تفویض اختیار چیست؟
تفویض اختیار یعنی چه؟
«تفویض اختیار» یا Delegation به معنای انتقال مسئولیت یا اختیار انجام یک کار از یک فرد به فرد دیگر است، بهطوری که فرد واگذارکننده همچنان مسئول نتیجه نهایی است، اما فرد دریافتکننده اختیار، حق تصمیمگیری و اقدام برای انجام آن کار را پیدا میکند.
به زبان ساده: شما نمیتوانید همه کارها را خودتان انجام دهید، پس برخی از وظایف را به دیگران واگذار میکنید، ولی مسئولیت کلی آن کار همچنان با شماست.
ویژگیهای تفویض اختیار چیست؟
1. اختیار دادن: فرد واگذارکننده اجازه تصمیمگیری و اقدام را به فرد دیگر میدهد.
2. مسئولیت پذیری: فردی که وظیفه را واگذار میکند، مسئول نتیجه نهایی است.
3. اعتماد و توانمندسازی: برای اینکه تفویض موفق باشد، فرد دریافتکننده باید توانایی و دانش انجام کار را داشته باشد.
4. کنترل و بازخورد: واگذارکننده باید پیشرفت کار را دنبال کند و در صورت نیاز راهنمایی کند.
مثال ساده:
مدیر یک پروژه نمیتواند همه کارها را خودش انجام دهد. او وظایف طراحی، تحقیق و گزارشدهی را به اعضای تیم تفویض میکند. اعضای تیم مسئول انجام کار هستند و مدیر مسئول نتیجه نهایی پروژه است.
اگر بخواهی، میتوانم فرق تفویض اختیار با محول کردن کار یا مسئولیت دادن را هم به صورت ساده و تصویری توضیح دهم تا کامل روشن شود. آیا دوست داری این کار را بکنم؟
فرق تفویض اختیار و تفویض مسئولیت در چیست؟
تفویض اختیار و تفویض مسئولیت گاهی به اشتباه شبیه هم گرفته میشوند، اما تفاوت مهمی دارند. بیایید ساده و تصویری نگاه کنیم:
| ویژگی | تفویض اختیار | تفویض مسئولیت |
|---|---|---|
| تعریف | دادن حق تصمیمگیری و انجام کار به شخص دیگر | دادن مسئولیت انجام کار به شخص دیگر بدون الزاماً دادن اختیار کامل تصمیمگیری |
| کنترل | واگذارکننده میتواند کار را کنترل و راهنمایی کند | ممکن است فرد مسئول خودش کار را انجام دهد، اما کنترل بیشتری بر نتیجه دارد |
| مسئولیت نهایی | مسئولیت نهایی با واگذارکننده است | مسئولیت ممکن است بخشی یا کامل با فرد دریافتکننده باشد |
| نمونه | مدیر به کارمند میگوید: «تو میتوانی روش انجام این پروژه را تصمیم بگیری و اجرا کنی» | مدیر میگوید: «تو مسئول تهیه گزارش هستی و باید نتیجهاش کامل باشد» اما شاید روش را خودش تعیین کند |
به زبان ساده:
-
تفویض اختیار = «حق انجام و تصمیمگیری»
-
تفویض مسئولیت = «مسئولیت انجام»
۸ روش هوشمندانه برای تفویض وظایف به کارکنان شما
واگذاری یا تفویض وظایف یکی از بهترین راهها برای رشد کسب و کار و آزاد کردن وقت برای تمرکز روی کارهای مهمتر است. در اینجا هشت روش برای شروع آورده شده است.
در مراحل اولیهی ساخت کسبوکارتان، احتمالاً بیشتر وظایف اصلی و فرعی را خودتان انجام میدادید. اما با رشد شرکتتان، لازم است که بیشتر این کارها را به کارمندانتان واگذار کنید. هشت مرحلهی زیر به شما کمک میکند تا تعیین کنید کدام وظایف را باید واگذار کنید.
1. اولویتهایتان را روشن کنید
اولین قدم این است که به حجم کاری فعلی خود نگاهی بیندازید و اولویتهایتان را مشخص کنید. سادهترین راه برای انجام این کار، استفاده از ماتریس آیزنهاور برای اختصاص وظایف خود به چهار ربع است – فوری و مهم، فوری و غیرمهم، غیرفوری و مهم، و غیرفوری و غیرمهم.
این ابزار به شما کمک میکند تا مشخص کنید کدام وظایف را باید خودتان انجام دهید و کدام موارد را میتوانید به دیگران واگذار کنید. همچنین به شما کمک میکند تا موارد اتلافکنندهی وقت را که باید بهطور کامل حذف شوند، شناسایی کنید.
2. به دنبال کارهایی باشید که در آنها خوب نیستید
در مرحله بعد، در نظر بگیرید که کدام کارها فقط توسط شما قابل انجام است – احتمالاً این لیست کوچکتر از آن چیزی است که در ابتدا فکر میکنید. اکثر وظایف تجاری احتمالاً میتوانند توسط شخص دیگری که ممکن است کار را بهتر از شما انجام دهد، انجام شوند.
برای مثال، استخدام ممکن است وظیفهای نباشد که شما آماده واگذاری آن باشید. اما احتمالاً شخص دیگری میتواند حسابداری، بازاریابی یا ورود دادهها را انجام دهد.
3. زمان خود را پیگیری کنید
سعی کنید به مدت یک هفته زمان خود را پیگیری کنید تا درک بهتری از روند کاری خود داشته باشید. احتمالاً متوجه خواهید شد که وظایف خاصی را که مرتباً انجام میدهید، بهترین استفاده از زمان شما نیستند. مراحل دقیقی را که برای انجام این وظایف انجام میدهید، مستند کنید تا بتوانید به راحتی آن را به یکی از اعضای تیم خود واگذار کنید.
4. نقاط قوت و ضعف کارمندان خود را ارزیابی کنید
تفویض وظایف تجاری تنها در صورتی مفید است که فرد مناسبی را برای آن کار پیدا کنید، بنابراین برای ارزیابی نقاط قوت، ضعف و زمینههای مورد علاقه کارمندان خود وقت بگذارید. این به شما کمک میکند تا وظایف را به عضو مناسب تیم واگذار کنید.
تفویض اختیار فقط به معنای برداشتن بار از دوش شما نیست – شما همچنین به کارمندان خود فرصتی میدهید تا مهارتهای خود را رشد دهند و به شکلی بزرگتر به شرکت کمک کنند. این به شما کمک میکند تا وفاداری و ماندگاری بیشتری در کارمندان ایجاد
تفویض اختیار فقط به معنای برداشتن بار از دوش شما نیست – شما همچنین به کارمندان خود فرصتی میدهید تا مهارتهای خود را رشد دهند و به شکلی بزرگتر به شرکت کمک کنند.
5. منابع لازم را فراهم کنید
بدترین کاری که میتوانید انجام دهید این است که به کسی وظیفهای را محول کنید که مهارت یا منابع لازم برای انجام آن را به تنهایی ندارد. بنابراین وقتی کاری را به یکی از کارمندان خود واگذار میکنید، به منابع اضافی که ممکن است نیاز داشته باشد فکر کنید. به عنوان مثال، ممکن است لازم باشد مطالب آموزشی اضافی را در اختیار آنها قرار دهید یا خودتان برای آموزش تک تک آنها وقت بگذارید.
همانطور که کارمندان خود را آموزش میدهید، به آنها فرصت دهید تا اشتباه کنند و یاد بگیرند که چگونه خودشان کار را انجام دهند. اگر در طول آموزش به مانعی برخوردند، به جای اینکه فوراً راه حلی به آنها ارائه دهید، به آنها فرصتی دهید تا خودشان مشکل را حل کنند.
6. ارائه بازخورد سازنده
واگذاری وظایف و مسئولیت ها به کارکنان فرصت بسیار خوبی برای بهبود ارتباطات در محل کار است. کارمندان شما میتوانند در مورد هر مشکلی که دارند با شما تماس بگیرند و شما میتوانید بازخورد سازندهای در مورد راههای بهبود آنها ارائه دهید.
پیشنهاد مطالعه :10 مهارت مهم برای رهبری موفق در سازمان
7. روی نتایج تمرکز کنید
وقتی کار را به کارمندان خود برونسپاری میکنید، ممکن است از استراتژیهایی استفاده کنند که به نظر شما بهینه یا کارآمد نیستند. با این حال، سعی کنید روی کاری که انجام میدهند تمرکز کنید، نه روی فرآیندی که برای انجام آن استفاده میکنند. انجام این کار به آنها آزادی میدهد تا کشف کنند چه چیزی برای آنها مفید است و فرآیند خودشان را برای تکمیل کارشان ارائه دهند.
8. صبور باشید
واگذاری مسئولیت ها و وظایف به کارمندانتان در ابتدا کمی پیچیده خواهد بود و ممکن است احساس کنید که انجام دادن آن توسط خودتان آسانتر است. اما برونسپاری کار یک فرآیند است و زمان میبرد تا کارمندانتان آن را به درستی انجام دهند.
برای اینکه این گذار را برای خودتان آسانتر کنید، از برونسپاری حجم زیادی از کار به طور همزمان خودداری کنید. با یک یا دو کار کوچک شروع کنید و وقتی کارمندانتان در آنها مهارت پیدا کردند، میتوانید به آرامی به سراغ پروژههای بیشتر و بزرگتر بروید.
نتیجه گیری
تفویض اختیار به کارکنان یک مهارت مدیریتی حیاتی است که نیازمند برنامهریزی، انتخاب فرد مناسب، ارائه منابع لازم و بازخورد سازنده است. با تمرکز بر نتایج به جای روش انجام کار و صبر در طول فرآیند، مدیران میتوانند بار کاری خود را کاهش دهند و در عین حال تیمی توانمند و مسئولیت پذیر بسازند که به رشد و پیشرفت سازمان کمک میکند.
اگر نیاز به مشاوره مدیریت منابع انسانی و یا جذب نیروی انسانی دارید با ما در تماس باشید .
به مشاوره نیاز دارید ؟ با ما تماس بگیرید
مشاوران متخصص ما آماده راهنمایی کردن شما هستند
02126248779
منبع: uschamber
تهیه و تالیف: هیئت تحریریه مدیرنو
کلیدواژه ها: تفویض اختیار چیست, تفویض اختیار به کارکنان, تفویض مسئولیت چیست, تفویض مسئولیت یعنی چه, تفویض اختیار و مسئولیت, تفویض وظایف, واگذاری وظایف و مسئولیت ها.
