در این مقاله از مدیرنو؛ به گام های مدیریت اعضا تیم می‌پردازیم. در مقاله “مهارت‌های مهم در مدیریت اعضا تیم” به موضوع سپردن مسئولیت به افراد تیم، انگیزه دهی به آنها و توسعه و پروش تیم پرداختیم در این مقاله نیز به نکات مهم دیگری در خصوص مدیریت اعضا می‌پردازیم که راهنمای شما در این مسیر هستند.
گام های مدیریت اعضای تیم
- با اعضا تیم خود و سایر افراد ارتباط برقرار کرده و با آنها کار کنید.
- مدیریتی بانظم و انضباط داشته باشید.
- از دام‌های رایج به دور باشید.
1-با اعضا تیم خود و سایر افراد ارتباط برقرار کرده و با آنها کار کنید.
تقریباً می‌توان گفت که توانایی برقراری ارتباط یک مورد ضروری برای موفقیت در تمامی نقش‌هاست. اما توانایی‌ها و تکنیک‌های خاصی وجود دارند که شما به عنوان یک مدیر باید از آنها استفاده کنید. حال به نحوه برقراری ارتباط با هریک از اعضا تیم می‌پردازیم:
با افراد درون تیم خود ارتباط برقرار کنید.
نظر به اینکه مدیر یک تیم هستید، بنابراین باید جلسات منظم زیادی را مدیریت کنید. تمامی انواع جلسات، خصوصاً جلساتی که به‌صورت منظم برگزار می‌شوند، به هدر دادن وقت افراد معروف‌اند! بنابراین باید تسلط و توانایی خود را برای برگزاری جلسات به‌صورت مؤثر افزایش دهید. در بسیاری از جلسات، مانند جلسات طوفان فکری، شما به‌عنوان مدیر یک تیم باید وضعیت را به‌صورت آرام حفظ کرده و لازم است که این کار را به‌راحتی انجام دهید.
شنونده‌ی فعالی باشید، واقعاً بشنوید و گوش کنید که افراد چه می‌گویند، درست گوش دادن یکی دیگر از توانایی‌های مهم مدیران و همچنین سایر افراد است. سعی کنید در این کار ماهر شوید. اکثر مدیران موفق شنونده‌های بسیار خوبی هستند. این کار به آنها کمک می‌کند تا خیلی زود مسائل را کشف و حل کنند. همچنین این امر از سوءتفاهم‌های سنگین جلوگیری کرده و اعتماد را در میان اعضا تیم ایجاد می‌کند.
با افراد خارج از تیم ارتباط برقرار کنید.
احتمالاً رئیس شما مهم‌ترین فردی است که لازم است با او در ارتباط باشید. وقت بگذارید تا متوجه شوید که رئیس شما چه انتظاری از شما و اعضا تیم شما دارد. اگر بتوانید به‌درستی متوجه شوید که چه چیزی مورد پسند و رضایت رئیستان است و ترجیح می‌دهد کارها چگونه ارائه شوند، نظر مثبت او را به سمت خود جلب کرده و دیدار موفقی با او خواهید داشت.
به خودتان ترس راه ندهید و هر سؤالی که در زمینه‌ی رهبری و مربیگری دارید از رئیستان بپرسید.
معمولاً شما می‌توانید موارد زیادی را از او یاد بگیرید اما ممکن است او در این زمینه فعال نباشد. اگر شما ارتباط نزدیکی در زمینه‌ی مشورت با رئیس دارید، مطمئن باشید که قادر به استدلال بسیاری از مسائل خواهید بود. ابتدا موضوع ایجادشده و خلاصه‌ای از تفکرات خود را برای او شرح داده سپس از او درخواست کمک کنید.
گذشته از این، به‌عنوان یک مدیر بخشی از وظیفه‌ی شما توجه داشتن به تیم و محافظت از آن در برابر فشارهای بی‌دلیل و ناحق است. مهارت ابراز وجود و مذاکره‌ی برد – برد را بیاموزید، چراکه ممکن است شما با مذاکرات اضافی در رابطه با سایر مسائل از کار دور شوید.
بخش دیگری از وظیفه‌ی شما به‌عنوان مدیر، ایجاد تعامل میان تیم خودتان و سایر گروه‌هاست. با این افراد صحبت کنید که چه انتظاری از شما دارند و چگونه می‌توانند به شما کمک کنند.
2- مدیریتی بانظم و انضباط داشته باشید.
هرقدر هم که شما تمایل به انجام این کار را نداشته باشید اما در بیشتر مشاغل مدیریت برای ایجاد نظم در میان کارمندان لازم است تا تدابیری را بیندیشید. شما می‌توانید رفتار افراد را به روش‌های مختلف مورد ارزیابی قرار دهید، برای مثال طرز رفتار آنها در هنگام صحبت کردن با تلفن، وقت شناسی آنها و نظافت شخصی، هر یک از این مسائل نیازمند یک روش برخورد متفاوت هستند.
نقض آشکارای قوانین یا سیاست‌های شرکت توسط افراد به‌راحتی قابل شناسایی است و باید با آنها برخورد شود. زمانی که شما با یک موضوع بالقوه در رابطه با نظم و انضباط روبه‌رو می‌شوید، وقت بگذارید و زمانی را صرف جمع آوری اطلاعات در رابطه با این وضعیت کنید. تصمیم بگیرید که چه‌کاری باید انجام دهید و چگونه عمل کنید.
مسائل مربوط به نظم و انضباط به‌ندرت خودشان اصلاح می‌شوند. معمولاً وضعیت بدتر می‌شود. این مسائل موجب ایجاد خشم قابل توجهی در میان سایر اعضا تیم می‌شود.
3- از دام‌های رایج به دور باشید.
تعدادی اشتباهات رایج وجود دارد که مدیران جدید دچار آن می‌شوند، این اشتباهات شامل:
- تصور اینکه شما با تکیه‌بر دانش کاری و مهارت‌های فنی می‌توانید به مدیریت موفق دست‌یابید. لازم است که شما زمانی را صرف بهبود و توسعه‌ی مدیریت خوب و آموزش مهارت‌های ارتباطات میان فردی خود کنید. این موارد حتی می‌توانند از مهارت‌های فنی شما مهم‌تر باشند.
- مشورت نکردن‌های پیوسته با رئیستان، با این تصور اشتباه که می‌خواهید نشان دهید که خودتان می‌توانید از عهده‌ی مسائل برآیید.
- روبه‌رو شدن با رئیس بدون اینکه فکری در رابطه با مشکل به وجود آمده داشته باشید و بدون اینکه راهی برای حل آن در نظر گرفته باشید.
- هر کاری که لازم است انجام دهید تا رئیس شما در مقابل دیگران از شما دفاع کند. این کار باعث تخریب چهره‌ی رئیس شما در مقابل همتایان و رؤسای خودش شده و این‌طور به نظر خواهد رسید که تیم او خارج از کنترلش است.
- ناموفق بودن برای صحبت کردن با ارباب رجوع در رابطه بااینکه چه انتظاری از شما و تیم شما دارند.
- استفاده‌ی نامناسب و نادرست از قدرت اختیارتان؛ زمانی که از افراد درون سازمان می‌خواهید تا کاری را برای شما انجام دهند. مطمئن باشید که این کار را از روی علاقه انجام می‌دهند نه از روی اجبار.
- دست پاچه کردن رئیس یا غافل گیر کردن او
بسیاری از این نکات بسیار آشکار هستند. بااین‌حال به‌طور باورنکردنی بسیاری از مدیران دچار این اشتباهات می‌شوند و موقعیت مدیریتی خود را مورد آسیب قرار می‌دهند.
نکته کلیدی:
زمانی که شما مدیریت یک تیم را بر عهده می‌گیرید، ضروریست که مهارت‌های جدیدی آموخته و از ابزارها و فناوری‌های جدید استفاده کنید. و این آموخته‌های جدید به شما در اداره‌ی فعالیت‌های سازمان، انگیزه دادن به افراد، توسعه و پرورش تیم و برقراری ارتباط با اعضا تیم کمک خواهند کرد. لازم است تا از اشتباهاتی که بسیاری از مدیران انجام می‌دهند به دورباشید.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در این مورد به صفحه آموزش درون سازمانی مدیرنو مراجعه فرمایید.
با ما در ارتباط باشید.