راههای هدف گذاری و برنامه ریزی شغلی

در این مقاله از مدیرنو به اینکه چگونه با هدف گذاری و برنامه ریزی شغلی در مدیریت جلوی خروج کارکنان را بگیریم می‌پردازیم. همچنین توضیح خواهیم داد که مدیران و سازمان چه نقشی را در تحقق اهداف فردی کارکنان در زمینه شغلی بر عهده دارند. در مورد انتظارات کارمندان از مدیران و سازمان خواهیم گفت و نهایتاً راه‌هایی را برای تحقق چنین نتایجی ارائه خواهیم کرد.

در صورتی که نحوه هدف گذاری و برنامه ریزی شغلی برای کارکنان را درست انجام دهید، می‌توانید به شرکت خود کمک کنید تا به مکان بهتری برای کار کردن تبدیل شود و از پتانسیل بالقوه نیروی کار هدفمند و همسو با سازمان استفاده کند.

چرا هدف گذاری و برنامه ریزی شغلی در مدیریت اهمیت دارد؟

نکته: قصد ما از ارائه راهکارهای این مقاله، اجبار کارکنان به هدفگذاری نیست! در صورتی که در تعامل با پرسنل از صداقت لازم برخوردار نباشید یا از چنین راهکارهایی صرفاً جهت سو استفاده از آنها استفاده کنید، شهرت و برند شرکتی و شخصی خودتان را به خطر می‌اندازید.

پرسنلی که اهداف و فعالیت‌های کاری شان با اهداف شغلی آنها در یک مسیر قرار دارد، سازنده‌تر از افرادی هستند که چنین همسویی ندارند.

چنین پرسنلی سالم‌تر، انعطاف‌پذیرتر و ماندگارترند. از دیگر مزایای همسویی اهداف فردی و شغلی؛ افزایش مشارکت پرسنل، افزایش وفاداری و تمایل بیشتری برای توصیه شرکت به دیگران خواهند داشت.

نتایج تحقیقات نشان می‌دهد که 70 درصد از کارمندان می‌گویند که اهدافشان توسط کارشان تعریف می‌شود.

با این وجود اکثر مدیران ارشد، توجه خاصی به اهداف فردی و شغلی کارکنان خود نمی‌کنند. برای مدیران چنین موضوعی به‌شدت شخصی و به‌طور بالقوه غیرقابل دسترسی است و به نظر می‌رسد به‌اندازه تشویق فعالانه و مداوم برایشان ناراحت‌کننده باشد. چه بخواهید چه نه، به‌عنوان یک رهبر نقش مهمی در کمک به هدف گذاری و برنامه ریزی شغلی برای مدیریت کارکنان در یافتن هدف‌های شخصی‌شان ایفا می‌کنید.

نحوه تاثیر هدف گذاری و برنامه ریزی شغلی کارکنان

قبل از اینکه از نحوه تأثیر هدف گذاری و برنامه ریزی شغلی در مدیریت کیفیت خروجی کار حرفه‌ای کارکنان صحبت کنیم، در نظر گرفتن محدوده‌ای که اهداف فردی و شغلی کارکنان در زمینه شغلی می‌کند و همچنین چالش‌های منحصربه‌فردی که برای مدیران ایجاد می‌کند، مفید است. اهداف شخصی را می‌توان به‌عنوان حسی پایدار و فراگیر در زندگی هر شخصی در نظر گرفت. افراد در حین تلاش برای تحقق دستاوردی مهم و معنادار، هدفمندی را تجربه می‌کنند.

در این بین، الگوهای واضح یا الگوهای هدفی وجود دارد که به مدیران کمک می‌کند تا بتوانند آنچه را که برای افراد معنادار است دسته‌بندی کنند. اما در نهایت اهداف هر شخصی می‌تواند با دیگری متفاوت باشد و این تفاوت به‌اندازه تفاوت بین آدم‌ها زیاد و متنوع است.

نباید انتظار داشته باشید که با هدفگذاری یکسان برای همه کارکنان، به نتیجه مطلوبی برسید.

نکته‌ای که باید مدنظر داشت اینست که؛ با توجه به اثرگذاری بالای مدیران روی اهداف فردی کارکنان در زمینه شغلی ، آنها با محدودیت کنترل مستقیم روی اهداف فردی و شغلی کارکنان نیز مواجه هستند. هدف‌های هر شخص ممکن است منحصربه‌فرد باشد، اما بخشی از این هدف‌ها (چه بزرگ چه کوچک)، متأثر از شرایط پیرامونی افراد است. شرایط بیرونی، می‌تواند بخشی از کار روزانه هر فرد باشد.

برای درک بهتر ارتباط مفهومی بین اهداف فردی و شغلی کارکنان به شکل 1 توجه کنید.

همان‌طور که در شکل 1 می‌بینید؛ اگر کارمندی اهداف کاری بسیارکمی داشته باشد، اندازه دایره وسط کوچک‌تر خواهد شد. در مقابل، اگر شخص دیگری موقعیت کاری خود را بسیار هدفمند بداند، این دایره بزرگ‌تر خواهد بود. بنابراین، به‌طورکلی، اندازه دایره میانی نشان‌دهنده بخشی از اهداف فردی کارکنان است که با کار قابل دسترسی ست. مدیران باید برای درک بهتر و برآورده کردن بیشتر هدف‌های دایره میانی، هدف گذاری و برنامه ریزی شغلی مطلوبی برای کارکنان داشته باشند. در صورتی که بتوانند در گسترش این دایره تأثیر بگذارند، می‌توانند شاهد رشد چشمگیر خروجی کسب و کارشان باشند.

توضیحات تصویر

درونی‌ترین دایره (اهداف سازمان) ابزار نفوذ شرکت را به تصویر می‌کشد.

این تنها جنبه از هدف‌هاست که سازمان‌ها می‌توانند کنترل کنند. مدیران می‌توانند با تعیین اهداف شغلی اثرگذار و ارائه راهکارهای معنادار به کارکنان برای انعکاس تلاش‌های شرکت و تأثیر تک‌تک آنها در نقش و سهم شرکت در جامعه این دایره را تقویت کنند.

شرکت‌ها همچنین می‌توانند با بهبود سلامت محیطی و فرهنگی سازمان، تقویت یادگیری و رشد تجربه مثبت کارکنان و بهینه سازی شیوه‌های انجام کار، روی این بخش از اهداف تأثیر بگذارند.

برای انجام این کارها میتوانید از آموزش های درون سازمانی استفاده کنید.

زمانی که دایره درونی را گسترش دادید، خواهید دید که حوزه نفوذ نسبتاً کوچک سازمان گسترش یافته و با اندازه دایره اهداف شغلی کارمند (دایره میانی) مطابقت پیدا می‌کند. هرچه اهداف فردی و سازمانی نزدیک‌تر شود، کارمند رضایت بیشتری خواهد داشت. از طرفی، تطابق نزدیک‌تر فرصت‌های بیشتری را برای کارمندان به وجود می‌آورد تا به دنبال اهداف فردی بیشتری در زمینه شغلی خود بوده و انتظار هماهنگی بیشتری با اهداف سازمان داشته باشند.

کلمه کلیدی در پروسه هدف گذاری و برنامه ریزی شغلی “دسترسی” است.

به یاد داشته باشید که وقتی صحبت از اهداف می‌شود، شما فقط به چیزی دسترسی دارید که افراد به شما اجازه دسترسی به آن را می‌دهند. اولین وظیفه شما به‌عنوان مدیر اینست که یاد بگیرید پرسنلتان چه می‌خواهند و سپس بررسی کنید که آیا آنها توانایی رسیدن دارند یا نه.

کارمندان چه می‌خواهند و چه چیزی به‌دست می‌آورند

به‌احتمال‌زیاد، کارمندانتان اهداف شغلی بیشتری را در کار خود (دایره میانی) دنبال می‌کنند. بر اساس تحقیقات:

 89 درصد از کارمندان در تمام سطوح سازمان، به دنبال دستیابی به اهدافی در زندگی خود هستند. 70 درصد از کارمندانی که مورد بررسی قرار گرفتند، اعلام کردند که اهدافشان تا حد زیادی با کارشان تعریف می‌شود.

بر اساس نتایج تحقیقات؛ شکافی در سلسله مراتب اهداف کاری کارکنان وجود دارد. به این شکل که مدیران ارشد (هشت برابر بیشتر) و مدیران میانی (سه برابر بیشتر) به نسبت کارمندان سطح بیشتری از برآورده شدن اهداف شغلی را تجربه می‌کنند.

درک هدف گذاری و برنامه ریزی در مدیریت

شاید ” تحقق جزئی یا حدودی از هدف‌ها” را بسیار خوب در نظر بگیرید. به‌خصوص اگر راهبری گروه‌های بزرگی از افراد را بر عهده دارید. بزرگ‌ترین اشتباه همین‌جاست.

چون میانگین خروجی کار افرادی که “تا حدودی راضی” هستند، کمتر از همکاران “راضی‌تر” گزارش شده.

کاهش خروجی چنین پرسنلی شامل همه‌چیز از کاهش احساس انرژی و رضایت از زندگی گرفته تا درگیری، رضایت و بی انگیزه بودن در کار می‌شود. مسلماً نتایج منفی کار و زندگی برای کارکنان، به نتایج منفی برای کسب و کار تبدیل می‌شود.

شاید برایتان سؤال پیش بیاید که؛

چرا مدیران و کارمندان میانی، کمتر از دیگران برای تحقق اهداف خود به کار تکیه می‌کنند؟

نتایج تحقیقات نشان می‌دهد که ممکن است رهبران کوته‌فکر آنها را شرطی کنند که چنین احساسی داشته باشند.

مدیران و کارمندان میانی ده برابر کمتر از مدیران ارشد می‌گویند که فرصتی برای تأمل در مورد هدف خود دارند و نه برابر کمتر احتمال دارد که یک مدیر فرصت‌هایی را برای آنها ایجاد کند تا روی پروژه‌های هدفمند کار کنند.

از طرفی، به نظر نمی‌رسد مدیران برای به اشتراک گذاشتن «تصویر بزرگ سازمان» با همکاران خط مقدم، کار زیادی انجام دهند. نتایج کار و زندگی کارمندانی که اهدافشان از طریق کارشان محقق شده، بین دو تا پنج برابر بیشتر از نتایجی است که توسط همکاران کمی راضی یا ناراضی گزارش شده است. به‌عبارت‌دیگر، سازمان‌ها باید اطمینان حاصل کنند که هدف کارکنانشان در محل کار برآورده شود. حرکت در چنین مسیری می‌تواند باعث سودآوری دو طرفه کارمندان و سازمان باشد.

نحوه برنامه ریزی و هدف گذاری شغلی

از همین امروز می‌توانید با هدفگذاری بهتر تغییرات مثبتی در مدیریت عملکرد سازمان و زندگی همکاران ایجاد کنید. در ادامه سه راهکار برای حرکت در این مسیر ارائه‌شده:

1. با هدف سازمان شروع کنید

شاید بدبینانه به نظر برسد که ابتدا به هدف سازمان به امید حمایت از اهداف پرسنل خود نگاه کنید.

به یاد داشته باشید که: این مورد، تنها چیزی است که می‌توانید مستقیماً کنترل کنید. آیا شرکت شما به نقش خود در جامعه توجه می‌کند؟ آیا مدیران ارشد از هدف شرکت به‌عنوان راهنمایی برای اتخاذ تصمیمات دشوار و یا روتین استفاده می‌کنند؟

اگر هدفگذاری شرکت به پوستر روی دیوار یا جزوه‌ای محدود شده، غیر از اتلاف وقت عایدی دیگری برایتان ندارد. اگر در مورد اهداف کاری فقط صحبت کنید، اما هیچ اقدام عملی برای تحقق آن انجام ندهید، مسلماً به نتایج مطلوبی نخواهید رسید.

تعیین اهداف کاری می‌تواند پارامترهای مورد نیاز برای تحقق اهداف را برای کارکنان شفاف کند.

همچنین این امکان را فراهم نماید تا از طریق اندازه گیری و بررسی‌های طی مسیر، مشکلات را زودتر تشخیص داده و اقدامات مناسب را انجام دهید. یکی از اقداماتی که می‌توانید همین امروز انجام دهید اینست که زمانی را به تیم خود اختصاص داده و در مورد تأثیر شرکت بر جهان پیرامون گفتگو کنید.

زمانی که اهداف کاری اصیل بوده و به خوبی تعیین و در حال پیاده سازی باشد، می‌تواند حس هدفمندی را در تصویر کلان شرکت القا کند. نظرسنجی‌ها نشان می‌دهد که، کارمندان برای کار در شرکتی که هدفمند است، پنج برابر بیشتر تهییج می‌شوند.

2. ارتباط بین هدفگذاری کارکنان و سازمان

زمانی که کارمندان فرصتی برای تفکر در مورد هدف خود و نحوه ارتباط آن با هدف شرکت داشته باشند، نتایج خوبی رقم می‌خورند. چنین رویه‌ای را به فرهنگ سازمانی خود تبدیل کنید.

به خاطر داشته باشید که ممکن است مشکل اساسی که می‌خواهید حل کنید، سبک رهبری شما باشد.

مدیران باید آماده باشند تا اهداف خود را با دیگران به اشتراک بگذارند و بپذیرند که چنین رویه‌ای می‌تواند آنها را آسیب‌پذیر کند. آسیب پذیری به این معناست که با اشتراک اهداف و ارتباط دو سویه با همکاران، این امکان فراهم می‌شود که هدف‌ها، رویه‌ها و انتخاب‌ها به چالش کشیده شده و حتی ممکن است دستخوش تغییر شوند.

3. به افراد کمک کنید تا به اهدافشان برسند

شصت و سه درصد از افرادی که مورد بررسی قرار گرفتند اذعان داشتند که از مدیرانشان فرصت‌های بیشتری را برای اهداف فردی روزانه‌شان در زمینه شغلی خود خواستارند.

برطرف کردن و رسیدگی به چنین تقاضایی تنها کار شماست. نقطه شروع می‌تواند فرصت‌هایی باشد که به کارمندان کمک می‌کند تا معنای شخصی بیشتری در کار روزانه خود پیدا کنند. با کمک به کارکنان در تحقق هدف‌های کاری، آنها را به احساس رضایت بیشتری خواهید رساند. علاوه بر این زمانی که اهداف فردی و کاری همسو شود، این حس تحقق در نهایت به نفع شرکت نیز خواهد بود.

کلام آخر:

جلسات گروهی ممکن است به اندازه مرخصی با حقوق جذاب به نظر نرسد، اما در کمک به کارکنان برای دیدن کارهایی که می‌توانند در روز انجام دهند بسیار مؤثر است. امروزه بسیاری از افراد بیشتر ساعات بیداری خود را در محل کار خود می‌گذرانند، بنابراین تعیین اهداف فردی و شغلی برای ایجاد فضایی جهت هدفمندشدن اقدامات کوچک می‌تواند باعث ایجاد تجربیات و محیط‌های کاری بهتر برای همه شود.

درصورتیکه در نحوه هدف گذاری و برنامه ریزی شغلی در مدیریت کارکنان دچار مشکل هستید، مشاوره کسب و کار مدیرنو به شما کمک خواهد کرد.

منابع: mckinsey ، هیئت تحریریه مدیرنو

کلیدواژه: چگونه برنامه ریزی کنیم , چگونه هدف گذاری و برنامه ریزی کنیم , اهداف فردی کارکنان , اهداف فردی و کاری , اهداف فردی در زمینه شغلی