۸ نکته برای مدیریت زمان کسب و کار
وقتی یک کسبوکار کوچک یا متوسط را اداره میکنید، ممکن است شما در مرکز همه چیز باشید! در حال مدیریت موعدهای مشتریان، رسیدگی به امور مالی و هدایت تیم خود . اغلب ممکن است به نظر برسد که هیچ پایانی برای فهرست کارهای شما وجود ندارد. زمان بیقیمت است و مدیریت درست آن مهارتی حیاتی برای شماست، بهویژه بهعنوان صاحب یک کسبوکار کوچک. فرمولی کامل برای تسلط بر مدیریت زمان وجود ندارد، اما همیشه میتوانید عادتهایی ایجاد کنید که با برنامه و ریتم کاری شما هماهنگ باشند.
در اینجا هشت راهکار عملی مدیریت زمان کسب و کار آمده است که به شما کمک میکند بهرهوری خود را افزایش دهید، تصمیمات هوشمندانهتری بگیرید و تمرکز خود را به گسترش و موفقیت کسبوکارتان معطوف کنید.
آیا میخواهید زمان خود را بهتر مدیریت کنید و از هر روز کسبوکارتان بیشترین بهره را ببرید؟ پادکست مدیریت زمان و برنامه ریزی از علی معبودی، راهکارهای عملی و کاربردی برای نظمدهی به وظایف و افزایش بهرهوری ارائه میدهد. گوش دهید و یاد بگیرید چگونه کنترل زمانتان را به دست بگیرید!
چگونه زمان خود را مدیریت کنیم و کارهای بیشتری را انجام بدهیم؟
اگر احساس میکنید هیچگاه ساعات روز کافی نیست، این نکات میتوانند به این سوال که چگونه زمان خود را مدیریت کنیم و کارهای بیشتری را انجام بدهیم پاسخ دهد.
۱. سازماندهی کنید.
یک محیط کاری منظم و برنامه کاری واضح میتواند بهطور قابل توجهی بهرهوری شما را افزایش دهد. جن هِرمان، تولیدکننده محتوا و استراتژیست بازاریابی در The Strategy Studio میگوید: «یک فضای شلوغ منجر به ذهن شلوغ میشود. وقتی محیطم از نظر فیزیکی سازماندهی شده است، تمرکز بیشتری دارم و کمتر حواسپرت میشوم.»
اگر فضای کاری شما هرجومرج باشد، بهراحتی ممکن است احساس غرق شدن کنید و روند کار شما مختل شود. اقدامات ساده زیر میتوانند بهرهوری شما را بهینه کنند:
فضای کاری خود را سازماندهی کنید: این شامل حذف شلوغیها و تعیین محل برای وسایل مهم است. اقلام غیرضروری را دور بریزید یا بهطور مؤثر ذخیره کنید. فایلهای فیزیکی خود را به نسخههای دیجیتال تبدیل کنید تا فضای بیشتری برای خود ایجاد کنید. این فایلهای دیجیتال را بر اساس مشتری یا پروژه سازماندهی کنید، بسته به اینکه چه چیزی برای کسبوکار شما مناسبتر است.
کار خود را سازماندهی کنید: فرآیند کاری خود را با تعیین اهداف SMART سازماندهی کنید. ایجاد فهرستی از حدود پنج وظیفهای که میخواهید در طول هفته انجام دهید، شروع خوبی است. هر وظیفه را با ذکر اهمیت آن شرح دهید و سپس روی اجرای آنها یکی پس از دیگری تمرکز کنید. این استراتژی تضمین میکند که پیشرفت قابل توجهی در جهت گسترش کسبوکار یا حفظ روند فعلی فروش داشته باشید.
زمانهای اوج بهرهوری خود را بشناسید: شناخت دورههای پرکارآمدی میتواند به افزایش کارایی کمک کند. زمانهایی را که فعالتر و پربازدهتر هستید، یادداشت کنید. این زمانها ممکن است بعد از ورزش صبحگاهی یا پس از ناهار باشد. یک اپلیکیشن دیجیتال مانند Toggl میتواند با ثبت زمان صرف شده برای هر کار، به شما در درک الگوهای بهرهوری کمک کند. وقتی دوره اوج بهرهوری خود را شناسایی کردید، میتوانید آن زمان را به وظایف چالشبرانگیزتر و با اولویت بالاتر اختصاص دهید و کارهای سادهتر را به زمانهای دیگر موکول کنید.
با دنبال کردن این پیشنهادات ساده، میتوانید بر شلوغی — چه ملموس و چه ناملموس — که ممکن است اثربخشی شما را کاهش دهد، غلبه کنید و تلاش خود را بهطور مؤثرتر به سوی دستیابی به اهداف کسبوکارتان هدایت کنید.
چرا در سایت ما هستید و چه کمکی ما می توانیم به شما بکنیم ؟
۲. استفاده از اپلیکیشنها
اگر گوشی هوشمند دارید، آن را به ابزار نهایی کسبوکار کوچک خود تبدیل کنید با اپلیکیشنهایی که به شما کمک میکنند برنامه و جریان کاری خود را مدیریت کنید. با وجود تعداد زیاد اپلیکیشنهای بهرهوری، مهم است که مطمئن شوید اپلیکیشن مناسب را انتخاب میکنید.
کریسی متزلر، مربی عملکرد اجرایی و همبنیانگذار The Goalden System، توصیه میکند: «بزرگترین عاملی که هنگام جستجوی یک اپلیکیشن بهرهوری باید بررسی شود این است: آیا با نیازهای من مطابقت دارد؟ اپلیکیشنهای عالی زیادی وجود دارند، اما این به این معنا نیست که همه آنها برای نیازهای منحصربهفرد شما مناسب هستند.»
متزلر پیشنهاد میکند قبل از تحقیق درباره اپلیکیشنها و ویژگیهای آنها، چند سؤال از خود بپرسید. پرسیدن سؤالاتی مانند «امیدوارم از این اپ برای چه کاری استفاده کنم؟» و «سه ویژگی اصلی که میخواهم در این اپ ببینم کداماند؟» مفید است. او همچنین بر پیدا کردن اپلیکیشنی که تجربه کاربری شخصی مورد نظر شما را فراهم کند تأکید کرد، چه بخواهید چیزی رنگارنگ و تعاملی باشد، چه ساده و سرراست.
اگر پس از پاسخ به این سؤالات نیاز به پیشنهاد داشتید، این اپلیکیشنهای مدیریت زمان و کار بهطور گسترده استفاده میشوند:
Todoist: اگر فهرستهای کاغذی سنتی کافی نیستند، ویژگیهای Todoist به شما کمک میکند روی وظایف خود متمرکز بمانید. وظایف خود را بر اساس مهلت امروز و موعدهای آینده تنظیم کنید. پس از وارد کردن وظایف، Todoist بهطور خودکار آنها را برچسبگذاری و برنامهریزی میکند. شما یادآوریهای بهموقع و یک خلاصه روزانه دریافت میکنید تا دقیقاً بدانید روز شما چگونه خواهد بود.
Harvest: اگر صاحب کسبوکاری کوچک هستید که از مشتریان بر اساس ساعت دریافت هزینه میکنید، اپلیکیشنی مانند Harvest بهراحتی زمان صرفشده برای هر وظیفه را ثبت میکند و صدور فاکتور را آسان میکند. حتی اگر بر اساس زمان هزینه نمیگیرید، Harvest به شما کمک میکند مدت زمان هر پروژه را دنبال کنید و آگاهتر شوید که هر پروژه چقدر زمان واقعی میبرد.
Trello: برای مدیریت کلی جریان کاری، Trello منبع بسیار خوبی است. میتوانید برای هر پروژه برد ایجاد کرده و خطوط مراحل گامبهگام را تنظیم کنید تا وظایف از ابتدا تا پایان دنبال شوند. همچنین ابزاری عالی برای همکاری و پیگیری بهرهوری و کارایی کارکنان دورکار است.
میزیتو: این اپلیکیشن برای مدیریت زمان و اولویتبندی وظایف بسیار مفید است. شما میتوانید وظایف خود را دستهبندی کنید، مهلتها را تنظیم کنید و با اعلانهای هوشمند یادآوریها را دریافت کنید. میزیتو همچنین امکان ردیابی پیشرفت پروژهها و تحلیل بهرهوری شما را فراهم میکند تا بهتر بتوانید زمان خود را مدیریت کنید.
۳. یاد بگیرید چه زمانی واگذار کنید
وقتی تازه کار خود را آغاز میکنید، طبیعی است که همه چیز مربوط به کسبوکارتان را خودتان انجام دهید. احتمالاً به یادگیری در حین کار عادت کردهاید و مهارتهای بازاریابی، حسابداری و سایر توانمندیهای لازم برای اداره سازمان خود را فرا گرفتهاید.
با این حال، وقتی زمان شما ارزشمندتر میشود، تفیض اختیار یا واگذاری وظایف اهمیت زیادی پیدا میکند. یادگیری اینکه برخی وظایف را برونسپاری کنید یا پروژهها را به کارکنان محول کنید، به شما آزادی میدهد تا فرصتهای رشد را دنبال کنید. برای مثال، متزلر اشاره کرد که افراد اغلب در واگذاری آموزش تیم مشکل دارند: «افرادی که نمیخواهند یک عضو تیم دیگر را از روند کار مطلع کنند، ترجیح میدهند خودشان آن را انجام دهند. وبسایتهای فوقالعاده زیادی وجود دارند که به شما کمک میکنند ویدئوی آموزشی سریع و آسانی ایجاد کنید که در آینده برای اعضای تیم مفید باشد. مهم است به خاطر داشته باشید که آمادهسازی خود برای موفقیت ممکن است شامل ایجاد روشهایی برای واگذاری وظایف به دیگر اعضای تیم باشد.»
ابتدا تصمیم بگیرید چه وظایفی را میخواهید واگذار کنید. وظایفی را که معمولاً به تعویق میاندازید مشخص کنید تا دریابید چه کسی میتواند آن کار را بهتر انجام دهد. اگر کارکنانی برای کمک ندارید، از پیمانکاران مستقل یا فریلنسرهایی که در آن حوزه تخصص دارند استفاده کنید تا بهصورت موردی کار انجام دهند.
با شبکه حرفهای خود تماس بگیرید و از آنها معرفی افراد قابل اعتماد را بخواهید. یک وظیفه واگذار شده تنها در صورتی موفق است که بهدرستی انجام شود، بنابراین با دقت استخدام کنید و مهلتها را رعایت کنید.
آیا میدانستید؟
مدیریت زمان و واگذاری وظایف از مهارتهای اساسی کسب و کار هستند، همراه با مهارتهای ارتباطی، برنامهریزی استراتژیک و توانایی رهبری. با گوش دادن به پادکست مدیریت زمان از علی معبودی، دریچهای به دنیای مدیریت هوشمندانه زمان باز کنید. این پادکست به شما نشان میدهد چگونه با برنامه ریزی درست، استرس کمتر و بهرهوری بیشتری داشته باشید و کسبوکارتان را سریعتر رشد دهید.
۴. پیگیری امور مالی خود
رسیدگی به امور مالی میتواند زمان زیادی ببرد و استرس زیادی ایجاد کند. راهاندازی یک سیستم حسابداری از همان ابتدا به شما کمک میکند منظم بمانید و در نتیجه در آینده وقت خود را صرفهجویی کنید.
اگر هنوز نرمافزار حسابداری ندارید، یکی از بهترین راهحلهای حسابداری را در نظر بگیرید تا مسیر درست حسابداری و کتابداری را طی کنید.
چند نمونه برای بررسی:
- MineralTree: به شما امکان میدهد فرآیند پرداختهای حسابها را از تأیید فاکتور تا پرداخت نهایی دنبال کنید.
- QuickBooks: که با MineralTree سازگار است، امکانات متعددی برای سادهسازی حسابداری ارائه میدهد.
- Xero: یک ابزار ابری و صرفهجوییکننده در زمان است که برنامه پرداختها و بدهیها را نمودار میکند، تا بتوانید جریان نقدی خود را بهتر مدیریت کرده و پرداختها را بهموقع انجام دهید.
۵. اجتناب از حواسپرتیهای غیرضروری
اگر یک کسبوکار تکنفره دارید، بر عهده خودتان است که انگیزه خود را حفظ کرده و روی کارتان متمرکز بمانید.
جن هرمان میگوید: «حواسپرتیها قاتل بهرهوری هستند و در دنیای امروز همه جا هستند. برای اینکه روی مسیر بمانم، گوشی من روی حالت «مزاحم نشو» است، به جز برای خانواده نزدیک و مدارس فرزندانم. در ساعات کاری از شبکههای اجتماعی دوری میکنم و فقط در زمانهای برنامهریزی شده استراحت میکنم. ایمیلها را فقط سه بار در روز بررسی و پاسخ میدهم — صبح، بعدازظهر و قبل از پایان کار. و همیشه سه اولویت اصلی روز بعد را قبل از خاموش کردن سیستم مینویسم تا هر صبح با تمرکز واضح شروع کنم.»
هیچ کس دیگری نیست که مطمئن شود شما سخت کار میکنید یا کارها را بهموقع انجام میدهید. در اینجا چند نکته اضافی برای محدود کردن حواسپرتی و حفظ بهرهوری آمده است:
- گوشی خود را روی حالت بیصدا قرار دهید.
- از ابزارهایی مانند SelfControl استفاده کنید که دسترسی به وبسایتهایی که معمولاً وقت خود را روی آنها هدر میدهید، محدود میکند.
- به وضعیت احساسی و سلامت عمومی خود در طول ساعات کاری توجه کنید. در کار خود حاضر و آگاه باشید.
- تعادل سالم بین کار و زندگی شخصی را با جدا نگه داشتن بحثهای کاری از زمان خانوادگی حفظ کنید. برنامهریزی روزانه به شما کمک میکند زمان خود را مؤثر مدیریت کرده و از هر ساعت بهترین استفاده را ببرید.
۶. از قانون ۸۰/۲۰ استفاده کنید
قانون ۸۰/۲۰ بیان میکند که ۸۰ درصد از نتایج شما از ۲۰ درصد تلاش شما حاصل میشود — و بالعکس. ۲۰ درصد از وظایف خود را که بیشترین بازده را دارند شناسایی کنید و روی آنها تمرکز کنید. باقی کارها را واگذار کنید یا زمان کمتری برای آنها صرف کنید.
برای مثال، اگر بخش بزرگی از زمان خود را روی تلفن صرف میکنید، از مردم بخواهید به جای تماس، برای شما ایمیل بفرستند. برخی مشتریان یا کارکنان نیازمند توجه بیشتری هستند و زمان بیشتری از سهم خود را با شکایت یا حواشی میگیرند. بررسی کنید که آیا میتوان این اتلاف وقتها را کنار گذاشت.
جن هرمان میگوید: «قانون ۸۰/۲۰ برای من به معنای اولویت دادن به وظایف با تأثیر بالا است که نتایج را ایجاد میکنند و رها کردن کارهای کوچک است که تاثیری ندارند. بهویژه وقتی صاحب کسبوکار خود هستید، باید یاد بگیرید رها کنید زیرا اغلب احساس میکنید همه چیز در حال شعلهور شدن است. من اغلب از خودم میپرسم: «آیا این هماکنون تغییر ایجاد میکند؟ آیا بخشی از اهداف کوتاهمدت من است؟ آیا میتوانم تأثیر بزرگتری داشته باشم اگر بعداً انجامش دهم (و بعداً کی است؟)» این تغییر نگرش، نحوه ساختاردهی روز من را کاملاً تغییر داده است.»
وقت شما با ارزش است! در پادکست مدیریت زمان و برنامه ریزی از علی معبودی، ترفندهای کارآمد برای اولویتبندی وظایف، استفاده از ابزارهای مدیریت زمان و افزایش تمرکز ارائه شده است. همین حالا گوش دهید و مهارتهای زمانبندی خود را متحول کنید.
۷. از انجام همزمان چند کار خودداری کنید
اگرچه چندکارگی ممکن است به نظر راهی عالی برای انجام همه کارها باشد، اما غیرموثر است زیرا مغز کمی زمان نیاز دارد تا دوباره تمرکز کند، که باعث کاهش بهرهوری و افزایش خطا میشود. متزلر میگوید: «چندکارگی در واقع کاری نیست که مغز شما بتواند انجام دهد. بسیاری از مردم فکر میکنند میتوانند دو کار را همزمان انجام دهند، اما واقعیت این است که مغز شما بین آن وظایف جابجا میشود و خسته میشود.»
روی یک کار در هر زمان تمرکز کنید و روز خود را بر اساس آن سازماندهی کنید. برای مثال، میتوانید صبحها ابتدا به ایمیلها پاسخ دهید تا آن کار انجام شود و یک بازه زمانی دیگر را برای پاسخگویی به تماسها اختصاص دهید. پس از اتمام یک وظیفه از فهرست خود، به وظیفه بعدی بروید. متزلر اشاره کرد که این استراتژی برای حداکثر بهرهوری بهترین روش است.
او افزود: «زمانبندی بلوکی روشی عالی برای اطمینان از داشتن زمان اختصاصی برای انجام وظایف خاص است. برای مثال، اگر قصد دارید بین ساعت ۳ تا ۴:۳۰ بعدازظهر روی یک ارائه کار کنید و ایمیلی درباره آن ساعت ۱۱ صبح دریافت میکنید، میدانید که ساعت ۳ زمان بررسی آن را خواهید داشت. با عدم جابجایی بین کار فعلی و ایمیل جدید، مغز شما کمتر دچار حواسپرتی میشود و در نهایت خسته نمیشود.»
۸. زمان استراحت را برنامه ریزی کنید — واقعاً!
کار مداوم میتواند هم از نظر ذهنی و هم جسمی شما را خسته کند. این کار خلاقیت شما را کاهش میدهد و توانایی حل مسئله شما را کم میکند. اغلب میشنوید که صاحبان کسبوکار میگویند بهترین ایدههایشان هنگام پیادهروی آرام، دوش گرفتن تازهکننده یا صرفاً استراحت ناگهانی به ذهنشان خطور کرده است.
دادن زمان استراحت به خودتان به ذهن ناخودآگاهتان کمک میکند تا دادههای مختلف را پردازش کرده و راهحلهای خلاقانهای ارائه دهد. این فقط به معنای گرفتن یک استراحت کوتاه نیست، هرچند شروع خوبی است. زمانی را برای خانواده و دوستان اختصاص دهید، به یک سرگرمی بپردازید، بیرون بروید و فعال باشید، یا یک کتاب سرگرمکننده مطالعه کنید. هدف ایجاد تعادل بین کار و استراحت است. از این لحظات آرامش برای درخشش کسبوکارتان استفاده کنید.
اگر حس میکنید روزتان پر از کارهای نیمهتمام است، پادکست مدیریت زمان را از دست ندهید! علی معبودی با ارائه تکنیکهای کاربردی مدیریت زمان، به شما کمک میکند انرژی خود را صرف کارهای مهم کنید و زمان را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید.
چرا مدیریت زمان کسب و کار برای کارآفرینان حیاتی است؟
دلایل کلیدی اهمیت مدیریت زمان هنگام اداره یک کسب و کار عبارتاند از:
زمان را بهعنوان یک منبع محدود در نظر بگیرید: روز تنها تعداد محدودی ساعت دارد تا کارها انجام شوند. آیا نمیخواهید بیشترین استفاده را از آن ببرید؟
- افزایش رقابتپذیری: این موضوع بهویژه اگر در صنعتی با رقابت شدید هستید اهمیت دارد. اولین بودن در بازار یا ارائه ویژگی جدید میتواند تفاوت بین موفقیت و شکست باشد.
- افزایش سوددهی: چه کارکنان خود را ساعتی پرداخت کنید و چه حقوق ثابت داشته باشند، هرچه بهرهوری آنها بیشتر باشد، ارزش بیشتری نصیبتان میشود. اگر سازماندهی مناسبی نداشته باشید، نمیتوانید وظایف را بهطور مؤثر واگذار کنید و بهرهوری کارکنان را نظارت کنید و ممکن است پول بیشتری از حد لازم خرج کنید.
- تصمیمگیری بهتر: وقتی وظایف حیاتی را اولویتبندی میکنید، گزینههای بیشتری در اختیار دارید و میتوانید تأثیر بزرگتری بر عملیات خود بگذارید. برعکس، وقتی وظایف مهم دفن و نادیده گرفته میشوند، ممکن است فرصتها را از دست بدهید و مجبور شوید با شتاب و هزینه بیشتر کارها را انجام دهید.
- تمرکز بهتر بر رشد: وقتی عملیات روزمره شما بهطور روان انجام میشود، آزادی دارید تا فرصتهای گسترش کسبوکار را بررسی کنید.
- جذب مشتریان بیشتر: کارآمدی کسبوکار منجر به کیفیت بالاتر کار و تجربه بهتر مشتری میشود. مشتریان راضی وفادار هستند و میتوانند با بازخوردهای مثبت و معرفی کسبوکار، به رشد شما کمک کنند.
- کاهش استرس: سازماندهی، حذف وظایف از فهرست و انجام کارها بهطور مؤثر، رضایتبخش است و بخشی از استرس ذاتی صاحب کسبوکار بودن را کاهش میدهد. استرس بر بهرهوری تأثیر میگذارد، بنابراین کاهش استرس برای عملیات کسبوکار و سلامت جسمی و روانی شما حیاتی است. با کاهش سطح استرس، احتمال تجربه سوختگی شغلی کمتر میشود.
نتیجه گیری
پادکست تکنیک های مدیریت زمان و برنامه ریزی علی معبودی، راهنمای هر کارآفرین و مدیر برای نظمدهی به روز کاری است. نکات عملی، ابزارهای هوشمند و استراتژیهای بهرهوری در این پادکست شما را آماده میکند تا با اعتماد و تمرکز بیشتری روز خود را برنامهریزی کنید.
به مشاوره نیاز دارید ؟ با ما تماس بگیرید
مشاوران متخصص ما آماده راهنمایی کردن شما هستند
02126248779
منبع: business.com
تهیه و تالیف: هیئت تحریریه مدیرنو
برچسب ها: چگونه زمان خود را مدیریت کنیم و کارهای بیشتری را انجام بدهیم؟, چگونه وقت خود را مدیریت کنیم,
