در این مقاله از مدیرنو به تکنیک های مصاحبه حضوری و از راه دور می‌پردازیم. تکنیک های مصاحبه استراتژی‌های مفیدی هستند که می‌توانند به شما در مصاحبه حضوری و یا از راه دور کمک کنند تا خصوصیات و موارد رفتاری کارجو را به‌طور مؤثر و کارآمدی ارزیابی کنید تا تصمیم درستی برای استخدام بگیرید.
هنگام مصاحبه با کارجو، زمان خیلی کمی برای پوشش دادن اطلاعات دارید.
مدیر اجرایی که درگیر انجام عادی تجارت است، بیشتر وقت خود را به مصاحبه اختصاص می‌دهد. بااین‌حال، فقدان تلاش وحشتناکی برای تلاش‌های سیستماتیک برای ایجاد بهبود در این فرآیند قدیمی وجود دارد. مصاحبه یکی از آن فعالیت‌هایی است که فکر می‌کنیم صرفاً به این دلیل که مدت‌هاست آن را انجام دادهایم پس همه‌چیز رو درباره آن میدانیم.
دصورتیکه در زمینه مصابحه نیاز به راهنمایی بیشتر دارید به صفحه مشاوره جذب نیروی انسانی مدیرنو مراجعه کنید.
مصاحبه چیست؟
در مفهوم وسیع، مصاحبه فرآیندی است که طی آن افراد (معمولاً دو نفر) اطلاعات را مبادله می‌کنند.
این افراد ممکن است نگران یک فرصت شغلی، یک ترفیع، یک مأموریت ویژه، یک فروش محصول، یک ادغام پیشنهادی یا سؤالات دیگر باشند. لازم نیست اطلاعات ردوبدل شده به حقایق محدود شود. در تجارت، به‌ویژه، چنین محصولاتی از مصاحبه به‌عنوان معنا و درک اغلب مهم‌تر از اظهارات واقعی هستند.
مصاحبه در محیط تجاری معاصر همواره در فضایی مملو از احساس فوریت انجام می‌شود.
زمان اختصاص داده‌شده به مصاحبه لزوماً محدود است. در نتیجه، یک رویکرد غیرمستقیم کاربرد کمی پیدا می‌کند. استفاده از مصاحبه هدایت‌شده در اکثر مواقع ضروری است. این محدودیت زمانی ذاتی گاهی پیامدهای ناکارآمدی را به همراه دارد: مصاحبه‌کننده آن‌قدر درگیر بودجه‌بندی زمان خود است که محتوا و هدف مصاحبه مخدوش می‌شود. ازاین‌رو، ما باید منظورمان از یک مصاحبه مؤثر را تعریف کنیم.
6 تکنیک کاربردی برای مصاحبه مؤثر
تکنیک های مختلفی برای شناسایی خصوصیات و موارد رفتاری افراد در مصاحبه حضوری و یا از راه دور وجود دارد. در اینجا به 6 تکنیک مصاحبه که می‌توانید آنها را در فرآیند مصاحبه فعلی خود استفاده کنید، اشاره خواهیم کرد.
1. برنامه ریزی و آماده سازی
فقدان برنامه‌ریزی کافی برای مصاحبه، بزرگ‌ترین نقصی است که درباره فرآیند مصاحبه یافت می‌شود.
اغلب اوقات، مصاحبه‌گر بی‌تجربه تا وارد بحث می‌شود متوجه شود که آمادگی او کامل نیست. مقدار متوسطی از پیش برنامه ریزی می‌تواند به‌راحتی چنین اتفاقات ناگواری را از بین ببرد. وقتیکه هدف مصاحبه از قبل مشخص باشد، معمولاً تمرین خوبی است که به فرد مربوطه زمان کافی برای آماده شدن برای صحبت قبل از مشارکت واقعی داده شود.
مصاحبه کننده با اشاره به نکاتی که باید به آنها پرداخته شود، پیش از موعد و به صورت مکتوب، امتیاز بیشتری به مصاحبه شونده می‌دهد. همچنین هدف خاص جلسه را تقویت می‌کند. اغلب اوقات انتظارات مصاحبه شونده ممکن است بسیار متفاوت از انتظارات مصاحبه کننده باشد. این سوءتفاهم، اگر اصلاح نشود، می‌تواند فاجعه‌آمیز باشد.
از سوی دیگر برنامه ریزی از قبل و جزئیات بیش‌ازحد برای مصاحبه می‌تواند به همان اندازه مضر باشد.
سپس مصاحبه‌شونده ممکن است پاسخ‌های معمولی درست یا عوامانه‌ای بسازد که البته محتوای اطلاعاتی مصاحبه را تقریباً به صفر می‌رساند. به‌طور خلاصه، او به یک راهنما، یک «رهبر» نیاز دارد اما نه بیشتر از این.
پیشنهاد مطالعه :
در ارائه اطلاعات، یک سخنران بلوک‌های زمانی را به موارد مختلف در دستور کار خود اختصاص می‌دهد.
اگر محدودیت زمانی تعیین نشود، ارائه می‌تواند به‌طور نامحدود ادامه یابد.
حتی بدتر از آن، اطلاعات واقعاً مهم ممکن است هرگز گفته نشود. این فرآیند به دلیل ویژگی عادی انسان یعنی حفظ مهم‌ترین بیت‌های اطلاعات برای پایان انجام می‌شود. روان‌پزشکان این را تشخیص می‌دهند و به‌ویژه در ده دقیقه آخر جلسه درمانی دقت می‌کنند.
به کمک این بینش، مصاحبه گر، اگرچه قادر به تنظیم یک چرخه ساعتی مانند روان‌پزشک نیست، باید با احتیاط سعی کند یک مقیاس زمانی را نشان دهد. این به مصاحبه‌شونده اجازه می‌دهد تا اطلاعات مرتبطی را که در غیر این صورت ممکن است پنهان بماند، برنامه‌ریزی کرده و در آن گنجانده شود. اگر مصاحبه خیلی ناگهانی خاتمه یابد، احتمال از دست دادن اطلاعات ارزشمند بسیار زیاد است.
مکان مصاحبه
مکان نقش مهمی در اثربخشی مصاحبه شما دارد.
پیدا کردن یک مکان آرام به شما این امکان را می‌دهد که بدون حواس‌پرتی با یک نامزد ارتباط برقرار کنید. مگر اینکه برنامه ریزی کرده باشید که همکاران خود را در مصاحبه بگنجانید، حتماً مصاحبه را در مکانی برگزار کنید که بتوانید یک گفتگوی خصوصی و انفرادی داشته باشید. به‌این‌ترتیب، نامزد تحت‌فشار افراد نزدیک که ممکن است آنها را بشنوند، احساس نمی‌کند.
برای کسب و کار در فضاهای اداری سنتی، مطمئن شوید که اتاق مصاحبه خود را در اسرع وقت رزرو کنید. اگر فرهنگ شرکت شما آرام‌تر است، ممکن است بخواهید مصاحبه را در یک محیط معمولی مانند یک سالن استراحت یا کافه خارج از محل انجام دهید. کسب‌وکارهایی مانند فروشگاه‌های خرده‌فروشی و رستوران‌ها اغلب با نامزدها در یک دفتر پشتی، اتاق استراحت یا یک منطقه آرام دیگر در داخل محل کارشان (مانند اتاق غذاخوری رستوران) مصاحبه می‌کنند.
قبل از انجام مصاحبه دوباره بررسی کنید که همه‌چیز مرتب است. این یک تجربه مصاحبه روان و مؤثر را تضمین می‌کند و نامزد را با تصور خوبی از شرکت شما به جا می‌گذارد.
2. ایجاد ارتباط
یکی از تکنیک های مهم مصاحبه رفتاری موثر ایجاد ارتباط است.
مطمئناً لحن کلی مصاحبه باید کمک کننده و دوستانه باشد تا موانع فوری برای ارتباط صریح به حداقل برسد. در این رابطه لازم به ذکر است که حفظ حریم خصوصی اولین شرط لازم برای مصاحبه خوب است. یکی از مؤلفه‌های مهم این امر، رهایی از وقفه‌های مزاحم است. (تلفن بارها باعث حواس‌پرتی می‌شود.)
به‌منظور ایجاد عنصر بسیار مهم ارتباط با مصاحبه شونده، باید تلاشی واقعی برای آسوده ساختن مصاحبه شونده انجام شود. به‌خصوص در درخواست شغل، ارتقاء شغلی، یا سایر مصاحبه‌هایی که در آنها تفاوت‌های قابل‌توجهی در وضعیت وجود دارد.
معمولاً در ابتدای مصاحبه باید فرصتی برای مصاحبه شونده در نظر گرفته شود تا با محیط مصاحبه سازگار شود.
وضعیت برای مصاحبه شونده جدید است. شاید این اولین تجربه او از این نوع باشد. تا زمانی که دوره انطباق مشخصی وجود نداشته باشد، مصاحبه شونده ممکن است نتواند سطح اضطراب خود را کاهش دهد و در نتیجه کل جلسه را از دست بدهد.
بخشی از این فرآیند تطبیقی، آشنایی با محیط اطراف است. این حقیقتی است که اغلب نادیده گرفته می‌شود. که هرگاه فردی در موقعیت عجیبی قرار می‌گیرد، نگران می‌شود.
یادداشت کردن
با یادداشت کردن بخش‌های قابل‌توجهی از اطلاعات، مصاحبه کننده می‌تواند به‌راحتی آنچه را که واقعاً اتفاق افتاده است بازسازی کند. یادداشت کردن نکات کمک می‌کند که اگر ثبت نشود، به خاطر سپردن آنها سخت خواهد بود.
زمانی که برای تثبیت آنها در ذهن بدون بهره‌مندی از یادداشت‌ها لازم است، می‌تواند برای گوش دادن و تفکر بیشتر استفاده شود. سپس، نوشتن موارد، مصاحبه شونده را تحسین می‌کند. این بدان معناست که پاسخ‌های او به‌اندازه کافی مهم در نظر گرفته می‌شود که قابل ثبت باشد. این یک مکانیسم تقویت کننده مناسب است. حتی ممکن است برای هدایت مسیر مصاحبه استفاده شود.
3. لیستی از سوالات مصاحبه را از قبل آماده کنید
یک لیست از سؤالات مصاحبه را برای پرسیدن از کارجو بر اساس شرایط شغلی و رزومه کاری برنامه ریزی کنید. تعداد سؤالات مصاحبه بستگی به این دارد که داوطلبان شما در چه مرحله‌ای از فرآیند مصاحبه هستند.
به‌عنوان‌مثال، مصاحبه‌های اولیه تلفنی اغلب 20 تا 30 دقیقه طول می‌کشد. به این معنی که 5 تا 10 سؤال را آماده کنید. برای مصاحبه‌های حضوری یا ویدیویی طولانی‌تر، 10 تا 15 سؤال مصاحبه پایان باز مطرح کنید. انتظار داشته باشید که در عرض یک ساعت شش یا هفت سؤال بپرسید.
حتماً سؤالات مصاحبه رفتاری پایان باز را بگنجانید تا داوطلبان بتوانند مهارت‌ها و تجربیات خود را توضیح دهند و توانایی خود را برای مقابله با موضوعات چالش برانگیز نشان دهند. این نوع سؤالات همچنین به شما کمک می‌کند تا تفکر انتقادی و مهارت‌های ارتباطی داوطلب را ارزیابی کنید.
پیشنهاد مطالعه :
مهم ترین تکنیک مصاحبه
یکی از مهم‌ترین تکنیک های مصاحبه اینست که کمی قبل از مصاحبه، رزومه و/یا نامه حمایتی هر داوطلب را به‌دقت بررسی کنید.
به‌این‌ترتیب می‌توانید به‌راحتی اطلاعات مهم در مورد نامزد را به خاطر بیاورید. علاوه بر پرسیدن سؤالات مصاحبه خاصی که از قبل آماده کرده‌اید، با درخواست از نامزد برای توضیح و تشریح نکات مهم در رزومه خود، گفتگو را تشویق کنید. همچنین می‌توانید از آنها بخواهید که شکاف‌های شغلی، جهش شغلی یا عناوین شغلی غیرعادی را روشن کنند.
بررسی دقیق رزومه نامزد به شما کمک می‌کند تا سؤالات مناسب را فرموله کنید، مکالمه را هدایت کنید و بینش بهتری در مورد اینکه چقدر مهارت‌ها و تجربه کاندید با وظایف شغلی مطابقت دارد به‌دست آورید.
4. مصاحبه ها باید محاوره ای باشد
این مهم است که به یاد داشته باشید که نامزدها به همان اندازه که شما به دنبال بهترین کاندید برای استخدام هستید، به دنبال شرکت و شغل مناسب برای مطابقت با نیازهای خود هستند.
با خوشامدگویی به نامزد و برخورد با مصاحبه مانند یک گفتگوی معمولی، تأثیر مثبتی بگذارید.
5 تا 10 دقیقه اول در شروع مصاحبه را برای ایجاد رابطه با نامزد، روان سازی مصاحبه و ایجاد احساس راحتی بیشتر در نظر بگیرید. بپرسید روزشان چگونه می‌گذرد. آیا در یافتن محل مصاحبه با مشکلی مواجه شده‌اند؟ یا قبل از شروع یک لیوان آب می‌خواهند. همچنین می‌توانید هر چیزی را که با نامزد مشترک دارید مطرح کنید. به عنوان مثال، آیا شما در همان دانشکده تحصیل کردید؟ آیا شما علایق مشابهی دارید؟ آیا در گذشته برای همان شرکت کار کرده‌اید؟
ذکر جنبه هایی از شرکت و زندگی
یک راه عالی برای تشویق نامزدها به پذیرش یک پیشنهاد شغلی (درصورتی‌که تصمیم به استخدام آنها پس از فرآیند مصاحبه بگیرید)، ذکر جنبه‌هایی از شرکت و زندگی کاری است که کارمندان فعلی آن را لذت‌بخش می‌دانند. به‌عنوان‌مثال، اگر شرکت شما امتیازات منحصربه‌فردی مانند کلاس‌های تناسب‌اندام در محل یا تعطیلات نامحدود ارائه می‌دهد، ارزش دارد که این مزایا را در طول فرآیند مصاحبه به اشتراک بگذارید.
مصاحبه‌ها باید دو طرفه باشد.
مطمئن شوید که در پایان زمان کافی برای پرسیدن سؤالاتی که از کاندیداها ممکن است داشته باشید، بگذارید. این همچنین می‌تواند نشان دهد که یک نامزد چقدر درگیر و علاقه‌مند به نقش و شرکت است.
5. هنر گوش دادن
موثر گوش دادن یکی دیگر از تکنیک های مصاحبه رفتاری است.
این اصل اغلب مطرح‌شده مبنی بر اینکه ما آنچه را که می‌خواهیم بشنویم می‌شنویم، در نگاه اول به نظر نمی‌رسد که یک جمله عمیق باشد.
سوگیری‌ها و نگرش‌های فردی و نیز ادراکات نقش و کلیشه‌ای همگی به پدیده ادراک انتخابی کمک می‌کنند. بنابراین، برای به‌دست آوردن بهترین اطلاعات ممکن، لازم است که فرد از فیلترهای خاص آگاه باشد. که اگر نگوییم مانع دریافت واضح و نسبتاً تحریف‌نشده اطلاعات می‌شوند.
این امکان وجود دارد که با سرعتی بین 110 تا 140 کلمه در دقیقه در بازه‌های زمانی طولانی بشنوید. نرخ و سرعت تفکر یا طرح فکر تقریباً هفت برابر این رقم است. نتیجه اینست که زمان فکر کردن به زمان گوش دادن اضافه می‌شود. نحوه استفاده از این زمان اضافی، البته با فرد متفاوت است. بااین‌حال، در این مرحله است که مصاحبه‌کننده تمایل دارد ایده‌های خود را در فرآیند مصاحبه مطرح کند و درنتیجه پاسخ‌های مصاحبه‌شونده را فیلتر کند.
6. پایان جلسه
10 درصد نهایی مصاحبه شاید مهم‌ترین باشد، زیرا بیشترین مقدار اطلاعات در واحد زمان معمولاً در این فاصله زمانی رد و بدل می‌شود.
در مجموعه‌ای از مصاحبه‌های ضبط‌شده مربوط به فروش مشخص شد که فروشنده اغلب اطلاعات حیاتی ارائه‌شده در پایان مصاحبه یا پس از فروش را نمی‌شنود. این اطلاعات نادیده گرفته‌شده باعث تفسیرهای نادرست مکرر شد که به‌نوبه خود منجر به لغو بسیاری از موارد بعدی و شکایات حل‌نشده شد. اگر با کمی توجه از خاتمه زودهنگام مصاحبه جلوگیری می‌شد ،از همه اینها اجتناب می‌شد.
بخشی از نتیجه‌گیری معمولاً شامل یک برنامه عمل می‌شود کاری که باید توسط هر یک یا هر دو طرف انجام شود یا به‌دست آید.
خلاصه واضح و مختصر از این طرح، همان‌طور که قبلاً ذکر شد، مفیدترین تکنیک برای دستیابی به نتایج خوب است. خلاصه برای هر دو طرف مفید است زیرا آنها را قادر می‌سازد تا دقیقاً آنچه را که انجام‌شده است و همچنین تمرکز بر توافق نهایی را درک کنند.
با استفاده از تکنیک های مناسب مصاحبه ، نه تنها می‌توانید به‌سرعت کاندیدای مناسب برای شغل خود را پیدا کنید، بلکه می‌توانید شهرت مثبتی برای برند ایجاد کنید که می‌تواند تجربه نامزد خود را بهبود بخشد. مردم در طول فرآیند مصاحبه در مورد نحوه برخورد با آنها صحبت می‌کنند، بنابراین مطمئن شوید که چیزی عالی برای صحبت به آنها ارائه می‌دهید.
درصورتی که برای انجام مصاحبه های مجموعه و سازمان خود دچار مشکل هستید یا وقت کافی ندارید. می توانید برون سپاری انجام دهید. برای اصلاع بیشتر در این مورد به صفحه مصاحبه های سازمانی مدیرنو مراجعه فرمایید.
منبع: indeed
کلیدواژه ها: تکنیک مصاحبه , تکنیک های مصاحبه رفتاری