در این مقاله از مدیرنو به اینکه، محک زنی رقابتی (بنچ مارک یا همان بنچ مارکینگ benchmarking) چیست میپردازیم و انواع بنچ مارک را تشریح خواهیم کرد.
محک زنی رقابتی یا بنچ مارک چیست؟
محک زنی رقابتی یا بنچ مارکینگ یک فرآیند سیستماتیک است که در آن یک سازمان عملکرد، فرآیندها، محصولات یا خدمات خود را با سازمانهای دیگر (معمولاً رقبا یا رهبران صنعت) که فعالیت همراستا با شما، اما بهصورت گستردهتر یا موفقتر دارند، مقایسه میکند تا بهترین شیوهها، ابزارها، و استراتژیها را شناسایی کند و بهبودهای لازم را اعمال کند.
بنچ مارک برای تمام فرایندها، محصولات یا خدمات، رویکردها و رویهها در سازمان قابل انجام میباشد.
نقاط مشترک که در این فرایند بررسی میشود شامل اندازهگیری زمان، کیفیت، هزینه، اثربخشی فرآیندها و فعالیتها و سطح رضایت مشتریان میباشد. این فرآیند به سازمانها این امکان را میدهد که از تجارب و دانش دیگران بهره ببرند و از طریق مقایسه با نمونههای ایدهآل، به عملکرد بهتری دست یابند.
بنچ مارکینگ در ایران
بنچ مارکینگ یا محک زنی رقابتی، به یک روش ارزیابی و مقایسهی مهارتها یا عملکرد افراد یا گروهها و سازمانها با یکدیگر گفته میشود که در موارد مختلف از جمله در آموزش، ورزش، استخدام و … استفاده میشود. بنچ مارکینگ
بنچ مارکینگ در ایران نیز برای انواع فعالیتها مورد استفاده قرار میگیرد.
- در زمینه آموزش و پژوهش، بنچمارکینگ برای ارزیابی دانشجویان، مقایسه نتایج تحقیقات و یا ارزیابی عملکرد اساتید مورد استفاده قرار میگیرد. در این مورد، ممکن است از شاخصهایی مانند تعداد مقالات منتشر شده، تأثیرگذاری مقالات، تعداد ارجاعها و … برای بنچمارکینگ استفاده شود.
- در ورزش، محک زنی رقابتی معمولاً به معنای ارزیابی و مقایسهی عملکرد ورزشکاران است. در اینجا نیز از شاخصهایی مانند زمانهای رکورد شده، تعداد مدالها در رقابتهای مختلف و … استفاده میشود.
- در زمینه استخدام و ارزیابی کارکنان نیز بنچمارکینگ یا محک زنی رقابتی میتواند برای مقایسهی عملکرد کارکنان در یک سازمان یا بخش مورد استفاده قرار گیرد، بهطوریکه معیارهای مشخصی مانند افزایش تولیدی، کیفیت خدمات، نرخ خطا، و … برای این ارزیابی استفاده میشوند.
بنابراین، بنچ مارکینگ یا محک زنی رقابتی به عنوان یک ابزار ارزیابی است که در ایران نیز در موارد مختلف مورد استفاده قرار میگیرد تا عملکرد افراد یا گروهها را بر اساس معیارهای مشخص مقایسه کند.
مهمترین ویژگی های بنچ مارکینگ عبارتند از:
- مقایسه سیستماتیک: بنچمارکینگ یک فرآیند سیستماتیک است که بر اساس دادههای موجود و معیارهای مشخص، انجام میشود.
- مقایسه با بهترین: در این فرآیند، هدف اصلی مقایسه با بهترینهاست؛ به عبارت دیگر، سازمان باید به تلاش بپردازد تا با نمونههای استثنایی و بهترین عملکردها مقایسه شود.
- شناسایی بهترین شیوهها: از طریق بنچمارکینگ، سازمان میتواند بهترین شیوهها، رویکردها، و استراتژیهای دیگران را شناسایی کند و از آنها بهرهمند شود.
- پیشرفت و بهبود مستمر: محک زنی رقابتی میتواند به سازمانها کمک کند تا بهبودهای مستمر در عملکرد، کیفیت، و کارایی خود را پیاده کنند.
- ادغام بهترین عملکردها: با محک زنی رقابتی، سازمانها میتوانند بهترین عملکردها را به ساختار خود ادغام کنند و از آنها به عنوان مدل برای بهبود کارهای خود استفاده کنند.
دو نوع اساسی از فرصتهای بهبود فرایندهای سازمانی:
- مستمر
- چشمگیر
بهبود مستمر افزایشی است و فقط شامل تنظیمات کوچک برای به دست آوردن پیشرفتهای قابل توجه است. بهبود چشمگیر فقط میتواند از طریق مهندسی مجدد کل فرآیند داخلی انجام کار حاصل شود.
پیشنهاد مطالعه : موفقیت و شکست مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار
هدف بنچ مارکینگ چیست؟
قصد و هدف بنچ مارکینگ مقایسه علمیات و فرآیندهای خود در برابر رقبا و تولید ایدههای جدیدی برای بهبود فرآیندها، رویکردها، فناوریها در جهت کاهش هزینهها، افزایش سود دهی و تقویت وفاداری و رضایت مشتریان میباشد.
هدف از چنین معیاری، شناسایی فرصتهای داخلی برای بهبود است. با مطالعه شرکتهایی با عملکرد برتر، تجزیه آنچه که چنین عملکرد برتری را ممکن میسازد و مقایسه آن فرآیندها با نحوه عملکرد کسبوکارتان، میتوانید تغییراتی را اعمال کنید که پیشرفتهای قابل توجهی را به همراه خواهد داشت.
بنچمارک ممکن است به معنای تغییر دادن ویژگیهای یک محصول برای مطابقت بیشتر با پیشنهاد رقیب، یا تغییر دامنه خدماتی که ارائه میدهید، یا نصب یک سیستم جدید مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) برای فعال کردن ارتباطات شخصیتر با مشتریان، باشد.
انواع بنچ مارک چیست؟
انواع بنچ مارک که در ادامه به آنها اشاره خواهیم کرد به سازمانها کمک میکند تا از عملکرد خود آگاه شده و اقدامات بهبودی را مشخص کنند تا بهترین عملکرد ممکن را داشته باشند. انواع بنچ مارک به چندین نوع تقسیم میشود که شامل موارد زیر میباشد:
- بنچمارکینگ داخلی (Internal Benchmarking)
- بنچمارکینگ خارجی (External Benchmarking)
- بنچمارکینگ عملیاتی (Operational Benchmarking)
- بنچمارکینگ استراتژیک (Strategic Benchmarking)
- بنچمارکینگ فرایندی (Process Benchmarking)
بنچ مارک داخلی چیست؟
در این نوع، سازمان میتواند بخشهای مختلف یا واحدهای داخلی خود را با یکدیگر مقایسه کند تا بهبودهای لازم را شناسایی کند. اندازهگیری و نظارت بر عملکرد فرآیندهای داخل سازمانی بسیار مهم و ضروری است. اما سازمانها علاوه بر عملکرد داخلی باید به توسعه داخلی و خارجی سازمان توجه داشته باشند. سازمانی که فقط مشغول بررسی و ارزیابی فرآیندهای داخلی خود باشد و به توسعه آنها اهمیت ندهد. و همچنین به فناوریهای جدید در دنیا و اطراف خود توجه نداشته باشد، بهراحتی از رقبای خود عقبمانده و متوجه تغییرات بازار و نیازهای مشتریان خود نخواهد شد.
بنچ مارک استراتژیک چیست؟
فراتر رفتن از صنعت مربوط و بنچ مارک فرآیندها و روشها با سازمانهای تراز اول یک روش عالی برای به چالش کشیدن روشها و فرآیندهای سازمان و تجدید نظر در شیوههای فعلی میباشد. در این نوع، سازمان استراتژیها، سیاستها و مدلهای کسب و کار خود را با سازمانهای دیگر مقایسه میکند که به نوعی به کارکردهای استراتژیک و طولانی مدت اشاره دارد.
بهعنوانمثال شرکت Southwest Airlines (یک شرکت هواپیمایی در ایالاتمتحده، بزرگترین و کمهزینهترین شرکت هواپیمایی در جهان) فرآیندها، رویکردها و سرعت تعمیرکنندگان مسابقات اتومبیل رانی را در جهت بهدست آوردن ایدههای جدید برای بهبود و کاهش زمان حضور و نگهداری هواپیماهای خود (زمان لازم جهت تخلیه یک هواپیما پس از ورود به فرودگاه برای آمادهسازی آن برای پرواز بعدی) بررسی و مطالعه کرد.
نتایج گزارش به این سازمان کمک کرد تا عملیات تعمیرات و نگهداری، تمیز کردن و بارگیری مشتریان خود را دوباره تنظیم کند که باعث کاهش میلیونها دلار هزینه در سال شد.
بنچمارکینگ خارجی چیست؟
در این حالت، سازمان عملکرد و عملکرد خود را با رقبا یا بازار به عنوان یک مقیاس خارجی مقایسه میکند.
بنچمارکینگ عملیاتی چیست؟
در این نوع محک زنی رقابتی، سازمان بخشهای خاص عملیاتی خود را با شرکتهای دیگر مقایسه میکند تا بهبودهای مستقیم و عملی در عملیات خود دست یابد.
بنچمارکینگ فرایندی چیست؟
در این حالت، سازمان فرآیندهای خود را با بهترین شیوهها و فرآیندهای موجود در صنعت یا بازار مقایسه میکند تا بهبودهای در فرآیندها و عملکرد مستقیم دست یابد.
فرایند بنچ مارکینگ چیست؟
ازآنجاییکه هر فرآیند، محصول و عملکرد در سازمان قابل بنچ مارک میباشد، روشهای متفاوتی برای این کار وجود دارد. اما بهطورمعمول این فرآیند شامل موارد زیر است:
- تعریف موضوع و یا هدف
- تعریف فرآیند و یا جنبههایی که قرار است بهتفصیل بررسی شود.
- انتخاب و تعریف ابزارهای اندازهگیری
- انتخاب یک معیار سنجش
- جمعآوری اطلاعات موردنیاز در مورد موضوع و معیارهای سنجش
- ارزیابی دادهها و شناسایی تفاوتها و شکافها
- تجزیهوتحلیل علل ریشهای تفاوتها و شکافها
- تعریف طرح بهبود
- ارتباط دهی طرح با اهداف
- پیادهسازی طرح بهبود و اندازهگیری نتایج
- گزارشگیری نتایج، شناسایی پیشرفتها و تکرار روند
مراحل و 5 گام برای اجرای بنچ مارکینگ
بنچمارک یک فرآیند ساده، اما مفصل و پنج مرحله ای است:
- یک محصول، خدمت یا بخش داخلی را برای ایجاد تغییرات انتخاب کنید.
- مشخص کنید که کدام شرکتها را باید مبنا قرار دهید. (کسبوکار خود را با کدام سازمانها مقایسه میکنید)
- اطلاعات مربوط به عملکرد داخلی یا معیارهای آنها را جمعآوری کنید.
- دادههای هر دو سازمان را برای شناسایی شکافهای عملکردی خود مقایسه کنید.
- فرآیندها و خط مشیهای رصد شده را برای بهبود فرآیندهای کاری خود بپذیرید.
نتیجه چنین فرآیندی نشان دهنده حدود تغییراتی است که، بیشترین تفاوت را ایجاد میکند. و کیفیت خروجی به کیفیت اجرا و تعهد شما برای انجام تغییرات بستگی دارد.
مهمترین گام در بنچمارکینگ
برای اینکه هر چیزی را محک بزنید، باید دادههای کمی در دسترس داشته باشید. این به معنای تجزیه فرآیندهای داخلی برای محاسبه معیارهای عملکرد است. همه چیز را کمی کنید، زیرا فقط اطلاعات قابل اندازهگیری را میتوان به دقت مقایسه کرد.
مزایای کلیدی بنچ مارکینگ چیست؟
محک زنی رقابتی علاوه بر کمک به شرکتها برای کارآمدتر شدن و سودآوری، مزایای دیگری نیز دارد، مانند:
- بهبود درک کارکنان از ساختارهای هزینه و فرآیندهای داخلی
- تشویق تیمسازی و همکاری به منظور رقابتی شدن بیشتر
- افزایش آشنایی با معیارهای کلیدی عملکرد و فرصتهای بهبود در سطح شرکت
در اصل، بنچ مارک به کارمندان کمک میکند تا بفهمند که چگونه یک قطعه کوچک از فرآیندها یا محصولات یک شرکت میتواند کلید موفقیت بزرگ باشد، همانطور که مشارکت یک کارمند میتواند به یک برد بزرگ منجر شود.
چگونه بنچ مارک را اجرا کنیم؟
هدف یا اهداف بنچ مارک را مشخص کنید.
قبل از شروع محک زنی رقابتی، مهم است که اهداف اجرای چنین تغییری را تعریف کنید. اینکار کمک میکند تا بنچ مارکینگ بر ارائه دادهها و بینشهای مفید متمرکز باشد.
محدوده اجرا را تعریف کنید
هنگامی که اهداف و مقاصد بنچ مارک مشخص شد، تعیین محدوده اجرا نیز مهم است. که شامل شناسایی حوزههایی است که در بنچ مارک گنجانده میشود، مانند پایگاههای داده، برنامههای کاربردی، عملکرد سیستم و در دسترس بودن.
ابزارها و فناوریهای مورد استفاده را انتخاب کنید
پس از تعیین محدوده بنچ مارک، گام بعدی انتخاب ابزارها و فناوریهایی است که مورد استفاده قرار خواهند گرفت. این شامل انتخاب نرمافزار، سختافزار و سایر مؤلفهها مانند پایگاههای داده و پلتفرمها است که در اجرای بنچ مارکینگ استفاده میشوند.
راه اندازی محیط آزمایشی
پس از انتخاب ابزارها و فناوریها، مرحله بعدی راهاندازی محیط تست است. این شامل راهاندازی محیط آزمایشی، مانند سختافزار، نرمافزار و زیرساخت شبکه است که برای محک زنی رقابتی استفاده میشود.
اجرای بنچ مارک
پس از تنظیم محیط تست، برنامه را میتوان اجرا کرد. این شامل اجرای آزمایشها و جمعآوری دادهها، مانند معیارهای عملکرد است که برای تجزیه و تحلیل و مقایسه نتایج استفاده میشود.
تجزیه و تحلیل نتایج
پس از تکمیل برنامه، دادهها را میتوان برای تعیین نتایج تجزیه و تحلیل کرد. که شامل مقایسه نتایج با اهداف تعیین شده است و تعیین اینکه آیا اهداف محقق شدهاند یا خیر.
آیا KPIها همانند بنچ مارک هستند؟
خیر، KPI (شاخصهای کلیدی عملکرد) و بنچ مارک یکسان نیستند. KPIها عملکرد یک فرآیند یا شاخص خاص را در برابر اهداف اندازهگیری میکنند، در حالی که بنچ مارک نقطه مرجعی است که برای مقایسه سطوح عملکردی استفاده میشود.
شاخص های کلیدی بنچ مارک چیست؟
- کارایی: این معیار به بررسی میزان خروجی از یک ورودی معین از منابع میپردازد.
- اثربخشی: این معیار به موفقیت یک فرآیند، برنامه یا سیستم معین در دستیابی به اهداف مورد نظر خود میپردازد.
- کیفیت: این معیار به سطح کیفیت در یک محصول یا خدمات معین میپردازد.
- هزینه: این معیار به مجموع هزینههای مرتبط با یک فرآیند، برنامه یا سیستم معین نگاه میکند.
- زمان پاسخگویی: این اندازهگیری به مدت زمان پاسخ به یک اقدام معین، نگاه میکند.
- در دسترس بودن: این معیار به مدت زمانی که یک فرآیند، برنامه یا سیستم معین برای استفاده در دسترس است، نگاه میکند.
- استفاده: این معیار میزان استفاده از یک فرآیند، برنامه یا سیستم معین را بررسی میکند.
- عملکرد: این معیار به چگونگی عملکرد یک فرآیند، برنامه یا سیستم معین می پردازد.
در مورد ارزیابی سازمانی و ارزیابی عملکرد کارکنان بیشتر بدانید.
مثال های بنچ مارکینگ
یک سازمان برای بهبود روشهای ارائه خدمات به مشتریان، میتواند خود را با رقبای موفق خود مقایسه کند. در صورت شناسایی نقاط منفی و اختلاف در اندازهگیریها میتواند جهت بهبود عملکرد خود برنامهریزی کند. سازمان میتواند رقیب خود را مشاهده و عملکردش را ارزیابی کند. در بعضی از صنایع میتواند یکی از پرسنل خود را بهعنوان مشتری به آن سازمان فرستاده تا بهصورت مستقیم اطلاعات موردنیاز در مورد تجربهی مشتریان را شناسایی کند.
یک رستوران بیرون بر برای ارائه بهتر خدمات خود بهسرعت وابسته است. در صورت داشتن سیستم دقیق میتواند بهرهوری خود را افزایش، هزینهها را کاهش و درنتیجه سود خود را افزایش دهد. کاهش هر ثانیه بدون کاهش کیفیت باعث افزایش سود رستوران میشود. اینگونه رستورانها در طول سالها با اضافه کردن منوها، تعداد صندوقها جهت دریافت سفارش و دیگر امکانات با یکدیگر در حال رقابت هستند. این شباهتها نشان میدهد که دائما در حال تماشا و محک زنی رقابتی یکدیگر هستند.
کلام آخر:
بنچ مارک یک ابزار قدرتمند برای ارتقا و بهبود مستمر در سازمانها است. همانطور که گفته شد بنچمارک داخلی تنها جهت شناسایی داخل سازمان میباشد. سازمانهای پیشرو علاوه بر بنچمارک داخلی، بنچمارک خارجی هم انجام میدهند. تلاش میکنند تا فرآیندها و روشهای خورد را بهطور مستمر بهبود داده و خود را با رقبای پیشرو مقایسه میکنند.
بسیاری از سازمانها با ایجاد تیمهای تحقیق و توسعه علاوه بر ارزیابی عملکردهای داخلی سازمان، بنچمارک خارجی نیز انجام داده و رقبای پیشرو خود را کنترل و تجزیه تحلیل میکنند.
بنچ مارکینگ علاوه بر تکنیکها، نیازمند تجربه میباشد. چراکه تجزیهوتحلیل نادرست و اشتباه میتواند باعث بروز نتایج گمراهکننده و درنتیجه ضرر و زیان شود. پیشنهاد ما به شما در قدم اول استفاده از مشاوران و متخصصان در این حوزه میباشد. چراکه متخصصان این حوزه توانایی تشخیص اطلاعات نادرست از درست را داشته و میتوانند از بروز فاجعه در سازمان جلوگیری کنند.
محک زنی رقابتی، مقایسه و تقلید از رقبا بدون در نظر گرفتن شرایط کنونی و ساختارهای حال حاضر سازمان میتواند باعث ایجاد مشکلات غیرقابلجبران شود.
مشاوران و متخصصان مجموعه مدیرنو با تکیهبر دانش و تجربهی خود میتوانند یاریرسان شما درزمینه بنچمارک داخلی (ارزیابی داخلی سازمان)، بنچمارک خارجی (ارزیابی رقبا)، تهیه و تدوین طرحهای بهبود و درنتیجه ارتقای سازمان و افزایش بهرهوری و سوددهی مجموعه شما باشند.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در رابطه با مدیریت کسب و کار به صفحه مشاوره کسب و کار مدیرنو مراجعه فرمایید.
برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در ارتباط باشید.
منابع: shopify ، هیئت تحریریه مدیرنو
