(BPM) چیست؟
مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)، همانطور که گارتنر تعریف میکند، از روشهایی برای کشف، مدلسازی، تحلیل، اندازهگیری، بهبود و بهینهسازی استراتژیها و فرایندهای کسبوکار استفاده میکند.
در حالی که گاهی با مدیریت وظایف و مدیریت پروژه اشتباه گرفته میشود، دامنهی مدیریت فرایند کسب و کار بسیار گستردهتر از این موضوعات مرتبط است. مدیریت وظایف بر وظایف فردی تمرکز دارد، درحالیکه BPM کل فرایند انتها به انتها را بررسی میکند. مدیریت پروژه به یک دامنهی کاری یکباره اشاره دارد، درحالیکه BPM به طور خاص بر فرایندهایی تمرکز دارد که تکرارپذیر هستند.
از طریق بازمهندسی مستمر فرایندها، سازمانها میتوانند جریانهای کاری کلی خود را سادهسازی کنند که منجر به افزایش بهرهوری و صرفهجویی در هزینهها میشود. این مفهوم جدید نیست؛ اصول شش سیگما و ناب نمونههایی از روششناسیهای BPM هستند.
با بهکارگیری تحلیلهای پیشرفته، پایش فعالیتها و قابلیتهای مدیریت تصمیمگیری، مجموعههای مدیریت فرایند کسب و کار قادرند افراد، سیستمها، اطلاعات و مواد را هماهنگ کنند تا به نتایج کسبوکار دست یابند. در نتیجه، این مجموعهها بهویژه در تسریع راهبردهای تحول دیجیتال بسیار مفید بودهاند.
انواع مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟
سه نوع اصلی از مدیریت فرایند کسب و کار وجود دارد: یکپارچهمحور، انسانمحور و سندمحور.
- BPM یکپارچهمحور: این نوع BPM بر فرایندهایی تمرکز دارد که نیاز چندانی به دخالت انسانی ندارند. این فرایندها بیشتر به APIها و مکانیزمهایی وابستهاند که دادهها را در سراسر سیستمها یکپارچه میکنند، مانند مدیریت منابع انسانی (HRM) یا مدیریت ارتباط با مشتری (CRM).
- BPM انسانمحور: برخلاف BPM یکپارچهمحور، این نوع حول مشارکت انسانی متمرکز است، معمولاً جایی که نیاز به تأیید وجود دارد. رابطهای کاربری شهودی با قابلیت کشیدن و رها کردن به تیمها اجازه میدهد وظایف را به نقشهای مختلف تخصیص دهند و این کار پیگیری مسئولیت افراد را در طول فرایند آسانتر میکند.
- BPM سندمحور: این نوع BPM بر یک سند خاص متمرکز است، مانند یک قرارداد. زمانی که شرکتها محصول یا خدمتی را خریداری میکنند، باید از فرمها و مراحل مختلف تأیید عبور کنند تا یک توافق بین مشتری و فروشنده شکل گیرد.
چرخه عمر مدیریت فرایند کسب و کار
یک سیستم موفق BPM با تعریف مراحل درگیر در یک جریان کاری آغاز میشود. این کار به تیم کمک میکند تا حوزههای نیازمند بهبود و شاخصهای پیگیری پیشرفت را شناسایی کند. با بهکارگیری مدیریت فرایند کسبوکار، سازمانها میتوانند عملیات خود را بهبود دهند و به نتایج بهتر تجاری برسند. برای دستیابی به این نتایج، باید چرخهی عمر BPM را بهطور کامل درک کنید. پنج مرحلهی اصلی چرخه به شرح زیر است:
- طراحی فرایند: تیم باید با ترسیم نقاط عطف درون فرایند شروع کند. سپس وظایف فردی در فرایند BPM به همراه مسئول هر مرحله مشخص میشوند. مراحل باید بهروشنی تعریف شوند تا تیم بتواند حوزههای بهینهسازی و شاخصهای لازم برای سنجش بهبود را شناسایی کند.
- مدلسازی: در این مرحله، تیم باید یک نمایش بصری از مدل فرایند ایجاد کند. این مدل باید شامل جزئیات خاصی مانند زمانبندیها، توضیحات وظایف و جریان دادهها در فرایند باشد. استفاده از نرمافزار BPM در این مرحله بسیار مفید است.
- اجرا: تیم باید یک اثبات مفهوم انجام دهد و سیستم جدید BPM را با یک گروه محدود آزمایش کند. پس از اعمال بازخوردها، فرایند میتواند برای مخاطبان وسیعتری بهکار گرفته شود.
- پایش: در این فاز، تیم باید فرایند را پایش کرده، بهبودهای بهرهوری را اندازهگیری و هرگونه گلوگاه اضافی را شناسایی کند.
- بهینهسازی: در آخرین مرحله، تیم تنظیمات نهایی را برای بهبود فعالیتهای کسبوکار اعمال میکند.
یک پروژهی موفق BPM به برنامهریزی دقیق و ارتباط باز نیاز دارد، اما پس از بهبود مجموعهای از فعالیتها، تیمها بهسرعت مزایای آن را مشاهده خواهند کرد.
مزایای مدیریت فرایند کسب و کار
راهحلهای BPM از طریق بهبود فرایندها ارزش سازمانی را افزایش میدهند و مزایای متعددی به همراه دارند، از جمله:
- افزایش بهرهوری و صرفهجویی در هزینهها
- بهبود تجربهی کارکنان و مشتریان
- مقیاسپذیری بیشتر فرایندها
- شفافیت بالاتر
- کاهش وابستگی به تیمهای توسعه
افزایش بهرهوری و صرفهجویی در هزینهها:
BPM به بهینهسازی فرایندهای موجود و ایجاد ساختار بیشتر در توسعهی فرایندهای جدید کمک میکند. با حذف تکرارها و گلوگاهها، بهرهوری و کارایی بهبود یافته و کسبوکارها میتوانند سریعتر به اهداف خود برسند.
بهبود تجربهی کارکنان و مشتریان:
ابزارهای BPM کارهای تکراری را حذف کرده و دسترسی به اطلاعات را آسانتر میکنند. این امر باعث میشود کارکنان تمرکز بیشتری بر کار و مشتریان داشته باشند و در نتیجه رضایت مشتری افزایش یابد.
فرایندهای مقیاسپذیرتر:
از آنجایی که BPM اجرای بهتر فرایند و خودکارسازی جریانهای کاری را امکانپذیر میسازد، این قابلیت بهخوبی در هنگام گسترش فرایندها به جغرافیاهای دیگر قابل انتقال است.
شفافیت بیشتر:
خودکارسازی فرایندهای کسبوکار مسئولان وظایف را بهطور واضح مشخص میکند و این امر شفافیت و پاسخگویی را در کل فرایند افزایش میدهد.
کاهش وابستگی به تیمهای توسعه:
BPM ویژگیهای کمکدی ارائه میدهد که وابستگی به تیمهای توسعه را کاهش میدهد و به کاربران تجاری امکان میدهد سریعتر با ابزارها کار کنند و فرایندها را خودکار کنند.
موارد استفاده از مدیریت فرایند کسب و کار
سیستم مدیریت فرایند کسب و کار ساختار بیشتری به فرایندها میدهد و ناکارآمدیها را کاهش میدهد. نمونههایی از کاربرد موفق آن عبارتاند از:
- توزیع محتوا: شرکتهای رسانهای میتوانند فرایند آمادهسازی و تحویل محتوا را از تولید تا توزیع خودکار کنند.
- خدمات مشتری: نمایندگان خدمات مشتری میتوانند پرسشهای پرتکرار را به چتباتها بسپارند تا بار کاری تیم کاهش یابد.
- مالی: شرکتها میتوانند قالبهایی برای استانداردسازی سفارشهای خرید ایجاد کنند تا فرآیند تدارکات سریعتر انجام شود.
- منابع انسانی: HR میتواند مدیریت اسناد و جریانهای کاری را سادهسازی کند، مانند فرایندهای ورود و خروج کارکنان، ارزیابی عملکرد، درخواست مرخصی و تأیید کارکرد.
- بانکداری: بانکها میتوانند با BPM فرایند جمعآوری اطلاعات از منابع مختلف برای ارزیابی ریسک اعتباری متقاضیان وام را تسهیل کرده و تصمیمگیری را سریعتر کنند.
- انجام سفارش: شرکتها میتوانند کارایی سیستمهای انجام سفارش خود را افزایش دهند و فرایند مدیریت سفارش را مشتریمحورتر کنند.
جمع بندی
در مجموع میتوان گفت که مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) ابزاری راهبردی برای بهبود مستمر عملیات سازمانی است که با طراحی، مدلسازی، اجرا، پایش و بهینهسازی فرایندها به تحقق اهداف تجاری کمک میکند.
این رویکرد با پوشش حوزههای متنوعی همچون فرایندهای انسانمحور، یکپارچهمحور و سندمحور، زمینهای برای افزایش بهرهوری، صرفهجویی در هزینهها، شفافیت بیشتر و بهبود تجربه کارکنان و مشتریان فراهم میآورد. همچنین، کاربردهای گستردهی آن در حوزههایی چون منابع انسانی، بانکداری، مالی، خدمات مشتری و توزیع محتوا نشان میدهد که BPM نه تنها یک ابزار فناوری، بلکه یک رویکرد تحولآفرین در مسیر دیجیتالیسازی و رقابتپذیری سازمانها است.
به مشاوره نیاز دارید ؟ با ما تماس بگیرید
مشاوران متخصص ما آماده راهنمایی کردن شما هستند
02126248779
منبع: ibm
تهیه و تالیف: هیئت تحریریه مدیرنو
