پرسش از مشاور کسب و کار : چه زمانی باید کارها رو واسپاری کنم؟

Share on whatsapp
Share on print
Share on email
Share on twitter
Share on telegram
واسپاری کسب و کار

در این مقاله از مدیران نواندیش؛ به پرسش از مشاور کسب و کار میپردازیم که واسپاری کارها چگونه است و چه زمانی باید کارها را واسپاری کنیم. یکی از سؤالات پرتکرار در بخش مشاوره که مدیران کسب و کار های مختلف از من میپرسن اینه که چه کارها و وظایفی باید واسپاری بشه و چه وظایفی را خودم به‌تنهایی انجام بدم؟

در ابتدای فعالیت کسب و کار عمده وظایف و مسئولیت‌ها (اگه نگیم تمام شون) بر عهده مدیر یا همون مالک سازمانه. وقتی روند کسب و کار در چرخه عمرش صعودیه، یعنی داره رشد  میکنه و بزرگ میشه. مدیر مجبور میشه بخش‌ها و قسمت‌های مختلفی به کسب و کارش اضافه کنه. افرادی رو به تصدی اون بخش‌ها برسونه که تقریباً غیر ممکنه اون کارهارو حداقل در روزها و ماه‌های اول با همون کیفیت و دقت مدیر انجام بدن.

باوجود تمام مشکلات احتمالی این کار جز لاینفک رشد کسب و کار شماست.

جمع بندی اول:

مدیر باید کارهایی را که خیلی خوب انجام میده به کسایی واگذار کنه که حداقل در ابتدا به طرز وحشتناکی ضعیف اجرا میکنن!

همین افت عملکرد یکی از اصلی‌ترین دلایل و ترس‌های مدیران برای واسپاری نکردن کارها و امور به افراد دیگه ست و گاهی باوجود حضور در بخش‌ها و افراد دیگه در سازمان بازهم مدیر تمایل به حضور در تمامی جزییات داره.

واسپاری

حالا فرض رو بر این بزاریم که کسب و کار ما داره رشد میکنه و مجبور به واسپاری کارها هستیم.

سؤال اینه که کدوم کارهارو ابتدا واسپاری و واگذار کنیم؟

برای پاسخ به این سؤال باید به چند سؤال جواب بدین:

  1. این کار کاریه که شخص دیگه ای میتونه انجام بده یا فقط خود شما میتونین انجامش بدین؟
  2. فرد دیگه ای تخصص و اطلاعات لازم برای انجام اون کارو داره و یا میتونه یاد بگیره؟
  3. اون وظیفه میتونه مهارت‌های یه فرد دیگر را ارتقا بدهد؟
  4. ممکنه انجام اون وظیفه در آینده دوباره نیاز بشه؟
  5. میتونین اون کار رو واگذار کنین و خودتون بهش نظارت داشته باشین؟ زمان لازم برای آموزش کافی، سوال و جواب و پیگیری روند دارین؟

 

وقتی تصمیم گرفتین کارهارو واسپاری کنین

 ۵ گام میتونه به شما در این مرحله کمک کنه. میتونین این ۵ گام رو در مقاله “ ۵ گام مؤثر در فرآیند تفویض اختیار کارمندان ” بخونین.

مثلاً موردی را در نظر بگیرین که در ابتدای شروع فعالیت یه کسب و کار، مذاکرات فروش توسط مدیرعامل انجام می‌شد. خوب هم این کارو انجام می‌داد و بعد از مدتی این کار به یه کارشناس فروش ارجاع داده شد تا مدیریت بتونه تمرکز بیشتری روی استراتژی‌ها داشته باشه. مدیر تشخیص میده که کارشناس فروشش کارشو خوب بلده و بهش آموزش سرپرستی هم می‌ده. این مثال هر ۵ سؤال بالارو پوشش میده.

واسپاری

پروسه واسپاری کارها و واگذاری مسئولیت‌ها در کسب و کارهای کوچک و تازه تأسیس مثل آموزش دوچرخه‌سواری به کودکانه. در پروسه آموزش دوچرخه‌سواری، والدین در ابتدا با توجه به وجود چرخ‌های کمکی، در کنار فرزندشون در حین رکاب زدن حضور دارن. بعد از بازه‌ای دیگه نیازی به این حضور نیست ولی چرخ‌های کمکی همچنان وجود دارن. این تمرین و تکرار بعد از مدتی باعث افزایش مهارت کودک میشه و چرخ‌های کمکی یکی‌یکی از دوچرخه حذف میشن تا اینکه کودک بعد از بارها زمین خوردن و زخمی شدن، دوچرخه‌سواری یاد میگیره.

سؤال: توی فرآیند تفویض اختیار همینقدر شکیبا و پیگیر هستین؟

با توجه به تعداد پرسنلی که مجموعه شما داره، به‌عنوان رهبر وظایف متفاوتی باید انجام بدین. در مقاله  رهبر در هر مرحله از کسب و کار چه وظایفی داره “ بیشتر در مورد این موضوع توضیح دادم که پیشنهاد می‌کنم حتماً به خونین.

حالا که به این نتیجه رسیدید که باید بعضی از مسئولیت‌ها و وظایف واگذار کنین، باید مشخص کنیم که کدوم کارها قابل‌واگذاری نیست:

  • کارهایی که در موردش خوب فکر نکردین یا خیلی جدیده و خودتون هم کامل نمی دونین باید چکار کنین.
  • پروژه‌هایی که خیلی خاص هستن و باید خاص اجرا به شن و در صورت واگذاری ممکنه خسارت زیادی به مجموعه وارد به شه.
  • کارهایی که خودتون خیلی لذت می‌برید. حداقل این قبیل کارها در اولویت‌های بعدی قرار بدید.
  • زمانی که هیچ‌کسی به‌اندازه شما نمی تونه ارزش‌افزوده به اون کار اضافه کنه. (این گروه هم از همون دسته ست که باید توی اولویت‌های بعدی قرار بگیرن).

 

یه سری کارها هم وجود دارد که هیچ‌وقت قابل‌واگذاری نیستن:

  • مسئولیت‌های نهایی و خروجی سازمان
  • تفکر و اجرای تغییر و تحولات پایه‌ای و استراتژیک
  • جذب و تعدیل نیرو خصوصاً طبقات بالای سازمان (سرپرستان و مدیران ارشد)
  • تشویق و تنبیه پرسنل
  • مدیریت بحران و چالش‌های غیرمنتظره

 

کلام آخر:

مدیران در تعاملات با ما همیشه خواستار رشد و توسعه کسب و کار خوشون بودن و هستن. رشد هیچ سازمانی بدون تفویض مناسب امور و تقویت تیم اون سازمان شدنی نیست. مقاومت مدیران در تفویض همیشه بوده و احتمالاً همیشه هم خواهد بود. امیدوارم بامطالعه و به‌کار بردن موارد بالا بتونین کسب و کار بهتری داشته باشین.

اگه هر سؤال و ابهامی در مورد کسب و کارتون دارین، خدمات مشاوره ما در حوزه‌های مختلف، میتونه پاسخگوی سؤالات شما باشه. از طریق شماره ۰۱۳۳۴۹۳۴ و یا فرم درخواست مشاوره میتونین با همکاران بخش مشاوره مدیران نواندیش در ارتباط باشین.

 

0 0 نظر
رتبه مقاله
اشتراک
اطلاع از
0 نظر
Inline Feedbacks
مشاهده همه نظرات
0
افکارتو دوست دارم. لطفا کامنتش کن!x
()
x