در این مقاله و پادکست از مدیرنو به اینکه راهکارهای افزایش بهره وری در سازمان می‌پردازیم. آیا می‌دانید هدف از بهره وری چیست؟ بهره‌وری یعنی استفاده‌ی بهینه و حداکثری از تمام داشته هامون. پس وقتی در رابطه با بهره‌وری صحبت می‌کنیم به این معنی نیست که سازمان شما نتیجه نمیگیره.
افزایش بهره وری به این معنیست که سازمانی که در حال نتیجه گرفتن است، چطور می‌تواند از حداکثر پتانسیل خودش استفاده کند.
به همین خاطر وقتی در این رابطه صحبت میشه، همیشه یه پای قضیه، پرسنل و کارکنان (اونایی که باید در این مسیر به ما کمک کنن) هستن و از ضلع دیگه، بخش مدیران ارشد و مدیران عالی سازمان‌اند. به همین جهت دوره‌های آموزش مدیریت و آموزش درون سازمانی از اهمیت ویژه ای برخوردار هستند.
هدف از بهره وری چیست؟
پس ما تا اینجا به این نقطه رسیدیم که هدف ما از طرح بهره وری این نیست که شما نتیجه نمیگیرید. هدف از بهره وری اینست که؛ شما ده واحد پتانسیل دارید، اما امروز در مجموعه‌تون هشت واحد برداشت میشه. ما به دنبال افزایش اون دو واحدیم.
پس هدف از افزایش بهره وری در سازمان یعنی استفاده حداکثری از پتانسیل‌ها.
حالا وقتی به این نقطه و به این تعریف مشترک می‌رسیم، می‌خواهیم در رابطه با شش ابزاری که در سازمانتون به شما کمک میکنه بهره‌وری بیشتری از تعامل با کارکنان خودتون داشته باشید را چطور اجرا کنید. این شش مورد در سازمانتون چه چیزهایی هستن و چطور به شما کمک میکنن.
راهکارهای افزایش بهره وری در سازمان چیست؟
ابزار اول: شفاف سازی در امور، شرح وظایف و خواسته ها
اینکه من بیام در سازمان اون چیزایی رو که می‌خواهم و نیاز دارم شفاف‌سازی کنم یا بهتره بگم شفاف سازی امور، وظایف، مسئولیت‌ها و انتظاراتی که از تک‌تک پرسنلتون در سازمان دارید، باید مدون و مکتوب باشه. یعنی من باید بدونم مدیرم از من چه انتظاری داره؟ شرح وظایفم چیه؟ مسئولیت هام چیه؟ از اون طرف انتظاراتی که باعث میشه سازمان به نتیجه بهتری برسه چه چیزهایی هست.
پس شما در اولین راهکار افزایش بهره وری در سازمان نیاز به شفاف‌سازی در امور، شرح وظایف و خواسته‌ها دارید.
ابزار دوم: محیط تعاملی
اما گام دوم یا ابزار دوم اینه که ما بیایم یک محیطی را فراهم کنیم که آدم‌ها از ارتباط و بازخورد دادن، از سؤال پرسیدن نترسن. نیایم یه جوری تعامل کنیم که کسی اگه سؤالی در رابطه با یک موضوع،خصوصاً زمانی که مدیر میاد، یه طرح جدیدی رو عنوان کنه نترسه.
پس ما باید توی سازمان یک فضایی را ایجاد کنیم که آدم‌ها به‌راحتی سوالشونو بپرسن.
حتی بازخورد منفی بدن یا نظراتشون رو در رابطه با ایده‌هایی که خصوصاً از بالا ارائه میشه به‌راحتی اعلام کنن. بتونن توی بهینه سازی خروجی‌ها کمک کنن. چون پرسنل چه بخواهید یا نخواهید از زاویه‌های متفاوتی دارن به سازمان و به اون ابزار نگاه می‌کنند. کارکنان می‌توانند چیزهایی را ببینند که شما قاعدتاً ممکنه هیچوقت نبینید.
پیشنهاد مطالعه :
ابزار سوم: حذف موانع زائد
به‌جای اینکه دنبال سرعت‌دهنده‌ها باشیم بیایم سرعت‌گیرها رو برداریم. بذارید یک مثال بزنم؛ شما وقتی‌که می‌خواهید یه گیاهی رشد کنه به جای این که بیاید دنبال کود، خاک اصلاح‌شده یا مواردی که باعث تقویت گیاه میشه بشید، که همه‌ی اینا نیازه، ولی در جای خود به‌جای اون بیاید گلدونی که کوچیکه براش رو تغییر بدین. یا در یک فضایی که نور خوب بهش برسه قرارش بدین.
بنابراین به عنوان راهکار سوم افزایش بهره وری در سازمان سعی کنید موانع پیشرفت که جلوی رشد کسب و کارتونو میگیره رو برطرف کنید.
بیاین قوانین دست‌وپا گیر و روندهای زائد که باعث میشه سازمان در فرآیندش بمونه و سرعتش کم شه حذف کنید. بیاید در رابطه با جلسات بی‌فایده که نهایتاً هیچکس نمیفهمه که خروجی چی شد، هیچکس نمیدونه که قراره روی چی کار کنه و بعدازاین گام بعدی چیه؛ جلوی این هارو بگیرید.
این ابزار باعث میشه که شما بتونید روی پرسنلتون و اونها در سازمانتون با سرعت مطلوب‌تری کار کنن. این دقیقاً همون چیزیه که ما داریم در موردش صحبت می‌کنیم. بهره‌وری الزاماً این نیست که شما امروز داری نتیجه نمی‌گیری! به این معنیه که شما داری نتیجه خوب نمی‌گیری.
پیشنهاد مطالعه :
ابزار چهارم: داشتن برنامه برای پاداش و تشویق کارکنان خلاق و متعهد
اما راهکار چهارم برای افزایش بهره وری در سازمان اینه که ما باید سیستم پرداختی و سیستم پاداش و کارانه‌ای که در سازمان داره پرداخت میشه رو حول محور همون پارامترهایی که برامون مهمه و برامون ارزشمنده بچینیم. مثلاً شما وقتی توی سازمان برای خلاقیت، برای تلاش بیشتر برای دست آوردهایی که آن تایم به نقطه موردنظر میرسن و نتیجه میگیرن، برنامه‌ای نداشته باشین، اگر روندی رو نچینید و براش خوابی تدارک نبینید، نمی‌توانید به اون خروجی برسید.
یعنی من باید برای سازمانم این‌رو شفاف کنم که اگر کسی طرح یا ایده خلاقانه‌ای رو مطرح کرد و اون ایده تبدیل به اجرائیات سازمان شد و تونست به سازمان کمک کنه برای این فرد چه اتفاقی میوفته. یا اگر کسی توی تایم‌های اضافه و بیرون از سازمان به خروجی مطلوبی رسید یا زمان بیشتری رو گذاشت و سازمان رو زودتر از یک موعد روتین به یک نتیجه و دستاوردی رسوند، باید به چه خروجی‌ای برسه و چی به‌دست میاره.
چرا آدم ها باید برای ما بیشتر تلاش کنن یا خلاقیت بیشتری خلق کنن؟
اگر آدمی بیاد یه خلاقیتی رو برای سازمان من خلق کنه، آیا سازمان من برنامه‌ای برای این کار داره؟ آیا می‌خواهد که به اون فرد اهمیت بده یا پاداش بده. یا نه اصلاً قرار نیست که ما برای کسی که بیشتر تلاش میکنه اقدامی بکنیم. که همین اتفاق باعث میشه که آدم‌های خلاق، آدم‌هایی که تعهد بیشتری دارن تو سازمان ما یا نمونن یا نهایتاً دورشون کم بشه و از سازمان ما به‌احتمال‌زیاد خارج میشن.
پیشنهاد مطالعه :
ابزار پنجم: تفهیم نقش افراد
راهکار بعدی برای افزایش بهره وری در سازمان اینه که ما بیایم نقش تک‌تک اعضای تیم ها و افرادی که در سازمان هستن رو تفهیم کنیم.
الزاماً هم سازمان وقتی بزرگ میشه باید انجام بشه. گفته من این نیست که مدیر ارشد به یاد تمام این کارارو خودش انجام بده. مدیر ارشد باید کانال‌هایی داشته باشه که در ابزار بعدی در موردش صحبت می‌کنیم. اتفاقاً کیفیت اونا خیلی مهمه. اما ما بیایم در سازمان به بخش‌ها و به واحدها و به آدم‌های مختلف تفهیم کنیم که در رسیدن به اهدافمون چقدر نقش دارن. چقدر مهمن. چقدر باید تلاش بیشتری کنن یا بهتره بگم با کیفیت تلاش کنن تا اون سازمان به اون دستاوردهای لازم برسه.
پس تفهیم نقش افراد در رسیدن به اهداف سازمانی میتونه یکی دیگه از پارامترهایی باشه که به پرسنل کمک کنه که تلاش بیشتری کنن. با انگیزه‌تر باشن و به سمت جلو به سمت اهداف با سرعت بیشتری حرکت کنن.
ابزار ششم: کیفیت سرپرستان و مدیران میانی
مورد آخر بحث مربوط به کیفیت سرپرستان و مدیران میانی هست. ما وقتی در رابطه با مدیران میانی صحبت می‌کنیم به این نقطه باید فکر کنیم که سازمان ما می‌تواند سرعتش باکیفیت مدیران میانی بیشتر و بهتر بشه. یا حتی میتونه جلوی سرعتش گرفته بشه.
پیشنهاد مطالعه :
پس داریم در مورد این صحبت می‌کنیم که اگر سرپرستان و مدیران میانی تون رو تقویت نکنین یا بیایم یه گام قبل‌تر اگر این گروه یا این طبقه چسبندگی لازم رو به سازمان نداشته باشن شما گروه بعد هم از دست میدین. تا زمانی که طبقه وسط رو درست نکردین یه جوریایی سازمانتون تبدیل به ایستگاه میشه. ایستگاهی که گروه پایینی یعنی گروه بعد از سرپرست‌ها و مدیران میانی، گروهی هستن که میان و میرن و شما نمی‌توانید جلوی خروجشون رو بگیرین.
پس داریم در مورد اثر سرپرستان و مدیران میانی در کیفیت خروجی رسیدن به اهداف و بالابردن بهره‌وری صحبت می‌کنیم.
بنا به هر دلیلی گاهی اوقات مدیران توی یک سازمان به خاطر قدمت بالای مدیران میانی اون هارو کنار نمی‌ذارن یا بهشون فشار نمیارن. درصورتی‌که وقتی شما به طبقه وسطت فشار نمیاری وقتی اونارو ارتقا نمیدی و وقتی اونارو آموزش نمیدی عملاً داری هزینه‌های تمام‌شده سازمانتو زیادتر می‌کنی. پس بهتره حواستون به طبقه وسط سازمانتون باشه. چون اون طبقه ست که میتونه موفقیت و شکست بهره‌وری مجموعه شمارو در بلندمدت رقم بزنه.
نتیجه پایانی
در این مقاله توضیح دادیم هدف از بهره وری چیست و شش مورد از راهکارهای افزایش بهره وری در سازمان رو با هم مرور کردیم. هر کدوم از این موارد شاید به‌تنهایی در کسبوکار و مجموعه شما داره اتفاق میوفته. اما اگه دنبال نتایج فوق‌العاده برای سازمانتون هستین، باید هر شش مورد را با یک توان ثابت و همیشگی دنبال کنید. موارد ذکر شده رو توی سازمانتون اجرا کنید تا بتونید به دستاوردهای به‌شدت خوب برای کسب‌و‌کارتون برسید.
پس هوشمندانه عمل کنید…
نویسنده: علی معبودی
سازمانها برای افزایش بهره‌وری نیاز به آموزش‌های تخصصی دارند. برای اطلاع بیشتر در این زمینه به صفحه آموزش درون سازمانی مدیرنو مراجعه کنید.