در این مقاله از مدیرنو؛ به 10 نکته برای اداره مذاکره با افراد سخت می‌پردازیم و به این سوالات که چگونه در مذاکره پیروز شویم؟ چگونه در مذاکره برنده شویم؟و چگونه در مذاکره موفق شویم پاسخ خواهیم داد. همه ما یک صدای درونی داریم که به ما می‌گوید چه زمانی احتیاج به یک مذاکره سخت و دشوار با فردی در کسب و کارمان داریم. مذاکره‌ای که اگر اتفاق بیفتد، زندگی را در محل کار برای خودمان و برای هر کس دیگری در تیم، بهبود می‌بخشد. از طرفی ترس، این صدای درونی را غرق می‌کند و مانع برقراری مذاکره می‌شود. یعنی اینکه فرد متخلف، به عملکرد کمتر از استاندارد، از دست دادن فرجه‌های زمانی، ایجاد تعارضات بین فردی و نمایش رفتار غیر متعارف خود ادامه خواهد داد.
نکات اداره مذاکره سخت و دشوار
پیامد به انجام نرساندن مذاکرات ناخوشایند، هزینه بردار است. مطالعه CPP INC درباره کشمکش‌های کاری نشان داد که کارمندان در ایالات متحده 2.8 ساعت در هفته درگیر کشمکش‌ها هستند. 33 درصد از کارمندان گزارش دادند که این کشمکش‌ها موجب حمله و مصدومیت فردی شده و 22 درصد گزارش دادند که سبب مریضی و غیبت از کار می‌شود.
10 درصد گزارش دادند که دلیل شکست پروژه مستقیماً به دلیل این کشمکش‌هاست. مطالعه دیگر توسط Psychometrics در کانادا نشان داد که 32 درصد کارمندان به طور منظم درگیر کشمکش‌ها و تعارضات هستند. مطالعه Study by Accenture وضعیتی به مراتب وخیم‌تر را نشان می‌دهد. این مطالعه نشان داد حتی در این شرایط اقتصادی چالش برانگیز، 35 درصد کارمندان داوطلبانه شغلشان را به دلیل سیاست‌های داخلی ترک می‌کنند.
اداره مذاکره های سخت و دشوار در کسب و کار ، نیازمند توانایی و یکدلی افراد با یکدیگر است. اما در نهایت شما باید شجاعت این را داشته باشید که پیش قدم شده و انجامش دهید. هرچه بیشتر به طور مستقیم با این مشکل برخورد داشته باشید، در آینده بیشتر به آن عادت خواهید کرد.
از راهکارهای زیر برای اداره و انجام مذاکره های سخت و دشوار استفاده کنید:
1. درباره مشکل واضح باشید.
قبل از اینکه برای مذاکره آماده شوید باید دو سؤال را از خودتان بپرسید:
دقیقاً چه رفتاری موجب ایجاد مشکل شده؟ و این رفتار بر روی شما، تیم یا سازمان چه تأثیری داشته؟ باید برای خودتان همه‌چیز روشن باشد، بنابراین می‌توانید مشکل را در سه یا چهار جمله کوتاه بیان کنید. در غیر این صورت در زمان مذاکره ریسک عوض شدن موضوع وجود دارد. نداشتن تمرکز بر روی موضوع اصلی، مذاکره را از خط خارج کرده و قصد شما از بین می‌رود.
2. هدف خودرا بشناسید.
می‌خواهید با این مذاکره به چه چیزی دست‌یابید؟ خروجی موردعلاقه شما چیست؟ چه چیزهایی غیرقابل‌مذاکره است؟
وقتی تصمیم گرفتید که چه اهدافی را دنبال کنید، آنگاه برنامه‌ریزی کنید که چگونه مذاکره را به‌پایان برسانید. بدون اشاره واضح به موارد موردنظر، مذاکره را تمام نکنید. فرد موافق به انجام چه چیزی است؟ شما متعهد به انجام چه حمایتی هستید؟ چه موانعی ممکن است باعث شود این عمل مناسب، اتفاق نیفتد؟ برای از بین بردن این موانع شما توافق کردید چه‌کارهایی را انجام دهید؟
پیشنهاد مطالعه :
3. اتخاذ یک طرز فکر
مدت‌زمان کوتاهی برای منعکس کردن نگرش خود از وضعیت و فرد موردنظر بگذارید. تصورات از پیش پنداشته شما درباره آن چیست؟ طرز فکر شما تفسیر و واکنشتان از پاسخ‌های فرد دیگر را تعیین می‌کند. بنابراین با برداشتی درست به چنین مذاکره‌ای نزدیک شوید. یک دکتر خوب قبل از نوشتن نسخه، موقعیت را تشخیص می‌دهد. این موضوع می‌تواند برای رهبر یک کسب و کار نیز کاربرد داشته باشد. قبل از نزدیک شدن به پایانی که در ذهنتان است اجازه دهید مخاطب حرف‌هایش را بزند، حتی اگر تمام مدارک واضح باشد و دلیل برای طفره رفتن وجود نداشته باشد. رهبر خوب سرگشاده است و در هر موقعیتی در جست‌وجوی حقایق بزرگ‌تر میباشد. خروجی چنین روشی می‌تواند شمارا شگفت‌زده کند.
4. مدیریت احساسات
احتمالاً همه ما با این فکر بزرگ‌شده‌ایم که احساسات باید پشت در بماند و می‌دانیم این یک رویکرد قدیمی است که در کسب و کار امروز دیگر معتبر نیست. به‌عنوان یک رهبر وظیفه شماست که در مذاکره، احساسات را بفهمید و مدیریت کنید.
رابرت پلوچیک (Robert Plutchik) استاد دانشگاه آلبرت انیشتن چرخی از احساسات ساخته بود تا نشان دهد که احساسات یک مسیر را طی می‌کند و ابتدا با دلخوری شروع‌شده و می‌تواند به عصبانیت و در حالت‌های شدید به خشم برسد. می‌توانیم با آگاهی از آن از خدشه وارد شدن به کرامت فرد دوری کنیم و با آن‌ها با احترام رفتار کنیم، حتی اگر کاملاً مخالفشان باشیم.
پیشنهاد مطالعه :
5. برای سکوت کردن راحت باشید.
زمان‌هایی وجود خواهد داشت که سکوت اتفاق می‌افتد، برای پر کردن آن با کلمات عجله نکنید. همان‌طور که سکوت بین نت‌های موسیقی به ما کمک می‌کند که از موزیک لذت ببریم، سکوت‌های دوره‌ای در مذاکره به ما اجازه می‌دهد که آن چیزی که گفته‌شده بود را شنیده و پیام‌ها را درک کنیم. سکوت همچنین اثر آرام‌بخش دارد و می‌تواند به ما کمک کند که بهتر ارتباط برقرار کنیم.
برای مثال اگر شما برونگرا هستید، احتمالاً با سکوت راحت نیستید، زیرا شما می‌توانید در هنگام حرف زدن فکر کنید. این موضوع، اینکه چقدر شما پشت سر هم حرف زده‌اید بدون اینکه به فرد مقابل اجازه ابراز داده باشید، درک می‌شود مخصوصاً اگر آن فرد درون گرا باشد. درون‌گراها می‌خواهند قبل از حرف زدن فکر کنند. پس صبر کرده و به او زمان بدهید، مطمئن باشید به خروجی بهتری خواهید رسید.
6. حفظ روابط
رهبری که هوش هیجانی بالایی دارد، همیشه حواسش هست تا خسارت‌های ناخواسته را کم کند. سال‌های زیادی طول می‌کشد تا در روابط خود بین افراد پل بسازیم، اما همین پل‌ها می‌توانند در یک لحظه از بین بروند.
7. سازگار باشید.
مطمئن شوید که هدف شما عادلانه است و از رویکرد سازگار استفاده می‌کنید. برای مثال، اگر کارمندتان فکر کند که شما مجموعه‌ای از قوانین برای وی دارید و مجموعه متفاوتی برای دیگران، آنگاه شما استثنا قائل شده‌اید. هیچ‌چیزی یک رابطه را مانند حس نابرابری فرسوده نمی‌کند. کارمندان حافظه بلندمدتی درباره این دارند که شما شرایط را در گذشته چگونه اداره می‌کردید. در رویکرد رهبری خود به دنبال سازگاری باشید زیرا ما به رهبرانی اعتماد می‌کنیم که سازگار هستند.
8. تقویت مهارت های حل برخورد
کشمکش بخش طبیعی تعامل انسانی است. مدیریت مؤثر کشمکش‌ها یکی از مهم‌ترین مهارت‌های رهبر در هر کسب و کاری است. برای اداره کردن مذاکره سخت و دشوار سعی کنید چند جمله مفید که در این موقعیت‌ها خودشان را ثابت کرده‌اند در دست داشته باشید.
پیشنهاد مطالعه :
9. انتخاب مکان مناسب برای مذاکره
شاید دعوت از افراد بهترین استراتژی نباشد. در قلمرو خودتان نشسته‌اید، پشت میز خودتان، تعادل قدرت سمت شما بسیار بالاست. حتی یک حرکت ساده زبان بدن همانند اینکه به سمت طرف مقابلتان خم شوید به‌جای تکیه دادن به صندلی، می‌تواند یک پیام نامحسوس از قصد مثبت شما باشد یعنی اینکه: در این موضوع ما باهم هستیم و بیا مشکل را حل کنیم تا محیط کاری بهتری داشته باشیم. قرار ملاقات را در یک مکان بی‌طرف همچون اتاق ملاقات بگذارید تا بین شما میزی وجود نداشته باشد و بتوانید بدون هیچ مانعی مجاور یکدیگر بنشینید.
پیشنهاد مطالعه :
10. بدانید که چطور می‌خواهید شروع کنید.
بعضی از افراد مذاکره را به دلیل عدم آگاهی از نحوه شروع، کنار می‌گذارند. بهترین راه شروع، استفاده از رویکرد مستقیم است. آقای اکبری می‌خواهم درباره اتفاقی که در قرار ملاقات امروز صبح وقتی‌که آقای محمدی درباره مهلت ازدست‌رفته پرسید حرف بزنم، بیا فردا برای حرف زدن قهوه‌ای باهم بخوریم. یا خانم معبودی می‌خواهم درباره نگرانی که نسبت به مشتریان VIP دارم حرف بزنم، فردا قراری برای حل مشکل بگذاریم.
دوستانه بودن یک رویکرد، معتبر و قابل‌احترام است. شما نمی‌خواهید افراد را با غافلگیر کردن موضوع صحبت به دام بیندازید. مطمئن شوید که تُن صدای شما سیگنال مباحثه می‌دهد تا تفتیش، جست‌وجو می‌دهد تا تنبیه. با استفاده از این 10 راهکار ذکرشده می‌توانید بسیاری از کشمکش‌های محل کار را کاهش داده و برای حل تعارضات راه‌حل مؤثرتری بیابید.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در این مورد به صفحه آموزش درون سازمانی مدیرنو مراجعه فرمایید.
با ما در ارتباط باشید.
منبع : americanexpress
