چگونه وضعیت نیروی انسانی را تحلیل کنیم؟

تحلیل وضعیت نیروی انسانی یکی از مهم‌ترین وظایف مدیران منابع انسانی در هر سازمانی است. این تحلیل به مدیران کمک می‌کند تا نقاط قوت و ضعف نیروی کار را شناسایی کرده، بهره‌وری را افزایش دهند و تصمیمات استراتژیک موثری بگیرند. در این مقاله، به بررسی گام‌ها و روش‌های تحلیل وضعیت نیروی انسانی پرداخته می‌شود.

چرا باید وضعیت منابع انسانی فعلی خود را تحلیل کنیم؟

ارزیابی منابع انسانی فعلی شامل ایجاد نمایه ای از کارکنان‌تان است که شامل سطوح کارکنان، جمعیت شناسی و شایستگی ها (معروف به KSA یا دانش، مهارت ها و توانایی ها) می شود. CalHR توصیه می‌کند که نمایه‌ای از نیروی‌کار فعلی، از جمله ارزیابی شایستگی‌های کلیدی بر اساس فرآیند ارزیابی و استفاده از روندها و سایر داده‌های مرتبط برای پیش‌بینی در مورد این نیروی‌کار، از جمله تأثیر جدایی‌ها و تغییرات در جمعیت‌شناسی، ایجاد کند.

به منظور گردآوری و تجزیه و تحلیل داده‌های منابع انسانی، ابتدا باید دلیل انجام کار، آنچه را که باید ارائه دهید و مراحلی را که باید بردارید، بدانید:

هدف

داده های طرح نیروی‌کار را با استفاده از تجزیه و تحلیل سیستماتیک برای آشکار کردن شکاف های آنها بخش ارائه می دهد.

قابلیت اجرا

تجزیه و تحلیل جامع از شکاف های کارکنان و شایستگی بخش و فهرستی از طبقه بندی های بخش به ترتیب سطح ریسک.

مراحل اولیه

چهار مرحله اولیه وجود دارد که به شرح زیر است:

1. نمایه ای از نیروی‌کار فعلی خود ایجاد کنید که شامل کارکنان (ترکیب مانند تعداد کارکنان و جمعیت شناسی) و شایستگی ها (دانش، مهارت ها و توانایی ها) باشد.
2. از نتایج مرحله برنامه ریزی استراتژیک برای پیش بینی نیازهای منابع انسانی آینده استفاده کنید.
3. تجزیه و تحلیل شکاف را برای شناسایی کارکنان فعلی و آینده و نیازهای شایستگی انجام دهید.
4. تهیه و اولویت بندی فهرستی از خطرات منابع انسانی برای اطلاع رسانی به برنامه ریزی اقدام نیروی کار.

ارزیابی چیست؟

مفهوم ارزیابی ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما با توجه به احتمال اشتباه، ارزش آن را دارد که بیشتر بررسی شود. وزارت کار ایالات متحده ارزیابی پرسنل را به عنوان «رویکردی سیستماتیک برای جمع‌آوری اطلاعات درباره افراد مورد استفاده برای تصمیم‌گیری شغلی تعریف می‌کند.»

این آژانس ارزیابی را به عنوان «هر آزمون یا روشی که برای اندازه‌گیری میزان اشتغال افراد استفاده می‌شود» توصیف می‌کند. برای مثال، آزمون های دانش و توانایی یا شبیه سازی کار. اصل موضوع طراحی و اجرای یک روش ارزیابی و آزمایش موثر است. یک ارزیابی نادرست طراحی شده ممکن است باعث تعصب شود و تلاش‌های کارکنان و برابری در سازمان را تضعیف کند.

ارزیابی منابع انسانی

OPM توضیح می دهد که دو عنصر کلیدی برای ارزیابی وجود دارد: پایایی و اعتبار.

قابلیت اطمینان عبارت است از «میزان سازگاری یا عاری از خطای تصادفی در اندازه‌گیری یک ابزار ارزیابی». روایی عبارت است از «میزانی که یک ابزار ارزیابی آنچه را که در نظر گرفته شده است اندازه گیری کند.» توجه داشته باشید که ارزیابی می تواند قابل اعتماد و در عین حال معتبر نباشد. یعنی شرط لازم ولی ناکافی برای اعتبار است.

OPM یک فرآیند 3 مرحله ای را برای توسعه ارزیابی های معتبر توصیه می کند:

• شایستگی های مرتبط با شغل را شناسایی کنید. بر اساس تجزیه و تحلیل شغل، که در زیر مورد بحث قرار گرفته است
• استراتژی ارزیابی را طراحی کنید. یک یا چند ارزیابی را برای تعیین توانایی فرد برای انجام موفقیت آمیز یک کار ایجاد کنید
• ابزارهای ارزیابی را شناسایی کنید. شناسایی و ارزیابی ابزارهای ارزیابی مانند آزمون های توانایی شناختی و دانش شغلی، نمونه کار و مصاحبه های ساختاریافته.

ارائه آموزشی OPM با این احتیاط به پایان می رسد که “برای استفاده صحیح از ابزارهای ارزیابی، باید از مزایا و محدودیت های هر استراتژی ارزیابی آگاه باشید.”

اهمیت تحلیل وضعیت نیروی انسانی

تحلیل وضعیت نیروی انسانی برای سازمان‌ها مزایای متعددی دارد، از جمله:

• شناسایی کمبودها و نیازهای آموزشی: با تحلیل مهارت‌های کارکنان، می‌توان نیازهای آموزشی را مشخص کرد.
• افزایش بهره‌وری و کارایی: با شناخت عواملی که بر عملکرد کارکنان تأثیر می‌گذارند، می‌توان بهره‌وری را افزایش داد.
• برنامه‌ریزی برای جذب و استخدام: تحلیل وضعیت نیروی انسانی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از قبل نیازهای استخدامی خود را پیش‌بینی کنند.
• مدیریت بهتر رضایت و انگیزه کارکنان: شناخت عواملی که باعث افزایش رضایت شغلی می‌شود، به بهبود محیط کاری کمک می‌کند.

گام‌های تحلیل وضعیت نیروی انسانی

1. تعیین اهداف تحلیل

ابتدا باید مشخص شود که هدف از تحلیل وضعیت نیروی انسانی چیست. آیا هدف بهبود بهره‌وری است یا شناسایی کمبودهای مهارتی؟ آیا به دنبال بهبود رضایت شغلی هستید یا برنامه‌ریزی برای جانشین‌پروری؟ این اهداف به تعیین نوع داده‌های مورد نیاز و روش‌های تحلیل کمک می‌کنند.

2. جمع‌آوری اطلاعات

برای تحلیل وضعیت نیروی انسانی، اطلاعات و داده‌های دقیق و به‌روز ضروری است. برخی از منابع اطلاعاتی شامل موارد زیر هستند:

• سوابق عملکردی کارکنان (ارزیابی‌های دوره‌ای، گزارش‌های عملکرد)
• نظرسنجی‌های رضایت شغلی و انگیزه کارکنان
• سوابق آموزشی و مهارتی کارکنان
• اطلاعات مربوط به ترک شغل و نرخ استعفا

این اطلاعات می‌توانند از سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (HRMS) یا ابزارهای مدیریت عملکرد جمع‌آوری شوند.

3. تحلیل کمی و کیفی داده‌ها

پس از جمع‌آوری داده‌ها، نوبت به تحلیل می‌رسد. این تحلیل ممکن است به دو صورت انجام شود:
• تحلیل کمی: شامل استفاده از آمار، نمودارها و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای بررسی روندها و الگوها. برای مثال، می‌توان نرخ ترک شغل، بهره‌وری فردی و تعداد ساعات آموزش دیده‌شده را محاسبه کرد.
• تحلیل کیفی: شامل تحلیل نظرسنجی‌ها، مصاحبه‌ها و بازخوردهای کارکنان است. این نوع تحلیل به سازمان کمک می‌کند تا مسائل پنهان مانند مشکلات فرهنگی یا تعارضات تیمی را شناسایی کند.

4. شناسایی نقاط قوت و ضعف

در این مرحله، با استفاده از نتایج تحلیل، نقاط قوت و ضعف کارکنان شناسایی می‌شوند. برای مثال، ممکن است مشخص شود که برخی از تیم‌ها به مهارت‌های خاصی نیاز دارند یا اینکه رضایت شغلی در یک واحد خاص پایین است.

5. ارائه پیشنهادها و برنامه‌های بهبود

نتایج تحلیل باید به برنامه‌های عملیاتی تبدیل شوند. این مرحله شامل:

• طراحی برنامه‌های آموزشی و توسعه مهارت‌ها
• تغییر در فرآیندهای استخدام و انتخاب افراد
• بهبود محیط کاری و ایجاد سیاست‌های انگیزشی جدید
• بهبود سیستم‌های ارزیابی عملکرد و بازخورد مستمر

6. پیاده‌سازی و نظارت بر بهبودها

در این مرحله، پیشنهادهای ارائه‌شده اجرا می‌شوند و نتایج آن‌ها به صورت دوره‌ای بررسی می‌شود. برای نظارت، از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مانند نرخ ماندگاری کارکنان، میزان بهره‌وری و میزان رضایت کارکنان استفاده می‌شود.

ابزارهای تحلیل وضعیت نیروی انسانی

برای تحلیل وضعیت نیروی انسانی، ابزارها و نرم‌افزارهای مختلفی وجود دارد که می‌توانند فرآیند جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها را ساده‌تر کنند. برخی از این ابزارها عبارتند از:

• سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (HRMS): مانند SAP SuccessFactors، Workday و Oracle HCM.
• ابزارهای مدیریت عملکرد: مانند 15Five، Lattice و Culture Amp.
• ابزارهای تجزیه و تحلیل داده‌ها: مانند Microsoft Power BI و Tableau که می‌توانند داده‌های منابع انسانی را تجسم و تجزیه و تحلیل کنند.

شاخص‌های کلیدی برای گزارش تحلیلی منابع انسانی

شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) به گزارش تحلیلی منابع انسانی کمک می‌کنند. برخی از مهم‌ترین شاخص‌ها عبارتند از:

• نرخ گردش کارکنان (Turnover Rate): درصد کارکنانی که سازمان را ترک می‌کنند.
• میزان بهره‌وری: میزان تولید یا خروجی هر فرد در یک بازه زمانی مشخص.
• نرخ رضایت کارکنان: میزان رضایت کارکنان که از طریق نظرسنجی‌ها به دست می‌آید.
• میانگین زمان برای پر کردن یک موقعیت شغلی (Time to Hire): مدت زمانی که طول می‌کشد تا یک موقعیت شغلی خالی پر شود.
• نسبت آموزش به عملکرد: مقایسه تأثیر برنامه‌های آموزشی بر بهبود عملکرد کارکنان.

چالش های تحلیل وضعیت نیروی انسانی

تحلیل وضعیت نیروی انسانی ممکن است با چالش‌هایی همراه باشد، از جمله:

• داده‌های ناقص یا نادرست: اگر داده‌ها کامل نباشند، نتیجه تحلیل مخدوش خواهد شد.
• مقاومت کارکنان در ارائه بازخورد صادقانه: ممکن است کارکنان از ترس عواقب، نظرات واقعی خود را بیان نکنند.
• تفسیر نادرست داده‌ها: تحلیل‌های اشتباه ممکن است منجر به تصمیمات نادرست شوند.
• تأخیر در اجرا و نظارت بر بهبودها: اگر نتایج تحلیل به موقع اجرا نشوند، فرصت‌های بهبود از دست می‌روند.

نتیجه‌گیری

تحلیل وضعیت نیروی انسانی برای هر سازمانی که به دنبال بهبود بهره‌وری، رضایت کارکنان و رشد بلندمدت است، ضروری است. این تحلیل باید با اهداف روشن، داده‌های دقیق و ابزارهای مناسب انجام شود. شناسایی نقاط قوت و ضعف کارکنان، ارائه برنامه‌های بهبود و نظارت مداوم بر نتایج، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کارکنان خود را به دارایی ارزشمندتری تبدیل کنند.

در نهایت، سازمان‌هایی که به طور منظم گزارش تحلیلی منابع انسانی ارائه می‌کنند، در محیط‌های رقابتی، موفق‌تر خواهند بود. اما این فرآیند، نیاز به تخصص، ابزارهای پیشرفته و نگاه بی‌طرفانه دارد. “مدیرنو” با ارائه خدمات حرفه‌ای در حوزه ارزیابی عملکرد و تحلیل نیروی انسانی، به شما کمک می‌کند تا این مسیر را دقیق‌تر و سریع‌تر طی کنید.

اگر می‌خواهید نقاط ضعف و قوت تیم خود را شفاف ببینید، تصمیمات استراتژیک بهتری بگیرید و پرسنل‌تان را به موتور رشد سازمان تبدیل کنید، خدمات ارزیابی عملکرد مدیرنو بهترین انتخاب برای شماست. برای شروع این تحول، همین امروز با ما در ارتباط باشید و قدم اول را به سمت بهره‌وری بیشتر بردارید.

 اگر مدیر مجموعه ای می باشید و نیاز به مشاوره مدیریت منابع انسانی دارید با کارشناسان ما تماس بگیرید .

منابع: lumenlearning ، هیئت تحریریه مدیرنو