در این مقاله به فرایند استخدام موفق در سازمانها پرداخته و اینکه چگونه بهترین گزینه ها یا نیروی کار خوب را پیدا و جذب و استخدام کنیم پاسخ خواهیم داد. اگر شما هم همانند دیگر صاحبان مشاغل کوچک باشید احتمالاً شرکت خود را با رؤیایی بزرگ و تعداد کمی کارمند تأسیس کرده‌اید. اما اگر اکنون به سطحی رسیده‌اید که خواهان استخدام چند نفر از خارج از شرکت هستید. پس احتمالاً وقت و سرمایه زیادی را صرف کسب و کار خود کرده‌اید. و حق‌دارید نسبت به استخدام افراد مناسب نگران باشید.
برای بسیاری از صاحبان مشاغل و بنیان‌گذاران شرکت‌ها اولین استخدام کارمندها می‌تواند اضطراب برانگیز باشد. چراکه کارمندان خوب می‌توانند باعث موفقیت شرکت شما شوند. اولین استخدام‌ها به‌طور قابل‌توجهی در ایجاد فرهنگی مناسب در شرکت شما مؤثر هستند. اما شما چگونه می‌توانید مناسب بودن فرد را برای استخدام تشخیص دهید؟ اصلاً شما از کجا می‌دانید که چه تصمیمی برای شرکت شما بهتر است؟
درصورتیکه برای اولین بار نیروی کار استخدام میکنید، چند پیشنهاد برای استخدام اولین کارمندان به شما ارائه میکنیم.
راهکار اولین استخدام کارمند برای کسب و کار
1. زمان مناسب برای استخدام کارمند جدید
اکثر بنیان‌گذاران شرکت‌ها و صاحبان مشاغل در ابتدا تمام کارها را خودشان انجام می‌دهند. یکی از دلایل آنها برای انجام این کار ضرورت و حساسیت موضوع است. همچنین بسیاری از آنها می‌خواهند کارها به شیوه‌ای خاص و توسط خودشان انجام گیرد. اینکه بر بسیاری از جنبه‌های مختلف شرکت جدید خود کنترل داشته باشید موضوع خوبی است. از طرفی می‌تواند برای شما مفید باشد. اما درعین‌حال می‌تواند مضر نیز باشد. از یک جایی به بعد مؤسس شرکت دیگر قادر نخواهد بود همه کارها را انجام دهد. اما اگر آنها به انجام همه کارها اصرار داشته باشند باید از اولویت‌ها صرف‌نظر کرده و وظایف را برون‌سپاری کنند یا اینکه رشد شرکت خود را محدود کنند.
درصورتیکه رشد شرکت به دلیل کمبود وقت، ظرفیت و مهارت‌های شما محدودشده، بهتر است افرادی را از خارج از شرکت استخدام کنید. گاهی اوقات شما به تجارب یا مهارت‌هایی نیاز دارید که در هیچ‌کدام از مؤسسان شرکت دیده نمی‌شوند و لازم است در خارج از شرکت به دنبال آنها باشید.
از دیدگاهی دیگر، هزینه‌ای که شما به دلیل صرف وقت خود بر روی یک پروژه یا کار خاص متقبل می‌شوید می‌تواند بسیار بیشتر از هزینه‌ای باشد که به فردی دیگر می‌پردازید تا آن کار را انجام دهد. اگر شرکت شما با چنین چالش‌هایی مواجه شده، زمان آن فرارسیده که به فکر استخدام کارمندان جدید باشِد.
2. چگونه پست کارمندان را تنظیم و مدیریت کنیم
شما باید بفهمید که شرکتتان دقیقاً به چه چیزهایی نیاز دارد. مهارت‌های افرادی را که هم‌اکنون در تیم شما هستند را ارزیابی کرده و شکاف‌ها و نقاط ضعف تیم خود را پیدا کنید. درصورتیکه بتوانید با آوردن کارمندی جدید به تیم این شکاف‌ها و نقاط ضعف‌ها را پوشش دهید بسیار خوب است. اما متأسفانه در اکثر مواقع این کار عملی نیست. یعنی شما باید اولویت‌بندی کنید که کدام مهارت برای شما مهم‌تر است.
به‌عنوان‌مثال اگر شما نیازمند پشتیبانی اداری هستید، بفهمید دقیقاً به چه نوع کمکی نیاز دارید. آیا این کارمند بخش اداری باید قرار ملاقات‌ها را برنامه ریزی کند. یا کارهای اداری را انجام دهد؟ یا اینکه کارهای دفترداری و حسابداری را انجام دهد؟ برای انجام هرکدام از این کارها مهارت‌هایی کاملاً متفاوت از یکدیگر موردنیاز هست.
چون شرکت شما کوچک است بهتر است که به فکر ادغام رتبه‌های شغلی و کارهایی باشید که در حالت عادی جدا از یکدیگر هستند. مثل مدیریت پروژه و بازاریابی شبکه‌های اجتماعی. یا اینکه برای این کارها افرادی را به‌صورت پاره‌وقت استخدام کنید.
3. چگونه داوطلبانی مناسب را جذب کنیم
نکته بعدی که باید بدانید اینست که چگونه مشاغل را برای قشر خاصی از داوطلبان کار در شرکت خود جذاب جلوه دهید. بهترین راه اینست که بسته‌ای رقابتی و جذاب از حقوق و مزایا ارائه دهید. ازآنجایی‌که هنوز برنامه‌ای ثابت درباره مزایای کارمندان در اختیار ندارید می‌توانید از شرکت‌های دیگر خلاقانه‌تر عمل کنید. به‌عنوان‌مثال، اگر قصد دارید که افرادی از نسل جدید را استخدام کنید بهتر است به آنها تسهیلاتی برای کمک به بازپرداخت وام‌های دانشجویی ارائه نمایید.
پیشنهاد میکنیم مقاله مرتبط با نسلهای دهه 70 و 80 نیروی کار بخوانید:
درصورتیکه شرکت شما مزایای ویژه‌ای همانند مثال بالا را ارائه می‌دهد، به‌احتمال‌زیاد این افراد جویای کار شرکت شمارا به شرکت‌های رقیب ترجیح می‌دهند. ازآنجایی‌که شرکت شما تازه تأسیس است، بهتر است به‌عنوان انگیزه‌ای اضافی ارائه سهام را هم به کارکنان جدید خود پیشنهاد دهید. روش دیگر برای جذب کارجویان مناسب اینست که در جاهایی که آنها امکان دارد که به دنبال کار بگردند تبلیغ کنید. از شبکه‌های اجتماعی نهایت استفاده را ببرید. حتی می‌توانید به افرادی که فرد مناسبی را به شما پیشنهاد می‌کنند مقداری پول جایزه بدهید.
4. چگونه افراد مناسبی را در شرکت استخدام کنیم
گام بعدی برای استخدام یک فرد مناسب اینست که با سایر مؤسسان شرکت گفتگوی مفصلی درباره نوع فرهنگ یا جوی که می‌خواهید در شرکت پابرجا باشد، داشته باشید. بسیار ضروریست قبل از شروع مصاحبه‌ها بدانید دقیقاً به دنبال چه نوع افرادی هستید.
پیشنهاد مطالعه :
اگر به دنبال کسی هستید که سخت کوش و خلاق است، بهتر است که در شرح کار و شرایط استخدام به‌طور واضح این نکته را توضیح دهید. مصاحبه‌ها را به‌گونه‌ای طراحی کنید تا بتوانید در مورد ویژگی‌های موردنظر خود اطلاعات بیشتری کسب کنید. یعنی اینکه می‌توانید سؤالاتی مناسب با این ویژگی‌ها طرح کنید. یا اینکه چالشی خلاقانه برای کارجویان طراحی کنید تا استعدادهای خود را بروز دهند.
قبل از استخدام به سابقه کارجویان نیز خوب دقت کنید. بسیاری از افراد در انجام مصاحبه حرفه‌ای هستند اما نمی‌توانند کارمندان خوبی را استخدام کنند. اگر شما مراحل بالا را دنبال کنید نه تنها می‌توانید بهترین کارمندان را به سمت شرکت خود جذب کنید، بلکه قادر خواهید بود آنها را در کنار خود حفظ کنید.
چگونه نیروی کار خوب را پیدا و جذب و استخدام کنیم
در پروسه‌های بهره وری منابع انسانی حلقه‌ی گمشده‌ای قرار دارد. که کم توجهی به آن لطمات جبران ناپذیری به کسب و کارهای ایرانی وارد نموده است. حلقه‌ای که باوجود اهمیت استراتژیک آن، به‌سادگی از آن عبور می‌کنند. استخدام بهترین افراد و فرآیندهای مرتبط با آن از کلیدی‌ترین مباحث مربوط به منابع انسانی میباشد.
انتخاب بهتر و ایزوله‌تر منابع انسانی می‌تواند باعث اثربخشی بهتر سازمان و تسهیل در رشد و توسعه آن باشد. از طرفی انتخاب و استخدام مناسب می‌تواند هزینه‌های سربار مربوط به حوزه منابع انسانی را همچون آموزش‌های مضاعف، هزینه‌های ورود و خروج پرسنل، تشنج‌های سازمانی حاصل از منابع انسانی غیر کارآمد و… به شکل قابل ملاحظه‌ای کاهش دهد. و این امر نهایتاً باعث سودآوری و رشد بالاتری برای کسب و کار شما خواهد شد.
در پاسخ به این سوال که چگونه بهترین گزینه ها و نیروی کارخوب را پیدا و جذب و استخدام کنیم باید در انتخاب‌های خود به نکته‌ای اساسی توجه داشته باشید. آن اینست که در استخدام‌های خود باید به دنبال نیروی کار ارزان و بی‌تجربه یا نیروی کار متخصص و گران باشید!
عموماً مدیران به دنبال ترکیبی از دو نمونه فوق هستند. یعنی نیروی متخصص و ارزان! هریک از دو نمونه فوق خصوصیات و شرایط مختص خود را جهت رشد و بالندگی در سازمان شما دنبال خواهند کرد. متأسفانه یکی دیگر از چالش‌ها و اشتباهاتی که در انتخاب و استخدام منابع انسانی وجود دارد، نگاه تک‌بعدی مدیران در پروسه‌های استخدامی است. بدین معنی که در گزینش‌ها عموماً به دنبال فردی با بالاترین تخصص در زمینه موردنظر هستیم. اما غافل از اینکه هر فرد متخصصی باید همسو و هم راستا با مجموعه و تیم‌های کاری‌تان باشد.
نیروی ورودی به سازمان علاوه بر حرفه‌ای بودن باید قابلیت تیم ورک یا کارِ گروهی و مشارکت در رسیدن به اهداف سازمانی را داشته باشد. این خصیصه می‌تواند هزینه‌های نام‌برده قبلی را به طرز قابل ملاحظه‌ای کاهش دهد. چرا که نیروی جدید درصورتی که بتواند با جمع سازگاری و روابط ایده آلی برقرار نماید باعث افزایش اثر بخشی و همچنین کاهش خروج از سازمان می‌شود. باید اذعان داشت که تناسب با شغل، بیشتر در کسب و کارهایی موردتوجه میباشد که به دنبال جذب متخصصان هستند. از طرفی تناسب با معیارهای سازمان و گروه‌های کاری بیشتر در کسب و کارهایی اهمیت دارد که به دنبال ارتباطات بلندمدت هستند.
پیشنهاد مطالعه :
فرایند استخدام بهترین ها در سازمان
زمانی فرایند استخدام موفق در سازمانها پروسه ایده آل و هم راستای اهداف استراتژیک سازمان را طی خواهد نمود که افراد مناسب در زمان مناسب و در پست‌های مناسب قرار گیرند. متأسفانه بسیاری از فرایند های استخدام در سازمانها از روی اجبار اتفاق می‌افتد و اجبار همیشه هزینه بر است. بدین معنی که سازمان براثر شرایط ویژه و اضطرار مجبور به استخدام در کوتاه‌ترین بازه ممکن می‌شود و عموماً نمی‌تواند انتخاب‌های متعددی را بررسی نماید.
مسلماً سازمانی که 3 نفر از بین 4 نفر را باید استخدام نماید تا سازمانی که 3 نفر از بین 20 نفر را، کارایی و اثربخشی کمتری در پروسه استخدام خواهد داشت و به‌تناسب اشتباهات بیشتری را مرتکب خواهد شد. یکی دیگر از بخش‌هایی که در فرایند استخدام موفق در سازمانها باید به‌دقت پالایش و مورد بررسی قرار بگیرد، کیفیت مصاحبه‌کننده و سؤالات مصاحبه است.
بر اساس تحقیقات به‌عمل‌آمده درصد قابل ملاحظه‌ای از پذیرش پرسنل در مصاحبه‌های استخدامی بر اثر برداشت و تمایل فرد مصاحبه‌کننده اتفاق می‌افتد. عموماً پذیرش یا رد فرد مصاحبه‌شونده در همان 5 دقیقه ابتدایی مصاحبه صورت می‌پذیرد. با توجه به‌اشتباه بودن این فرآیند باید توجه داشت درصورتیکه زمان و شرایط مناسب را جهت ارائه مناسب به مصاحبه شونده ندهیم، فرایند استخدام موفق در سازمانها انجام نشده و نمی‌توانیم به گزینه‌های مطلوبی دست یابیم. چه‌بسا افراد با قابلیتی را براثر همین برداشت اشتباه (برداشت در ابتدای مصاحبه) از ورود به مجموعه بازداریم.
اهمیت سؤال های مصاحبه
از طرفی سؤال های مطرح در مصاحبه نیز از اهمیت زیادی برخوردار است. ماهیت، نحوه پرسش و برداشت صحیح پاسخ مصاحبه شونده عامل کلیدی در به اتمام رساندن یک مصاحبه است. در برخی مصاحبه‌ها فرد مصاحبه کننده سؤالات را به طریقی بیان می‌نماید که پاسخ مطلوب و مورد انتظار را برای مصاحبه شونده آشکار می‌سازد. یا در برخی سؤال ها پاسخ مطلوب کاملاً مشهود است. “اگر شما در آینده پیشنهاد بهتری از مرکز دیگر داشته باشید، سازمان ما را ترک خواهید نمود؟ “. مسلماً پاسخ به این سؤال غیر از کلمه خیر نخواهد بود.
تمامی مطالب فوق، نکات اندکی از دریای بی‌کران استخدام و جذب نیروی انسانی است. برای بهتر شدن نتایج می‌توانید از تست‌های شخصیت شناسی، هوش هیجانی و… متناسب با فضای کسب و کار جهت شفافیت بیشتر در پروسه انتخاب استفاده نمایید. پیشنهاد می‌شود از ابزارهای گوناگون در استخدام‌های خود استفاده نمایید. برای هر جایگاه و پست سازمانی حداقل بازه‌ای بین 50-70 رزومه را بررسی، 20 الی 30 مصاحبه اولیه و 5 الی 10 مصاحبه ثانویه انجام دهید.
خواسته‌ها و دیدگاه‌های منابع انسانی با تغییرات زیادی مواجه شده. سازمانها با روندهای قدیمی نمی‌توانند آنان را مجاب به همکاری نمایند. متأسفانه عدم آگاهی از خواسته‌های نیروی کار نسل جدید باعث شده جمله “نیروی کاری خوب وجود نداره! ” را از مدیران زیادی بشنویم. اما نیروی کار خوب هم یافتنی است و هم ساختنی. این موضوع کاملاً به نوع نگاه ما، سازمان ما و برنامه‌های رشد و توسعه آن بستگی دارد.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در این مورد به صفحه مشاوره جذب نیروی انسانی مدیرنو مراجعه فرمایید.
با ما در ارتباط باشید.