نحوه مقابله مدیران با موانع کار تیمی

در این مقاله و پادکست از مدیرنو به مهمترین مشکلات و چالش های مدیران در کار گروهی و کار تیمی اثربخش در ایران می‌پردازیم. در پادکست مقاله حاضر، نکات بسیار بیشتری در رابطه با نحوه مقابله مدیران با چالش ها موانع و آفت های کار تیمی اثربخش به شما ارائه شده. پیشنهاد می‌کنم حتماً گوش کنید.

صرف‌نظر از اینکه در چه صنعتی هستید، انجام کارها به صورت تیمی برای موفقیت ضروریست، اما می‌تواند به روش‌های مختلف از مسیر خارج شود.

اتصال نقاط بین کاری که تیم شما انجام می‌دهد و چرایی انجام آن، مهم ترین کمک به رفع (و پیشگیری) بسیاری از رایج‌ترین چالش های کار گروهی می‌کند. وقت گذاشتن برای گوش دادن به امیدها و نگرانی‌های اعضای تیم باعث ایجاد یک رابطه کاری بهتر می‌شود که غلبه بر هر یک از این چالش‌ها را آسان‌تر می‌کند.

برای شناخت بهتر شخصیت و نقش هر یک از اعضای تیم می توانید از تست نقش تیمی بلبین استفاده کنید.

 موانع و مشکلات کار تیمی اثربخش

در ادامه به مهمترین چالش ها و مشکلات کار گروهی، علائم هشدار دهنده و راهکارهای برطرف کردن چنین موانع و مشکلات کار گروهی خواهیم پرداخت:

1- مشارکت کم

مشارکت کم از مهمترین چالش های کار گروهی است که در همه‌ی سازمان‌ها وجود دارد. مشارکت کم یکی از آفت های کار تیمی هست و باید توجه ویژه‌ای به آن داشته باشیم. نکته‌ای مهم اینست که اگر تیم‌های متعهد و با مشارکت بالا داشته باشیم این تیم‌ها در روزهای بحرانی میتوانند با راه حل‌های خلاقانه سازمان را از سد مهمترین چالش های کار گروهی عبور دهند.

• علائم هشدار دهنده

نشانه‌های کم شدن درگیری در کار پرسنل در سازمان شامل مقاومت در برابر تغییر، کاهش کیفیت یا به‌موقع سر کار بودن پرسنل و رضایت عمومی است. اگر اعضای تیم شما که قبلاً برای انجام کارشان هیجان‌زده بودند و با هم ارتباط برقرار می‌کردند، اما ناگهان از هم دور شدند و فقط مایل به انجام حداقل‌های کاری هستند، حتماً مشکلی پیش آمده.

• در مورد مشارکت چه باید کرد

برای بازگرداندن تیم به جمع، دو تاکتیک را توصیه می‌کنیم.

1. ابتدا با اعضای تیم خود به‌صورت جداگانه و 1 به 1 ارتباط برقرارکنید. به‌جای بحث درباره عملکرد به‌روزرسانی‌های پروژه، از احساس آن‌ها درباره کارشان بپرسید و چگونه می‌توانید از آنها حمایت کنید و ستایش دستاوردهای آنها را فراموش نکنید.
2. دوم، مطمئن شوید که آنها درک می‌کنند که چگونه کارشان به تصویر بزرگ‌تر کمک می‌کند.

پیشنهاد مطالعه: چرا شرکت Nationwide یکی از پر مشارکت ترین کمپانی های جهان است

• چگونه از مشارکت کم جلوگیری کنیم

در مورد بالا نگه‌داشتن تعامل، بهترین راه برای بررسی سطوح انگیزه تیمتان اینست که بپرسید.

این می‌تواند از طریق یک نظرسنجی سه ماهه در سراسر شرکت، یا حتی گاهی در حین ملاقات‌های فردی یا هر چیزی دراین‌بین باشد. همچنین می‌توانید صفحه‌ای از کتاب نمایشنامه نویسنده پرفروش دن پینک را انتخاب کنید: محیطی ایجادکنید که در آن افراد حس هدفمندی قوی داشته باشند، فرصت‌هایی برای تسلط بر هنر خود و استقلال تصمیم‌گیری روزانه در مورد کارشان داشته باشند.

خودمختاری + تسلط + هدف = انگیزه درونی.

2- عدم اعتماد در موانع کار تیمی

وقتی به یک تیم جدید ملحق می‌شوید یا تشکیل می‌دهید، اعتماد خنثی است: نه اعتماد وجود دارد و نه بی‌اعتمادی.

چند تعامل اولیه شما تعیین می‌کند که آیا به سمت اعتماد سازی بیشتر حرکت می‌کنید یا به سمت بی‌اعتمادی پس ایجاد محیطی که الهام‌بخش اعتماد با حرکت صعودی باشد، به رهبران بستگی دارد. عدم اعتماد یکی از بزرگ ترین موانع و آفت های کار تیمی اثربخش است.

• علائم هشدار دهنده

عدم وجود اعتماد در کار یک مشکل اساسی و همانطور که گفته شد از بزرگ ترین مشکلات کار گروهی است، زیرا تشخیص نشانه‌های یک تیم کم اعتماد می‌تواند سخت باشد. برای یافتن نشانه‌های بی اعتمادی به دنبال افراط باشید. «اگر همه دائماً لبخند می‌زنند، احتمالاً واقعی نیستند. از طرفی، اگر همه سرخورده باشند، ساکت باشند، تسلیم شکست شوند، و باری به هر جهت باشند، این هم بد است.»

• در مورد بی اعتمادی چه باید کرد

احتمالاً به شما توصیه‌شده که اگر می‌خواهید اعتماد را در سراسر تیم خود تقویت کنید، همدلی، آسیب‌پذیری و اصالت را نشان دهید. و بااین‌حال، این طعم اعتمادسازی به زمان و صبر نیاز دارد. بنابراین، امروز از کدام تاکتیک می‌توانید برای افزایش اعتماد استفاده کنید؟

• چگونه از آن جلوگیری کنیم

برای جلوگیری از بروز یا تکرار مسائل اعتماد، سعی کنید فضایی از ارتباط و تعلق ایجادکنید. عنصر جادویی در اینجا زمان است «ما به‌طور تصادفی در روابط خود کاملاً معامله‌گر شده‌ایم. اما صرف زمان برای شناخت شخصی یکدیگر چیزیست که باعث ایجاد انسجام تیمی و پیوندهای واقعی می‌شود. حتی اگر فقط چند دقیقه صحبت کوچک در ابتدای جلسات باشد. وقتی می‌بینید که هم‌تیمی‌ها نظرات مخالف خود را به‌گونه‌ای به اشتراک می‌گذارند که طرف مقابل را طرد نمی‌کند، در مسیر درستی هستید.

3- سیلوهای اطلاعاتی

در چارچوب یک تیم یا بخش واحد، افراد امکان دارد در تلاش برای به دست آوردن مزیت نسبت به همکاران خود، یا به این دلیل که فکر می‌کنند امنیت شغلی آنها بالاتر میرود،دانش و اطلاعات خود را احتکار کنند. برعکس این کارشان به همان اندازه، یک بی‌احتیاطی ساده است.

• علائم هشدار دهنده

اگر متوجه تنش و درگیری درونی در تیم خود شده‌اید، به‌احتمال‌زیاد یک سیلو اطلاعات درجایی زیر سطح کمین کرده. تلاش مضاعف نشانه دیگریست که باید مراقب آن باشید – وقتی نمی‌دانید که دیگران چه‌کار می‌کنند، یا آنچه درگذشته امتحان شده و اغلب چرخ را دوباره اختراع می‌کنید.

• در مورد آن چه باید کرد

به‌عنوان یک رهبر، حداقل دو نقش برای بازی کردن دارید. ابتدا الگوی شفافیت باشید. از اعضای تیم و همتایان خود در مورد کاری که هنوز در حال انجام هست بازخورد بخواهید. هر سند Word، صفحه Confluence، و سند Google را که ایجاد می‌کنید باز و قابل‌کشف کنید (مگر اینکه دلیل قانونی برای قفل‌کردن آن وجود داشته باشد). تنظیمات تقویم خود را تغییر دهید تا دقیقاً به‌طور پیش‌فرض برنامه‌تان را نشان دهید، به‌جای اینکه فقط «مشغول بودن» را نشان دهید.

دوم، تشویق‌کننده کارهایی باشید که موفقیت‌آمیز بودند، زیرا افراد آشکارا با هم همکاری می‌کردند.

• چگونه از آن جلوگیری کنیم

اطمینان یافتن از اینکه افراد در نقش‌هایشان باارزش هستند، در جلوگیری از سیلوهای اطلاعات کمک زیادی می‌کند.

زمانی که جایگاه شما در جهان امن باشد، بازتر و کمتر رقابتی هستید. البته، ابزارهای به اشتراک‌گذاری اطلاعات در دنیای اول دیجیتال ما حیاتی هستند. کلید اینست که آنها را به‌گونه‌ای پیکربندی کنید که اطلاعات را به‌طور پیش‌فرض باز کنند تا کشف آن آسان باشد.

4- تفکر کوتاه مدت

بدیهی است که گاهی اوقات به تفکر تاکتیکی و کوتاه‌مدت نیاز دارید. اما اگر تیم شما تاکتیک‌هایی را در خدمت یک هدف بزرگ‌تر دنبال نکند، چیز زیادی برای نشان دادن نخواهد داشت. نداشتن تفکر و تاکتیک بلندمدت یکی دیگر از موانع کار تیمی اثربخش است.

• علائم هشدار دهنده

یک تیم سالم باید بتواند هدف بلندمدت خود را به راحتی بیان کند.

به‌عنوان‌مثال، زمانی که تیم شما پروژه جدیدی را آغاز می‌کند، از آنها در مورد دلیل آنها بپرسید. اگر آنها یک تیم متفکر بلندمدت باشند، پروژه را به اهداف بلندمدت خود وصل خواهند کرد. اگر نتوانند، این یک مشکل است.

سرنخ دیگر، به‌ویژه برای سازمان‌هایی که به‌سرعت در حال رشد هستند، اینست که آیا تیم استراتژی‌های خود را بر اساس وضعیت امروزی تنظیم می‌کند یا شرایط چند سال آینده باشد به نگرش تیم نسبت به تغییر نگاه کنید. تیم‌هایی که کمی بیش‌ازحد عاشق وضعیت موجود هستند، اغلب احتمالات دراز مدت را نادیده می‌گیرند.

• در مورد آن چه باید کرد

برای کمک به آنها برای رهایی از این وضعیت، در هر فرصتی اهداف بلندمدت خود را به تیم خود یادآوری کنید. فراموش نکنید که تیم خود را به چالش بکشید تا ایده‌های پروژه جدید را به گونه‌ای مطرح کنند که با اهداف بلندمدت آنها نیز مرتبط باشد. اگر نمی‌توانند، آنها را وادارکنید تا ایده خود را دوباره شکل دهند.

• چگونه از آن جلوگیری کنیم

تمرکز بر “چرایی” نیز یک تکنیک پیشگیری عالی برای رفع مشکلات و موانع کار تیمی اثربخش است.

گاهی اوقات اهداف یا شکل پروژه شما تغییر می‌کند و به همین دلیل به‌راحتی می‌توانید از مسیر درست خارج شوید. “اگر دائماً از خود بپرسید که چگونه همه اینها با درک فعلی شما از اهداف شما مطابقت دارد، به مردم یادآوری می‌کند که بلندمدت فکر کنند و از شما می‌خواهد که پروژه‌های خود را مجدداً متمرکزکنید تا مرتبط باقی بمانند.”

5- اهداف نامشخص

یکی از مشکلات و موانع کار تیمی اثربخش نداشتن هدف مشخص است.

در مورد اهداف بزرگ و آسمان آبی، سازمان شما احتمالاً تعداد انگشت شماری از این اهداف را در سطح شرکت یا بخش تعیین کرده. ما انتظار داریم که تقریباً 60 درصد از کار هر تیم به آن اهداف بزرگ برسد. این بدان معنا نیست که 40 درصد دیگر باید در همه جهات پراکنده شوند، اما خوب، گاهی اوقات دقیقاً همین اتفاق می‌افتد.

• علائم هشدار دهنده

ما گهگاه تیم‌هایی را می‌بینیم که از پروژه‌ای به پروژه دیگر می‌پرند بدون اینکه توقف کنند تا بپرسند که آیا واقعاً هر کاری را که امیدوار بودند انجام دهند، انجام داده‌اند یا خیر». این یک هدیه مرده است که تیم هرگز در وهله اول دلیل انجام کار را مشخص نکرده.

یک پرچم قرمز دیگر زمانیست که افراد برای چیزهای مختلف بهینه‌سازی می‌کنند. به‌ویژه تیم‌های پروژه متقابل، مستعد این موضوع هستند. به‌عنوان یک نویسنده، امکان دارد هنگام تهیه کپی برای یک کمپین بازاریابی، وضوح و خوانایی را بهینه کنم. اما برای استراتژیست که کمپین را رهبری می‌کند، پیام رسانی و موقعیت‌یابی محصول شاید اولویت اصلی باشد. اگر درک مشترکی از هدف خود نداشته باشیم، سر از پا در می‌آییم و همه‌چیز را به هم می‌ریزیم.

• در مورد اهداف نامشخص چه باید کرد

اگر به نظر تیم شما باشد، بهترین راه برای اصلاح این وضعیت اینست که کار خود را متوقف کنید و در همان حال قرار بگیرید. «بسیاری از اوقات، مدیران در کاهش سرعت کار تردید دارند. اما اگر روی چیزهای اشتباه کار می‌کنید، این بسیار مضرتر از صرف نیم روز برای راه‌اندازی یک کارگاه هم‌ترازی و ایجاد درک مشترک از هدفی است که دنبال می‌کنید.»

• چگونه از آن جلوگیری کنیم

برای جلوگیری از سردرگمی در مورد اهداف، از یک چارچوب هدف‌گذاری ساختاریافته استفاده کنید.

«کلید اینست که آن اهداف را تعیین کنید، سپس خودتان را در قبال آن‌ها مسئول بدانید». “اگر این اهداف را در اولویت قرار ندهید، درنهایت روی پروژه‌های زیادی کار خواهید کرد که با آنها همخوانی ندارد.”

6- تضادهای شخصیتی

وجود تضادهای شخصیتی یکی دیگر از مشکلات و موانع کار تیمی اثربخش است. خواه این یک مشاجره خاص باشد یا خصومت مداوم، هیچ‌چیز سریع‌تر از تضادهای شخصیتی موجود تیم را از بین نمی‌برد.

برای شناخت شخصیت های اعضای تیم خود می توانید از تست شخصیت شناسی هالند استفاده کنید.

• علائم هشدار دهنده

جو متشنج می‌شود. بحث‌ها به‌سرعت داغ می‌شود و در برخی موارد، امکان دارد شاهد افزایش غیبت باشید یا متوجه شوید که یکی از اعضای تیم تمایل ناگهانی و غیرقابل توضیحی برای رد جلسات دارد.

نشانه‌های کلامی و غیرکلامی همیشه یک شاخص خوب هستند.

هم‌تیمی‌هایی که در جلسات با یکدیگر لحن بدی می‌گیرند یا نشان می‌دهند که هنگام صحبت کردن با همکارشان نادیده گرفته می‌شوند، نشانه‌های کاملاً واضحی هستند. اگر در تعیین منبع مشکل دارید، اعضای تیم را به‌صورت تک به تک بررسی کنید که آنها در مورد تیم چه احساسی دارند.

• در مورد تضادهای شخصیتی چه باید کرد

درحالی‌که تضادهای شخصیتی اغلب به‌راحتی قابل‌تشخیص هستند، حل آنها می‌تواند یک موضوع دشوار باشد که به صبر و حسن نیت از همه طرف‌ها نیاز دارد. پرداختن مستقیم به آن با کارمندان برای رفع مشکلات و موانع کار تیمی اثربخش همیشه خوب است. «گوش دهید و درک خود از موضوع را تکرارکنید. سپس با طوفان فکری راه‌حل‌های احتمالی را با آن‌ها بررسی کنید تا مطمئن شوید که مشکل ادامه پیدا نمی‌کند.»

رهبران را تشویق کنید که با اعضای تیم به‌صورت جداگانه صحبت کنند تا گفتگوها به اتهام زنی تبدیل نشود.

بحث را با روشن کردن این نکته آغازکنید که قصد شما کمک به تیم برای همکاری بهتر با یکدیگر است – نه اینکه یک نفر را شیطانی جلوه دهید. همان‌طور که در حال گوش دادن هستید، نسبت به هرگونه بازخوردی که امکان دارد در مورد فرهنگ، ساختار یا فرآیندهای تیم داشته باشند، باز باشید. یک تغییر کوچک ممکن است راه را برای هماهنگی تیم هموار کند.

اگر سازمان شما یک متخصص منابع انسانی دارد، از تخصص آنها استفاده کنید. آنها می‌توانند به مدیران و کارمندان کمک کنند تا بر تعارضات غلبه کنند تا هیچ‌کس احساس تنهایی نکند. هر چه زودتر آنها را به داخل بکشید، بهتر است.

• چگونه از آن جلوگیری کنیم

وقتی فرد جدیدی را از خارج سازمان به اعضای فعلی تیم در فرآیند مصاحبه وارد می‌کنید، به حذف (یا حداقل شناسایی) نامزدهایی که احتمالاً با تیم موجود درگیر هستند، کمک می‌کند. حتی زمانی که یک عضو جدید از داخل سازمان می‌آید، آنها را با یک دوست خود راه‌اندازی کنید و چند فعالیت تیم‌سازی انجام دهید. این می‌تواند به آنها کمک کند تا باهم تیمی‌های خود در سطح شخصی ارتباط برقرار کنند و درک عمیق‌تری از اینکه دیگران از کجا آمده‌اند را به‌دست آورند.

درصورتیکه برای مصاحبه موثر نیاز به راهنمایی بیشتر دارید به صفحه مشاوره جذب نیروی انسانی مدیرنو مراجعه کنید.

ما همچنین دریافته‌ایم که مصاحبه برای همسویی ارزش‌ها به ایجاد تیم‌هایی کمک می‌کند که نگرش‌های اساسی در مورد کار و همکاری مشترک داشته باشند، درحالی‌که همچنان زمینه‌ها، مهارت‌ها و روش‌های فکری متنوع را فراهم می‌کند. هیچ راه تضمینی برای جلوگیری از تضادهای شخصیتی وجود ندارد، اما با چند تغییر در شیوه‌های استخدام و سرمایه گذاری در ایجاد روابط شخصی، می‌توانید بسیار نزدیک شوید.

سخن پایانی موانع کار تیمی اثربخش

سعی کردیم در این مقاله و با ارائه نکات تکمیلی در پادکست، مهمترین موانع، مشکلات و چالش های مدیران در کار گروهی و کار تیمی اثربخش در ایران را به‌طور کامل برای شما شرح بدیم. امیدواریم با پیاده‌سازی نکات ذکرشده مشکلات و موانع کار تیمی در مجموعه و کسب و کار شما به‌طور کامل رفع شود.

اگر برای تیم سازی یا بهینه سازی منابع انسانی به کمک نیاز داشتید حتما با ما تماس بگیرید.

و یا به صفحه مشاوره منابع انسانی مدیرنو مراجعه کنید.

منابع: atlassian و هیات تحریره مدیرنو