در این مقاله از مدیرنو؛ به نحوه برخورد با منشی و معاون اجرایی و مشاور و دستیار شرکت می‌پردازیم. دروازه بان ها را به دربازکن تبدیل کنید! هنگامی‌که در تلاش برای ورود به یک شرکت بزرگ هستید، گاهی با شخصی روبه رو می‌شوید که دسترسی به تصمیم‌گیرنده را بررسی می‌کند. این دروازه بان که عنوان شغلی او ممکن است معاون اجرایی، دستیاراجرایی، یا منشی باشد، مشاور مورد اعتماد کسی است که شما می‌خواهید او را ملاقات کنید.
چطور یک دروازه بان را تهدید نکنیم!
دروازه بان ها یا همان منشی و معاون اجرایی و مشاور و دستیار شرکت ، از اهداف و مقاصد شرکت و نیز ابتکارات و اولویت‌های کلیدی شرکت بسیار آگاه‌اند. مهم تر این که از دیدگاه مشتری، منشی و معاون اجرایی و مشاور و دستیار شرکت با علاقه مندی زیاد، از وقت روسای خودشان در برابر وقفه‌های غیرضروری جلوگیری می‌کنند. آنها می‌ترسند که مدیرشان بگوید: «چه فکر می‌کردید که این تلفن را به من وصل کردی؟ دیگر هرگز چنین فروشندگانی را به من وصل نکن!»
در نتیجه، آنها مهارت زیادی در جدا کردن صحبت‌های فروش بی‌ارزش از صحبت‌های کسانی که دانش و تخصص خود را برای ایجاد یک تفاوت برای سازمان نشان می‌دهند، دارند. چالش شما متقاعد کردن منشی و معاون اجرایی و مشاور و دستیار شرکت برای وصل کردن تماس تان بدون صحبت پیرامون محصولات، خدمات یا راه حل تان است.
نکات نحوه برخورد با منشی و معاون اجرایی و مشاور و دستیار شرکت
در هنگام برخورد با منشی و معاون اجرایی و مشاور و دستیار شرکت به نکات زیر توجه کنید:
1) هرگز دروغ نگویید و یا حقیقت را کم رنگ جلوه ندهید.
همیشه احتمال آشکار شدن دروغ‌هایتان را بدهید، چون اگر با این کار از صداقتتان کاسته شود، دیگر به شما اعتماد نخواهند کرد.
2) هرگز از فنون ترس و ارعاب استفاده نکنید.
برخی از فروشندگان با دروازه بان مثل سرباز پیاده‌ای برخورد می‌کنند که باید او را نادیده گرفت. آنان ممکن است بگویند:«موضوع مهمی‌است که فقط باید با آقای معبودی صحبت شود. لطفا مرا وصل کنید.» متکبر بودن باعث می‌شود که فوراً تماس تان رد شده و نادیده گرفته شوید.
3) هرگز با آنها طوری برخورد نکنید گویا آنها احمق هستند.
برخی از فروشندگان مصمم برای صحبت با تصمیم‌گیرندگان، با دروازه بان ها طوری برخورد می‌کنند که گویی آنها نادان اند. وقتی که از این فروشندگان سوال می‌شود:«تماس شان درباره چیست؟» پاسخ می‌دهند:«آنقدر پیچیده است که نمی‌توان درباره آن با کسی غیر از خانم یا آقای معبودی صحبت کرد. لطفا مرا وصل کنید.»
4) هرگز دوپهلو صحبت نکنید.
دروازه بان ها متخصص در بو کردن فروشندگان هستند. اگر به پرسش آنها درست جواب ندهید، امکان اینکه شما را به مدیریت ارتباط دهند، در حدود صفر است. آنها می‌خواهند بدانند شما که هستید، از کدام شرکت تماس می‌گیرید و چرا مدیرشان باید با شما صحبت کند. اگر به طور رضایت بخشی به این پرسش ها پاسخ ندهید، شما را وصل نخواهند کرد.
5) با دروازبان ها مثل همکارانتان رفتار کنید.
اگر معتقدید آنچه که شما می‌فروشید به راستی تفاوتی برای سازمان ایجاد می‌کند، پس شما اکنون با هدف دروازه بان متحد هستید. آنگاه چالش شما توضیح این نکته به دروازه بان است که چرا باید با مدیر او صحبت یا ملاقات کنید. آنان گیرایی قوی ای دارند و اگر حالت فروشنده را از خود نشان دهید، شما را وصل نخواهند کرد.
هنگامی‌که تلفن آنها برای روسای شان زنگ بزند، آنان می‌خواهند بدانند چه کسی هستید، چرا تماس می‌گیرید و آیا تصمیم‌گیرنده منتظر تماس شما بوده است یا خیر؟ این‌ها پرسش‌هایی هستند که باید آماده‌ی پاسخگویی به آنها باشید.
6-حمایت دروازه بان ها را در نظر بگیرید.
گاهی طرح خوبی است که تماس با یک دروازه بان را قبل از آمادگی برای صحبت با تصمیم‌گیرنده آغاز کنید، چرا؟ زیرا، شما نیاز به کسب اطلاعات بیشتر در مورد مدیر دارید و باید بدانید آیا شانسی برای عرضه شما وجود دارد یا خیر.
هنگامی‌که با منشی و معاون اجرایی و مشاور و دستیار شرکت گفتگو می‌کنید، او را وارد بحث کنید. خود را معرفی و تقاضای کمک کنید. ذکر ارزشی که شرکتتان ارائه می‌دهد را فراموش نکنید. هنگامی‌که به دروازه بان رسیدید، به راحتی از او سوال بپرسید. در پایان هر مکالمه مطمئن شوید که نام فرد را با هجای درست یادداشت کرده‌اید. آدرس پست الکترونیکی دروازه بان را بخواهید. در این صورت می‌توانید پیام‌هایی به دروازه بان بفرستید، اگر پیام‌ها پذیرفته شوند، به رئیس ارسال خواهند شد.
7-از دروازه بان ها اطلاعات کسب کنید.
دروازه بان ها اطلاعات داخلی مفیدی درباره موضوعات مختلف دارند. ایجاد روابط با آنها، شما را قادر به کسب اطلاعات در خصوص ابتکارات، اولویت‌ها، سیاست‌ها، فروشندگان کنونی و غیره می‌کند. پس از آنجایی که دروازه بان ها می‌توانند معدن طلا باشند، برای پرسیدن سوالات خود آماده باشید.
هر بار که شما با دروازه بان صحبت می‌کنید، اطلاعات بیشتری کسب می‌کنید. وقتی که من روابط خود را با دروازه بانان برقرار کردم، اطلاعات زیادی درباره تغییرات شرکت شان ، زندگی خودشان و نیز زندگی مدیرشان به دست آوردم و چنانچه در رسیدن به تصمیم‌گیرنده مشکل داشتم، آنان کارهای زیادی انجام می‌دادند و برنامه‌های خاصی برای من ترتیب می‌دادند تا بتوانم به این شخص مرتبط شوم.
همواره مطمئن باشید که با دروازه بان یا درواقع همان منشی و معاون اجرایی و مشاور و دستیار شرکت در نهایت احترام رفتار می‌کنید. به این معنا که به وقت آنان نیز احترام بگذارید. آنها مسئولیت‌های زیادی دارند و علاقه‌مند به گپ زدن با تماس‌گیرنده‌ها نیستند. پرسش‌های خود را از قبل آماده کنید.
فراموش نکنید که برای راهنمایی و مشورتی که از دروازه بان ها می‌گیرید، از آنان تشکر کنید؛ زیرا، آنان وظیفه‌ای در کمک کردن به شما ندارند، پس سپاس گذاری‌تان را ابراز کنید.
هرگز فراموش نکنید که آنها می‌توانند باعث ارتباط شما با مشتری یا قطع همکاری شما شوند. چنانچه آنان احساس خوبی راجع به کار با شما داشته باشند، هر کاری که بتوانند می‌کنند تا جایی برای شما در تقویم تصمیم‌گیرنده پیدا کنند. در غیر این صورت، تلاش‌های شما را در هر مرحله‌ای که باشد، بی‌اثر خواهند کرد.
سخن پایانی:
در این مقاله از مدیرنو؛ به نحوه برخورد با منشی و معاون اجرایی و مشاور و دستیار شرکت پرداختیم. امیدواریم مطلب فوق راهنمای خوبی برای شما باشد. برای دریافت اطلاعات بیشتر در این مورد به صفحه آموزش درون سازمانی مدیرنو مراجعه فرمایید. با ما در ارتباط باشید.