نحوه برخورد با تاخیر پرسنل و غیبت کارکنان!

در این مقاله به موضوع دیر رسیدن به محل کار یا تاخیر کارمندان می‌پردازیم و نحوه برخورد صحیح با تاخیر پرسنل و غیبت کارکنان در سازمان را شرح خواهیم داد. آیا کارمندان شما هم همیشه تأخیر دارند؟ دلایل عدم حضور به موقع در محل کار چیست؟ با مدیرنو همراه باشید…

بسیار مأیوس‌کننده است که شما کارمندی دارید که به‌طور مداوم تأخیر یا غیبت دارد. امّا مشکلات حضور کارمندان همیشه مربوط به بی‌مسئولیتی نیست. ویلیام شکسپیر می‌گوید:

” سه ساعت زود رسیدن بهتر از یک دقیقه دیر رسیدن است”.

این جمله ممکن است کمی افراطی به نظر برسد که کسی بخواهد سه ساعت زودتر در محل کار حاضر شود اما معنی واقعی این جمله کاملاً درست است. دیر رسیدن یا عدم حضور به موقع در محل کار و غیبت کارمندان می‌توانند تأثیرات منفی بر عملکرد تیم و بهره‌وری سازمان داشته باشند و معمولاً نیاز به مدیریت و بررسی دقیق دارند.

تعریف تاخیر و غیبت کارمندان و پرسنل

تعریف تاخیر کارمندان

تاخیر یا دیر رسیدن به محل کار به معنای عدم حضور به موقع یا ورود کارکنان و پرسنل به محل کار پس از زمان مقرر است. این موضوع می‌تواند به دلایل مختلفی از جمله ترافیک، مشکلات حمل‌ونقل، یا مسائل شخصی و … رخ دهد.

تعریف غیبت کارمندان

غیبت کارمند به عدم حضور آن‌ها در محل کار در روزهای کاری مشخص اشاره دارد. غیبت کارمندان می‌تواند به دلایل مختلفی از جمله بیماری، مسائل خانوادگی، یا مشکلات شخصی اتفاق بیفتد.

چرا کارکنان تاخیر دارند یا غیبت می‌کنند؟

10 دلیل تاخیر و غیبت کارمندان و پرسنل

1. بیماری: احساس ناخوشی یا بیماری می‌تواند موجب دیر رسیدن یا عدم حضور شود.
2. عدم برنامه‌ریزی مناسب: گاهی اوقات، عدم مدیریت زمان و برنامه‌ریزی صحیح باعث می‌شود که کارکنان زمان کافی برای رسیدن به محل کار را در نظر نگیرند.
3. شرایط جوی: آب و هوا، مانند باران، برف یا طوفان، می‌تواند بر ترافیک و زمان سفر تأثیر بگذارد.
4. تعطیلات و مرخصی‌ها: گاهی اوقات، پرسنل به دلیل استفاده از مرخصی‌های برنامه‌ریزی‌شده یا تعطیلات غیبت می‌کنند.
5. استرس و فرسودگی شغلی: فشارهای کاری و استرس می‌تواند منجر به فرسودگی و نیاز به استراحت طولانی‌تر شود.
6. عدم رضایت شغلی: احساس نارضایتی از شغل یا محیط کار می‌تواند به عدم حضور به موقع در محل کار و یا غیبت‌های مکرر منجر شود.
7. مشکلات حمل‌ونقل: ترافیک، خرابی خودرو، یا دیر رسیدن وسایل حمل‌ونقل عمومی می‌تواند باعث دیر رسیدن به محل کار شود.
8. مسائل شخصی: مشکلات خانوادگی یا اضطراب‌های روزمره ممکن است زمان خروج از منزل را تحت تأثیر قرار دهد.
9. مسائل اجتماعی: مشکلات اجتماعی یا فشارهای بیرونی می‌تواند بر حضور کارکنان و دیر رسیدن به محل کار تأثیر بگذارد.
10. فرهنگ سازمانی: اگر فرهنگ سازمانی به دیر رسیدن کارکنان به محل کار یا غیب غیر موجه پرسنل پاسخ جدی ندهد، ممکن است آنها احساس کنند که عدم حضور به موقع در محل کار قابل قبول است.

چرا حضور به موقع در محل کار اهمیت دارد؟

دلایل اهمیت حضور به موقع در محل کار

حضور به موقع در محل کار اهمیت زیادی دارد و می‌تواند تأثیرات مثبت زیادی بر عملکرد فرد و سازمان داشته باشد. برخی از دلایل اهمیت آن عبارتند از:

• افزایش بهره‌وری: ورود به موقع به محل کار به کارکنان کمک می‌کند تا زمان بیشتری را برای انجام وظایف خود داشته باشند و کارایی بیشتری داشته باشند.
• حفظ نظم و انضباط: رعایت زمان در ورود به محل کار به فرهنگ سازمانی نظم و انضباط کمک می‌کند و نشان‌دهنده احترام به زمان دیگران است.
• تأثیر بر تیم: حضور به موقع بر روحیه و عملکرد کلی تیم تأثیر مثبت دارد. دیر رسیدن و عدم حضور به موقع یک فرد در محل کار، می‌تواند بر کار گروهی و همکاری تأثیر بگذارد.
• بهبود ارتباطات: ورود به موقع به کارکنان این امکان را می‌دهد که جلسات و تعاملات را به موقع آغاز کنند و از ایجاد اختلال در برنامه‌های کاری جلوگیری کنند.
• تصویر حرفه‌ای: کارکنانی که به موقع به محل کار می‌رسند، معمولاً تصویری حرفه‌ای‌تر و متعهدتر از خود به نمایش می‌گذارند که می‌تواند بر روابط کاری و فرصت‌های پیشرفت شغلی تأثیر مثبت داشته باشد.
• کاهش استرس: با حضور به موقع، کارکنان معمولاً از استرس و اضطراب ناشی از دیر رسیدن به محل کار و مشکلات ناشی از آن جلوگیری می‌کنند.

چگونه تاخیر و غیبت کارکنان را مدیریت کنیم؟

نحوه برخورد با تاخیر پرسنل و کارمندان نیاز به رویکردی متعادل و حرفه‌ای دارد. در زیر چند مرحله و نکته برای مدیریت این مسئله آورده شده است که با این رویکردها، می‌توانید به بهبود فرهنگ حضور در سازمان و کاهش غیبت‌ها کمک کنید و به مدیریت تاخیر پرسنل به شکل مؤثرتری بپردازید و محیط کاری بهتری ایجاد کنید.

1. شناسایی دلایل

قبل از هر چیز، با کارکنان صحبت کنید تا دلایل عدم حضور به موقع و دیر رسیدن به محل کار را درک کنید. این می‌تواند شامل مشکلات شخصی، مسائل حمل‌ونقل یا احساس فشار شغلی باشد.

2. گفتگو و ارتباط

با هر فردی که تاخیر یا غیبت داشته، به صورت غیررسمی صحبت کنید. این گفتگو می‌تواند به ایجاد رابطه اعتماد کمک کند و نشان‌دهنده توجه شما به وضعیت آن‌ها باشد.

3. ایجاد سیاست‌های واضح

سیاست‌های روشنی برای غیبت و مرخصی‌ها تعیین کنید و به پرسنل اطلاع‌رسانی کنید. این سیاست‌ها باید شامل شرایط، روش‌های درخواست مرخصی و پیامدهای غیبت غیرموجه باشد و باید به‌طور واضح به پرسنل اطلاع‌رسانی شود.

4. پیگیری و ثبت

دیر رسیدن و عدم حضور به موقع در محل کار را به‌دقت ثبت کنید تا بتوانید الگوهای خاصی را شناسایی کنید. این اطلاعات به شما در تصمیم‌گیری کمک خواهد کرد.

5. تأکید بر پیامدها

برای غیبت‌ها و تأخیرهای مکرر، پیامدهای مشخصی تعیین کنید. این پیامدها باید عادلانه و متناسب با شرایط باشند.

6. ایجاد محیط کاری منعطف

اگر ممکن است، گزینه‌هایی مانند ساعات کاری منعطف یا کار از راه دور را در نظر بگیرید. این امر می‌تواند به کاهش تأخیر کمک کند.

7. تشویق به مدیریت زمان

کارگاه‌ها یا آموزش‌هایی در زمینه مدیریت زمان و مهارت‌های سازماندهی برای کارکنان برگزار کنید.

8. تأمین حمایت

اگر کارکنان به دلیل مشکلات شخصی غیبت می‌کنند، سعی کنید حمایت‌های لازم را ارائه دهید. این ممکن است شامل مشاوره، کمک در مدیریت استرس یا انعطاف‌پذیری در ساعات کاری باشد.

9. پیگیری و ارزیابی و بازخورد

تاخیر و غیبت های کارمند را پیگیری کنید و به مرور زمان بررسی کنید که آیا اقداماتی که انجام داده‌اید مؤثر بوده‌اند یا خیر. عملکرد سیاست‌ها و فرآیندهای خود را به‌طور منظم ارزیابی کنید و بر اساس بازخورد کارکنان و نتایج به‌دست‌آمده، تغییرات لازم را ایجاد کنید.

10. تشویق به بهبود

در صورت بهبود در زمان‌بندی، کارکنان را تشویق و تحسین کنید. این امر می‌تواند به ایجاد انگیزه بیشتر کمک کند.

نحوه صحیح برخورد با تأخیر کارمندان و پرسنل

امّا چگونه با دیر رسیدن و تاخیر در ورود به محل کار کارمندان و آنهایی که به‌طور مداوم در محل کار حاضر نمی‌شوند و روزهای مرخصی خود را به دلیل بیماری در ماه اول استفاده می‌کنند، برخورد کنیم؟ این مقاله به شما کمک می‌کند که با این کارمندان به نحوه درستی برخورد کرده و منابع انسانی‌تان را به خوبی مدیریت کنید.

مهربان باشید

مهربانی به این معنا نیست که رفتار آنها را ببخشید، بلکه به دنبال این باشید که آن‌ها را درک کرده و برنامه‌ای را ایجاد کنید که همه‌ی موارد را در نظر بگیرد. شاید کارمند شما مادری با چند فرزند است که دغدغه‌های زیادی دارد. همه‌ی افرادی که بچه دارند می‌دانند که امکان ترک خانه زودتر از بچه‌ها هنگامی‌که مدرسه می‌روند امکان‌پذیر نیست یا شاید آن‌ها برای رسیدن به سرکار مجبورند مسیر طولانی‌ای را طی کنند یا یک عضو از خانواده‌شان به یک بیماری مزمن مبتلا باشد و به همین دلایل است که آنها اغلب غیبت می‌کنند.

آن‌ها ممکن است بی‌مسئولیت باشند امّا قبل از اینکه آن‌ها را بی‌مسئولیت فرض کنید، اول مطمئن شوید که آن‌ها را درک می‌کنید. اگر بدون در نظر گرفتن علت عدم حضور به موقع فرد در محل کار به‌سادگی به او بگویید وقت شناس باش، راه حل خوبی نیست.

بررسی کنید که آیا این مشکل موضوع مهمی است؟

شاید شما به دنبال قانون گذاری باشید و تاخیر در کار برایتان اهمیت داشته و قوانین وضع‌ شده به شما بگویند افرادی که ساعت 9:01 سرکار می‌آیند تأخیر دارند و اگر آن‌ها 9:01 برسند مانند اینست که یک ساعت دیر رسیده‌اند. اگر آن‌ها پستی دارند که باید رأس ساعت در محل کار خود حاضر باشد تا به‌طور مستقیم با مشتریان ارتباط داشته باشند، نظر شما درست است. امّا اگر شغلی اداری دارند که به زمان حساس نیست، آیا این تاخیر کارمند، موضوع مهمی است؟

شما می‌توانید به‌سادگی یک قانون در نظر بگیرید که کارمندان مجبور باشند 8 ساعت در روز کار کنند. اگر آن‌ها کار خود را از ساعت 9:05 شروع کنند، نمی‌توانند زودتر از ساعت 5:05 کار خود را ترک کنند. قوانین باید به‌صورتی باشند که مشکلات را حل کنند نه اینکه جوی ایجاد کنند که حس کم ارزش بودن را در افراد ایجاد می‌کند.

یک مدیر خوب باید بتواند با افرادی که هیچ امیدی به موفقیتشان نیست به خوبی کار کند. در غیر این صورت مدیریت کارمندی که خودانگیخته، فعال و متعهد است آن چنان سخت نیست.

ایجاد محیط کار جایگزین

به این موضوع فکر کنید که چگونه می‌توانید دلیل تاخیر در کار را قبل از این‌که به آنها تذکر دهید، بیابید. اگر دلیل موجهی برای دیر رسیدن به محل کار وجود داشته باشد و  به‌طور مرتب غیبت می کنند، اما با این وجود یک کارمند باارزش و مهم برای سازمانتان محسوب می‌شوند، می توانید به دنبال یک محل کار جایگزین برای آنها باشید.

ممکن است بتوانند از خانه کار کنند. امروزه اینترنت از روش‌های مختلف به کارمندان اجازه می‌دهد تا از هرجایی کارشان را انجام دهند. همچنین راه‌حل‌های متعددی برای نظارت بر کارهای انجام‌شده آن‌ها در خانه وجود دارد.

چگونه کارکنان ناسازگار را اداره کنیم؟

برای برخی از مشاغل، این موضوع مهمی است. حتی اگر مهم هم نباشد، شما نمی‌توانید به برخی از کارمندان اجازه دهید که از قوانین پیروی نکنند درحالی‌که دیگران تابع قوانین‌اند.

از دیدگاه منابع انسانی

• شما باید رفتار کارکنان را در نظر بگیرید و یک تذکر شفاهی به آن‌ها بدهید.
• شما باید دلیل رفتار آن‌ها را شناسایی کنید.
• اگر یک دلیل واقعی وجود دارد، با همفکری یکدیگر برنامه‌ای پیدا کنید که برای هر دو شما مناسب باشد.
• منتظر نمانید و قبل از اینکه این موضوع چندین بار اتفاق بیافتد با کارمندان صحبت کنید.
• ترجیحاً بعد از 2 یا 3 بار عدم حضور به موقع در محل کار، با آن‌ها صحبت کنید.
• پس از گفتگو، آنچه را که در مورد آن گفتگو کرده‌اید و برنامه مشترکی که در مورد آن به تفاهم رسیده‌اید، یادداشت و ثبت کنید.
• از آن‌ها بخواهید این صورتجلسه را امضا کنند.
• اطمینان حاصل کنید که این سند همه‌ی پیامدهای مشکلات آینده را در برمی‌گیرد.
• درنهایت همان‌طور که کارمندان رفتارشان را اصلاح می‌کنند، از آن‌ها قدردانی کرده و تغییرات را تأیید کنید.

نتیجه گیری

در مجموع، حضور به موقع در محل کار به ایجاد یک محیط کاری سالم و کارآمد کمک می‌کند. مدیریت مناسب علل تاخیر و غیبت کارمندان و پرسنل و ایجاد یک محیط کاری مثبت می‌تواند به کاهش غیبت پرسنل کمک کند. این امر نیاز به توجه و برنامه‌ریزی دارد تا بتوان بهبودهایی در فرهنگ و ساختار کاری ایجاد کرد.

اگر می‌توانید در کار انعطاف بیشتری قائل شوید و اگر کارکنان از اعضای ارزشمند تیم شما هستند، می‌توانید محیط کاری ایجاد کنید که کمتر به قوانین اداری وابسته باشد.

شرکت‌های زیادی زمان کاری انعطاف‌پذیر برای کارمندان خود در نظر گرفته اند. شما نیز می توانید با درنظر گرفتن موارد گفته شده در مقاله، مشکل عدم حضور به موقع و دیر رسیدن کارمندان و کارکنان در محل کار را در کسب‌وکارتان حل کنید. سعی کنید برای انجام این کار با آرامش رفتار کنید. اما گاهی اوقات لازم است بعضی از کارکنان که اخطار و تذکر زیادی در این زمینه دریافت کرده اند را اخراج کنید.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در این مورد به صفحه ارزیابی عملکرد کارکنان مدیرنو مراجعه فرمایید. با از طریق صفحه تماس با ما، با مدیرنو در ارتباط باشید.

منبع: quora و هیئت تحریریه مدیرنو

برچسب‌ها: نحوه برخورد با تاخیر پرسنل و کارمندان, تاخیر در ورود به محل کار, اهمیت حضور به موقع در محل کار, تاخیر در ورود کارمندان, دیر رسیدن به محل کار, عدم حضور به موقع در محل کار.