ویژگی های یک سرپرست موفق (به‌علاوه ۸ مهارت برای توسعه)

در این مطلب از مدیرنو، به برخی از ویژگی های یک سرپرست موفق، وظایف یک سرپرست، اینکه مهمترین مسئولیت های یک سرپرست چیست و مهارت‌های رایج در میان رهبران و چگونگی تبدیل شدن خودتان به یک سرپرست موفق می‌پردازیم.

سرپرست کیست؟

سرپرست یک مدیر است که نظارت نزدیک بر یک گروه کوچک یا بخش از کارکنان دارد. بودن در نقش سرپرست به معنای نظارت بر فعالیت‌های روزانه آن کارکنان و کمک به هدایت آن‌ها در انجام وظایفشان است. سرپرستان معمولاً وظایف زیر را انجام می‌دهند:

• برنامه‌ریزی شیفت‌های کاری
• آموزش کارکنان برای نقش‌هایشان
• ارائه بازخورد به کارکنان درباره عملکردشان
• حل چالش‌ها یا تعارضات محل کار
• انتقال اهداف و مقاصد بخش به تیم خود
• ارتباط دادن به‌روزرسانی‌ها و گزارش‌های وضعیت به مدیریت ارشد

یک سرپرست موفق، همکار خوبی است که به خوبی ارتباط برقرار می‌کند و در نقش رهبر راحت است.

مهمترین مسئولیت های یک سرپرست چیست؟

ویژگی‌ها، عادات و خصایص متعددی وجود دارند که به خوب بودن یک سرپرست کمک می‌کنند. کارفرمایان، سرپرستانی را ارزشمند می‌دانند که پیش‌گیرانه، مسئول، قابل اعتماد و توانمند باشند. مهمترین مسئولیت های یک سرپرست اینست که به هر عضو تیم خود کمک می‌کنند تا رشد کرده و موفق شوند. در اینجا برخی دیگر از مسئولیت ها و ویژگی های یک سرپرست موفق آورده شده است:

• باهوش و مصمم
• ارزش قائل شدن برای هر عضو تیم به طور برابر
• نشان دادن احترام و ملاحظه نسبت به مدیریت و کارکنان
• توانایی ارائه بازخورد مثبت و انتقاد سازنده به کارکنان
• مدیریت تعارضات در محل کار به سرعت و منصفانه

وظیفه اصلی سرپرست در سازمان چیست؟

در ادامه یک جدول جامع از وظایف یک سرپرست، مهارت‌ها و ویژگی‌های کلیدی سرپرست آورده شده است:

۸ مهارت اضافی که یک سرپرست خوب ممکن است داشته باشد

علاوه بر ویژگی‌های ضروری ذکر شده، سرپرستان می‌توانند مجموعه‌ای از مهارت‌های خاص را توسعه دهند که در نقششان به آن‌ها کمک کند، از جمله:

۱. مهارت‌های ارتباطی

از میان مهارت‌هایی که یک سرپرست باید داشته باشد، ارتباطات یکی از مهم‌ترین‌ها است. به‌عنوان یک سرپرست، شما باید بتوانید فرآیندها، انتظارات و اهداف را به‌وضوح به تیم خود منتقل کنید تا آن‌ها بتوانند وظایف خود را به‌طور مؤثر انجام دهند، که این امر همچنین بازتاب مثبتی بر عملکرد شما خواهد داشت. اطلاع‌رسانی مداوم به کارکنان درباره پیشرفت تیم، موانع احتمالی و برنامه‌های آینده باعث می‌شود هر عضو تیم احساس مشارکت و ارزشمندی کند.

۲. در دسترس بودن و همدلی

یک سرپرست خوب به‌طور نزدیک با تیم خود کار می‌کند و باید هنگام بروز سوالات، تعارضات یا مشکلات به‌راحتی در دسترس باشد. به‌عنوان یک سرپرست، شما نیاز دارید که به کارکنانتان گوش دهید زمانی که با شکایات یا پیشنهادات محل کار به شما مراجعه می‌کنند. این امر مستلزم مهارت‌های اجتماعی مهمی مانند همدلی و هوش هیجانی (آگاهی از احساسات خود و دیگران) است.

۳. مهارت‌های مدیریتی

سرپرستان در درجه اول مسئول بهره‌وری تیم خود هستند. این شامل مدیریت برنامه‌های کاری کارکنان، اطمینان از رعایت مهلت‌ها و اختصاص وظایف به اعضای مناسب تیم است. سرپرستان باید بتوانند تیم خود را به‌طور روان و مؤثر اداره کنند.

توانایی واگذاری وظایف به‌طور مؤثر به کارکنان مناسب یکی از مهم‌ترین مهارت‌های مدیریتی است که برای تبدیل شدن به یک سرپرست خوب نیاز خواهید داشت. شما باید نقاط قوت و ضعف هر یک از کارکنانتان را شناسایی کرده و اطمینان حاصل کنید که از آن‌ها به مؤثرترین شکل استفاده می‌کنید.

اگر واگذاری کارها را در اولویت قرار دهید، می‌توانید زمان بیشتری برای انجام وظایف سرپرستی و مدیریت کل تیم یا پروژه آزاد کنید. واگذاری خوب کارایی را به حداکثر می‌رساند، اطمینان حاصل می‌کند که پروژه‌ها به‌درستی تکمیل می‌شوند و به تولید درآمد کمک می‌کند.

۴. سازگاری

هیچ فهرستی از مهارت‌های سرپرستی خوب بدون اشاره به توانایی تفکر و واکنش سریع و مؤثر کامل نمی‌شود. شما ممکن است نیاز داشته باشید که بر اساس هر موقعیت فردی استراتژی‌ریزی و تصمیم‌گیری کنید، به جای اینکه تنها از یک پروتکل سخت‌گیرانه پیروی کنید. در حل مسائل انعطاف‌پذیر و خلاق باشید و از اجرای ایده‌های جدید نترسید. انجام این کار می‌تواند به تیم شما اعتماد و اطمینان بیشتری نسبت به توانایی شما در رهبری بدهد.

۵. اعتماد به نفس و مثبت‌اندیشی

طرز برخورد و رفتار شما مسری است و می‌تواند به‌طور قابل‌توجهی بر جو محل کار تأثیر بگذارد. سعی کنید هر روز و هر موقعیت را با نگرش مثبت و خوش‌بینی پیش ببرید. همچنین بر نشان دادن اعتماد به نفس هم در خود و هم در تیم خود تمرکز کنید. تا حد امکان، علاقه و اشتیاق خود را نسبت به شرکت و اهداف آن نشان دهید و الهام‌بخش اعضای تیم باشید تا آن‌ها نیز این هیجان را تجربه کنند. سرپرستان به همان اندازه که با دستور دادن هدایت می‌کنند، با الگو بودن نیز رهبری می‌کنند.

۶. شفافیت

اگرچه شما ملزم به حفظ برخی امور خصوصی هستید، مانند اطلاعات حساس کارکنان یا اسرار تجاری شرکت، سعی کنید تا حد امکان به‌طور شفاف عمل کنید. سرپرست عالی بودن به معنای صادق و مستقیم بودن با کارکنانتان است. موفقیت‌ها، شکست‌ها، فرصت‌ها یا نگرانی‌های بخش یا سازمان را با کارکنانتان به اشتراک بگذارید، تا جایی که مناسب می‌دانید.

هر زمان ممکن، بازخورد فوری ارائه دهید و گفت‌وگوی باز را تشویق کنید. همچنین، تواضع داشته باشید و مسئولیت هرگونه شکست پروژه یا انتخاب‌های نادرست را بپذیرید. این نوع شفافیت و صداقت می‌تواند احترام تیم شما نسبت به شما به‌عنوان یک رهبر را افزایش دهد.

۷. کار تیمی

با کارکنانتان بیشتر مانند اعضای برابر تیم رفتار کنید تا زیردستان. به‌جای صدور مداوم دستورات و انتظار برای اینکه کارکنان بدون سؤال وظایفشان را انجام دهند، سعی کنید آن‌ها را در فرآیند تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی استراتژیک دخیل کنید. آن‌ها را به‌عنوان شریک در نظر بگیرید و همکاری را تشویق کنید.

رویکرد تیم‌محور باعث ایجاد محیط کاری پربازده و مثبت‌تر می‌شود. اگر تعارضی پیش آمد، در نقش سرپرستی خود با اعتماد به نفس و قاطع باشید، اما همچنین بی‌طرف و بدون تعصب باقی بمانید. ایده‌آل این است که هر عضو تیم احساس ارزشمندی و مشارکت کند.

۸. تمایل به یادگیری

اینکه شما رهبر تیم هستید به این معنا نیست که همه چیز را درباره شغل، حرفه یا صنعت خود می‌دانید. بهترین سرپرست همیشه در تلاش برای بهبود مهارت‌ها و دانش خود است. شما می‌توانید نه تنها از افراد و کارکنان اطراف خود، بلکه از فرصت‌های آموزش خودکار ارائه‌شده در محل کار یا به‌صورت آنلاین بیاموزید. آنچه یاد می‌گیرید را با اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید و آن‌ها را تشویق کنید که توسعه حرفه‌ای مداوم خود را دنبال کنند.

چگونه یک سرپرست موفق باشیم؟

چه یک سرپرست با تجربه باشید و چه تازه اولین شغل مدیریتی خود را شروع کرده‌اید، همیشه راه‌هایی برای بهبود وجود دارد. در اینجا نکات مهم اصول سرپرستی آورده شده است:

1. دریافت بازخورد:

از سایر مدیران و تیم خود بازخورد و نظر بخواهید. از این بازخورد برای مدیریت بهتر موقعیت‌های دشوار یا بهبود مهارت‌ها و دانش خود استفاده کنید.

2. رهبری جلسات تیمی مؤثر:

برای دریافت بیشترین مشارکت، بهره‌وری و نتایج از جلسات، از یک مربی مشورت بگیرید یا دوره‌ای در مدیریت جلسات بگذرانید. محیط جلسه‌ای مؤثر، جایی است که کارکنان شما می‌خواهند در آن حضور داشته باشند و مشارکت کنند.

3. یافتن یک دوست مورد اعتماد:

به‌عنوان یک سرپرست، بیان شکایات خود نزد کارکنان مناسب نیست. به‌جای صحبت پشت سر دیگران با یک کارمند، یک دوست، همکار، عضو خانواده یا حتی یک متخصص منابع انسانی بی‌طرف و قابل اعتماد پیدا کنید تا درباره کار با او صحبت یا تخلیه احساسات کنید.

توسعه مهارت‌های بین‌فردی: همان‌طور که یک سرپرست خوب همیشه به دنبال آموزش، تجربه و دانش بیشتر است، شما نیز باید تعاملات خود با کارکنان را بهبود دهید. همیشه فکر کنید چگونه می‌توانید مهارت‌های انسانی خود را توسعه دهید.

4. پذیرش تغییر:

به نحوه مدیریت تغییر توجه داشته باشید، زیرا در نقش سرپرستی خود تغییرات زیادی را تجربه خواهید کرد. آماده باشید تا با فرآیندها یا پروژه‌های جدید سازگار شوید و این قابلیت انعطاف را به کارکنانتان منتقل کنید.

5. واگذاری مسئولیت‌ها:

به یاد داشته باشید که لازم نیست هر وظیفه‌ای را خودتان انجام دهید. مسئولیت شما به‌عنوان سرپرست، اطمینان از انجام درست و به‌موقع کارهاست. با واگذاری وظایف به کارکنانتان و اعتماد به توانایی‌های آن‌ها، بیاموزید که رها کردن کنترل چگونه است.

جمع بندی

این نکات مهم اصول سرپرستی را به خاطر بسپارید، چه در حال ورود به اولین موقعیت مدیریتی خود باشید و چه در تلاش برای رشد به‌عنوان یک رهبر تیم. نظارت بر گروهی از افراد ممکن است در ابتدا دلهره‌آور و طاقت‌فرسا باشد، اما اگر بر بهبود خود تمرکز کنید، برای این چالش به‌خوبی آماده خواهید شد. به توانایی‌های خود اعتماد داشته باشید و در صورت نیاز به راهنمایی، مشاوره و آموزش‌های اضافی به ما مراجعه کنید.

منبع: indeed

برچسب ها: سرپرست کیست, وظایف سرپرست, ویژگی های یک سرپرست موفق, مهمترین مسئولیت های یک سرپرست چیست, نکات مهم اصول سرپرستی.