در این مقاله از مدیرنو؛ به اینکه اصول و مراحل بهبود مستمر کایزن چیست می‌پردازیم. بهبود مستمر و کایزن فرآیندهای بهینه سازی مداوم در سازمان هستند و به تلاش مستمر و مداوم جهت بهبودخدمات، محصولات و یا فرآیندها در سازمان، بهبود‌مستمر می‌گویند. این تلاش به‌صورت بهبود افزایشی در طول زمان معمولاً برای محصولات، خدمات و یا فرآیندهایی که به بلوغ یا رشد کافی رسیده‌اند و یا پیشرفت مرحله‌ای برای محصولات، خدمات و یا فرآیندهای جدید میباشد.
بهبود‌مستمر به‌خودی‌خود می‌تواند یک بخش جداگانه از سازمان با توجه به اندازه سازمان باشد. که هدف و مامورت آن بهینه سازی جامع انواع سیستم‌های مدیریتی مثل مدیریت فرآیند کسب و کار ، مدیریت کیفیت ، مدیریت پروژه ، مدیریت برنامه‌ریزی‌ها و … باشد.
هر فرآیند در سازمان از مراحل مختلف تشکبل شده و خروجی هر مرحله، ورودی مرحله بعدی میباشد، درنتیجه هر مرحله که ورودی خورد را از مرحله قبل میگیرد مشتری آن مرحله می باشد که به آن مشتری داخلی و مشتری نهایی مصرف کننده بوده که به آن مشتری خارحی می گویند. بازخورد های دریافت شده ازکارکنان و یا این مشتریان داخل یا خارجی باید به‌صورت مستمر و مداوم دریافت و بر اساس معیارهای مشخص سازمان ارزیابی شود.
اهداف بهبود مستمر چیست
هسته مرکزی بهبود‌مستمر ، بازخورد فرآیندها میباشد.
اهداف بهبود‌مستمر، شناسایی، کاهش و از بین بردن فرآیندهایی میباشد که عملکردی کمتر از حالت مطلوب دارند. یکی از راه‌های پیاده سازی اهداف بهبود‌مستمر استفاده از روش کایزن است.
برای بررسی عملکرد سازمان خود می توانید از سیستم ارزیابی سازمانی مدیرنو استفاده کنید.
کایزن چیست؟ (تغییر برای بهتر شدن)
کلمه کایزن “kaizen”که شامل،”kai” = تغییر و “zen” = خوب، به معنی “تغییر برای بهتر شدن” میباشد. به‌طورمعمول کایزن به مجموعه اقداماتی در جهت پیاده سازی بهبود‌مستمر گفته میشود. مراحل کایزن به شکل زیر است:
اصول و مراحل کایزن چیست
ویژگی‌های کلیدی روش کایزن عبارت‌اند از:
- کایزن بر پایه‌ی تغییرات کوچک به‌جای تغییرات بزرگ و ریشه‌ایست.
- ایده‌های بهبود معمولاً توسط کارکنان پیشنهاد میشود بنابراین احتمال اینکه تفاوت‌های ریشه‌ای با سازمان داشته باشد خیلی کم هست، ازآن‌رو پیاده سازی آنها راحت‌تر انجام میشود.
- پیشرفت‌های کوچک به نسبت تغییرات عمده نیاز به سرمایه گذاری‌های بزرگ ندارند.
- به‌جای استفاده از مشاوران گران قیمت از ایده‌های افراد دارای دانش در سازمان استفاده میشود.
- تمام کارکنان باید به‌طور مستمر و مداوم به دنبال ایده‌هایی برای بهبود عملکرد خود باشند.
- افراد مسئولیت کار خود را بر عهده می‌گیرند و کار تیمی تقویت میشود.
- هنگام پیاده سازی مراحل کایزن و افزایش کیفیت سیستم، همواره توجه داشته باشید که هدف نهایی توسعه‌ی فرآیندهای تکرارپذیر و پایدار میباشد.
بسیاری از سازمان‌ها تلاش و هزینه‌های زیادی را صرف ایجاد ایده‌ای جدید می‌کنند که حتی تبدیل به استراتژی بلند مدت سازمان‌ها نمی‌شود. یک مدیر کارآمد سعی می‌کند که اصول کایزن را در پروژه‌های خود به‌صورت پایدار و مکرر جاری کند. چراکه درگیر شدن کارکنان در کار باعث اعتماد سازی و تضمین بقای سازمان میباشد. در کایزن و بهبود‌مستمر این حقیقت که کارکنان مالک فرآیندها هستند، باعث ایجاد محیطی پویا شده که کارکنان تشویق به ایجاد راه‌هایی برای بهینه سازی عملکرد و گردش کار خود خواهند شد.
پاسخ به پرسش
یکی دیگر از عناصر کلیدی برای بهینه سازی فرآیندهای سازمان و تبدیل بهبود مستمر کایزن به فرهنگ سازمانی، پاسخ با این پرسش است. “چه فایده ای برای من دارد؟” . در کایزن کارکنان به این سوال پاسخ میدهند. صدای آنها شنیده شده، ایده های آنها مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و اجرا میشود. اجرای طولانی مدت و موفق کایزن نه تنها به پشتیبانی مدیریت بلکه به اعتماد کارکنان به روند ها نیاز دارد. بهبود مستمر و کایزن یک روش عالی برای حصول نتیجه میباشد.
استانداردها و روش ها
علاوه بر کایزن، استاندارد ها و روش های دیگری برای ایجاد بهبود‌مستمر در سازمان ها وجود دارد.
یکی از روش های، سیستم مدیریت کیفیت و ایزو 9001 است. که در ورژن 2015 علاوه به تاکید بر مبحث مشارکت کارکنان و توجه به آنها به عنوان ذینفعان و مشتریان سازمان، در بند 10 استاندارد، بهینه سازی را در سازمان یک الزام میداند.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در این مورد به مشاوره کسب و کار مدیرنو مراجعه فرمایید. با ما در ارتباط باشید.