در این مقاله از مدیرنو؛ به اینکه قبل از قطع همکاری با کارمند چه اقداماتی باید انجام دهیم می‌پردازیم. اتخاذ این تصمیم بسیار دشوار است. در ادامه به نکاتی مهم در رابطه با نحوه قطع همکاری کارمند اشاره شده که عمل به آنها به مدیران سازمان ها و همپنین پرسنل کمک می کند تا راحت تر با این قضیه کنار بیایند.
قبل از قطع همکاری با کارمند چه اقداماتی باید انجام دهیم
تصور کنید کارمندی را که برای دستیابی به مقاصد و اهدافتان، دارای صلاحیت کافی بوده است را استخدام کرده‌اید. اما در طول چند ماه گذشته، متوجه شده‌اید که باوجود تلاش‌های متعدد برای کمک به موفقیت او، کارها در حد استانداردهایی که انتظار داشتید انجام نشده و در موعد خواسته‌شده تحویل داده نمی‌شوند. همچنین گزارش‌ها ناقص بوده یا اصلاً آماده نیستند.
شما باید کاری انجام دهید چون زمانی برای اصلاح او ندارید و اشتباهات دائمی از جانب او بر اعتبار تیم شما اثر خواهد گذاشت. پس چاره‌ای به‌جز قطع همکاری با کارمند ندارید. اما اخراج به‌طور ناگهانی می‌تواند یک ریسک برای کسب‌وکارتان باشد. بهتر است زمان کافی و ابزارهای لازم برای پیشرفت را در اختیار کارمندان قرار دهید چون جذب و استخدام و آموزش آنان بسیار پرهزینه می‌باشد.
نحوه قطع همکاری با کارمند
هنگامی‌که هیچکدام از راه حل‌های گفته شده به نتیجه نمی‌رسند، قطع همکاری با کارمند امری ضروری است. برای انجام این کار بهتر است از یک فرآیند منظم، شامل یکسری جریمه‌های فزاینده برای خطاهای تکراری استفاده نمایید و نکات و راهکارهای زیر را در جهت حفظ کسب و کارتان رعایت کنید تا کمترین آسیب را در این موضوع متحمل شوید:
1- همه چیز را یادداشت نمایید
مستندات حائز اهمیت هستند. چون اگر نوشته نشوند انگار اتفاقی رخ نداده است! حتی یادداشت مکالمات غیررسمی می‌تواند مفید باشد و به‌عنوان یک سند در نظر گرفته شود. درحالی‌که ممکن است نوشتن زمان‌ها، تاریخ‌ها و جزئیات دیگر زمان‌بر به نظر برسد اما انجام دادن آن برای دفاع و اثبات تصمیم شما بسیار مهم است.
2- انتظارات خود از منابع انسانی را به‌طور واضح بیان کنید.
شما باید برای هر شغلی یک شرح شغل داشته باشید.
حتی اگر شرح شغلی به طور رسمی موجود نباشد، باید مستندات یکپارچه و مرتبطی برای عملکرد و مسئولیت‌های هر یک از افراد تیم خود تعریف کنید. همچنین باید بدانید کارکنان در هر شغلی به چه عملکردی برای دستیابی به موفقیت نیازمندند و همچنین ضروری است که کارکنان با این موارد آشنا باشند.
نباید تصور کنید که کارکنان می‌دانند شما به چیزهایی نیاز دارید بلکه افراد دارای دیدگاه‌هایی متفاوتی هستند که همیشه مطابق با دیدگاه مدیر نیست. هر نقش و وظیفه‌ای باید به‌صورت کامل و واضح تعریف‌شده باشد، در این صورت راحت‌تر مشکلات شناسایی و برطرف می‌شوند.
علاوه بر این، سیاست‌های انضباطی شما باید نهادینه و بسیار واضح و شفاف بوده و چگونگی انجام اقدامات اصلاحی و خاتمه آن باید مشخص باشند. این اقدامات به شما کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنید هر موضوعی به‌طور مداوم و عادلانه انجام می‌شود.
3- یک مربی خوب برای منابع انسانی خود باشید
به عنوان یک مدیر نیاز است که یک مربی خوب برای کارکنان جدید و قدیمی خود بوده و به کارهای درست و نادرست آنها بازخور بدهید. یک مربی فوتبال را در نظر بگیرید. او از یک پاس خوب تعریف می‌کند اما در مورد یک پاس ازدست‌رفته در دفاع تذکر می‌دهد.
کارکنان شما قبل از اینکه با یک اقدام انضباطی یا قطع همکاری مواجه شوند، برای درک اینکه چگونه کارهای خود را به خوبی انجام دهند به بازخورد نیازمندند.
پیشنهاد مطالعه :
4- آغاز یک برنامه بهبود عملکرد برای منابع انسانی
همان‌گونه که در حال مربی گری افراد هستید با نگرانی‌های عمده‌ای در مورد عملکرد منابع انسانی روبرو می‌شوید که نباید شما را تحت تأثیر قرار دهند. این امر می‌تواند زمان خوبی برای توسعه برنامه بهبود عملکرد باشد. برنامه بهبود عملکرد باید به‌طور خاص حوزه‌های دارای مشکل را شناسایی و اهداف دقیقی برای اقدامات اصلاحی ایجاد کند.
در برخی موارد، استفاده از یک مشاور مجرب ممکن است بهتر به کارکنان کمک نماید.
مدیریت عملکرد می‌تواند در رسیدگی به مسائلی مانند حضور و غیاب، ارتباطات و دیگر مسائل در حوزه رفتاری مفید واقع شود. به‌عنوان‌مثال، اگر کسی به‌طور معمول با تأخیر سرکار حاضر می‌شود، شما باید با او در مورد زمان دقیق ورود و خروجی که انتظار دارید یک کارمند رعایت نماید و همچنین این حقیقت که شما انتظار دارید هر چه سریع‌تر این تغییرات در او مشاهده نمایید، گفتگو داشته باشید. توضیح دهید که عدم توجه به مسائل مربوط به وقت‌شناسی می‌تواند به قطع همکاری منجر شود.
اگر بیشتر با مسائل مبتنی بر مهارت مواجه هستید، یک برنامه بهبود عملکرد بسیار برای شما مناسب خواهد بود. به عنوان مثال، شما ممکن است برای یکی از کارمندان خود این‌گونه توضیح دهید که گزارش او دارای اشکالات متعدد گرامری، املایی و فنی می‌باشد و به او تذکر بدهید که تا 30 روز آینده فرصت دارد تا آن را برطرف کند.
پیشنهاد مطالعه :
دریافت گزارش از کارمند
در 30 روز آینده، او باید گزارشات خود را کامل و نواقص را برطرف نماید و اطلاعات فنی باید توسط گروه مهندسی بررسی شوند. همچنین به او بگویید که شما سه‌شنبه آینده به منظور بررسی دوباره، جلسه خواهید داشت. در همه موارد، جدول زمانی داده‌شده برای انجام تغییرات باید معقولانه باشد.
تمامی گفتگوها و برنامه‌های خود را مستند کنید.
از کارکنان خود بخواهید فرم‌های صورت جلسه را امضا نمایند. اگر یک مشاوره کلامی داشتید حتماً پس از آن یک ایمیل برای کارمند خود ارسال کنید.
به‌طور منظم جلسات پیگیری برگزار کنید.
اطمینان حاصل نمایید که شما جزئیات این گفتگو را به‌صورت مکتوب خواهید داشت و کارکنان فرم‌ها را امضا می‌کنند. در مورد عملکرد و نحوه انجام کارشان به‌صورت انفرادی با آنها صحبت کنید. اگر نتایج مرتبط به هم می‌باشند، به آنها اطلاع دهید چه کارهایی را به‌درستی انجام می‌دهند و همچنین اشتباهات را نیز با آنها در میان بگذارید.
این موضوع بسیار مهم است که اگر شما پیشرفتی را احساس نکردید و هنوز کارکنان اشتباهات مشابه انجام می‌دهند، موضوع را بلافاصله رسیدگی کنید. تا جلسه بعدی منتظر نمانید و مستندات خود را به آنها نشان دهید که چه وظایفی و در چه زمانی از او درخواست کرده بودید.
5- یک راهنمای مکتوب برای منابع انسانی آماده کنید.
اگر اشتباهات و مشکلات بسیار زیاد می‌باشند، شما نیازمند یک راهنمای مکتوب می‌باشید. یک راهنمای مکتوب بسیار مشابه برنامه بهبود عملکرد می‌باشد و باید حوزه‌هایی را مشخص کنید که کارکنان در آنها نیازمند اصلاح می‌باشند. دوباره باید به‌طور خاص جزئیاتی را که باید اصلاح شوند و اینکه چگونه باید انجام شوند را مکتوب نمایید.
فرم راهنما باید مواردی که باید به‌صورت فوری بهبود یابند را تعیین کند. کارکنان هم باید فرم را امضا نمایند. این به این معنا نمی‌باشد که آنها موافق مستندات شما می‌باشند بلکه بدین معنی است که آنها مشاوره‌ها و راهنمایی‌های لازم را از سوی شما دریافت کرده‌اند.
6- وقتی هیچکدام از موارد بالا کارساز نبودند، به قطع همکاری فکر کنید.
با وجود همه‌ی تلاش‌های شما، هنوز ممکن است پیشرفت قابل ملاحظه‌ای را احساس نکنید و تنها گزینه باقی مانده خاتمه دادن به این ارتباط کاری باشد. بااین‌وجود، شما باید به‌صورت کاملاً واضح مستنداتی که برای کمک به او جهت بهبود عملکرد انجام داده‌اید را ارائه دهید.
نحوه قطع همکاری با کارمند نباید یک سورپرایز برای او باشد.
قبل از انجام این کار، باید اطمینان حاصل نمایید که همه‌ی مستندات مربوط به او را بررسی کرده‌اید. همچنین، با مدیر منابع انسانی خود تماس حاصل کنید تا مطمئن شوید این کار شما توجیه‌پذیر می‌باشد. تصدیق کنید که از تمامی مقررات در خصوص دستمزد و ساعت کاری پیروی می‌کنید.
درزمینهٔ قطع همکاری با کارمند صداقت بهترین سیاست است.
درحالی‌که هدف شما این نیست تا احساس بدی در کسی ایجاد نمایید، اما نباید این قطع همکاری را به‌عنوان یک خاتمه قرارداد کاری یا درخواست فرد برای استعفا نشان دهید. به‌عنوان‌مثال می‌توانید بگویید ما چندین بار در مورد عدم وقت‌شناسی شما گفتگو کرده‌ایم و تغییری که از شما انتظار داشتیم احساس نکرده‌ایم، به همین جهت تصمیم به فسخ قرارداد گرفته‌ایم.
بهترین روش قطع همکاری با کارمند
چه روزی یا زمانی بهترین روش برای گفتگو درمورد قطع همکاری کارمند است؟
صادقانه، هیچ زمانی مناسب نیست و این یک گفتگوی آسان نخواهد بود. بااین‌حال، برخی از زمان‌ها بهتر اند. به‌عنوان‌مثال، آخرین روز هفته کاری ایده آل نمی‌باشد چون کارمند اخراج‌شده کل آخر هفته را به فکر کردن در مورد موقعیت جدید خود می‌پردازد. نظرات در مورد نحوه اعلام قطع همکاری کارمند بسیار گسترده و متفاوت است. اما درنهایت، اوایل هفته ارجحیت بیشتری دارند.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در این مورد به صفحه ارزیابی عملکرد کارکنان مدیرنو مراجعه فرمایید. با ما در ارتباط باشید.
منبع: inc