مراحل تشکیل تیم اثربخش در سازمان

مراحل تشکیل تیم اثربخش در سازمان چیست؟

در اینجا شش گام کلیدی برای ایجاد و حفظ یک تیم قوی، منسجم و مؤثر آورده شده است:

۱. هدف را تعریف کنید

هدف تیم، از جمله نتیجه کلی که برای دستیابی به آن گرد هم آمده‌اند را به روشنی تعریف کنید. می‌خواهید چه چیزی را ایجاد، بهبود یا تغییر دهید؟ هدف از نقش هر فرد در تیم چیست؟ ارائه یک چشم‌انداز روشن و الهام‌بخش، پایه و اساس کار تیمی موفق را تعیین می‌کند و به هدایت مسیر گروه در مواجهه با چالش‌ها و تصمیم‌گیری‌ها کمک می‌کند.

۲. تیم را جمع کنید

تیم‌های با عملکرد بالا از افرادی تشکیل شده‌اند که با اشتیاق چشم‌انداز را می‌پذیرند، معتقدند که مشارکت آنها معنادار است و انگیزه دارند که تمام تلاش خود را بکنند. همه اعضای تیم باید به یکدیگر اعتماد، احترام و حمایت کنند. اعضایی را با مهارت‌ها و توانایی‌های مکمل انتخاب کنید که بتوانند طیف متنوعی از دیدگاه‌ها و ایده‌ها را مطرح کنند. دستیابی به تعادل خوبی از انواع شخصیت‌ها، گروه را قادر می‌سازد تا به طور هماهنگ با هم کار کنند، اما در صورت لزوم یکدیگر را نیز به چالش بکشند.

۳. اهداف را تعیین کنید

پس از تشکیل تیم و متحد شدن آن برای یک هدف مشترک و قانع‌کننده، گام بعدی تقسیم چشم‌انداز به اهداف و وظایف کوچک‌تر و قابل مدیریت است. وظایف مورد نیاز را در یک برنامه، با مهلت‌های توافق‌شده، نقاط عطف و مسئولیت‌ها، مشخص کنید. نقشی را که هر یک از اعضای تیم ایفا خواهند کرد، تعیین کنید. حتماً سایر منابع مورد نیاز از نظر زمان، مواد، فضا، پشتیبانی و پول را نیز در نظر بگیرید.

۴. انتظارات را تعیین کنید

برای اطمینان از اینکه هر عضو انتظارات از خود را درک می‌کند، یک استاندارد رفتاری برای تیم تعریف کنید. آیا ارتباطات مکرر، باز، صادقانه و شفاف خواهد بود؟ آیا مشارکت‌ها تشویق، ارزشمند و به رسمیت شناخته می‌شوند؟ آیا تعارض به شیوه‌ای سازنده مدیریت می‌شود؟ آیا به تصمیمات و بازخوردهای تیم احترام گذاشته می‌شود؟ تعیین استانداردهای روشن از ابتدا تضمین می‌کند که رفتار و مشارکت‌های هر عضو مناسب است.

۵. نظارت و بررسی

به طور منظم عملکرد گروه را از طریق جلسات تیمی و جلسات جبرانی تک به تک بررسی کنید تا از پیشرفت اطمینان حاصل شود. سوالات خوبی که می‌توانید بپرسید عبارتند از: عملکرد ما چگونه است؟ تاکنون به چه چیزی دست یافته‌ایم؟ چه چیزی آموخته‌ایم؟ چه چیزی به خوبی کار نمی‌کند؟ چگونه می‌توانیم پیشرفت کنیم؟ نظارت و بررسی پیشرفت، امکان اعمال تنظیمات و بهبودها را در طول مسیر فراهم می‌کند.

۶. جشن بگیرید و پاداش دهید

برای قدردانی، پاداش و تجلیل منظم از عملکرد تیمی و فردی وقت بگذارید. این کار به ایجاد روحیه و تقویت انگیزه گروه برای ادامه کار سختشان کمک می‌کند. مناسب‌ترین راه را برای تجلیل از نقاط عطف تیم پیدا کنید، مانند یک «تشکر» شخصی در جلسه تیمی، ارسال ایمیلی که برای مدیران ارشد رونوشت شده است یا یک ناهار تیمی. اطمینان حاصل کنید که قدردانی مداوم باشد و روشی که انتخاب می‌کنید، اعضای تیم را برای ادامه سهم مثبت خود در پیشرفت تیم الهام‌بخش و تقویت کند.

اما وقتی تیم‌ها از راه دور می‌روند چه اتفاقی می‌افتد؟

با افزایش وابستگی جهان به دورکاری، اطمینان از هماهنگی اعضای تیم بسیار مهم است. ارتباط در مورد جدول زمانی و تحویل پروژه مهم خواهد بود و پاسخگویی باید تعریف شود. ایجاد روابط قابل اعتماد برای غلبه بر فاصله مجازی بین اعضای تیم از راه دور، بر موفقیت تأثیر خواهد گذاشت. به همین دلیل، ابزارهای آنلاین مانند یامر، چت‌های ویدیویی و مکالمات تلفنی برای افزایش اتصال و ارتباط و جلوگیری از احساس انزوایی که تیم‌ها ممکن است تجربه کنند، مفید خواهند بود.

مراحل تیم سازی

مراحل ایجاد یک تیم اثربخش کارآمد که باید بدانید!

اولین قانون تیم‌سازی، یک قانون بدیهی است: برای رهبری مؤثر یک تیم، ابتدا باید رهبری خود را با هر یک از اعضای تیم برقرار کنید. به یاد داشته باشید که مؤثرترین رهبران تیم، روابط خود را بر اساس اعتماد و وفاداری بنا می‌کنند، نه بر اساس ترس یا قدرت ناشی از موقعیت خود.

ایده‌های هر کارمند را ارزشمند بدانید

به یاد داشته باشید که چیزی به نام ایده احمقانه وجود ندارد.

از احساسات ناگفته کارمندان آگاه باشید

با گشاده‌رویی با کارمندان و حساسیت به خلق و خو و احساسات آنها، برای اعضای تیم الگو باشید.

به عنوان یک عامل هماهنگ کننده عمل کنید

به دنبال فرصت‌هایی برای میانجیگری و حل اختلافات جزئی باشید؛ پیوسته به اهداف والاتر تیم اشاره کنید.

هنگام برقراری ارتباط واضح باشید

در روشن کردن دستورالعمل‌ها دقت کنید.

اعتماد و همکاری را بین کارمندان تیم خود تشویق کنید

به یاد داشته باشید که روابطی که اعضای تیم بین خود برقرار می‌کنند به اندازه روابطی که شما با آنها برقرار می‌کنید، مهم است. همزمان با شکل‌گیری تیم، به روش‌های همکاری اعضای تیم با یکدیگر توجه دقیق داشته باشید و برای بهبود ارتباطات، همکاری، اعتماد و احترام در این روابط گام بردارید.

اعضای تیم را تشویق کنید تا اطلاعات را به اشتراک بگذارند

بر اهمیت سهم هر یک از اعضای تیم تأکید کنید و نشان دهید که چگونه تمام وظایف آنها با هم کار می‌کنند تا کل تیم را به هدف خود نزدیک‌تر کنند.

وظایف حل مسئله را به تیم واگذار کنید

اجازه دهید تیم با هم روی راه‌حل‌های خلاقانه کار کنند.

تسهیل ارتباطات

به یاد داشته باشید که ارتباطات مهم‌ترین عامل در کار تیمی موفق است. تسهیل ارتباطات به معنای برگزاری مداوم جلسات نیست. در عوض، به معنای الگو بودن با پذیرا بودن در برابر پیشنهادات و نگرانی‌ها، پرسیدن سوال و ارائه کمک و انجام هر کاری که می‌توانید برای جلوگیری از سردرگمی در ارتباطات خود انجام دهید.

ارزش‌ها و اهداف تیمی را تعیین کنید؛ عملکرد تیم را ارزیابی کنید

حتماً با اعضا در مورد پیشرفتی که در جهت اهداف تعیین‌شده دارند صحبت کنید تا کارکنان هم از موفقیت خود و هم از چالش‌های پیش رو مطلع شوند. در استانداردهای عملکرد، به کار تیمی بپردازید. با تیم خود در مورد موارد زیر صحبت کنید:

• واقعاً در انجام وظایفمان به چه چیزی اهمیت می‌دهیم؟
• کلمه موفقیت برای این تیم چه معنایی دارد؟
• چه اقداماتی می‌توانیم انجام دهیم تا به ارزش‌های تعیین‌شده‌مان پایبند باشیم؟

مطمئن شوید که ایده روشنی از آنچه باید انجام دهید، دارید

می‌دانید استانداردهای شما برای موفقیت چه خواهد بود؛ چارچوب‌های زمانی مشخصی را تعیین کرده‌اید؛ و اعضای تیم مسئولیت‌های خود را درک می‌کنند.

از اجماع استفاده کنید

اهداف را تعیین کنید، مشکلات را حل کنید و برای اقدام برنامه‌ریزی کنید. اگرچه رسیدن به اجماع زمان بسیار بیشتری می‌برد، اما این روش در نهایت تصمیمات بهتر و بهره‌وری بیشتری را فراهم می‌کند زیرا تعهد هر کارمند را به تمام مراحل کار تضمین می‌کند.

قوانین اساسی برای تیم تعیین کنید

اینها هنجارهایی هستند که شما و تیم برای تضمین کارایی و موفقیت وضع می‌کنید. آنها می‌توانند دستورالعمل‌های ساده (اعضای تیم باید سر وقت در جلسات حاضر شوند) یا دستورالعمل‌های کلی (هر عضو تیم حق ارائه ایده‌ها و پیشنهادات را دارد) باشند، اما باید مطمئن شوید که تیم این قوانین اساسی را با اجماع ایجاد کرده و به آنها متعهد می‌شود، چه به عنوان یک گروه و چه به عنوان افراد.

روشی برای رسیدن به اجماع ایجاد کنید

می‌توانید بحث‌های آزاد در مورد مزایا و معایب پیشنهادات انجام دهید، یا کمیته‌های تحقیقاتی برای بررسی مسائل و ارائه گزارش‌ها تشکیل دهید.

گوش دادن و طوفان فکری را تشویق کنید

به عنوان سرپرست، اولین اولویت شما در ایجاد اجماع، تحریک بحث و گفتگو است. به یاد داشته باشید که کارمندان اغلب از مخالفت با یکدیگر می‌ترسند و این ترس می‌تواند تیم شما را به سمت تصمیم‌گیری‌های متوسط ​​سوق دهد. وقتی بحث و گفتگو را تشویق می‌کنید، خلاقیت را القا می‌کنید و به این ترتیب تیم خود را به سمت نتایج بهتر سوق می‌دهید.

پارامترهای جلسات اجماع‌سازی را تعیین کنید

نسبت به ناامیدی که می‌تواند در صورت عدم دستیابی تیم به اجماع ایجاد شود، حساس باشید. در ابتدای جلسه، محدودیت‌های زمانی را تعیین کنید و با تیم همکاری کنید تا در چارچوب آن پارامترها به اجماع برسند. مراقب اجماع کاذب باشید. اگر توافق خیلی سریع حاصل شد، مراقب باشید که تک تک اعضای تیم را بررسی کنید تا احساسات واقعی آنها را در مورد راه‌حل پیشنهادی کشف کنید.

منابع: michaelpage, berkeley

تهیه و تألیف: هیئت تحریریه مدیرنو