تحلیل کسب و کار چیست و چگونه انجام می‌شود؟

تحلیل کسب و کار از آن اصطلاحاتی است که احتمالاً بارها در جلسات کاری شنیده‌اید، بی‌آنکه کسی فرصت کند معنای دقیق آن را توضیح دهد. اما اگر از اصطلاحات تخصصی فاصله بگیریم متوجه می‌شویم که تحلیل کسب و کار یکی از کاربردی‌ترین مهارت‌هایی است که سازمان‌ها می‌توانند از آن بهره ببرند.

در این مقاله از مدیرنو بررسی می‌کنیم که تحلیل کسب و کار دقیقاً چیست، چه کاربردی دارد و چرا یکی از عوامل تعیین کننده در تصمیم‌گیری‌های سازمانی است.

اگر مدیر یک سازمان و با صاحب کسب و کار هستید، فرم زیر برای کمک به شما طراحی شده است:

تحلیل کسب و کار چیست؟

تحلیل کسب و کار فرایندی است که در آن وضعیت فعلی سازمان بررسی می‌شود تا مشخص شود چگونه می‌توان آن را در آینده به شکل مؤثرتری اداره کرد. این فرایند به شناسایی فاصله میان وضعیت موجود و وضعیت مطلوب کمک می‌کند و زمینه را برای طراحی راه‌حل‌هایی فراهم می‌سازد که نتایج واقعی و قابل اندازه‌گیری به همراه داشته باشند.

تحلیل کسب و کار صرفاً بر فرایندها یا فناوری تمرکز نمی‌کند بلکه تصویری جامع از کسب و کار در نظر می‌گیرد. در این رویکرد، افراد، داده‌ها، سیستم‌ها و راهبردهای سازمان در کنار یکدیگر بررسی می‌شوند تا ارتباط میان آن‌ها مشخص شود و بتوان از این ارتباط برای بهبود عملکرد کسب و کار استفاده کرد.

مراحل تحلیل کسب و کار

فرایند تحلیل کسب و کار معمولاً از شش مرحله اصلی تشکیل می‌شود. البته این مراحل همیشه به‌صورت کاملاً خطی و ثابت پیش نمی‌روند. در بسیاری از سازمان‌ها به‌ویژه در محیط‌های کاری چابک، ممکن است تیم‌ها بارها به مراحل قبلی بازگردند و تحلیل‌های خود را اصلاح کنند.

با این حال این شش مرحله تصویر مفیدی از روند کلی تحلیل کسب و کار ارائه می‌دهند:

1. آغاز فرایند

در این مرحله محدوده مسئله یا فرصت کسب و کار مشخص می‌شود. سازمان باید بداند دقیقاً چه موضوعی نیازمند بررسی است، چه هدفی دنبال می‌شود و تحلیل قرار است به چه نتیجه‌ای برسد.

استفاده از ابزارهای مصورسازی داده و بینش‌های حاصل از هوش مصنوعی در تحلیل‌های CRM می‌تواند به تصمیم‌گیری بر پایه اطلاعات قابل اعتماد کمک کند و دقت و اثربخشی نتایج را افزایش دهد.

2. جمع‌آوری الزامات

در این مرحله با ذی‌نفعان مختلف تعامل می‌شود تا اطلاعات لازم درباره نیازها، انتظارات و محدودیت‌ها گردآوری شود. مصاحبه و نظرسنجی از روش‌های متداول جمع‌آوری این اطلاعات هستند. هدف آن است که نیازهای واقعی افراد درگیر در کسب و کار به‌درستی درک و ثبت شوند.

3. تحلیل اطلاعات

پس از جمع آوری اطلاعات، داده‌ها و یافته‌ها بررسی می‌شوند تا الگوها، شکاف‌ها و مسائل احتمالی شناسایی شوند. در این مرحله تحلیلگر تلاش می‌کند از میان اطلاعات موجود، درک روشنی از نیازهای واقعی ذی‌نفعان به دست آورد.

4. پیشنهاد راه حل

در این مرحله گزینه‌های مختلفی برای پاسخ‌گویی به الزامات شناسایی شده پیشنهاد می‌شوند. سپس مزایا، محدودیت‌ها و پیامدهای احتمالی هر گزینه با تصمیم گیرندگان بررسی می‌شود تا مناسب‌ترین راه حل انتخاب شود.

5. پیاده‌سازی

پس از انتخاب راه حل، تحلیلگر از تیم‌های مسئول در اجرای آن پشتیبانی می‌کند و بررسی می‌کند که آیا راه حل انتخاب شده با الزامات تعیین شده مطابقت دارد یا خیر.

6. ارزیابی

در مرحله پایانی، نتایج حاصل از اجرای راه حل با اهداف اولیه مقایسه می‌شوند. این ارزیابی مشخص می‌کند که آیا راه حل انتخاب شده ارزش مورد انتظار را ایجاد کرده است و تا چه اندازه به بهبود عملکرد کسب و کار کمک می‌کند.

تکنیک‌های رایج تحلیل کسب و کار کدام‌اند؟

انتخاب تکنیک مناسب می‌تواند تأثیر زیادی بر موفقیت تحلیل کسب و کار داشته باشد. بهترین تکنیک روشی است که به ایجاد درک مشترک میان ذی‌نفعان کمک کند و در نهایت به بهبود واقعی منجر شود.

در ادامه، با تعدادی از پرکاربردترین تکنیک‌های تحلیل کسب و کار آشنا می‌شویم:

تحلیل SWOT

تحلیل SWOT یکی از شناخته شده ترین و پرکاربرد ترین روش‌ها برای ارزیابی وضعیت کسب و کار است. این روش عوامل داخلی و خارجی مؤثر بر کسب و کار را در چهار حوزه بررسی می‌کند:

نقاط قوت (Strengths): توانمندی‌ها و ویژگی‌هایی که کسب و کار در آن‌ها عملکرد خوبی دارد.

نقاط ضعف (Weaknesses): حوزه‌هایی که کسب و کار در آن‌ها با کمبود یا ضعف مواجه است.

فرصت‌ها (Opportunities): عوامل و شرایط بیرونی که کسب و کار می‌تواند از آن‌ها برای رشد و پیشرفت استفاده کند.

تهدیدها (Threats): چالش‌ها و عوامل خارجی که ممکن است به کسب و کار آسیب بزنند یا دستیابی به اهداف آن را دشوار کنند.

یکی از مزایای تحلیل SWOT، سادگی و انعطاف‌پذیری آن است. کسب و کارها می‌توانند در مراحل مختلف فعالیت خود از این روش استفاده کنند و تصویری متوازن از موقعیت داخلی و شرایط محیطی خود به دست آورند.

تحلیل MOST

تحلیل MOST روشی برای بررسی و هم راستا کردن اهداف و برنامه‌های راهبردی کسب و کار است. این روش از چهار مؤلفه تشکیل می‌شود:

مأموریت (Mission): دلیل اصلی وجود کسب و کار و چرایی فعالیت آن.

اهداف (Objectives): نتایج مشخصی که کسب و کار قصد دارد به آن‌ها دست یابد.

راهبردها (Strategies): رویکردها و مسیرهای اصلی برای دستیابی به اهداف.

اقدام‌های اجرایی (Tactics): گام‌های عملی و مشخصی که برای اجرای راهبردها برداشته می‌شوند.

تحلیل MOST کمک می‌کند فعالیت‌های روزمره سازمان از اهداف بلندمدت آن فاصله نگیرند. به این ترتیب ارتباط میان مأموریت سازمان، اهداف تعیین‌شده، راهبردهای انتخاب شده و اقدامات اجرایی روشن‌تر می‌شود.

مدل‌سازی فرایندهای کسب و کار (BPM)

مدل‌سازی فرایندهای کسب و کار یا BPM، فعالیت‌های پیچیده و پراکنده سازمان را به جریان‌های کاری روشن و قابل مشاهده تبدیل می‌کند.

در این روش مراحل مختلف یک فرایند، ورودی‌ها و خروجی‌های آن ترسیم می‌شوند. چنین تصویری به سازمان کمک می‌کند گلوگاه‌ها و مراحل ناکارآمد را شناسایی کند، ارتباط میان فعالیت‌ها را بهتر بشناسد و هماهنگی بین تیم‌ها را بهبود دهد.

برای بسیاری از سازمان‌ها، مدل‌سازی فرایندهای کسب و کار به نقشه‌ای کاربردی تبدیل می‌شود که نحوه انجام کارها را مشخص می‌کند و مبنایی برای اصلاح و توسعه مستمر فرایندها در اختیارشان قرار می‌دهد.

تحلیل PESTEL

تحلیل PESTEL روشی برای بررسی عوامل محیطی بیرونی است که می‌توانند بر عملکرد و آینده کسب و کار تأثیر بگذارند. این روش شش دسته عامل را در نظر می‌گیرد:

عوامل سیاسی (Political): سیاست‌های دولت، تغییرات سیاسی و تصمیم‌های مرتبط با فضای فعالیت کسب و کار.

عوامل اقتصادی (Economic): روندهای اقتصادی، تورم، نرخ بهره و سایر شرایط اقتصادی مؤثر بر بازار.

عوامل اجتماعی (Social): تغییرات جمعیتی، ارزش‌ها، سبک زندگی و رفتارهای اجتماعی مشتریان.

عوامل فناورانه (Technological): پیشرفت‌های فناوری و تغییراتی که می‌توانند شیوه فعالیت کسب و کار را متحول کنند.

عوامل زیست محیطی (Environmental): مسائل و فشارهای محیط‌زیستی که بر فعالیت‌ها، منابع یا تصمیم‌های کسب و کار تأثیر می‌گذارند.

عوامل قانونی (Legal): قوانین، مقررات و الزامات حقوقی مرتبط با فعالیت سازمان.

تحلیل PESTEL به کسب و کارها کمک می‌کند این عوامل را به موقع شناسایی و بررسی کنند تا به‌جای واکنش دیر هنگام به تغییرات محیطی، آمادگی بیشتری برای سازگاری با شرایط جدید داشته باشند.

تحلیل CATWOE

تحلیل CATWOE روشی برای بررسی مسائل پیچیده از چند زاویه متفاوت است. این تکنیک شش مؤلفه را در نظر می‌گیرد:

مشتریان (Customers): افراد یا گروه‌هایی که از مسئله یا تغییر مورد نظر تأثیر می‌پذیرند.

کنشگران (Actors): افرادی که فعالیت‌های لازم را انجام می‌دهند یا در اجرای فرایند نقش دارند.

فرایند تحول (Transformation): چگونگی تبدیل ورودی‌ها به خروجی‌ها و نتایجی که فرایند ایجاد می‌کند.

جهان بینی (Worldview): دیدگاه کلان یا برداشتی که اهمیت مسئله و ضرورت تغییر را توضیح می‌دهد.

مالکان (Owners): افراد یا گروه‌هایی که اختیار تصمیم‌گیری درباره فرایند یا ایجاد تغییر در آن را دارند.

محدودیت‌های محیطی (Environmental Constraints): عوامل و محدودیت‌های بیرونی که بر اجرای راه حل اثر می‌گذارند.

این روش به تحلیلگران کمک می‌کند پیش از تصمیم گیری مسئله را از دیدگاه افراد درگیر، عوامل اجرایی و شرایط محیطی بررسی کنند. در نتیجه احتمال نادیده گرفتن جنبه‌های مهم مسئله کاهش می‌یابد و زمینه برای انتخاب راه حلی جامع‌تر فراهم می‌شود.

نقش مشاور کسب و کار در تحلیل سازمان چیست؟

مشاور کسب و کار به سازمان کمک می‌کند تصویر روشن‌تری از وضعیت فعلی خود به دست آورد، مشکلات پنهان را شناسایی کند و برای بهبود عملکرد سازمان تصمیم‌های دقیق‌تری بگیرد. مشاور کسب‌وکار با بررسی اطلاعات، فرایندها و شیوه مدیریت سازمان تلاش می‌کند علت اصلی مسائل را پیدا کند و فرصت‌های بهبود را نشان دهد.

در فرایند تحلیل سازمان، مشاور بخش‌های مختلف کسب و کار از جمله ساختار سازمانی، عملکرد کارکنان، فرایندهای کاری، وضعیت مالی، فروش، بازاریابی و ارتباط با مشتریان را بررسی می‌کند. هدف این بررسی شناسایی توانمندی‌ها، استفاده بهتر از منابع و پیدا کردن فرصت‌هایی است که می‌توانند به رشد و سودآوری بیشتر کسب و کار منجر شوند.

توجه داشته باشید که تحلیل سازمان زمانی ارزشمند خواهد بود که به تصمیم‌ها و اقدامات عملی منجر شود. یک مشاور کسب و کار حرفه‌ای، علاوه بر تشخیص مشکلات به مدیران کمک می‌کند راهکارهای مناسب را انتخاب کنند و منابع را به شکل مؤثرتری به کار بگیرند.

چگونه ابزارهای مناسب تحلیل کسب و کار را انتخاب کنیم؟

روش‌های تحلیل اهمیت زیادی دارند اما ابزارهایی که هر روز از آن‌ها استفاده می‌کنید نیز می‌توانند تعیین کنند که فرایند تحلیل تا چه اندازه ساده و اثر بخش یا پیچیده و دشوار باشد.

همه ابزارها برای تمام کسب و کارها مناسب نیستند. هنگام انتخاب ابزارهای تحلیل کسب و کار بهتر است چند عامل مهم را در نظر بگیرید:

اهداف کسب و کار

ابزار انتخابی باید هم از نیازهای فعلی کسب و کار پشتیبانی کند و هم پاسخ‌گوی اهداف آینده آن باشد. همچنین باید امکان ثبت، مدیریت و مستندسازی الزامات را فراهم کند بدون آنکه سرعت انجام کارها را کاهش دهد.

سهولت استفاده

رابط کاربری پیچیده و دشوار می‌تواند استفاده مستمر از یک ابزار را برای کارکنان خسته کننده کند. بهتر است ابزارهایی انتخاب شوند که کار با آن‌ها آسان باشد و امکان مشاهده، تحلیل و به اشتراک‌گذاری داده‌ها را به‌سادگی فراهم کنند.

تناسب هزینه با ارزش دریافتی

بهترین ابزارها لزوماً گران‌ترین گزینه‌ها نیستند. معیار اصلی این است که ابزار انتخابی چه ارزشی برای کسب و کار ایجاد می‌کند، تا چه اندازه به بازگشت سرمایه (ROI) کمک می‌کند و آیا در آینده هزینه‌های پیش‌بینی نشده‌ای به همراه خواهد داشت یا خیر.

قابلیت توسعه و امکانات

با عمیق‌تر شدن تحلیل‌ها و افزایش نیازهای کسب و کار ممکن است به امکانات پیشرفته‌تری نیاز پیدا کنید. یکپارچه‌سازی داده‌ها، کنترل کیفیت و قابلیت‌های امنیتی قوی از جمله ویژگی‌هایی هستند که باید هنگام انتخاب ابزار در نظر گرفته شوند.

تحلیلگران کسب و کار از چه ابزارهایی استفاده می‌کنند؟

تحلیلگران کسب و کار معمولاً به یک نوع ابزار محدود نمی‌شوند. هر مرحله از فرایند تحلیل، نیازمندی‌های خاص خود را دارد و مجموعه ابزارهای مناسب باید بتواند از جنبه‌های مختلف این فرایند پشتیبانی کند.

ابزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

ابزارهای مدیریت ارتباط با مشتری به برقراری ارتباط میان اطلاعات مشتریان و فرایندهای کسب و کار کمک می‌کنند. تحلیلگران می‌توانند از این ابزارها برای پیگیری پیشرفت پروژه‌ها و بررسی تأثیر تغییرات بر عملکرد و نتایج تیم‌های مختلف استفاده کنند.

ابزارهای جمع‌آوری الزامات

این ابزارها برای ثبت نیازهای ذی‌نفعان و پیگیری تغییرات آن‌ها به کار می‌روند، بدون آنکه اطلاعات و زمینه اصلی درخواست‌ها از بین برود. چنین ابزارهایی پایه‌ای برای هماهنگی میان تیم‌های توسعه و تضمین کیفیت فراهم می‌کنند.

ابزارهای مدل سازی

ابزارهای مدل‌سازی، داده‌ها و اطلاعات خام را به نمودارها، دیاگرام‌ها و نقشه‌های فرایندی تبدیل می‌کنند. این قابلیت به‌ویژه برای توضیح سیستم‌ها و فرایندهای پیچیده به افرادی که تخصص فنی ندارند بسیار مفید است.

ابزارهای همکاری و ارتباطات

این ابزارها ارتباط میان اعضای تیم‌ها را تسهیل می‌کنند و به حفظ جریان پیوسته اطلاعات کمک می‌کنند. همچنین با در جریان نگه داشتن ذی نفعان، شفافیت تصمیم‌گیری‌ها را افزایش می‌دهند.

ابزارهای مدیریت پروژه

مدیریت پروژه همیشه جزو وظایف اصلی تحلیلگر کسب و کار نیست اما آشنایی با ابزارهای این حوزه می‌تواند بسیار مفید باشد. این ابزارها به پیگیری وابستگی میان فعالیت‌ها، بررسی پیشرفت کارها و ارزیابی نتایج پروژه‌های بزرگ‌تر کمک می‌کنند.

ابزارهای تحلیل مبتنی بر هوش مصنوعی

ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی، از جمله سامانه‌های تحلیل پیش‌بینانه و پردازش زبان طبیعی، می‌توانند روندهای پنهان را شناسایی کنند، درباره ریسک‌های احتمالی هشدار دهند و حتی گام‌های بعدی را پیشنهاد کنند.

استفاده از این ابزارها به تحلیلگران کمک می‌کند زمان کمتری را صرف پردازش دستی حجم زیادی از داده‌ها کنند و فرصت بیشتری برای تفسیر نتایج، تدوین راهبردها و تصمیم‌گیری داشته باشند.

چرا تحلیل کسب و کار اهمیت دارد؟

تحلیل کسب و کار اغلب تفاوت میان پروژه‌ای است که به نتایج ارزشمند منجر می‌شود و پروژه‌ای که از اهداف خود فاصله می‌گیرد. دلایل زیر نشان می‌دهند چرا این فرایند برای سازمان‌ها اهمیت زیادی دارد:

1. شناسایی مشکلات اصلی

بسیاری از مشکلات در نگاه اول به‌سادگی قابل تشخیص نیستند. تحلیل کسب و کار به شناسایی علت ریشه‌ای مشکلات کمک می‌کند تا تیم‌ها به‌جای صرف وقت و منابع برای برطرف کردن نشانه‌های ظاهری، مستقیماً به سراغ منشأ اصلی مسئله بروند.

2. تبدیل ایده‌ها به راه‌حل‌های عملی

حتی بهترین ایده‌ها نیز ممکن است هنگام اجرا با مشکل مواجه شوند. تحلیلگران کسب و کار ایده‌های اولیه را به الزامات مشخص و ساختار یافته تبدیل می‌کنند تا تیم‌های اجرایی بتوانند آن‌ها را به راه‌حل‌هایی عملی و قابل اجرا تبدیل کنند.

3. حفظ مسیر درست پروژه‌ها

وقتی اولویت‌ها و الزامات پروژه از ابتدا به‌روشنی مشخص باشند احتمال توقف، سردرگمی یا فاصله‌گرفتن پروژه از اهداف اصلی کاهش می‌یابد. تحلیل کسب و کار کمک می‌کند فعالیت‌ها در مسیر تعیین‌شده باقی بمانند.

4. ارزیابی ریسک به صورت زودهنگام

هر تغییری با مجموعه‌ای از فرصت‌ها، محدودیت‌ها و پیامدهای احتمالی همراه است. تحلیل کسب و کار گزینه‌های مختلف را از مراحل اولیه بررسی می‌کند تا مدیران بتوانند پیش از تصمیم‌گیری، ریسک‌ها و مزایا و معایب هر انتخاب را بسنجند.

5. بهبود همکاری میان تیم‌ها

تحلیلگران کسب و کار نقش واسطه‌ای میان مدیران ارشد، تیم‌های فنی و کاربران نهایی ایفا می‌کنند. آن‌ها به هم راستا شدن انتظارات و درک مشترک از اهداف کمک می‌کنند تا همه افراد برای دستیابی به نتیجه‌ای یکسان تلاش کنند.

سخن پایانی

تحلیل کسب و کار راهی برای تبدیل شناخت و بینش به اقدام است. زمانی که فرایندهای سازمان را به‌درستی بشناسید و تصمیم‌های خود را بر اساس داده‌ها و شواهد معتبر بگیرید، رشد کسب و کار از اتفاقی غیر قابل پیش‌بینی به نتیجه‌ای هدفمند و برنامه ریزی شده تبدیل می‌شود.

به کارگیری تحلیل کسب و کار در فعالیت‌های روزمره سازمان نیز کمک می‌کند چالش‌های احتمالی را زودتر شناسایی کنید و تصمیم‌هایی آگاهانه‌تر بگیرید.

منبع

salesforce.com