منابع قدرت در سازمان کدامند؟ تأثیر منابع قدرت بر کارکنان

چه چیزی باعث می‌شود بعضی افراد یا برخی تیم‌ها در یک سازمان، نسبت به دیگران نفوذ و قدرت بیشتری داشته باشند؟ منشأ این قدرت چیست؟ از سوی دیگر، چرا برخی مدیران با وجود داشتن دانش، تخصص و حتی اختیار رسمی، در عمل تأثیرگذاری چندانی ندارند؟

در این مطلب از مدیرنو، سازمان را از منظر قدرت تحلیل کرده و 11 منبع قدرت در سازمان را معرفی می‌کنیم. شناخت این مفاهیم به شما کمک می‌کند ساختار قدرت در سازمان خود را بهتر درک کنید و راه‌هایی برای افزایش نفوذ و اثرگذاری‌تان پیدا کنید.

چرا شناخت قدرت برای رهبران ضروری است؟

گاهی مدیران احساس می‌کنند به سقف رشد خود رسیده‌اند و دیگر نمی‌توانند تأثیر بیشتری در سازمان ایجاد کنند. در بسیاری از موارد، مشکل از عملکرد فردی آن‌ها نیست؛ بلکه از این واقعیت ناشی می‌شود که محیط سازمان و سازوکار قدرت در آن را به‌خوبی نمی‌شناسند و نمی‌توانند در آن حرکت کنند.

درست مانند ماهی‌ای که در آب زندگی می‌کند و متوجه وجود آب نیست، بسیاری از مدیران نیز نسبت به محیطی که هر روز در آن فعالیت می‌کنند، دید کافی ندارند.

یکی از مهم‌ترین و البته نامحسوس‌ترین بخش‌های این محیط، قدرت است.

شرح منابع قدرت در سازمان

بهتر است ابتدا بررسی کنید در کدام حوزه ضعف بیشتری دارید، سپس همان مورد را به‌صورت مستمر تقویت کنید و هر زمان لازم بود دوباره به این مقاله مراجعه کنید.

در ادامه ضمن معرفی منابع قدرت در سازمان، هر کدام را به طور کامل شرح می‌دهیم:

1. قدرت رسمی

قدرت رسمی که با نام قدرت ناشی از جایگاه سازمانی نیز شناخته می‌شود، همان نوع قدرتی است که اغلب افراد هنگام شنیدن واژه «قدرت» به آن فکر می‌کنند؛ قدرتی که معمولاً در نمودار سازمانی قابل مشاهده است!

اما یک نکته بسیار مهم وجود دارد: قدرت رسمی تنها زمانی مؤثر است که دیگران آن را مشروع بدانند و بپذیرند. در واقع مشروعیت، شرط اصلی اثرگذاری قدرت است.

اگر کارکنان، جایگاه مدیریتی فرد را نپذیرند، حتی پرزرق‌وبرق‌ترین عنوان شغلی نیز عملاً ارزشی نخواهد داشت.

اگرچه نمودار سازمانی معمولاً ساختاری کاملاً سلسله‌مراتبی و از بالا به پایین را نشان می‌دهد، اما واقعیت سازمان بسیار پیچیده‌تر از این است. قدرت رسمی از مدیران ارشد به سطوح پایین‌تر واگذار می‌شود؛ اما مشروعیت آن از سوی کارکنان شکل می‌گیرد.

به بیان دیگر، کارکنان در سطوح پایین سازمان، بیش از آنچه تصور می‌شود در قدرت مدیران نقش دارند. آن‌ها پایه‌های هرم قدرت را تشکیل می‌دهند و اگر حمایت و همراهی خود را از مدیران بردارند، کل این ساختار می‌تواند متزلزل شود.

2. کنترل داشتن بر منابع سازمان

در ساده‌ترین تعریف، قدرت ناشی از کنترل منابع بر دو عامل اساسی استوار است: کمیاب بودن منابع و وابستگی دیگران به آن منابع.

هر زمان سازمان برای انجام فعالیت‌های خود به منبعی وابسته باشد که دسترسی به آن محدود است، فرد یا تیمی که آن منبع را در اختیار دارد، به‌طور طبیعی از قدرت و نفوذ بیشتری برخوردار خواهد شد.

این اصل ساده، در عمل تأثیر بسیار گسترده‌ای بر روابط قدرت در سازمان‌ها دارد.

برخی از مهم‌ترین منابع ارزشمند سازمان عبارت‌اند از:

• سرمایه و منابع مالی
• مهارت‌ها و تخصص‌های کمیاب
• فناوری‌های پیشرفته
• ارتباط با مشتریان یا تأمین‌کنندگان کلیدی
• اطلاعات و داده‌های حیاتی

هر یک از این موارد، زمانی به یک منبع قدرت تبدیل می‌شوند که هم کمیاب باشند و هم برای عملکرد سازمان ضروری محسوب شوند.

اگر می‌خواهید نفوذ بیشتری در سازمان داشته باشید، این توصیه‌ها می‌توانند مفید باشند:

1. منابع حیاتی سازمان را شناسایی کنید. بررسی کنید سازمان بیش از هر چیز به چه منابعی وابسته است و کدام‌یک کمیاب‌تر هستند.
2. مهارت‌های منحصربه‌فرد خود را توسعه دهید. روی تخصص‌هایی سرمایه‌گذاری کنید که در آینده سازمان ارزش بیشتری پیدا خواهند کرد.
3. روابط کلیدی بسازید. با افرادی ارتباط برقرار کنید که به اطلاعات مهم یا تصمیم‌گیرندگان اصلی دسترسی دارند.
4. برای منابع مهم، حاشیه امن ایجاد کنید. هر جا امکان دارد، بخشی از منابع ارزشمند را برای شرایط حساس حفظ کنید.
5. روی منابع قابل تصمیم‌گیری تمرکز کنید. حتی اگر اختیار محدودی دارید، همان منابع محدود را هوشمندانه مدیریت کنید.
6. ارزش‌آفرینی خود را به دیگران نشان دهید. به‌طور مستمر نشان دهید که نحوه مدیریت منابع توسط شما، به موفقیت سازمان کمک می‌کند.

3. استفاده از ساختار سازمانی، قوانین و مقررات

معمولاً به ما آموزش داده می‌شود که ساختار سازمانی صرفاً ابزاری منطقی برای افزایش بهره‌وری و نظم در سازمان است. اما واقعیت این است که ساختار سازمان، در بسیاری از مواقع، بیش از آنکه یک ابزار مدیریتی باشد، یک ابزار سیاسی است.

برای مثال، تصور کنید معاون جدید یک شرکت به‌تازگی منصوب شده است. او بلافاصله تصمیم می‌گیرد ساختار سازمان را تغییر دهد و مسئولیت‌ها را دوباره تقسیم کند. در ظاهر، این تغییرات با هدف افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد انجام می‌شوند؛ اما اگر دقیق‌تر نگاه کنید، متوجه می‌شوید که داستان چیز دیگری است.

در واقع، این جابه‌جایی‌ها باعث می‌شوند موقعیت یکی از مدیران تضعیف شود و در مقابل، نفوذ و کنترل معاون جدید افزایش پیدا کند. جالب‌تر اینکه اگر چند سال بعد همان معاون سازمان را ترک کند، مدیری که قبلاً قدرتش کاهش یافته بود، ممکن است دوباره ساختار سازمان را تغییر دهد تا نفوذ از دست‌رفته خود را بازگرداند.

این مثال نشان می‌دهد که ساختار سازمانی، اغلب ابزاری برای توزیع یا بازتوزیع قدرت است. بنابراین، آنچه از بیرون صرفاً یک «بازطراحی ساختار» به نظر می‌رسد، در بسیاری از مواقع نوعی بازی قدرت در سازمان است.

4. کنترل فرایندهای تصمیم‌گیری

اگر می‌خواهید در سازمان اثرگذار باشید، صرف داشتن ایده‌های خوب کافی نیست. افرادی که می‌توانند بر شیوه تصمیم‌گیری سازمان اثر بگذارند، معمولاً از نفوذ بسیار بیشتری برخوردارند. در این حالت، شما مستقیماً درباره نتیجه تصمیم دخالت نمی‌کنید، بلکه زمینه‌ای را شکل می‌دهید که تصمیم‌ها بر اساس آن گرفته می‌شوند.

برای مثال، می‌توانید دستور جلسه را تعیین کنید، توجه افراد را هدایت کنید و بر فرهنگ سازمان اثر بگذارید.

گاهی بهترین راه برای پیروز شدن در یک تصمیم، این است که آن را در زمان مناسب مطرح کنید. مدیران باتجربه می‌دانند چه زمانی افراد آمادگی بیشتری برای پذیرش یک پیشنهاد دارند.

5. کنترل دانش و اطلاعات

همه ما بارها این جمله را شنیده‌ایم که «دانش، قدرت است.» اما در فضای سازمان، این جمله معنای عمیق‌تر و کاربردی‌تری پیدا می‌کند.

افرادی که جریان اطلاعات را کنترل می‌کنند، نه‌تنها اطلاعات بیشتری در اختیار دارند، بلکه می‌توانند بر نحوه تصمیم‌گیری دیگران نیز اثر بگذارند. اگر بتوانید آنچه افراد می‌دانند را کنترل کنید، می‌توانید بر نحوه عمل کردن آن‌ها نیز اثر بگذارید.

کنترل اطلاعات، فقط به معنای نگه داشتن اطلاعات محرمانه نیست. این قدرت از راه‌های مختلفی مانند فیلتر کردن اطلاعات، زمان‌بندی انتشار اطلاعات، تفسیر داده‌ها و طراحی مسیرهای ارتباطی اعمال می‌شود.

توجه داشته باشید که کنترل اطلاعات فقط به معنی محدود کردن دسترسی دیگران نیست. یکی از بهترین راه‌های افزایش نفوذ، این است که خودتان به فردی تبدیل شوید که دیگران برای حل مسائل به او مراجعه می‌کنند.

برای این کار می‌توانید:

• دانش و مهارت‌های تخصصی منحصربه‌فردی کسب کنید.
• در حوزه‌ای متخصص شوید که افراد کمی بر آن تسلط دارند.
• توانایی تحلیل و ساده‌سازی اطلاعات پیچیده را در خود تقویت کنید.
• به مرجع قابل اعتماد دیگران برای پاسخ به پرسش‌های تخصصی تبدیل شوید.

6. کنترل مرزهای سازمانی

یکی دیگر از منابع مهم قدرت، مدیریت مرزها است. یعنی نقاطی که اطلاعات، منابع و ارتباطات از یک بخش سازمان به بخش دیگر یا از داخل سازمان به محیط بیرون منتقل می‌شوند.

کسی که این جریان‌ها را مدیریت می‌کند، معمولاً نفوذ قابل توجهی به دست می‌آورد. این به معنای پنهان کردن حقیقت نیست؛ بلکه یعنی اطلاعات را به شکلی مناسب دسته‌بندی، اولویت‌بندی و در بستر صحیح ارائه کنید.

گاهی مهم‌ترین منبع قدرت، نه خود اطلاعات، بلکه دسترسی به افراد تأثیرگذار است. برای مثال، مدیری که مشخص می‌کند چه کسی بتواند با مدیرعامل جلسه داشته باشد، عملاً بر بسیاری از تصمیم‌های سازمان اثر می‌گذارد.

افرادی که بتوانند بخش‌های مختلف سازمان را به هم متصل کنند، معمولاً به یکی از ارزشمندترین افراد سازمان تبدیل می‌شوند.

7. کنترل فناوری

فناوری مانند یک ذره‌بین عمل می‌کند؛ یعنی ساختارهای قدرت موجود را تقویت می‌کند و گاهی حتی شکل‌های جدیدی از قدرت را به وجود می‌آورد. فناوری، ساختار قدرت را تغییر می‌دهد. سازمان‌ها معمولاً فناوری‌های جدید را با هدف افزایش بهره‌وری یا کنترل بهتر فرایندها پیاده‌سازی می‌کنند.

اما نتیجه همیشه همان چیزی نیست که انتظار می‌رود و هیچ تغییر فناورانه‌ای خنثی نیست. هر فناوری جدید، به‌نوعی روابط قدرت در سازمان را نیز بازتعریف می‌کند؛ حتی اگر مدیران از ابتدا چنین قصدی نداشته باشند.

وقتی فناوری جدید وارد سازمان می‌شود، معمولاً برخی افراد یا واحدها بخشی از قدرت خود را از دست می‌دهند. به همین دلیل، مقاومت در برابر تغییر کاملاً طبیعی است.

برای مدیریت این وضعیت، پیشنهاد می‌شود:

• افراد مقاومت کننده را پیش‌بینی کنید.
• ذی‌نفعان را درگیر مشارکت کنید.
• پیامدهای ناخواسته را بررسی کنید.
• تنها به مزایای فناوری فکر نکنید.
• آموزش و حمایت ارائه دهید.

8. ائتلاف‌ها و سازمان غیررسمی

اگرچه مهارت، تخصص و دانش بدون شک اهمیت زیادی دارند، اما نمی‌توان قدرت ارتباطات انسانی و روابط میان افراد را در محیط کار نادیده گرفت. محیط‌های کاری شبیه یک اکوسیستم پیچیده هستند.

ممکن است نمودار رسمی سازمان، مسیرهای مشخصی از اختیار و مسئولیت را نشان دهد؛ اما در زیر این ساختار رسمی، شبکه دیگری نیز در جریان است: شبکه غیررسمی قدرت.

این شبکه معمولاً جایی است که اطلاعات سریع‌تر منتقل می‌شوند، تصمیم‌ها تحت تأثیر قرار می‌گیرند و در بسیاری از مواقع، قدرت واقعی در آنجا شکل می‌گیرد.

اجزای مهم این سازمان غیررسمی عبارت‌اند از:

• افراد بانفوذ (نه لزوماً افراد دارای سمت رسمی)
• حامیان سازمانی
• ارتباطات فرهنگی یا اجتماعی
• ائتلاف‌ها و گروه‌های حمایتی
• کانال‌های ارتباطی غیررسمی

در بسیاری از سازمان‌ها، افرادی وجود دارند که شاید عنوان مدیریتی خاصی نداشته باشند، اما دیگران به آن‌ها مراجعه می‌کنند، نظرشان را می‌پرسند و از آن‌ها تأثیر می‌پذیرند. این افراد رهبران غیررسمی هستند.

قدرت آن‌ها از سمت سازمانی نمی‌آید؛ بلکه از عواملی مانند اعتماد دیگران، دانش، سابقه، روابط گسترده، شخصیت اثرگذار یا توانایی حل مسئله ناشی می‌شود.

9. نمادها و مدیریت معنا

یکی از ظریف‌ترین منابع قدرت در سازمان، توانایی شکل دادن به معنا و برداشت افراد از واقعیت است. قدرت نمادین یعنی توانایی تأثیرگذاری بر اینکه افراد یک موقعیت را چگونه ببینند، یک تغییر را چگونه تفسیر کنند و درباره یک هدف چگونه فکر کنند.

این مهارت، یکی از تفاوت‌های اصلی میان رهبران تحول‌آفرین و مدیرانی است که صرفاً یک جایگاه سازمانی دارند.

رهبران موفق می‌دانند که کلمات، داستان‌ها و نمادها قدرت دارند. آن‌ها از استعاره‌ها، روایت‌ها و نشانه‌هایی استفاده می‌کنند که انگیزه ایجاد کند و افراد را با اهداف سازمان هماهنگ کند.

بنابراین باید به زبان و تصاویری که استفاده می‌کنید دقت کنید آیا پیام‌هایی که منتقل می‌کنید، ذهنیت درست را در کارکنان ایجاد می‌کند؟

یا تا به حال متوجه شده‌اید که بعضی مدیران، به محض ورود به یک جلسه یا اتاق، توجه همه را به خود جلب می‌کنند؟ این اتفاق تصادفی نیست. این همان چیزی است که می‌توان آن را نمایش سازمانی یا مدیریت صحنه سازمانی نامید.

رهبران هوشمند، محیط، رفتار و حتی نحوه حضور خود را به شکلی آگاهانه مدیریت می‌کنند تا اعتبار خود را تقویت کرده و پیام‌ها و ارزش‌های مورد نظرشان را منتقل کنند.

10. توانایی مدیریت و مقابله با عدم قطعیت

از تغییرات بازار گرفته تا مشکلات فناوری، سازمان‌ها هر روز با شرایط غیرقابل پیش‌بینی زیادی مواجه هستند. افرادی که می‌توانند این عدم قطعیت‌ها را بهتر مدیریت کنند، معمولاً به یکی از قدرتمندترین افراد سازمان تبدیل می‌شوند.

افرادی که بتوانند در شرایط مبهم مسیر درست را پیدا کنند، مزیت قابل توجهی به دست می‌آورند. در فضای عدم قطعیت سازمانی، کسانی که بتوانند از دل آشفتگی، نظم و اطمینان ایجاد کنند، به افراد ارزشمند و حتی حیاتی سازمان تبدیل می‌شوند.

اگرچه سازمان‌ها معمولاً تلاش می‌کنند عدم قطعیت را کاهش دهند، اما گاهی افرادی که از این شرایط قدرت می‌گیرند، ممکن است ناخودآگاه یا آگاهانه تمایل داشته باشند این وابستگی حفظ شود.

برای مثال فردی که تنها کسی است که یک سیستم پیچیده را می‌شناسد، ممکن است قدرت زیادی داشته باشد و اگر دانش خود را منتقل نکند، سازمان به او وابسته باقی می‌ماند.

چند نکته کاربردی برای افزایش قدرت از طریق مدیریت عدم قطعیت:

• مهارت مدیریت ابهام را توسعه دهید.
• در حوزه تخصصی خود یاد بگیرید چگونه با شرایط نامطمئن تصمیم بگیرید.
• نسبت به تغییرات محیطی و عملیاتی حساس باشید.
• درک وابستگی‌های میان بخش‌های مختلف سازمان، توانایی حل مسئله شما را افزایش می‌دهد.
• درباره ابهامات شفاف باشید.

11. قدرتی که همین حالا دارید!

احتمالاً شما همین حالا قدرت کافی برای ایجاد تغییر و اثرگذاری را دارید و شاید این یکی از نادیده‌گرفته‌شده‌ترین جنبه‌های قدرت باشد. بسیاری از افراد تصور می‌کنند برای داشتن قدرت باید سمت بالاتری داشته باشند، مدیر ارشد باشند، منابع زیادی در اختیار داشته باشند یا افراد زیادی زیرمجموعه آن‌ها باشند.

اما واقعیت این است که قدرت همیشه از جایگاه رسمی نمی‌آید. گاهی قدرت از اعتماد دیگران، روابطی که ساخته‌اید، کمکی که به دیگران کرده‌اید، تخصصی که دارید و اعتبار حرفه‌ای شما نشأت می‌گیرد.

جمع بندی

قدرت سازمانی ابزار کنترل نیست، بلکه ابزار ارزش‌آفرینی است. ممکن است شما قدرتی را که همین حالا دارید، به‌درستی تشخیص نداده باشید اما وظیفه شما این است که آن را شناسایی کنید، توسعه دهید و از آن برای ایجاد تغییر مثبت استفاده کنید.

با شناسایی منابع کلیدی قدرت و استفاده آگاهانه از نفوذ خود، می‌توانید ظرفیت رهبری‌تان را افزایش دهید. قدرت واقعی در سازمان، درباره سلطه یا کنترل دیگران نیست؛ بلکه درباره خلق ارزش است.

اگر قدرت را هوشمندانه به کار ببرید، به نقطه‌ای خواهید رسید که در مهم‌ترین تصمیم‌ها، پروژه‌ها و ابتکارهای سازمان، نقش اثرگذار و تعیین‌کننده‌ای دارید.

منبع

leadingsapiens.com