تکنیک های مدیریت افراد در محیط کار

در این مقاله از مدیرنو؛ به تشریح اصول و تکنیک های مدیریت صحیح افراد برای مدیران تازه کار می‌پردازیم. نگرانی در مورد چگونگی اصول مدیریت کارکنان در محیط کار برای مدیران خصوصا از نوع تازه کار، طبیعی ست. شما به عنوان مدیر باید از دانش لازم برای مدیریت افراد برخوردار بوده و دائما در مسیر فراگیری آموزه های جدید در این حوزه باشید. در ادامه تکنیک های مدیریت افراد را به تفکیک تشریح کرده تا بتوانید به عنوان مدیر، فردی اثرگذار باشید.

اصول و تکنیک های مدیریت صحیح افراد در محل کار

شما به‌عنوان مدیر مسئول افراد زیادی هستید، شاید با آن‌ها هیچ نقطه اشتراکی نداشته باشید و شاید کسانی باشند که شمارا آن‌قدرها دوست نداشته باشند. شما مسئول مراقبت از مسائل فیزیکی، روحی و احساسی آنها هستید. باید اطمینان داشته باشید که آسیب نمی‌بینند، با همکاران به خوبی همکاری می‌کنند. باید از حق و حقوق خود و آنها آگاه باشید. علاوه بر اینها باید خونسرد و آرام باشید، نمی‌توانید فریاد بزنید، بد رفتاری کنید و… در حقیقت داستان مدیریت سر درازی دارد!

این تیم هرازگاهی، مانند بچه‌های کوچک عمل می‌کند و شما نمی‌توانید آن‌ها را تنبیه کنید، گاهی مانند نوجوانان‌اند، از انجام درست کار سرباز می‌زنند و از این قبیل کارها.خوشبختانه نکات زیادی وجود دارد که به شما کمک می‌کنند که در این راه بهتر قدم بردارید و آرامش بیشتری داشته باشید. این‌ها قانون های مدیریت افراد هستند که در این مقاله به تعدادی از آنها می‌پردازیم.

1– احساس و عاطفه‌ی افراد تیم را درگیر کنید.

شما مدیریت افرادی را بر عهده‌دارید که در برابر انجام کار حقوق می‌گیرند. اما اگر آن کار برای آن‌ها فقط “جنبه‌ی شغل” داشته باشد، هرگز نمی‌توانید بهترین تلاش را از آنها انتظار داشته باشید. اگر آن‌ها هنگامی‌که به سر کار می‌آیند فقط به ساعت ورود و خروج توجه کنند، در بین این دو زمان هم، وقت‌هایی را تلف کنند و حداقل کار ممکن را انجام دهند، شما شکست خواهید خورد ولی اگر با لذت به سر کار بیایند و به نظر برسد که تلاش می‌کنند، کوشش و تقلا دارند و با تحسین و ستایش درگیر کار خود باشند، شانس زیادی وجود دارد که شما نیز بتوانید بهترین و بیشترین استفاده را از وجود آنها ببرید.

ایجاد تغییر از مرحله‌ی سرد و بی‌میل کار کردن کاملاً به عهده‌ی شماست. شما باید آنها را تحسین و ستایش کنید، راهنمایی‌شان کنید، به آنها انگیزه بدهید  و احساسات آنها را درگیر کنید. باید کاری کنید که آنها دلیل انجام کارشان را درک کنند، بفهمند که کارشان چگونه می‌تواند در زندگی دیگران تأثیر بگذارد.

البته اطمینان حاصل کنید که ابتدا خود را پیش از دیگران به این امر متقاعد کرده‌اید، آیا باور دارید که آنچه انجام می‌دهید، تأثیر مثبتی ایجاد می‌کند؟ اگر اطمینان ندارید، عمیق‌تر فکر کنید و راهی برای اهمیت دادن بیابید.

2-کار را به آنها واگذار کنید، سپس فقط بر آنها نظارت داشته باشید.

یک مدیر خوب می‌داند که بر وقایع، پروژه‌ها، موقعیت‌ها و راهکارها مدیریت و کنترل می‌کند نه افراد. فرض کنید که شما باغ بزرگی دارید و می‌خواهید باغبانی استخدام کنید. آیا باغبان را مدیریت و کنترل می‌کنید؟ نه. آنها خودشان به خوبی از عهده‌ی کار بر می‌آیند. شما تصمیم می‌گیرید که چه چیز را کجا و چه موقع بکارید. او خودش کارها را انجام می‌دهد. بعد از اتمام کار می‌توانید نظارت کنید و از انجام درست کارها مطمئن شوید.

این رمز و راز مدیریت موفق است. کاری را به افرادتان واگذار کنید و رهایشان کنید تا به کارشان برسند. یکی دوبار چک کنید تا اطمینان حاصل کنید که کار را آن‌طور که می‌خواستید انجام داده باشند و به‌تدریج کارهای بیشتری را به آنها محول کنید. تیم را انتخاب کنید و سپس برای انجام کارها به آنها اطمینان کنید.

3– بهترین منابع را برای تیم خود فراهم کنید.

باید بهترین‌ها را برای تیم خود فراهم کنید تا بتوانند بهترین کارهایی که به نفع شماست ارائه دهند. اگر افراد شما به تکنولوژی نیاز دارند؛ حتی اگر قرار باشد آسمان و زمین را کنار هم بیاورید، برای آنها فراهم کنید. اگر به کارمندان بیشتری نیاز دارند، اگر به دستگاه‌های بزرگ‌تر و مجهزتر نیاز دارند، اگر ابزاری باکیفیت بالاتر می‌خواهند، همه را فراهم نمایید. هرچه نیاز است، برای این است که کار صحیح‌تر، سریع‌تر، بهتر، ارزان‌تر و مرغوب‌تر ارائه کنند؛ پس آنها را تهیه کنید.

4– جو خوبی ایجاد کنید.

همیشه ایجاد یک جو خوب کار ساده‌ای نیست، اما الزامی است. اگر کارمندان شما بی‌حوصله، بی‌انگیزه و افسرده باشند مشخص است و این بی‌انگیزگی در کارشان، رفتارشان با مشتری  و همکاران، روش ارتباطشان با یکدیگر و طرز عملکردشان برای شما مشخص خواهد بود. اگر هرروز صبح مؤدبانه سلام و صبح به خیر بگوئید، اشکالی پیش نمی‌آید. پرسیدن جمله‌ی “امروز حالت چطور است؟” حتی یک ثانیه هم طول نمی‌کشد، اما تأثیر بسیار خوبی دارد.

خیلی از ما بدون تسلط کامل بر هنر مدیریت خودمان، زندگی را طی می‌کنیم. کار بخش مهمی از زندگی ماست و باید نکات مهم و کاربردی این حوزه را یاد گرفته و از آنها استفاده کنیم. این نکته در مورد کارآفرینان نیز صدق کرده و باید به نکات اساسی و لازم توجه کرده تا از این بخش بیشترین سود را ببرند.

5– برای مدیریت بهتر افراد به ایده‌های آنها گوش کنید.

هرکسی در هر موقعیتی می‌تواند برای شما توصیه و پیشنهادی داشته باشد. سعی کنید با همه صحبت کنید؛ با هرکسی در هر شغلی که هست صحبت کنید. مهم‌تر از همه به افراد تیم خود گوش بسپارید. آن‌ها کسانی هستند که با تولید محصول و ابزار سروکار دارند. آنها ایده‌های خوبی دارند. نیاز نیست هر بار، سر هر مسئله‌ی جزئی با آنها مشورت کنید، اما درباره‌ی مسائل مهم و بزرگ این کار را انجام دهید و خلاقیت و ایده‌های جدید آن‌ها را به کار گیرید.

هرچند به آنها گوش می‌کنید، اما این شما هستید که عهده‌دار امور خواهید بود. شما گوش می‌کنید، اما نه به این معنی که تمام جزئیات اید های آن‌ها را به کار بگیرید، گوش کنید و ایده‌های آن‌ها را با تجارب گذشته‌ی خود ادغام کنید و در صورت لزوم به‌کار ببندید. باید گوش کنید، اما مابین صحبت‌هایتان وانمود نکنید که الزاماً از ایده‌های آن‌ها استفاده خواهید کرد، برای اینکه وقتی کاری متفاوت بافکر و ذهن آن‌ها از شما سر می‌زند زیاد تعجب نکنند و ناامید نشوند. اما می‌توانید به آنها نشان دهید که ایده‌های آن‌ها را در راهکارهای کلی خود به‌کار گرفته‌اید.

6– نگذارید کار بر شما تأثیر منفی بگذارد.

اگر مشغولیات و گرفتاری‌های کاری شما زیاد شد، بازهم فراموش نکنید که این فقط یک شغل است. بله شغلی که ما به آن اهمیت می‌دهیم و در حد ایده آل برای آن از توانایی‌هایمان استفاده کنیم. کاری که ما درباره‌اش نگرانیم و حتی وقتی در محل کار نیستیم به آن فکر می‌کنیم. کاری که ما قصد داریم هرچه بهتر و بیشتر توسعه‌اش دهیم؛ درنهایت، وقتی انجام شد و به اتمام رسید یک شغل است و نه بیشتر.

این‌که می گوییم نگذارید کار بر شما تأثیر بگذارد به این معنی نیست که به آن اهمیت ندهید، یا نسبت به آنچه انجام می‌دهید احساس غرور نداشته باشید. نه، وقتی کارتان تمام می‌شود، همه‌چیز را فراموش کنید و به منزل بروید. اجازه ندهید کار، شمارا دچار استرس و آزار و اذیت کند و در روح و وجود شما تأثیر منفی بگذارد.

7– برای مدیریت بهتر افراد انعطاف پذیر باشید و برای حرکت آماده.

زمانی می‌رسد که وقت حرکت است. کارهای دیگری منتظر انجام شدن هستند. تیم‌های دیگری هستند که نیاز به رهبری دارند. چشمانتان را به روی فرصت‌ها باز نگه‌دارید. اهداف بلندمدت خود را به یاد بیاورید. یک مدیر خوب بودن و یک مدیر عالی بودن یعنی شکار شدن، یعنی شکار کردن. البته، به این معنی نیست که بروید و هر پیشنهادی را بپذیرید. اما باید روی پای خود بایستید و آماده حرکت باشید، آماده‌باشید که فرصت‌های غیرمعمول را بپذیرید.

اگر شما تیم خود را محدود کنید آیا نباید احساس  گناه و تقصیر داشته باشید؟ شما شغلی دارید  و این یعنی حرکت کردن. تیم شما به هوای تازه نیاز دارد.

“مدیریت، چیزی جز انگیزه دادن به افراد نیست”

نکاتی برای مدیران تازه کار در مدیریت افراد در محل کار

1- حالا که مدیر شده‌اید، کدام وظایفتان تغییر کرده‌اند؟

چیزی که مدیران را متمایز می‌کند، تغییر از وضعیت فردی به گروهی است. یعنی وقتی مدیر شدید، مسئولیت کارهای دیگران نیز بر عهده شماست؛ موفقیت شما بستگی به نحوه کار کردن اعضای تیمتان دارد و باید عهده‌دار فعالیت‌های بیشتری نسبت به زمانی که خودتان به‌تنهایی کار می‌کردید، باشید. تمام مشکلات را خودتان نباید و نمی‌توانید حل کنید. نباید هم برای چنین چیزی تلاش کنید، چون این دیگر کار شما نیست.

2- برای انتقال آماده باشید.

انتقال از پست قبلی به پست مدیریت امکان دارد پریشانی و نامیدی برایتان ایجاد کند. امکان دارد به‌سرعت اتفاق نیفتد اما حتماً با این وضعیت مواجه خواهید شد. تمایل دیگران برای ارتباط و رفتار با همان سبک و سیاق گذشته یکی از چالشهای اصلی مدیران تازه کار است. این رفتارها زمانی مشکل سازتر هستند که بخواهید مخالفت خود را با ایده ای مطرح کنید یا بازخورد منفی را به یکی از همکاران منتقل کنید یا تذکری را به فردی ابلاغ کنید.

2.1- یک مشاور پیداکنید

به دنبال یک مدیر باتجربه باشید و از او برای تطبیق هرچه بهتر با شرایط جدید راهنمایی بگیرید. چنین راه حلی علاوه بر تاثیر و اثرگذاری بالا می تواند اعتبار شمارا نزد مدیران بالادستی نیز بالا ببرد. جهت مشاوره گرفتن میتوانید با دفاتر ما تماس گرفته تا شما را راهنمایی کنیم.

2.2- با مدیر منابع انسانی سازمان ارتباط برقرارکنید.

در صورتیکه به مدیریت یکی از بخشهای مجموعه های بزرگ رسیدید حتما به بخش منابع انسانی رفته و تقاضای منابع و کتاب‌های مدیریت منابع انسانی یا دوره‌های آموزشی منابع انسانی کنید. از طرفی، با تعامل با مدیر واحد منابع انسانی می توانید توصیه ها و راهکارهای اجرایی و اثرگذاری برای نقش مدیریتی خود به دست آورید.

2.3- از عهده پرسنل بربیایید.

اگر افرادی که حالا مدیرشان هستید قبلاً همکارتان بوده‌اند، شاید به موقعیت جدید شما حسادت کنند. شما نمی‌توانید مانع این وضعیت شوید، اما اگر ارتباط خوبی با آنها برقرارکنید، می توانید به مراتب مشکلاتتان را بهتر مدیریت می‌شوند. نباید اجازه دهید که همکاران قبلی‌تان از ارتباطات گذشته‌ خود با شما سوءاستفاده کنند. برای مدیریت بهتر ، برنامه‌هایتان را به کارمندان منتقل کرده و سعی کنید هرچه سریع‌تر چارچوبی برای روابطتان ایجادکنید.

2.4- خانواده را از یاد نبرید.

زمانیکه فردی در سازمان به سمت مدیریت ارتقا پیدا می کند، احتمالا در ابتدای مسیر نیازمند صرف زمان بیشتری برای تطبیق با شرایط جدید است. اما این دوره پر فشار (که می تواند برای هر شخص متفاوت باشد)، نباید به عادت کاری شما تبدیل شود. باید به خاطر داشته باشید که اصول و تکنیک های مدیریت صحیح افراد تنها محدود به امور کاریتان نیست و شما به عنوان همسر، دوست و عضوی از خانواده همچنان نقش هایی را برعهده دارید که نباید از آنها غافل شوید. این درست که حالا مسائل بیشتری در ذهن دارید و سرتان شلوغ تر است، اما دلیل نمی‌شود که شغلتان روابط خانوادگی شما را به هم بریزد.

2.5- به فکر سلامتی خودتان باشید.

یکی دیگر از تکنیک های مدیریت افراد اولویت اول قرار دادن سلامتی شماست. شاید جذابیت و هیجان انگیز بودن جایگاه جدید احتمالا باعث بشه ساعات بیشتری کار کنید، در خانه هم کارهایتان را انجام دهید، دیرتر بخوابید، کمی زودتر بیدار شوید. اما آیا خواب کافی دارید و سلامتی‌تان را در نظر می‌گیرید؟

باید به خاطر داشته باشید که نه پست جدید و میزان دریافتی بیشتر این پست نمی توانند سلامتی از دست رفته شما را برگردانند، پس در حفظ سلامتی تان کوشا باشید.

3- اهداف را بشناسید

هدف گذاری یکی دیگر از تکنیک های مدیریت افراد است که به عنوان مدیر باید دقت و توجه ویژه ای به آن داشته باشید. آیا اهداف‌ مجموعه کاری خود را به خوبی میشناید؟ اهداف کاریتان را به خوبی اندازه گیری کرده‌اید؟ آیا برای افراد تیم تعیین کرده‌اید که هر ساعت، هرروز و هر هفته چه‌کارهایی را انجام بدهند؟ در مورد اهداف جدیدتان مثل بهره وری چطور؟ به عنوان مدیر باید همه‌چیز را یادداشت نمایید. مکتوب کردن امور اجرایی بر اساس اهداف می‌تواند به‌عنوان یک چک لیست روزانه محسوب شود. این لیست شاید در طول زمان نیاز به تغییراتی نیسز داشته باشد. بعضی از برنامه‌ها ثابت‌اند (مثل سطح خدمات) اما ممکن است اهداف دیگر بر مبنای استراتژی‌های کسب و کار تغییر کنند.

4- افراد خودتان را بشناسید

شناخت افراد تیم به معنی اطلاع از نام آنها نیست. به عنوان مدیر باید نقاط قوت و ضعف هر یک از اعضا را بشناسید. اینکه یک نفر به‌سرعت کار می‌کند و ممکن است بسیاری از جزئیات را از قلم بیاندازد. یا ممکن است عضو دیگری به‌طور کامل وظایفش را انجام دهد اما با اینحال از حجم زیاد کارش ناراضی است. ضروریست که همه کارمندان را با دقت بشناسید(خصوصا تیپ شخصیتی افراد) و از این اطلاعات برای توازن بهره وری تیم استفاده نمائید.

5- وظایف را با پرسنل مطابقت دهید

از اطلاعاتی که در مرحله قبل جمع آوری کرده‌اید، برای ارتباط دادن افراد و وظایف کاری‌شان استفاده نمائید. این بهترین روش در واگذاری کارهاست تا بتوانید از توانایی‌های هر فرد حداکثر استفاده را ببرید. حتی می‌توانید افرادی که مهارت‌های مشابه و قابل قبولی دارند را در یک گروه کاری قرار دهید.

6- برای مدیریت بهتر از برگزاری جلسات یک به یک با افراد غافل نشوید

جلسات تک‌به‌تک و منظم برای مدیریت بهتر افراد لازم و ضروریست. این جلسات می توانند با اهداف مختلفی برگزار شوند:

• ارائه بازخورد درباره کارایی افراد

مرور برنامه‌های هفته یا ماه گذشته شامل؛ کارهایی که به‌درستی تکمیل شدند و کارهایی که با کمبودهایی مواجه بودند. از طرفی، کارهایی که در هفته یا ماه آتی باید بهبود یابند و اینکه کارکنان چطور باید به پیشرفت موردنظر دست پیدا کنند.

• مشخص نمودن اهداف جلسه بعدی

تعیین وظایف هفته آتی و نتایجی که باید حاصل شود، یکی دیگر از موضوع های مهم در جلسات یک به یک است. یکی از اصول مدیریت صحیح افراد در محل کار اینست که، مسائل و مشکلات کارمندان را درک کنید.

شاید به دلیل مشغله های زیاد در طی مسیر در دسترس نباشید، پس بهترین راه برای اینکه مسائل و مشکلات کارکنان را درک کنید، گوش دادن به آنها در همین جلسات هفتگی ماهانه باشد.

• کشف ایده‌ها

کارمندان دوست دارند با شغل و سازمان خود احساس همراهی و مشارکت کنند. بدون استثنا، مدیریت ضعیف اولین فاکتوریست که باعث ترک کار کارمندان خواهد شد که معمولاً از نادیده گرفتن افراد ناشی می‌شود.

• ایجاد انگیزه

بهترین مدیران همان هایی هستند که روش‌هایی عالی را برای ایجاد انگیزه در کارکنان می‌یابند. می توانید از این جلسات برای یافتن عوامل انگیزاننده کارکنان استفاده کنید.

7- در دسترس بودن

جدا کردن شدن شما از افراد تیم می تواند یکی دیر از آفت های مدیریت کارمندان در محیط کار باشد. بعضی مواقع آن‌قدر شرایط محل کار پیچیده می‌شود که احتمالا ترجیح می‌دهید که خودتان را از کارمندانتان دور کرده تا بتوانید به مدیریت کارها ادامه دهید به‌خصوص در زمان‌هایی که با حجم کاری زیادی مواجه می‌شوید.

اگر اعضای تیم مدیرشان را نبینند یا مدیر دائما در دسترس نباشد، به‌نوعی بی قانونی در سازمان ایجاد می‌شود که اصلاً به نفع کسب و کار شما نیست. همیشه در کنار تیمتان باشید و حتی کسانی که به‌صورت دورکاری فعالیت می‌کنند هم باید حضور شمارا حس کنند. اگرچند شیفت کاری در سازمان دارید حتماً به طور منظم به همه آنها نظارت کنید.

8- ثبت فعالیت کارمندان

کارایی کسب و کار شما به‌طور منظم از کارایی تیمتان ناشی می‌شود، پس اطمینان حاصل کنیدکه موضوعات و امور جاری سازمان را ثبت و نگه‌داری می‌کنید. این موضوع زمانی اهمیت می‌یابد که مسائل مهم پیش می‌آیند و چگونگی برخورد شما با آن مشکلات می‌تواند در آینده به شما کمک کند.

9- پاداش بدهید

یکی دیگر از تکنیک های مدیریت افراد که به شدت کاربردی و اثرگذار است، پاداش به کارکنان است. منظور از پاداش صرفاً پول نیست. اگرچه پول می‌تواند برای اکثر افراد جالب باشد اما یک عامل انگیزاننده برای افزایش کارایی نیست(حداقل در بلندمدت نیست). شناخت درست پرسنلتان و در نظر گرفتن پاداش‌های مناسب می‌تواند مؤثرتر باشد. یکی از پاداشهای غیر نقدی اما جذاب می تواند، دادن یک روز مرخصی تشویقی باشد. پاداش‌ها را به‌طور منظم اعطا کرده و سعی کنید قابل دستیابی باشند. وقتی پاداشی می‌دهید اجازه دهید دیگر کارکنان هم از این پاداش و علت اعطای آن آگاه شوند تا انگیزه آنها هم برای فعالیت بیشتر بالا برود.

10- مربی گری را یاد بگیرید

یکی دیگر از اصول مدیریت صحیح افراد در محل کار اینست که، برخی مواقع باید رفتار کارمندان را نیز اصلاح نمایید. به آنها نحوه صحیح انجام کار را گوشزد کرده و سعی کنید این کار را نیز به‌درستی انجام دهید. اگر در انجام این کار موفق باشید به نتایجی که مورد انتظارتان است، دست پیدا می‌کنید و اگر نتوانید از عهده هدایت و آموزش افراد برآیید، به اهداف مورد نظرتان نمی‌رسید.

اگر تمایل دارید تا از یک مشاور کمک بگیرید میتوانید یا به صفحه مشاوره مدیریت منابع انسانی مدیرنو مراجعه فرمایید. 

یا با ما در ارتباط باشید.

 منبع: wikihow و کتاب 100 قانون مدیریت و هیات تحریریه مدیرنو