند انگیزه و دلسردی آنها را بیشتر کند.

پیشنهاد می‌شود نقد را در خلوت ارائه دهید، جایی که بتوانید بدون احساس تحقیر گفتگو کنید.

برای داشتن گفتگویی مؤثر، وقت بگذارید و صحبت کنید. زمانی را برای انتقاد موثر برنامه ریزی کنید یا برای انجام آن از یک جلسه انفرادی استفاده کنید.

7. زمان بندی را در نظر بگیرید

نقد اگر در مدت کوتاهی پس از اقدام ارائه شود بسیار مفید است، در اینصورت هر دوی شما موقعیت را به خاطر خواهید آورد. انتظار بیش از حد ممکن است خواسته‌های شما را نامربوط جلوه داده و در نتیجه غیر مفید کند. با این حال، ممکن است نقد بلافاصله پس از هر موقعیتی که ممکن است تنش یا هیجان در آن بالا باشد، مناسب نباشد.

8. پیگیری کنید

ستایش خود را برای پیشرفتی که در طول مسیر مشاهده می‌کنید، نشان دهید. به این ترتیب نشان می‌دهید که در کنار آنها هستید و روی موفقیت آنها سرمایه‌گذاری کرده‌اید. چنین نگاهی به گیرنده این امکان را می‌دهد که هرگونه نگرانی را پس از نقد، به طور کامل مطرح کند.

مهارت انتقاد سازنده مثبت می‌تواند موثر بوده و از بازگشت مجدد آنها به روال قبلی جلوگیری کند.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در خصوص بهینه سازی کارکنانتان به صفحه مشاوره منابع انسانی مدیرنو مراجعه فرمایید.

یا با ما در ارتباط باشید.

منابع: valamis ، هیئت تحریریه مدیرنو