چگونه کارمندان را ارزیابی کنیم؟ (چک لیست بررسی عملکرد)

در این مقاله از مدیرنو به این موضوع که چگونه کارمندان را ارزیابی کنیم به همراه چک لیست بررسی عملکرد پرسنل می‌پردازیم. این سؤال در ذهن بسیاری از مدیران مطرحه که هدف از ارزیابی کارکنان چیست و چگونه کارمندان را ارزیابی کنیم. کسب و کارها باید ارزیابی عملکرد کارمندان را به‌طور منظم انجام بدن. عموماً نتایج ارزیابی عملکرد کارمندان ملاحظات کلیدی هستند که برای ارتقاء، پاداش و افزایش مورداستفاده قرار می‌گیرند. اجرای ارزیابی به‌صورت مستمر به کارمندان کمک می‌کند تا درک بهتری از انتظارات سازمان داشته، ارتباط بین مدیران و کارمندان و پرسنل را بهبود بخشیده و کارمندان را به رسمیت بشناسند.

در ادامه مقاله “چگونه کارمندان را ارزیابی کنیم به همراه چک لیست بررسی عملکرد” به موضوعات زیر می‌پردازیم:

• تعریف ارزیابی عملکرد کارمندان
• چگونه عملکرد کارمندان را ارزیابی کنیم
• اهداف سازمان از ارزیابی عملکرد کارمندان

ارزیابی عملکرد کارمندان چیست؟

ارزیابی عملکرد کارمندان یک ارزیابی منظم و مداوم از عملکرد یک کارمند در محل کار است.

پیشنهاد می‌کنیم به‌جای اجرای سالانه ارزیابی عملکرد کارمندان ، به‌طور منظم در طول سال چنین ارزیابی‌ها و بررسی‌هایی را انجام دهید. ارزیابی عملکرد کارمندان به کارفرما این امکان را می‌دهد تا انتظارات روشنی را مشخص و رشد یا افول کارمند را بسنجد. اطلاعات جمع آوری شده از ارزیابی می‌تواند به تصمیم گیری در مورد افزایش حقوق، ترفیع و اخراج کمک کند.

چگونه کارمندان و پرسنل را ارزیابی کنیم؟

برای ارزیابی درست یک کارمند، کسب و کارها باید چارچوب‌های ارزیابی استانداردی را مشخص کرده و تک‌تک کارمندان را بر اساس معیارهای استاندارد بررسی کنند. در ادامه چک لیست و راهنمای گام به گام برای ارزیابی عملکرد کارمندان را شرح داده‌ایم:

1. استانداردهای ارزیابی عملکرد کارمندان را مشخص کنید

مهم است که استانداردهای عملکردی شفافی را تعیین کرده تا مشخص کند از یک کارمند در یک پست خاص چه انتظاراتی دارید و چگونه باید وظایف خود را انجام دهد.

استانداردهای تعیین‌شده باید یکسان و مطابق با موقعیت کاری افراد متفاوت باشند. پس استانداردهای تعیین‌شده نباید کپی شده سازمان دیگر یا از اینترنت برداشت شده باشند. از طرفی، همه استانداردهای عملکرد باید قابل دستیابی و مستقیماً با شرح شغل افراد مرتبط باشند.

2. اهدافی مشخص و مرتبط را تعیین کنید

باید اهداف برای هر کارمند به‌صورت کاملاً اختصاصی تعیین شوند.

برخلاف فرم‌های استاندارد ارزیابی عملکرد کارمندان ، که می‌تواند برای همه کارمندان اعمال شود. اهداف تعیین شده به نقاط قوت و ضعف هر یک از کارمندان واختصاص داشته و می‌تواند به آنها کمک کند تا مهارت‌های خود را بهبود داده یا مهارت‌های جدیدی را بیاموزند. زمان کافی با هر یک از پرسنل برای تعیین اهداف معقول و مرتبط با موقعیت آنها را اختصاص دهید.

3. در بازه‌های زمانی مشخص یادداشت بردارید

عملکرد کارمندان خود را در طول دوره‌های زمانی مشخص پیگیری و ثبت کنید.

یک فایل عملکرد اختصاصی برای هر کارمند ایجاد کرده و دستاوردها یا رویدادهای چه مثبت چه منفی آنها را، ثبت کنید. به خاطر داشته باشید که وقتی چیزی برجسته شد، می‌توانید فوراً به کارمندانتان بازخورد بدهید. الزاماً نیاز نیست که برای تشویق یا انتقاد سازنده کارمندان منتظر فرآیندهای بررسی دوره‌ای باشید.

4. همه‌چیز را فراهم کنید

وقتی زمان ارزیابی یک کارمند فرا رسید، بهتر است قبل از جلسه آماده شوید.

اسناد و یادداشت‌های خود را قبل از جلسه مرور کرده و آنچه را که می‌خواهید با کارمند مطرح کنید را مشخص کنید. تمرکز اصلی بررسی عملکرد باید بیشتر روی عناصر مثبت عملکرد کارمند باشد، همچنین همراه با چند توصیه مفید در مورد چگونگی بهبود در آینده. در صورتی که عملکرد کارمند مداوما منفی باشد، احتمالاً باید به فکر جایگزینی او باشید.

5. صادق و صریح درعین‌حال پشتیبان باشید

هنگامی‌که نیاز دارید که در ارزیابی عملکرد کارمندان انتقاد کنید، در مورد بازخورد خود صادق و صریح باشید.

سعی نکنید شرایط را کم‌اهمیت جلوه داده یا به‌راحتی از آن عبور کنید، چون چنین رویه‌ای می‌تواند برای کارمند سردرگمی ایجاد کند. از مثال‌ها و مصداق‌های عینی استفاده کرده و سپس توصیه‌هایی مفید و مشخص در مورد چگونگی پیشرفت کارمند در آینده را ارائه دهید.

6. هیچ وقت کارمندان و پرسنلتان را مقایسه نکنید

هدف، بررسی عملکرد آنها با توجه به مجموعه‌ای از معیارهای استاندارد مشخص‌شده است. مقایسه عملکرد یک کارمند با کارمند دیگر نه تنها مفید نیست، بلکه می‌تواند منجر به رقابت ناسالم و رنجش بین آنها شود. همیشه معیار اصلی را روی چارچوب‌های ارزیابی خود قرار دهید، نه عملکرد سایر کارمندان .

7. هدف شما ارزیابی عملکرد کارمندان است، نه شخصیت آنها

ارزیابی باید به‌جای تمرکز روی ویژگی‌های شخصیتی آنها، روی این‌که کارمند چگونه کار خود را انجام داده و چه نقاط قوت و ضعفی دارد، متمرکز باشد.

وقتی در مورد شخصیت کارمندی قضاوت می‌کنید، ممکن است احساس مورد حمله قرار گرفتن کرده و در حالت دفاعی فرو روند. بنابراین، به‌جای ارائه بازخورد در مورد نابالغ بودن یا احساساتی بودن کارمند، بهتر است از مثال‌های عینی و ملموسی که چنین ویژگی‌هایی را به نمایش می‌گذارد استفاده کنید. بازخوردهای منفی را شخصی نکنید، همیشه آن را به‌کار گره بزنید.

8. گفتگوهای مداوم را در برنامه خود قرار دهید

ارزیابی عملکرد کارمندان نباید رویه‌ای یک طرفه باشد که در آن مدیر بازخورد می‌دهد و کارمند به آن بازخورد گوش می‌دهد. چنین رویه‌ای به بهبود و رشد کارمند ختم نخواهد شد.

به‌جای آن، ارزیابی باید گفتگویی دو طرفه باشد. به نگرانی‌ها و اهداف کارمندتان گوش دهید. دریابید که چگونه شما و دیگر اعضا تیم می‌توانید در رسیدن به اهداف شغلی به کارمند کمک کنید. همچنین می‌توانید از کارمند بخواهید که ارزیابی خود را از نحوه عملکرد سالانه خود در شغل موردنظر ارائه دهد. ارزیابی عملکرد باید به کارمندان اجازه دهد تا محل کار، مدیران، عملکرد و رشد شغلی خود را بررسی کنند.

9. سؤالات هدفمند و خاص بپرسید

پرسیدن سؤالات خاص می‌تواند برای تقویت مکالمات سازنده با کارمندان در طول ارزیابی عملکرد کارمندان کمک کند. در ادامه چند سؤال که می‌توانید از کارمندان بپرسید تا گفتگو و بازخورد ارزشمندی دریافت کنید را مطرح کردیم:

امیدوارید در سال پیش رو در شرکت به چه چیزی برسید؟

• برای رسیدن به اهداف خود به چه منابع یا پشتیبانی‌هایی نیاز دارید؟
• بزرگ‌ترین چالش شما در راه رسیدن به اهداف شغلی در سال جاری چه خواهد بود؟
• چقدر دوست دارید بازخوردهای عملکرد خود را دریافت کنید؟
• چگونه می‌توانم مدیر بهتری برای شما باشم؟
• اهداف شغلی بلندمدتتان چیست و سازمان چطور می‌تواند به شما کمک کند؟
• چه مهارت‌های جدیدی را می‌خواهید رشد داده یا به خود اضافه کنید؟ چه آموزش‌هایی نیاز دارید؟

10. به کارمندان بازخورد مداوم بدهید

در حالت ایده آل، ارزیابی کارمندان و یک فرآیند مداوم در طول سال است.

ارائه بازخورد در طول سال و تماس با یک کارمند برای دیدن اینکه چگونه آنها در جهت اهداف سالانه خود کار می‌کنند، می‌تواند به بهبود روحیه کارمندان و حفظ کارمندان در مسیر کاری کمک کند.

هدف از ارزیابی کارمندان چیست؟

ارزیابی عملکرد کارمندان به دنبال بهبود عملکرد فردی و سازمانی شرکت و فرهنگ آن است. در ادامه برخی از مزایای ارزیابی آورده شده:

• ارزیابی عملکرد کارمندان کمک می‌کند تا بهتر بفهمند از آنها چه انتظاری می‌رود.
• مدیر فرصت بهتری برای شناخت نقاط قوت و انگیزه‌های کارمند دارد.
• بازخورد مفیدی به کارمندان برای رشد عملکردشان در آینده می‌دهد.
• کمک می‌کند تا سازمان برای آینده کارمند برنامه ریزی کند
• می‌تواند برای ارزیابی منصفانه پرسنل، افزایش حقوق و پاداش‌ها مفید باشد.

در این مقاله از مدیرنو سعی کردیم پاسخ های لازم به این سوال که چگونه کارمندان و پرسنل خود را ارزیابی کنیم مطرح کردیم. درصورتیکه برای مجموعه و سازمان خود نیاز به ارزیابی دارید به صفحه ارزیابی عملکرد کارکنان مدیرنو مراجعه فرمایید. علاوه بر این مدیرنو عملکرد کسب و کارها و سازمان ها را نیز بررسی می کند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این مورد به صفحه ارزیابی سازمانی مراجعه کنید.