در این مقاله از مدیرنو، به بهبود مستمر فرایند در محیط کسب و کار می پردازیم. چالش ها و راه های بهبود فضای کسب و کار چیست؟ تحول انسانی به این ایده بستگی دارد که ما می توانیم خود و سازمان هایمان را بهتر کنیم.
بنابراین وقتی صحبت از بهبود مستمر کسب و کار می‌شود، به معنی سرمایه گذاری برای دستیابی به پتانسیل کامل ماست. این سفر زمانی که به اجرای استراتژی‌های‌بهبود یا تکنیک‌های آن می‌رسد، برای همه مناسب نیست. بهبود فضای کسب و کار یک فرآیند عمدیست که نیاز به مشاهده، تجزیه و تحلیل، برنامه ریزی و اقدام دارد.
اما بهبودمستمر مانند مربیگری، یک تلاش مداوم است و بر اساس کار تیمی، فرهنگ شرکت قوی و بازخورد ساخته شده. اما به پشتیبانی و ابزارهای بهبودمستمر نیز نیاز دارد تا مهارت‌ها و قابلیت‌ها را شفاف نگه دارد.
گاهی، بهبود فضای کسب و کار شامل تغییرات کوچکیست که در طول زمان انجام می‌شود. در دیگر مواقع، بهبودمستمر با سازگاری با تغییرات و ایجاد انعطاف‌پذیری برای رقابتی ماندن در بازار امروز همراه است.
اگر در کارتان جایی برای پیشرفت وجود دارد، یا اگر می‌خواهید به یک رهبر و پیشرو در صنعت خود تبدیل شوید، از بهبودمستمر به عنوان چارچوبی برای ایجاد تغییرات مثبت استفاده کنید.
بهبود مستمر فرایند چیست؟
بهبود مستمر فرایند ایجاد تغییرات تدریجی کوچک است که بر اساس مشاهده عمدی فرآیندهای جاری به نتایج قابل توجهی منجر می‌شود.
روش بهبودمستمر که به نام کایزن نیز شناخته می‌شود، در ژاپن ایجاد شد. امروزه، این روش توسط مشاغل در سراسر جهان به عنوان راهی برای دستیابی به برتری عملیاتی پذیرفته شده.
ایده اصلی اینست که هیچ فرآیندی کامل نیست و همیشه جایی برای بهبود فضای کسب و کار وجود دارد. هدف از بین بردن ضایعات، بهینه سازی منابع و توانمندسازی کارکنان برای ایجاد تغییراتی است که نتایج شرکت را بهبودمی‌بخشند.
برایان راگون، مشاور بهبود مستمر فرایند ها می‌گوید: «تفکر سیستمی جاییست که ما حلقه‌های بازخورد ایجاد می‌کنیم تا اطلاعاتی از فرآیندهای فعلی دریافت کنیم و در مورد چگونگی بهینه سازی آنها فکر کنیم».
تمرکز بهبود مستمر کسب و کار بر چیست؟
- بهبود ابزار و مواد
- بهبود افراد و روابط
- بهبود محیط کسب و کار
بهبود محیط کسب و کار اغلب به معنای حذف ابزارهای کند شده یا از کار افتاده. از طرفی، مستندات مربوط به نحوه کار شما را نیز بهینه می‌کند، بنابراین هر کسی می‌تواند وارد این چرخه شده و فوراً شروع به کار کند. همچنین باعث ارتقای مهارت افراد شما می‌شود. در نهایت خروجی چنین روندی، از بین بردن موانع ارتباطی یا اصطکاک در روابط کاریست.
بهبود محیط کسب و کار ایمنی جسمی و روانی افراد شما را در محل‌کار بهتر می‌کند.
4 مرحله بهبود مستمر محیط کسب و کار
این مراحل که گاهی اوقات چرخه PDCA نامیده می‌شود، مخفف عبارت Plan-Do-Check-Act است.
برنامه: طوفان فکری و برنامه ریزی
فرصتی برای بهبود محیط کسب و کار شناسایی و یک برنامه عملیاتی برای مدیریت تهیه کنید.
به عنوان مثال، متوجه می‌شوید که نرخ تبدیل شما کمتر از میانگین دیگر رقباست. بنابراین تصمیم می‌گیرید که علاوه بر فراخوانی و تقویت سرنخ‌های ورودی، یک برنامه متمرکز ارسال ایمیل یا تولید محتوا نیز در نظر بگیرید.
اجرا: راه حل‌های آزمایشی
هنگامی که فرصتی را شناسایی کردید و چگونگی تغییر آن را مشخص کردید، آن تغییر را در مقیاس کوچک اجرا کنید. ما این کار را برای سنجش عینی اثربخشی آن انجام می‌دهیم. برای مثال توالی ایمیل در بالا، این ممکن است به معنای ارسال ایمیل درصد کمی از سرنخ ها باشد (مثلاً 20٪).
بررسی: بررسی اثربخشی
آیا تغییر کار کرد؟ قبل از اینکه بتوانیم آن را در سطح سازمان اعمال کنیم، باید بدانیم. برای مثال، اگر آزمایش ما 20٪ از سرنخ ها بهتر از 80٪ دیگر که ایمیل های پرورشی را دریافت نمی کنند، تبدیل کنند، می توانیم نتیجه بگیریم که این تغییر موثر بوده.
عمل کردن: اجرای راه حل
هنگامی که تأیید کردید که راه حل شما مؤثر است، زمان آن فرا رسیده که آن را در سطح سازمان گسترش دهید تا از مزایای آن بهره مند شوید.
راه های بهبود فضای کسب و کار
راه های مختلفی برای بهبود فضای کسب و کار وجود دارد. در ادامه به تشریح پنج مورد از آنها می‌پردازیم:
- روش ناب
- روش کانبان
- شش سیگما
- مدیریت کیفیت جامع
- روش شناسی چابک
روش ناب
روش ناب یک چارچوب است که در ابتدا برای تولید خلق شد. اما از آن زمان تاکنون توسط مشاغل مختلف مورد استفاده قرار گرفته است. هدف Lean حذف ضایعات و بهینه سازی کارایی است. و این کار را با ساده‌سازی فرآیندها و حذف فعالیت‌های بدون ارزش افزوده انجام می‌دهد.
روش کانبان
روش کانبان چارچوبی‌ست که به شما کمک می‌کند کار خودرا تجسم و گردش کار خود را بهینه کنید. اصل کلیدی Kanban اینست که کار خود را به وظایف کوچکتر تقسیم کنید و سپس پیشرفت هر کار را در هر مرحله از گردش کارتان پیگیری کنید. این به شما کمک می‌کند تنگناها و زمینه‌های ناکارآمد را شناسایی کرده و بتوانید پیشرفت‌هایی را رقم بزنید.
شش سیگما
شش سیگما یک چارچوب آماری‌ست که به شما کمک می‌کند نقص‌های فرآیند خود را شناسایی و از بین ببرید. هدف شش سیگما دستیابی به کمال با کاهش عیوب به سطح شش سیگماست. این نرخ نقص 3.4 خطا در هر میلیون فرصت است.
مدیریت کیفیت جامع
مدیریت کیفیت جامع (TQM) چارچوبی‌ست که تضمین می‌کند محصولات شما انتظارات مشتری را برآورده می‌کنند یا از آن فراتر می‌روند. TQM بر اساس بهبودمستمر ساخته شده. بر نیاز به شناسایی سیستماتیک و رسیدگی به مسائل کیفیت تاکید می‌کند.
روش شناسی چابک
متدولوژی Agile چارچوبی برای مدیریت پروژه‌های توسعه نرم افزار است. Agile بر توسعه تکرار شونده، نمونه سازی سریع و بازخورد مداوم از ذینفعان تأکید دارد. هدف این روش، کمک به تیم‌ها برای ایجاد و راه‌اندازی محصولات نرم افزاری با کیفیت بالا به شیوه‌ای سریع و کارآمد است.
چرا بهبود مستمر فرایند کسب و کار مهم است؟
افزایش بهره وری
از آنجایی که شما دائماً در حال شناسایی مناطقی هستید که فرآیندهای خود را بهینه کنید، می‌توانید گردش کار ساده‌تری ایجادکنید که زمان و منابع تلف شده را کاهش دهد. در نتیجه تیم شما کارآمدتر خواهد بود.
پیشنهاد مطالعه :
بهینه سازی تعامل و روابط کارکنان
همانطور که راگون بیان کرد، بهبود مستمر فرایند به همان اندازه که بر ابزارها تمرکز دارد، بر افراد و روابط نیز تمرکز دارد.
حلقه‌های بازخورد در بهبود مستمر فرایند به این معنیست که کارکنان مراقب فرصت‌هایی برای بهینه سازی ارتباطات هستند. وقتی کارکنان احساس می‌کنند که بخشی از بهبودمستمر هستند، بیشتر درگیر موفقیت شرکت می‌شوند و سرمایه‌گذاری می‌کنند. و شما روابط بهتری بین کارمندان و مدیران و به طور کلی محیط کاری مثبت‌تری خواهید داشت.
پیشنهاد مطالعه: روش های بهبود تعامل کارکنان در سازمان
کاهش ضایعات
با از بین بردن عیوب و ساده‌سازی فرآیندها، می‌توانید کیفیت محصول یا خدمات خود را بهتر کنید. این نه تنها منجر به رضایت بیشتر مشتریان می‌شود، بلکه می‌تواند با کاهش کارهای تکراری، در درازمدت در هزینه شما صرفه‌جویی کند.
کاهش هزینه‌ها
علاوه بر کاهش ضایعات، بهبود مستمر فرایند می‌تواند به شما در صرفه‌جویی هزینه‌های دیگر نیز کمک کند. به عنوان مثال، با ساده کردن فرآیند خود، ممکن است بتوانید میزان موجودی مورد نیاز خود را کاهش دهید. و با شناسایی زودهنگام خطاها، می‌توانید از هزینه رفع آنها در آینده جلوگیری کنید.
افزایش رضایت مشتری
وقتی ضایعات و عیوب را از بین می‌برید، در نهایت به محصول یا خدماتی می‌رسید که به احتمال زیاد انتظارات مشتری را برآورده می‌کند. در نتیجه سازمان شما افزایش رضایت مشتری را تجربه خواهد کرد.
کاهش زمان چرخه
یکی از مزایای ایجاد پیشرفت‌های کوچک اینست که می‌توانید آن را به سرعت انجام دهید. این بدان معنیست که می‌توانید محصول یا خدمات خود را سریعتر به بازار عرضه کرده و زودتر نتایج را مشاهده کنید.
افزایش نوآوری و جلوتر ماندن از رقبا
بهبودمستمر به شما کمک می‌کند با تشویق شما به کشف مداوم راه های جدید برای بهبود فضای کسب و کار خود، از رقبا جلوتر بمانید. و با ایجاد تغییرات کوچک، می‌توانید ایده‌های جدید را به سرعت و ارزان آزمایش کنید تا ببینید آیا ارزش دنبال کردن را دارند یا خیر.
وقتی سیستمی برای ایجاد تغییرات کوچک به صورت مداوم دارید، هرگز از پیشرفت دست نخواهید کشید.
چابکی و سازگاری بیشتر در تغییر
در کسب‌و‌کارهای امروزی، سازگاری سریع با تغییرات برای موفقیت بسیار مهم است. بهبود محیط کسب و کار به شما کمک می‌کند سیستمی بسازید که آزمایش ایده‌های جدید و اجرای سریع تغییرات را آسان‌تر می‌کند.
پیشنهاد مطالعه :
6 مرحله در بهبود مستمر محیط کسب و کار
راه های زیادی برای پیاده سازی بهبود فضای کسب و کار وجود دارد، اما رایج‌ترین روش شامل شش مرحله زیر است:
1. وضعیت فعلی خود را ارزیابی نمایید.
اولین قدم در بهبود مستمر فرایند اینست که بفهمید امروز کجا هستید. این را می‌توان با نقشه برداری از فرآیندهای فعلی انجام داد.
«نقشه‌های فرآیند به شما کمک می‌کنند تا جریان‌های کاری فعلی‌تان را درک کرده و به شما امکان می‌دهد فرصت‌هایی برای بهینه شدن (در صورت وجود) پیدا کنید.»
“برایان راگون، بنیانگذار و مشاور مدیریت فرآیند در پازل”
راگون می‌گوید این مهم‌ترین مرحله در همه اشکال بهبود مستمر فرایند است.
با افراد درگیر در فرآیندهای تجاری فعلی خود صحبت کنید. هر مرحله (حتی آنهایی را که بی ربط می‌دانید) مستند کنید. ترتیبی را که افراد شما این مراحل را تا پایان فرآیند انجام می‌دهند، یادداشت کنید.
در مرحله بعد، با استفاده از ابزار نقشه برداری فرآیند، یک نمودار جریان ایجادکنید تا مراحل فرآیند خود را نشان داده و بتوانید تمام جزئیات را با دید جامع‌تری ببینید.
سپس نقش مسئول هر مرحله در فرآیند خود و ابزارهای مورد استفاده را مشخص کنید. ابزارهای مدیریت پروژه، مانند Asana، می‌توانند به این فرآیند کمک کنند. به یاد داشته باشید، بهبود محیط کسب و کار مربوط به ابزارها و مواد، افراد و روابط و محیط شماست.
از همین حالا با کمک سیستم ارزیابی سازمانی مدیرنو، شناسایی شکاف‌ها و فرصت‌های بهبود محیط کسب و کار حودتان را شروع کنید.
2. علت اصلی مشکلات را شناسایی کنید
هنگامی که می‌دانید فرآیند شما کجا مشکل ساز است، وقت آنست که دلیل آن را بیابید. برای شناسایی علت اصلی یک مشکل، این پنج سوال را بپرسید:
- دقیقا چه اتفاقی افتاد؟
- چه زمانی اتفاق افتاد؟
- چه کسی درگیر بود؟
- آنها چه کاری می‌کردند؟
- در چه شرایطی این اتفاق افتاد؟
با استفاده از این دستورات، ممکن است متوجه شویم که:
- سرنخ ها فرم درخواست نسخه ی نمایشی ما را پر می‌کنند
- یک هفته بعد از پر کردن فرم
- مدیر CRM ما و تیم فروش ما درگیر بودند
- سرنخ فرم را پر کردند، CRM ما از سرنخ جدیدی به ما اطلاع داد، و تیم فروش ما سرنخ را مهیا کرد و دعوت نامه‌ای برای تماس آنها ارسال کرد.
- سرنخ‌ها برای دریافت دعوتنامه دو روز صبر می‌کنند.
از این تجزیه و تحلیل، می‌توانیم دو ناحیه را به‌عنوان دلایل ریشه‌ای بالقوه شناسایی کنیم: تماس آزمایشی زمان انتظار را طولانی می‌کند، و روند دعوت.
3. یک راه حل ایجادکنید
اکنون که می‌دانید فرآیند شما در کجا و چرا شکست می‌خورد، می‌توانید برنامه‌ای برای رفع مشکل ایجادکنید.
این طرح باید افرادی که مسئول مراحل مختلف فرآیند شما هستند را درگیر کند. راه حل‌های بالقوه را از طریق طوفان فکری ایجاد کرده و سپس راه حلی را انتخاب کنید که موثرترین باشد.
4. راه حل را اجرا کنید
هنگامی که راه حلی پیدا کردید، وقت آن است که برنامه‌ای برای اجرای آن ایجادکنید.
این طرح باید شامل یک جدول زمانی برای اجرا، فهرستی از مسئولیت‌ها و هر منبعی که نیاز دارید باشد. سپس، طرح را عملی کنید.
5. نتایج را ارزیابی کنید
بعد از اینکه راه حل خود را اجرا کردید، وقت آنست که ببینید آیا کار می‌کند یا خیر.
نتایج راه حل را در برابر اهداف اولیه خود برای بهبود محیط کسب و کار ارزیابی کنید. اگر آنطور که برنامه ریزی شده بود کار نکرد، به مرحله سه برگردید و راه حل دیگری را مطرح کنید.
6. فرآیند را استاندارد کنید
اگر راه حل شما موفقیت آمیز بود، آخرین مرحله اینست که مطمئن شوید روند به درستی دنبال می‌شود.
برای انجام این کار، رویه‌های عملیاتی استاندارد (SOP) ایجادکنید که مراحل فرآیند شما را توصیف می‌کند. این SOPها باید واضح و قابل پیگیری باشند تا هر کسی بتواند آنها را انجام دهد.
شما همچنین باید چک لیست‌ها یا فلوچارت‌هایی را ایجادکنید که بتوان از آنها به عنوان مرجع در هنگام پیگیری فرآیند استفاده کرد.
اما به یاد داشته باشید که با مدل بهبودمستمر راه حل‌ها هیچ وقت نهایی نیستند. حلقه‌های بازخوردی را ایجادکنید که به شما امکان می‌دهد به طور مداوم به فرآیندهای خود دسترسی داشته باشید.
راه های بهبود فضای کسب و کار
همیشه در هر فرآیندی، حتی فرآیندی که برای بهبود طراحی شده، جا برای بهتر شدن وجود دارد. در اینجا 7 راه وجود دارد که می‌توانید تلاش‌های خود را حتی موثرتر کنید:
1. حلقه‌های بازخورد ایجادکنید.
یکی از بهترین راه های بهبود فضای کسب و کار ایجاد فرهنگی‌ست که از آن حمایت کند. با درخواست و دریافت بازخورد، مشارکت کارکنان را تشویق کنید.
هنگامی که کارمندان پیشنهادهایی ارائه می‌دهند، آنها را جدی بگیرید و منابع مورد نیاز برای انجام انها را در اختیارشان قرار دهید. همچنین بهبود محیط کسب و کار می‌تواند به افزایش مشارکت کارکنان شما کمک کند.
۲- روی مشتری تمرکزکنید.
هدف از بهبود مستمر فرایند ایجاد محصول یا خدمات بهتر برای مشتریان است. بنابراین، هنگام ایجاد تغییرات مهم است که آنها را در نظر داشته باشید.
3. اهداف SMART را تعیین کنید.
هدفگذاری هوشمندانه یا SMART به شما کمک می‌کند تا پیشرفت خود را محک بزنید و ببینید آیا در مسیر پیشرفت‌های مد نظر هستید یا خیر.
4. انعطاف پذیر باشید.
اگر راه بهتری برای انجام کاری پیدا کردید از تغییر برنامه‌های خود نترسید. نکته اصلی بهبود محیط کسب و کار ، انعطاف پذیری در نحوه برخورد ما با کار و تغییرات است.
5. اشتباهات را بپذیرید.
اگر از کارمندان خود بازخورد دریافت می‌کنید، احتمالا همه آن بازخوردی نیست که دوست دارید. به یاد داشته باشید که با ذهنی باز با تمام بازخوردها مواجه شوید.
همانطور که گلن راجرز، مدیر عامل Float به تیم خود می‌گوید: «به جای دفاع، با استقبال از بازخورد، به دنبال راه های بهبود فضای کسب و کار باشید. سفر خودسازی شما مستلزم آموزش، مشورت گرفتن از دیگران و تمایل به اشتباه است.»
6. برنامه‌های خود را به اشتراک بگذارید.
مطمئن شوید که همه در سازمان شما می‌دانند که برنامه‌های شما چیست و چگونه می‌توانند کمک کنند. ارتباط خوب به همه کمک می‌کند تا در یک مسیر باقی بمانند و برای بهبود مستمر فرایند های خود با یکدیگر همکاری کنند.
7. موفقیت‌های خود را جشن بگیرید.
وقتی به پیشرفت موفقیت آمیزی دست می‌یابید، زمانی را برای جشن گرفتن اختصاص دهید. چنین کاری به اعضای تیم شما انگیزه داده و به آنها نشان می‌دهد که از تلاش‌های آنها قدردانی می‌شود.
مسیر خود را تنظیم نمایید
بهبودمستمر ابزار قدرتمندی برای هر سازمانی است. با استفاده از آن، می‌توانید پیشرفت‌های کوچک و تدریجی ایجادکنید که در طول زمان نتایج بزرگی را به همراه دارد.
کلید موفقیت در بهبودمستمر، شروعی کوچک است. سعی نکنید یکباره کارهای زیادی انجام دهید. در عوض، یک یا دو تغییر تدریجی با تمرکز بر یک منطقه در یک زمان ایجادکنید. به یاد داشته باشید، هدف اینست که فرآیند خود را بهترکنید، نه کامل. همیشه جایی برای پیشرفت وجود خواهد داشت، پس برای کمال تلاش نکنید.
و اگر مطمئن نیستید از کجا شروع کنید، برای دریافت اطلاعات بیشتر در این مورد به صفحه مشاوره کسب و کار مدیرنو مراجعه فرمایید، تا کارشناسان واحد مشاوره توضیحات لازم جهت اجرای بهبود مستمر فرایند کسب و کار را خدمتتان ارائه کنند. با ما در ارتباط باشید.
منابع: betterup
