در این مقاله از مدیرنو به تشریح چهار وظیفه اصلی مدیریت ، وظایف مدیران در قبال کارکنان می‌پردازیم. در دنیای کسب و کار امروز مدیر شدن می‌تواند مثل یک وظیفه دلهره‌آور دیده و تجربه شود. اما اگر به دقت نگاه کنید، هر کاری که یک مدیر انجام می‌دهد تحت چهار وظیفه اصلی و کلیدی مدیریت قرار می‌گیرد.
تعریف مدیریت و وظایف آن چیست؟
تعریف مدیریت به معنای برنامه‌ریزی، تنظیم، رهبری و کنترل فعالیت‌ها است تا هدف‌های یک سازمان یا گروه به بهترین شکل ممکن دستیابی شود.
در واقع، مدیریت فرایندی است که از طریق طراحی، سازماندهی، هدایت و کنترل منابع سازمان (شامل انسانی، مالی، فیزیکی و اطلاعاتی) به سمت دستیابی به اهداف مشخص کمک می‌کند. وظایف مدیریت در سازمان شامل مواردی از قبیل تصمیم‌گیری استراتژیک، تعیین اهداف، برنامه‌ریزی، تخصیص منابع، هدایت و رهبری کارکنان، ارزیابی عملکرد، اصلاح فرآیندها و اتخاذ تصمیمات درباره تغییرات در سازمان می‌شود.
علاوه بر این تعریف مدیریت وظایف اصلی آن در برخورد با چالش‌ها و مواجهه با تغییرات نیز نقش مهمی دارد. این شامل انطباق با محیط کسب و کار، مدیریت تغییر، حل مسائل و مدیریت ریسک است. بنابراین، مدیریت نه تنها به منظور حفظ عملکرد بهینه سازمان در شرایط کنونی، بلکه برای ایجاد امکانات جهت رشد و پیشرفت بلندمدت نیز ضروری است. به طور خلاصه، مدیریت به عنوان یک فرآیند جهت‌دهی و نظارت بر عملکرد سازمان، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و در هر سطحی از یک سازمان، از مدیران در تصمیم‌گیری‌ها و اجرای استراتژی‌ها انتظار می‌رود که با دقت و بازدهی عمل کنند.
وظایف مدیران در قبال کارکنان
وظایف مدیران در قبال کارکنان یک سازمان به طور کلی شامل چند مسئولیت اساسی می‌شود که به شرح زیر است:
- رهبری و مدیریت تیم: مدیران مسئولیت انجام هدف‌ها و وظایف سازمان را بر عهده دارند و باید تیم کاری را به منظور دستیابی به اهداف هدایت کنند. آنها باید تسهیل کننده‌های همکاری و هماهنگی بین اعضای تیم باشند و از همه کارکنان مراقبت کنند تا بتوانند به بهترین شکل ممکن عمل کنند.
- مدیریت عملکرد: ارزیابی عملکرد کارکنان، ارائه بازخورد سازنده و تشویق به بهبودهای لازم برای بهبود کارآیی و عملکرد از وظایف اصلی مدیران است. آنها باید مشکلات عملکردی را شناسایی کرده و راه‌حل‌های مناسب برای بهبود آنها پیشنهاد دهند.
- مدیریت منابع انسانی: ایجاد یک محیط کاری که بر اساس احترام و عدالت ساخته شده است، نقش دیگری است که مدیران در قبال کارکنان دارند. آنها باید معادلات حقوق و مزایای کارکنان را نظارت کنند و به مشکلاتی مانند نارضایتی کارکنان، تضادات بین فردی یا مسائل رفاهی پرداخته و آنها را حل کنند. در مورد تاثیر نحوه افزایش حقوق در بهبود عملکرد و ارتقای رضایت کارمندان بیشتر بدانید.
- توسعه و آموزش سازمانی: مدیران باید مسئولیت داشته باشند تا به توسعه حرفه‌ای کارکنان کمک کنند. این شامل ارائه فرصت‌های آموزشی، راهنمایی در طول مسیر شغلی و ترویج فرهنگ یادگیری و پیشرفت در سازمان است.
- مدیریت ارتباطات: برقراری و حفظ ارتباطات مؤثر با کارکنان از وظایف اساسی مدیران است. این شامل تسهیل ارتباط دوطرفه، تقویت مهارت گوش دادن به نیازها و انتظارات کارکنان، و اطمینان از اینکه پیام‌ها و دستورالعمل‌ها به درستی فهمیده شده و پیگیری شده‌اند، می‌شود.
چهار وظیفه اصلی مدیریت چیست؟
چهار وظیفه اصلی مدیریت عبارتند از:
- برنامه ریزی
- سازماندهی
- راهبری
- کنترل
مدیران موفق باید هر چهار مورد را در حین مدیریت کار و تیم خود انجام دهند. این موارد اساس هر مدیریت حرفه‌ای هستند.
مفهوم نحوه تعامل مدیریت با پرسنل اولین بار توسط هنری فایول، مهندس معدن فرانسوی تدوین شد. او یک نظریه کلی در مورد مدیریت بازرگانی و وظایف مدیریت در سازمان ایجاد کرد که به چهار وظیفه اصلی مدیریت تبدیل شد.
بدون این چهار رکن مدیریتی که از سایر مسئولیت‌ها حمایت می‌کنند، هیچ کاری به موقع و در چارچوب ساختار سازمان انجام نخواهد شد. اگر خودتان یا تیمی را مدیریت می‌کنید، باید این اصول مدیریت را که اساس مهارت‌های مدیریتی هستند، درک و به خوبی اجرا کنید.
وظایف مدیریت در سازمان
بیایید به روش‌هایی که مدیران مؤثر از این چهار وظیفه اصلی مدیریت برای دستیابی بهتر به اهداف سازمان خود استفاده می‌کنند نگاهی بندازیم. در ادامه به تشریح چهار وظیفه اصلی مدیریت می‌پردازیم.
1) برنامه ریزی
مدیران، مسئول چشم انداز و اهداف بلند مدت در شرکت هستند. برنامه ریزی شامل تدوین چشم‌انداز به همراه هدف گذاری‌های مربوطه برای رسیدن به آن است. مدیران چالش‌های تجاری را شناسایی کرده، روی ابتکارات (مانند برنامه های رشد، اهداف شرکت و پیش بینی کسب و کار) کار می‌کنند و تصمیماتی می‌گیرند که کسب و کار را به سمت تحقق اهداف سوق می‌دهد.
یکی دیگر از عناصر برنامه ریزی مدیریت، تخصیص منابع یا مدیریت حجم کار است. به طور معمول، مدیر تصمیم می‌گیرد که کدام کارمندان به کدام وظایف و اهداف منصوب شده و به دنبال متعادل کردن حجم کار و حفظ کارایی از طریق این کار هستند.
برنامه ریزی در هر سازمانی ضروری است و به چند دلیل بخش مهمی از وظایف مدیریتی مدیران شرکت است. اول اینکه، کارمندان درجه یک معمولاً آنقدر درگیر انجام وظایف خود هستند که نمی‌توانند به طور استراتژیک در مورد تصویر جامع شرکت فکر کنند. دوم، به این دلیل که مهارت‌های تصمیم‌گیری، رهبری و برنامه‌ریزی بالاتر از حد متوسط کارکنان است، به صورت ویژه از وظایف مدیران شرکت است.
مدیران معمولاً مسئول چندین نوع برنامه ریزی در یک سازمان هستند:
-
برنامه ریزی استراتژیک
بالاترین و حیاتی ترین سطح برنامه ریزی مربوط به نمای دوربرد و تصویر بزرگ شرکت است. تهدیدها و فرصت‌های آینده را شناسایی کرده و مسیر بلندمدت و اهداف سازمانی را تعیین می‌کند. برنامه‌ریزی استراتژیک به تصمیم‌های روزمره مربوط نمی‌شود و در عوض به برنامه‌های سه ساله، برنامه‌های پنج ساله، مسیرهای بازار و عناصر تصویر جامع سازمان نگاه می‌کند.
در بیشتر سازمان‌ها، مدیریت ارشد بخش عمده‌ای از برنامه ریزی استراتژیک را انجام می‌دهد. مدیر عامل و سایر مدیران رده بالا ممکن است به نظرات مدیران میانی تکیه کرده و آنها را از برنامه های استراتژیک مطلع می‌کنند، اما بیشتر تصمیمات در اینجا توسط افراد مسئول گرفته می‌شود.
-
برنامه ریزی تاکتیکی
برنامه‌ریزی تاکتیکی بیشتر به چگونگی دستیابی به اهداف میان‌مدت یا کوتاه‌مدت معمولاً اهدافی که یک سال یا کمتر طول می‌کشند، می‌پردازند. برنامه ریزی تاکتیکی هدفمندتر از برنامه ریزی استراتژیک است و بعد از اطلاع از برنامه استراتژیک، یک مسیر کلی را تعیین می‌کند که بیشتر در برنامه ریزی عملیاتی شکل می‌گیرد.
این مدیران میانی هستند که معمولاً برنامه ریزی تاکتیکی را تکمیل می‌کنند، برنامه استراتژیک را در نظر می‌گیرند و اهداف سطح بالای آن را به اهداف کوچکتر، قابل اندازه گیری‌تر و دست یافتنی کوتاه مدت تقسیم می‌کنند.
برنامه ریزی تاکتیکی جزئی تر از برنامه ریزی استراتژیک است، اما هنوز به جزئیات عملیات روزانه نمی‌پردازد.
-
برنامه ریزی عملیاتی
از سوی دیگر، برنامه‌ریزی عملیاتی تماماً در مورد اقدامهای روزانه است. این برنامه ریزی به دنبال استفاده از اصول و استراتژی‌های تعیین‌شده در برنامه‌های تاکتیکی برای دستیابی به اهداف کلان در برنامه استراتژیک است. مدیران بخش، رهبران سطح اول و مدیران پروژه اغلب به برنامه ریزی عملیاتی کمک می‌کنند.
پیشنهاد مطالعه :
2) سازماندهی
یکی دیگر از وظایف اصلی مدیران، وظیفه سازماندهی است که به نحوه توزیع منابع، واگذاری وظایف، بخش‌های ساختار، تعیین سطوح کارکنان و غیره توسط مدیران اشاره دارد.
اگر شرکت شما به سرعت در حال رشد است، احتمالا در سال آینده به کارشناسان فروش بیشتری نیاز خواهید داشت. در برخی مواقع، حتی ساختارها و بخش‌هایی که اکنون دارید دیگر معنا نخواهند داشت. به مدیران بیشتری برای نظارت بر استخدام‌های جدید نیاز خواهید داشت و حتی ممکن است به بخش‌های جدیدی نیاز داشته باشید که زمانی که کوچکتر بودید، وجود نداشتند.
همه اینها از اهداف و برنامه‌های سازماندهی دقیق در نقش رهبری است. به همین دلیل است که سازماندهی دومین وظیفه اصلی مدیریت است.
-
نمونه ای از سازماندهی
مدیران در واکنش به تغییرات چشم انداز کسب و کار، وظایف مستمری برای ایجاد تعادل مجدد حجم کار و حتی تعداد کار دارند. در 20 سال پیش، در بخش‌های بازاریابی، بازاریابی دیجیتال محدودی انجام می‌شد، چه رسد به بازاریابی محتوا یا سئو. امروزه این بخش تجارت بسیاری از آژانس‌های بازاریابی را تشکیل می‌دهند. چنین داستانی دائما در بسیاری از بخش‌ها، نقش‌ها و واحدهای تجاری رخ می‌دهد.
مدیران باید مشاغل، سلسله مراتب شغلی و تخصیص منابع را سازماندهی و متناسب با چشم انداز کسب و کار به روز نگه دارند.
3) راهبری
هر سازمانی، به نیرویی نیاز دارد که آن را به جلو براند. راهبری یعنی در مسیر نگاه داشتن نیروها و سوق دادن آنها به سمت یک هدف مشترک. اگر در لایه‌های سازمان به سمت پایین حرکت کنید و نیازهای مشابهی مربوط به تیم‌ها، پروژه‌ها و هر بخش از ساختار سازمانی را پیدا خواهید کرد.
راهبری از وظایف کلیدی مدیریت سازمان و از بخش‌های مهم شغل هر مدیر است.
یکی از وظایف اصلی مدیریت بر افراد اینست که چه فردی، چه تیمی یا چه گروهی بیشتر از حدود وظایف کاری خود متراکم است. این بدان معنا نیست که وظایف اجرایی مهم نیستند، بلکه نحوه انجام یا عدم انجام وظایف و مسئولیت‌های افراد نیز مهم است.
راهبری کارکنان می تواند انواع مختلفی داشته باشد:
- ایجاد انگیزه مالی
- الهام بخشی
- با قاطعیت برخورد کردن
- تشویق یا تمجید
- دستور دادن
- تغییر مسیر
- هل دادن
علاوه بر این، رهبری هم شامل مدیریت افراد است و هم برقراری تماس‌های درست با ذینفعان دیگر سازمان.
انواع رویکردهای رهبری در مدیریت در سازمان
رویکردهای زیادی برای رهبری در مدیریت وجود دارد که هر کدام مزایا و معایب خاص خود را دارند. و درک این نکته مهم است که هیچ سبک مدیریتی درستی وجود ندارد. مدیران موفق به طرز ماهرانه‌ای بین سبکهای مختلف حرکت می‌کنند، زیرا هر کدام کاربردهای خاص خود را دارند.
در اینجا از مدل رهبری موقعیتی که توسط نویسنده و مربی کسب و کار مارشال گلداسمیت رایج شده استفاده می‌کنیم. رهبری موقعیتی دارای چهار سبک رهبری است: آمرانه، مربیگری، حمایت و تفویض اختیار.
آمرانه یا دستوری
یک سبک رهبری از بالا به پایین و با اختیارات زیاد مدیریت که در آن مدیر بدون پذیرش نظری از طرف اعضا تیم، تصمیم می‌گیرد. این سبک زمانی مفید است که تیم‌های جدید یا بی‌تجربه را هدایت می‌کنید، یا کارمندان جدیدی را بدون پیش‌زمینه‌ای در صنعت خود آموزش می‌دهید و به‌طور بالقوه زمانی که در بازار یا فناوری جدید پیشروی می‌کنید.
این روش زمانی که مدیر شخصیت قدرتمند و با تجربه ای نیست یا افرادی که مدیریت می‌شوند ورودی ارزشمندی برای ارائه دارند، به درستی کار نمی‌کند.
مربیگری
یک مربی در کنار مشارکت کنندگان ماهر قرار گرفته و آنها را در هنگام استفاده از مهارت‌های خود راهنمایی می‌کند. سبک رهبری مربیگری تقریباً یکسان است، در کنار اعضای تیم کار می‌کند و در عین حال قدرت را برای حرف نهایی حفظ می‌کند. مربیان همچنین استعدادهای بالقوه یا خام را به چیزی بهتر و مفیدتر توسعه داده و دقیقاً به همان روش در تجارت عمل می‌کنند.
کوچینگ برای کارمندانی که اطلاعاتی برای ارائه دارند یا استعدادهای خامی دارند که نیاز به اصلاح دارند، بسیار موثر است. همچنین برای کارمندان ماهری که برای رسیدن به هدف به کمک نیاز دارند، موثر است. درست مانند ورزش، یک مربی نمیتواند بهتر از مجموع بازیکنان تیم باشد. بنابراین مربیگری ممکن است بهترین رویکرد برای کارمندان بی تجربه یا کسانی که مشکلات عملکردی قابل توجهی دارند نباشد.
حمایتگر
حمایتگری فراتر از مربیگری است. این روش فرض می‌کند که اعضای تیم می‌دانند چه کاری باید انجام دهند و چگونه آن را انجام دهند، بنابراین مدیر رویکردی غیرمستقیم‌تر را اتخاذ می‌کند. مدیران حمایتگر یا حامی، اغلب وارد جنبه‌های ارتباطی یک تیم شده و به اعضای تیم کمک می‌کنند تا با هم بهتر کار کنند.
این سبک رهبری همچنین زمانی وارد عمل می‌شود که افراد از نظر بازده یا عملکرد به صورت ناپایدار رشد می‌کنند و از فردی که ممکن است نیاز به یک حامی داشته باشد حمایت می‌کند.
مدیریت حمایتی با تیم‌های بسیار ماهر که هنوز مشکلاتی در رابطه با روابط بین فردی، عملکرد ثابت یا سایر معیارها دارند، بهترین کارکرد را دارد.
تفویض اختیار
سبک رهبری تفویض اختیار، وظایفی را به کارمندان محول می‌کند (تفویض اختیار) و کمی پس از تعیین تکلیف و نظارت اولیه، و رهبر را آزاد می‌کند تا زمان بیشتری را برای کارهای سطح بالاتر صرف کند. این روش برای مدیران بسیار جذاب است زیرا از برخی جهات ساده‌ترین و کم زمان‌ترین است. با این حال، فقط با تیم‌هایی با عملکرد بالا و اعضای تیمی که نیازی به هدایت، مربیگری یا حمایت ندارند، به خوبی کار می‌کند.
4) کنترل کردن
کنترل شامل تمام تلاش‌های مدیریت برای اطمینان از تحقق اهداف (که در مرحله برنامه ریزی ایجاد شده) است. این شامل تجزیه و تحلیل و در صورت نیاز به روز رسانی‌های تکراری و مداوم طرح است.
نمونه هایی از کنترل تیم
مدیریت برنامه و مهلت، آموزش کارکنان، ارزیابی عملکرد، تعدیل بودجه یا تکالیف کارکنان و تخصیص منابع همگی در کنترل مدیر گنجانده شده است.
تیم مدیرنو چه کمکی برای اجرای هرچه بهتر 4 وظیفه اصلی مدیریت می‌کند
مدیران نقش مهمی در ارتقای کارایی و رضایت شغلی کارکنان دارند و باید با دقت و با توجه به نیازهای فردی و سازمانی، وظایف خود را انجام دهند. چهار وظیفه اصلی مدیریت می‌تواند یک چارچوب قدرتمند برای دسته‌بندی و اولویت‌بندی وظایف مدیریت در سازمان و مسئولیت‌های رهبران باشد، تا مشخص کنند که مهارت‌های رهبری خاص آنها در کجا به بهترین وجه به کار می‌آید.
با نگاهی به صفحه مشاوره مدیریت کسب و کار می‌توانید اطلاعات بهتر و بیشتری از تنوع اقدامها و کمکهای تیم مدیرنو برای بهینه سازی و ساماندهی سازمان شما به دست آورید.
منابع: Teamwork ، هیئت تحریریه مدیرنو
کلیدواژه ها :وظایف اصلی مدیریت ،وظایف مدیر شرکت ، وظایف مدیران, تعریف مدیریت و وظایف آن, وظایف مدیریت در سازمان, وظایف مدیران در قبال کارمندان
