ارتباط رهبر با اعضای تیم چگونه باید باشد؟

در این مقاله از مدیرنو؛ به ارتباط رهبر با اعضای تیم می‌پردازیم. در ادامه به چگونگی ایجاد ارتباط بهینه رهبر با اعضای تیم خواهیم پرداخت. به‌عنوان یک رهبر درست نیست که با همه‌ی اعضای تیم به یک شیوه رفتارکنید. مثلاً شاید شما اعضایی در تیم خودتان داشته باشید که روابطتان با این افراد را از طریق اعتمادی که به آن‌ها دارید توسعه داده‌اید. به این صورت که به آن‌ها اطمینان دارید، آن‌ها سخت کار می‌کنند و هرگز اجازه نمی‌دهند که شما دچار افول شوید.

چنین اعضایی در تیم برای شما بسیار با ارزش بوده و شما می‌توانید از طریق ارائه‌ی پروژه‌های چالش برانگیز به این افراد توجه ویژه‌ی خود را به آن‌ها معطوف دارید. همچنین شاید افرادی در تیم خود داشته باشید که از نظر شما مقبولیت کمتری دارند. این افراد ممکن است اهداف حرفه‌ای نداشته و از شایستگی کمتری برخوردار باشند. بنابراین شما نمی‌توانید به‌سادگی به آن‌ها اطمینان کنید.

ایجاد ارتباط رهبر با اعضای تیم

آیا تابه‌حال پیش‌آمده که به تحلیل این قضیه بپردازید که چرا نمی‌توانید به برخی افراد اعتماد کنید؟ این کار درست است یا غلط، آیا شما بدگمان هستید یا اینکه آن‌ها غیرقابل‌اعتماد هستند؟ یا شما به‌صورت ناخودآگاه فرصت‌هایی را که ممکن است منجر به رشد و موفقیت آن‌ها کمک کند را از آن‌ها دریغ می‌کنید؟

این وضعیت بیان‌کننده تئوری مبادله رهبر – عضو است. این تئوری LMX (leader-member exchange theory) یا تئوری ارتباط عمودی دوتایی نامیده می‌شود و به این موضوع می‌پردازد که چگونه مدیران و رهبران باید ارتباط خود با اعضای تیمشان را گسترش و بهبود دهند و توضیح می‌دهد که چگونه این روابط می‌توانند هم موجب رشد و هم موجب پس رفت اعضاء شود.

شناخت تئوری

توجه این تئوری بر بهبود و گسترش روابط بین مدیران و اعضای تیم آن‌ها است. این تئوری بیان می‌کند که همه‌ی روابط بین مدیران و زیردستان از سه مرحله عبور می‌کنند. این مراحل شامل سه مورد می‌باشد: 1. نقش پذیری 2. نقش سازی 3. روزمره کردن نقش.

اکنون به شرح هرکدام از این موارد می‌پردازیم.

1. نقش پذیری افراد تیم

نقش پذیری زمانی رخ می‌دهد که افراد برای اولین بار به گروه می‌پیوندند. در این زمان مدیران به ارزیابی توانایی‌ها و مهارت‌های افراد می‌پردازند.

2. نقش سازی برای اعضای تیم

اعضای جدید شروع به کار کردن بر روی پروژه و آن دسته از وظایفی که در تیم به آن‌ها محول شده، می‌کنند. در این مرحله، به‌طورکلی مدیران انتظار دارند که اعضای جدید تیم سخت کار کنند و در نقش جدیدی که به آن‌ها محول شده، وفادار و قابل اعتماد باشند. این تئوری بیان می‌کند که مدیران در این مرحله (اغلب به‌صورت ناخودآگاه) اعضای جدید تیم را به یک یا دو گروه تقسیم می‌کنند.

• اعضای درون گروهی

اگر اعضای تیم وفاداری، قابل‌اطمینان بودن و توانایی‌های خودشان را ارتقاء و بهبود بخشند، آن‌ها جزء اعضای درون‌گروهی می‌شوند.

این گروه از اعضایی تشکیل‌شده که مدیر به آن‌ها اطمینان بیشتری داشته و توجه بیشتری به این گروه نشان می‌دهد. همچنین آن‌ها را برای مشاغل چالشی و هیجان‌انگیز آماده می‌کند و فرصت‌ها و آموزش‌های اضافی برای پیشرفت را در اختیار آن‌ها قرار می‌دهد. به‌علاوه هرکدام از اعضای این گروه یک به یک با مدیر وقت می‌گذرانند. اغلب، افراد این گروه‌ها شخصیت و اخلاق کاری مشابه به مدیر را دارند.

• اعضای برون گروهی

اگر اعضای گروه در راستی و صداقت به مدیر خیانت کنند و یا بی‌انگیزگی یا بی‌کفایتی خود را بهبود نبخشند و اصلاح نکنند آن‌ها در میان این دسته قرار می‌گیرند. مشاغل اعضای این گروه اغلب محدود و غیر چالشی است. اعضای برون گروهی تمایل کمتری به ارتباط با مدیر داشته و اغلب فرصت‌هایی برای رشد و پیشرفت دریافت نمی‌کنند.

3. روزمره کردن کارها

در این مرحله، کارهای روزمره بین اعضای تیم و مدیر پایه‌گذاری می‌شود. اعضای درون‌گروهی برای جلب نظر مثبت مدیر سخت کار می‌کنند. آن‌ها به‌واسطه‌ی نشان دادن صداقت، توجه، یکدلی، شکیبایی و مقاومت این کار را انجام می‌دهند.

اعضای برون گروهی ممکن است به مخالفت با مدیر بپردازند. چراکه نزدیک شدن به اعضای برون گروهی بسیار سخت است و یک‌باره با مقاومت شدید روبه‌رو می‌شوید. اعضای برون گروهی ممکن است پیش از شروع کار تغییراتی را در بخش‌ها یا سازمان ایجاد کنند.

زمانی که اعضای تیم به گروه‌های درون گروهی و برون گروهی دسته‌بندی شدند، (هرچند به‌طور ناخودآگاه) این طبقه‌بندی به چگونگی ارتباط مدیر با آن‌ها تأثیر می‌گذارد.

مثال:

اعضای درون گروهی تیم اغلب درخشان‌تر می‌شوند و مدیر در وظایف و انجام کارهای مهم به آن‌ها اعتماد دارد. همچنین این گروهی است که مدیریت بیشتر با آن‌ها صحبت می‌کند و آن‌ها از حمایت‌ها و نصایح مدیریت بهره برده و فرصت‌های بهتری برای رشد و پرورش مهارت‌هایشان در اختیارشان قرار می‌گیرد. بنابراین، به‌طور طبیعی این افراد بیشتر به بهبود و توسعه ی نقش خود می‌پردازند.

این دسته بندی برای اعضای برون گروهی نیز صدق می‌کند. مدیر زمان کمتری را برای حمایت و پرورش این گروه سپری می‌کند. آن‌ها مأموریت‌های چالشی و فرصت‌های کمتری را برای آموزش و پیشرفت دریافت می‌کنند به همین علت آن‌ها کمتر مورد آزمون و خطا قرار می‌گیرند و شانس کمتری برای تغییر نظر مدیریت دارند.

مقاله “چند نکته از رهبران بلند پرواز” از مدیرنو، به 6 نکته مهم در مورد شیوه‌های استخدام پرسنل تا توانمندسازی و رشد فردی رهبران اشاره دارد که توجه شما را به آنها جلب می‌نماییم.

تئوری در عمل

شما به کمک تئوری تبادل رهبر – عضو می توانید این آگاهی را کسب نمایید که چگونه اعضای تیم خودرا درک کنید. برای انجام این کار مراحل زیر را دنبال کنید.

1.شناسایی اعضای برون گروهی تیم

این یک فرصت است که بدانید چه کسانی در دسته‌ی برون گروهی تیم شما هستند. وقت بگذارید و نام آن‌ها را یادداشت کنید. سپس به تجزیه و تحلیل این مورد بپردازید که چه چیزی باعث شده این افراد کمتر موردتوجه قرار گیرند. آیا این افراد کار خاصی را انجام داده‌اند که باعث شده اعتماد شمارا از دست دهند و آیا در محیط کار رفتار بدی از خودشان نشان داده‌اند؟ آیا به‌راستی این افراد نامناسب هستند، یا از انگیزه‌ی کمی برخوردارند؟ کارهایی را که آن‌ها انجام داده‌اند را تجزیه و تحلیل کنید و واقعیات را با برداشت و احساس خودتان مقایسه نمایید. این مقایسه را انجام دهید، شاید شما به‌طور ناخودآگاه مواردی را نادیده گرفته باشید.

2. پایه گذاری مجدد روابط

برای شما به‌عنوان رهبر این یک امر مهم است که با ایجاد توجهی معقولانه و مناسب به نوسازی روابط با اعضای برون گروهی بپردازید. افرادی که از رابطه‌ی خوب و با کیفیتی با مدیر و رهبر خود برخوردارند دارای روحیه‌ی بالاتری نسبت به دیگر افراد که چنین روابط با کیفیتی با مدیر ندارند، هستند. بنابراین شما و سازمانتان می‌توانید از طریق ایجاد روابط بهتر نتایج سودمندتری به‌دست آورید.

این را در نظر داشته باشید که احتمالاً اعضای برون گروهی نسبت به هرگونه توجه و حمایتی از طرف شما محتاطانه عمل می‌کنند. چراکه احتمالاً آن‌ها قبل از این همچون چیزی را تجربه نکرده‌اند.

ابتدا با هر یک از اعضای تیم به‌صورت یک به یک دیدار داشته باشید و وقت بگذارید تا متوجه شوید که:

• آیا آن‌ها از کار خود راضی هستند یا خیر؟
• اهداف شغل و حرفه‌ی آن‌ها چیست؟
• شما چه کاری می‌توانید برای چالشی و جذاب شدن کار آن‌ها انجام دهید؟

به‌علاوه این جلسات رودررو با اعضاء به ایجاد یک قرارداد روانی بین شما و افراد از طریق ناگفته‌های مفید و سودمندی که آن‌ها انتظار شنیدن آن را از رهبرشان دارند، کمک می‌کند. اگر این افراد از اعضای برون گروهی تیم شما باشند ممکن است که احساس کنند این یک برنامه‌ی روانشناسی است و دچار شکست و یأس شوند.

شناخت عوامل برانگیخته شدن اعضای تیم

همچنین ضروریست تا شما عواملی را که باعث برانگیخته شدن آنها می‌شود را کشف کنید. زمانی که شما به برقراری ارتباط مجدد به‌صورت جلسات رودررو با اعضای تیم می‌پردازید؛ به‌گونه‌ای معقولانه این کار را انجام دهید تا این حس را در افراد ایجادکنید که این روابط ادامه خواهد داشت و پایدارند.

همچنین می‌توانید مدیریت از طریق قدم زدن در محیط کار را تمرین نمایید. گاهی دفتر خود را ترک کنید تا اگر افراد در انجام وظایف یا پروژه‌هایشان به کمک احتیاج داشتند به آن‌ها کمک کنید. سعی کنید تا از سطح شخصیتی اعضای تیم خودآگاه شوید.

3. فرصت آموزش و گسترش فرصت‌ها را برای افراد فراهم آورید.

به یاد داشته باشید که بزرگ‌ترین مزیت تئوری مبادله رهبر – عضو هشداری است که به شما در رابطه با اولویت‌هایی می‌دهد که امکان دارد به‌صورت ناخودآگاه و ناعادلانه در رابطه با برخی از اعضا در نظر بگیرید. این تئوری به شما پیشنهاد می‌دهد که فرصت‌های مناسب برای آموزش، بهبود، توسعه و پیشرفت در اختیار اعضای تیمتان قرار دهید.

اعضای برون گروهی تیم به واسطه‌ی ارتباط با شما می‌توانند از مشاوره یا راهنمایی‌های سودمندی بهره‌مند شوند. شاید شما بخواهید که آن‌ها را با فرصت‌های با ریسک پایین امتحان نموده و توانایی‌های آن‌ها را پرورش دهید. در این مورد از استراتژی تخصیص وظایف استفاده کنید. تا مطمئن شوید که وظایف و افراد به‌درستی مشخص‌شده باشند.

به‌علاوه اهداف واقع‌گرایانه و مؤثر برای تیم تعیین کنید. همچنین شما می‌توانید با استفاده از جدول شبکه‌ای سه در سه (یا جعبه‌ی نه‌تایی) میزان انرژی آن‌ها را ساعت‌به‌ساعت ارزیابی کنید. آن‌ها را به سمت فرصت‌هایی برای رشد هدایت کنید.

* توجه:

یک مسئله ای که در تئوری مبادله رهبر-عضو وجود دارد اینست که همه‌ی اعضای درون تیم به یک اندازه شایسته و صادق فرض می‌شوند و از اعتبار و پیشرفتی مساوی در پروژه برخوردار هستند. همچنین شاید این فکر را داشته باشیم که همه‌ی اعضاء صادق، سخت کوش و شایسته هستند. اما در حقیقت آن‌ها متفاوت هستند. با استفاده از این تئوری می‌توانید احساساتی را که نسبت به اعضای تیم دارید، شناسایی و از درست یا غلط بودن آن‌ها اطمینان حاصل نمایید.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در این مورد به صفحه آموزش درون سازمانی مدیرنو مراجعه فرمایید. 

با ما در ارتباط باشید.