در این مقاله از مدیرنو به اهمیت گردش کار در مدیریت سازمان می‌پردازیم. در دنیای کسب‌وکارهای امروزی، سرعت و دقت از اهمیت بالایی برخوردار است. یکی از عوامل کلیدی برای دستیابی به این دو ویژگی، ایجاد و بهینه‌سازی گردش‌کار در سازمانهاست.
گردش کار چیست؟
گردش کار (به انگلیسی: Workflow) به مجموعه‌ای از مراحل و فرآیندها اطلاق می‌شود که توسط آن‌ها کارها در یک سازمان به انجام می‌رسد. این فرآیندها به صورت سلسله‌مراتبی بوده و به گونه‌ای طراحی می‌شوند که تمامی فعالیت‌های سازمان با کارایی بالا انجام شوند. در این مقاله به مفهوم گردش‌کار، اهمیت آن در سازمان، ابزارهای مورد استفاده و راهکارهایی برای بهینه‌سازی آن خواهیم پرداخت.
گردش کار در سازمان به چه معناست؟
گردش کار در مدیریت سازمان به مجموع فعالیت‌ها و فرآیندهایی گفته می‌شود که به صورت متوالی و در یک ساختار مشخص برای رسیدن به یک هدف خاص انجام می‌شوند.
به عبارت دیگر، گردش‌کار شامل جریان وظایف، اطلاعات و مواد است که میان افراد یا سیستم‌ها در طول یک فرآیند کاری حرکت می‌کند. این فرآیندها معمولاً شامل گام‌های متعددی هستند که باید به ترتیب و در زمان‌های مشخص انجام شوند.
در یک سازمان، گردش‌کار می‌تواند شامل فعالیت‌های روزمره مانند مدیریت پروژه‌ها، پردازش سفارش‌ها، مدیریت مستندات و حتی ارتباطات داخلی و خارجی باشد. استفاده موثر از آن می‌تواند به کاهش زمان، هزینه و خطاها کمک کرده و در نهایت بهره‌وری سازمان را افزایش دهد.
پیشنهاد مطالعه :مهم‌ترین شاخص های ارزیابی عملکرد مدیران میانی و ارشد سازمان ها
چرا گردش کار در مدیریت سازمان اهمیت دارد؟
گردش کار در مدیریت سازمان ها اهمیت بسیاری دارد، زیرا به ایجاد نظم و هماهنگی در فرآیندها و وظایف کمک می‌کند. مهم‌ترین مزایای استفاده از آن عبارت‌اند از:
-
افزایش بهره‌وری
با داشتن یک گردش‌کار مشخص، تمامی کارکنان سازمان می‌دانند چه وظایفی دارند و این امر باعث تسریع در انجام کارها و افزایش بهره‌وری می‌شود.
-
کاهش خطا
یکی از نتایج مهم یک گردش‌کار ساختارمند، کاهش خطاهای انسانی و فرآیندی است. زمانی که هر فرد وظیفه خود را به درستی بداند و فرآیندها به طور خودکار پیش بروند، احتمال وقوع خطا کاهش می‌یابد.
-
شفافیت در فرآیندها
استفاده از آن باعث می‌شود که همه اعضای تیم بدانند چه مراحلی در حال انجام است و چه کسی مسئول انجام هر مرحله است. این شفافیت موجب تسهیل در پیگیری پروژه‌ها و تسریع در تصمیم‌گیری‌ها می‌شود.
-
کاهش هزینه‌ها
با بهینه‌سازی فرآیندها و کاهش زمان هدررفته، هزینه‌های مرتبط با تأخیرات و ناکارآمدی‌ها به حداقل می‌رسد.
-
افزایش رضایت مشتری
سازمان‌هایی که دارای گردش‌کار منظم و کارآمد هستند، قادر به ارائه خدمات باکیفیت‌تر و سریع‌تر به مشتریان خود خواهند بود. این موضوع باعث افزایش رضایت مشتریان و بهبود رابطه با آن‌ها می‌شود.
انواع سیستم گردش کار در سازمان ها کدامند؟
انواع سیستم گردش کار در سازمان ها می‌تواند به شکل‌های مختلفی باشد که هر یک از آن‌ها بسته به نوع کسب‌وکار و فرآیندهای کاری متنوع هستند. مهم‌ترین انواع سیستم گردش کار عبارت‌اند از:
- گردش‌کار دستی
- گردش‌کار خودکار
- گردش‌کار ترکیبی
1. گردش‌کار دستی
در این نوع، تمامی مراحل کار توسط افراد به‌صورت دستی انجام می‌شود. و بیشتر در سازمان‌های کوچک یا در بخش‌هایی که نیاز به تعامل انسانی بیشتری دارند، دیده می‌شود. اگرچه این روش انعطاف‌پذیر است، اما ممکن است با خطاهای انسانی همراه باشد.
2. گردش‌کار خودکار
این نوع از سیستم‌ها و نرم‌افزارهای مختلف برای انجام خودکار وظایف استفاده می‌کند. در این نوع، سیستم‌ها وظایف مشخصی را بدون نیاز به دخالت مستقیم انسان انجام می‌دهند. این روش برای فرآیندهایی که تکراری و زمان‌بر هستند، بسیار مفید است و به کاهش خطا و افزایش بهره‌وری کمک می‌کند.
3. گردش‌کار ترکیبی
در بسیاری از سازمان‌ها، این نوع استفاده می‌شود که ترکیبی از مراحل دستی و خودکار است. که به سازمان‌ها امکان می‌دهد که از مزایای هر دو روش بهره‌مند شوند و فرآیندهای کاری را بر اساس نیازهای خاص خود تنظیم کنند.
اگر در سازمانتان نیاز به آموزش برای کارکنان دارید به صفحه آموزش درون سازمانی ما سری بزنید.
سامانه ها و سیستم های گردش کار کدامند؟
برای مدیریت و بهینه‌سازی گردش کار در سازمان ها، ابزارهای متعددی در دسترس هستند. این ابزارها به تیم‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندها را به صورت مؤثرتری برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت کنند. در ادامه به چند ابزار محبوب اشاره می‌شود:
1. Trello
یک نمونه از سامانه و سیستم های ساده و محبوب برای مدیریت گردش کار، Trello است. این ابزار از روش کانبان برای مدیریت وظایف استفاده می‌کند و به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا فرآیندهای کاری خود را با ایجاد بوردها و کارت‌های مختلف سازمان‌دهی کنند.
2. Asana
Asana یک نمونه دیگر از سامانه ها و سیستم های پرکاربرد برای مدیریت گردش کار است که به تیم‌ها امکان می‌دهد تا پروژه‌ها و وظایف مختلف را به‌راحتی پیگیری کنند. این ابزار به تیم‌ها کمک می‌کند تا وظایف خود را به صورت دقیق‌تر و با هماهنگی بیشتری انجام دهند.
3. Monday.com
Monday.com یک نمونه سامانه قوی برای مدیریت گردش کار در سازمان هاست که قابلیت‌های متعددی از جمله پیگیری پروژه‌ها، مدیریت زمان و همکاری تیمی را ارائه می‌دهد. این ابزار به مدیران کمک می‌کند تا به‌طور دقیق‌تری عملکرد تیم‌ها و پروژه‌ها را نظارت کنند.
4. Zoho Creator
Zoho Creator یکی دیگر از نمونه سامانه و سیستم های مدیریتی برای گردش کار است که به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا فرآیندهای خود را خودکار کنند و از گزارش‌دهی پیشرفته بهره‌مند شوند. این ابزار مخصوصاً برای سازمان‌هایی که نیاز به سفارشی‌سازی فرآیندها دارند، مناسب است.
5. میزیتو
این نمونه سامانه و سیستم گردش کار ایرانی برای سازمان ها و کسب و کارهاست.
مراحل بهینه‌سازی گردش کار در سازمان
برای بهینه‌سازی گردش کار در یک سازمان، باید فرآیندهای موجود به دقت بررسی شده و روش‌های بهبود آن‌ها شناسایی شود. مراحل زیر می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا گردش‌کار خود را بهینه کنند:
1. تحلیل فرآیندهای فعلی
نخستین گام برای بهبود گردش‌کار ، تحلیل فرآیندهای فعلی است. این تحلیل شامل بررسی تمامی مراحل و فرآیندهایی است که در حال حاضر در سازمان وجود دارند. با شناسایی نقاط قوت و ضعف، می‌توان تغییرات لازم را برای بهبود فرآیندها اعمال کرد.
2. شناسایی نقاط گلوگاه
نقاط گلوگاه یا موانعی که باعث کند شدن فرآیندها می‌شوند، باید شناسایی شوند. این نقاط ممکن است ناشی از ضعف‌های فنی، کمبود منابع یا پیچیدگی‌های سازمانی باشند. با شناسایی این مشکلات، می‌توان راه‌حل‌های مناسبی برای حذف یا کاهش آن‌ها ارائه داد.
3. اتوماسیون فرآیندها
یکی از مهم‌ترین گام‌ها برای بهینه‌سازی گردش‌کار، اتوماسیون فرآیندها است. ابزارهای اتوماسیون می‌توانند بسیاری از وظایف تکراری و زمان‌بر را به‌صورت خودکار انجام دهند و در نتیجه زمان و انرژی کارکنان را برای وظایف مهم‌تر آزاد کنند.
4. تعریف مسئولیت‌ها
یکی از عوامل مؤثر در بهینه‌سازی گردش‌کار، تعریف دقیق مسئولیت‌ها است. هر فرد باید به‌وضوح بداند که مسئولیت انجام چه وظایفی را برعهده دارد و به چه کسی باید گزارش دهد. این موضوع به جلوگیری از سردرگمی و افزایش بهره‌وری کمک می‌کند.
5. نظارت و ارزیابی مداوم
برای اطمینان از عملکرد بهینه گردش‌کار، باید نظارت و ارزیابی مداوم بر فرآیندها انجام شود. با استفاده از داده‌ها و بازخوردها، می‌توان فرآیندها را به‌روزرسانی کرد و بهبودهای لازم را اعمال نمود.
6. آموزش کارکنان
برای اجرای موفقیت‌آمیز گردش‌کار بهینه‌شده، آموزش کارکنان ضروری است. کارکنان باید با ابزارها و فرآیندهای جدید آشنا شده و مهارت‌های لازم برای استفاده بهینه از آن‌ها را کسب کنند.
دلایل شکست در اجرای گردش کار در سازمان
چنین شکستی می‌تواند به عوامل مختلفی مرتبط باشد که از مشکلات فنی گرفته تا عوامل انسانی و سازمانی را شامل می‌شود. در ادامه برخی از مهم‌ترین دلایلی که باعث شکست در اجرای موفق گردش کار در مدیریت سازمان ها می‌شود، توضیح داده می‌شود:
1. عدم تعریف دقیق فرآیندها
یکی از اصلی‌ترین دلایل شکست در اجرای آن، عدم تعریف دقیق و شفاف فرآیندها است. اگر هر مرحله از آن به‌وضوح مشخص نباشد، کارکنان ممکن است دچار سردرگمی شوند و ندانند که چه اقداماتی در چه زمانی باید انجام شوند. این امر می‌تواند منجر به تأخیر در انجام کارها و افزایش خطاهای انسانی شود.
2. مقاومت در برابر تغییر
مقاومت کارکنان در برابر تغییر یکی دیگر از دلایل مهم شکست در اجرای آنست. بسیاری از کارکنان به روش‌های قدیمی کار خود عادت دارند و ممکن است در برابر فرآیندهای جدید مقاومت کنند. این مقاومت می‌تواند منجر به عدم همکاری در اجرای گردش‌کار جدید و نهایتاً شکست آن شود.
3. عدم آموزش کافی
برای پیاده‌سازی موفق سیستم گردش کار، کارکنان باید آموزش‌های لازم را دریافت کنند. عدم آموزش کافی به کارکنان در استفاده از ابزارها و فرآیندهای جدید می‌تواند منجر به سردرگمی و کاهش بهره‌وری شود. بدون آگاهی کافی از مراحل و ابزارهای جدید، کارکنان ممکن است نتوانند به‌درستی وظایف خود را انجام دهند.
4. ابزارهای ناکارآمد یا پیچیده
استفاده از ابزارهای ناکارآمد یا پیچیده برای مدیریت گردش‌کار می‌تواند باعث ایجاد مشکلاتی شود. اگر ابزارهای انتخاب‌شده پیچیدگی زیادی داشته باشند یا با نیازهای سازمان هم‌خوانی نداشته باشند، کارکنان به‌سختی می‌توانند از آن‌ها استفاده کنند و این امر باعث ناکارآمدی فرآیندها و در نهایت شکست گردش‌کار می‌شود.
5. عدم تخصیص منابع کافی
اجرای موفق گردش‌کار نیازمند منابع کافی است. اگر منابع لازم، اعم از منابع مالی، فناوری یا نیروی انسانی به‌درستی تخصیص داده نشود، فرآیندها به خوبی اجرا نخواهند شد. نبود منابع مناسب ممکن است منجر به ناکارآمدی و تأخیر در مراحل اجرای آن شود.
6. نظارت و پیگیری ناکافی
نظارت و پیگیری مداوم بر اجرای گردش‌کار یکی از عوامل کلیدی موفقیت است. اگر نظارت کافی بر فرآیندها صورت نگیرد، مشکلات و موانع به‌موقع شناسایی نمی‌شوند و در نتیجه ممکن است از مسیر خود منحرف شود. بدون ارزیابی و بهبود مداوم، فرآیندها با ناکارآمدی و کاهش کیفیت مواجه خواهند شد.
7. فرهنگ سازمانی نامناسب
در بسیاری از موارد، فرهنگ سازمانی نامناسب مانع اجرای موفق گردش‌کار می‌شود. اگر در سازمان فرهنگ همکاری، شفافیت و مسئولیت‌پذیری وجود نداشته باشد، اجرای آن با مشکلات جدی مواجه خواهد شد. فرهنگ سازمانی قوی که از تغییرات و بهبود فرآیندها حمایت می‌کند، برای موفقیت در پیاده‌سازی آن ضروری است.
8. عدم مدیریت تغییرات
مدیریت ضعیف تغییرات نیز یکی از دلایل عمده شکست در اجرای آنست. هر تغییر در فرآیندهای سازمانی نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و مدیریت صحیح تغییرات است. اگر این تغییرات به‌درستی مدیریت نشوند، کارکنان دچار استرس و نارضایتی خواهند شد و این موضوع می‌تواند موجب کاهش همکاری و شکست فرآیندها شود.
9. پیچیدگی بیش از حد فرآیندها
گاهی اوقات سازمان‌ها فرآیندهای گردش‌کار را بیش از حد پیچیده می‌کنند. این پیچیدگی می‌تواند منجر به سردرگمی، تأخیر در اجرا و کاهش بهره‌وری شود. فرآیندهای بسیار پیچیده معمولاً به‌راحتی قابل‌فهم و اجرا برای کارکنان نیستند و این موضوع می‌تواند مانع از موفقیت در اجرای آن شود.
10. اهداف نامشخص
اجرای گردش‌کار باید با اهداف مشخص و قابل‌اندازه‌گیری همراه باشد. اهداف نامشخص یا غیرواقعی می‌تواند باعث سردرگمی در میان کارکنان و نبود تمرکز در فرآیندها شود. اگر کارکنان ندانند که چرا باید فرآیندها را انجام دهند یا نتیجه نهایی چه چیزی باید باشد، احتمال شکست آن بسیار زیاد خواهد بود.
پیشنهاد مطالعه :تفاوت kpi و okr یا شاخص و هدف چیست؟
11. عدم تطبیق با نیازهای سازمان
یکی دیگر از دلایل شکست در اجرای آن، عدم تطبیق فرآیندها با نیازهای واقعی سازمان است. هر سازمان دارای نیازها و ویژگی‌های خاصی است که باید در طراحی و اجرا در نظر گرفته شود. عدم توجه به این موضوع ممکن است منجر به ایجاد فرآیندهایی شود که با نیازهای سازمان سازگار نباشند و در نتیجه کارایی لازم را نداشته باشند.
12. ارتباطات ضعیف
ارتباطات ناکارآمد میان اعضای تیم‌ها و دپارتمان‌های مختلف می‌تواند اجرای گردش‌کار را تحت تأثیر قرار دهد. اگر اطلاعات به‌موقع و به‌درستی منتقل نشود، هماهنگی لازم برای اجرای فرآیندها وجود نخواهد داشت و این امر می‌تواند منجر به تأخیر و شکست در اجرا شود.
13. تمرکز بیش‌ازحد بر فناوری و نه فرآیندها
در برخی موارد، سازمان‌ها بیش‌ازحد روی فناوری تمرکز می‌کنند و از اهمیت طراحی مناسب فرآیندها غافل می‌شوند. اگرچه استفاده از ابزارها و فناوری‌های جدید می‌تواند به بهبود گردش‌کار کمک کند، اما بدون طراحی صحیح و توجه به جزئیات هر فرآیند، این ابزارها نمی‌توانند به تنهایی موفقیت‌آمیز باشند.
14. بازخورد ناکافی
عدم دریافت بازخورد از کارکنان و عدم ایجاد فرصت برای بهبود فرآیندها می‌تواند باعث شکست آن شود. بازخورد مستمر از افرادی که در اجرای فرآیندها دخیل هستند، می‌تواند به شناسایی مشکلات و ارائه راه‌حل‌های عملی برای بهبود فرآیندها کمک کند.
15. عدم تطبیق با تغییرات محیطی
سازمان‌ها باید قادر باشند به‌سرعت با تغییرات محیطی و شرایط جدید سازگار شوند. عدم توانایی در تطبیق با تغییرات اقتصادی، فناوری و اجتماعی می‌تواند باعث ناکارآمدی فرآیندهای موجود و شکست آن شود.
نتیجه گیری
گردش کار در مدیریت سازمان یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت در کسب‌وکارهای مدرن است. با بهینه‌سازی آن، سازمان‌ها می‌توانند بهره‌وری خود را افزایش دهند، خطاها را کاهش دهند و رضایت مشتریان را بهبود بخشند.
استفاده از سامانه ها و سیستم های گردش کار برای مدیریت بهتر و اجرای مراحلی مانند تحلیل فرآیندها، اتوماسیون و آموزش کارکنان به بهبود کلی فرآیندها کمک می‌کند و زمینه‌ساز رشد و توسعه سازمان می‌شود.
اگر برای بهینه سازی گردش کار در مدیریت سازمان نیاز به مشاوره دارید به صفحه سیستم سازی مراجعه فرمایید یا با کارشناسان ما به صورت رایگان تماس بگیرید .
منبع : هیئت تحریریه مدیرنو
