این روزها برنامه ریزی منابع سازمانی یا ERP یکی از حیاتیترین ابزارهای مدیریتی برای هزاران کسبوکار، از شرکتهای کوچک گرفته تا سازمانهای بزرگ، در تمامی صنایع به شمار میرود. اگر میخواهید بدانید erp چیست و چگونه باید آن را در سازمان خود پیادهسازی کنید، تا انتها با مدیرنو همراه باشید.
ERP چیست؟
برنامهریزی منابع سازمانی(Enterprise Resource Planning) که به اختصار ERP خوانده میشود، نوعی نرمافزار سازمانی است که شرکتها برای مدیریت فعالیتهای روزمره کسبوکار از آن استفاده میکنند.
فعالیتهایی نظیر: حسابداری، تأمین و خرید، مدیریت پروژه، مدیریت ریسک در سازمان، مدیریت زنجیره تأمین و… در سازمان، به کمک سیستم erp انجام میشود.
در واقع ERP راهکاری است که با یکپارچهسازی فرآیندها و نرمافزارهای کسب و کار، به سازمان شما کمک میکند تا انعطافپذیری بیشتری داشته باشد و مسیر رشد و توسعه را هموار سازد.
یک مجموعه کامل erp علاوه بر این موارد، مدیریت عملکرد سازمان (EPM) را نیز در بر میگیرد؛ قابلیتی که به سازمان کمک میکند برنامهریزی مالی، بودجهبندی، پیشبینی و گزارشدهی نتایج مالی را با دقت بیشتری انجام دهد.
نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی erp
سیستم برنامهریزی منابع سازمانی یا erp یک پلتفرم جامع و یکپارچه است که پس از پیادهسازی، تمامی جنبههای یک شرکت تولیدی یا توزیعی را مدیریت میکند.
این سیستمها علاوه بر مدیریت فرآیندهای اصلی کسب و کار، از حوزههای زیر نیز پشتیبانی میکنند:
- مدیریت مالی
- منابع انسانی
- مدیریت زنجیره تأمین
- تولید
- حسابداری
- مدیریت چرخه عمر محصول
- مدیریت ریسک
- مدیریت عملکرد سازمان
- مدیریت منابع انسانی و سرمایه انسانی
تفاوت erp با نرمافزارهای مالی چیست؟
جالب است بدانید که سیستم مالی تنها یکی از ماژولهای سیستم ERP محسوب میشود.
ماژول مالی سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی erp، مجموعهای از قابلیتهای مرتبط با مدیریت امور مالی سازمان را در اختیار قرار میدهد که از جمله آنها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- حسابداری مالی
- مدیریت حسابهای پرداختنی
- مدیریت حسابهای دریافتنی
- مدیریت درآمد
- صدور صورتحساب
- مدیریت هزینهها
- مدیریت پروژه
- مدیریت داراییها
- حسابداری مشارکتهای تجاری
- مدیریت وصول مطالبات
- مدیریت خرید و تأمین
- مدیریت زنجیره تأمین
- مدیریت موجودی کالا
- مدیریت تولید
- مدیریت سفارشها
- لجستیک
مثال از سیستم ERP
برای درک بهتر عملکرد سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، به این مثال توجه کنید:
فرض کنید یک شرکت خودروسازی برای تولید محصولات خود، قطعات موردنیاز را از چندین تأمینکننده مختلف خریداری میکند.
این شرکت میتواند با استفاده از سیستم erp، تمام مراحل درخواست خرید، سفارشگذاری، تأمین کالا و پرداخت را مدیریت کند. در این فرآیند، تمامی اطلاعات مربوط به قطعات، فرآیندهای سازمان، گزارشها و تحلیلها بر اساس دادههایی استاندارد و یکپارچه ثبت میشوند.
اگر نرم افزار erp بهدرستی در چنین شرکتی پیادهسازی شده باشد، برای مثال قطعهای مانند لنت ترمز همیشه با یک شناسه و اطلاعات یکسان در سراسر سیستم ثبت میشود؛ اطلاعاتی مانند:
- نام قطعه
- ابعاد
- جنس
- محل تأمین
- شماره تولید
- شماره قطعه تأمینکننده
- شماره سریال
- قیمت
- مشخصات فنی
- و …
این موضوع باعث میشود تمام واحدهای سازمان دقیقاً درباره یک قطعه مشخص صحبت کنند و هیچ ابهامی در اطلاعات آن وجود نداشته باشد.
تمامی اطلاعات مربوط به خرید یک قطعه، پس از انتقال به حساب صحیح در دفتر کل (بخش General Ledger نرم افزار)، هزینهها را بهدرستی ثبت و کنترل کرده و گزارش میدهد.
حال تصور کنید اگر همین محصول لنت ترمز در سیستمهای مختلف با سه نام متفاوت ثبت شده باشد، شرکت بهسختی میتواند تشخیص دهد سالانه چه میزان برای خرید این قطعه هزینه کرده است یا اینکه آیا زمان تغییر تأمینکننده یا مذاکره برای کاهش قیمت فرا رسیده است یا خیر.
پیشنهاد مطالعه: چگونه میتوانیم فرآیندهای کاری را بهینه کنیم؟
نحوه پیادهسازی ERP در سازمانها
پیادهسازی سیستم erp تنها به نصب یک نرمافزار محدود نمیشود، بلکه فرآیندی استراتژیک برای یکپارچهسازی فرآیندهای سازمان به شمار میرود. در بسیاری از شرکتها، استقرار ERP بهصورت مرحلهای انجام میشود تا ریسک پروژه کاهش یابد و کارکنان فرصت کافی برای سازگاری با سیستم جدید داشته باشند.
این فرآیند معمولاً با تحلیل نیازهای سازمان و بررسی فرآیندهای موجود آغاز میشود. سپس، بر اساس اهداف کسب و کار، نرمافزار ERP مناسب انتخاب و متناسب با ساختار سازمان پیکربندی میشود. در ادامه، اطلاعات مورد نیاز از سیستمهای قدیمی به ERP منتقل شده، کاربران آموزش میبینند و سیستم در محیط آزمایشی مورد ارزیابی قرار میگیرد.
پس از اطمینان از عملکرد صحیح، سیستم ERP بهصورت رسمی در سازمان راهاندازی میشود و در نهایت با پایش مستمر، رفع مشکلات و بهینهسازی فرآیندها، پروژه وارد مرحله بهرهبرداری کامل خواهد شد.
تجربه نشان داده است که موفقیت در پیادهسازی برنامه ریزی منابع سازمان erp، بیش از هر چیز به حمایت مدیران ارشد، مشارکت کاربران، کیفیت دادهها و مدیریت تغییرات سازمانی صحیح وابسته است.
مزایای سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی
مهمترین مزایای ERP عبارتاند از:
1. دسترسی به بینشهای دقیقتر کسب و کار از طریق گزارشهای لحظهای و اطلاعات بهروز
2. کاهش هزینههای عملیاتی با استانداردسازی فرآیندها و استفاده از بهترین رویههای اجرایی
3. افزایش همکاری میان واحدهای سازمان از طریق اشتراکگذاری اطلاعات قراردادها، درخواستهای خرید و سفارشهای تأمین
4. بهبود بهرهوری کارکنان به دلیل استفاده از تجربه کاربری یکپارچه و فرآیندهای استاندارد
5. یکپارچگی زیرساخت سازمان از بخشهای پشتیبان تا واحدهای ارتباط با مشتری
6. افزایش پذیرش سیستم توسط کاربران به دلیل طراحی ساده و تجربه کاربری یکسان
7. کاهش ریسکهای سازمانی از طریق کنترل بهتر اطلاعات مالی و افزایش صحت دادهها
8. کاهش هزینههای مدیریت و نگهداری سیستمها به واسطه استفاده از زیرساختی یکپارچه و استاندارد
9. سادهتر شدن جمعآوری، سازماندهی، تحلیل و توزیع اطلاعات سازمان به طوری که هر فرد یا سیستمی بتواند در زمان مناسب به دادههای موردنیاز خود دسترسی داشته باشد و وظایفش را با دقت بیشتری انجام دهد.
10. تمرکز دادهها در یک مخزن اطلاعاتی واحد بهطوری که همه افراد، از مدیرعامل گرفته تا کارشناسان حسابداری، از یک مجموعه داده مشترک استفاده میکنند.
11. ایجاد شفافیت کامل در فرآیندهای کسب و کار
پیشنهاد مطالعه: چگونه هزینه های سازمان را کاهش دهیم؟
روندهای نوین در حوزه ERP
با گسترش سریع نرمافزارهای erp، چشمانداز سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی نیز دستخوش تغییرات اساسی شده است.
با رواج تلفنهای همراه، دورکاری و امکان انجام فعالیتهای سازمانی در هر زمان و هر مکان، دیگر نمیتوان ERP را به نرمافزارهای قدیمی نصبشده روی سرورهای داخلی سازمان محدود کرد.
راهکارهای مدرن erp که بر بستر رایانش ابری ارائه میشوند، به سازمانها کمک میکنند تا سریعتر به تغییرات بازار واکنش نشان داده و هزینه و زمان پشتیبانی را کاهش دهند.
جمعبندی
سیستمهای برنامهریزی منابع سازمانی ERP یکی از مهمترین ابزارهای مدیریت کسبوکار هستند. این سیستمها با یکپارچهسازی اطلاعات، فرآیندها و واحدهای مختلف سازمان، امکان تصمیمگیری سریعتر، افزایش بهرهوری و کاهش هزینههای عملیاتی را فراهم میکنند.
بسیاری از شرکتها در سراسر جهان در حال حرکت از سیستمهای سنتی به سمت راهکارهای ابری هستند تا علاوه بر افزایش کارایی، آمادگی بیشتری برای پاسخگویی به نیازهای آینده کسبوکار خود داشته باشند.
