یک وظیفه وجود دارد که حتی باتجربهترین متخصص منابع انسانی را هم به چالش میکشد: اینکه چگونه یک کارمند را بهصورت حرفهای و همراه با همدلی اخراج کنیم. این کار به مهارتهای پیشرفتهای در ارتباطات، هوش هیجانی، حل تعارض و مدیریت بحران نیاز دارد، بهعلاوه آگاهی از قوانین و مقررات استخدامی.
متخصصان منابع انسانی نهتنها باید جنبههای دشوار خاتمه همکاری با یک کارمند را مدیریت کنند، بلکه اغلب لازم است از مدیران نیز حمایت کنند. حدود ۷۱٪ از آنها گزارش میدهند که در فرآیند اخراج احساس ناراحتی و عدم آسودگی دارند.
آیا اخراج کردن کسی با گذشت زمان آسانتر میشود؟ احتمالاً نه. اما داشتن راهبردهای درست میتواند این فرآیند را منصفانهتر و کماسترستر برای همه افراد درگیر کند.
دلایل اخراج کارمند چیست؟
پیش از خاتمه همکاری با یک کارمند، اطمینان حاصل کنید که تصمیم شما موجه و بهخوبی مستندسازی شده و مطابق با سیاستهای اخراج سازمان و قوانین استخدامی است. برخی از دلایل قانونی رایج که میتوانند اخراج را توجیه کنند عبارتاند از:
۱. عملکرد ضعیف
کارمندانی که با وجود دریافت بازخورد سازنده، حمایت و فرصت کافی برای بهبود، بهطور مداوم عملکرد ضعیفی دارند، ممکن است برای آن نقش مناسب نباشند. اطمینان حاصل کنید که عملکرد ضعیف بهطور شفاف اعلام و بهخوبی مستند شده است.
مثال: یکی از دلایل اخراج میتواند نماینده فروشی باشد که بهطور مداوم به اهداف ماهانه نمیرسد. با وجود دریافت آموزش کافی و بیش از شش ماه فرصت برای بهبود، عملکرد او همچنان ضعیف باقی مانده است.
۲. آزار جنسی
آزار جنسی تخلفی جدی است که میتواند منجر به اخراج فوری شود. واحد منابع انسانی باید تمام ادعاها را بهطور کامل بررسی کند و در صورت تأیید تخلف، کارمند ممکن است اخراج شود.
مثال: سازمانی با سیاست عدمتحمل مطلق ممکن است سرپرستی را به دلیل ابراز رفتار یا پیشنهادهای نامناسب نسبت به اعضای جوانتر تیم اخراج کند.
۳. سرقت یا تقلب
دزدی یا مشارکت در فعالیتهای متقلبانه میتواند آسیب مالی جدی به سازمان، مشتریان آن و اعتبار کلی مجموعه وارد کند.
مثال: مدیر یک صندوق پوشش ریسک که از مشتریان خود اختلاس کرده است. این موضوع نهتنها دلیل موجهی برای اخراج محسوب میشود، بلکه میتواند منجر به پیگرد قانونی علیه کارمند نیز شود.
۴. نقض مقررات ایمنی
نقض مکرر پروتکلهای ایمنی، حتی پس از چندین تذکر شفاهی و کتبی، میتواند خطر جدی برای خود کارمند، همکاران او و سازمان ایجاد کند. مستندسازی هر تخلف و اقدامات انضباطی انجامشده اهمیت زیادی دارد.
مثال: کارگر انباری که به دلیل رانندگی بیاحتیاط با لیفتراک، در دو حادثه دخیل بوده و این حوادث منجر به آسیبدیدگی خود او و یکی از همکارانش شده است.
۵. مشکلات مربوط به حضور و غیاب
کارمندانی که مرتباً دیر میآیند یا غیبتهای غیرموجه متعدد دارند، میتوانند تأثیر منفی بر تیم بگذارند. لازم است این مسائل با کارمند مطرح شود تا مشخص شود آیا دلیل موجهی وجود دارد یا خیر. در صورت نبود دلیل قابل قبول، باید تذکرات شفاهی و کتبی دریافت کنند.
مثال: یک مدیر پروژه که طی شش ماه گذشته بهطور مداوم دیر به محل کار آمده و باعث تأخیرهای قابلتوجه در پروژههای مهم شده است. با وجود دریافت سه اخطار کتبی، این رفتار تغییری نکرده است.
۶. سوءمصرف مواد
استفاده از مواد مخدر یا الکل در محل کار، یا داشتن مشکل سوءمصرف که بر عملکرد یا ایمنی تأثیر بگذارد، تخلفی جدی محسوب میشود. رویکردی همراه با همدلی میتواند شامل ارائه حمایت، مانند فراهم کردن فرصت درمان، باشد. در برخی موارد، کارفرمایان حتی ممکن است طبق قانون ملزم به این کار باشند؛ برای مثال بر اساس قانون آمریکاییهای دارای معلولیت (ADA) که سوءمصرف مواد را بهعنوان یک ناتوانی به رسمیت میشناسد.
مثال: معلم مدرسهای که از دریافت کمک برای مشکل الکل خود امتناع میکند، ممکن است اخراج شود، زیرا رفتار او دانشآموزان را در معرض خطر قرار میدهد.
۷. رفتار بیاحترامانه
کارمندانی که نسبت به مراجع بالادستی بیاحترامی میکنند، قوانین شرکت را نادیده میگیرند یا رفتارهای نافرمانی از خود نشان میدهند، میتوانند مشکلات جدی ایجاد کنند.
مثال: مدیر فناوری اطلاعاتی که عمداً پروتکلهای امنیتی را نادیده میگیرد، مصداق نافرمانی سازمانی است و در عین حال یک خطر امنیتی جدی نیز ایجاد میکند.
لازم به توجه است که همه ایالتها (بهجز مونتانا) استخدام «بر اساس اراده طرفین» یا at-will را مجاز میدانند. کارفرما میتواند کارمند را به هر دلیلی (یا حتی بدون دلیل) اخراج کند. با این حال، اخراج به دلایل غیرقانونی ممنوع است، از جمله:
تبعیض بر اساس نژاد، قومیت، مذهب، جنسیت، گرایش جنسی، سن یا ناتوانی مجاز نیست و در صورت اثبات میتواند منجر به شکایتهای حقوقی و جریمه شود
اقدام تلافیجویانه علیه کارمندی که آزار، تبعیض، نقضهای امنیتی یا فعالیتهای غیرقانونی شرکت را گزارش میدهد، ممنوع است
استفاده از مرخصیهای قانونی محافظتشده، مانند مرخصی پزشکی یا والدین، طبق قوانینی مانند قانون مرخصی خانوادگی و پزشکی (FMLA)، نمیتواند مبنای اخراج باشد
اخراج کارمند به دلیل اعمال حق قانونی خود برای پیوستن یا مشارکت در فعالیتهای اتحادیههای کارگری، نقض قانون روابط ملی کار محسوب میشود.
قبل از اخراج کارمند، چه چیزی را باید مد نظر قرار دهیم؟
قبل از اخراج یک کارمند، علاوه بر بررسی دلایل قانونی و مستندسازی عملکرد، باید ارزیابی کرد که این کارمند تا چه اندازه برای سازمان حیاتی است و نبود او چه تأثیری بر عملکرد تیم و جریان کار خواهد داشت. همچنین لازم است تحلیل شود که جایگزینی او چقدر زمان و هزینه خواهد برد و تأخیر یا کمبود مهارتهای او چه خساراتی میتواند به سازمان وارد کند. این بررسی کمک میکند تصمیم اخراج با آگاهی کامل از پیامدهای عملی و مالی گرفته شود و سازمان بتواند برنامه جایگزینی یا انتقال مسئولیتها را بهصورت مؤثر و بدون اختلال در عملیات آماده کند.
به کمک نیاز دارید؟
اگر در فرآیند اخراج کارمند به راهنمایی و مشاوره نیاز دارید، میتوانید به مشاوره مدیریت منابع انسانی مدیرنو مراجعه کنید. این مشاوره به شما کمک میکند با بهترین روشها و راهبردهای حرفهای، قانونی و محترمانه آشنا شوید، فرآیند اخراج را با دقت و همدلی پیش ببرید و از بروز اشتباهات پرهزینه جلوگیری کنید. بهرهگیری از تجربیات و نکات عملی مدیرنو میتواند اطمینان دهد که تصمیمات شما هم به نفع سازمان است و هم با احترام کامل نسبت به کارمند اخراجشده انجام میشود.
به مشاوره نیاز دارید ؟ با ما تماس بگیرید
مشاوران متخصص ما آماده راهنمایی کردن شما هستند
02126248779
چگونگی اخراج محترمانه کارمند در ۱۰ مرحله
چگونه میتوانید اطمینان حاصل کنید که خاتمه همکاری با یک کارمند به شکلی حرفهای (و محترمانه) انجام میشود؟ از یک فرآیند ساختاریافته پیروی کنید، مانند مراحل اساسی زیر:
مرحله ۱: آمادهسازی مستندات لازم
تمام مستندات مرتبطی را که دلایل اخراج را پشتیبانی میکنند، با دقت بررسی کنید؛ مانند ارزیابیهای عملکرد ضعیف، نامههای اخطار و اقدامات انضباطی.
سیاست اخراج سازمان خود را دوباره بررسی کنید تا مطمئن شوید دلایل موجه و همه مستندات لازم برای خاتمه همکاری را در اختیار دارید.
نامه اخراجی آماده کنید که در آن دلایل اخراج، آخرین روز کاری، حق سنوات یا پرداخت نهایی، و در صورت لزوم، ادامه پوشش بیمه درمانی (COBRA) بهطور شفاف ذکر شده باشد.
مرحله ۲: بررسی پیامدهای احتمالی حقوقی
در صورت تردید، با یک مشاور حقوقی مشورت کنید تا مطمئن شوید دلایل اخراج معتبر است. تمام مستندات پشتیبان را در اختیار او قرار دهید.
بررسی کنید که آیا کارمند اخیراً شکایتی ثبت کرده است یا خیر. این کار میتواند از طرح ادعاهای تبعیض یا اقدام تلافیجویانه غیرقانونی جلوگیری کند.
اگر احتمال بروز اختلافات حقوقی وجود دارد، به گزینههای جایگزین اخراج فکر کنید؛ مانند جابهجایی شغلی یا دادن زمان بیشتر به کارمند برای رفع مشکلات.
مرحله ۳: برگزاری جلسه اخراج
محیطی مناسب، آرام و خصوصی انتخاب کنید. حضور یک شاهد در جلسه، مانند مدیر مستقیم کارمند یا یکی دیگر از نمایندگان منابع انسانی، ضروری است.
دلایل اخراج را با اشاره به مستندات پشتیبان بهطور شفاف بیان کنید. صحبتها را کوتاه، مستقیم و بدون ورود به بحثهای طولانی نگه دارید.
با همدلی به صحبتها و سؤالات کارمند گوش دهید، اما بهروشنی اعلام کنید که تصمیم نهایی است و مراحل بعدی را در قالب یک فهرست ساده توضیح دهید.
نکته منابع انسانی
پیش از جلسه اخراج، با مدیر مربوطه یا یکی دیگر از نمایندگان منابع انسانی تمرین نقشآفرینی (Roleplay) انجام دهید. پاسخهای خود را برای برخی از سؤالات چالشبرانگیزی که ممکن است کارمند مطرح کند، تمرین کنید. تهیه یک سناریو یا متن از پیشنوشتهشده برای موقعیتهای مختلف میتواند مفید باشد. اختصاص زمان برای تمرین کمک میکند متمرکز و دقیق بمانید و از اشتباهاتی که ممکن است به اختلافات حقوقی منجر شود، جلوگیری کنید.
مرحله ۴: ارائه حمایت و منابع
بسته به ماهیت اخراج، دسترسی به خدمات حمایتی مانند مشاوره، کوچینگ یا کمک در یافتن شغل جدید را به کارمند پیشنهاد دهید. اگر کارمند به دلیل تخلف فاحش اخراج نشده است، ارائه نامه معرفی یا توصیهنامه شغلی را در نظر بگیرید.
مرحله ۵: ساماندهی اقدامات پس از اخراج
سوابق استخدامی کارمند را با یادداشتهای جلسه اخراج بهروزرسانی کنید؛ از جمله نامه اخراج، بسته سنوات یا هر سند مرتبط دیگر. ذینفعان مرتبط مانند واحد حقوق و دستمزد، فناوری اطلاعات، حراست و مدیران واحدها را از اخراج کارمند مطلع کنید.
در صورتی که در جلسه اخراج آماده نشده باشد، ترتیبی دهید تا حقوق نهایی یا پرداخت سنوات کارمند انجام شود و همچنین اطلاعات مربوط به مزایای بیکاری در اختیار او قرار گیرد (در صورتی که اخراج به دلیل سوءرفتار نبوده باشد).
مرحله ۶: پیگیری با کارمند
اگر اخراج فوری نیست (مانند موارد تخلف فاحش)، یک جلسه پیگیری برنامهریزی کنید تا وضعیت کارمند را بررسی کرده و به سؤالات باقیمانده او پاسخ دهید.
اطلاعات مربوط به منابع در دسترس، مانند خدمات مشاوره و کاریابی، را در اختیار او قرار دهید.
چکلیست نهایی را مرور کنید تا مطمئن شوید کارمند اقدامات لازم، مانند تحویل تجهیزات شرکت یا اطلاعات حساس، را انجام داده است.
مرحله ۷: حفظ حریم خصوصی کارمند
جز در مواردی که کاملاً ضروری است، جزئیات اخراج را با اعضای تیم یا سایر کارکنان در میان نگذارید. از توزیع گسترده الکترونیکی سوابق کارمند و هرگونه مستندات مربوط به اخراج خودداری کنید.
به درخواستهای معرفی یا استعلام شغلی که دریافت میکنید، بهصورت حرفهای پاسخ دهید، مگر اینکه کارمند به دلیل تخلف یا سوءرفتار جدی اخراج شده باشد.
مرحله ۸: آمادهسازی برای آخرین روز کاری
اطمینان حاصل کنید که دسترسی کارمند به سیستمهای کامپیوتری و امنیتی لغو شده و تمام اموال شرکت پیش از ترک محل بازگردانده شده باشد. ترتیب دهید که خروج کارمند بهصورت محترمانه و بدون جلب توجه انجام شود.
هر مستندات باقیمانده را نهایی کنید، از جمله تاریخ و زمان اخراج، وظایف نهایی انجام شده و جزئیات لازم برای انتقال مسئولیتها.
مرحله ۹: بررسی نهایی فرآیند اخراج
جلسهای با مدیر و هر یک از اعضای تیم مرتبط برگزار کنید تا تأثیر اخراج بر جریان کار، روحیه تیم یا سایر مسائل بررسی شود. یک بازبینی داخلی توسط واحد منابع انسانی انجام دهید تا نقاط قابل بهبود شناسایی شود، مانند ارتباطات، حقوق و دستمزد یا سایر فرآیندهای کلیدی منابع انسانی.
نکته منابع انسانی:
در نظر داشته باشید یک مصاحبه کوتاه خروج با کارمند اخراجشده برگزار کنید. این میتواند بازخورد ارزشمندی در مورد نحوه اجرای فرآیند اخراج ارائه دهد و به کارمند فرصت دهد تا هر مسئلهای را مطرح کند یا پیشنهاداتی ارائه دهد. به او یادآوری کنید که شرکت در این مصاحبه اختیاری است و هر اطلاعاتی که به اشتراک گذاشته شود محرمانه خواهد ماند.
مرحله ۱۰: ارتباط با کارکنان مرتبط
به مدیر یا رهبران ارشد در نحوه اطلاعرسانی درباره اخراج کارمند پس از ترک رسمی شرکت کمک کنید.
اگر اخراج به دلیل سوءرفتار جدی باشد، ترتیب برگزاری جلسات گروهی یا جلسات عمومی شرکت را بدهید تا موضوع بررسی شود و به سؤالات بهطور شفاف پاسخ داده شود.
اگرچه هر موقعیت متفاوت است، دنبال کردن این مراحل ساختاری فراهم میکند که اطمینان حاصل شود فرآیند اخراج حرفهای، قانونی و با احترام انجام میشود.
کارهایی که باید انجام دهید و نباید انجام دهید هنگام اخراج کارمند
کارهایی که باید انجام دهید
- داشتن دلیل موجه برای اخراج: سوابق عملکرد کارمند را با دقت بررسی کنید تا مطمئن شوید شواهد کافی برای اخراج وجود دارد، مانند اخطارهای کتبی، برنامههای بهبود عملکرد (PIP) و گزارشهای انضباطی.
- انتخاب زمان و مکان مناسب: سعی کنید جلسه اخراج را اوایل هفته برنامهریزی کنید تا کارمند زمان داشته باشد خبر را پردازش کرده و از حمایتهای لازم بهرهمند شود. از اخراج کارمند در پایان روز، جمعهها یا قبل از تعطیلات خودداری کنید، زیرا خدمات حمایتی ممکن است در دسترس نباشند. همچنین به دلیل حمایتهای قانونی، کارمندان در مرخصی والدین یا پزشکی نباید اخراج شوند.
- کوتاه و مستقیم برگزار کردن جلسه اخراج: توضیحی مستقیم و شفاف درباره دلیل اخراج ارائه دهید. همراه با مستندات پشتیبان، وضعیت را خلاصه کنید و از ورود به بحث طولانی خودداری کنید. در پاسخ به سؤالات کارمند همدلی نشان دهید، اما تأکید کنید که تصمیم نهایی است.
- اجتناب از ایجاد عنصر غافلگیری: اخراج نباید برای کارمند غافلگیرکننده باشد. مطمئن شوید که چندین اخطار شفاهی و کتبی دریافت کردهاند. کارمندان باید بدانند در صورت عدم بهبود، امکان اخراج وجود دارد. اخراج فوری فقط برای تخلفات جدی انجام شود، در غیر این صورت میتواند به اختلافات حقوقی منجر شود.
کارهایی که نباید انجام دهید
- به تعویق انداختن تصمیم: وقتی دلیل کافی برای اخراج وجود دارد و کارمند از مشکلات عملکرد یا تخلفات خود آگاه است، فرآیند اخراج را به تأخیر نیندازید. تأخیر میتواند منجر به کاهش بهرهوری، روحیه پایین یا بیاعتمادی نسبت به سازمان شود.
- اخراج کارمند بدون حضور شاهد: برای پیشگیری از مشکلات قانونی در آینده، همیشه یک شاهد در جلسات اخراج حضور داشته باشد. معمولاً این فرد از منابع انسانی یا مدیر است. قبل از جلسه، مستندات پشتیبان را در اختیار او قرار دهید. یادداشتبرداری کنید و از شاهد بخواهید صحت نهایی گزارش جلسه را تأیید کند.
- تحقیر کارمند: در طول فرآیند اخراج، بسیار مهم است که با کارمند با احترام برخورد شود. در صورت امکان، جلسه را بهصورت فردی و حضوری برگزار کنید و از اخراج گروهی از طریق ایمیل یا ویدئوکنفرانس خودداری کنید. برخورد محترمانه همچنین به حفظ روحیه سایر اعضای تیم و جلوگیری از تأثیر منفی بر برند کارفرما کمک میکند.
- بحث درباره اخراج با سایر کارکنان: حریم خصوصی کارمند اخراجشده را حفظ کنید. جزئیات اخراج را با همکاران یا دیگر کارکنان به اشتراک نگذارید. این اقدام به حفظ کرامت کارمند و حرفهای بودن کلی سازمان کمک میکند.
کلام پایانی
اگرچه هر تجربه اخراج متفاوت خواهد بود، این راهبردهای اساسی میتوانند به شما کمک کنند یک فرآیند ساختاریافته مشابه ایجاد کنید؛ فرآیندی که نهتنها حرفهای، اخلاقی و قانونی باشد، بلکه همراه با همدلی و احترام نیز باشد. اجرای درست و محترمانه فرآیند اخراج میتواند از ایجاد تأثیر منفی بر فرد و سازمان جلوگیری کند.
برچسب ها: چگونه کارمند خود را اخراج کنیم, اخراج محترمانه کارمند, چطور کارمند را اخراج کنیم, چگونه کارمندان را اخراج کنیم, چگونه یک کارمند را اخراج کنیم
به مشاوره نیاز دارید ؟ با ما تماس بگیرید
مشاوران متخصص ما آماده راهنمایی کردن شما هستند
02126248779
منبع: aihr
تهیه و تألیف: هیئت تحریریه مدیرنو
