انعطاف پذیری سازمانی چیست؟

در این مقاله از مدیرنو به اینکه تعریف انعطاف پذیری سازمانی چیست می‌پردازیم و همچنین به فواید و مزایای انواع انعطاف پذیری در مدیریت سازمان و مثالهایی از آن خواهیم پرداخت. انعطاف‌پذیری در مورد فراهم کردن شرایط بهتر برای پیشرفت کارکنان است و این مهم تنها در فرهنگ های سازمانی با اعتماد بالا موفق است. مرخصی نامحدود، ساعت کار منعطف و توانایی کار در هر زمان و مکان، تا همین چندی پیش در دنیای کار بی‌سابقه بود. شغل معمولی به این معناست که به مدت هشت ساعت در روز، شش روز در هفته، پشت میز یا در محل کار خود قابل مشاهده باشید.

انعطاف پذیری در مدیریت کارفرمایان و مدیران قبل از همه‌گیری کرونا با کمک سازمان‌های آینده‌ نگر و جهانی‌شده، با دورکاری و ایجاد تیم‌های از راه دور و برنامه‌های منعطف در حال افزایش بود. اما پس از اعمال قرنطینه‌ها، مدیران مجبور شدند که انعطاف پذیری در مدیریت سازمان را بپذیرند و حالا، در حالی که برخی از شرکت‌ها به روال قبلی خود بازگشته‌اند، سایر مدیران و کارفرمایان تصمیم گرفته‌اند برای همیشه انعطاف پذیری سازمانی را اجرا کنند.

انعطاف پذیری سازمانی چیست؟

انعطاف‌پذیری به معنای فراهم کردن شرایطی بهتر توسط مدیریت برای پیشرفت کارکنان است.

باید توجه داشت که، منعطف بودن شامل این ایده است که کارکنان بدون توجه به زمان و مکان انجام کار خود، بتوانند سازنده باشند. انعطاف پذیری سازمانی به جای اعمال یک محیط کار یا برنامه سفت و سخت، نیازهای فردی را تأیید کرده و از تعادل بهتر بین کار و زندگی و رفاه کارکنان پشتیبانی می‌کند.

توجه داشته باشید که انعطاف پذیری سازمانی با انعطاف‌پذیری کارکنان متفاوت است، که معمولاً به میزان سازگاری یک کارمند در محل کار اشاره دارد. انعطاف‌پذیری محل کار با «تعادل بین کار و زندگی» نیز متفاوت است. منعطف بودن محل کار اذعان می‌کند که کار و زندگی بیشتر در هم تنیده و روان هستند.

در محیط کاری منعطف، مدیریت به کارکنان اعتماد می‌کند تا کار خود را در یک ساختار غیر سنتی انجام دهند و منابع و محیط لازم را برای توانمندسازی کارکنان برای کار در این راه فراهم می‌کند.

اعتماد، عامل کلیدی در محیط های کاری منعطف است.

کار منعطف و کار از راه دور در فرهنگ‌های با اعتماد بالا بیشترین تأثیر را دارند. در فرهنگ‌های شرکتی با اعتماد در کار بالا، کارمندان از صحبت کردن احساس امنیت می‌کنند، از شکست احساس امنیت می‌کنند و بدون در نظر گرفتن زمان و مکانی که کار می‌کنند، رهبرانشان برای انجام کارشان احساس اعتماد می‌کنند.

این چیزی است که مگ نیوهاوس، یکی از بنیانگذاران و مدیر عامل شرکت مشاوره Certified™، از آن حمایت می کند.

مگ می‌گوید: «ضروری نیست که نظارت کنیم که افراد کجا کار می‌کنند یا چگونه کار می‌کنند یا چه زمانی کارشان را انجام می‌دهند. “کارکنان فقط کار را در روزهای خود جا می‌دهند، درست مثل سایر برنامه‌های زندگی خود.”

چرایی اهمیت انعطاف پذیری سازمانی

کارمندان خواهان محل کار منعطف تر هستند و حتی شغل فعلی خود را در جستجوی آن ترک می‌کنند. استعفاهای بزرگ ثابت کرده که کارکنان به دنبال هدف و انعطاف بیشتر در محل کار خود هستند. 

مگ هشدار می‌دهد: «شما نمی‌توانید شغلی را بدون اینکه منعطف باشد تبلیغ کنید و انتظار داشته باشید که متقاضیان با کیفیت بالا را جذب کنید». “تبلیغ یک موقعیت کاری از راه دور، به عنوان انتخاب اولی که مردم به دنبال آن هستند، جذاب است.”

انعطاف پذیری در مدیریت سازمان نیز ورودی خوبی برای جذب استعدادهای بالقوه است. وقتی دیگر تنها به استخدام افرادی که در رفت و آمد به محل کار هستند یا کسانی که همیشه از شنبه تا پنج‌شنبه، ساعت 9 تا 5 در محل کار حضور دارند محدود نیستید، میزان جذب نیروی انسانی و استخدام سازمانتان بهبود می‌یابد.

از طرفی، شرکت‌هایی که در سازگاری و ایجاد حداقل‌های انعطاف پذیری سازمانی ناکام هستند، با ادامه تغییر نیروی کار عقب خواهند ماند.

مگ می گوید: «ما در بحبوحه انقلابی در محل کار هستیم که کارمندان را در صندلی راننده نشانده است.»

معایب و مزایای انعطاف پذیری در سازمان چیست؟

مانند هر چیز دیگری، یک محل کار منعطف دارای مزایا و معایبی است.

انواع فواید و مزایای انعطاف پذیری در سازمان

• کار منعطف شما را به سمت استخدام بهترین افراد هدایت می‌کند. هنگامی که معیار اصلی مکان و ساعات کاری نیستند، به احتمال زیاد تیمی متنوع از استعدادهای برتر ایجاد خواهید کرد.
• سلامت روان. طبق نظرسنجی ما در سال 2022 از متوسط ​​​​محل های کاری ایالات متحده، کارمندانی که از راه دور به صورت پاره وقت یا تمام وقت کار می‌کنند، از سلامت روانی بالاتری نسبت به کارکنان کاملاً در محل گزارش می‌دهند. در واقع، 57 درصد از کارمندان کاملاً از راه دور از سلامت روانی خوبی برخوردار هستند در مقایسه با 49 درصد از کارکنانی که پنج روز در هفته در سازمان کار می‌کنند. برای بررسی این امر در کارکنان خود میتوانید از تست های روانشناسی مدیرنو استفاده کنید.
• تعادل کار و زندگی. کارمندانی که از راه دور کار می‌کنند نسبت به افرادی که در محل کار می‌کنند، از تعادل بین کار و زندگی خود رضایت بیشتری داشتند (63٪ در مقابل 57٪).
• تعهد شغلی. زمانی که کارمندان احساس کنند مورد اعتماد هستند و می‌توانند تعادل بین کار و زندگی سالمی داشته باشند، درگیرتر، سازنده‌تر و کمتر احتمال دارد که کار را ترک کنند. کارمندان دورکار یا ترکیبی تمایل بیشتری به انجام کار اضافی (60%) در مقایسه با کارمندان دائم در محل (53%) گزارش می‌دهند.

نتایج خروجی کسب و کار برخلاف تصور بسیاری از کارفرمایان، در بسیاری از موارد تغییر به کار از راه دور در طول همه گیری به نتیجه سازمانها لطمه‌ای وارد نکرد.

معایب انعطاف پذیری سازمانی

برداشت کارکنان از ترفیع منصفانه. شرکت‌هایی که دارای محل‌های کاری ترکیبی هستند یا 100% از راه دور هستند، در مقایسه با مکان‌های کاری با نیروی کار مستقر در محل، شرایط سخت‌تری برای اثبات شیوه‌های رشد منصفانه موجود دارند. همانطور که تحقیقات ما نشان داد، کارمندان از راه دور نسبت به کارمندانی که یک تا چهار روز را در محل کار یا دفتر می‌گذرانند، 6 درصد کمتر احتمال دارد که به قوانین رشد در سازمان اعتماد داشته باشند.

اتصال به تصویر بزرگتر. کارمندانی که کاملاً از راه دور کار می‌کنند، کمتر احساس ارتباط با چشم انداز و ماموریت شرکت دارند و کمتر احساس می‌کنند که تأثیرگذار هستند. در متوسط ​​​​محل کار ایالات متحده، 58٪ از کارمندان از راه دور احساس می‌کنند که در محل کار اثرگذارند در مقایسه با 65٪ از کارمندان مستقر در محل.

در حالی که ابزارهایی مانند Zoom، Teams و Slack برای ارتباط تیم شما عالی هستند، واقعا هیچ جایگزینی برای ارتباط رو در رو وجود ندارد. و هنگامی که کارمندان در زمان‌های مختلف آنلاین هستند، حل مشکلات فوری که ظاهر می‌شوند می‌تواند چالش برانگیز باشد.

یکی شدن خانه و محل کار. علیرغم آزادی که کار منعطف می‌تواند به ارمغان بیاورد، برای کارمندان بسیار آسان است که ساعات طولانی تری در خانه کار کنند، یا با تنظیم برنامه‌ای برای فرار از فرسودگی شغلی خود دست و پنجه نرم کنند.

کار از راه دور می‌تواند به راحتی منجر به احساس قطع ارتباط اجتماعی و تنهایی شود، به خصوص اگر اولین بار است که کارمند به این روش کار می‌کند.

انواع انعطاف پذیری در سازمان

گزینه‌هایی در شرایط کاری منعطف وجود دارد که می‌تواند بر اساس نیازهای سازمان شما ترکیب و مطابقت داده شود:

برنامه ریزی منعطف

کارمندان می‌توانند ساعت‌ها، شیفت‌ها و زمان‌های استراحت خود را تعیین کرده یا می‌توانند هفته کاری فشرده را انتخاب کنند (مثل کار تمام وقت در پنج روز به جای شش روز).

ساعت های منعطف

کارمندان می توانند در صورت نیاز به کار پاره وقت یا کاهش ساعات کاری خود بپردازند.

مکان منعطف

کارمندان می‌توانند انتخاب کنند که از خانه، اداره یا مکان‌های دیگر کار کنند. بسیاری از مکان‌های کاری با اعتماد بالا، کارمندان خود را قادر می‌سازند از هر مکانی در جهان کار کنند.

PTO منعطف (یا نامحدود)

کارمندان آزادند که در صورت نیاز مرخصی بگیرند، بدون اینکه نگران استفاده از مرخصی‌های محدود خود باشند. در بسیاری از سازمانها، کارکنان برای گرفتن مرخصی‌های استحقاقی هم با چالشهایی مواجه می‌شوند.

موقعیت های منعطف (اشتراک گذاری شغل)

دو یا چند کارمند یک نقش واحد را به اشتراک می‌گذارند تا بتوانند به صورت پاره وقت کار کنند در حالی که این نقش به صورت تمام وقت تحت پوشش قرار می‌گیرد.

اعزام‌های بین‌بخشی

به کارمندان اجازه می‌دهد برای مدتی موقت بدون از دست دادن «شغل روزانه» خود را در حوزه‌های مختلف کسب‌وکار غوطه‌ور کنند. با تمرکز بر توسعه کسب و کار و قرار گرفتن در معرض کارهای جدید، کارکنان می‌توانند درک بهتری از حوزه‌های متفاوت کاری به دست آورند.

ارائه هر یک (یا همه) گزینه‌های فوق ممکن است در سازمان شما امکان پذیر نباشد، یا سازمان از فرهنگ مناسبی جهت پشتیبانی چنین گزینه‌هایی برخوردار نباشد. اما وجود چنین گزینه‌هایی در سازمان می‌تواند به طور قابل توجهی روحیه کارکنان و فرهنگ کلی شرکت را تقویت کند.

انعطاف پذیری سازمانی همچنین می‌تواند شامل ارائه مواردی مانند روزهای سلامت روان یا روزهای آفلاین باشد. به عنوان مثال، Forma، یک پلت فرم مزایای زندگی، «روزهای ریکاوری روحی» را ارائه می‌دهد و Front، یک سرویس ارتباطی با مشتری، یک «روز غیرقابل دسترس» در سراسر شرکت دارد.

چگونگی نظارت در محیط های کاری منعطف

مدیریت خرد نقطه مقابل کار منعطف است. مگ نیوهاوس به مدیران توصیه می‌کند که حداقل هر هفته یک‌به‌یک با کارمندان خود ملاقات کنند، به‌ویژه در محیط‌های دور. همچنین او اشاره می‌کند، این برای بررسی نحوه کار آنها نیست، بلکه بررسی نحوه عملکرد آنها است.

او می‌گوید: «اگر در یک دفتر سنتی نیستید که بتوانید کنار میز کسی بایستید یا در آشپزخانه به او برخورد کنید، یا برای یک ناهار سریع بیرون بپرید، باید در مورد این چک‌این‌های مجازی مصمم‌تر باشید.

حتی به نصب برنامه‌های ردیابی کار از راه دور فکر نکنید یا از کارکنان نخواهید که دوربین‌های فیلمبرداری خود را هر زمان که آنلاین هستند روشن کنند.

مگ می افزاید: «شما مهدکودک را اداره نمی‌کنید. “اگر آنها به موقع کاری را تحویل نمی‌دهند یا اگر زمانی که می‌گویند قرار است آنجا باشند حاضر نمی‌شوند، اینها پرچم‌های قرمزی هستند که باید به آنها توجه کنید. اما اگر افرادی دارید که کارشان را با کیفیت خوب ارائه می‌دهند، دلیلی برای نظارت شدید وجود ندارد.»

راههای اندازه گیری موفقیت انعطاف پذیری در سازمان

مگ می‌گوید فقط باید به نتایج کسب و کار خود نگاه کنید. اگر کارمندان ناراضی باشند، مشتریان نیز به یک اندازه ناراضی خواهند بود و به طور کلی کسب و کار شما آسیب خواهد دید.

او می‌گوید: تعداد درآمد ما به طور مداوم در حال افزایش است، حاشیه سود ما خوب به نظر می‌رسد. “اگر می‌خواهید به نتیجه نهایی نگاه کنید، می‌توانید بازده برگشت سرمایه اعتماد به نیروی کار خود را ببینید.”

باید به طور منظم با کارمندان خود تماس بگیرید، چه در جمع‌بندی جلسات یک به یک چه از طریق نظرسنجی‌ها، تا مطمئن شوید که محیط کاری منعطف شما نیازهای آنها را برآورده می‌کند. آیا آنها ابزار مورد نیاز خود را دارند؟ آیا آنها از جانب مدیر خود احساس حمایت می‌کنند؟ رفاه کارکنان چگونه است؟

مگ توضیح می‌دهد: «هیچ تعادلی بین کار و زندگی وجود ندارد، این همه زندگی است.”

منابع: greatplacetowork ، هیئت تحریریه مدیرنو