پرسش از مشاور کسب و کار : چه زمانی باید کارها رو واسپاری کنم؟

در این مطلب خواهید خواند

آخرین مطالب

واسپاری

واسپاری
پرسش از مشاور کسب و کار : چه زمانی باید کارها رو واسپاری کنم؟

یکی از سوالات پر تکرار در بخش مشاوره که مدیران کسب و کارهای مختلف از من میپرسن اینه که چه وظایفی رو باید واسپاری کنم و چه وظایفی رو باید خودم به تنهایی انجام بدم؟

در ابتدای فعالیت کسب و کار عمده وظایف و مسئولیت ها (اگه نگیم تمام شون) بر عهده مدیر یا همون مالک سازمانه. وقتی روند کسب و کار در چرخه عمرش صعودیه، یعنی داره رشد می کنه و بزرگ میشه. مدیر مجبور میشه بخش ها و قسمت های مختلفی رو به کسب و کارش اضافه کنه و افرادی رو به تصدی اون بخش ها برسونه که تقریبا غیر ممکنه اون کارها رو حداقل در روزها و ماه های اول با همون کیفیت و دقت مدیر انجام بدن.

با وجود تمام مشکلات احتمالی این کار جز لاینفک رشد کسب و کار شماست.

جمع بندی اول : مدیر باید کارهایی رو که خیلی خوب انجام میده رو به کسایی واگذار کنه که حداقل در ابتدا به طرز وحشتناکی ضعیف اجرا می کنن!

همین افت عملکرد یکی از اصلی ترین دلایل و ترس های مدیران برای واسپاری نکردن امور به افراد دیگه ست و گاهی با وجود حضور در بخش ها و افراد دیگه در سازمان باز هم مدیر تمایل به حضور در تمامی جزییات داره.

حالا فرض رو بر این بزاریم که کسب و کارمون داره رشد می کنه و مجبور به واسپاری هستیم و سوال اینه که کدوم کارها رو ابتدا واگذار کنیم؟

برای پاسخ به این سوال باید به چند سوال جواب بدین:

واسپاری

1- این کار کاریه که شخص دیگه ای میتونه انجام بده یا فقط خود شما می تونین انجامش بدین؟

2-فرد دیگه ای تخصص و اطلاعات لازم برای انجام اون کار رو داره و یا می تونه یاد بگیره؟

3-اون وظیفه می تونه مهارت های یه فرد دیگه رو ارتقا بده؟

4-ممکنه انجام اون وظیفه در آینده دوباره نیاز بشه؟

5-می تونین اون کار رو واگذار کنین و خودتون بهش نظارت داشته باشین؟ زمان لازم برای آموزش کافی، سوال و جواب و پیگیری روند رو دارین؟

 

وقتی تصمیم گرفتین کارها رو واسپاری کنین، 5 گام میتونه به شما در این مرحله کمک کنه که میتونین این 5 گام رو در مقاله 5 گام موثر در فرآیند تفویض اختیار کارمندان بخونین.

مثلا موردی رو در نظر بگیرین که در ابتدای شروع فعالیت یه کسب و کار مذاکرات فروش توسط مدیرعامل انجام می شد و خوب هم این کار رو انجام میداد و بعد از مدتی این کار به یه کارشناس فروش ارجاع داده شد تا مدیریت بتونه تمرکز بیشتری روی استراتژی ها داشته باشه. مدیر این تشخیص رو میده که کارشناس فروشش کارش رو خوب بلده و بهش آموزش سرپرستی رو هم میده. این مثال هر 5 سوال بالا رو پوشش میده.

واسپاری

پروسه واگذاری مسئولیت ها در کسب و کارهای کوچک و تازه تاسیس مثل آموزش دوچرخه سواری به کودکانه. در پروسه آموزش دوچرخه سواری، والدین در ابتدا با توجه به وجود چرخ های کمکی، در کنار فرزندشون در حین رکاب زدن حضور دارن. بعد از بازه ای دیگه نیازی به این حضور نیست ولی چرخ های کمکی همچنان وجود دارن. این تمرین و تکرار بعد از مدتی باعث افزایش مهارت کودک میشه و چرخ های کمکی یکی یکی از دوچرخه حذف میشن تا اینکه کودک بعد از بارها زمین خوردن و زخمی شدن، دوچرخه سواری رو یاد می گیره.

سوال : توی فرآیند تفویض اختیار همینقدر شکیبا و پیگیر هستین؟

با توجه به تعداد پرسنلی که مجموعه شما داره، به عنوان رهبر وظایف متفاوتی رو باید انجام بدین، در مقاله رهبر در هر مرحله از کسب و کار چه وظایفی داره بیشتر در مورد این موضوع توضیح دادم که پیشنهاد می کنم حتما بخونین.

حالا که به این نتیجه رسیدید که باید بعضی از مسئولیت ها و وظایف رو واگذار کنین، باید مشخص کنیم که کدوم کارها قابل واگذاری نیست:

  • کارهایی که در موردش خوب فکر نکردین یا خیلی جدیده و خودتون هم کامل نمی دونین باید چکار کنین.
  • پروژه هایی که خیلی خاص هستن و باید خاص اجرا بشن و در صورت واگذاری ممکنه خسارت زیادی به مجموعه وارد بشه.
  • کارهایی که خودتون خیلی لذت می برید. حداقل این قبیل کارها رو در اولویت های بعدی قرار بدید.
  • زمانی که هیچ کسی به اندازه شما نمی تونه ارزش افزوده به اون کار اضافه کنه (این گروه هم از همون دسته ست که باید توی اولویت های بعدی قرار بگیرن).

 

یه سری کارها هم وجود دارد که هیچ وقت قابل واگذاری نیستن:

  • مسئولیت های نهایی و خروجی سازمان
  • تفکر و اجرای تغییر و تحولات پایه ای و استراتژیک
  • جذب و تعدیل نیرو خصوصا طبقات بالای سازمان (سرپرستان و مدیران ارشد)
  • تشویق و تنبیه پرسنل
  • مدیریت بحران و چالش های غیر منتظره

 

کلام آخر: مدیران در تعاملات با ما همیشه خواستار رشد و توسعه کسب و کارشون بودن و هستن و رشد هیچ سازمانی بدون تفویض مناسب امور و تقویت تیم اون سازمان شدنی نیست. مقاومت مدیران در تفویض همیشه بوده و احتمالا همیشه هم خواهد بود. امیدوارم با مطالعه و به کار بردن موارد بالا بتونین کسب و کار بهتری داشته باشین.

اگه هر سوال و ابهامی در مورد کسب و کارتون دارین، خدمات مشاوره ما در حوزه های مختلف، میتونه پاسخگوی سوالات شما باشه. از طریق شماره 01334934 و یا فرم درخواست مشاوره می تونین با همکاران بخش مشاوره مدیران نواندیش در ارتباط باشین.

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *