در این مقاله از مدیرنو به 0 تا 100 تحلیل داده در منابع انسانی می‌پردازیم پس با ما همراه باشید.
تحلیل داده در منابع انسانی چیست؟
تحلیل منابع انسانی که با نامهایی مانند تحلیل نیروی کار و تحلیل دادههای منابع انسانی نیز شناخته میشود، رویکردی دادهمحور برای بهبود فرایندهای جذب، حفظ و توسعه استعدادها در سازمان است.
در این رویکرد، تیم منابع انسانی بهجای آنکه پس از بروز مشکلات نیروی انسانی به آنها واکنش نشان دهد، الگوهای مربوط به ترک خدمت، مشارکت کارکنان، عملکرد و فرایندهای استخدام را بررسی میکند تا تصمیمهای خود را بر پایه شواهد و دادههای واقعی بگیرد.
تحلیل منابع انسانی بر سنجش شاخص‌هایی تمرکز دارد که برای سازمان اهمیت دارند؛ برای مثال کدام موقعیت‌های شغلی دیرتر از سایر موقعیت‌ها تکمیل می‌شوند؟ میزان مشارکت کارکنان در کدام بخش کاهش یافته است؟ چه کسانی سازمان را ترک می‌کنند و عملکرد تیم‌های مختلف چه تفاوت‌هایی با یکدیگر دارد؟
مهمترین قابلیت‌های تحلیل منابع انسانی عبارت‌اند از:
تصمیمگیری مبتنی بر داده: مدیران منابع انسانی بهجای تکیه بر حدس و گمان، از شاخص‌هایی استفاده می‌کنند که نشان می‌دهند کدام اقدامات اثربخش بوده‌اند و کدام‌یک به بهبود نیاز دارند.
تحلیل روندها: الگوهای مربوط به سرعت استخدام، نرخ ترک خدمت و میزان مشارکت کارکنان در طول زمان شناسایی و بررسی می‌شوند.
پیش‌بینی مبتنی بر داده: سازمان می‌تواند احتمال ترک خدمت کارکنان، نیاز آینده به نیروی انسانی و هزینه‌های مرتبط با نیروی کار را با دقت بیشتری برآورد کند.
با پر کردن فرم زیر ما را در ارائه بهتر خدمات یاری نمایید:
ضرورت تحلیل داده در منابع انسانی چیست؟
امروزه سازمانها از تحلیل منابع انسانی برای اهداف زیر استفاده می‌کنند:
- دستیابی به نتایج قابل اندازه‌گیری و بهبود عملکرد سازمان.
- ارتقای تنوع، عدالت و فراگیری در محیط کار.
- کاهش هزینه‌های ناشی از ترک خدمت کارکنان و افزایش ماندگاری و بهره‌وری آنها.
- ایجاد مسیرهای پایدار جذب و پرورش استعدادها، متناسب با راهبرد کسب و کار.
- شناسایی مهارتهای فعلی کارکنان و مهارتهای موردنیاز برای آینده.
- کشف فرصت‌های توسعه توانمندیهای نیروی کار و پیشرفت شغلی کارکنان.
- بهبود تصمیم‌گیری‌های راهبردی میان واحدهای مختلف سازمان.
انواع تحلیل منابع انسانی
تحلیل منابع انسانی را میتوان در چند دسته اصلی بررسی کرد که هرکدام هدف متفاوتی در شناخت و مدیریت نیروی کار دارند. سازمانها با استفاده از این روش‌ها می‌توانند از گزارش‌گیری صرف درباره اتفاقات گذشته فاصله بگیرند و به سمت تصمیمگیری پیش‌دستانه و تدوین راهبردهای مؤثرتر حرکت کنند.
1. تحلیل توصیفی (Descriptive Analytics)
تحلیل توصیفی به بررسی روندهای گذشته نیروی انسانی می‌پردازد و به این پرسش پاسخ می‌دهد: چه اتفاقی افتاده است؟
برای مثال، نرخ ترک خدمت کارکنان در هر واحد، میانگین مدت‌زمان استخدام، تغییرات تعداد کارکنان و الگوهای غیبت شغلی از جمله اطلاعاتی هستند که در این نوع تحلیل بررسی می‌شوند.
تحلیل توصیفی، پایه‌ای برای سنجش شاخصهای منابع انسانی فراهم میکند. سازمان با استفاده از این اطلاعات می‌تواند وضعیت موجود را ارزیابی کند، میزان پیشرفت خود را بسنجد و تغییرات غیرعادی را تشخیص دهد.
2. تحلیل تشخیصی (Diagnostic Analytics)
تحلیل تشخیصی به این پرسش پاسخ می‌دهد: چرا این اتفاق افتاده است؟
در این روش سازمان بهجای اکتفا به مشاهده یک روند، علت شکل‌گیری آن را بررسی میکند. برای نمونه دادههای مصاحبه خروج می‌توانند دلایل ترک سازمان از سوی کارکنان را روشن کنند. نتایج نظرسنجی‌های مربوط به مشارکت کارکنان ممکن است نارضایتی‌هایی را آشکار سازند که در صورت بی‌توجهی به آنها به ترک خدمت منجر می‌شوند. همچنین ارزیابی‌های عملکرد می‌توانند نشان دهند بهره‌وری در کدام بخش‌ها کاهش یافته است.
این مرحله از تحلیل نیروی انسانی، اعداد و ارقام خام را به اطلاعاتی معنادار تبدیل میکند و به تیم منابع انسانی کمک میکند بهجای تمرکز صرف بر نشانه‌های مشکل، علت‌های ریشه‌ای آن را شناسایی کند.
3. تحلیل پیش بینانه (Predictive Analytics)
تحلیل پیشبینانه منابع انسانی از الگوهای تاریخی، دادهها و هوش مصنوعی برای برآورد نتایج احتمالی آینده استفاده میکند. این رویکرد به مدیران کمک میکند پیش از وقوع رویدادها، برای آنها آماده شوند.
برای مثال، مدل‌های پیش‌بینی ریسک ترک خدمت می‌توانند گروه‌هایی از کارکنان را که احتمال خروج آنها بیشتر است شناسایی کنند و این اطلاعات را با دادههای به‌روز درباره نگرش و احساس کارکنان نسبت به محیط کار ترکیب کنند.
همچنین ابزارهای برنامه‌ریزی نیروی کار می‌توانند نیازهای آینده سازمان به استعدادها و مهارتهای مختلف را با استفاده از سناریوهای مبتنی بر عوامل اثرگذار و تحلیل «چه میشود اگر؟» پیش‌بینی کنند. چنین قابلیتی به سازمان کمک میکند برنامه‌ریزی منابع انسانی را با اهداف و برنامه‌های کلان کسب و کار هماهنگ سازد.
4. تحلیل تقویت شده (Augmented Analytics)
تحلیل تقویت شده از روش‌هایی مانند تشخیص الگو، پردازش گراف و هوش مصنوعی استفاده میکند تا دادههای منابع انسانی را به بینش‌هایی کاربردی و قابل فهم تبدیل کند.
این روش می‌تواند تحلیل میلیون‌ها نقطه داده را خودکار کند و روندهای معناداری را بیابد که به پاسخ‌گویی به پرسش‌های مهم کسبوکار کمک می‌کنند. سپس این بینش‌ها بر اساس میزان اهمیت اولویت‌بندی می‌شوند و همراه با عوامل اثر گذار و علت‌های زیربنایی در اختیار تصمیم گیرندگان قرار می‌گیرند. به این ترتیب مدیران لازم نیست همه دادهها را به‌صورت دستی بررسی کنند تا به نکات مهم برسند.
5. تحلیل تجویزی (Prescriptive Analytics)
تحلیل تجویزی یک گام فراتر از پیش بینی می‌رود و به این پرسش پاسخ می‌دهد: برای دستیابی به نتیجه بهتر چه اقدامی باید انجام دهیم؟
این روش با تکیه بر دادهها، اقدامات مشخصی را به سازمان پیشنهاد میکند. برای مثال سیستمهای هوشمند زمان‌بندی کارکنان می‌توانند برنامه شیفت‌ها را به‌گونه‌ای تنظیم کنند که نیازهای عملیاتی پوشش داده شود. در زمان بازسازی ساختار سازمانی، ابزارهای تخصیص مجدد نیروی کار بر اساس مهارت‌ها می‌توانند محل مناسب به‌کارگیری کارکنان را پیشنهاد دهند. مدل‌های جبران خدمات نیز قادرند تعدیل‌های پیشنهادی حقوق و مزایا را برای حفظ رقابت پذیری سازمان ارائه کنند.
تحلیل تجویزی یکی از راهبردی‌ترین کاربردهای تحلیل سرمایه انسانی است زیرا صرفاً به توصیف یا پیش‌بینی وضعیت بسنده نمی‌کند بلکه برای انتخاب اقدام مناسب به مدیران کمک میکند.
چگونه تحلیل داده در منابع انسانی را با موفقیت پیادهسازی کنیم؟
برای ایجاد چارچوبی کارآمد در تحلیل منابع انسانی، می‌توانید مراحل زیر را دنبال کنید:
1. ارزیابی بلوغ دادهها و تعیین اهداف
ابتدا مشخص کنید سازمان در حال حاضر چه داده‌هایی درباره نیروی کار جمع‌آوری میکند و در چه بخش‌هایی با کمبود اطلاعات مواجه است.
آیا می‌توانید نرخ ترک خدمت را به تفکیک مدیران بررسی کنید؟ آیا دادههای نظرسنجی درباره مشارکت کارکنان در دسترس هستند؟ آیا اطلاعات مربوط به عملکرد از طریق سیستمهای مختلف سازمان قابل دسترسی و مقایسه‌اند؟
با ترسیم وضعیت موجود، نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کنید. سپس مشخص کنید تحلیل منابع انسانی باید به کدام پرسش‌های کسبوکار پاسخ دهد؛ برای مثال، چگونه میتوان ماندگاری کارکنان را افزایش داد، سرعت استخدام را بهبود بخشید، شکاف‌های مهارتی را کاهش داد یا میزان پیشرفت در اهداف تنوع و فراگیری را سنجید؟
پیشنهاد مطالعه: معیارهای ارزیابی عملکرد منابع انسانی چیست؟
2. انتخاب ابزارها و پلتفرم فناوری مناسب
پلتفرمی را انتخاب کنید که با سیستمهای فعلی منابع انسانی سازمان یکپارچه شود و هم‌زمان با رشد سازمان، قابلیت توسعه داشته باشد.
راهکارهای ابری مبتنی بر هوش مصنوعی می‌توانند دادههای مربوط به جذب و استخدام، حقوق و دستمزد، مدیریت عملکرد و آموزش را در یک محیط تحلیلی متمرکز گردآوری کنند.
هنگام ارزیابی ابزارها بررسی کنید آیا قابلیت‌هایی مانند داشبوردهای آماده، مدل‌های پیشبینانه و گزارش‌گیری سلف سرویس را ارائه می‌کنند یا خیر. این قابلیت‌ها به تیم منابع انسانی اجازه می‌دهند بدون نیاز به دانش تخصصی علوم داده، به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند و آنها را بررسی کنند.
3. تعیین شاخصهای روشن و همسو با اهداف کسب و کار
صرفاً به این دلیل که اندازه‌گیری یک شاخص امکان‌پذیر است آن را دنبال نکنید. شاخصهای منابع انسانی باید با نتایجی ارتباط داشته باشند که برای مدیران و سازمان اهمیت دارند.
برای مثال، می‌توانید درآمد به‌ازای هر کارمند، مدت‌زمان رسیدن کارکنان تازه استخدام شده به سطح مطلوب بهره‌وری، هزینه ترک خدمت در موقعیت‌های شغلی کلیدی یا میزان حضور گروه‌های مختلف در سطوح مدیریتی را اندازه‌گیری کنید.
پیشنهاد ما به شما: ارزیابی عملکرد سازمان مدیرنو *ارزیابی اولیه رایگان*
4. ارتقای مهارت تیم منابع انسانی و تشویق به استفاده از دادهها
تحلیل داده در منابع انسانی زمانی اثربخش خواهد بود که اعضای تیم واقعاً از آن استفاده کنند. بنابراین متخصصان منابع انسانی باید یاد بگیرند داشبوردها را تفسیر کنند، پرسش‌های مناسبی بپرسند و یافته‌های تحلیلی را به اقدام عملی تبدیل کنند.
برای مثال، به تیم‌ها فرصت دهید فرضیه‌های خود را درباره عوامل مؤثر بر ماندگاری یا عملکرد کارکنان بررسی و آزمایش کنند. همچنین فرهنگی را در سازمان شکل دهید که در آن تصمیمگیری بر اساس داده، بهجای اتکای صرف به شهود، به یک عادت تبدیل شود.
لازم به ذکر است که پذیرش تحلیل منابع انسانی زمانی بیشتر میشود که کارکنان و مدیران احساس کنند این ابزارها انجام کارها را آسان‌تر می‌کنند نه دشوارتر.
شرکت‌ها باید کدام شاخصهای منابع انسانی را دنبال کنند؟
انتخاب شاخصهای مناسب برای تحلیل داده منابع انسانی بسیار مهم است چرا که تصمیمگیری در حوزه‌هایی مانند جذب استعدادها، مشارکت کارکنان، ارزیابی عملکرد و… را بهبود می‌بخشند.
عملکرد نیروی کار
این شاخص عملکرد به سازمان کمک میکند ارزیابی کند که آیا راهبردهای مدیریت استعداد به نتایج مطلوب منجر شده‌اند یا شکاف‌های عملکردی وجود دارند که باید از طریق آموزش، بازطراحی ساختار سازمانی یا اصلاح معیارهای استخدام برطرف شوند.
پیشنهاد مطالعه: چابک سازی منابع انسانی: هر آنچه برای شروع باید بدانید!
جذب و استخدام استعدادها
این شاخص نشان می‌دهند فرایند جذب و استخدام تا چه اندازه کارآمد است و آیا سازمان زمان و بودجه خود را به‌درستی صرف کانال‌های مناسب میکند یا منابع آن در مسیرهای کم‌بازده هدر می‌روند.
مشارکت و ماندگاری کارکنان
نرخ ترک خدمت نشان می‌دهد چه تعداد از کارکنان سازمان را ترک می‌کنند و خروج آنها با چه فراوانی رخ می‌دهد. همچنین میزان وفاداری و رضایت کارکنان را از طریق تمایل آنها به توصیه سازمان به دیگران را نیز می‌سنجد.
امتیازهای بالاتر در شاخصهای مشارکت کارکنان معمولاً با ماندگاری بیشتر نیروی انسانی و عملکرد بهتر در سازمان ارتباط دارند. بررسی این دادهها به مدیران منابع انسانی کمک میکند عوامل مؤثر بر رضایت، انگیزه و تمایل کارکنان به ادامه همکاری را بهتر بشناسند.
تنوع، عدالت و فراگیری در سازمان
بررسی ترکیب نیروی انسانی در موقعیت‌ها و سطوح مختلف سازمان نشان می‌دهد آیا فرصت‌های پیشرفت شغلی به‌صورت منصفانه در اختیار کارکنان قرار می‌گیرند یا خیر. شاخصهای عدالت در پرداخت نیز میزان تفاوت حقوق و مزایای کارکنان را در گروه‌های جمعیتی مختلف، برای کارهای مشابه بررسی می‌کنند.
چالشهای تحلیل منابع انسانی چیست؟
از مهمترین چالشها میتوان به پراکندگی دادهها در سیستمهای مختلف، کیفیت پایین یا نبود استانداردهای یکسان در دادهها، کمبود مهارتهای تحلیلی در تیم منابع انسانی، نگرانیهای مربوط به حریم خصوصی کارکنان و مقاومت در برابر تصمیمگیری مبتنی بر داده اشاره کرد.
سازمانها همچنین ممکن است در تشخیص شاخصهای واقعاً مهم یا ارتباطدادن تحلیل منابع انسانی با نتایج کسبوکار با مشکل مواجه شوند. غلبه بر این چالشها به حمایت مدیران ارشد، سرمایهگذاری در فناوری و آموزش، تدوین سیاستهای روشن حاکمیت داده و صرف زمان کافی برای توسعه توانمندیهای تحلیلی نیاز دارد.
سخن پایانی
تحلیل داده در منابع انسانی به مدیران کمک میکند بهجای تصمیمگیری بر اساس حدس و تجربه شخصی، با تکیه بر دادههای واقعی، تصویر دقیق‌تری از وضعیت نیروی کار داشته باشند و پیش از تبدیل‌شدن مشکلات به بحران، برای آنها راه‌حل پیدا کنند.
برای بهره‌مندی از مزایای این رویکرد لازم نیست از همان ابتدا سراغ ابزارهای پیچیده یا تحلیل‌های مبتنی بر هوش مصنوعی بروید. می‌توانید با بررسی چند شاخص مهم مانند نرخ ترک خدمت، مدت‌زمان استخدام و میزان مشارکت کارکنان شروع کنید. سپس با شناسایی علت مشکلات و سنجش نتایج اقدامات اصلاحی، به‌تدریج فرایند تحلیل منابع انسانی را توسعه دهید.
