در این مقاله از مدیرنو؛ به اینکه چگونه با تیم جدید آشنا می‌شوید می‌پردازیم. به‌عنوان یک مدیر، اولین جلسه آشنایی با تیم جدید می‌تواند سخت و خسته‌کننده باشد. شما دوست دارید که مطمئن شوید که این جلسه در کمال آرامش هدایت می‌شود تا توانایی مدیریت و رهبری خودتان را اثبات کنید. اما لازم است که این کار را بدون آسیب زدن به شور و ذوق اعضای تیم و یا پایمال کردن فرهنگ تیم انجام دهید.
چگونه با تیم جدید آشنا می شوید؟
ما در اینجا راهکارهایی را در اختیار شما قرا ر می‌دهیم تا بهترین عملکرد را در این زمینه داشته باشید.
1. در مورد تیم جدیدتان تحقیق کنید.
اگر یک شبکه‌ی یکپارچه‌ی اطلاعات درون سازمانی در ارتباط با مشخصات کارمندان، در سازمان وجود دارد حتماً آن را مطالعه کنید. تا اطلاعاتی در مورد مهارت‌های حرفه‌ای و عملی کارمندان و یا سایر اطلاعات مفید در اختیار شما قرار گیرد. زمانی که چنین اطلاعاتی در رابطه با اعضای تیم در اختیار داشته باشید؛ به تیم شما ثابت می‌شود که شما قبل از آشنایی با آن‌ها، ارزش قائل شده و برای شناخت اعضای تیم وقت گذاشته‌اید.
اگر همچنین شبکه‌ی اطلاعاتی در دسترس شما نیست، می‌توانید از بخش مدیریت منابع انسانی کمک بگیرید. چون ممکن است که اطلاعاتی در رابطه با اعضای تیم جدید در اختیار داشته باشند.
از این اطلاعات استفاده کرده و سعی کنید که چهره‌ی افراد، اسم و محل زندگی آن‌ها را به خاطر بسپارید. اگر در به خاطر سپردن اسامی مشکل‌دارید، سعی کنید از متد ارتباط چهره استفاده کنید. به این صورت که یک ارتباط بین اسامی و یک ویژگی منحصربه‌فرد از افراد ایجاد کنید. همچنین سعی کنید تا تلفظ درست اسم افراد را یاد بگیرید.
صحبت کردن با رییس
در صورت امکان قبل از اینکه وظیفه‌ی جدیدتان را در اختیار بگیرید. برنامه‌ای برای صحبت کردن با رئیس خودتان و همچنین مدیر سابق تیم داشته باشید. تا اطلاعاتی در مورد نقاط قوت و ضعف افراد تیم و همچنین بازخوردهای رفتاری تیم و هر برخوردی که نیاز است از آن دوری‌کنید را فراگیرید.
اگر قرار است که شما با تیمی از ملیتی دیگر یا فرهنگ و مذهبی متفاوت همکاری کنید. سعی کنید تا به تفاوت‌های فرهنگی توجه داشته باشید.
زمانی که برای روبه‌رو شدن و آشنایی با تیم جدید آماده شدید در ذهن خودتان یک سازمان دهی وسیعی در رابطه با فرهنگ سازمانی داشته باشید. چه یک دیدار رسمی باشد و چه غیر رسمی. این به شما کمک می‌کند تا در جلسه‌ی معارفه‌ی خودتان یک عملکرد شایسته و درخور و یک ارتباط مؤثر داشته باشید.
پیشنهاد مطالعه :
نکته:
ممکن است که اعضای تیم جدید شما از همکارهای سابق شما باشند. در این صورت ممکن است که مدیریت برایتان سخت باشد. شاید مجبور به بازسازی ارتباطات کاری خودتان شوید. این کار را به بهترین شکل انجام دهید. به‌هرحال شما مجبور به انجام این جلسه معارفه‌ی اختصاصی هستید، در نظر داشته باشید که ممکن است هر نتیجه‌ای از این جلسه حاصل بشود. پس شما به هر نتیجه‌ای که ممکن است به وجود بیاید فکر کنید و خودتان را برای آن آماده کنید.
2. آماده سازی فضای جلسه
اگر قصد دیدار با فردی را دارید سعی کنید یک فضای بی‌طرفانه برای این دیدار در نظر بگیرید. مانند اتاق جلسه و اگر برای شما مقدور است قبل از شروع جلسه به مکان جلسه رفته و به مواردی مانند محل نشستن، دمای اتاق و نور محیط توجه کنید. تا فضای راحتی را برای مذاکره ایجاد کنید. این اقدامات به کاهش استرس و افزایش کیفیت مذاکره کمک می‌کند.
اگر جلسه‌ی شما به‌صورت حضوری و رودررو نیست، به موارد مهم دیگر توجه کنید. با در نظر گرفتن این واقعیت که ما در دنیایی زندگی می‌کنیم که به‌طور فزاینده‌ای به سمت مجازی شدن پیش می‌رود. بسیاری از جلسات به‌صورت آنلاین برنامه ریزی شده که در اغلب موارد با مشکلات فنی مواجه می‌شوند.
قبل از شروع جلسه به اتاق جلسه رفته و از اینکه همه‌چیز مرتب است و به‌درستی کار می‌کند، اطمینان حاصل نمایید. مواردی مانند: نور اتاق و برقراری اینترنت. این کنترل قبل از جلسه به شما این امکان را می‌دهد که اگر مشکل فنی‌ای وجود دارد آن را برطرف کنید.
3-جلسه معارفه را به‌صورت کوتاه و غیر رسمی برگزار کنید.
قبل از شروع جلسه، اجازه دهید تا اعضای تیم از این موضوع آگاه شوند که این یک جلسه‌ی معارفه‌ی غیر رسمی است. نه یک جلسه‌ی کاری. یک بار در جلسه، کمی در مورد خودتان توضیح دهید. توجه داشته باشید که مانند یک تاجر صحبت کنید. در صحبت‌های خود یک ارتباط مؤثر بین ارزش‌ها و مواردی که شما برای به‌دست آوردن آن‌ها تلاش می‌کنید، برقرار کنید. در این مرحله نیازی نیست که در مورد برنامه‌های خودتان به‌طور وسیع و گسترده توضیح دهید. بعداً می‌توانید در یک جلسه‌ی رسمی‌تر این کار را انجام دهید.
در این موقعیت، به‌سادگی این موضوع را توضیح دهید که هدف شما از برنامه ریزی این جلسه، آشنایی با یک به یک اعضای تیم بوده. بنابراین شما می‌توانید کمی اطلاعات در رابطه با اعضای تیم به‌دست آورده و متوجه شوید چطور می‌توانید از آن‌ها پشتیبانی کنید.
اجازه دهید تا افراد متوجه این موضوع بشوند که شما برگزاری یک جلسه‌ی رسمی را بعد از این که این جلسه‌ی آشنایی با تمامی اعضاء صورت گرفت در برنامه‌ی خوددارید. به‌علاوه این موضوع را روشن کنید که شما 90 روز ابتدای کار خود را صرف آموختن موارد مرتبط با تیم جدید و نحوه‌ی کار با آن‌ها خواهید کرد.
تغییرات گروه
در ضمن این نکته را یادآور شوید که این احتمال وجود دارد که شما کمی تغییرات در گروه ایجاد کنید. اما نه تا زمانی که به‌طور کامل با کار و شرایط آشنا نشده‌اید، تا آن زمان این تغییرات را اعمال نخواهید کرد. این یک نصیحت کلی برای تمامی مدیران جدیدی است که خواهان دستیابی سریع به موفقیت در مدت زمان کوتاهی پس از رسیدن به جایگاه جدیدشان هستند.
به معنای واقعی به دنبال فرصتی برای بهبود همه‌چیز باشید. اما توجه داشته باشید که این کار را بدون ایجاد تغییرات گسترده در سیستم یا فرآیند حال حاضر سازمان ایجاد کنید. اجرای این کار ممکن است سال‌ها زمان ببرد و یا شاید به‌سرعت انجام پذیرد.
باقی زمان جلسه را صرف شناخت تیم جدید کنید. این فرصت را در اختیار افراد قرار دهید که اگر در رابطه با شما و سابقه‌ی شما کنجکاو هستند، سؤالات خودشان را از شما بپرسند. به‌تمامی سؤالات پاسخ دهید، اما توجه داشته باشید به‌جای این که از دستاوردهای خودتان صحبت کنید، این گفت‌وگوها را به سمت اهداف مشترک هدایت کنید.
آیا تابه‌حال به این فکر کرده‌اید که چطور برخی از تیم‌ها و یا سازمان‌ها تا این حد مطلوب و مؤثر با هم کار می‌کنند. و از حداقل تعارضات برخوردارند اما دیگر تیم‌ها و سازمان‌ها چنین خصلت‌هایی نداشته و ناکارآمد هستند؟.
پیشنهاد مطالعه :
این سه پیام را باید به تیم منتقل کنید:
- از اینکه در اینجا حضور دارم بسیار خشنود هستم و فعالیت‌های شما برای من قابل احترام است.
- از شما خواهشمند هستم که این اطمینان را داشته باشید. حضور من در اینجا موجب ایجاد استرس در شما و یا سخت کردن شرایط نخواهد بود.
- من در اینجا حضور دارم تا به شما کمک کنم که توانایی‌های خود را برای بهتر انجام دادن مسئولیت‌هایتان افزایش دهید و در بهترین جایگاه ممکن قرار گیرید.
نکته:
این یک امر طبیعی است که شما خواستار انطباق با افرادی باشید که تازه با آن‌ها آشنا شده‌اید. اما محتاط باشید تا مواردی خارج از مسئولیت خود بر عهده نگیرید. قولی ندهید که نتوانید به آن عمل کنید. با انجام این کار از همان ابتدا راستی و درستی خودتان را به سایرین اثبات کنید.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در این مورد به صفحه آموزش درون سازمانی مدیرنو مراجعه فرمایید.
با ما در ارتباط باشید.
منبع: mindtools