در این مقاله از مدیرنو به اصول و تکنیک های کار گروهی در سازمان می‌پردازیم. فواید و هدف اصلی و نهایی تقویت کار گروهی چیست و کارمندان به چه کسی می‌توانند تکیه نموده و چگونه کارشان با اهداف کلان مطابقت دهند. عملکرد تیمی زمانی بهبود پیدا می‌کند که کارمندان حس ارتباط نزدیک و تعلق به سازمان را داشته باشند. همچنین کارمندان باید بدانند که چگونه می‌توانند از دیگران در محل کار حمایت کنند.
اصول و تکنیک های تقویت کار گروهی
یکی از مهمترین اصول و تکنیک های تقویت کار گروهی مؤثر در سازمان ، گفتگوهای مداوم بین مدیران، کارمندان و هم تیمیهاست.
هنگامی‌که اصول و تکنیک های کار گروهی در سازمان تقویت شود، ارتباطات سالم بخشی از روابط روتین کاری خواهد شد. کارکنان به‌احتمال‌زیاد انتظاراتی روشن و هم‌راستا با اهداف کلی سازمان دارند. در چنین شرایطی بهتر می‌توانند یکدیگر را درک کرده و برای غلبه بر موانع، دستیابی بهتر به هدف اصلی و نهایی کارگروهی و تغییر مسیرهای کاری، همکاری کنند.
مدیران بزرگ دروازه‌ای برای ارتباطات تیمی قوی
تنها عامل مهم برای بهبود ارتباطات تیم، مدیر است.
مدیران بزرگ به‌طور مداوم با کارمندان خودشان ارتباط برقرار کرده و به آنها کمک می‌کنند تا ارتباطات اجتماعی بهتری در سازمان ایجادکنند. آنها همچنین تسهیلگر خوبی برای ایجاد پیوندهای واقعی و مکالمات سازنده و محرک عملکرد هستند.
به خاطر داشته باشید که فقط صحبت کردن کافی نیست. بحث‌ها باید بدون اینکه کارکنان احساس مدیریت جزئی نگران کنند، ماهیت و هدفی مشخص داشته باشند
این نکته را هم فراموش نکنید که، ارتباط باید یک خیابان دو طرفه باشد.
مدیران باید به‌روزرسانی‌ها و تغییرات را در میان گذاشته و سؤال بپرسند. اما مهم‌تر از آن، کارمندان باید احساس کنند که نظرات آنها مهم است و می‌توانند آزادانه درباره موانع، ایده‌ها و سایر نگرانی‌های محل کار (با مدیر و سایر هم تیمی‌های خود) صحبت نمایند.
پیشنهاد مطالعه :
تنها عامل مهم برای تقویت کار گروهی در سازمان، مدیر است.
گالوپ یک چارچوب عملی برای چگونگی و زمان مکالمه مدیران با کارمندان کشف کرده. تحقیقات گالوپ پنج مکالمه مربیگری که در ادامه به آنها اشاره خواهیم کرد را نشان می‌دهد که مدیران را قادر می‌سازد تا به‌طور مداوم مربیگری کرده و انتظارات مناسب و مسئولیت‌پذیری ایجادکنند. وقتی مدیران چنین مکالماتی را به‌طور منظم انجام می‌دهند، کارکنان انرژی و درگیری بیشتری را تجربه کرده تبدیل به هم تیمی‌های بهتری می‌شوند.
وقتی‌که مدیران تیم خود را برای چنین گفتگوهایی گرد هم می‌آورند، پیوندها را گسترش داده و تجربیات تیمی معناداری ایجاد می‌کنند که می‌توانند الهام بخش، انگیزاننده و درگیر کننده کارمندان باشند. ارتباط مداوم برای همکاری و عملکرد بهتر ضروری است.
پیشنهاد مطالعه :
پنج مکالمه و تکنیک موثر برای تقویت کار گروهی
1- گفتگوی نقش و رابطه: بنیاد عملکرد و توسعه
گفتگوهای نقش و رابطه به مدیران این امکان را می‌دهد تا تعریف کنند که موفقیت در نقش فرد به چه معنی است و اهداف جذابی را تعیین نمایند که کارکنان را برای دستیابی به بهترین عملکرد خود تهییج شوند.
هدف اصلی این مکالمات با کارمندان اینست که متوجه شوند کار گروهی آنها چگونه با اهداف کلی شرکت و نقاط قوت هم تیمی‌هایشان مرتبط است. از فواید آن اینست که به کارمندان کمک می‌کنند تا بفهمند چگونه از نقاط قوت خود در کارگروهی را برای تحقق بیشتر اهداف مشترک استفاده کنند. در نهایت هدف اصلی و نهایی اینست که به بهبود عملکرد تیم کمک می‌کند.
2- ارتباط سریع: مکالمه جذاب برای تقویت کار گروهی
مکالمات اتصال سریع، تعاملات کوتاه و غیررسمی هستند.
هدف اصلی چنین مکالماتی اینست که به کارمندان کمک می‌کند تا در ارتباط باقی بمانند و روابط ایجادکنند. Quick Connects جلسات کاری نیستند، چنین مکالماتی فرصتی هستند تا در مورد نحوه انجام کار کارکنان و آنچه که در مورد آن هیجان‌زده هستند، صحبت کنید.
هدف از مکالمات Quick Connect برای مدیران اینست که نشان دهند که به کارکنان خودشان اهمیت داده، به آنها به‌عنوان افراد علاقه‌مند بوده و برای پشتیبانی و حمایت از آنها همیشه در دسترس هستید. مدیران در طول ارتباط‌های سریع می‌توانند موفقیت‌های اخیر کارمند را به‌موقع شناسایی کرده، به ایده‌های کارمند گوش داده یا به‌سادگی بپرسند که در ذهن کارمند چه می‌گذرد.
پیشنهاد پادکست :
چنین مکالمات کوتاهی باید بین هم‌تیمی‌ها نیز انجام شود. از فواید این ارتباط اینست که وقتی هم تیمی‌ها به طور غیررسمی در تیم به هم متصل می‌شوند، ارتباطاتی ایجاد می‌کنند که به افزایش همکاری، بهبود عملکرد تیمی منجر می‌شود.
3- در مورد اولویتها و پیشرفتها صحبت کنید
گفتگوهایی با موضوع پیشرفتها و اولویت‌های کاری کمتر برگزار می‌شوند. این گروه از مکالمات به زمانی حدود 30 تا 60 دقیقه و حداقل ماهی یک‌بار رقم می‌خورند و فرصت مناسبی برای بررسی انتظارات، رفع موانع و شناسایی نقاط حمایتی مورد انتظار کارکنان است.
مدیران باید چنین جلساتی را تسهیل کرده تا اعضای تیم در مورد پیشرفت و اولویتها یکسان باشند. ارتباط تیمی برنامه ریزی شده و منسجم، ثبات ایجاد کرده، انتظارات را روشن ساخته و همسویی ایجاد می‌کند. از طرفی به اعضای تیم کمک می‌کند احساس حمایت نموده و بهترین عملکرد را نیز داشته باشند.
4- کوچینگ توسعه ای: بازخورد لحظه ای
از اصول و ویژگی های کوچینگ توسعه ای ارائه بازخورد لحظه ای جهت تقویت کار گروهی افراد در سازمان است.
تمرکز مکالمات کوچینگ توسعه‌ای بر بازخورد فوری، توصیه‌های مرتبط و مربیگری فعال در لحظه است. این گروه از مکالمات متمرکز بر کارمندان، به مدیران این امکان را می‌دهد که در مواقع حساس، مربیگری فردی ارائه داده و پشتیبانی و مشاوره مناسب برای بهبود عملکرد در زمان واقعی ارائه دهند.
مکالمات کوچینگ توسعه‌ای باید متمرکز بر آینده و متمرکز بر بهبود باشد (نه قضاوت یا انتقاد).
افراد زمانی که درس‌ها را در لحظه برداشت می‌کنند بهتر یاد می‌گیرند. از فواید بازخورد اینست که می‌تواند به هر فردی چشم‌اندازی برای موفقیت و برنامه‌ای برای رسیدن به آن در کارگروهی بدهد.
یکی از فواید و ویژگی های کوچینگ توسعه‌ای اینست که از عملکرد فردی و تیمی افراد در کار گروهی پشتیبانی می‌کند.
وقتی مدیران از مکالمات مربیگری توسعه‌ای برای کمک به هم‌تیمی‌ها استفاده می‌کنند، در مورد یادگیری از تجربیات مشترک گفتگو می‌کنند. به‌عنوان‌مثال، یک جمع شدن سریع پس از یک حادثه ایمنی، می‌تواند به تیم‌ها کمک کند تا با هم پیشرفت کرده و یاد بگیرند. یا پس از ارائه موفقیت آمیز، تیم‌ها می‌توانند در مورد اینکه چه چیزی خوب بوده و چگونه می‌توان آن موفقیت را در آینده تکرار کرد، بحث نمایند.
5- پیشرفت در اهداف، دستاوردها و رشد آینده
این گفتگوهای رسمی پیشرفت هر شش ماه یک‌بار انجام شده و باید عملکرد و اهداف توسعه تیم را پوشش دهد. مانند مرورهای سنتی عملکرد، گفتگوهای پیشرفت در اهداف باید شامل معیارها، مستندات، دستاوردها و زمینه‌های بهبود تیم باشد. این گفتگوها یک ابزار مربیگری برای تفکر و رشد و فرصتی برای جشن گرفتن موفقیت‌ها و همسو شدن با اهداف آینده هستند.
برای اینکه میزان پیشرفت در اهداف و دستاوردها را برای رشد در آینده بسنجید، میتوانید از ارزیابی سازمانی استفاده کنید.
همکاری تیمی باید یک رکن کلیدی در چنین بررسی‌هایی باشد. مدیران می‌توانند چگونگی اهمیت مشارکت افراد برای تیم را روشن کرده و برای تقویت کار گروهی در سازمان مسیر به نتیجه رسیدن تلاش‌های جمعی تیم را ترسیم نمایند. از کارمندان بخواهید بهترین همکاران خود را شناسایی و در مورد موانع همکاری مؤثر بحث کنند. چگونه کارکنان می‌توانند از نقاط قوت خود برای تبدیل شدن به همکاران بهتری استفاده کنند؟
توصیه بعدی برای مدیران
در طی چند ماه آینده، زمان‌هایی را به‌طور منظم برای چک کردن عملکرد و میزان پیشرفت اعضا تیم برنامه ریزی کنید. به اعضای تیم کمک کنید تا نقاط قوت یکدیگر را درک کرده و به آنها کمک کنید تا با استفاده از چنین دانشی برای برنامه ریزی، استراتژی، تجزیه و تحلیل و هدایت اقدامات خود در مورد یکدیگر استفاده کنند.
برای بررسی نقاط قوت و ضعف و میزان پیشرفت پرسنل، میتوانید از سیستم ارزیابی عملکرد استفاده کنید.
هم تیمی‌ها را تشویق کنید تا مکالمات منظم Quick Connect را با شرکای داخلی کلیدی خود برنامه ریزی نمایند.
توصیه برای کارمندان
به یاد داشته باشید: ارتباطات اجتماعی بخش مهمی از رفاه شما را تشکیل می‌دهند.
از اصول ذکر شده در این پنج مکالمه به‌عنوان تکنیک های بهبود و تقویت کار گروهی و ایجاد روابط معنادار در سازمان استفاده کنید. و از گفتگوهای توسعه‌ای در مورد اینکه چگونه تیم می‌تواند به اهداف عملکردی و توسعه‌ای دست پیدا کند، استقبال کنید.
منبع: gallup