چه عواملی بر چابکی سازمان نقش دارند؟

در این مقاله به تعریف و اهمیت چابکی سازمانی و عوامل تأثیر گذار بر چابکی می‌پردازیم. چه عواملی بر چابکی تاثیر دارد؟» باثبات‌ترین مشخصه‌ای که می‌توان برای دنیای کنونی کسب و کار معرفی نمود، تغییر مداوم شرایط و عدم اطمینان حاکم بر آن است. کوتاه شدن فزاینده دوره‌های تولید، خود گواهی بر این ادعاست. توانایی پاسخ‌گویی سریع به تغییرات بازار، چابکی نامیده می‌شود که در بازار امروز به‌عنوان عامل اصلی موفقیت و بقای سازمان‌ها تلقی می‌شود.

تعریف چابکی سازمانی

چابکی سازمانی زمانی است که یک شرکت بتواند به سرعت خود را با تغییرات محیط کسب و کار خود سازگار کند. چابک بودن به این معنی است که یک سازمان می تواند استراتژی های خود را به طور موثر تنظیم کند تا به بازارهای در حال تغییر، فناوری های جدید و رقابت واکنش نشان دهد. چابکی سازمانی همچنین بر ایجاد یک محیط کاری و فرهنگ مشارکتی تر و خلاقانه تر متمرکز است. این می‌تواند به معنای استفاده از فناوری‌های جدید برای ساده‌سازی فرآیندها یا فعال کردن همکاری بین تیمی برای موفقیت بهتر پروژه باشد.

چابکی سازمانی را می توان به عنوان توانایی یک شرکت در موارد زیر تعریف کرد:

• خود را با تغییرات بیرونی و درونی تطبیق دهید.
• به سرعت خواسته ها و انتظارات مشتری را برآورده کنید.
• رهبری تغییر فرهنگ، شیوه ها و نتایج را بهبود می بخشد.
• مزیت رقابتی مستمر را حفظ کند.

چه چیزی یک سازمان را چابک می کند؟

یک کسب و کار تنها زمانی چابک است که توانایی برآوردن نیازهای سریع در حال تغییر مشتریان را به طور قابل پیش بینی داشته باشد و به وعده های خود عمل کند. یک سازمان چابک بودن به این معناست که توانایی پیکربندی سریع سرویس‌ها در یک سازمان را داشته باشید تا با تغییرات خواسته‌های مشتری سازگار شوند.

ایجاد تعادل بین دو نیرو  پویایی و ثبات کلید چابکی سازمانی است. در یک نظرسنجی جهانی McKinsey ، محققان از پاسخ دهندگان در مورد یک سری اقدامات خاص که زیربنای ارتقای چابکی سازمانی است، پرسیدند.

از سازمان‌های «چابک» مورد بررسی، تنها ۲۲ درصد مشخص شد که واقعاً چابک هستند، به این معنی که به تعادل پویایی و ثبات دست یافته‌اند. سایر سازمان های مورد بررسی فاقد پویایی، ثبات یا هر دو بودند:

• سازمان‌هایی که طرفدار شیوه‌های پویا هستند (28%) از شیوه‌ای از عملکرد پیروی می‌کنند که برای استارت‌آپ‌های کوچک مناسب است، اما فاقد شیوه‌های پایداری لازم برای مقیاس‌بندی هستند.
• سازمان‌هایی که از شیوه‌های ثبات حمایت می‌کنند (27%) ریشه در بوروکراسی دارند و پاسخگویی به فرصت‌ها و تهدیدها را دشوار می‌سازد.
• سازمان‌هایی که هم ثبات و هم پویایی ندارند (23%) – که مک‌کینزی آن‌ها را به‌عنوان «به دام افتاده» طبقه‌بندی می‌کند – کمترین تجهیزات را برای مقاومت در برابر اختلال دارند.

موارد زیر را در مورد کسب و کارتان از خود بپرسید:

• هر چند وقت یک‌بار سازمان شما با مشتریانش تعامل می‌کند تا تصمیمات انتخابی و اولویت‌بندی را در مورد آنچه که در آینده باید کار کند، اتخاذ کند؟
• با تعهد به انجام کار چقدر سریع می توان کار را تکمیل کرد؟
• هر چند وقت یکبار می توان کار تکمیل شده جدید را تحویل و عملیاتی کرد؟

یک کسب و کار یا سازمان چابک، سازمانی است که می تواند با مشتریان خود تعامل داشته باشد و از حلقه های بازخورد برای انتخاب بهتر و تعیین اینکه در آینده روی چه چیزی کار کند، استفاده کند. تکمیل سریع کار از نقطه تعهد برای مشتری تا نقطه تحویل.

مزایای چابکی سازمانی

امروزه تغییر و ابهام در تجارت همه جا وجود دارد. شما هرگز نمی دانید کسب و کار شما ممکن است با چه شگفتی هایی روبرو شود. بازارها تغییر می کنند، مشتریان تغییر می کنند، فناوری همیشه در حال توسعه است و جهان پر از رویدادهای غیرمنتظره است.

سازمان ها باید چابک باشند تا بتوانند به طور موثر واکنش نشان دهند و سازگار شوند. این به آنها کمک می کند تا رشد کنند، در هزینه ها صرفه جویی کنند و بتوانند تقاضا را برآورده کنند.

برخی از مزایای داشتن چابکی تجاری بیشتر عبارتند از:

• مشتریان راضی
• کارمندان راضی
• افزایش انعطاف پذیری کسب و کار
• بهره وری بهبود یافته است
• بهبود نتایج اقتصادی

راضی نگه داشتن مشتریان!

اگر چابکی کسب و کار توانایی یک سازمان برای پاسخگویی به تقاضاهای در حال تغییر سریع مشتریان باشد. عملکرد درون کسب و کار برای تصمیم گیری در مورد طراحی محصول، اجرا و تحویل آن محصول یا خدمات در معادله رضایت مشتری ضروری است. از این گذشته، در نهایت توانایی محصول یا خدمات برای برآورده کردن معیارهای اغلب پنهان مشتری است که آن را «مناسب برای هدف» می‌سازد یا بر اساس هدف آن‌ها در آن لحظه از زمان نیست.

اهمیت چابکی سازمانی

با تغییرات سریع در این بازارهای بسیار رقابتی باید روش‌های سنتی مدیریت را کنار گذاشت. سازمان‌های چابک نه تنها باید پاسخگوی تغییرات موجود باشند بلکه با یک آرایش بندی مناسب باید قادر به کسب مزایای رقابتی نیز باشند. شناسایی عوامل مؤثر در چابکی می‌تواند سازمان را در قابلیت تغییر، یادگیری و نوآوری و همچنین رسیدن به عملکرد سازمانی مطلوب یاری رساند.

4 عنصر کلیدی چابکی سازمانی

هنگام بررسی چابکی سازمانی، چهار عنصر کلیدی وجود دارد که باید در نظر گرفته شود:

• چابکی رهبری: رویکردی جامع برای رهبری و مدیریت تغییر. این شامل همکاری و ارتباط بین تیمی است.
• چابکی فرهنگی: درک، ترکیب و کار در زمینه های مختلف فرهنگی.
• چابکی تجاری: انعطاف ساختاری و عملیاتی مدل عملیاتی یک کسب و کار.
• چابکی شغلی: برای حمایت از مسیرهای شغلی انعطاف پذیر بدون مرز با استعداد و سیستم عملکرد سازگار.

نحوه پیاده سازی چابکی

توانایی بهبود یا اجرای چابکی ریشه در فرهنگ شرکت دارد. سازمان ها باید فرهنگی را تسهیل کنند که آشکارا تغییرات را پذیرا باشد و مایل به انطباق با سناریوهای جدید باشد.

برخی از استراتژی های مهم برای اجرای چابکی عبارتند از:

• داشتن یک ذهنیت متمرکز بر رشد و یادگیری. این شامل برنامه های مربیگری و آموزشی منظم، همیشه به دنبال بازخورد، و یافتن مداوم راه های جدید برای یادگیری و رشد است.
• اقدام سریع بر اساس فرصت ها. بخش عمده چابکی شناخت فرصت ها قبل از دیگران، عمل کردن بر اساس آنها و ایجاد تغییرات سریعتر از دیگران است.
• انعطاف پذیر بودن با منابع. چابکی فرصت تغییر نقش افراد، جابجایی در تیم ها و روان بودن با منابع را تشخیص می دهد. این امر فرآیندهای تصمیم گیری را سرعت می بخشد و ایجاد تغییر را آسان تر می کند.
• پیشروی با ارزش های اصلی سازمان. حفظ ارزش‌های اصلی به‌عنوان نیروی محرکه عملیات، سازمان‌ها را در مسیر درست حرکت می‌دهد.

چگونه سازمان را چابک کنید؟

در زیر تعدادی از عوامل رفتاری که مطالب متعددی در خصوص آنها توسط صاحب‌نظران مطرح‌شده، خواهد آمد:

1- فرهنگ سازمانی

لازمه چابکی، داشتن فرهنگ مناسب در شرکت است که تأثیر افراد و اطلاعات بر عملیات سازمان را اهرم سازد.

در این فرهنگ افراد و گروه‌ها باید، برای واکنش به نیازهای فعلی و آتی مشتریان، توانمند و ماهر شوند. لازمه توانمندسازی افراد و گروه‌ها، تفویض اختیار، اعطای دانش و دسترسی به اطلاعات است.

در این راستا فناوری اینترنت با کنترل محدوده‌های درون سازمانی و برون سازمانی، ارزش اطلاعات سازمانی را متوازن می‌کند.

آموزش و پرورش در اهرم کردن مهارت‌ها و معلومات افراد، از اهمیت خاصی برخوردار است. فناوری اینترنت می‌تواند فرصت‌های آموزشی و پرورشی را هم در داخل و هم در میان سازمان‌ها توسعه دهد، زیرا این فناوری هر مانعی مانند هزینه، مسافت، خستگی که عامل دسترسی به آموزش را در گذشته محدود می‌کرد از میان برمی دارد.

2- کارآفرینی سازمانی

با توجه به تغییرات متلاطم و نیازهای بازار و کسب مزایای رقابتی پایدار همه معتقدند که کارآفرینی مستمر در محصولات، فرایندها و رویه‌های کاری، یک ضرورت رقابتی برای موفقیت است. برخی سازمان‌ها برای رقابتی شدن بیشتر، کارآفرینی مستمر و کاهش هزینه‌ها، تکنیک چابکی سازمانی را دنبال می‌کنند.

برای بقا در محیط پویای امروز، سازمان‌ها باید در برابر تغییرات خارجی محیط محکم باشند، آنها محتاج به چابکی هستند و برای نیل به این هدف احتیاج به تولید ایده‌های جدید برای ارائه پاسخ‌هایجدید دارند. این نکته چیزی جز کارآفرینی مستمر با تاکید بر ساختاری پاسخگو، نیروی انسانی تطبیق‌پذیر، سازمانی یادگیرنده و فناوری‌های انعطاف‌پذیر نمی‌باشد.

3- سبک رهبری متناسب

رهبری عبارت است از اقدام برای ترغیب دیگران به تلاش مشتاقانه برای نیل به اهداف معین. برخی نیز معتقدند که رهبری یعنی فعالیت‌هایی که مردم را برای تلاش مشتاقانه در جهت تحقق اهداف گروهی، تحت تأثیر قرار می‌دهد. این فعالیت ها سبب چابکی سازمانی می‌شود.

این وظیفه رهبری است که فرهنگی ایجاد کند که با ترکیب تجربیات چابکی پذیرفته‌شده مثل فناوری تولید پیشرفته، تولید مجازی، سرعت و زمان، با یادگیری سازمانی و یادگیری کارکنان و در نظر گرفتن پاداش برای کارکنان چابک، از نوآوری، انتشار اطلاعات و کار تیمی پشتیبانی کند. اگر رهبر خارج از چارچوب فکر و سازمان را با محیطش همساز کند، این امر می‌تواند اجرا شود.

4- کار تیمی و مشارکت کارکنان

سازمان‌هایی که خود را برای رقابت کاراتر و مؤثرتر بازسازی کرده‌اند، برای استفاده بهتر از استعداد و توانایی کارمندان به تیم‌ها روی می‌آورند. تیم‌ها در مقابل تغییر نسبت به بخش‌های سنتی یا انواع دیگر گروه‌های ثابت، انعطاف‌پذیری و پاسخگویی بهتری دارند. تیم‌ها قابلیت شکل‌گیری سریع، دوباره‌سازی و منحل شدن را دارا هستند. تیم ها چبکی سازمانی را افزایش می دهند.

شکل‌گیری و توسعه تیم، فرایندی پویاست. بیشتر تیم‌ها خود را دائماً در حال تغییر می‌یابند و ممکن است هرگز به مرحله‌ای ثابت نرسند. این مراحل عبارت‌اند از:

1. شکل‌گیری: مرحله ایست که در آن اعـــضای گروه برای اولین بار دور هم جمع می‌شوند. همه افراد مؤدب وغیرفعال‌اند. تضاد به‌ندرت به‌طور مستقیم مشاهده می‌شود و افراد بیشتر متکی به کسانی هستند که به سان رهبر ظاهر می‌شوند.
2. طوفان‌زایی: در این مرحله شخصیت‌ها باهم اصطـکاک پیدا می‌کنند. هیچ کس به‌راحتی نکته‌ای را نمی‌پذیرد. از همه مهم‌تر، ارتباطات بسیار کمی اتفاق می‌افتد.
3. هنجارسازی: بعد از این دو مرحله، نوبت به هنجارسازی می‌رسد. در این مرحله زیر گروه‌ها منافع گروهی را تشخیص داده و منازعات گروهی کاهش می‌یابد. هرکسی در بیان نقطه‌نظرات خود احساس امنیت می‌کند و مباحث به راحتی در گروه دنبال می‌شود.
4. عمل: رسیدن به این مرحله، حد اعلای تکامل کار تیمی است. در این مرحله تیم سیستمی را وضع می‌کند که اجازه می‌دهد نقطه نظرها و دیدگاه‌ها آزادانه مبادله شود و درجه بالایی از حمایت‌های درون گروهی برای تصمیم‌گیری شکل می‌گیرد. همچنین توان اعضا از شدن به دانستن تحول یافته و در اجرای وظایف ضروری یکدیگر را همراهی می‌کنند. خطری که در این مرحله تیم را تهدید می‌کند «گروه اندیشی» است.
5. فروپاشی : در این مرحله تیم آماده انحلال است. دیگر مبرم‌ترین وظیفه، بالابردن سطح اجرای وظیفه نیست. در عوض، توجه معطوف به پایان دادن به فعالیت‌هاست.

5- توانمند سازی کارکنان

برای افزایش چابکی سازمانی باید به توانمند سازی کارکنان بپردازید. توانمندسازی به معنای واگذاری قدرت، آزادی، دانش و مهارت‌ها به کارکنان برای تصمیم‌گیری و اجرای کارهای موثر است و به شکل تیم‌های کاری خودمختار، حلقه‌های کیفیت، غنی‌سازی شغلی و گروه‌های مشارکتی کارکنان منعکس می‌شود و از طریق واگذاری اختیار تصمیم‌گیری، آموزش و اطلاعات صورت پذیرفته و شغل‌ها بدون سرپرستی اجرا می‌شوند.

افراد منعطف و چند مهارته نتیجه‌های برنامه‌های آموزشی هستند. این افراد علاوه بر دانش، مهارت و لیاقت اجرای شغل خود، انعطاف‌پذیری سریعی در اجرای وظایف دیگران (هنگام بروز مشکلات برای دیگر افراد) را دارا می‌باشند.

نتیجه در رابطه با چابک سازی سازمانی

چابکی به سازمان ها کمک می کند تا از رقبا جلوتر بمانند و به تلاطم و تغییر واکنش نشان دهند. به این ترتیب، همه شرکت‌ها باید رویکرد چابک‌تری را در نظر بگیرند. چون این مورد می تواند به بهبود جنبه های مختلف یک سازمان کمک کند و در بلندمدت منجر به رشد و توسعه موفق شود.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در رابطه با چابک سازی سازمانی و همچنین دریافت وقت مشاوره با ما تماس بگیرید.

راههای ارتباطی با ما 

منابع : djaa و falcony و هیات تحریریه مدیرنو