8 راه تقویت مهارت های ارتباطی که باید بدانید!

این مطلب راهنمای شما برای بهبود مهارت های ارتباطی و ایجاد عادت‌های ارتباطی بهتر جهت موفقیت در محیط کار خواهد بود. توانایی یک رهبر در ارتباط واضح و مؤثر با کارکنان، درون تیم‌ها و در سراسر سازمان، یکی از پایه‌های کسب‌وکار موفق است.

در محیط پیچیده و به‌سرعت در حال تغییر کسب‌وکار امروز، با صدها ابزار ارتباطی مختلف، تیم‌های کاملاً یا نیمه‌راه دور و حتی تیم‌های چندفرهنگی که در چندین منطقه زمانی فعالیت می‌کنند، ارتباط مؤثر هرگز تا این حد مهم یا چالش‌برانگیز نبوده است. بنابراین، توانایی ارتباط برقرار کردن می‌تواند مهم‌ترین مهارت یک مدیر باشد.

خبر خوب این است که این مهارت‌ها قابل یادگیری و حتی تسلط هستند.

در ادامه هشت نکته می‌تواند به شما کمک کند مهارت های ارتباطی خود را به حداکثر برسانید و موفقیت سازمان و حرفه خود را تضمین کنید.

چگونه ارتباط کلامی قوی و موثر داشته باشیم؟

۱. واضح و مختصر باشید

ارتباط در درجه اول به انتخاب کلمات بستگی دارد. و وقتی صحبت از انتخاب کلمات می‌شود، کمتر یعنی بیشتر.

کلید ارتباط قدرتمند و متقاعدکننده—چه به‌صورت نوشتاری و چه گفتاری—وضوح و در صورت امکان اختصار است.

قبل از هرگونه ارتباط، اهداف و مخاطبان خود را مشخص کنید.

مشخص و دقیق بیان کردن آنچه می‌خواهید منتقل کنید و دلیل آن، به شما کمک می‌کند تمام اطلاعات ضروری را شامل شوید و جزئیات غیرضروری را حذف کنید.

از کلمات اضافی و زبان پر زرق و برق که ممکن است از پیام شما منحرف کند، پرهیز کنید.

و در حالی که تکرار ممکن است در برخی موارد لازم باشد، اطمینان حاصل کنید که آن را با دقت و به‌طور محدود استفاده می‌کنید. تکرار پیام می‌تواند اطمینان دهد که مخاطب آن را دریافت کرده، اما تکرار بیش از حد ممکن است باعث شود کاملاً شما را نادیده بگیرند.

۲. از قبل آماده شوید

قبل از شروع هر نوع ارتباط، بدانید چه می‌خواهید بگویید و چگونه می‌خواهید بیان کنید.

با این حال، آماده بودن به معنای فقط تمرین ارائه نیست.

آماده‌سازی شامل فکر کردن به کل فرآیند ارتباط، از ابتدا تا انتها است. اطلاعاتی که ممکن است برای پشتیبانی از پیام خود نیاز داشته باشید، تحقیق کنید. فکر کنید چگونه به سوالات و انتقادات پاسخ خواهید داد و سعی کنید موارد غیرمنتظره را پیش‌بینی کنید.

برای مثال، قبل از یک بررسی عملکرد، فهرستی از مثال‌های مشخص رفتار کارمند خود آماده کنید تا ارزیابی شما را پشتیبانی کند.

قبل از مذاکره حقوق یا ارتقاء، دقیقاً بدانید چه می‌خواهید. آماده باشید درباره محدوده‌ها و مصالحه‌های احتمالی بحث کنید؛ بدانید چه چیزی را می‌پذیرید و چه چیزی را نه. و جزئیات مشخص برای پشتیبانی از موضع خود داشته باشید، مانند حقوق مرتبط با موقعیت و محل شما (اما اطمینان حاصل کنید که تحقیق شما بر اساس اطلاعات عمومی است، نه شایعات شرکت یا شواهد حکایتی).

قبل از هر گفتگو، سوالات احتمالی، درخواست‌های اطلاعات اضافی یا روشن‌سازی و اختلاف نظرها را پیش‌بینی کنید تا بتوانید با آرامش و وضوح به آن‌ها پاسخ دهید.

۳. به ارتباط غیر کلامی توجه کنید

ابراز چهره، حرکات و زبان بدن ما می‌توانند بیشتر از کلمات ما صحبت کنند.

اشارات غیرکلامی می‌توانند بین ۶۵ تا ۹۳ درصد بیشتر از کلمات گفتاری تأثیرگذار باشند. و اگر کلمات و سیگنال‌های غیرکلامی با هم در تضاد باشند، احتمالاً به سیگنال‌های غیرکلامی بیشتر اعتماد می‌کنیم.

رهبران باید به‌ویژه در خواندن سیگنال‌های غیرکلامی مهارت داشته باشند.

کارمندانی که ممکن است نخواهند مخالفت یا نگرانی خود را بیان کنند، ممکن است ناراحتی خود را با بازوهای ضربدری یا عدم تماس چشمی نشان دهند. اگر به زبان بدن دیگران توجه داشته باشید، ممکن است بتوانید تاکتیک‌های ارتباطی خود را به‌طور مناسب تنظیم کنید.

در عین حال، رهبران باید توانایی کنترل ارتباط غیرکلامی خود را نیز داشته باشند.

اشارات غیرکلامی شما باید همیشه پیام شما را پشتیبانی کنند. در بهترین حالت، تضاد بین ارتباط کلامی و غیرکلامی می‌تواند باعث سردرگمی شود؛ در بدترین حالت، می‌تواند پیام شما و اعتماد تیم به شما و سازمان را تضعیف کند.

۴. به لحن خود توجه کنید

چگونگی گفتن چیزی می‌تواند به اندازه آنچه می‌گویید مهم باشد. مانند سایر نشانه‌های غیرکلامی، لحن شما می‌تواند به پیام قدرت و تأکید بدهد یا کاملاً آن را تضعیف کند.

لحن می‌تواند عامل مهمی در اختلافات و تعارضات محل کار باشد. کلمه‌ای مناسب با بار مثبت اعتماد و حسن نیت ایجاد می‌کند. کلمه‌ای نامناسب با بار منفی یا مبهم می‌تواند به سرعت باعث سوءتفاهم شود.

در گفتار، لحن شامل حجم صدا، نحوه انتقال و آهنگ کلام و همچنین انتخاب کلمات است. کنترل لحن به‌طور دقیق در زمان واقعی ممکن است چالش‌برانگیز باشد، اما آگاه بودن از لحن به شما امکان می‌دهد آن را در صورت انحراف ارتباط، تعدیل کنید.

لحن در نوشتار راحت‌تر کنترل می‌شود. پیام خود را حداقل یک یا دو بار بخوانید و همزمان به لحن و پیام توجه کنید. حتی می‌توانید آن را با صدای بلند بخوانید یا از همکار مورد اعتماد بخواهید بررسی کند، اگر این کار محرمانگی را نقض نکند.

در مکاتبات داغ ایمیلی یا نوشتاری، در پاسخ عجله نکنید.

اگر ممکن است، پاسخ خود را بنویسید و یک یا دو روز صبر کنید قبل از ارسال. در بسیاری از موارد، بازخوانی پیام پس از فروکش کردن احساسات، امکان تعدیل لحن را فراهم می‌کند و احتمال تشدید تعارض را کاهش می‌دهد.

چرا در سایت ما هستید و چه کمکی ما می توانیم به شما بکنیم ؟

۵. گوش دادن فعال را تمرین کنید

ارتباط تقریباً همیشه شامل دو یا چند نفر است.

بنابراین، گوش دادن به همان اندازه صحبت کردن برای ارتباط موفق مهم است. اما گوش دادن ممکن است دشوارتر از آنچه تصور می‌کنیم باشد.

مارجوری نورث، متخصص ارتباطات، در پست وبلاگ خود «تسلط بر اصول پایه‌ای ارتباط» اشاره می‌کند که ما در هر گفتگوی معمولی تنها حدود نصف آنچه طرف مقابل می‌گوید را می‌شنویم.

هدف گوش دادن فعال این است که مطمئن شویم نه تنها کلمات، بلکه کل پیام فرد را دریافت می‌کنیم. برخی نکات برای گوش دادن فعال عبارتند از:

توجه کامل و بدون حواس‌پرتی به گوینده
پاک کردن ذهن از حواس‌پرتی‌ها، قضاوت‌ها و مخالفت‌ها
پرهیز از وسوسه برای قطع کردن صحبت‌ها و بیان نظرات خود
نمایش زبان بدن مثبت و باز برای تمرکز ذهن و نشان دادن گوش دادن واقعی
بازگویی یا پارافرایز آنچه شنیده‌اید هنگام پاسخ
پرسیدن سوالات باز برای دریافت اطلاعات بیشتر

۶. هوش هیجانی خود را تقویت کنید

ارتباط بر پایه هوش هیجانی ساخته می‌شود. به‌سادگی، تا زمانی که نتوانید احساسات خود را ارزیابی و درک کنید، نمی‌توانید به‌طور مؤثر با دیگران ارتباط برقرار کنید.

مارگارت اندروز در پست خود «چگونه هوش هیجانی خود را بهبود دهیم» می‌گوید:
«اگر از احساسات خود و رفتارهایی که ایجاد می‌کنند آگاه باشید، می‌توانید شروع به مدیریت آن احساسات و رفتارها کنید.»

رهبرانی با هوش هیجانی بالا به‌طور طبیعی آسان‌تر قادر به گوش دادن فعال، حفظ لحن مناسب و استفاده از زبان بدن مثبت خواهند بود.اگر در هوش هیجانی خود ضعف دارید دوره هوش هیجانی مناسب شماست .

درک و مدیریت احساسات خود تنها بخشی از هوش هیجانی است. بخش دیگر—به همان اندازه مهم برای ارتباط مؤثر—همدلی با دیگران است.

برای مثال، همدلی با یک کارمند می‌تواند گفتگوی دشوار را آسان‌تر کند.

ممکن است هنوز مجبور باشید خبر بدی بدهید، اما گوش دادن فعال به دیدگاه آن‌ها و نشان دادن درک احساساتشان می‌تواند به کاهش دلخوری یا جلوگیری از سوءتفاهم کمک کند.

۷. یک استراتژی ارتباطی در محیط کار توسعه دهید

محیط کار امروز جریان مداوم اطلاعات در قالب‌های مختلف است. هر ارتباط باید در چارچوب آن جریان اطلاعات بزرگتر درک شود.

حتی مؤثرترین فرد ممکن است بدون یک استراتژی ارتباطی، پیام خود را منتقل نکند.

استراتژی ارتباطی چارچوبی است که در آن کسب‌وکار شما اطلاعات را منتقل و دریافت می‌کند. این چارچوب باید نحوه و نوع ارتباط با مشتریان، سهامداران، مدیران و کارکنان را مشخص کند.

به‌طور کلی، استراتژی شما باید مشخص کند چه کسی چه پیامی را و چه زمانی دریافت می‌کند. این اطمینان می‌دهد همه اطلاعات صحیح را در زمان مناسب دریافت کنند.

می‌تواند جزئیات شامل ابزارهای مورد استفاده برای هر نوع اطلاعات را نیز تعریف کند. به‌عنوان مثال، ممکن است مشخص کنید چه زمانی استفاده از گروه چت برای کل تیم یا سازمان مناسب است و چه زمانی یک جلسه باید در ایمیل خلاصه شود.

ایجاد دستورالعمل‌های ساده مانند این می‌تواند جریان اطلاعات را بهینه کند و اطمینان دهد که همه جزئیات لازم را دریافت کنند و دانش مهم تحت تأثیر جزئیات غیرضروری قرار نگیرد.

۸. فرهنگ سازمانی مثبت ایجاد کنید

فرهنگ سازمانی که در آن ارتباط برقرار می‌کنید نیز نقش مهمی در ارتباط مؤثر دارد.

در محیط کاری مثبت—که بر شفافیت، اعتماد، همدلی و گفتگوی باز بنا شده است—ارتباط عموماً آسان‌تر و مؤثرتر خواهد بود.

کارمندان پیام مدیر خود را راحت‌تر دریافت می‌کنند اگر به او اعتماد داشته باشند. و مدیران نیز راحت‌تر می‌توانند حمایت جلب کنند و حتی بازخورد سازنده ارائه دهند اگر کارکنان را تشویق کنند تا نظر دهند، پیشنهاد ارائه کنند و حتی بازخورد سازنده خود را بیان کنند.

لورنس روبیس در پست وبلاگ «شش نکته برای ایجاد فرهنگ کاری بهتر» می‌گوید:
«خطرناک‌ترین سازمان، سازمان ساکت است.» ارتباط در هر دو جهت تنها در فرهنگی که بر اعتماد و امنیت روانی بنا شده باشد، مؤثر است.

مدیران مقتدر که اطلاعات را به اشتراک نمی‌گذارند، به پیشنهادات باز نیستند و اشتباهات خود را نمی‌پذیرند، احتمالاً با دفاع یا حتی نادیده گرفتن مواجه می‌شوند.

بدون پایه اعتماد و شفافیت، حتی کوچک‌ترین ارتباط می‌تواند سوءتفاهم ایجاد کرده و باعث تعارض غیرضروری شود.

ارتباط با همکاران و کارکنان همیشه چالش‌برانگیز خواهد بود. همیشه سوءتفاهم و خطای ارتباطی وجود خواهد داشت که باید حل شود و متأسفانه پیام‌های سازمان همیشه مطابق میل ما نیست، به‌ویژه در شرایط دشوار.

اما ایجاد و تسلط بر مهارت های ارتباطی مؤثر، کار شما را به‌عنوان یک رهبر آسان‌تر می‌کند، حتی در گفتگوهای دشوار. سرمایه‌گذاری زمان برای یادگیری این مهارت‌ها قطعاً ارزشمند خواهد بود.

اگر نیاز به آموزش دارید دوره های فردی و مدیریتی مدیرنو به شما کمک می کند تا مهارت های خود را به بهترین شکل ممکن ارتقا دهید . برای مشاهده همه آموزش ها به لینک دوره های آموزشی فردی مراجعه کنید و یا با کارشناسان ما جهت راهنمایی تماس بگیرید.

منبع: harvard

تهیه و تالیف: هیئت تحریریه مدیرنو