راهکارهای افزایش بهره وری نیروی انسانی

در این مقاله و پادکست از مدیرنو؛ به راه های افزایش بهره وری نیروی انسانی می‌پردازیم. عوامل موثر بر افزایش بهره وری منابع انسانی چیست؟ امروزه دانستن راه های ارتقاء و افزایش بهره وری کارکنان در جهت بهبود عملکرد آنها از ضروریات هر سازمانی است. متأسفانه به تازگی در بیشتر سازمان‌های ایرانی، تنها ارزیابی عملکرد منابع انسانی صورت می‌گیرد (که البته کیفیت ارزیابی‌ها هم جای تأمل دارد). یکی از مهمترین بخش های مدیریت کارکنان، نظارت بر بهره وری کارکنان است. این نه تنها به شما کمک می کند تا میزان کمک یک کارمند را در موفقیت یک شرکت بسنجید. همچنین می تواند به عنوان راهنمایی برای مراجعات بعدی در ارتقای کارکنان شایسته عمل کند.

ردیابی بهره وری کارکنان همچنین به شما کمک می کند تا در مورد میزان پاداش کارکنان در مقابل میزان کار یا تلاشی که در محل کار انجام می دهند، بهتر عمل کنید. در حالی که راه‌های زیادی برای اندازه‌گیری عملکرد تیم شما به عنوان یک واحد وجود دارد، اندازه‌گیری بهره‌وری کارکنان بخش کلیدی این فرآیند است. در اینجا شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی، اندازه گیری های بهره وری در محل کار و کارهایی که می توانید برای افزایش بهره وری کارکنان انجام دهید را بررسی خواهیم کرد.

بهره وری کارکنان یا منابع انسانی چیست؟

بهره وری کارکنان مقدار کاری است که یک کارمند می تواند در مدت زمان مشخصی انجام دهد. در حالی که در نگاه اول ساده به نظر می رسد، عوامل پیچیده مختلفی را شامل می شود. یک فرد بهره ور یا سازنده در کار خود کارآمد است. او زمان را به خوبی مدیریت میکند و در دوره های کوتاه تری نتایج بهتری میگیرد.

بهره وری= تعداد اقلام یا کالاها یا خدمات ارائه شده تقسیم بر تعداد واحد ساعات کاری

هیچ دو نفری بهره وری یکسان نخواهند داشت. در واقع، متغیر در اینجا کاملاً طبیعی است. این به نوع وظیفه ای که کارمند انجام می دهد و کیفیت خروجی بستگی دارد. دستیابی به یک اندازه گیری یک اندازه برای همه بسیار دشوار است.
همچنین نمی توانید انتظار داشته باشید که سطح بهره وری یکسانی در تمام روزها وجود داشته باشد. برخی از روزها ممکن است کارمندان حواسشان پرت شود یا برای انجام یک کار دشوار به زمان بیشتری نیاز داشته باشند. به همین دلیل است که شرکت ها باید در مقیاس زمانی بزرگ تری مانند یک هفته، یک ماه یا یک چهارم کار کنند.

عوامل موثر بر بهره وری نیروی انسانی چیست؟

برای اندازه گیری موثر یا حتی افزایش بهره وری کارکنان، باید عواملی را که در تعیین آن نقش دارند، درک کنید. در اینجا برخی از عوامل موثر بر بهره وری در محل کار آورده شده است.

1. رفاه کارکنان

سازمان بین المللی کار معتقد است که رفاه به تمام جنبه های زندگی کاری مربوط می شود. این شامل:

• ایمنی و کیفیت محیط زیست
• احساس کارکنان نسبت به سازمان
• آب و هوای محل کار
• سطح استرس در کار

بسیاری از مطالعات ارتباط مستقیمی را بین رفاه یک کارمند و بهره وری بلند مدت کارکنان نشان می دهد. این به بهره وری کلی سازمان به عنوان یک کل بزرگتر بازمیگردد.

2. ابزارهای ارتباطی

ارتباط خوب و بازخورد در ارتقای بهره وری در محل کار ضروری است. شناسایی کنید که کارمندان چقدر راحت با یکدیگر در تماس هستند. یک مطالعه در مک کینزی بر اهمیت فناوری های اجتماعی در بهبود بهره وری، 20 تا 25 درصد تاکید می کند.

کانال های تجاری و ابزارهای ارتباطی باید به راحتی در دسترس باشند. الزامات پروژه باید به وضوح به کارکنان منتقل شود. حذف عدم قطعیت باعث افزایش بهره وری کارکنان می شود. علاوه بر این، اگر یک کارمند بداند که برقراری ارتباط با هم تیمی ها و مدیران برای انتقال چالش ها یا پیشرفت آسان است، کار آسان تر می شود.

3. شیوه های مدیریت

شیوه های مدیریت نقش مهمی در تقویت روحیه و بهره وری کارکنان دارد. این شامل عواملی مانند میزان مشارکت یک رهبر، میزان قابل دسترس بودن رهبری تیم و غیره است. یک راه عالی برای تمرین شیوه های مدیریت خوب، دادن بازخورد منظم است. این امکان بهبود را فراهم می کند.گوش دادن به سخنان کارمندان، سرمایه گذاری عاطفی روی وظایف آنها و اجازه دادن به آنها برای رشد با در نظر گرفتن نقاط قوت و ضعف راهی عالی برای بهینه سازی مدیریت شما است.

4. تجهیزات

بهره وری کارگران تا حد زیادی به ابزارهایی که در اختیار دارند بستگی دارد. اطمینان از اینکه کارکنان ابزارهای مناسب را دارند و برای استفاده از آنها آموزش دیده اند، کار را آسان تر می کند. تجهیزاتی که به زمان اضافی برای کار یا تلاش کارکنان نیاز دارند، این فرآیند را دشوارتر می کنند.

5. آموزش

کارکنان باید بدانند که چگونه وظایف خود را بدون مواجهه با چالش های معمول انجام دهند. این مستلزم برنامه های آموزشی است. کارمندانی که دوره‌های آموزشی جامع و منظم دریافت می‌کنند، بیشتر با هم تیمی‌های خود در ارتباط هستند و در بالاترین سطح کار خود قرار دارند. این بدان معنی است که آنها می توانند راه حل های بهتری پیدا کنند که منجر به حداکثر بهره وری می شود. موسسه جهانی تحقیقات و آموزش مطالعه ای را منتشر کرد که نشان می دهد آموزش و توسعه با بهره وری کارکنان همبستگی مثبت دارد.

چگونه بهره وری کارکنان را ردیابی می کنید؟

اندازه گیری بهره وری کارکنان بخش مهمی از درک میزان موثر بودن محل کار شما است. اما چگونه چیزی مانند بهره وری را دنبال می کنید؟ چندین کار وجود دارد که می توانید برای نظارت بر سطح بهره وری در محل کار انجام دهید. همه اینها با میزان بهره وری کارمند ارتباط مستقیم دارند. علاوه بر این، به شما امکان می دهد ایده داشته باشید.

1. اهداف خود را دنبال کنید

به طور منظم اهداف کارکنان را ردیابی کنید و اقداماتی را که برای دستیابی به آنها انجام می شود نظارت کنید. این به شما کمک می کند تشخیص دهید که آیا اهداف کارمند با اهداف شرکت مطابقت دارد یا خیر.

همچنین، به آنها کمک کنید تا به اهداف خود دست یابند. این به کارمندان چیزی می دهد که با اشتیاق به سمت آن کار کنند. شناسایی و ردیابی اهداف یک راه عالی برای اندازه گیری بهره وری یک کارگر است، زیرا به شما بینشی می دهد که چه چیزی آنها را تشویق می کند و چه کاری را به بهترین نحو انجام می دهد. همچنین اگر بازبینی به موقع اهداف و معیاری از پیشرفت تا کنون وجود داشته باشد، کمک خواهد کرد.

2. کیفیت کار آنها را اندازه گیری کنید

انجام وظایف همیشه باید با استانداردها همراه باشد؛ کیفیت کار را در هر پروژه اندازه گیری کنید. آن را در جلسات بررسی و سایر جلسات تیم قرار دهید. این اطمینان حاصل می کند که از بهره وری کلی تیم و کارمندان مطلع هستید. یک راه عالی برای سنجش کیفیت کار، انجام مرتب نظرسنجی های تیمی و مشتریان است. این به شما ایده روشنی در مورد آنچه هر دو طرف می خواهند می دهد. سپس می توان هر کار با کیفیت پایین را شناسایی کرد و آموزش مناسب را در دسترس قرار داد. این به کارمندان کمک می کند تا بهره وری خود را نیز افزایش دهند.

3. مقدار کار انجام شده را بررسی کنید

وظایف را به قطعات کوچکتر تقسیم کنید. اکنون، میزان کار در حال تکمیل را پیگیری کنید. تکه های کوچکتر به این معنی است که فشار یک کار بزرگ دیگر بر سر کارمندان نمی ماند. مزیت دیگر این است که می توانید روزانه پیشرفت این قطعات کوچکتر را بررسی کنید و به شما امکان می دهد درصد کارهایی که به طور منظم تکمیل می شود را شناسایی کنید. سپس می توانید به درصد متوسط کار در روز برسید. این باید به شما ایده منصفانه ای از میزان بهره وری سازمان شما بدهد. اینها روش های اصلی هستند که می توانید بهره وری کارمندان خود را اندازه گیری کنید.

استراتژی های بهبود بهره وری منابع انسانی

اگر به این فکر می کنید که برای بهبود بهره وری چه کاری می توانید انجام دهید، این قسمت را با دقت بخوانید. کارفرمایان نقش مهمی در بهبود روحیه کلی هر تیم ایفا می کنند. در اینجا مواردی وجود دارد که می توانید برای افزایش بهره وری در سازمان خود انجام دهید.

1. بهبود شرایط محل کار

کارمندان زمان زیادی را در دفتر خود می گذرانند. بنابراین طبیعی است که محیط محل کار نقش عمده ای در بهره وری آنها داشته باشد. در واقع، شما می توانید به سادگی با ارائه نور طبیعی بیشتر، برخی گیاهان و محیطی تمیز به بهره وری آنها کمک کنید.

• روانشناسی امروز بر اهمیت نور طبیعی بر خواب، شادابی و بهره وری تاکید می کند.
• معرفی گیاهان در دفتر کارمندان را در وضعیت ذهنی سازنده نگه می دارد.
• دفاتر بدون سر و صدا را معرفی کنید.
• بدون احاطه شدن توسط تجهیزات و نور شدید، فضایی را برای استراحت اضافه کنید.

2. برنامه های انعطاف پذیر را مجاز کنید

چرخه بهره وری همه یکسان نیست. به جای اینکه 9 تا 5 ساعت کاری را تحت فشار قرار دهید، برنامه های انعطاف پذیری را در نظر بگیرید. این به کارمندان کمک می کند تا بر اساس سطح بهره وری خود کار کنند. همچنین به کارمند اجازه می دهد تا تفکر روشن و بدون استرس داشته باشد و سطح کلی استرس را کاهش دهد.

یکی دیگر از راه های عالی برای معرفی ساعات کاری انعطاف پذیر، ترویج کار از راه دور است. کارمندان می توانند در هنگام کار از خانه حداقل به همان اندازه بهره وری داشته باشند. آنها دیگر مجبور نیستند با دردسرهای رفت و آمد به محل کار و برگشتن به محل کار، عجله در انجام کارهای روزمره صبحگاهی و غیره دست و پنجه نرم کنند. این به آنها زمان کافی برای استراحت می دهد.

3. جلسات را بهینه کنید

استیون روگلبرگ، از دانشگاه کارولینای شمالی، مطالعه‌ای انجام داد که نشان می‌دهد پاسخ‌های کارگران به جلسات نیز با رضایت شغلی و بهره‌وری آنها مرتبط است. جلسات بد به کارمندان آسیب می زند و به زمان کار انفرادی آنها می پردازد. جلسات سالانه 37 میلیارد دلار برای کسب و کار هزینه دارد. با این حال، هنوز روزانه 25 میلیون جلسه تنها در ایالات متحده وجود دارد. در زیر چند مرحله برای کمک به شما در بهینه سازی جلسات آورده شده است.

• تا زمانی که لازم نیست از جلسات خودداری کنید.
• در صورت امکان پیام های کتبی ارسال کنید.
• تعداد جلسات را کاهش دهید.
• جلسات کوچکتر با شرکت کنندگان کمتر، سازنده تر هستند.
• جلسات کوتاه و واضحی را برگزار کنید که مهم هستند.

4. ضرب‌الاجل‌ها و انتظارات را مشخص کنید

تعیین انتظارات و ضرب الاجل های مشخص به کارکنان یک جدول زمانی مشخص برای کار با آنها می دهد. به اشتراک گذاشتن انتظارات خود با آنها از قبل به این معنی است که آنها زمان دارند تا نقشه راه اهداف خود را تهیه کنند. این همچنین به آنها تصور منصفانه ای از میزان کاری که باید انجام شود تا این مهلت انجام شود، می دهد.

5. خودمراقبتی را تشویق کنید

کارمندان زمانی که احساس کنند از آنها مراقبت می شود، هم به سازمان وفادار خواهند بود و هم بهره وری بیشتری خواهند داشت. با موارد زیر خودمراقبتی را در میان کارکنان خود تشویق کنید:

• ارائه مزایای کارکنان
• جشن گرفتن بردهای کوچک
• برنامه ریزی دوره های خودمراقبتی که به واکنش کارکنان کمک می کند
• حفظ سیستم برگ های سلامتی

تشویق کارکنان به مراقبت از خود بدون شک سطح استرس را کاهش می دهد. این به معنای کارکنان سالم تر، هم از نظر روحی و هم از نظر جسمی است.

6. مهارت های مدیریت زمان

مدیریت زمان نقش مهمی در دستیابی به بهره وری دارد. کارمندان شما احتمالاً حواسشان پرت می شود یا به دلیل کارهای بی اهمیت وقت خود را از دست می دهند. برنامه ای را تعیین کنید که به کارمندان اجازه می دهد تا “زمان کار عمیق” خود را دریافت کنند. آموزش مهارت‌های مدیریت زمان به کارمندان، راهی عالی برای کمک به آنها برای شناسایی بهترین برنامه‌ها برای خود است. این همچنین به آنها اجازه می دهد روز کاری خود را مطابق با چرخه تولید برنامه ریزی کنند. کار در ساعات اوج بهره وری به این معنی است که استانداردهای بالایی در وظایف حفظ می شود. همچنین بهره وری کلی سازمان را افزایش می دهد.

7. اجتناب از وقفه

وقفه ها، افراد را از رشته افکارشان دور می کند. غالباً برای رسیدن به یک نقطه دو برابر زمان لازم است. برای جلوگیری از وقفه، آن را به یک نکته اختصاص دهید. 98 درصد از کارمندان نمی توانند روز را بدون چند بار وقفه سپری کنند. این شامل:

• وقفه های چهره به چهره
• ایمیل ها
• پلتفرم های پیام رسانی فوری
• تماس و پیامک
• سر و صدای دفتر

به کارمندان کمک کنید از این وقفه ها جلوگیری کنند، کار مفید آنها را قطع نکنید! ارتباطات غیر ضروری را برای اعلام حضور منظم برنامه ریزی شده جایی برای آنها ذخیره یا یادداشتی برای آنها بگذارید که بعداً بتوانند به آن برسند.

8. تقویت روحیه

هرچه سطح روحیه تیم شما بهتر باشد، قطعاً بهره وری آنها بهتر خواهد بود. این اساساً به کارکنان دلیلی برای بهره وری می دهد. این می تواند چیزی بزرگ باشد، مانند احساس تعلق در دفتر. برخی از راه هایی که می توانید روحیه بهتری را تشویق کنید عبارتند از:

• آنها را با ارزش های شرکت هماهنگ کنید
• آنها را برای انجام کارهای خوب تشویق کنید
• از کارمندان به خاطر زحماتشان قدردانی کنید
• برنامه های سلامتی
• پذیرفتن و ارائه بازخورد ایجاد یک حلقه تقویت مثبت
• به جای پاداش، مرخصی پولی را معرفی کنید

9. تطبیق وظایف با مهارت ها

برای به حداکثر رساندن کارایی کارمندان خود، باید مجموعه مهارت های هر کارمند را درک کنید. این منصفانه نیست که انتظار داشته باشیم هر کارمندی در هر کاری عالی باشد. همچنین عادلانه نیست که وظایف جزئی را به کسی که در حال حل یک کار بزرگ است اختصاص دهیم. مهارت های کارمندان خود را در ذهن داشته باشید و بر اساس آن وظایف را امضا کنید. قبل از تعیین تکلیف، همیشه از خود بپرسید که آیا فرد برای این کار مناسب است یا خیر.

این استراتژی ها تضمین می کند که بهره وری کارمندان شما بالا است. سعی می کند انگیزه کارمندان شما را حفظ کند و محیطی بدون استرس به آنها بدهد. این به سلامت روان و بهره وری بالا کمک می کند.

ابزارهای موثر بر بهره وری نیروی انسانی

ارزیابی و مدیریت‌عملکرد منابع انسانی به صورت مداوم و درست یکی از عوامل موثر بر بهره وری نیروی انسانی است که سازمان ها کمتر به آن توجه می کنند. یعنی در کمتر سازمانی از ارزیابی‌های به‌عمل‌آمده به‌صورت کاربردی و اجرایی به عنوان راه های افزایش بهره وری کارکنان استفاده می‌شود. درصورتی‌که بخواهیم اهمیت مدیریت عملکرد و افزایش بهره وری نیروی انسانی را توصیف کنیم، شاید بد نباشد به گفته هنریش فون پیرر، یکی از مدیران عامل زیمنس اشاره‌کنیم که گفت:

“موفقیت هر سازمانی به عملکرد منابع انسانی آن بستگی دارد.”

“در عالم تئوری، فرآیند ارزیابی عملکرد، تعامل مثبت بین مدیران و کارکنان را برای به حداکثر رساندن عملکرد توسعه می دهد. ولی در واقعیت، مثل این است که سنجاب مرده‌ای در حیاط خانه خودتان پیداکرده و احساس کنید بهترین راه‌حل آن است که آن را به پشت‌بام همسایه پرتاب کنید.” (اسکات آدامز- کتاب اصول دیلبرت). این جمله بدان معناست که پس از ارزیابی عملکرد، کسی مسئولیت شکست‌ها را به عهده نمی‌گیرد.

به خاطر داشته باشید مدیریت و ارتقای بهره وری نیروی انسانی ، تنها منوط به یک شخص خاص همچون مدیرعامل یا مدیر منابع انسانی نیست، بلکه فرآیندیست که تمامی مدیران بخش‌ها و قسمت‌های سازمان باید در آن سهیم باشند.

مشاهده‌ شده که در بیشتر سازمان‌ها، همین برداشت اشتباه باعث شده تا مدیران و سرپرستان بخش‌های مختلف زمان زیادی برای بررسی و ارزیابی عملکرد همکاران خودشان اختصاص نداده و این کار را کاری عبث و بیهوده قلمداد می‌کنند. (به‌عنوان‌مثال، مدیر یک بخش فرم‌های ارزیابی  10 همکار خودش را طی 15 دقیقه تکمیل می‌نماید!)

بررسی تجارب شرکت‌های موفق

بررسی تجارب شرکت‌های موفق نشان می‌دهد که مدیریت‌ عملکرد، نتایج مثبت زیادی ازجمله ارتقای بهره وری نیروی انسانی را به همراه دارد. در ادامه چند مورد از نتایج آورده شده است:

• اول، اینکه افراد شناخت خوبی از خود، و مدیران شناخت خوبی از منابع انسانی خود به‌دست آورده و درنتیجه روابط بهتری باهم برقرار می‌کنند. 
• دوم، موجب انگیزش کارکنان شده و موفقیت‌های گذشته، موتور محرک برای موفقیت‌های آینده محسوب می‌شود.
• سوم، ارائه بازخورد واقعی باعث بالا رفتن اعتماد به‌ نفس، خودباوری و افزایش منزلت اجتماعی فرد در سازمان می‌شود.
• چهارم، ارتقا و پاداش بر اساس سیستم برابری و عدالت داده می‌شود.
•  پنجم، اهداف سازمانی روشن‌تر و انتظارات از هرشغل و فرد مشخص‌تر می‌شود. نتیجه این فرآیندها شامل: فراهم شدن زمینه بهبود عملکرد و مهارت‌ها در راستای اهداف سازمانی، رضایت مشتریان و ارباب‌رجوع و افزایش بهره وری نیروی انسانی می‌شود.

مشخص کردن وضعیت کارکنان

با مشخص شدن وضعیت کارکنان، می‌توانیم تصمیم‌گیری بهینه‌تری در خصوص افزایش بهره وری نیروی انسانی داشته باشیم.

جک ولش مدیرعامل سابق جنرال الکتریک از این روش استفاده می‌کرد. او آخر هرسال کسانی را که جزء 10 درصد بودند و عملکرد خودشان را بهبود نمی‌دادند از شرکت اخراج می‌کرد. همین غربالگری مداوم باعث یکدست شدن منابع انسانی‌ در سازمان و درنتیجه اثربخشی کسب‌وکارها می‌شود.

گاهی اوقات معیارهای مدیریت و سنجش منابع انسانی توسط افراد حرفه‌ای حاضر در تجارت نادیده گرفته می‌شوند. آنها تصور می‌کنند که تعامل و استفاده از کارکنان امری پیچیده و دشوار است.

اما معیارهای مدیریت و سنجش نیروی کار می‌تواند نقاط ضعف و قدرت یک سازمان را مشخص کند و به شما اجازه می‌دهد تا متوجه شوید که کدام بخش‌ها برای تقویت بیشتر نیاز به تمرکز دارند و روی کدام بخش‌ها باید سرمایه‌گذاری نمایید. در مقاله “۱۰ پارامتر برتر سنجش منابع انسانی ” از مدیرنو، به نکات مهم در این خصوص پرداخته‌ایم.

سنجش نیروی انسانی از طریق محاسبه‌ی هزینه‌ی دقیق به‌کارگیری هر یک از کارمندان جدید برای ارزیابی کسب‌ و کار شما و ابداع استراتژی‌ها، ارزشمند می باشد.

یکی از بخش‌های حیاتی و حساس در فرآیند مدیریت‌عملکرد، ارائه بازخورد و بحث و تبادل‌نظر در حوزه مدیریت عملکرد و افزایش بهره وری نیروی انسانی است. که میتوانید مقاله 4 مرحله ارائه بازخورد موثر مدیریتی در کار را بخوانید.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در این مورد به سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان مدیرنو مراجعه فرمایید. با ما در ارتباط باشید.

منابع: factorialhr ، هیئت تحریریه مدیرنو