فهرست مطالب
مشاهده فهرست
در این مقاله از مدیرنو، در پاسخ به این سوال که چگونه استعدادیابی کنیم؟! دستورالعمل ها و روش های مدیریت استعداد و جانشین پروری در سازمان را به همراه مثالی از شرکت اپل شرح خواهیم داد. این امر می تواند به سازمان‌ها کمک کند تا کارکنان خود را توسعه داده و به سرعت شکاف های مهارتی را در زمانی که اعضای مهم تیم، شرکت را ترک می کنند، پر کنند.
در دنیای کار امروز، تعداد کمی از افراد در تمام طول حرفه خود در یک شرکت یا در یک نقش باقی می مانند. در واقع، 50.5 میلیون کارگر آمریکایی در سال 2022 شغل خود را ترک کردند. به دلیل سطح بالای انحراف، رهبران منابع انسانی و کسب و کار باید آماده باشند تا زمانی که کارکنان به داخل شرکت منتقل می شوند یا سازمان را ترک می کنند، آنها را جایگزین کنند.
این رویکرد پیشگیرانه برای مواجهه با جابجایی کارکنان کلیدی به عنوان مدیریت استعداد و جانشین پروری شناخته می شود.
مدیریت استعداد و جانشین پروری چیست؟
مدیریت استعداد چیست؟
به مجموعه‌ای از فرآیندها و استراتژی‌هایی که به شناسایی، جذب، توسعه و نگه‌داشت افراد توانمند در یک سازمان می‌پردازد، مدیریت استعداد گفته می‌شود. این فرآیند شامل شناسایی مهارت‌ها و قابلیت‌های خاص کارکنان، جذب بهترین افراد از بازار کار، ارائه آموزش‌های لازم برای ارتقاء مهارت‌ها، ارزیابی مستمر عملکرد و ایجاد محیطی انگیزشی برای حفظ افراد توانمند است.
هدف آن، به حداکثر رساندن پتانسیل نیروی کار و تأمین نیازهای استراتژیک سازمان برای دستیابی به موفقیت پایدار است.
جانشین پروری چیست؟
جانشین‌پروری در سازمان به فرآیند شناسایی، توسعه و آماده‌سازی کارکنان برای پر کردن نقش‌های کلیدی در آینده اشاره دارد. این فرآیند شامل شناسایی موقعیت‌های حیاتی، تعیین جانشینان بالقوه، ارائه آموزش و فرصت‌های تجربی برای ارتقاء مهارت‌ها و ارزیابی مستمر پیشرفت آنها است. هدف جانشین‌پروری، ایجاد نیروی کار توانمند و آماده برای مواجهه با چالش‌ها و تغییرات سازمانی است، که در نهایت به حفظ دانش و تجربه در موقعیت‌های کلیدی کمک می‌کند و حس تعلق و انگیزه را در کارکنان تقویت می‌نماید.
تفاوت جانشین پروری و جایگزینی چیست؟
در زیر تفاوت جانشین پروری و جایگزینی در قالب جدول آورده شده است:
| ویژگی | جانشین‌پروری | جایگزینی |
|---|---|---|
| تعریف | فرآیند شناسایی و پرورش افراد برای جایگزینی در موقعیت‌های کلیدی | فرآیند یافتن فردی جدید برای جایگزینی یک فرد که خارج شده است |
| هدف | آماده‌سازی افراد برای نقش‌های آینده و توسعه مهارت‌ها | پر کردن سریع جایگاه خالی برای حفظ استمرار کار |
| مدت زمان | فرآیندی بلندمدت و مداوم | معمولاً کوتاه‌مدت و سریع |
| توجه به افراد | تمرکز بر توسعه فردی و شناسایی افراد توانمند | تمرکز بر یافتن فردی با مهارت‌های لازم |
| نوع برنامه | شامل برنامه‌های آموزشی و مشاوره‌ای | بیشتر بر استخدام و گزینش متمرکز است |
| روند انتخاب | ارزیابی و پرورش مستمر افراد درون سازمان | جستجوی منابع خارجی یا داخلی برای پر کردن خلا |
چگونه استعدادیابی کنیم؟
چه برای افراد جدید و چه کارکنان حاضر، استعدادیابی فرآیندی مهم است که به شناسایی توانایی‌ها و مهارت‌های افراد کمک می‌کند. در پاسخ به این سوال که چگونه استعدادیابی کنیم باید بگوییم برای استعدادیابی موثر می‌توانید از روش‌های زیر یا ترکیبی از این روش‌ها استفاده کنید زیرا می‌تواند به شما کمک کند تا استعدادهای افراد را به طور دقیق‌تری شناسایی کنید:
1. تست‌های روانشناختی:
– استفاده از تست‌های معتبر برای ارزیابی شخصیت، مهارت‌ها و نقاط قوت.
2. مصاحبه‌های ساختارمند:
– برگزاری مصاحبه‌هایی با سوالات خاص برای کشف علایق و مهارت‌های فرد.
3. نظرسنجی‌ها و پرسشنامه‌ها:
– توزیع پرسشنامه‌هایی برای جمع‌آوری نظرات همکاران و مدیران درباره استعدادهای فرد.
4. تحلیل سوابق کاری:
– بررسی تجربیات گذشته فرد و موفقیت‌هایش در پروژه‌ها و وظایف.
5. مشاهده و ارزیابی عملکرد:
– مشاهده عملکرد فرد در محیط کار و ارزیابی نتایج و نحوه تعامل او با دیگران.
6. تجربه‌های کاری متنوع:
– فراهم کردن فرصت‌های کاری در بخش‌های مختلف سازمان تا فرد بتواند استعدادهای خود را در زمینه‌های مختلف شناسایی کند.
7. بازخورد 360 درجه:
– دریافت نظرات و ارزیابی‌ها از همکاران، مدیران و زیر دستان برای داشتن دید جامع‌تری نسبت به استعدادها.
8. برگزاری کارگاه‌های آموزشی:
– برگزاری کارگاه‌هایی که در آن افراد می‌توانند توانایی‌های خود را آزمایش کنند و در مورد آنها بازخورد بگیرند.
چرا مدیریت استعداد و جانشین پروری ضرورت دارد؟
مدیریت استعداد و جانشین پروری، فرآیند ترسیم نقش‌ها و مهارت‌های کلیدی در سازمان و شناسایی و توسعه کارکنان برای تصدی پست‌های حیاتی در هنگام خروج اعضای تیم است. این رویکرد زمانی وارد عمل می‌شود که کارکنان به دلایلی مانند استعفا، پایان کار، بازنشستگی، مرخصی زایمان یا بیماری سازمان را ترک می‌کنند. همچنین ممکن است برای پیش بینی انتقال کارگران به تیم دیگری یا دریافت ترفیعات داخلی مورد نیاز باشد.
برنامه‌ریزی مؤثر جانشین پروری هم مستلزم حمایت از کارکنان است تا بتوانند انتقال شغلی موفقی داشته باشند و هم اقدامات پیشگیرانه برای به حداقل رساندن بهره‌وری از دست رفته زمانی که یک کارمند پست خود را ترک می‌کند.
برخی از شرکت‌ها ممکن است عمدتاً بر تکمیل نقش‌های مدیران ارشد یا اجرایی متمرکز شوند. در امتداد چنین سیاستی، تأثیرگذارترین طرح‌های جانشینی، فرصت‌های آموزشی و توسعه متقابل را نیز در همه سطوح یک سازمان اولویت‌بندی می‌کنند. با اتخاذ یک رویکرد پیشگیرانه و مداوم برای توسعه اعضای تیم، سازمان شما می تواند با ایجاد وزنه‌ای از افراد توانمند برای نقش های کلیدی، هر شکاف مهارتی را که ممکن است داشته باشید، به طور موثرتری شناسایی و پر کند.
چه کسانی از آن سود می برند؟
شرکت‌هایی که مدیریت استعداد و برنامه ریزی جانشین پروری ندارند، در معرض کاهش بهره‌وری و عملکرد تجاری هستند.
در همان زمان، افرادی که در تیم می‌مانند، ممکن است در نهایت کار بیش از حد انجام دهند یا با فقدان بینشی در مورد چگونگی تغییر مسئولیت های تیم در هنگام خروج یک رهبر یا سایر اعضای تیم از شرکت، مواجه شوند. سازمان ها در هر اندازه و هر صنعتی می توانند از این امر استراتژیک بهره مند شوند.
مزایای آن چیست؟
- شناسایی نیازهای مهارتی حال و آینده، همراه با طرحی برای پرکردن مؤثر شکاف های مهارتی
- حمایت از انعطاف پذیری کسب و کار
- تضمین فرآیندهای عملیاتی موثر و انتقال دانش
- حفظ دانش در شرکت پس از خروج یکی از اعضای تیم
- کاهش هزینه ها
- حفظ شهرت مثبت برند
- ایجاد یک فرهنگ آموزش مداوم و توسعه، که می تواند باعث مشارکت اعضای تیم شود
راهکارهای بهره مندی از آن عبارتند از:
- درک تعهد شرکت به انعطاف پذیری کسب و کار و مدیریت تغییر
- اجتناب از فرسودگی ناشی از دامنه کار گسترده در هنگام خروج اعضای تیم
- یادگیری مهارت های جدید برای اثبات آینده شغلی آنها
- کسب اطمینان از امنیت شغلی و نقش افراد در شرکت
- دریافت وضوح در مورد فرصت های داخلی و پیشرفت
طرح برنامه ریزی جانشین پروری برای چه کسانی باید ایجاد شود؟
در یک سناریوی ایده آل، یک طرح مدیریت استعداد و برنامه جانشین پروری باید برای هر نقشی در سازمان ایجاد شود.
هر بار که یکی از اعضا تیم را ترک می کند، دانش شرکت از در خارج شده و تیم شما با خطر از دست دادن بهره وری مواجه می‌شود. با این حال، ایجاد و کنترل برنامه‌های اینچنینی می‌تواند در مقیاس همه سازمان چالش‌برانگیز باشد، به‌ویژه در سازمان‌های بزرگ.
برنامه‌های جانشینی رسمی و متناسب باید برای نقش‌های حیاتی و آسیب‌پذیر در سراسر سازمان ایجاد شود. مشخص کنید که کدام موقعیت های خالی بیشترین تأثیر را بر توانایی شما برای حفظ فعالیت های روزمره و دستیابی به اهداف استراتژیک تجاری دارد. در حالی که این احتمالاً شامل نقش‌های C-suite، اجرایی و مدیریتی می‌شود، افراد در نقش‌های تخصصی در تمام سطوح و بخش‌ها ممکن است در صورت خروج از شرکت، شکاف مهمی در دانش یا مهارت‌های سازمان ایجاد کنند.
هنگامی که برنامه های جانشین پروری برای نقش های حیاتی توسعه می یابد، می توان یک الگوی برنامه ریزی جانشین پروری عمومی تر و مقیاس پذیرتر برای نقش های اضافی در سراسر سازمان ایجاد کرد. هر بار که یکی از اعضای تیم برای یک نقش کلیدی شناسایی می شود، در صورت ایجاد شکاف حیاتی، فرآیندی را نیز برای تعیین جایگزینی برای فرد در نظر بگیرید. علاوه بر این، منابع آموزشی و توسعه باید با در نظر گرفتن برنامه ریزی جانشین پروری به همه اعضای تیم ارائه شود، تا کارکنان بتوانند به طور مداوم مهارت های جدید را آموخته و برای ایفای نقش های جدید در آینده، بهتر آماده شوند.
چه کسی باید برنامه ریزی جانشین پروری را ایجاد کند؟
بسته به ساختار و اندازه یک سازمان،افراد مسئول برای ایجاد و اجرای طرح جانشین پروری متفاوت‌اند. در یک کسب و کار کوچک، مدیر عامل یا مالک ممکن است بر آن نظارت کند، در حالی که در سازمان های بزرگتر، بخش منابع انسانی ممکن است فرآیند را مدیریت کند.
مهم نیست که چه کسی توسعه طرح را رهبری می کند، همه ذینفعان شرکت باید در این فرآیند مشارکت داشته باشند، از جمله مدیران اجرایی، مدیران ارشد و در صورت لزوم، هیئت مدیره. خروج یکی از مدیران اجرایی می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی بر شهرت و درآمد شرکت پس از اعلام خبر داشته باشد. به‌ویژه اگر چنین خروجی ناگهانی و به دلایل منفی باشد.
روش های برنامه ریزی جانشین پروری در فرآیند مدیریت استعداد چیست؟
برنامه ریزی جانشین پروری تنها یکی از بسیاری از عناصر کلیدی این فرآیند است. مدیریت استعداد در سازمان یک فرآیند استراتژیک و مداوم است که شامل جذب، توسعه، حفظ و انتقال کارکنان برای دستیابی به اهداف استراتژیک تجاری است. از آنجایی که کارمندان با کیفیت برای موفقیت درازمدت کسب و کار ضروری هستند، مدیریت افراد توانمند برای شرکت ها در هر اندازه و در صنایع مختلف اولویت اصلی است.
فرآیند برنامه ریزی جانشین پروری با بسیاری از جنبه های دیگر فرآیند مدیریت استعداد، از جمله توسعه و حفظ افراد در سازمان ارتباط دارد. توسعه و حفظ مؤثر برای اطمینان از آمادگی کارکنان موجود برای ایفای نقش های جدید در سراسر سازمان مورد نیاز است.
درگیر کردن، توسعه و حفظ کارکنان موجود، مزایای زیادی را به سازمان ها ارائه می‌دهد. در واقع، طبق تحقیقات نظرسنجی هریس که توسط متخصصان استخدام اکسپرس انجام شده است، 70 درصد از تصمیم گیرندگان استخدامی قبل از استخدام کارمندان جدید ترجیح می دهند، کارمندان فعلی را برای نقش های مختلف آموزش دهند.
توسعه و انتقال کارکنان فعلی می تواند در زمان و هزینه صرفه جویی کند.
با این حال، شناسایی اعضای تیم برای ایفای نقش های داخلی همیشه ممکن نیست. وقتی جانشین داخلی یک گزینه نیست، اهداف طرح جانشین پروری – مانند مهارت‌ها و تجربه لازم برای این نقش – را می‌توان با تیم استعدادیابی به اشتراک گذاشت تا به سرعت با افراد توانمند از خارج از سازمان که واجد شرایط هستند، تکمیل شود.
مدیریت استعداد و جانشین پروری باید در مراحل جذب افراد توانمند در نظر گرفته شود. به عنوان مثال، هنگام مصاحبه و ارزیابی کارکنان، توانمندی‌های رهبری و پتانسیل رشد آنها نیز باید جز عوامل کلیدی در تصمیم گیری های استخدام باشند.
هنگام جستجوی نامزدهای خارجی، به این فکر کنید که آیا می‌توان شکاف‌های مهارتی خاصی را با افراد توانمند مستقل پر کرد، نه اینکه منحصراً به کارکنان تمام وقت و داخلی وابسته باشید. متخصصان مستقل دارای مهارت های بسیار تخصصی بوده و می توانند در عرض چند روز با کار خود هماهنگ شوند. این رویکرد می‌تواند به کاهش ریسک برنامه جانشینی شما و جلوگیری از کاهش بهره‌وری کمک کند.
بر اساس گزارش نیروی کار آینده در سال 2022، 93 درصد از مدیران استخدام اغلب یا گاهی اوقات فریلنسرها را به کارمندان تمام وقت تبدیل می‌کنند.
مثالی از مدیریت استعداد و جانشین پروری در شرکت اپل
یک مثال شناخته شده از مدیریت استعداد و جانشین پروری که به درستی انجام شد، انتقال آقای تیم کوک (Tim Cook) از مدیر اجرایی به مدیر عامل اپل است. زمانی که استیو جابز، بنیانگذار و مدیر عامل سابق در سال 2011 درگذشت. در حالی که جابز در سراسر جهان به عنوان مدیر رویایی پشت اپل شناخته می شد، طرح جانشینی به دو دلیل اصلی موفقیت آمیز بود.
-
اولین کلید موفقیت این بود که؛
کوک به عنوان رئیس عملیات در سال 2000 به شرکت ملحق شد و در طول بیش از یک دهه با جابز همکاری نزدیک داشت. زمانی که کوک به سمت مدیرعاملی منصوب شد، دانش عمیقی از عملیات تجاری اپل و فلسفه های مدیریت جابز داشت.
-
دومین عامل موفقیت،تأسیس دانشگاه اپل بود؛
یک برنامه آموزشی اجرایی در سطح جهانی که برای ادامه دیدگاه جابز برای اپل و حفظ افراد برتر رهبری از طریق مربیگری و توسعه طراحی شده بود. دانشگاه اپل در سال 2008 تحت نظارت جوئل پولدونی، رئیس سابق مدرسه بازرگانی ییل راه اندازی شد.
از زمانی که کوک در سال 2011 به عنوان مدیر عامل همکاری کرد، این شرکت همچنان به اولویت دادن به مدیریت استعداد و برنامه ریزی جانشین پروری در آینده از طریق دانشگاه اپل ادامه می دهد. در واقع، کوک در سال 2017 گفت که بخشی از نقش او به عنوان مدیر عامل این است که تا حد امکان افراد زیادی را برای مدیر عامل شدن آماده کند. در سال 2022، ریچارد لاک، استاد سابق دانشگاه براون، به عنوان معاون رئیس دانشگاه اپل معرفی شد.
برای کسب‌وکارهای کوچک یا خانوادگی، برنامه‌ریزی جانشین پروری ممکن است شامل تصمیم‌گیری در این مورد باشد که کدام عضو خانواده، عضو فعلی تیم، یا فرد بیرونی کسب‌وکار را انتخاب خواهد شد. اگر قصد دارید یکی از اعضای تیم موجود را برای تصدی مسئولیت کسب و کار یا نقش رهبری ارتقا دهید، شروع فرآیند آموزش زودتر از زمان موردنظر، بسیار حیاتی و مفید است.
روش های جانشین پروری در سازمان
10 دستورالعمل جانشین پروری و مدیریت استعداد در سازمان
دستورالعمل های جانشین پروری می‌تواند به سازمان ها کمک کند تا به‌طور مؤثری خودرا مدیریت کنند و اطمینان حاصل کنند که در آینده، رهبری و مدیریت مؤثری در اختیار خواهند داشت. دستورالعمل جانشین پروری می‌تواند شامل مراحل و اقدامات زیر باشد:
1. شناسایی نقش‌های کلیدی
– شناسایی نقش‌ها و موقعیت‌های حیاتی در سازمان که به جانشین‌پروری نیاز دارند.
2. شناسایی استعدادها
– ارزیابی و شناسایی کارکنان با پتانسیل بالا و شایستگی‌های لازم برای نقش‌های کلیدی.
پیشنهاد مطالعه :مدیران برتر چطور منابع انسانی با استعداد را کشف می‌کنند؟
3. تعیین شایستگی‌ها
– تعریف شایستگی‌ها و مهارت‌های مورد نیاز برای هر نقش و مقایسه آنها با مهارت‌های موجود در کارکنان.
4. برنامه‌ریزی توسعه
– ایجاد برنامه‌های آموزشی و توسعه‌ای متناسب با نیازها و شایستگی‌های شناسایی‌شده برای جانشینان.
پیشنهاد مطالعه :10 دلیل اهمیت آموزش نیروی انسانی در سازمان ها و صنعت
5. مربیگری و منتورینگ
– تخصیص مربیان یا منتورها به کارکنان مستعد برای هدایت و آموزش عملی آنها.
6. بازخورد و ارزیابی
– برقراری سیستم‌های بازخورد منظم برای ارزیابی پیشرفت جانشینان و اصلاح برنامه‌های توسعه.
پیشنهاد مطالعه :سیستم جامع ارزیابی عملکرد کارکنان و کارمندان
7. مستند سازی و پیگیری
– مستندسازی فرآیندها، برنامه‌ها و نتایج ارزیابی‌ها به‌منظور پیگیری و بهبود مداوم.
8. ایجاد فرهنگ جانشین‌پروری
– ترویج فرهنگی در سازمان که اهمیت جانشین‌پروری و توسعه کارکنان را مورد تأکید قرار دهد.
9. مدیریت تغییر
– برنامه‌ریزی برای مدیریت تغییرات سازمانی و تأثیر آن بر فرآیند جانشین‌پروری.
10. ارزیابی و بازنگری
– ارزیابی منظم اثربخشی برنامه‌های جانشین‌پروری و ایجاد تغییرات لازم بر اساس نتایج.
7 دستورالعمل برای ایجاد یک طرح برنامه ریزی جانشین پروری موثر
در حالی که طرح جانشین پروری یک عنصر کلیدی از استراتژی تجاری تاثیرگذار است، بسیاری از سازمان‌ها برنامه جانشینی رسمی نداشته و ممکن است ندانند از کجا باید شروع کنند. هنگام توسعه یا بهبود طرح جانشینی سازمان خود، نکات زیر را در نظر بگیرید.
1. اهداف روشن و مختصر را تعیین کنید
هر بار که یک طرح جانشینی برای یک نقش خاص ایجاد می کنید، باید اهداف مشخصی را برای اطمینان از موفقیت طرح تعیین کنید.
همانطور که اهداف جانشینی را توسعه می دهید، به سؤالات زیر پاسخ دهید:
- این نقش چگونه بر اهداف کلی کسب و کار تأثیر می گذارد؟
- کدام مهارت ها و شایستگی ها برای نقش مورد نیاز است؟
- از زمانی که این فرد به تیم پیوسته، آیا اهداف تجاری یا مهارت های مورد نیاز تغییر کرده است؟
- کارمند فعلی در این سمت چقدر احتمال دارد که کار را ترک کند؟
- فرد دارای چه مقدار دانش مربوط به فرآیندهاست و چگونه می توان آن را به اشتراک گذاشت یا مستند کرد؟
- آیا فرد، مشتری نزدیک یا روابط خارجی دارد که نیاز به تغییر رابطه دارند؟
- جدول زمانی انتقال چگونه خواهد بود؟
- کدام منابع توسعه‌ای برای آماده سازی جانشینان بالقوه، موجود است؟
- آیا برای به حداکثر رساندن پتانسیل کارکنان، آموزش یا منابع توسعه اضافی مورد نیاز است؟
- کدام یک از اعضای تیم موجود آمادگی یا پتانسیل لازم را برای ایفای نقش دارند؟
- آیا تیم باید استعدادهای خارج از سازمان را برای این نقش در نظر بگیرد؟
پیشنهاد مطالعه :چگونه تعیین هدف کنیم و لیست اهداف بنویسیم؟
2. استراتژی های فوری و بلند مدت را در نظر بگیرید
نیازها و زمان‌بندی برنامه جانشینی متفاوت است. از جایگزینی یکی از اعضای تیم که باید فوراً کناره‌گیری کند تا برنامه‌ریزی آتی در صورتی که یک رهبر قصد بازنشستگی در چند سال آینده را داشته باشد.
استراتژی های فوری و بلند مدت را بسته به سناریو و نقش، ترسیم کنید. یک استراتژی فوری برای یک خروج فوری اجرایی ممکن است شامل انتصاب جانشین در یک سمت موقت باشد. در حالی که آنها همچنان به اصلاح مهارت های خود ادامه می دهند و نقش را به طور دائم ایفا می کنند. گزینه دیگر ممکن است استخدام رهبر دیگری، برای مدیریت موقت تیم باشد. در حالی که جانشین داخلی برای تصدی مسئولیت آماده می شود یا یک جایگزین خارجی پیدا می شود.
این امر به صورت بلند مدت انعطاف پذیری بیشتری را برای رویکرد استراتژیک و توسعه کارکنان ارائه می دهد. انتقال اپل از جابز به کوک نمونه ایده آلی از این موضوع است. اگر یکی از اعضای مهم تیم بداند که طی چند ماه یا یک یا دو سال آینده جدا خواهد شد، می‌تواند در مشاوره و آموزش جانشینان بالقوه شرکت کند. برنامه‌ها و منابع توسعه نیز می‌توانند برای ایجاد مهارت‌های کارکنان در طول زمان و آماده‌سازی برای انتقال شناسایی شوند.
علاوه بر شناسایی و توسعه جانشینان، گزینه دیگری که باید در نظر بگیرید تغییر ساختار سازمانی است. به عنوان مثال، اگر اهداف تجاری شما از زمان پیوستن مدیری به سازمان تغییر کرده باشد و این مدیر از سازمان خارج شود. ممکن است منطقی باشد که رهبر تیم دیگری را برای نظارت بر دو تیم ارتقا دهید. این می تواند برای تیم هایی که در حال حاضر با همکاری نزدیک کار می کنند، مانند محصول و مهندسی یا فروش و موفقیت مشتری، موثر باشد.
3. طرح جانشینی خود را تهیه کنید
توسعه و اجرای یک طرح مدیریت استعداد و برنامه ریزی جانشین پروری در سراسر شرکت می تواند به سازمان شما کمک کند تا برای هر گونه جابجایی اعضای تیم، آماده تر شود. هنگامی که طرح جانشینی شما انجام شد، به‌روزرسانی سالانه طرح را به عنوان بخشی از برنامه‌ریزی کلی کسب‌وکار در نظر بگیرید. و در صورت نیاز در طول سال، فضایی را برای به‌روزرسانی‌های موقتی در نظر بگیرید. از نمودار سازمانی موجود خود برای پیش نویس طرح جانشینی خود استفاده کنید.
جزئیاتی که باید برای هر نقش در طرح جانشینی خود برجسته کنید
- عنوان شغلی
- عضو فعلی تیم در همان نقش
- خطر ترک عضو تیم
- شرح شغل (یا حداقل یک لیست از مسئولیت های اصلی)
- لیست مهارت های مورد نیاز
- گزارش های مستقیم (در صورت وجود)
- فهرست کوتاه نامزدهای داخلی بالقوه
- امتیاز آمادگی برای هر جانشین بالقوه
- گزینه های توسعه و جدول زمانی برای بهبود نمرات
به عنوان مثال، هنگامی که فهرستی از مهارت های مورد نیاز را ایجاد کردید، قابلیت های هر داوطلب را در مقیاس یک تا پنج نمره دهید. از طرف دیگر، از پایین‌تر از حد انتظار به بالاتر از حد انتظار نمره گذاری کنید. همچنین استفاده از یک جدول 9 قسمتی را در نظر بگیرید، یک ابزار رایج که برای ارزیابی عملکرد و پتانسیل کارکنان استفاده می شود. کارکنان به 9 بخش تقسیم می شوند، از “با عملکرد کم، پتانسیل پایین” تا “با عملکرد بالا، پتانسیل بالا”.
به احتمال زیاد افراد در ربع بالا سمت راست، آماده ترین افراد برای ایفای نقشی گسترده هستند. مواردی که به‌عنوان «عملکرد متوسط، پتانسیل بالا» و «با عملکرد بالا، پتانسیل متوسط» فهرست شده‌اند احتمالاً در مقیاس آمادگی نزدیک هستند، اما ممکن است به آموزش یا مربیگری بیشتری نیاز داشته باشند. ارائه منابع توسعه می تواند به کارکنان کمک کند تا مهارت های حیاتی مورد نیاز برای آماده شدن برای سطح بعدی را ایجاد کنند. در حالی که تکالیف کششی می تواند کارکنان را به چالش کشیده و درگیر کند، تا در نقش فعلی خود رشد بیشتری را تجربه کنند.
پیشنهاد مطالعه :مهارت های ارتباطی در پیشرفت محیط کار و سازمان چه نقشی دارند؟
4. از ذینفعان مربوطه تاییدیه بگیرید
در حالی که بخش منابع انسانی ممکن است مسئولیت اولیه در برنامه ریزی را برعهده داشته باشد، کسب همسویی و تایید بین ذینفعان در سراسر سازمان گام مهمی قبل از نهایی کردن برنامه و اقدام است. اگر با اهداف طرح جانشین پروری خود همسو نباشید – به ویژه در سطح اجرایی – ممکن است در مسیر اجرا و پذیرش با چالش های زیادی روبرو شوید.
جلسه ای را برای به اشتراک گذاشتن طرح اولیه با ذینفعان و تشویق به دادن بازخورد برنامه‌ریزی کنید.
پس از جلسه، چند روز برای تصمیم گیرندگان زمان بگذارید تا قبل از نهایی کردن طرح، بازخورد خود را به اشتراک بگذارند.به ویژه، جلب رضایت رهبران و مدیران اجرایی مهم است. مهم است که مدیران برنامه را درک کرده و با نحوه عملکرد برنامه انتقال، هماهنگ باشند.
حفظ شفافیت به ایجاد فرهنگ اعتماد کمک می‌کند. بنابراین هنگامی که ذینفعان طرح را تأیید کردند، به اشتراک گذاشتن یک نمای کلی با همه اعضای تیم را برنامه‌ریزی کنید تا آنها فرآیند جانشینی را درک کنند. این رویکرد همچنین به اعضای تیم نشان می دهد که برای مهارت ها و تجربه آنها ارزش قائل هستید و متعهد به حمایت از رشد مداوم آنها هستید.
5. اعضای تیم انتقال در صورت نیاز و سنجش عملکرد
در حالی که شرکت‌های موفق امیدوارند کارکنان با کیفیت خود را در بلندمدت حفظ کنند، برنامه ریزی مدیریت استعداد و جانشین پروری در سازمان این مهم را بیمه کرده و انتقال اعضای تیم را در زمان فرا رسیدن آن، آسان می‌کند. وقتی فردی نقش خود را ترک می کند، بر اساس معیارهای طرح جانشینی، کارمندی که بهترین جانشین است را از تیم خود انتخاب کنید.
در حالی که اعضای تیم موجود از قبل با ساختار، فرهنگ و فرآیندهای شرکت شما آشنا هستند، دوره انتقال اولیه را شبیه به ورود نیروی جدید تلقی کنید. اطمینان حاصل کنید که آموزش های مرتبط، جلسات مقدماتی و سایر منابع را در اختیار کارکنان مورد نظر قرار می دهید.
هر بار که یکی از اعضای تیم به صورت داخلی جابجا می شود، عملکرد را نیز اندازه گیری کنید تا مطمئن شوید طرح جانشینی شما منجر به نتایج مثبت می شود. به عنوان مثال، اگر یک کارمند به سمت سرپرستی فروش ارتقا یافت، او را برای رسیدن به اهداف فروش و مدیریت اعضای تیم، ارزیابی کنید.
اگر نتایج در ابتدا ضعیف بود، مربیگری و پشتیبانی اضافی ارائه دهید. با این حال، اگر فرآیند انتقال بیش از حد انتظار طول بکشد و انتظارات را برآورده نکند، ممکن است زمان آن رسیده که تصمیم خود و طرح کلی جانشینی را مورد ارزیابی مجدد قرار دهید.
پیشنهاد مطالعه :چگونه یک تیم موفق بسازیم؟
6. افراد را به طور منظم توسعه و ارزیابی کنید
حتی اگر تیم شما نیاز فوری به جانشین پروری نداشته باشد، توسعه استعدادها برای اطمینان از موثر بودن رویکرد بلندمدت شما در برنامه ریزی جانشین پروری، اساسی است. همانطور که نیازهای مهارتی و توانمندی ها تکامل می یابند، توسعه و ارزیابی مستمر کارکنان می تواند به سازمان شما کمک کند تا در صورت نیاز، آمادگی بیشتری برای پر کردن شکاف ها داشته باشد. به عنوان یک مزیت اضافی، توسعه اعضای تیم می تواند به بهبود مشارکت و حفظ کارکنان کمک کند.
گزینه های توسعه استعداد عبارتند از:
- جلسات استاندارد برای ورود اعضا
- طرح های توسعه فردی
- بررسی عملکرد
- ارزیابی های مهارتی
- تکالیف چالشی و یادگیری تجربی
- پروژه های بین بخشی و جلسات آموزشی
- فرصت های مربیگری
- دسترسی به پلت فرم یادگیری آنلاین
- کمک هزینه برای رویدادها و دوره های توسعه حرفه ای
نکته‌ای که باید به آن توجه کرد این است که، گزینه های رسمی توسعه مانند بررسی عملکرد و برنامه های آموزشی برای کارکنان تمام وقت و داخلی در نظر گرفته شده است. اگر تیم شما افراد توانمند مستقلی را درگیر می کند، توضیحات واضح و مختصر پروژه و نقاط عطف پروژه را به خوبی تعریف کنید. امکان آموزش از طریق متخصصان مستقل و دسترسی به پلتفرم های یادگیری آنلاین نیز می تواند مفید باشد.
7. تلاش های خود را در طول زمان بهبود بخشید
مثل هر طرح یا استراتژی تجاری، برنامه ریزی مدیریت استعداد و جانشین پروری یک تلاش یکباره نیست. در عوض، ارزیابی تأثیر طرح جانشینی سازمان شما می تواند به بهبودهای بلندمدت کمک کند.
برای ارزیابی دقیق طرح جانشینی خود، به طور مرتب معیارهای مربوط به اهداف اولیه خود را ردیابی و ارزیابی کنید. برخی از این معیارها ممکن است با استراتژی کلی شما مرتبط باشد، در حالی که برخی دیگر مختص برنامه ریزی جانشین پروری است.
معیارهای تجاری مرتبط با برنامه ریزی جانشین پروری:
- تعداد کل نقش های باز یا شکاف مهارتی
- زمان لازم برای پر کردن نقش های باز
- پذیرش و بازگشت سرمایه ابزارهای توسعه توانمندی و ارزیابی
- تعداد نقش هایی که به صورت داخلی پر شدند
- درصد اعضای تیم که ترفیع دریافت می کنند
- میزان موفقیت کارکنانی که به صورت داخلی ارتقا می‌یابند
- نرخ های گردش مالی
- نرخ مشارکت اعضای تیم
هنگام اندازه گیری اثربخشی طرح، بازخورد کیفی را نیز در نظر بگیرید. به عنوان مثال، اگر سازمان شما نظرسنجی های مشارکت را اجرا کند، کارکنان ممکن است بازخوردهایی را درباره فرآیند پذیرش و انتقال دانش یا فرصت های توسعه توانمندی را به اشتراک بگذارند. همچنین ممکن است کارکنان، بازخوردهای مشابه مربوط به توسعه و فرآیندهای رشد داخلی را در طول مصاحبه خروج از سازمان به اشتراک بگذارند.
پیشنهاد مطالعه :4 مرحله ارائه بازخورد موثر مدیریتی در کار
نتیجه گیری
توسعه یک طرح جانشین پروری اثربخش تنها یکی از مؤلفه های حیاتی در سازمان است. به همین دلیل، داشتن استراتژی جامع در این حوزه یک اولویت برای مشاغل سازمانی خواهد بود، زیرا کارکنان با کیفیت، قلب هر شرکت موفقی هستند.
در این مقاله از مدیرنو به این سوال که چگونه استعدادیابی کنیم پاسخ دادیم. همچنین دستورالعمل ها و روش های جانشین پروری و مدیریت استعداد ها در سازمان را شرح دادیم. برای به حداکثر رساندن نتایج برنامه ریزی مدیریت استعداد و جانشین پروری در سازمان خودتان، با کارشناسان ما تماس بگیرید. متخصصان ما، با کمک دانش عمیقی که از آخرین روندها و بهترین شیوه‌ها دارند کمک می‌کنند که سازمان شما افراد توانمند و دارای مهارت‌های مناسب را برای پیشبرد هرچه بهتر کسب‌وکار در اختیار داشته باشد.
منابع: upwork و هیئت تحریریه مدیرنو
