چگونه کارکنان را به طور موثر مدیریت کنیم؟

در این مقاله از مدیرنو؛ به اینکه مدیریت موثر چیست و چگونه کارکنان را به‌طور مؤثر مدیریت کنیم می پردازیم. اگر با تکنیک های مدیریت موثر کارکنان خصوصا مدیریت کارکنان فروش آشنایی نداشته باشید، مدیریت آنها در بعضی شرایط بسیار سخت و دشوار خواهد شد. شما به‌عنوان یک مدیر باید به کارکنان خود انگیزه دهید و درصورتی‌که نتوانید این انگیزه را در کارکنان ایجاد کنید، تأثیرات جبران ناپذیر و ناگواری برای کار شما در بر خواهد داشت و به‌جای رهبری یک تیم متعادل؛ خود را درگیر استخدام و اخراج پی‌درپی کارکنان خواهید نمود.

با تغییر شرایط کاری، تکنیک‌های مدیریت کارکنان نیز تکامل پیدا می‌کند که درنتیجه آن باید رویکردهای جدیدی را برای کار خود اتخاذ کنید. استفاده دقیق و به‌موقع از روش‌ها و رویکردهای موثر، حتی برای بهترین مدیران نیز لازم است. حال با در نظر گرفتن این نکته، بهترین ترفندها و ایده‌ها را برای بهبود مهارت مدیریت کارکنان، در اختیار شما قرار می‌دهیم.

مدیریت موثر کارکنان چیست؟

1- انعطاف پذیری را به کارکنان خود هدیه دهید.

یکی از بهترین شاخص‌های مشخص‌کننده یک محیط کاری شاد، انعطاف پذیری کارکنان است.

کارکنان بیش از هر چیزی تمایل دارند کارها را به سبک خودشان انجام دهند و خودشان برنامه زمانی را ایجاد کنند، از راه دور کار کنند و پروژه‌های اضافی را که در راستای توانایی‌ها و منافعشان است تقبل کنند. انعطاف پذیری در محیط کاری بسیار مهم است اما تقاضای آن برای کارکنان خیلی راحت نیست.

طبق بررسی‌های انجام‌گرفته بر روی کارکنان، مشخص شد که 47% از پاسخ‌دهندگان احساس می‌کردند که درخواست انعطاف پذیری می‌تواند تأثیر منفی بر پیشرفت‌های آنها داشته باشد.

مدیران موثر به‌جای اینکه منتظر بمانند تا کارکنانشان به آنها مراجعه کرده و چنین چیزی را درخواست کنند، بهتر است در مورد وضعیت کاری ایدئال آنها پرس‌وجو کرده و چنین محیطی را برای آنها فراهم کنند. اگر تصمیم دارید از راه دور کارکنید، از برخی برنامه‌های ارتباطی خوب مانند Slack، Asana و Trello برای مدیریت پروژه‌ها و باز گذاشتن کانال‌های ارتباطی استفاده کنید.

انعطاف پذیری ای که به کارکنانتان می‌دهید باید با روش‌های تست شده و مناسب همراه باشد تا حس همکاری و مسئولیت پذیری آنها نیز افزایش باید. با چند برنامه مختلف کارکنید تا بتوانید برنامه مناسب خود را پیدا کنید. به خاطر داشته باشید که، انعطاف پذیری در مدیریت کارکنان و خصوصا مدیریت کارکنان فروش از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

2- شفافیت را بهبود دهید

آیا شما می‌توانید به کسی اعتماد کنید که به‌عمد برخی اطلاعات بسیار مهم را از شما دریغ می‌کند؟ در محیط کاری که کارکنان به کارفرمای خود اعتماد نداشته باشند، شفافیت یک اولویت به‌حساب می‌آید.

برای ایجاد ارتباطات صمیمی و مؤثر با کارمندان باید صداقت و حسن نیت خود را نشان دهید.

طی تحقیقات انجام‌گرفته، مشخص‌شده است که کارکنانی که به کارفرما اعتماد بیشتری داشته باشند، عملکرد فردی بهتر، تمایل بیشتر به کمک به دیگران، و سطح بالاتری از تعهد سازمانی را دارند. کارشناسان معتقدند که شفافیت و صداقت نه تنها به ایجاد محیط کاری مناسب‌تر کمک می‌کند، بلکه زمینه‌های لازم برای تصمیم گیری به‌عنوان عضوی از یک تیم را نیز در اختیار آنها قرار می‌دهد. این مهم، در مورد مدیریت کارکنان فروش از اهمیت بیشتری برخوردار است. شفافیت در پرداخت ها، قوانین و بایدها و نبایدها در مدیریت کارکنان فروش حیاتی بوده و باعث افزایش بهره وری می شود.

اگر افراد تمام اطلاعات لازم را در اختیار داشته باشند، حل مسائل معمول نیز آسان‌تر و کارآمدتر خواهد شد. درک متقابل اهداف خرد و کلان شرکت نیز می‌تواند تعاملات در کار را افزایش داده و تمرکز کارکنان را بهبود بخشد. با ایجاد یک گفت و گوی باز، شما رابطه‌ای یکپارچه بین خودتان و کارکنانتان ایجاد کرده و تیم خود را برای انجام مأموریت‌های بزرگ‌تر و مهم‌تر آماده می‌نمایید.

3- بر روی بهره وری تمرکز کنید

محل کار مدرن در بعضی مواقع تمرکز کارکنان را از کارهای واقعی دور می‌کند.

زمان هدررفته نیز باعث سرخوردگی کارکنان شده و انگیزه تیم شمارا کاهش می‌دهد. مدیران موثر به‌جای اینکه از کارکنان خود بخواهند در زنجیره‌ای از ایمیل‌ها و جلسات بی‌پایان شرکت کنند، شیوه مدیریتی خود را تغییر می‌دهند. کارها را به‌طور مختصر با اعضای خاصی از تیم خود بررسی کرده و به‌جای برگزاری جلسات بزرگ، بهتر است جلسات گروهی کوچک‌تری تشکیل دهید. در صورت امکان این جلسات را در هنگام راه رفتن یا در هنگام نوشیدن یک فنجان چای یا قهوه با کارکنان خود انجام دهید.

محیط خودمانی‌تر و غیررسمی موانع پیش روی کارکنان را برمی‌دارد و تیم شمارا قادر می‌سازد با سرعت و دقت مناسب به هدف خود دست یابند.

همچنین بهتر هست که دست به یک سری اقدامات بهره ورانه بزنید. تا به‌این‌ترتیب کارکنان شما بتوانند از حداکثر زمان خود به نحو احسنت استفاده کنند. مشاوره و نصایح خود را شخصی سازی کنید چراکه هیچ دو نفری شبیه هم نیستند.

اگر یک کارمند در قسمتی بهتر کار می‌کند، او را تشویق کنید از آن قابلیت به نحو احسن استفاده کند. از همه مهم‌تر اینکه کارکنان خود را برای انجام کارهایی مانند چک کردن سریع ایمیل‌ها، تحت‌فشار قرار ندهید. به آنها پیشنهاد دهید در هنگام صبح وقت خود را محدود کنند تا بتوانند به‌کارهای مهم‌تر خود برسند. این بخش از زمان پایه‌گذار یک روز کاریست. و تضمین می‌کند که کارکنان قبل از اینکه در موج کارهای دیگر درگیر شوند، بتوانند الزامات و پیش‌نیازهای کاری خود را به انجام برسانند.

در مورد مدیریت کارکنان فروش نیز این مهم صادق است. تمرکز شما روی بهره وری کارکنان فروش به جای دیکته کردن تمام روندها، کار را برای آنها و خود شما راحت تر و دلپذیرتر می کند. به خاطر داشته باشید که؛ در مدیریت کارکنان فروش بیشتر به خلاقیت و نوآوری برای رسیدن به بهره وری نیازمندید تا ارائه برنامه ای خشک و دستوری.

4- بازخوردهای واضح و روشن ارائه دهید.

برای مدیریت موثر کارکنان به آنها بازخورد بدهید. هیچ‌چیز مهم‌تر از ارائه و دریافت بازخوردهای منظم نیست.

برخی شرکت‌های موفق با استفاده از ابزارهایی مانند 15 Five برای بازرسی و کنترل هفتگی و خودکار استفاده می‌کنند. این بازخوردهای هفتگی به کارکنان این احساس را القا می‌کند که هفته‌به‌هفته و در طول زمان در حال پیشرفت هستند و خوش‌بینی آنها را نسبت به پیشرفت‌های خودشان افزایش می‌دهد. آنها همچنین به هر فردی فرصتی برای خوداندیشی می‌دهند که برای رشد آنها بسیار مهم و حیاتی است.

همان‌گونه که از کارکنان خود انتظار دارید کارهایشان را با شما به اشتراک بگذارند، شما نیز باید بازخوردهای خود را با آنها در میان بگذارید. مطمئن شوید که با لحنی مهربان اما مستقیم با کارکنانتان صحبت می‌کنید. تقدیر از کارکنان در اولویت است. پس‌ازآن انتقاد سازنده، آن‌هم فقط در صورت نیاز.

5- ارائه بازخوردهای منظم

هیچ‌چیز مهم‌تر از دریافت و ارائه بازخوردهای منظم نیست

هر مدیر موثری باید نفوذ مدیریتی خود را برای کمک به ایجاد محیط کاری مثبت بررسی کند. اگر اقدام به انجام کاری کرده‌اید، به کارکنانتان خاطرنشان کنید که آنها می‌توانند نظرشان را در مورد چالش‌ها و مشکلاتی که با سبک مدیریت شما دارند، اعلام کنند. بهترین چرخه بازخوردی به شما این فرصت را می‌دهد تا به‌عنوان یک مدیر در کارتان پیشرفت کنید.

ارائه بازخورد در مدیریت موثر کارکنان و خصوصا مدیریت کارکنان فروش از اهمیت ویژه ای برخوردار است. اما باید به این نکته نیز توجه داشته باشید که؛ ارائه بازخوردهای سالانه یا نا منظم کارایی لازم برای رشد و توسعه کارکنان را ندارند و شما به عنوان مدیر باید برای ارائه بازخوردهای منظم از برنامه مشخص و مدونی برخوردار باشید.

6- یک جامعه بسازید.

نیمی از کارکنان تنها به این دلیل که می‌خواهند از رئیس خود دور شوند، اقدام به ترک کار می‌کنند.

مدیران موثر به‌جای ایجاد محیطی منفی، بر روی تشکیل یک جامعه مثبت در محل کار خود تمرکز دارند. یک جامعه قوی می‌تواند به‌گونه‌ای منسجم و نوآورانه به مقابله با چالش‌های بزرگ بپردازد. جوامع مثبت از مهارت‌های منحصربه‌فرد اعضای خود بهره برده و منابع موجود را تقویت می‌کنند. این کار یک فرایند مشترک و غیرشخصی است که در آن نیازهای جامعه مهم هستند.

سریع‌ترین راه برای ایجاد یک جامعه مثبت، بسیار ساده است: قدردانی و سپاس گذاری واقعی خود را به تیم خود نشان دهید و از آنها بخواهید دستاوردهای یکدیگر را ببینند.

این قدردانی می‌تواند به‌صورت یک ترفیع یا تشویق به‌صورت کلامی باشد. بخشی از این ابراز قدردانی به پرداخت بهایی عادلانه به کارکنان و دادن پاداش به‌صورت منظم می‌باشد. حتی اگر با بودجه‌ای محدود کار می‌کنید، بودجه‌ای به پاداش‌های مالی بر اساس عملکرد کارکنان اختصاص دهید و آن را بی قید و شرط یکی از اولویت‌های خود بدانید. ستایش کردن و تشویق کردن کارکنان را یک تکنیک مدیریتی بدانید. این کار بیشتر از انتقاد به کارکنان انگیزه می‌دهد.

اشتباهی که برخی مدیران در مدیریت کارکنان مرتکب می شوند همین است که، به اهمیت قدردانی و اثر آن در افزایش انگیزه و بالا بردن مشارکت کارکنان آنچنان که باید و شاید پی نبرده اند. چنین فرهنگی در مدیریت کارکنان فروش به دلیل شرایط و اتمسفر خاص این حوزه، از اهمیت بیشتری نیز برخوردار است.

7- برقرار کردن تعادل کار و زندگی برای کارکنان

هنگامی‌که کارکنان نمی‌توانند توازنی بین کار و زندگی خود پیدا کنند، آنها به‌احتمال‌زیاد از رهبر خود الگو برداری کرده‌اند. تحقیقات نشان داده که حتی اگر به تیمتان پیشنهاداتی برای برقراری توازن بدهید، درصورتی‌که خودتان از همین قواعد پیروی نکنید این نصیحت‌ها تأثیری نخواهند داشت. دریابید که کارکنانتان به چه چیزهایی نیاز دارند. در ادامه چند گام کوچک برای شروع کار ارائه‌شده:

1. زمانی را به آنها اختصاص دهید.
2. با آنها قدم بزنید. مشکلات و چالش‌هایشان را جویا شوید.
3. از کارکنان خود بخواهید برای ایجاد یک تیم موفق پیشنهادات خود را ارائه دهند.

همان‌طور که بر اصلاح فرایندهای مدیریت کارکنان خود تلاش می‌کنید، روش‌ها و الگوهای حال حاضر خود را بررسی کنید. آیا همه‌چیز خوب پیش می‌رود؟ چطور می‌توانید تغییراتی جزئی در نظرات و نگرش کارمندانتان ایجاد کنید؟ مدیریت همانند هر چیز دیگری یک کار در حال پیشرفت است. شما باید روش‌های موفقیت در آن را بیاموزید.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در این مورد به صفحه ارزیابی عملکرد کارکنان مدیرنو مراجعه فرمایید. 

با ما در ارتباط باشید.

کلیدواژه ها: مدیریت موثر , مدیریت موثر چیست , مدیریت موثر کارکنان , مدیران موثر , مدیر موثر , مدیریت کارکنان چیست , مدیریت کارکنان فروش