چابک سازی منابع انسانی: هر آنچه برای شروع باید بدانید!

منابع انسانی چابک چیست؟

روش‌شناسی چابک

ابتدا بیایید ببینیم روش‌شناسی چابک چیست و سپس بررسی کنیم چگونه به نیروی انسانی منتقل می‌شود.

«چابک یک رویکرد تکراری برای مدیریت پروژه و توسعه نرم‌افزار است که به تیم‌ها کمک می‌کند ارزش را برای مشتریان خود سریع‌تر و با مشکلات کمتر ارائه دهند. به جای اینکه همه چیز را بر روی یک راه‌اندازی بزرگ («big bang») سرمایه‌گذاری کنند، یک تیم چابک کار را در بخش‌های کوچک اما قابل استفاده ارائه می‌دهد. نیازمندی‌ها، برنامه‌ها و نتایج به صورت مستمر ارزیابی می‌شوند، بنابراین تیم‌ها یک مکانیزم طبیعی برای پاسخ سریع به تغییرات دارند.» – این تعریف ارائه‌شده توسط Atlassian روش‌شناسی چابک را به طور خلاصه تعریف کرده و آن را در متن خود قرار می‌دهد، به این معنا که این روش در درجه اول یک رویکرد برای مدیریت پروژه و توسعه نرم‌افزار است.

روش‌شناسی چابک سازی منابع انسانی بر پایه ۱۲ اصل استوار است:

• رضایت مشتری از طریق ارائه زودهنگام و مداوم محصول.
• استقبال از تغییرات در نیازمندی‌ها، حتی در مراحل پایانی توسعه.
• ارائه نرم‌افزار کارا به صورت مکرر.
• همکاری روزانه بین افراد تجاری و توسعه‌دهندگان.
• ساخت پروژه‌ها حول محور افراد باانگیزه.
• انتقال اطلاعات از طریق مکالمه حضوری.
• نرم‌افزار کارا معیار اصلی پیشرفت است.
• حفظ یک سرعت ثابت به طور نامحدود.
• توجه مستمر به برتری فنی.
• ساده‌سازی: به حداکثر رساندن میزان کارهایی که انجام نمی‌شوند.
• تیم‌ها خودسازمان‌دهی می‌کنند.
• تیم‌ها بازنگری می‌کنند و رفتار خود را بهبود می‌بخشند.

و همچنین چهار ارزش:

روش‌شناسی چابک زمانی شکل گرفت که توسعه‌دهندگان نرم‌افزار شروع به کار بر روی برنامه‌های اینترنتی کردند. نیاز به ارائه قابلیت‌های جدید به بازار با سرعتی بی‌سابقه باعث شد تیم‌ها، ابزارها و پلتفرم‌ها تغییر کنند تا با این سبک ارائه همسو شوند – و بدین ترتیب روش‌شناسی چابک متولد شد. این به معنای تمرکز بیشتر بر تکرار، همکاری، خودسازمان‌دهی و نوآوری بود.

از این فرآیند، روش‌شناسی چابک شکل گرفت که در بیانیه Agile Manifesto تثبیت شد.

چندین چارچوب چابک برای مدیریت پروژه وجود دارد، از جمله محبوب‌ترین آن‌ها Scrum و Kanban.

روش‌شناسی چابک از تولید نرم‌افزار آغاز شد و سپس به سایر حوزه‌ها گسترش یافت، مانند ساخت‌وساز، کشاورزی، تحقیق، حوزه پزشکی و غیره. نکته این است که خود روش‌شناسی به صنایع وارد نشد، بلکه ذهنیت چابک ناشی از اصول آن بود که گسترش یافت. نیروی انسانی نیز به طور فعال در حال پذیرش روش‌شناسی چابک است.

سازمان‌هایی که پذیرش رویکرد منابع انسانی چابک را در اولویت قرار می‌دهند، احتمالاً بهتر از تغییرات برخورد خواهند کرد نسبت به سازمان‌هایی که این رویکرد را اتخاذ نمی‌کنند.

چابکی منابع انسانی

چگونگی اعمال روش‌شناسی چابک در منابع انسانی ممکن است به‌طور مستقیم آشکار نباشد. در واقع، این یک ذهنیت چابک است که نیروی انسانی می‌تواند آن را بپذیرد و از آن بیاموزد. این امر برای مواجهه با محیط کاری که همیشه در حال تغییر و نیازمند راه‌حل‌های سریع است، حیاتی است. بنابراین منابع انسانی چابک عبارت است از:

• ساختاردهی نیروی انسانی به‌گونه‌ای که سریع‌تر پاسخ دهد و انعطاف بیشتری در تطبیق با شرایط داشته باشد.
• داشتن رویکردی انعطاف‌پذیر نسبت به نیروی انسانی انسانی که با تغییرات نیروی کار سازگار شود.
• عملکرد افرادی که از سازمانی حمایت کند که نسبت به نیازهای مشتری پاسخگوتر است.

همچنین منابع انسانی چابک، رویکرد سنتی را به روش‌های زیر به چالش می‌کشد:

اصول چابکی منابع انسانی

بیش از اینکه تنها یک رویکرد متفاوت به فرآیندهای مختلف منابع انسانی باشد، روش‌شناسی چابک منابع انسانی را ملزم می‌کند تا ذهنیتی متفاوت اتخاذ کنند:

تغییر ذهنیت شماره ۱ – از خوشه‌بندی به همکاری

بسیار اوقات، منابع انسانی در بخش‌های جداگانه‌ای مانند جذب نیرو، امور اداری، مدیریت استعداد، یا عمومی فعالیت می‌کند بدون هیچ تلاشی برای همکاری. علاوه بر این، منابع انسانی اغلب از کسب‌وکار فاصله دارد.

رویکرد چابک به نیروی انسانی ایجاب می‌کند که تیم‌ها چندمهارتی باشند. به‌عنوان مثال، یک متخصص منابع انسانی می‌تواند در همان اتاق با یک مدیر کسب‌وکار، بانکدار سرمایه‌گذاری و مدیر بازاریابی برای حل نیازهای مدیریت افراد کار کند.

تصور کنید تیمی متشکل از این افراد برای کاری مانند فرهنگ سازمانی تشکیل شود. این تیم راه‌حل‌هایی جامع‌تر و مؤثرتر ارائه خواهد داد نسبت به رویکرد سنتی که تنها متخصصان منابع انسانی روی آن کار می‌کردند. این روش مشارکت مشترک را تشویق می‌کند، که نشان داده راه‌حل‌های نوآورانه‌تری نسبت به رویکرد خوشه‌ای ارائه می‌دهد.

تغییر ذهنیت شماره ۲ – از ثبات به پذیرش شکست

یکی از قدرتمندترین جنبه‌های رویکرد چابک در منابع انسانی، سرعتی است که در توسعه فرآیندها فراهم می‌کند. این به معنای افزایش احتمال شکست است، که چیز بدی نیست. تنها نشان می‌دهد فرآیندها سریع‌تر پیاده‌سازی می‌شوند و حل یک مسئله می‌تواند مؤثرتر انجام شود. رویکرد سنتی منابع انسانی رویکرد ثابتی دارد که تغییر در آن خوشایند نیست و سیستم باید صددرصد آماده باشد تا پیاده‌سازی شود.

این تغییر ذهنیت همچنین پروتوتایپ‌سازی را تشویق می‌کند، به این معنا که متخصصان منابع انسانی آزمایش، نقشه‌برداری و تحقیق برای یافتن بهترین روش‌های ارائه انجام می‌دهند. یک مثال ساده این است که تیمی متشکل از متخصصان IT، مدیر منابع انسانی، جذب نیرو، بازاریابی و غیره، یک اپلیکیشن مدیریت عملکرد را در دو هفته بسازد و آن را روی ۲۰ نفر آزمایش کند. این به معنی تست اپلیکیشن روی گروه کوچک و اینکه پیامدهای شکست تقریباً بی‌اهمیت است.

تغییر ذهنیت شماره ۳ – از هر سال به هر روز

در بسیاری از سازمان‌ها، منابع انسانی اغلب چرخه سالانه سنتی را دنبال می‌کند که فرآیندهای مختلف را در تقویم قرار می‌دهد. جبران خدمت، مدیریت عملکرد، مدیریت استعداد و سایر فرآیندهای منابع انسانی معمولاً به صورت سالانه بررسی می‌شوند.

با این حال، رویکرد چابک به منابع انسانی شرایط را هر روز ارزیابی می‌کند و سپس روش‌های مناسب برای توسعه راه‌حل‌ها در همان لحظه را دنبال می‌کند. این امکان را فراهم می‌کند که منابع انسانی اطلاعات محیطی را دریافت کرده و بر اساس آن اقدام کند.

مزایای رویکرد منابع انسانی چابک

رویکرد منابع انسانی چابک پشتوانه منطقی دارد و مزایای آن شامل موارد زیر است، اما محدود به این‌ها نیست:

بهبود همکاری تیمی – ارتباط و همکاری بهتری بین کارکنان بخش‌های مختلف سازمان برقرار می‌شود. منابع انسانی چابک همچنین شفافیت را تأکید می‌کند و در نتیجه اعتماد تیم را افزایش می‌دهد.
بازخورد مداوم – بازخوردها به صورت منظم و مستمر دریافت می‌شوند. این امکان را برای منابع انسانی فراهم می‌کند تا راه‌حل‌های مرتبط و مؤثر توسعه دهد.
قابلیت سازگاری بهتر – پاندمی نیاز تیم‌ها به سازگاری با شرایط متغیر را آشکار کرده است. روش‌شناسی چابک با هدف «آزمایش، یادگیری و بهینه‌سازی» به تیم‌ها اجازه می‌دهد در صورت نیاز سریعاً تغییر جهت دهند.
اندازه‌گیری بهتر خروجی‌ها – چابک بر نتایج تأکید دارد، که در داشبوردها و مصورسازی‌های موجود مشهود است. در نتیجه، دپارتمان منابع انسانی می‌تواند نتایج مستقیم مرتبط با زمان، هزینه و عملکرد هر ابتکار را نشان دهد.

چگونگی اعمال روش چابک در منابع انسانی

تیم شما لازم نیست کل روش‌شناسی چابک را به کار گیرد تا مؤثر باشد. می‌توانید ویژگی‌های خاصی را متناسب با نیازهای خود انتخاب کنید.

در ادامه، گام‌های عمومی برای اعمال روش‌شناسی چابک در منابع انسانی ارائه شده است. برای توضیح، فرآیند «پذیرش کارکنان جدید» (Onboarding) به عنوان مثال استفاده شده است:

۱. تعریف مسئله

قبل از استفاده از هر روش برای بهبود یک فرآیند نیروی انسانی، ابتدا باید مشکل دقیق را شناسایی کنید. بهترین راه، مشورت با تمامی ذی‌نفعان مرتبط است.

مثال: در حال حاضر تکمیل مدارک برای پذیرش یک کارمند جدید ۱۰ روز طول می‌کشد و سازمان می‌خواهد این زمان به سه روز کاهش یابد.

۲. تعیین منابع و تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها

پس از شناسایی مشکل، گام بعدی تشکیل تیمی است که بتواند آن را حل کند. تیم‌های چابک معمولاً کوچک و دارای مهارت‌های مکمل هستند.

این تیم از یکی از روش‌های چابک برای طراحی و اجرای راه‌حل استفاده می‌کند؛ مانند Scrum، Kanban، Lean Startups، XP، DevOps یا Continuous Delivery. هر روش چارچوب مدیریت پروژه خود را دارد.

به طور ساده، کار در اسپرینت‌ها انجام می‌شود – دوره‌ای ۲ تا ۴ هفته‌ای که در پایان آن، نسخه اولیه راه‌حل ارائه می‌شود. در اسپرینت‌های بعدی، تیم روی کار قبلی خود اصلاحات ایجاد می‌کند.

مثال: برای کاهش زمان تکمیل مدارک پذیرش، نیاز به سیستمی دارید که تمام مدارک لازم را یکپارچه کند و اطلاعات تکراری را حذف کند. تیمی متشکل از متخصصان HR عمومی، جذب نیرو و IT تشکیل دهید تا داشبوردها را توسعه دهند.

هر عضو تیم به تیم‌های کوچک‌تری تقسیم می‌شود که مسئول ارائه نتایج با کیفیت بالا هستند. هر تیم در جلسات روزانه (Standup) بازخورد خود را ارائه می‌دهد. همچنین می‌توانید یک Scrum Master انتخاب کنید که هدایت کل فرآیند و تیم را بر عهده دارد. در مثال ما، این فرد می‌تواند متخصص HR عمومی باشد.

۳. توسعه اهداف

در رویکرد چابک، اهداف همان مواردی هستند که باید در پایان هر اسپرینت تحویل داده شوند. این اهداف به فعالیت‌هایی تقسیم می‌شوند که یک Backlog ایجاد می‌کند. تیم باید در توسعه Backlog مشارکت کند.

فعالیت‌ها سپس اولویت‌بندی و به اعضای تیم تخصیص داده می‌شوند. در جلسات Standup، اعضا پیشرفت خود را به یکدیگر گزارش می‌دهند.

مثال: جمع‌آوری تمامی مدارک پذیرش و بارگذاری آن‌ها در یک پایگاه داده الکترونیکی برای اتوماسیون طی دو هفته.

این هدف بزرگ است و Backlog آن را به زیرکارهای کوچک‌تر تقسیم می‌کند:

• جمع‌آوری فرم ثبت‌نام کارکنان، فرم بیمه، فرم حقوق و بارگذاری در پوشه مشترک.
• تعیین فرآیند امضا و زمان‌بندی آن.
• بررسی دو راهکار امضای الکترونیکی.

۴. شروع اسپرینت اول

اسپرینت دوره‌ای کوتاه است که تیم طی آن مقدار مشخصی از کار را انجام می‌دهد. این کار باعث سرعت بخشیدن به پروژه می‌شود و معمولاً حداکثر چهار هفته طول می‌کشد.

در جلسات روزانه یا هفتگی، تیم باید پیشرفت اسپرینت را بررسی کند و نقاط همکاری را مشخص کند.

مثال: آیا متخصص HR عمومی پوشه حاوی فرم‌ها را تکمیل کرده است؟ اگر نه، مشکل کجاست و چه کسی می‌تواند کمک کند؟

۵. توجه به بازخوردها

پس از اتمام اسپرینت، وارد مرحله Sprint Review می‌شوید.

در این مرحله باید بازخورد تیم و مشتریان یا کاربران نهایی را بررسی کنید. مشکلات، موانع و نقاط ناامیدی را شناسایی کنید. بررسی کنید آیا بار کاری عادلانه است و همکاری صورت گرفته است. موفقیت‌های قابل توجه اسپرینت اول را جشن بگیرید تا تیم انگیزه بیشتری برای اسپرینت‌های بعدی داشته باشد.

مثال: پس از آزمایش فرآیند جدید، زمان تکمیل هنوز شش روز است. کارمند جدید فراموش کرده یک فرم را امضا کند. تیم تصمیم می‌گیرد فرآیند را اصلاح کند و یک یادآوری ایمیلی در روزهای دوم و سوم اضافه کند.

ممکن است شما بخشی از این فرآیند را انتخاب کنید یا چندین اسپرینت اجرا کنید تا محصول نهایی تکمیل شود. هیچ رویکرد یکسانی برای همه وجود ندارد.

نمونه‌های عملی از شیوه‌های منابع انسانی چابک

استخدام: یکی از پرهزینه‌ترین فرآیندها زمان استخدام است. رویکرد چابک در استخدام شفافیت و اطلاعات کافی را برای تصمیم‌گیری سریع‌تر کارمند و کارفرما فراهم می‌کند.
مثال: Uber با اپلیکیشن UberDrive فرآیند استخدام را بازی‌وار (Gamification) کرده است تا متقاضیان مسیرهای کوتاه‌تر را طی کنند و اطلاعات لازم برای تجربه کاری دریافت کنند.

پذیرش کارکنان جدید (Onboarding): هدف ارائه تجربه‌ای پویا و مرتبط با نیازهای کارکنان جدید است. فرآیند باید در قالب اسپرینت‌های دو تا چهار هفته‌ای با مشارکت خود کارکنان طراحی شود.

مدیریت عملکرد: به جای ارزیابی سالانه، چابک بر گفتگوهای مکرر و بازخورد مستمر تأکید دارد.
مثال: GitLab مدیریت عملکرد را بازطراحی کرد تا تیم‌های دورکار را بهتر مدیریت کند و شفافیت کامل را به کار گیرد. آن‌ها تمرکز را بر «اندازه‌گیری نتایج، نه ساعات کاری» گذاشتند و ماتریس عملکردی توسعه دادند که به مرور اصلاح شد. نتیجه، فرصت بازخورد مداوم و توسعه سریع‌تر کارکنان بود.

نوبت شماست

پذیرش عناصر روش‌شناسی چابک می‌تواند به تیم منابع انسانی شما کمک کند تا همکاری بهتری داشته باشد و مؤثرتر و کارآمدتر عمل کند. ابتدا بررسی کنید کدام شیوه‌های چابک برای تیم شما مفید هستند و آن‌ها را در مقیاس کوچک پیاده‌سازی کنید.

جهت اینکار می توانید ابتدا با مشاوره کسب و کار تخصصی مدیرنو ، چالش های خود را شناسایی کنید ، جهت هماهنگی بیشتر با ما تماس بگیرید .

منبع: aihr

تهیه و تالیف: هیئت تحریریه مدیرنو