۱۱ گام برای عارضه یابی سازمانی + ( مشاوره عارضه یابی سازمانی )

آیا سازمان شما آنچه را که برای موفقیت بلندمدت باید بیاموزد، می‌آموزد؟

جک ولش، مدیرعامل پیشین شرکت جنرال الکتریک، روزی گفت: «توانایی یک سازمان برای یادگیری و تبدیل سریع آن یادگیری به عمل، نهایی‌ترین مزیت رقابتی است.»

همان‌گونه که یک عارضه یابی عملکرد، عملکرد و ظرفیت بالقوه‌ی کارکنان را می‌سنجد، عارضه یابی سازمانی نیز به رهبران کمک می‌کند تا درک کنند کسب‌وکارشان چگونه عمل می‌کند. این موضوع به‌ویژه از آن جهت اهمیت دارد که ۲۰٫۴٪ از کسب‌وکارها در سال نخست فعالیت خود شکست می‌خورند، ۴۹٫۴٪ طی پنج سال و ۶۵٫۳٪ طی ده سال.

درک دلایل موفقیت یا شکست یک سازمان مستلزم بررسی همه‌ی جنبه‌های کسب‌وکار است. این بررسی بینشی فراهم می‌کند تا سازمان بتواند تاب‌آوری خود را تقویت کند، با تغییر سازگار شود و برای آینده آماده گردد.

در این مطلب از مدیرنو به توضیح مفهوم عارضه یابی سازمانی، نقش منابع انسانی در آن، و مراحل انجام یک عارضه یابی سازمانی می‌پردازیم.

عارضه یابی سازمانی چیست؟

عارضه یابی سازمانی نوعی ممیزی جامع از افراد، فرایندها و بسترهای عملیاتی یک سازمان است. هدف از آن، درک سازوکار درونی شرکت است تا بتوان دریافت چه بخش‌هایی به‌خوبی عمل می‌کنند و چگونه می‌توان بخش‌های ناکارآمد را بازسازی و بهبود داد.
درواقع عارضه یابی‌های سازمانی — یک بررسی نظام‌مند و جامع از عملیات، ساختار، فرهنگ و عملکرد شما — می‌تواند اقدامی قدرتمند برای سازمان‌هایی باشد که به دنبال بهبود عملکرد، ارتقای عملیات و تقویت توانایی خود در دستیابی به اهداف هستند.

از طریق تحلیل افراد، فرایندها، سیستم‌ها و فرهنگ، عارضه یابی‌های سازمانی نواحی‌ای را شناسایی می‌کنند که در آن‌ها می‌توانید عملکرد و اثربخشی خود را بهبود دهید — و به توسعه‌ی یک برنامه‌ی عملی برای انجام آن بهبودها کمک می‌کنند.

نتایج عارضه یابی سازمانی می‌تواند تصمیم‌گیری، تخصیص منابع و اولویت‌بندی حوزه‌های بهبود را هدایت کند. با انجام این عارضه یابی‌ها توسط متخصصان ما، بینشی عمیق نسبت به عملیات و عملکرد خود به‌دست آورید، فرصت‌ها را شناسایی کنید و عملیات خود را تقویت نمایید.

از طریق فرم زیر می توانید سازمان خودتان را به صورت رایگان ارزیابی کنید و چالش های موجودتان را شناسایی کنید .

عارضه یابی سازمانی شامل موارد زیر است:

• سنجش عملکرد، فرهنگ، قابلیت‌ها و سلامت کلی سازمان
• شناسایی نقاط قوت و ضعف و کشف فرصت‌های بهبود
• هم‌راستا کردن اهداف، منابع و ساختار سازمان با یکدیگر
• بهبود کارایی، فرهنگ سازمانی و میزان مشارکت کارکنان

مدیرنو خدمات مشاوره عارضه یابی سازمانی در تهران و اصفهان و شیراز و رشت و مشهد و در سراسر ایران عزیزمان ارائه می دهد. برای کسب اطلاعات بیشتر با شماره 02126248779 تماس بگیرید. همکاران ما به صورت کاملا رایگان پاسخگوی سوالات شما خواهند بود.

چرا عارضه یابی سازمانی اهمیت دارد؟

عارضه یابی سازمانی نگاهی عمیق به وضعیت فعلی سازمان دارد و نقاط قوتی را که باید بر آن‌ها تکیه کرد و آسیب‌پذیری‌هایی را که باید برطرف شوند، آشکار می‌کند. این آگاهی می‌تواند به تقویت و حفاظت از موفقیت بلندمدت سازمان کمک کند.

عارضه یابی‌های سازمانی از جنبه‌های زیر ارزش‌آفرین هستند:

• همسو کردن استراتژی‌ها، ساختار و فرهنگ سازمان با اهداف آن
• شناسایی شکاف‌های مهارتی، ضعف‌های رهبری، ناکارآمدی‌های عملیاتی و سایر حوزه‌های نیازمند بهبود
• تعیین میزان کارایی و اثربخشی خدمات، سیاست‌ها و برنامه‌ها
• افزایش مشارکت و بهره‌وری کارکنان از طریق جلب نظرات آنان و بهبود فرهنگ کاری
• کاهش ریسک با شناسایی به‌موقع تهدیدها و آسیب‌پذیری‌ها
• پشتیبانی از بهبود مستمر از طریق ایجاد چارچوبی پایدار و آینده‌نگر برای عارضه یابی سازمانی

راهبردهایی برای ارتقای عملکرد

هدف عارضه یابی‌های سازمانی، بهبود عملکرد و اثربخشی سازمان از طریق درک وضعیت فعلی، شناسایی حوزه‌های قابل بهبود و توسعه‌ی راهبردهای مؤثر برای رفع آن‌هاست.

به‌طور مشخص، عارضه یابی‌های سازمانی می‌توانند برای موارد زیر مورد استفاده قرار گیرند:

1. درک وضعیت فعلی: نقاط قوت، ضعف و فرصت‌های بهبود را شناسایی کنید تا نواحی‌ای را آشکار سازید که سازمان شما می‌تواند در آن‌ها پیشرفت کند.
2. بهبود عملکرد سازمانی: با شناسایی فرصت‌ها در حوزه‌هایی مانند استراتژی، ساختار، فرایندها، فرهنگ و مدیریت استعداد، نقشه‌راهی برای بهبود عملکرد سازمانی تدوین کنید.
3. شناسایی و کاهش ریسک‌ها: ریسک‌ها و آسیب‌پذیری‌های احتمالی در عملیات خود را آشکار کرده و برنامه‌ای برای کاهش آن‌ها تدوین کنید. با پرداختن پیشگیرانه به ریسک‌ها، سازمان شما می‌تواند تأثیر آن‌ها را کاهش داده و از آسیب‌های احتمالی محافظت شود.
4. افزایش مشارکت و ماندگاری کارکنان: فرهنگ سازمانی خود را عارضه یابی کرده و حوزه‌هایی را شناسایی کنید که می‌توانند موجب افزایش درگیری و انگیزش کارکنان شوند. با ایجاد محیط کاری مثبت که کارکنان را ارزش‌گذاری و حمایت می‌کند، سازمان شما می‌تواند استعدادهای برتر را جذب و حفظ کرده و فرهنگی مبتنی بر نوآوری و رشد پرورش دهد.
5. تلاش برای موفقیت بلندمدت: استراتژی، ساختار، فرایندها، فرهنگ و مدیریت استعداد سازمان را با اهداف و مقاصد خود همسو کنید. با ایجاد برنامه‌ای روشن و اجرایی برای آینده، سازمان شما می‌تواند در مسیر دستیابی به پتانسیل کامل خود گام بردارد.

رویکرد راهبردی عارضه یابی سازمانی

متخصصان ما با ترکیبی از مهارت‌های تحلیلی و بین‌فردی، و درک عمیق از رفتار سازمانی، روش‌های تحقیق و شیوه‌های مدیریت تغییر، به بهبود نتایج سازمانی شما کمک می‌کنند. این رویکرد شامل موارد زیر است:

توسعه سازمانی:

ما نیازهای بنیادی‌ای را که سازمان‌ها برای تحول و بهبود لازم دارند، به‌خوبی درک می‌کنیم. تیم ما با بیش از ۳۰ سال تجربه در حوزه توسعه سازمانی، دارای گواهینامه‌هایی همچون متخصص گواهی‌شده توسعه سازمانی (OCDP) و مدارک دانشگاهی مرتبط در زمینه توسعه سازمانی است — که برای اجرای مؤثر عارضه یابی‌های سازمانی از جمله عارضه یابی ساختار، فرهنگ و رفتار سازمانی ضروری‌اند.

پژوهش و تحلیل داده:

با گردآوری و تحلیل حجم بالایی از داده‌ها از طریق روش‌هایی مانند نظرسنجی، مصاحبه، تحلیل شکاف و بنچمارکینگ استراتژیک، ما اطلاعات کلیدی را شناسایی می‌کنیم که مسیر مناسب پیش‌روی سازمان را آشکار می‌سازد.

ارتباطات:

ما گزارش‌هایی شفاف و دقیق ارائه می‌دهیم تا یافته‌ها و توصیه‌ها برای ذی‌نفعان، شامل مسیرها و گام‌های بعدی به‌طور روشن بیان شود.

مدیریت پروژه:

با تدوین برنامه‌های پروژه، مدیریت زمان‌بندی‌ها و ضرب‌الاجل‌ها و سایر فعالیت‌ها، به سازمان شما کمک می‌کنیم تا پروژه‌های پیچیده را منسجم و در چارچوب بودجه مدیریت کند.

مدیریت تغییر:

تیم ما همچنین دارای گواهینامه‌هایی در زمینه متدولوژی‌های مختلف مدیریت تغییر است تا بتواند راهبردهایی مؤثر برای اجرای تغییرات تدوین کرده و ذی‌نفعان را در سراسر فرآیند به‌صورت فعال و آگاه درگیر نگه دارد.

۶ نوع عارضه یابی سازمانی

چند نوع رایج از عارضه یابی‌های سازمانی وجود دارد که شرکت‌ها می‌توانند بسته به نیازها و اهداف خاص خود آن‌ها را انجام دهند. این انواع شامل موارد زیر است:

۱. عارضه یابی فرهنگ سازمانی (Organizational Culture Assessment)

این نوع عارضه یابی بررسی می‌کند که آیا فرهنگ سازمانی واقعاً با آنچه رهبران سازمان ادعا می‌کنند، مطابقت دارد یا خیر. در نتیجه، میزان همخوانی فرهنگ کاری، تجربه کارکنان و شیوه‌های سازمانی با اهداف و ارزش‌های سازمان مورد سنجش قرار می‌گیرد.

۲. عارضه یابی نیازهای سازمانی (Organizational Needs Assessment)

گاهی سازمان در مورد دلایل نرسیدن به اهداف خود فرضیات نادرستی دارد. این نوع عارضه یابی با جمع‌آوری داده از دیدگاه‌های مختلف در سراسر سازمان، موانعی را که مانع تحقق اهداف می‌شوند، شناسایی می‌کند.
رهبران سپس می‌توانند با استفاده از این اطلاعات، چالش‌ها را برطرف کرده و گام‌های بعدی را برای افزایش احتمال موفقیت سازمان برنامه‌ریزی کنند.

۳. عارضه یابی سلامت سازمانی (Organizational Health Assessment)

یک سازمان سالم، حتی در شرایط تغییر و چالش، تاب‌آوری و عملکرد قوی از خود نشان می‌دهد. این عارضه یابی با تحلیل ساختارها، شیوه‌های مدیریتی و تجربه کارکنان، مشخص می‌کند سازمان برای تقویت خود به چه تغییرات و منابعی نیاز دارد.

۴. عارضه یابی مهارت‌های سازمانی (Organizational Skills Assessment)

مهارت‌هایی که سازمان از کارکنان خود انتظار دارد، معمولاً با تغییر نیازهای کسب‌وکار دستخوش تحول می‌شود. تحلیل شکاف مهارتی (Skills Gap Analysis) مهارت‌های موجود در نیروی کار را می‌سنجد و فاصله بین قابلیت‌های فعلی و مهارت‌های موردنیاز برای دستیابی به اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت را شناسایی می‌کند.

۵. عارضه یابی رهبری سازمانی (Organizational Leadership Assessment)

رهبران ناتوان می‌توانند مانع موفقیت سازمان شوند. این عارضه یابی میزان اثربخشی رهبری را در حوزه‌های مختلف می‌سنجد و پتانسیل‌های استفاده‌نشده را شناسایی می‌کند. نتایج آن می‌تواند نواحی رشد برای رهبران فعلی را نشان دهد و به ایجاد زنجیره‌ای پایدار از رهبران آینده کمک کند.

۶. عارضه یابی ریسک سازمانی (Organizational Risk Assessment)

آگاهی از خطرات احتمالی به سازمان زمان می‌دهد تا برای آن‌ها آماده شود و آثار منفی‌شان را کاهش یا حذف کند. در این نوع عارضه یابی، ریسک‌های بالقوه کسب‌وکار شناسایی و احتمال وقوع و شدت آن‌ها تحلیل می‌شود. سپس سازمان می‌تواند بهترین راهکار را برای مدیریت یا حذف این ریسک‌ها انتخاب کند.

نکته منابع انسانی (HR Tip):
عارضه یابی سازمانی خود را بر اساس یک مدل معتبر از کارکرد سازمانی انجام دهید؛ مانند مدل برکلیت‌وین (BurkeLitwin Model)، مدل شش‌جعبه‌ای ویزبورد (Weisbord’s SixBox Model) یا چارچوب ۷S مک‌کینزی (McKinsey 7S Framework). استفاده از یک مدل معتبر به شما کمک می‌کند بدانید کدام عوامل را باید بررسی کنید و چگونه داده‌های مناسب را جمع‌آوری نمایید.

زمان مناسب برای انجام عارضه یابی سازمانی

عارضه یابی‌های سازمانی روشی مؤثر برای درک وضعیت فعلی عملکرد سازمان هستند. این کار به‌ویژه زمانی ارزشمند است که قصد دارید درباره‌ی بهبود عملکرد، ایجاد تغییرات راهبردی یا آمادگی برای رویدادهای بزرگ مانند ادغام یا تملک سازمانی تصمیم‌گیری کنید. مواردی که باید در آن‌ها عارضه یابی سازمانی انجام شود شامل:

پیش از تغییرات عمده:

پیش از یک تغییر اساسی در سازمان، عارضه یابی سازمانی می‌تواند به رهبران کمک کند تا تصمیم بگیرند چگونه افراد و عملیات سازمان را برای شرایط پیش‌ِرو آماده سازند؛ از جمله در موارد زیر:

بازسازی یا تغییر ساختار سازمانی (Corporate Restructuring)
ادغام یا فروش (Merger or Sale)
کاهش یا گسترش فعالیت‌ها (Scaling Down or Expanding Operations)
راه‌اندازی ابتکار یا محصول جدید (Launching a New Initiative or Product)
ورود به بازارهای جدید (Expanding to New Markets)
بازنگری در فرآیندهای اصلی (Revamping Core Processes)
اجرای ابزارها، تجهیزات یا نرم‌افزار جدید (Implementing New Equipment, Tools, or Software)

پس از رویدادهای عمده:

پس از هر رویداد بزرگ — چه برنامه‌ریزی‌شده و چه غیرمنتظره — عارضه یابی سازمانی می‌تواند به سازمان در مواجهه با موقعیت‌های زیر کمک کند:

تغییر در رهبری کلیدی سازمان
تنظیم و بهینه‌سازی پس از ادغام یا تملک (PostMerger or Acquisition FineTuning)
بازار کار بسیار رقابتی با کمبود استعدادهای در دسترس
رکودهای اقتصادی (Economic Downturns)
تغییر در منافع و خواسته‌های سهام‌داران
رویدادهای فاجعه‌بار مانند بلایای طبیعی، جنگ یا همه‌گیری‌ها

عارضه یابی‌های دوره‌ای (Periodically)

انجام عارضه یابی‌های سازمانی به‌صورت سالانه یا دوسالانه موجب می‌شود هم‌سویی استراتژیک سازمان حفظ شود و روند بهبود مستمر ادامه یابد؛ امری که می‌تواند پیچیدگی‌ها و اختلالات احتمالی در کسب‌وکار را به حداقل برساند.

عارضه یابی‌های دوره‌ای می‌توانند اهداف زیر را دنبال کنند:

شناسایی علائم هشداردهنده پیش از تبدیل شدن به مشکل
آشکار کردن شکاف‌ها و نقاط کور در سیستم‌ها و ساختارها
کشف فرصت‌های نوآوری و بهبود مستمر
پیش‌بینی نیازهای آینده در زمینه منابع انسانی و جذب نیرو

نکته منابع انسانی (HR Tip)
انجام عارضه یابی سازمانی در زمانی که شرکت در وضعیت قوی و باثبات قرار دارد می‌تواند نشان دهد چه عواملی باعث این موفقیت شده‌اند و همچنین مشکلات بالقوه را پیش از بروز آسیب، شناسایی و کاهش دهد.

زمانی که مشکلات پدید می‌آیند (When Problems Arise)

هیچ سازمانی نمی‌تواند از چالش‌ها یا بحران‌ها به‌طور کامل در امان باشد، بنابراین داشتن یک فرآیند نظام‌مند برای مواجهه با این مسائل ضروری است.
به‌جای واکنش‌های مقطعی و رفع مشکلات کوچک در هنگام وقوع، عارضه یابی سازمانی می‌تواند به شما کمک کند تا راه‌حل‌هایی جامع و بلندمدت برای جلوگیری از بروز این مشکلات از ابتدا طراحی کنید.

عارضه یابی سازمانی روشی قابل‌اعتماد برای شناسایی و مدیریت موقعیت‌هایی مانند موارد زیر است:

تغییر در انتظارات مشتریان
تعارضات داخلی و کاهش روحیه کارکنان
افزایش نرخ ترک خدمت (Turnover)
افت چشمگیر در عملکرد یا بهره‌وری
افزایش هزینه‌های تولید یا نیاز به افزایش بودجه

پیشبرد موفقیت سازمان با عارضه یابی‌های اثربخش

درک نحوه عملکرد سازمان، کلید ایجاد تغییرات آگاهانه و اثرگذار است. با انجام عارضه یابی‌های جامع سازمانی، می‌توانید نقاط قوت خود را شناسایی کنید، چالش‌ها را مشخص نمایید و برای آینده‌ای مقاوم‌تر و پایدارتر برنامه‌ریزی کنید.

اگر نیاز به مشاوره عارضه یابی سازمانی در تهران و اصفهان و سراسر ایران عزیزمان دارید، مدیرنو در کنار شماست. برای کسب اطلاعات بیشتر با شماره 02126248779 تماس بگیرید. همکاران ما به صورت کاملا رایگان پاسخگوی سوالات شما خواهند بود.

۱۱ گام برای انجام عارضه یابی سازمانی

دکتر «دیتر ولدسمان» (Dieter Veldsman)، رئیس علمی حوزه منابع انسانی و توسعه سازمانی در AIHR، می‌گوید:
«عارضه یابی‌های سازمانی زمانی شکست می‌خورند که هدف روشنی نداشته باشند. در این صورت، حجم زیادی از داده‌های بی‌فایده جمع‌آوری می‌شود. همیشه با این پرسش آغاز کنید: می‌خواهم کدام مشکل را حل کنم؟ پاسخ به این سؤال، دامنه و حوزه تمرکز عارضه یابی را مشخص می‌کند.»

گام ۱: تعیین اهداف (Define Your Objectives)

در آغاز، اهداف عارضه یابی سازمانی را به‌روشنی تعریف کنید. باید دقیقاً بدانید چرا سازمان به این عارضه یابی نیاز دارد؛ در غیر این صورت، این فرآیند به تمرینی کلی و بی‌تمرکز تبدیل می‌شود.با مشخص کردن هدف و نتایج مورد انتظار، عارضه یابی شما هدفمند و دارای بینش‌های عملی خواهد بود.

اهداف باید با ماموریت و اهداف راهبردی سازمان هم‌راستا باشند. برای مثال، اگر سازمان در حال بازسازی ساختار خود است، اهداف ممکن است شامل شناسایی شکاف‌های مهارتی، سنجش آمادگی برای تغییر یا عارضه یابی فرهنگ سازمانی باشند.

گام ۲: تعیین دامنه عارضه یابی (Set the Scope of Your Assessment)

پس از تعیین هدف عارضه یابی، باید مرزهای آن را مشخص کنید تا از انحراف از مسیر جلوگیری شود. دامنه عارضه یابی سازمانی می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

حوزه‌های تمرکز (مانند فرهنگ، ساختار سازمانی، فرآیندها و غیره)
بخش‌ها یا مکان‌های جغرافیایی مورد عارضه یابی
بازه زمانی اجرای عارضه یابی
بودجه و تخصیص منابع

در عین حال، لازم است انعطاف‌پذیری معقولی در نظر گرفته شود، زیرا ممکن است دامنه عارضه یابی در طول مسیر نیاز به بازنگری پیدا کند.

گام ۳: شناسایی ذی‌نفعان کلیدی (Identify Relevant Stakeholders)

تعیین کنید چه افرادی یا گروه‌هایی باید در فرآیند عارضه یابی سازمانی مشارکت داشته باشند. درگیر کردن ذی‌نفعان مناسب باعث می‌شود دیدگاه‌های متنوعی جمع‌آوری شده و فرآیند عارضه یابی جامع‌تر و مؤثرتر شود.

ذی‌نفعان ممکن است شامل موارد زیر باشند:

تیم‌ها یا افراد رهبری
مدیران یا سرپرستان بخش‌ها
نمایندگان کارکنان
متخصصان فنی یا کارشناسان موضوعی
شرکای خارجی

برخی از ذی‌نفعان به‌دلیل نقش یا جایگاه‌شان به‌طور طبیعی انتخاب می‌شوند، اما می‌توان سایر افراد را نیز بسته به دسترسی، اعتبار و بی‌طرفی آن‌ها در نظر گرفت.

نکته منابع انسانی (HR Tip):
همیشه مجموعه‌ای متنوع از ذی‌نفعان را شناسایی کنید تا دیدگاه‌های گوناگونی ارائه دهند. دیدگاه رهبران معمولاً با کارکنانی که در خط مقدم کار می‌کنند متفاوت است. برای آنکه عارضه یابی معنا‌دار باشد، باید تعدد دیدگاه‌ها را در نظر گرفت و سپس الگوهای مشترک میان آن‌ها را برای تأیید یافته‌ها استخراج کرد.

گام ۴: انتخاب نوع مناسب عارضه یابی (Select the Right Assessment Type)

نوع عارضه یابی‌هایی که باید انجام دهید به اهداف و دامنه‌ای که از پیش تعیین کرده‌اید بستگی دارد.
برای مثال، فرض کنید هدف از عارضه یابی، آمادگی برای راه‌اندازی یک خط محصول جدید است. در این صورت، می‌توانید عارضه یابی مهارت‌های رهبری (Leadership Skills Assessment) انجام دهید تا مشخص شود آیا شرکت به‌اندازه کافی رهبران شایسته و اثربخش برای هدایت این پروژه جدید در اختیار دارد یا خیر.

گام ۵: جمع‌آوری داده‌ها با استفاده از روش‌های مناسب (Collect Data via the Most Suitable Methods)

در این مرحله باید اطلاعاتی را گردآوری کنید که مبنای عارضه یابی شما خواهند بود.
جمع‌آوری هم‌زمان داده‌های کیفی (Qualitative) و کمی (Quantitative) دیدی جامع‌تر و واقع‌بینانه‌تر از وضعیت سازمان به شما می‌دهد.

منابع و روش‌های رایج جمع‌آوری داده در عارضه یابی‌های سازمانی شامل موارد زیر است:

سامانه‌های اطلاعات منابع انسانی (HRIS)
پرسشنامه‌ها و نظرسنجی‌ها (Surveys & Questionnaires)
گروه‌های تمرکز و مصاحبه‌ها (Focus Groups & Interviews)
سوابق مالی (Financial Records)
مشاهده فرآیندها (Process Observations)
پلتفرم‌های ارتباط داخلی و همکاری سازمانی (Internal Communication & Collaboration Platforms)
استانداردها و شاخص‌های صنعت (Industry Benchmarks)
بازبینی سیاست‌ها و رویه‌های سازمانی (Policy & Procedure Reviews)
اسناد برنامه‌ریزی استراتژیک (Strategic Planning Documents)

این مراحل بخشی از فرآیند ۱۱ گام برای انجام مؤثر عارضه یابی سازمانی هستند — فرآیندی که با ترکیب داده‌های تحلیلی و بینش انسانی، به شما کمک می‌کند تصمیم‌هایی آگاهانه‌تر و دقیق‌تر برای بهبود عملکرد سازمان بگیرید.

گام ۶: تحلیل داده‌های گردآوری‌شده (Analyze the Collected Data)

پس از جمع‌آوری داده‌های مرتبط، زمان آن رسیده است که آن‌ها را تحلیل کرده و معنا و الگوهای پنهان در آن‌ها را کشف کنید. این مرحله شامل فرآیندهای زیر است:

بازبینی داده‌ها برای شناسایی ناهماهنگی‌ها یا خطاهای احتمالی
فرمت‌دهی و تجسم داده‌ها با استفاده از نمودارها، جداول و گراف‌ها
مقایسه داده‌ها میان بخش‌ها، مناطق جغرافیایی و گروه‌های کارکنان مختلف
شناسایی الگوها، روابط، روندها و مضامین اصلی که نقاط قوت و ضعف سازمان را آشکار می‌کنند
دریافت نظرات کارشناسان موضوعی (SMEs) برای تأیید و تکمیل یافته‌ها

با توجه به تعداد منابع داده‌ای که در اختیار دارید، این مرحله می‌تواند بسیار پیچیده و فنی باشد. در صورت امکان، از ذی‌نفعی که در تحلیل داده‌ها تخصص دارد کمک بگیرید تا دقت و اعتبار تحلیل افزایش یابد.

گام ۷: ارائه توصیه‌ها و تدوین برنامه اقدام (Make Recommendations and Develop Action Plans)

بر اساس تحلیل داده‌ها، می‌توانید پیشنهادهای مبتنی بر شواهد (EvidenceBased Recommendations) ارائه دهید تا اهداف عارضه یابی سازمانی محقق شود.
در این مرحله باید تعیین کنید:

کدام اقدامات فوری‌تر هستند،
کدام‌ها عملی‌تر،
و کدام‌ها تأثیرگذارتر.

این اولویت‌بندی به شما کمک می‌کند گام‌های بعدی را به‌طور منطقی برنامه‌ریزی کنید.

برای تدوین یک برنامه اقدام مؤثر (Action Plan) نکات زیر را در نظر بگیرید:

توضیح دهید تغییر چیست و چرا ضروری است
داده‌هایی را ارائه دهید که از این پیشنهاد پشتیبانی می‌کنند
نشان دهید این اقدام چگونه با اولویت‌های سازمان همسو است
زمان‌بندی و شاخص‌های سنجش پیشرفت و موفقیت را مشخص کنید
موانع احتمالی را شناسایی کرده و راه‌حل‌های مقابله با آن‌ها را تشریح کنید
بودجه و منابع موردنیاز را برآورد و مستند نمایید

گام ۸: انتقال یافته‌ها به ذی‌نفعان (Communicate Your Findings to Relevant Parties)

یک گزارش جامع تهیه کنید که شامل یافته‌های عارضه یابی سازمانی و برنامه‌های اقدام باشد. برای درک بهتر داده‌ها، از نمودارها، گراف‌ها و جداول بصری استفاده کنید تا اطلاعات به‌صورت روشن و قابل‌فهم ارائه شود.

گزارش را به ذی‌نفعان مربوطه ارائه دهید و محتوای آن را با توجه به نوع مخاطب تنظیم کنید.
برای مثال:

نسخه‌ای خلاصه مدیریتی (Executive Summary) برای مدیران ارشد آماده کنید.
نسخه‌ای جزئی‌تر و تحلیلی‌تر برای واحدهای اجرایی یا کارشناسان تهیه نمایید.

در پایان، زمانی برای بحث و بازخورد اختصاص دهید تا ارتباط مؤثر برقرار شود و پشتیبانی (Buyin) لازم برای اجرای تغییرات حاصل گردد.

 «عارضه یابی‌های سازمانی گاهی ممکن است در میان کارکنان نوعی بدگمانی ایجاد کنند. آن‌ها ممکن است بپرسند چرا می‌خواهید برخی اطلاعات را بدانید یا آیا شغلشان در خطر است. بسیار مهم است که توضیح دهید چرا این عارضه یابی انجام می‌شود و بازخوردی از یافته‌ها ارائه دهید. البته، نمی‌توان همه جزئیات را به اشتراک گذاشت، اما حتماً آنچه را می‌توان گفت، بیان کنید تا فرآیند اعتبار یابد و اعتماد ذی‌نفعان تقویت شود.»
دکتر دیتر ولدسمان (Dieter Veldsman)، رئیس علمی منابع انسانی و توسعه سازمانی در AIHR

گام ۹: اجرای تغییرات و نظارت بر آن‌ها (Implement and Monitor the Necessary Changes)

در این مرحله باید توالی و فازهای اجرای برنامه اقدام (Action Plan) را مشخص کنید. برای اطمینان از اجرای اثربخش و ثمربخش، نکات زیر را مد نظر قرار دهید:

چشم‌انداز و نتایج مورد انتظار از تغییرات را به‌روشنی بیان کنید.
مسئولیت‌ها را تخصیص دهید و مشارکت کارکنان را ترویج کنید.
سناریوهای احتمالی را پیش‌بینی کرده و برای بدترین حالت‌ها برنامه‌ریزی کنید.
پیشرفت را زیر نظر بگیرید و در صورت لزوم اصلاحات انجام دهید.
ارتباط مستمر با ذی‌نفعان را حفظ کنید.
حلقه‌های بازخورد (Feedback Loops) ایجاد کنید تا تأثیر تغییرات به‌طور مستمر سنجیده شود.

گام ۱۰: مستندسازی بهترین رویه‌ها (Document Best Practices)

عارضه یابی سازمانی باید مشخص کند چه چیزهایی در شرکت به‌خوبی عمل می‌کنند و چه چیزهایی نیاز به بهبود یا تغییر دارند.
برای مثال، در فرآیند عارضه یابی فرهنگ سازمانی ممکن است دریابید که چند نظرسنجی کوتاه و مستمر (Pulse Surveys) مشارکت بیشتری از یک نظرسنجی طولانی‌مدت ایجاد می‌کنند.

یادداشت‌ها و مستنداتی درباره‌ی آنچه باید ادامه یابد یا اصلاح شود تهیه کنید تا در عارضه یابی‌های بعدی بتوانید به آن‌ها رجوع کنید. این کار موجب می‌شود بهترین و مؤثرترین روش‌ها شناسایی شده و زمان، منابع و هزینه‌ها بهینه شوند، در حالی که کیفیت عارضه یابی‌ها نیز افزایش یابد.

گام ۱۱: پیگیری و پایش مداوم (Follow Up)

به‌طور مستمر برنامه اقدام و نتایج حاصل از آن را بازبینی کنید تا تأثیر واقعی آن مشخص شود. این امر شامل رفع موانعی است که کارکنان در اجرای تغییرات با آن روبه‌رو می‌شوند و انجام تنظیمات لازم برای کمک به آن‌ها در غلبه بر این چالش‌ها.

تغییرات مثبت و رفتارهای جدید را شناسایی و تقویت کنید تا پایداری بلندمدت برنامه تضمین شود.
همچنین، ذی‌نفعان را از مشاهدات خود آگاه کنید و بازخورد آن‌ها را دریافت نمایید. این اقدامات موجب حفظ تداوم حرکت، هم‌سویی و به‌روزرسانی مداوم سازمان نسبت به آنچه در حال رخ دادن است و آنچه باید اتفاق بیفتد، خواهد شد.

جمع‌بندی

وقتی رهبران درک عمیقی از وضعیت و توانمندی‌های سازمان خود داشته باشند، می‌توانند برنامه‌ریزی دقیق‌تر، تعیین اهداف واقعی و تخصیص بهینه منابع را انجام دهند تا هم موفقیت کسب‌وکار و هم مزایای کارکنان تضمین شود. انجام عارضه یابی سازمانی این امکان را فراهم می‌آورد.

اگرچه عارضه یابی سازمانی ممکن است فرآیندی چالش‌برانگیز و زمان‌بر باشد، اما شفافیت و بینشی که ایجاد می‌کند می‌تواند تغییراتی به همراه داشته باشد که عملکرد، تاب‌آوری و پایداری بلندمدت سازمان را به‌طور قابل توجهی بهبود دهد.

مشاوره عارضه یابی سازمانی چیست؟

مشاوره عارضه‌یابی سازمانی به فرآیندی گفته می‌شود که طی آن یک مشاور یا تیم مشاوره‌ای به ‎شناسایی، تحلیل و ارائه راهکار برای مشکلات، شکاف‌ها و نواقص موجود در ساختار، فرآیندها، فرهنگ و عملکرد یک سازمان می‌پردازد. به عبارت دیگر، هدف آن کمک به سازمان برای انتقال از وضع فعلی خود به وضع مطلوب است.

چند نکته مهم درباره مشاوره عارضه یابی سازمانی

1. فرآیند سیستماتیک: مشاوره عارضه‌یابی غالباً با جمع‌آوری داده‌ها از جنبه‌های مختلف سازمان (مثلاً ساختار، استراتژی، فرآیندها، فرهنگ، منابع انسانی) آغاز می‌شود.
2. شناسایی ریشه ای مشکلات: به جای برخورد سطحی با مشکلات، مشاور به دنبال علت‌های اصلی افت عملکرد یا شکاف‌ها در سازمان است.
3. ارائه راهکار و طرح اقدام: پس از تحلیل، پیشنهادهایی برای بهبود ارائه می‌شود و در بسیاری موارد، مشاور در پیاده‌سازی نیز مشارکت می‌کند.
4. اهمیت برای سازمان: این مشاوره می‌تواند موجب افزایش کارایی، بهبود تصمیم‌گیری، ارتقای مشارکت کارکنان، بهینه‌سازی فرآیندها و افزایش توان رقابتی سازمان شود.

به طور خلاصه:

وقتی سازمان احساس کند عملکردش از حد مطلوب فاصله دارد، فرآیندها نامنظم شده‌اند، فرهنگ سازمانی ضعیف است یا ساختار سازمان با استراتژی‌هایش هم‌راستا نیست — در این حالت، مشاوره عارضه‌یابی می‌تواند کمک بزرگ باشد.

با مراجعه به صفحه مشاوره کسب و کار می توانید اطلاعات کامل برای رفع مشکلات خود دریافت کنید .

منابع: mossadams , aihr

تهیه و تالیف: هیئت تحریریه مدیرنو